34 tipov služby Dokumenty Google na zvýšenie produktivity vašej kancelárie

Dokumenty Google, jeden z najpoužívanejších nástrojov na prácu doma a na zdieľanie dokumentov s inými ľuďmi, nie je nevyhnutnou súčasťou mnohých rôznych druhov práce vykonávanej na počítači a takmer nahradil štandardné kancelárske programy nainštalované v počítači.

Rôzne aplikácie Google, počnúc účtom Gmail alebo bez neho, vám umožňujú vytvárať online, bez nainštalovaného softvéru, pokročilé textové dokumenty s Dokumentmi Google, tabuľky s Tabuľkami Google, prezentácie s Prezentáciami Google, formuláre s Formami Google a ďalšie!

S pomocou niekoľkých odborných tipov na používanie aplikácií Google, a najmä dokumentov Google, budete ich používať pre viac ako jednoduché ako Poznámkový blok Google online a môžete ísť až tak ďaleko, že spravujete celú firmu a svojich spolupracovníkov s online. Google suite.

Od histórie verzií po pokročilé funkcie sme sa spýtali komunity, aké sú ich tipy na čo najlepšie využitie Dokumentov Google. Tu sú ich odpovede.

Používate Dokumenty Google na spracovanie obchodných dokumentov? Máte nejaký dobrý tip na ich použitie pre produktivitu v kancelárii? Využili ste funkcie spolupráce úspešne?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: Nie je potrebné ukladať koncept a posielať ho všetkým späť

Dokumenty Google používam na spracovanie obchodných dokumentov každý deň. Aby sme spolupracovali s tými v mojom tíme, vyberáme nastavenia, ktoré umožňujú úpravy v našom tíme. V pravom hornom rohu je modré tlačidlo zdieľania. Kliknite na to, potom prejdite na rozšírené nastavenia a vyberte, kto môže dokument otvoriť. Potom z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť „môžete upraviť“.

Akonáhle tím získa prístup, využije možnosť „komentáre“ na položenie otázok alebo doplnenie informácií. Členovia tímu môžu tiež robiť úpravy alebo navrhovať úpravy.

Je užitočné a produktívne používať službu Dokumenty Google na spoluprácu, pretože každý v tíme môže mať prístup v reálnom čase. Nie je potrebné ukladať koncept a znovu poslať všetkým. Môžu sa jednoducho kontrolovať späť s pôvodným dokumentom, ako sa vyvíja.

Stacy Caprio, marketingový rast: písanie a výskum bez zanechania dokumentu s funkciou Explore

Jedným tipom na používanie služby Dokumenty Google je, že pri použití funkcie Preskúmať môžete písať a skúmať bez opustenia dokumentu. Funkcia Preskúmať umožňuje vyhľadávať a skúmať Google pre výskum a odpovede, zatiaľ čo píšete súčasne, takže nemusíte strácať čas zmenou kariet alebo klikaním zo svojho dokumentu Google počas písania.

James Canzanella, izolované marketingové noci: majú priečinky na základe tém

Dokumenty Google používam na spracovanie obchodných dokumentov už roky a odporúčam vám, aby ste si uchovávali veľmi elegantné priečinky všetkých svojich súborov. Postupom času sa môžu súbory hromadiť a nechcete tráviť príliš veľa času hľadaním konkrétnych súborov. Odporúčam mať priečinky na základe tém. Napríklad to môžu byť výdavky, príjmy, obchodné plány alebo čokoľvek iné.

Postupom času môžete pridať nové súbory za predchádzajúce roky, pretože k nim nebudete mať taký prístup. Ale ak k nim stále potrebujete prístup? Vždy budete vedieť, kde hľadať. Aj keď môže byť čistý a organizovaný ako základný tip, stáva sa oveľa dôležitejší, keď sa súbory a dokumenty začínajú hromadiť.

Calloway Cook, Illuminate Labs: umožňujú iba prezeranie ľudí mimo organizácie

Ak zdieľate dokument s ľuďmi mimo vašej organizácie, nezabudnite zmeniť nastavenia prístupu. Je bežné, že ľudia, ktorí sú menej oboznámení s dokumentmi Google a zdieľaným softvérom na spoluprácu, môžu priamo upravovať dokument, ktorý zvyčajne nechcete.

