10 dicas de produtividade do MS Excel de especialistas



Dicas de produtividade do MS Excel

O software de planilha do  Microsoft Office‌   MS Excel‌  é amplamente utilizado para uma grande variedade de aplicativos, desde manter uma lista de itens atualizados até gerar faturas ou até jogar videogames.

No entanto, no uso diário dos negócios, muitos usuários básicos nem sequer conhecem as dicas úteis de produtividade do Excel que poderiam economizar muito tempo e energia, por exemplo, para contar o número de ocorrências em uma lista de milhares de entradas ou para simplificar operações como encontrar a posição de um caractere em uma string e outras operações.

Com apenas um pouco de treinamento, é ainda possível usar no uso diário dos negócios funcionalidades muito úteis com os curingas do Excel, um conjunto de caracteres que pode substituir qualquer outro em uma fórmula. Utilizados em um avançado Vlookup no Excel, eles podem se tornar muito poderosos.

Pedimos à comunidade de especialistas as melhores dicas sobre o uso do MS Excel, e aqui estão as respostas:

 Você está usando o MS Excel regularmente? Qual é a única dica que ajuda sua produtividade diária no trabalho e que você pode compartilhar?

Stacy Caprio, Marketing de crescimento: faça backup de seus documentos do Excel na nuvem

Uma Dica de produtividade do Excel é fazer backup dos documentos do Excel na nuvem.

Trabalhei por semanas e anos em documentos específicos e esperava que eles sempre estivessem lá, mas depois tive situações em que  meu computador‌  quebrou devido a um problema de derramamento de água ou outras falhas, e perdi minhas planilhas de excel. Agora eu sei que sempre faço backup deles, então os terei, mesmo que algo inesperado aconteça, e é por isso que mantenho um backup baseado em nuvem sempre à mão.

Stacy Caprio, Fundadora, Marketing de Crescimento
Stacy Caprio, Fundadora, Marketing de Crescimento

Kenny Trinh, Netbooknews: livre-se do mouse e vá 3-5 vezes mais rápido!

Vá sem mouse.

Você aumenta sua velocidade de 3 a 5 vezes ao se livrar do mouse. A melhor maneira de começar a aprender isso é:

  • 1.Pressione a tecla ALT - você verá letras e números em todo o menu, é assim que você navega a partir de agora
  • 2. Imprima uma página de Atalhos do teclado (pesquise atalhos de teclado no google images) e cole-a em fita no seu computador

A familiaridade com o Excel sem o mouse levará cerca de 2 a 3 semanas.

As chaves para ser eficiente são:

  • Velocidade -> sem mouse
  • Automação -> aprenda como escrever ótimas fórmulas e formatar planilhas intuitivamente

Se eu classificasse outros 3, veja como eu os priorizaria:

  • 1. Formatação e fórmulas básicas (prepare relatórios impressionantes e automatize tarefas)
  • 2. Análise de dados - filtrando, classificando e analisando dados
  • 3. Visualização de dados - tabelas, gráficos e gráficos de eixo duplo
Kenny Trinh, editor-gerente da Netbooknews
Kenny Trinh, editor-gerente da Netbooknews

David Johnson, Mulytic Labs: referência absoluta a outros campos

Referências absolutas salvaram minha vida, não tenho muito orgulho de dizer isso. Os céus se abriram para mim quando aprendi a usar o '$' para criar referências absolutas a outros campos. Para os não iniciados, o '$' na frente da letra corrige a coluna e o '$' na frente do número corrige a linha. A partir daí, as referências podem ser tão estáveis ​​quanto você precisar. Isso realmente facilitou muito minha vida ao fazer análises de grandes conjuntos de dados rapidamente.

David Johnson, diretor de tecnologia da Mulytic Labs
David Johnson, diretor de tecnologia da Mulytic Labs
David Johnson, MBA, BA Computer Science, trabalha no setor de tecnologia há 20 anos liderando equipes globais e iniciativas de tecnologia nos EUA, Europa e APAC para empresas como IBM e Sungard. Atualmente, ele é diretor de tecnologia da Mulytic Labs, enquanto também realiza consultoria de gerenciamento de dados e tecnologia na Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: use flash fill

Aqui está minha dica de produtividade número um do Excel: Domine o uso do preenchimento instantâneo. O preenchimento com flash é uma função muito poderosa que é útil quando se trata de processar grandes quantidades de dados. Em vez de ler os dados um por um, você pode realmente ensinar o preenchimento instantâneo do que você precisa. Digite o que você precisa na célula ao lado dos dados brutos algumas vezes e tente se a função de preenchimento do flash aprende. Às vezes, você precisará digitar mais para que o Excel reconheça o padrão, mas, quando o fizer, ele funcionará para você.

