10 sfaturi de productivitate MS Excel de la experți

Software-ul Microsoft Office MS Excel este utilizat pe scară largă pentru o gamă largă de aplicații, de la păstrarea unei liste la zi, până la generarea de facturi sau chiar jocuri video.


Sfaturi pentru productivitatea MS Excel

Software-ul  Microsoft Office    MS Excel   este utilizat pe scară largă pentru o gamă largă de aplicații, de la păstrarea unei liste la zi, până la generarea de facturi sau chiar jocuri video.

Cu toate acestea, în utilizarea de zi cu zi a afacerilor, mulți utilizatori de bază nici nu sunt conștienți de un sfat foarte util de productivitate Excel care le-ar putea economisi mult timp și energie, de exemplu pentru a număra numărul de evenimente dintr-o listă de mii de intrări sau pentru mai simple operațiuni precum găsirea poziției unui personaj într-un șir și alte operații.

Cu doar un pic de pregătire, este chiar posibil să utilizați funcționalități de zi cu zi funcționalități foarte utile cu wildcard-urile Excel, un set de caractere care poate înlocui oricare altul dintr-o formulă. Folosite într-un Vlookup avansat în Excel, acestea pot deveni chiar foarte puternice.

Am solicitat comunității de experți cele mai bune sfaturi pentru utilizarea  MS Excel   și iată răspunsurile acestora:

 Folosești în mod regulat MS Excel? Care este singurul sfat care vă ajută productivitatea zilnică la locul de muncă și pe care l-ați putea împărtăși?

Stacy Caprio, Marketing pentru creștere: faceți backup documentelor Excel în cloud

Un sfat de productivitate Excel este să faceți backup pentru documentele dvs. excel pe cloud.

Am lucrat săptămâni și ani la documente specifice și m-am așteptat să fie mereu acolo, dar am avut situații în care computerul meu s-a defectat din cauza unei probleme deversare a apei sau a altor defecțiuni și mi-am pierdut foile de excel. Acum știu să le fac întotdeauna backup, așa că le voi avea chiar dacă se întâmplă ceva neașteptat, motiv pentru care țin în permanență o copie de rezervă bazată pe cloud.

Stacy Caprio, fondator, marketing pentru creștere
Stacy Caprio, fondator, marketing pentru creștere

Kenny Trinh, Netbooknews: scapă de mouse și mergi de 3-5 ori mai repede!

Mergeți fără mouse.

Vă măriți viteza 3–5X când scăpați de mouse. Cel mai bun mod de a începe învățarea este:

  • 1.Hit tasta ALT - veți vedea afișări de litere și număr în tot meniul, așa va naviga de acum înainte
  • 2. Tipăriți o pagină de comenzi rapide de la tastatură (căutări rapide de la tastatură pe imaginile Google) și înregistrați-o pe computer

Să te simți confortabil folosind Excel fără mouse va dura aproximativ 2-3 săptămâni.

Cheile pentru a fi eficiente sunt:

  • Viteză -> merge fără mouse
  • Automatizare -> învață cum să scrii formule excelente și să formatezi foile de calcul intuitiv

Dacă ar fi să clasez încă 3, iată cum le-aș acorda prioritate:

  • 1. Formatare și formule de bază (rapoarte cu aspect minunat prep și automatizarea sarcinilor)
  • 2. Analiza datelor - filtrarea, sortarea și analiza datelor
  • 3. Vizualizare date - tabele, diagrame și diagrame cu două axe
Kenny Trinh, redactor-manager al Netbooknews
Kenny Trinh, redactor-manager al Netbooknews

David Johnson, Laboratoare mulitice: referință absolută la alte câmpuri

Referințe absolute mi-au salvat viața, nu sunt prea mândru să o spun. Cerurile s-au deschis pentru mine când am învățat să folosesc „$” pentru a crea referințe absolute la alte câmpuri. Pentru cei neinițiați, „$” în fața literei stabilește coloana și „$” în fața numărului fixează rândul. De acolo, referințele pot fi la fel de stabile pe cât aveți nevoie. Chiar mi-a făcut viața mult mai ușoară atunci când fac rapid analize mari de date.

