Excel: Utilizați tabelul ca listă derulantă pentru lista de validare a datelor

Validarea datelor: Cum se face o celulă pentru a selecta valorile dintr-un meniu derulant

Crearea unui tabel în MS Excel poate fi foarte frustrant dacă repetați aceleași date de mai multe ori.

În același timp, este foarte convenabil dacă selectați doar conținutul de intrare dintr-o anumită listă derulantă.

Să vedem cum să folosim „regula de validare”, o funcție care o face posibilă.

Tabelul de mai jos este o listă a cheltuielilor unei persoane. Data, tipul de cheltuială și valoarea sunt introduse de fiecare dată când sunt cheltuiți niște bani.

Folosind acest tabel, să setăm coloana B astfel încât tipurile de cheltuieli să poată fi selectate în lista derulantă și numai de acolo, pentru a evita configurarea acestora de fiecare dată și pentru a evita orice greșeală la introducerea datelor.

Soluția 1: Creați o listă prin introducere directă

Să începem prin selectarea celulei pentru care dorim să setăm lista derulantă.

Selectați „Validarea datelor” din fila „Date” din Excel, ar putea fi afișat doar ca o pictogramă mică.

În fila Setări, afișați opțiunea drop-down permite și selectați opțiunea Listă. Acest lucru vă va permite să creați sau să selectați o listă de valori permise pentru celulele de date selectate.

În câmpul sursă, introduceți pur și simplu valorile pe care doriți să le permiteți, separate printr-o virgulă.

Pur și simplu validați făcând clic pe OK, iar lista de validare derulantă va fi creată pentru celulele selectate.

Dacă selectați una dintre aceste celule, va apărea o pictogramă la sfârșitul celulei și, făcând clic pe ea, va fi afișată lista de validare derulantă, permițându-vă să selectați valoarea care va fi introdusă automat în celulă pe baza lista de intrare directă.

Soluția 2: Selectați o gamă de valori existente

În mod similar, în loc să tastați manual valorile, puteți specifica un interval de valori permise selectând o listă care există deja în registrul de lucru.

O bună practică atunci când creați mai multe liste de validare drop-down în Microsoft Excel este să aveți una sau mai multe foi specifice care conțin doar diferitele liste de validare, pentru a le face mai ușor să le găsiți și să le actualizați.

După ce v-ați creat lista de valori permise, în exemplul nostru din aceeași foaie de lucru pentru ao face mai vizibil mai accesibil, selectați celulele pe care ar trebui să se aplice validarea datelor.

Apoi, deschideți în mod similar meniul de validare a datelor din fila date, selectați tipul listei din meniul derulant și, pentru sursă, în loc să introduceți propriile valori, faceți clic pe butonul din partea dreaptă a câmpului.

Veți fi redirecționat către foaia dvs. de lucru și tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe prima celulă a tabelului de validare a datelor, să mutați mouse-ul la ultima celulă care conține una dintre valorile valabile, în timp ce țineți apăsat clicul și eliberați clicul numai după ce ați atins ultima celulă de valori de validare a datelor.

Valorile pe care le-ați selectat în acest fel vor fi menționate în lista dvs. de validare a datelor și puteți pur și simplu adăuga valori la validarea datelor - sau le puteți elimina - actualizând lista respectivă.

Setați intrările de validare a datelor pe o altă foaie

Deveniți Excel Pro: Alăturați -vă cursului nostru!

Elementează -ți abilitățile de la Novice la Hero cu cursul nostru de bază Excel 365, conceput pentru a te face priceput în doar câteva sesiuni.

Înscrieți -vă aici

Pentru a vă organiza mai bine registrul de lucru, ar putea fi mai ușor să creați listele de validare a datelor într-un anumit registru de lucru, astfel încât să le puteți găsi și accesa cu ușurință și să nu vă întrebați unde sunt setate.

Puneți-vă datele acolo, selectați tabelul și utilizați tabelele de opțiuni: tabel din fila inserare, pentru a transforma lista de valori într-un tabel care va fi automat modificat pe măsură ce adăugați sau eliminați valori - și așa va fi și validarea datelor dvs.

Apoi, faceți clic oriunde în tabelul stilizat și introduceți un nume de tabel în fila de proiectare a tabelului.

Acest lucru vă va permite să faceți referire la acest tabel oriunde, inclusiv într-o listă de validare a datelor, prin simpla introducere a numelui tabelului în loc de interval!

Cum se permit celule goale într-o listă de validare a datelor

Dacă doriți să permiteți valori goale într-un câmp care are validarea datelor activată, trebuie să selectați una dintre celulele pentru care este activată validarea datelor și să mergeți la fila date, pentru a deschide meniul de validare a datelor (a se vedea mai sus unde este butonul ).

Acolo, asigurați-vă că este bifată opțiunea Ignorați golul și faceți clic pe „aplicați aceste modificări tuturor celorlalte celule cu aceleași setări” înainte de a face clic pe OK.

Veți putea apoi să goliți o celulă selectând-o și eliminând conținutul, fără a primi un mesaj de eroare care specifică faptul că conținutul celulelor nu este permis.

Cum se dezactivează valorile necompletate într-o listă de validare a datelor

Dacă nu doriți ca valorile goale să fie permise într-o listă verticală de validare a datelor și primiți un mesaj de eroare „valoarea din această celulă este nevalidă sau lipsește” ori de câte ori o selectați, începeți prin selectarea intervalului de celule pe care datele se aplică validarea sau orice celulă din lista respectivă.

Apoi, deschideți meniul de validare a datelor din fila Date și debifați câmpul „ignorați golul”. Dacă ați selectat o singură celulă, bifați „aplicați aceste modificări tuturor celorlalte celule cu aceleași setări” înainte de a face clic pe OK.

Înapoi la lista derulantă de validare a datelor, eroarea va apărea - și nu va mai fi posibil să lăsați o celulă necompletată.

Cum se elimină o listă derulantă de validare a datelor

Ori de câte ori ați terminat cu limitarea intervalului de valori permise într-o listă, selectați orice celulă din lista respectivă.

Apoi deschideți meniul de validare a datelor din fila date - consultați mai sus în prima secțiune cum se face - și asigurați-vă că este bifată opțiunea „Aplicați aceste modificări tuturor celorlalte celule cu aceleași setări”, altfel veți elimina doar datele validare pe celulele selectate în prezent.

Apoi, faceți clic pe ștergeți toate și validarea datelor pe care le-ați selectat vor fi eliminate din registrul de lucru MS Excel!

VBA: Adăugați o listă de validare

Adăugarea unei liste de validare cu VBA este la fel de ușoară ca și utilizarea funcției de mai jos, unde A1 este celula în care datele vor fi validate în raport cu lista de validare a datelor stocate în celulele B1 la B5.

Interval ("a1"). Validare _ .Modifica xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Utilizând proprietățile avansate ale funcției de listă de validare a datelor VBA, este posibil să creați liste de meniuri dependente multiple în Excel VBA care să valideze fiecare câmp diferit de diferite liste de validare a datelor și să aibă propriile lor titluri, titluri de eroare, mesaje și mesaje de eroare .