Máme sklon obmedzovať prístup k dokumentom našej spoločnosti iba na prezeranie alebo v niektorých prípadoch len na komentovanie. Pre niečo, ako je balíček s investormi, má zmysel povoliť iba prehliadanie ľudí mimo organizácie, pretože tento balíček sa znova použije a odošle iným potenciálnym investorom.

Vincent Lee, autor: pozvať tím na vstupy

V rámci procesu budovania značky pre klientov začínam budovaním ich príbehu o značke. Dokument Google je mojím cieľom nahrávať informácie a podľa potreby pozvem svoj tím na vstupy buď tým, že im poskytnem možnosti úpravy alebo komentovania. Nezabudnite pri úprave vybrať funkciu „Navrhovanie“, aby sa zachoval pôvodný text. Komentovanie je užitočnejšie, ak potrebujete iba spätnú väzbu, nie úpravy. Je možné zvýrazniť konkrétny odsek a konkrétnej osobe môžete prideliť žiadosť o komentár (prostredníctvom e-mailovej adresy). Funkcia komentovania je tiež dobrým spôsobom, ako sledovať rozhodnutia vedúce ku konečnej verzii v dokumente.

Dokument Google je tiež užitočný, keď píšem svoju pripravovanú knihu. Som schopný pozvať svojho editora, aby preveril obsah a pomocou nástroja na pridávanie komentárov môže odporučiť zmenu smeru alebo nápadu. A keď pripravujem konečný rukopis, dokážem automaticky vygenerovať tabuľku obsahu jednoduchým formátovaním názvov kapitol ako hlavičky. Funkcia počítania slov je tiež skvelým nástrojom, pretože potrebujem zachovať rovnakú dĺžku každej kapitoly.

Dan Bailey, WikiLawn: naučte sa funkciu histórie a vyriešite komentáre

Moje najlepšie tipy na spoločné používanie služby Dokumenty Google zahŕňajú učenie sa funkcie História a proces, pre koho komentáre / úpravy kedy. V časti História môžete vidieť záznam o tom, čo sa zmenilo, a vrátiť všetky zmeny. Toto je rozhodujúce, ak niekto zmení niečo, čo treba vrátiť, alebo ak chcete vidieť, čo prispel individuálny zamestnanec.

Ak kliknete na položku Všetky zmeny uložené na Disku, otvorí sa zobrazenie posledných zmien. Sú farebne odlíšené, takže vidíte, kto čo urobil. Stačí kliknúť na to, aby ste získali lepší prehľad v dokumente, a ak je to potrebné, vráťte sa.

Pokiaľ ide o úpravy a komentáre, navrhnite pracovný postup, aby ľudia neprekročili jeden druhého. Ak jedna osoba vypracuje dokument, požiadajte ho, aby vykonal opakovanú prácu na vysokej úrovni. Potom ho pošlite späť navrhovateľovi, nechajte ho vykonať zmeny a pošlite ho nadol pre kritickejšiu analýzu. Vyriešte komentáre, ktoré sa riešia, a ponechajte všetky, o ktorých máte ďalšie otázky.

To by malo viesť veci hladko.

Josephine Ison, zabávači udalostí: až na minútu plánovania pomocou služby Dokumenty Google

Ako agentúra zaoberajúca sa rezervovaním talentov / umelcov * Dokumenty Google sú ústredným prvkom spôsobu, akým udržujeme náš tím informovaný spôsobom bez trenia. * Väčšina našich rezervácií sú živé udalosti, ktoré si vyžadujú podrobný rozvrh. Tu sa hodí G-Docs. Živý dokument je zdieľaný so všetkými zúčastnenými členmi a ak dôjde k akýmkoľvek revíziám načasovania a požiadaviek, tieto oznámenia sa im zasielajú prostredníctvom e-mailových oznámení. Toto výrazne znižuje dodatočné administratívne úsilie a robí našu komunikáciu čistou a jasnou.