David Johnson, director tehnologic, Laboratoare Mulytic
David Johnson, director tehnologic, Laboratoare Mulytic
David Johnson, MBA, BA Computer Science, a lucrat în industria tehnologică timp de 20 de ani conducând echipe globale și inițiative tehnologice în SUA, Europa și APAC pentru companii precum IBM și Sungard. În prezent este Chief Technology Officer la Laboratoare mulitice, în timp ce efectuează, de asemenea, consultanță în domeniul gestionării datelor și tehnologiei la Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: folosiți umplere flash

Iată sfatul meu de productivitate Excel unu: stăpânește utilizarea flash fill. Completarea blițului este o funcție foarte puternică care este utilă atunci când vine vorba de procesarea unor cantități mari de date. În loc să peruzezi datele una câte una, poți de fapt să „înveți” să completezi ceea ce ai nevoie. Tastați ce aveți nevoie în celula de lângă datele brute de câteva ori și apoi încercați dacă funcția de umplere a flash-ului o învață. Uneori, ar trebui să tastați mai mult pentru ca Excel să recunoască modelul, dar, odată făcut, acesta funcționează pentru dvs.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe celula în care aveți nevoie pentru a fi datele. Și apoi găsiți butonul de completare a blițului. O puteți vedea în fila Acasă, în panoul de editare, care poate fi găsit în partea cea mai bună din dreapta ferestrei Excel. Găsiți butonul Completare sub AutoSum și apoi faceți clic pe meniul vertical. În cele din urmă, faceți clic pe Flash Fill și urmăriți magia. Nimic nu poate fi mai productiv decât să poți furniza date din fișa ta de lucru fără să faci lucrul manual.

Norhanie Pangulima, Consultant de informare, Centriq
Norhanie Pangulima, Consultant de informare, Centriq
Sunt Outreach Consultant la Centriq- aplicația de administrare a casei care a fost prezentată / citată în magazine precum NYT, Această Casă Veche, Daily Real Estate, Brit + Co și altele. La Centriq, colaborez cu echipa noastră de conținut pentru crearea de conținut optimizat SEO despre întreținerea locuinței, decorarea casei, siguranța casei și multe altele.

Deveniți Excel Pro: Alăturați -vă cursului nostru!

Elementează -ți abilitățile de la Novice la Hero cu cursul nostru de bază Excel 365, conceput pentru a te face priceput în doar câteva sesiuni.

Înscrieți -vă aici

Elementează -ți abilitățile de la Novice la Hero cu cursul nostru de bază Excel 365, conceput pentru a te face priceput în doar câteva sesiuni.

Mike Richards, Golf Einstein: învățare constantă a ultimelor actualizări

Am folosit  MS Excel   pentru a documenta informații importante despre afaceri și un truc pe care îl trăiesc este să mă asigur că mă țin la curent cu cele mai recente actualizări și comenzi rapide, ca comenzi rapide de la tastatură și formulă, care nu numai că mi-au accelerat munca, dar m-au încurajat pentru a continua să înveți. Această practică a dezvoltat o mentalitate de „învățare constantă” care m-a motivat mai mult să cresc și să fiu productiv.

Mike Richards, pasionat de golf și fondator la Golf Einstein
Mike Richards, pasionat de golf și fondator la Golf Einstein
Numele meu este Mike și sunt pasionatul de golf și fondatorul Golf Einstein, un blog în care îmi împărtășesc informațiile despre tot ce ține de golf!

Shayne Sherman, TechLoris: utilizează date de validare

Cel mai bun sfat al meu este totuși simplu: * Folosește date de validare! * Știu, știu, ar trebui să fii dincolo de asta, nu? Adică, cu siguranță, te poți asigura că ortografiați corect numele, nu? Ascultă, este nevoie doar de un timp petrecut ore întregi încercând să-ți dai seama de ce foile tale de calcule sunt brusc rupte și apoi realizând că este din cauza faptului că introduceți date nevalide pentru a vedea valoarea validării datelor.