Para fazer isso, clique na célula onde você precisa que os dados estejam. E, em seguida, encontre o botão de preenchimento do flash. Você pode vê-lo na guia Início, no painel Edição, que pode ser encontrado na parte direita da janela do Excel. Encontre o botão Preencher no AutoSoma e clique no menu suspenso. Por fim, clique em Flash Fill e assista à mágica. Nada pode ser mais produtivo do que fornecer dados da sua planilha sem fazer o trabalho manual.

Norhanie Pangulima, consultora de extensão, Centriq
Norhanie Pangulima, consultora de extensão, Centriq
Sou Consultor de Extensão no Centriq- o aplicativo de gerenciamento doméstico que foi apresentado / citado em estabelecimentos como o NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co e outros. No Centriq, trabalho com nossa equipe de conteúdo na criação de conteúdo otimizado para SEO sobre manutenção, decoração, segurança e muito mais.

Mike Richards, Golf Einstein: aprendizado constante das últimas atualizações

Usei o  MS Excel‌  para documentar informações importantes sobre os negócios e um dos truques em que eu vivo é me manter atualizado com as últimas atualizações e atalhos, como atalhos de teclado e fórmula, que não apenas aceleraram meu trabalho, mas também me incentivaram para continuar aprendendo. Essa prática desenvolveu uma mentalidade de aprendizado constante que me deixou mais motivado a crescer e ser produtivo.

Mike Richards, entusiasta do golfe e fundador da Golf Einstein
Mike Richards, entusiasta do golfe e fundador da Golf Einstein
Meu nome é Mike e sou o entusiasta do golfe e fundador do Golf Einstein, um blog em que compartilho minha opinião sobre tudo relacionado ao golfe!

Shayne Sherman, TechLoris: use dados de validação

Minha melhor dica, no entanto, é bem simples: * Use dados de validação! * Eu sei, eu sei, você deveria estar além disso, certo? Quero dizer, certamente você pode ter certeza de que está escrevendo os nomes corretamente, certo? Ouça, leva apenas um tempo gastando horas tentando descobrir por que suas folhas de cálculo aninhadas são subitamente quebradas e depois percebendo que é por causa do fato de você inserir dados inválidos para ver o valor da validação de dados.

Shayne Sherman, CEO da TechLoris
Shayne Sherman, CEO da TechLoris
Uso o Excel há anos. Em algumas de minhas posições anteriores, havia uma piada de que qualquer tarefa que eu recebia (inclusive pedir o almoço ou fazer planos de viagem) poderia ter um desempenho melhor com o Excel. Honestamente, eu provavelmente poderia ter.

Polly Kay, English Blinds: mesclar dados de outras fontes

Usar as macros do Excel para automatizar tarefas repetitivas e que demandam muito tempo foi uma verdadeira mudança de jogo, e talvez a única coisa que tenha sido mais eficiente em termos de como o Excel simplificou meu trabalho.

Mesclar dados de outras fontes com as pastas de trabalho do Excel é outra coisa que ajuda, e há muito pouco que não pode ser integrado a um fluxo de trabalho do Excel para mesclá-lo. Mais uma vez, você pode importar esses outros elementos automaticamente para permitir a transformação e análise de dados posteriores.

Apenas o levantamento de uma consulta para obter estatísticas antes da criação de um relatório fornece informações detalhadas que podem fornecer análises e tomadas de decisão, além de permitir a validação e a verificação cruzada de todas as suas várias outras formas de conteúdo.

Polly Kay, gerente sênior de marketing da English Blinds
Polly Kay, gerente sênior de marketing da English Blinds
Polly tem mais de uma década de experiência como consultora de marketing digital e gerente sênior de marketing, atendendo a uma gama diversificada de clientes, desde PMEs a grandes corporações internacionais e nomes familiares.

Reuben Yonatan, GetVoIP: use HLOOKUP e VLOOKUP

Quando eu estava aprendendo o Excel pela primeira vez, lembro que o HLOOKUP e o VLOOKUP realmente desbloquearam muitas coisas incríveis que eu nunca soube que você poderia fazer com o Excel.

Como CEO, ainda uso essas funções para criar painéis realmente simples que extraem dados de outras guias de uma planilha, o que é poderoso para os dados que atualizamos regularmente.

Reuben Yonatan, Fundador e CEO da GetVoIP
Reuben Yonatan, Fundador e CEO da GetVoIP

Gintaras Steponkus, Solid Guides: prepare tabelas e gráficos para cada planilha

Como gerente de projeto, tenho que usar o excel diariamente. Tenho que acompanhar uma tonelada de dados e analisá-los diariamente para maximizar o valor da empresa. Eu encontrei o Excel como a ferramenta mais poderosa a esse respeito.