Sherese Patton, SLP Media Relations: pred odoslaním si vytvorte dokument PDF

Ako publicista a konzultant PR som stále na cestách. niekedy je potrebné, aby som so sebou laptop mal väčšinu času a ak to priestor dovolí, zriadil pracovnú stanicu. Takže mať prístup k zmluvným spisom je nesmierne užitočné a dôležité. Dokumenty Google používam pomerne často na vytváranie zmlúv a na dotazník na nastupovanie nových klientov. Pretože máte prístup k Googlu kdekoľvek a mám na mysli kdekoľvek, je to oveľa jednoduchšie a menej stresujúce, keď môžete pokračovať v práci na vašich dokumentoch a ľahko ich zdieľať.

Najlepší tip, ktorý môžem dať, je využiť túto aplikáciu na návrhy zmlúv. Po dokončení práce s dokumentom ho môžete jednoducho zdieľať s osobou, pre ktorú dokument vytvárate. Jednu vec, ktorú by som odporučil, je urobiť z dokumentu PDF pred odoslaním, pretože nechcete, aby klient v ňom robil zmeny, o ktorých neviete. Keď však zdieľate dokumenty so svojím tímom, opravil by som sa inou farbou. Týmto spôsobom budete vedieť, kedy boli vykonané opravy. Spolupracoval som s ďalšími profesionálmi v oblasti PR a zistili sme, že najlepšie označiť farby bolo najlepším spôsobom. Tento nástroj je skvelý a bol skutočne lfiesaver!

James McGrath, Yoreevo: pomocou nástroja na navrhovanie upozornite vlastníka dokumentu

Jednou z funkcií, ktorú považujeme za veľmi užitočnú, ale ktorá sa ľahko prehliada, je Navrhovanie. Nachádza sa v pravom hornom rohu. Spravidla je vybratá možnosť Úpravy, ale ak na ňu kliknete a vyberiete možnosť Navrhovať, všetky zmeny vykonané na pôvodnom aj novom texte zostanú na stránke. Vytvorí sa zodpovedajúca bublina na pravej strane stránky so zvýraznením návrhu.

Po predložení týchto návrhov bude vlastníkovi dokumentu oznámené a môžu zmeny prijať alebo odmietnuť. Ak sú akceptované, úprava sa použije. Ak budú dokumenty zamietnuté, vráti sa do pôvodnej podoby.

Každý návrh môže byť vyhodnotený nezávisle.

Táto funkcia je skutočne užitočná, pretože v podstate ide o redirectovanú verziu dokumentu, ktorú môžete ľahko vyhodnotiť.

Rafa, Španielska akadémia Homeschool: naučte sa niekoľko užitočných skratiek

Dokumenty Google používame na správu každého blogového príspevku, aby sme sa uistili, že je pripravený na publikovanie. Pretože pracujeme na diaľku už dlhú dobu, funkcia komentárov sa ukázala ako veľmi užitočná pri podpore diskusií medzi spisovateľmi a redaktormi. Táto funkcia nielenže pracuje vlastným tempom, ale zanecháva aj písomný záznam o celom procese úprav, takže slová nezostanú vo vzduchu.

Ďalším spôsobom, ako zvýšiť produktivitu prostredníctvom služby Dokumenty Google, je naučiť sa niektoré užitočné skratky. Ako autor, skratky ako počítanie slov (CTRL + SHIFT + C) a zavádzanie hlavičiek (CTRL + ALT + 2) sú skvelým spôsobom, ako urobiť písanie efektívnym a príjemným zážitkom. Ak organizujete dokument podľa záhlavia, umožní vám to tiež rýchlu navigáciu v názvoch prostredníctvom bočného panela naľavo od dokumentu. Vďaka tomu je prechádzanie veľkých dokumentov celkom jednoduché!

Ahmed Mir, Nature and Bloom: vytvorte zdieľateľné odkazy, komentujte a používajte hlavičky

Som zakladateľom elektronického obchodu a pridruženého podnikania, pre ktoré často pracujem s nezávislými autormi a editormi prostredníctvom služby Dokumenty Google.