Shayne Sherman, CEO TechLoris
Shayne Sherman, CEO TechLoris
Folosesc Excel de ani buni. În unele dintre pozițiile mele anterioare, a existat o glumă conform căreia orice sarcină care mi-a fost oferită (inclusiv comandarea prânzului sau realizarea de planuri de călătorie) puteam performa mai bine cu Excel. Sincer, probabil că aș fi putut.

Polly Kay, English Blinds: îmbină datele din alte surse

Folosirea Excel Macros pentru automatizarea activităților repetitive și intensive în timp a fost un adevărat schimbător de jocuri și, probabil, singurul lucru care a fost cel mai eficient în ceea ce privește modul în care Excel mi-a eficientizat activitatea.

Fuzionarea datelor din alte surse cu cărți de lucru Excel este altceva care ajută și există foarte puține lucruri care nu pot fi integrate într-un flux de lucru Excel pentru a le îmbina. Încă o dată, puteți importa aceste alte elemente automat pentru a permite transformarea și analiza datelor ulterioare.

Doar ridicarea unei interogări pentru a obține statistici înainte de a crea un raport oferă informații detaliate care pot informa analitica și luarea deciziilor și vă permite să validați și să verificați toate diferitele alte forme de conținut.

Polly Kay, Senior Marketing Manager la English Blinds
Polly Kay, Senior Marketing Manager la English Blinds
Polly are o experiență de peste un deceniu în calitate de consultant în marketing digital și senior marketing manager, deservind o gamă variată de clienți, de la IMM-uri la mari corporații internaționale și nume de gospodărie.

Reuben Yonatan, GetVoIP: folosiți HLOOKUP și VLOOKUP

Când am aflat prima oară Excel, îmi amintesc că HLOOKUP și VLOOKUP au deblocat într-adevăr o mulțime de lucruri uimitoare pe care nu am știut că le puteți face cu Excel.

În calitate de CEO, încă folosesc acele funcții pentru a crea tablouri de bord cu adevărat simple, care vor trage date din alte file într-o foaie de calcul, care este puternic pentru datele pe care le actualizăm regulat.

Reuben Yonatan, fondator și CEO al GetVoIP
Reuben Yonatan, fondator și CEO al GetVoIP

Gintaras Steponkus, Ghiduri solide: pregătește Graficele și Graficele pentru fiecare foaie de calcul

Fiind manager de proiect, trebuie să folosesc excel zilnic. Trebuie să urmăresc o grămadă de date și să le analizez zilnic pentru a maximiza valoarea companiei. Am găsit Excel ca fiind cel mai puternic instrument în acest sens.

Trebuie să pregătesc rapoarte zilnic. De multe ori trebuie să mă refer la foile de calcul vechi. Devine o sarcină descurajantă să parcurgi toate datele. Așadar, creez grafice și diagrame ale datelor necesare, pe care le pot exporta în alte formate precum PDF. Mă ajută să notez concluziile dintr-o privire. Îmi oferă o privire rapidă asupra modului în care numerele de pe foile de calcul sunt corelate între ele. Această caracteristică devine mai utilă în sarcinile urgente, unde am mai puțin timp pentru pregătirea rapoartelor. Cu toate acestea, precondiția este să aveți toate datele conform instrucțiunilor Excel.

Gintaras Steponkus, Marketing Manager la Ghiduri solide
Gintaras Steponkus, Marketing Manager la Ghiduri solide
Numele meu este Gintaras Steponkus și sunt marketer social media la Solidguides. Ghiduri solide este un proiect creat de o echipă de entuziaști dedicați cercetării și redactării recenziilor. Suntem foarte pasionați de Internet și știm că este un loc imens încărcat cu o mulțime de informații false și inutile. Am creat ghiduri solide pentru a face internetul un loc mai sigur pentru cumpărători și pentru că ne place să cercetăm și să informăm.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: folosiți pivoti de putere și funcții DAX

Folosesc în mod regulat  MS Excel   pentru analiza, raportare și stocare de date .. Trebuie să fac un raport în fiecare săptămână cu tot conținutul, anunțurile și analiza traficului către investitori și alți acționari ai site-ului meu de știri.

