How to create a workflow in SalesForce?

How to create a workflow rule in SalesForce

Creating a workflow rule in SalesForce is done in the SalesForce setup, under process automation > worlkflow actions.

What is a workflow in SalesForce? Workflows are used to automatize actions. See below in detail what are they used for, how to create them, and how to activate them in SalesForce Lightning .

1 - Understand workflows in SalesForce

The most important first is to understand the SalesForce workflows. What are they used for? A workflow is a set of actions triggered automatically after some events occur in the SalesForce data.

Ele pode automatizar diferentes tipos de processos da empresa, como tarefas, atribuir novas tarefas aos usuários, enviar alertas por e-mail, enviar e-mails para um ou mais destinatários designados antecipadamente, atualizar campos, definir valores de registros específicos ou enviar mensagens Mensagens formatadas em XML para os ouvintes.

Como exemplo, os fluxos de trabalho do SalesForce podem atribuir tarefas de acompanhamento para dar suporte aos representantes após um determinado período de tempo; eles podem enviar alertas por e-mail à equipe de gerenciamento quando grandes negócios são assinados por um representante de vendas, alterando um campo de nome do proprietário alguns dias depois de um vencimento do contrato ou envio de mensagens técnicas para sistemas externos sempre que um relatório aprovado criado no SalesForce for acionado.

Como criar um relatório no SalesForce?

As regras de fluxos de trabalho podem consistir em alguns critérios que iniciarão o fluxo de trabalho, as ações a serem executadas quando um registro tiver sido criado com um determinado valor ou ações dependentes de tempo, como enviar relatórios de encerramento do mês alguns dias antes do encerramento do mês.

2 - Criar uma nova regra de fluxo de trabalho

Para iniciar a criação de uma nova regra de fluxo de trabalho, acesse as configurações clicando no ícone de roda dentada na interface do SalesForce Lightning e procure o menu de fluxo de trabalho na guia de pesquisa no canto superior esquerdo da tela.

As regras de fluxo de trabalho estão acessíveis em automação de processo> ações de fluxo de trabalho> regras de fluxo de trabalho.

Seus fluxos de trabalho existentes serão listados na próxima tela.

Caso você não tenha um fluxo de trabalho existente, a lista será empacotada e a única opção disponível será criar um novo fluxo de trabalho usando o botão apropriado acima da lista de fluxos de trabalho.

A primeira etapa na criação de uma nova regra de fluxo de trabalho é selecionar o objeto que será afetado por ela. Pode ser qualquer tipo de objeto de dados do SalesForce: conta, trabalho do agente, progresso do assistente, campanha, membro da campanha, caso, comentário de caso, atividade de conversa, contato, solicitação de contato, item de registro duplicado, conjunto de registros duplicados, mensagem de e-mail, evento item, grupo, membro do grupo, imagem, conhecimento e muito mais.

Em nosso exemplo, criaremos um fluxo de trabalho relacionado ao contato.

Em seguida, o próximo passo é dar à regra um nome e, eventualmente, uma descrição, para poder encontrá-la mais tarde, e ajudar seus colegas de trabalho a identificá-la nos fluxos de trabalho excedentes que estão acessíveis no sistema.

Além disso, um critério de avaliação deve ser escolhido. Quando a regra será ativada? Quando o registro é criado, editado?

Por fim, os critérios da regra devem ser inseridos.

Quando a regra se ativará? Em nosso exemplo, queremos criar uma regra que será ativada toda vez que um novo cliente for inserido na França, que será identificado por um número de telefone que começa com o código de país francês +33.

Dessa forma, toda vez que houver uma alteração em um contato acessível à rede móvel francesa, nosso representante de vendas responsável pelo mercado francês verificará e entrará em contato com o cliente, se necessário.

3 - Configuração da ação do fluxo de trabalho para ativação de regras

A próxima etapa é definir qual ação o fluxo de trabalho realizará quando a regra for verificada.

Isso é possível selecionando as ações de fluxo de trabalho de adição abaixo da parte de ações de fluxo de trabalho imediatas, para executar uma ação assim que a regra for verificada. Se a ação ocorrer em determinados momentos, ela deverá ser criada como uma ação de fluxo de trabalho dependente do tempo.

Ao clicar no botão de ação Adicionar fluxo de trabalho, diferentes tipos de ações de fluxo de trabalho são acessíveis: configurar um alerta de email, atualizar um campo, enviar uma mensagem técnica ou usar uma ação existente de outro fluxo de trabalho.

No nosso caso, queremos enviar um email para o representante de vendas sempre que um contato com um número de telefone francês for alterado.

4 - Configurar alerta de email

Podemos, então, configurar o email que será enviado para o representante de vendas, inserindo a descrição do email, um nome exclusivo para esse email e selecionando o modelo de email a ser usado.

O destinatário pode ser de tipo diferente, mas no nosso caso será um usuário interno, pois enviaremos e-mails para o representante de vendas responsável por uma zona específica.

É possível selecionar diretamente da lista de destinatários internos existentes.

Também é possível inserir manualmente uma lista de endereços de email adicionais, para enviar o email para destinatários externos em cópia, por exemplo, também enviando o email para a caixa de correio pessoal do representante de vendas ou para copiar o seu gerente.

O endereço de e-mail De também deve ser selecionado, é aquele que aparecerá como o endereço de e-mail do remetente para os destinatários dos e-mails.

Em seguida, clique em salvar para prosseguir com a criação da regra de fluxo de trabalho.

5 - Validar as ações do fluxo de trabalho

Depois disso, a ação do fluxo de trabalho recém-criada, uma criação imediata de email assim que um número de telefone de contato com prefixo francês for criado, será exibida na lista de ações para essa regra de fluxo de trabalho.

Caso não sejam necessárias outras ações, basta clicar no botão concluído no canto superior direito para concluir a criação do fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho será exibido para revisão, com todos os detalhes. Certifique-se de que tudo está correto, pois agora está diretamente ativado, e começará a enviar e-mails, ou realizar outras ações, sem qualquer confirmação, assim que você clicar no botão de ativação.

Sempre será possível desativar um fluxo de trabalho existente e em execução a partir dessa tela, bem como editá-lo ou cloná-lo para criar facilmente um fluxo de trabalho semelhante.

Criação de um fluxo de trabalho bem sucedido

Você tem gerente para criar com sucesso uma regra de fluxo de trabalho em seu SalesForce?

Deixe-nos saber no comentário, e não hesite em nos perguntar qualquer dúvida que possa ter.

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