V súvislosti s ktorými mám niekoľko súvisiacich tipov na zvýšenie produktivity pre online podniky, ako sú moje:

• Vytvorte zdieľateľné odkazy na dokumenty, ktoré sa majú odovzdať vášmu spisovateľovi, ktoré potom môže skontrolovať váš editor a tím SEO v reálnom čase. Povolenia môžete upraviť tak, aby umožňovali určitým používateľom upravovať / čítať alebo podľa potreby upravovať kohokoľvek s odkazom.
• Ak dokument potrebuje prepracovanie na pridanie komentárov pre konkrétnych členov tímu pomocou funkcie comment @, bude to na člena tímu automaticky zasielať pripomienky prostredníctvom e-mailu.
• Použite hlavičky na rozdelenie dokumentov do formátov pripravených na SEO pripravených na prilepenie priamo na vaše webové stránky bez úpravy.

Marc Bromhall, začiatočník Surf Gear: posielajte e-maily priamo z tabuľky

Na správu našej firmy používame balík Google Suite už viac ako 4 roky. Jednou z najžiadanejších funkcií, ktoré sme objavili na zvýšenie produktivity, je odosielanie e-mailov priamo z tabuľky. Je to vynikajúci nástroj pre projektových manažérov alebo vedúcich tímov, ktorí neustále komunikujú s viacerými členmi tímu. Povedzme, že ste práve ukončili stretnutie a na stretnutí bolo niekoľko akčných bodov, ktoré je potrebné delegovať na rôznych členov tímu. Namiesto toho, aby ste všetkým týmto ľuďom posielali e-maily samostatne, môžete pomocou hárkov Google zaznamenať, kto musí čo robiť.

V prvom stĺpci uvediete svoj e-mail av druhom stĺpci bude poznámka o tom, čo musia urobiť. Po skončení stretnutia a dokončení listu je potrebné skopírovať a prilepiť nejaký kód do editora Google Script Editor, ktorý nájdete na karte Nástroje v Tabuľkách Google. Po vložení kódu jednoducho kliknite na odoslať e-maily v hornej časti stránky a za pár sekúnd budú všetkým členom vášho tímu zaslané e-mailové správy s ich jednotlivými správami. Zistili sme, že tento nástroj nám v priebehu rokov ušetril obrovské množstvo času a je to jedna z mnohých funkcií, ktoré sa nám v službe Google Suite páčia.

Shreeram Thapaliya, Nepál Trek Hub Pvt.Ltd: export v rôznych formátoch a tlač

Dokumenty Google používam od minulého roka. Je to najúžasnejšia vec pre mňa od spoločnosti Google po službe Gmail. Používal som tiež hárok Google. Myslím si, že pre podnikanie je veľmi dobré používať dokumenty google v porovnaní s dokumentmi spoločnosti Microsoft. Máte rôzne možnosti, ktoré môžete zdieľať a upravovať dokumenty naraz, a viacero ľudí ich môže upravovať a ľahko si vyberať konečné verzie každého dokumentu. Šetrí to čas zamestnancov. Všetky veci, ktoré môžete urobiť zo slova Microsoft, ktoré môžete robiť z Dokumentov Google. Tento dokument zostane zálohovaný aj na Disku Google, ak ho tam nechcete umiestniť, môžete ho exportovať aj do rôznych formátov, ako sú napríklad súbory Word, PDF alebo akékoľvek iné prípony. Ak chcete tlač dostať priamo, môžete odtiaľ tlačiť, čo ešte potrebujete? Veľmi sa mi páčia možnosti kontroly gramatiky. Pomocou týchto dokumentov Google môžete písať veľmi dobré vety. E-maily dokonca píšem prostredníctvom služby Dokumenty Google a potom ich odosielajú. Myslím, že som využil väčšinu funkcií. Ak zostane, čoskoro sa to naučím, pretože ho používam 2-3 hodiny každý deň. Tiež vidím nedostatok, že Dokumenty Google nezapočítavajú slová a znaky.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: spomeňte členov tímu, aby boli informovaní

Dokumenty Google používam spolu mnoho rokov. Tento nástroj umožňuje veľmi ľahko vytvárať a zdieľať súbory. Dokumenty Google tiež poskytujú absolútnu kontrolu, pretože prístup k zdieľaným súborom môže byť obmedzený na prezeranie, komentovanie alebo úpravy.

