How to create a workflow in Forta de vanzare?

How to create a workflow rule in Forta de vanzare

Creating a workflow rule in Forta de vanzare is done in the Forta de vanzare setup, under process automation > worlkflow actions.

What is a workflow in Forta de vanzare? Workflows are used to automatize actions. See below in detail what are they used for, how to create them, and how to activate them in Forta de vanzare Lightning.

1 - Understand workflows in Forta de vanzare

The most important first is to understand the Forta de vanzare workflows. What are they used for? A workflow is a set of actions triggered automatically after some events occur in the Forta de vanzare data.

Acesta poate automatiza diferite tipuri de procese ale companiei, cum ar fi sarcini, atribuirea unor sarcini noi utilizatorilor, alerte prin e-mail, trimiterea de e-mailuri către unul sau mai mulți destinatari care sunt desemnați în prealabil, actualizarea câmpurilor, setarea valorilor înregistrate specifice, Mesaje XML formatate către ascultători.

Ca exemplu, fluxurile de lucru SalesForce pot atribui sarcini de urmărire pentru a sprijini reprezentanții după o anumită perioadă de timp, pot trimite alerte de e-mail către echipa de management atunci când ofertele mari sunt semnate de un reprezentant de vânzări, schimbând un câmp de nume de proprietar la câteva zile după expirarea contractului sau trimiterea de mesaje tehnice către sisteme externe ori de câte ori este declanșat raportul aprobat creat în SalesForce.

Cum se creează un raport în SalesForce?

Regulile fluxurilor de lucru pot consta în anumite criterii care vor porni fluxul de lucru, acțiunile care trebuie întreprinse atunci când o înregistrare a fost creată cu o valoare dată sau acțiuni dependente de timp, cum ar fi expedierea rapoartelor de încheiere a lunii cu câteva zile înainte de încheierea închiderii lunii.

2 - Creați o nouă regulă a fluxului de lucru

Pentru a începe crearea unei noi reguli de lucru, accesați setările de configurare făcând clic pe pictograma roată din interfața SalesForce Lightning și căutați meniul fluxului de lucru în fila de căutare din partea stângă sus a ecranului.

Regulile fluxului de lucru sunt accesibile în cadrul proceselor de automatizare> acțiuni în fluxul de lucru> reguli de flux de lucru.

Fluxurile de lucru existente vor fi apoi afișate pe ecranul următor.

În cazul în care nu aveți un flux de lucru existent, lista va fi empy, iar singura opțiune valabilă va fi crearea unui nou flux de lucru utilizând butonul corespunzător de deasupra listei fluxurilor de lucru.

Primul pas în crearea unei noi reguli de flux de lucru este selectarea obiectului care va fi afectat de acesta. Acesta poate fi orice fel de obiect de date SalesForce: cont, agent de lucru, progresul asistent, campanie, membru campanie, caz, comentariu caz, activitate chatter, contact, cerere de contact, duplicat record, set de înregistrări duplicat, mesaj email, eveniment, feed element, grup, membru grup, imagine, cunoștințe și multe altele.

În exemplul nostru, vom crea un flux de lucru legat de contact.

Apoi, pasul următor este să dați regulii un nume și, în cele din urmă, o descriere, pentru a putea găsi mai târziu, și pentru a ajuta colegii dumneavoastră să-l identifice de-a lungul fluxurilor de lucru care sunt accesibile în sistem.

De asemenea, trebuie alese un criteriu de evaluare. Când va fi activată regula? Când înregistrarea este creată, editată?

În cele din urmă, trebuie introduse criteriile de regulă.

Când se va activa această regulă? În exemplul nostru, dorim să creăm o regulă care va fi activată de fiecare dată când un nou client este introdus în Franța, care va fi identificat printr-un număr de telefon care începe cu codul țării franceze, +33.

Astfel, de fiecare dată când există o schimbare a unui contact care poate fi accesat cu rețeaua de telefonie mobilă franceză, reprezentantul nostru de vânzări responsabil pentru piața franceză o va verifica și va contacta clientul, dacă este necesar.