Eu tenho que preparar relatórios diariamente. Muitas vezes tenho que me referir a planilhas antigas. Torna-se uma tarefa assustadora passar por todos os dados. Portanto, crio gráficos e tabelas de dados necessários, que podem ser exportados em outros formatos, como PDF. Isso me ajuda a anotar rapidamente as descobertas. Isso me dá uma rápida visão geral de como os números nas planilhas estão relacionados entre si. Esse recurso se torna mais útil nas tarefas urgentes em que tenho menos tempo para preparar relatórios. No entanto, a pré-condição é que você tenha todos os dados de acordo com as diretrizes do Excel.

Gintaras Steponkus, Gerente de Marketing da Guias sólidos
Gintaras Steponkus, Gerente de Marketing da Guias sólidos
Meu nome é Gintaras Steponkus e sou comerciante de mídias sociais na Solidguides. Guias sólidos é um projeto criado por uma equipe de entusiastas dedicados à pesquisa e redação de resenhas. Somos muito apaixonados pela Internet e sabemos que é um lugar enorme, repleto de informações falsas e desnecessárias. Criamos Guias sólidos para tornar a Internet um local mais seguro para os compradores e porque gostamos de pesquisar e informar.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: use pivôs de energia e funções DAX

Estou usando o  MS Excel‌  regularmente para análise, relatório e armazenamento de dados. Tenho que fazer um relatório semanalmente de todo o conteúdo, anúncios e análises de tráfego para os investidores e outros acionistas do meu site de notícias.

O encanamento do Excel pode aumentar o nível de produtividade em muitas dobras. O encanamento do Excel segue duas estratégias que podem aumentar sua produtividade: uma é a estratégia básica do excel e a outra é a estratégia avançada do encanamento. Na estratégia produtiva, na maioria das vezes é utilizada para encontrar novas idéias e melhorar continuamente os relatórios. É um procedimento repetitivo no qual você está melhorando os dados dos relatórios em vez de mantê-los.

No caso de estratégia avançada, você usa o pivô de energia para aumentar sua produtividade. Aqui, você obtém várias vantagens. Em primeiro lugar, a capacidade de lidar com arquivos aumenta. Bilhões de valores por coluna e milhões de tabelas por pasta de trabalho podem ser armazenados. Em segundo lugar, usando o procedimento relacional no Modelo do Power Pivot, as pastas de trabalho são vinculadas entre si e um vínculo é estabelecido entre as tabelas.

Em terceiro lugar, seus enormes cálculos são feitos facilmente através das funções DAX. Portanto, todas as funções associadas ao power pivot estão facilitando a tarefa de explorar, analisar e gerar relatórios em massa.

Aqsa Tabassam, Editor-Chefe InsideTechWorld.com
Aqsa Tabassam, Editor-Chefe InsideTechWorld.com
Meu nome é Aqsa Tabassam, empresária, cofundadora e editora-chefe da InsideTechWorld. A InsideTechWorld tem como objetivo fornecer as últimas notícias de tecnologia e inicialização, eventos de mídia e acontecimentos inovadores a seus leitores em todo o mundo.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: preencher automaticamente fórmulas usando a tecla Tab

Embora eu odiasse aprender o Excel, é uma daquelas habilidades necessárias que podemos aplicar a muitas facetas do nosso trabalho e da nossa vida diária (orçamento, etc.).

Aqui está uma boa dica para economizar tempo com as fórmulas do Excel, com as quais muitas pessoas tendem a ter dificuldades. Então, o que você quer fazer é usar a tecla tab, que permite selecionar automaticamente as fórmulas. Dessa forma, você não precisa perder tempo digitando-os na íntegra toda vez. Quando você começar a preenchê-lo, o campo preencherá uma lista de sugestões do Excel. Então tudo o que você precisa fazer é mover a tecla de seta para cima ou para baixo para selecionar sua fórmula, pressionar enter e pronto.

Se houver algum problema com alguma das fórmulas, você poderá depurá-la rapidamente selecionando a fórmula e pressionando F2. Em seguida, você pode percorrer partes da fórmula mantendo pressionada a tecla Shift e pressionando a seta esquerda. F9 mostrará o cálculo final da fórmula, após o qual você pode pressionar Esc para manter a fórmula ou inserir para preservar o valor.

Philip Weiss, fundador, PhilipWeiss.org
Philip Weiss, fundador, PhilipWeiss.org
Depois de perceber que a vida das 9 às 5 não era para ele, Philip deixou o emprego na indústria da aviação e decidiu viajar pelo mundo em seus próprios termos. Atualmente, ele está baseado entre Nova York e Camboja, é um nômade digital em tempo integral e fundador de seu blog de viagens, PhilipWeiss.org.

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