Medzi tipy pre produktivitu služby Dokumenty Google patria:

• Uveďte členov tímu v komentári k dokumentu, aby ste sa uistili, že sú informovaní o komentári.
• Pridajte do slovníka spoločnosť Jargon
• Na prechádzanie dlhých dokumentov používajte záložky

Ken Eulo, Smith & Eulo Advokátska kancelária: pri zdieľaní pozvánky ignoruje oprávnenie na úpravy

Pri spolupráci so zamestnancami vo vašej spoločnosti v službe Dokumenty Google musíte pri zdieľaní pozvánky porozumieť povoleniam na úpravy. 90% času, keď sme mali problémy so spoluprácou na dokumentoch Google, je to preto, že odosielateľ nevybral „povoliť komukoľvek s odkazom na úpravu“. Toto je rýchla oprava a trvá iba sekundu, takže túto možnosť vyberte, ak chcete, aby prijímajúca strana mohla dokument upravovať. Ak však chcete strane poslať iba dokument, aby si ho mohol pozrieť, ponechajte povolenie na úpravy na možnosť „zobraziť.“ Existuje tretie povolenie „môže komentovať“, ktoré umožňuje prijímajúcej strane vyjadriť sa k dokumentu. Toto povolenie je užitočné, keď posielate dokument klientovi na spätnú väzbu alebo nadriadenému na kontrolu.

Norhanie Pangulima, Podniky SIA: použite uloženú históriu verzií a hlasové písanie

Dokumenty Google sú jednou z aplikácií Google, ktoré vždy používam pri písaní. Koncept používania programu  Microsoft Word   online prostredníctvom služby Dokumenty Google je pre mňa veľmi užitočný, najmä preto, že niekedy sa moje úpravy neuložili a zmeny sa stratili v prípade výpadku napájania alebo po neúmyselnom ukončení programu. Táto aplikácia má mnoho funkcií, ktoré väčšina ľudí nepozná. Jednou z nich je, že táto aplikácia umožňuje naraz naraz 200 používateľov v jednom dokumente.

Je to jeden z najlepších nástrojov pre tímovú spoluprácu.

Tu sú ďalšie dve užitočné funkcie Dokumentov Google a tipy na ich použitie:

• 1. Uložená história verzií. Dokumenty Google automaticky ukladajú každú vykonanú úpravu. Kliknutím na ponuku Súbor môžete zobraziť História verzií a sledovať zmeny vykonané v dokumente a používateľa, ktorý ho vytvoril.
• 2. Písanie hlasom. Táto funkcia je veľmi užitočná pri písaní poznámok a ak sa chcete len sústrediť na písanie všetkého, čo vám napadne, a neskôr ju jednoducho upravovať. Dokumenty Google umožňujú písať slová, ktoré hovoríte ako diktát. Ak to chcete použiť, kliknite na Nástroje a potom na Hlasové písanie.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: na výber vzorcov použite kláves Tab

Mnoho ľudí zápasí s používaním programu Excel v službe Dokumenty Google, pretože môže byť mätúce naučiť sa používať všetky jeho funkcie. Najmä pokiaľ ide o vzorce, ktoré sú pre väčšinu z nás nefinančných typov nočnou morou. Aj keď sa mi nepáčilo učenie Excelu, je to jedna z tých nevyhnutných zručností, ktoré môžeme použiť na mnoho aspektov našej práce a každodenného života, aby sme veci usporiadali.

Tu je môj najobľúbenejší tip na šetrenie času pomocou vzorcov programu Excel, s ktorými mnohí ľudia zápasia. To, čo chcete urobiť, je použitie klávesu Tab, ktorá vám umožní automaticky vybrať vzorce. Týmto spôsobom nemusíte strácať čas tým, že ich vždy napíšete v plnom rozsahu. Keď ho začnete vyplňovať, do poľa sa zobrazí zoznam návrhov z Excelu. Potom stačí stlačiť kláves so šípkou nahor alebo nadol, aby ste vybrali vzorec, stlačte kláves Enter a hotovo.

Ak existuje problém s niektorým vzorcom, môžete ho rýchlo ladiť výberom vzorca a následným stlačením klávesu F2. Potom môžete prechádzať časťami vzorca podržaním klávesu shift a stlačením ľavej šípky. F9 zobrazí konečný výpočet vzorca, po ktorom môžete stlačiť Esc, aby sa vzorec zachoval, alebo zadaním zachovať hodnotu.