Lucrările de instalații Excel pot crește nivelul de productivitate de multe ori. Plumbing-ul Excel urmează două strategii care îți pot crește productivitatea, una este strategia de bază excel și alta este strategia avansată de instalații sanitare. În strategia productivă, cea mai mare parte a timpului este utilizată pentru a găsi perspective noi și pentru a îmbunătăți continuu rapoartele. Este o procedură repetabilă în care îmbunătățiți datele rapoartelor în loc să le mențineți.

În cazul unei strategii avansate, utilizați pivotul de putere pentru a vă crește productivitatea. Aici, obțineți multiple avantaje. În primul rând, capacitatea de gestionare a fișierelor crește. Se pot stoca miliarde de valori pe coloană și milioane de tabele pe fiecare carte de lucru. În al doilea rând, folosind procedura relațională în Power Pivot Model, cărțile de lucru se leagă între ele și se stabilește o legătură între tabele.

În al treilea rând, calculele tale uriașe se fac cu ușurință prin funcțiile DAX. Prin urmare, fiecare funcție asociată cu pivotul de putere face mai ușoară sarcina de explorare, analiză și raportare masivă.

Aqsa Tabassam, redactor-șef InsideTechWorld.com
Aqsa Tabassam, redactor-șef InsideTechWorld.com
Numele meu este Aqsa Tabassam, o femeie de afaceri, co-fondator și redactor-șef al InsideTechWorld. InsideTechWorld își propune să ofere cele mai recente tehnologii și știri de pornire, evenimente media și întâmplări inovatoare pentru cititorul său din întreaga lume ..

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: formule de completare automată cu ajutorul tastei tab

Chiar dacă am urât să învăț Excel, este unul dintre acele competențe necesare pe care le putem aplica pe multe fațete ale muncii noastre și ale vieții noastre de zi cu zi (bugetare, etc).

Iată un sfat bun pentru a economisi timp cu formule Excel, cu care mulți oameni tind să se lupte. Deci, ceea ce doriți să faceți este să utilizați tasta tab, care vă permite să selectați automat formulele. În acest fel nu trebuie să pierdeți timpul tastându-le complet de fiecare dată. Pe măsură ce începeți să îl completați, câmpul va cuprinde o listă de sugestii de la Excel. Atunci tot ce trebuie să faceți este să mutați tasta săgeată în sus sau în jos pentru a selecta formula dvs., apăsați introduceți și ați terminat.

Dacă există o problemă cu oricare dintre formule, puteți să o depanați rapid selectând formula, apoi apăsând F2. Apoi puteți parcurge părți ale formulei, ținând apăsat pe deplasare și apăsând săgeata stângă. F9 va afișa calculul final al formulei, după care puteți apăsa Esc pentru a păstra formula sau introduce pentru a păstra valoarea.

Philip Weiss, fondator, PhilipWeiss.org
Philip Weiss, fondator, PhilipWeiss.org
După ce și-a dat seama că viața de la 9 la 5 nu era pentru el, Philip a renunțat la locul de muncă în industria aviației și a decis să călătorească în lumea sa în termenii săi. În prezent, el are sediul între NYC și Cambodgia, este un nomad digital cu normă întreagă și fondatorul blogului său de călătorie, PhilipWeiss.org.

Excel complet pentru 2019 pentru începători în videoclip


Yoann Bierling
Despre autor - Yoann Bierling
Yoann Bierling este un profesionist de publicare și consultanță digitală, ceea ce are un impact global prin expertiză și inovație în tehnologii. Pasionat de abilitarea persoanelor și organizațiilor să prospere în era digitală, el este determinat să ofere rezultate excepționale și să crească creșterea prin crearea de conținut educațional.

Deveniți Excel Pro: Alăturați -vă cursului nostru!

Elementează -ți abilitățile de la Novice la Hero cu cursul nostru de bază Excel 365, conceput pentru a te face priceput în doar câteva sesiuni.

Înscrieți -vă aici

Elementează -ți abilitățile de la Novice la Hero cu cursul nostru de bază Excel 365, conceput pentru a te face priceput în doar câteva sesiuni.




Comentarii (0)

Lasa un comentariu