3 - Acțiune de configurare a fluxului de lucru pentru activarea regulilor

Următorul pas este să definiți ce acțiune va efectua fluxul de lucru odată ce regula a fost verificată.

Acest lucru este posibil prin selectarea acțiunilor de adăugare a fluxurilor de lucru sub partea de acțiune a fluxului de lucru imediat, pentru a executa o acțiune imediat ce regula este verificată. Dacă acțiunea ar trebui să aibă loc la anumite momente în timp, ar trebui să fie creată ca o acțiune de flux de lucru dependentă de timp.

Făcând clic pe butonul de adăugare a unui flux de lucru, sunt disponibile diferite tipuri de acțiuni pentru fluxul de lucru: configurați o alertă prin e-mail, actualizați un câmp, trimiteți un mesaj tehnic sau utilizați o acțiune existentă dintr-un alt flux de lucru.

În cazul nostru, dorim să trimitem un e-mail reprezentantului de vânzări de fiecare dată când se schimbă un contact cu un număr de telefon francez.

4 - Configurarea alertei prin e-mail

Apoi, putem configura e-mailul care va fi trimis către reprezentantul de vânzări, introducând descrierea e-mailului, un nume unic pentru e-mailul respectiv și selectând șablonul de e-mail pe care îl veți utiliza.

Destinatarul poate fi de diferite tipuri, dar în cazul nostru va fi un utilizator intern, deoarece vom trimite e-mail-uri către reprezentantul de vânzări responsabil pentru o anumită zonă.

Este posibil să selectați direct din lista destinatarilor interni existenți.

De asemenea, este posibil să introduceți manual o listă de adrese de e-mail suplimentare, pentru a trimite e-mailul destinatarilor externi în copie, de exemplu trimiterea e-mailului la cutia poștală personală a reprezentantului de vânzări sau copierea managerului său.

De asemenea, trebuie să fie selectată și adresa de e-mail, aceasta este cea care va apărea ca adresă de e-mail a expeditorului pentru destinatarii de e-mailuri.

Apoi, dați clic pe Salvați pentru a continua cu crearea regulilor fluxului de lucru.

5 - Validați acțiunile fluxului de lucru

După aceea, acțiunea fluxului de lucru nou creat, crearea unei e-mail-uri imediate de îndată ce va fi creat un număr de telefon de contact cu prefix francez, va fi afișat în lista de acțiuni pentru această regulă de flux de lucru.

În cazul în care nu sunt necesare alte acțiuni, faceți clic pe butonul de terminare din colțul din dreapta sus pentru a finaliza crearea fluxului de lucru.

Fluxul de lucru va fi apoi afișat pentru examinare, cu toate detaliile acestuia. Asigurați-vă că totul este corect, deoarece este activat direct și va începe trimiterea de e-mailuri sau efectuarea altor acțiuni, fără a mai fi nevoie de confirmare, de îndată ce faceți clic pe butonul de activare.

Va fi întotdeauna posibilă dezactivarea unui flux de lucru existent și care rulează din acel ecran, precum și editarea sau clonarea acestuia pentru a crea cu ușurință un flux de lucru similar.

Crearea unui flux de lucru de succes

Aveți managerul să creați cu succes o regulă de flux de lucru în Forta de vanzare?

Spuneți-ne în comentariu și nu ezitați să ne întrebați orice întrebare ați putea avea.

Yoann
Despre Yoann
Yoann is an international business consultant. He helps businesses implementing their international projects, facilitating exchanges between various cultures, specialties, streams, and technologies. He thrives in designing, improving, adapting, innovating, and making solutions work, to satisfy clients. He created www.ybierling.com to share his expertise. He worked more than 10 years in international business development, global supply chain perfection, financial optimization, SAP ERP project deployment, and Web based business support for various industries, such as logistics, cosmetics, consumer goods, beauty care, or fashion, in more than 30 countries around the globe.
 

Comentarii (0)

Lasa un comentariu