Polly Kay, English Blinds: vystopovanie diela k pôvodnému autorovi

Dokumenty Google používame na spoluprácu s nezávislými pracovníkmi a zmluvnými stranami tretích strán, ktoré si neželáme poskytovať prístup k našim vlastným jednotkám na dokumenty alebo k firemnému intranetu, a to buď z dôvodu bezpečnostných problémov, alebo preto, že v tomto kontexte je jednoducho rýchlejší a efektívnejší začnite pracovať prostredníctvom služby Disk Google.

Keďže prakticky každý má účet Google a nastavenia zdieľania pre jednotlivé priečinky sa dajú doladiť, umožňuje nám to prenášať vlastníctvo súborov, porovnávať prácu od viacerých dodávateľov na rovnakom mieste, upravovať a revidovať obsah a sledovať prácu späť k jej pôvodný autor dlho po udalosti.

Ukázalo sa tiež užitočné pre nezávislých pracovníkov a dodávateľov, s ktorými tiež spolupracujeme, pretože potom môžu spravovať priečinky pre viac rôznych projektov alebo klientov na rovnakom mieste, rozdeliť a podľa potreby prideľovať povolenia bez toho, aby riskovali bezpečnosť, integritu alebo dôvernosť. obsahu ostatných klientov.

Esther Meyer, Obchod so ženami: vyskúšajte hlasové písanie, nastavte povolenia, použite kontrolu pravopisu

Dokumenty Google používam už nejaký čas. Nech je to pre obchodné alebo osobné dokumenty, je to veľmi užitočné, a preto je moja voľba výberu. Moja práca na diaľku je pomocou Dokumentov Google omnoho jednoduchšia. Mám vzdialený tím, s ktorým pracujem a je pre nás normálne spolupracovať. Z tohto dôvodu je pre nás služba Dokumenty Google darom z nebies.

Tu sú moje najlepšie tipy na efektívne používanie dokumentov Google:

• 1. Vyskúšajte zadanie hlasom. Ak ste typom človeka, ktorý myslí rýchlejšie, ako píšete, môže to byť pre vás skvelá vlastnosť. Použite Ctrl + Shift + S na spustenie tejto funkcie a potom nahovorte. Sledujte, ako Google zadáva písanie za vás. Avšak buďte pripravení urobiť nejaké úpravy, pretože to nemusí vždy správne priviesť vaše slová, natož formát.
• 2. Správne nastavte povolenia. Pri zdieľaní dokumentov sa uistite, že prístup, ktorý dávate používateľom, je vhodný pre ich potreby. Môžete si vybrať, aby mohli upravovať, prezerať alebo komentovať.
• 3. Úžasná kontrola pravopisu. Služba Dokumenty Google má inteligentnú kontrolu pravopisu a gramatiky. Vaše písanie nemôže byť zlé s týmto nástrojom, pretože zachytáva chyby z väčšej časti presne. Gramatika je veľmi dôležitá, pokiaľ ide o kariéru, pretože odborníci, ktorí počas prvých 10 rokov svojej kariéry nepostupovali na pozíciu riaditeľa, urobili 2,5-krát toľko gramatických chýb ako ich kolegovia na úrovni riaditeľa.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: použitie skratiek a vstavaných funkcií

Skutočne ma baví práca s listami Google, čo je úžasné, pretože moja práca je úzko spojená s dokumentmi Google. Takže učenie sa všetkých skratiek je pre ľudí, ako som ja, nevyhnutnosťou. Skratky v hárkoch Google postupne šetria môj čas a umožňujú mi zamerať sa na zásadnejšie problémy. Moje najobľúbenejšie príkazy sú však Ctrl plus stredník (pre vloženie aktuálneho dátumu), Ctrl plus pageUp / pageDown (pre pohyb medzi listami), Ctrl plus Shift plus V (iba pre vloženie obyčajného textu) a mnoho ďalších, ktoré neustále používam ,

Najlepším tipom pri práci s listami Google, ktorý by som s vami mohol zdieľať - je použitie funkcií. Sú skutočne úžasné a pomáhajú dosahovať pôsobivé výsledky. Napríklad zvyčajne používam funkciu = REGEXEXTRACT na získanie domény z adresy URL a táto funkcia = VLOOKUP na nájdenie údajov (ak existujú - true / false) v inom hárku. A samozrejme, = UNIQUE vzorec.

Existuje jednoduchý spôsob, ako označiť duplikáty - pomocou funkcie UNIQUE. V zásade sa UNIQUE vzorec zameriava na rozsah a z neho vytiahne všetky jedinečné hodnoty. Je to prospešné pre tých, ktorí chcú zrýchliť prácu a pracovať so značným množstvom údajov. Napríklad, keď mám rozšírený rozsah potenciálnych príležitostí generovaných z rôznych zdrojov, zruší sa opakované údaje, ktoré efektívne spomaľujú veci. Takže, ak by to nebolo pre funkciu UNIQUE, pravdepodobne by som strávil oveľa viac času skúmaním príležitostí (kľúčové slová, webové stránky, e-maily) ako doteraz. A lepšia časť o tejto funkcii je, že funguje tak pre čísla, ako aj pre texty.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: prekladá dokumenty priamo do služby Dokumenty Google

Pretože zvyčajne spolupracujem s mnohými ľuďmi, používam komentáre veľa. Keďže je veľmi jednoduché vykonávať zmeny v Dokumentoch Google, ľudia si nemusia všimnúť všetko včas. Preto vždy ping ľuďom v komentári a pred tým, ako ich skutočne vykonám, sa dohodneme na všetkých zmenách. Niekedy mám pocit, že mám veľmi živý rozhovor v rámci jedného dokumentu. Pomáha mi to však udržiavať všetky informácie na jednom mieste.

Tiež niekedy musím prekladať dokumenty do iných jazykov. Páči sa mi, že to teraz môžem urobiť priamo v službe Dokumenty Google v ponuke Nástroje. Našťastie zvyčajne potrebujem iba niekoľko ďalších jazykov, takže tento preklad sa zdá byť celkom dobrý. Mám editora, ktorý jednoducho kontroluje preklad, čo šetrí veľa času.

Jeff McLean, spoločnosť McLean: Dokumenty Google majú bezplatnú aplikáciu na spoluprácu kdekoľvek

Na dokumentoch Google spolupracujeme pri všetkom, od blogových príspevkov až po e-mailové šablóny. Dokumenty Google sú najjednoduchším nástrojom na zdieľanie obsahu so svojím tímom a efektívne na projekte spolupracujú. Mnoho ľudí si neuvedomuje, že Dokumenty Google majú bezplatnú aplikáciu, takže môžete so svojím tímom spolupracovať kdekoľvek, kde máte mobilné dáta! Aplikácia je mimoriadne užívateľsky prívetivá a v aplikácii sa nestretávam s obmedzeniami funkčnosti, ktoré sa líšia od verzie pre počítače. Nezabudnite zdieľať dokument Google iba s nevyhnutnými pracovníkmi, pretože ak máte príliš veľa členov, ktorí upravujú dokument súčasne, má to tendenciu byť trochu chaotický. Aby som tomu zabránil, zvyčajne posielam dokument Google každému členovi jednotlivo v oddelených časoch, aby mohol bez zbytočného odkladu v dokumente vykonať akékoľvek úpravy, ktoré si želá.

Julie Singh, TripOutside: len na zobrazenie dokončených dokumentov, úprava pre ostatných

Dokumenty Google často používame na zdieľanie projektov, nápadov, iniciatív a výstupov s našimi vzdialenými tímami. Zdieľanie dokumentov s nimi v reálnom čase a umožnenie im prezerať a upravovať naše dokumenty je pre našu spoločnosť veľmi dôležité a vďaka Dokumentom Google je teraz oveľa jednoduchšie. Môžeme vytvárať dokumenty a tabuľky, ku ktorým má náš tím jednoduchý prístup, pridávať pokyny a ľahko skontrolovať dokončenú prácu. Funkciu zdieľaného prepojenia používame na prístup len na zobrazenie dokončených dokumentov, ako aj na prístup k úpravám pre dokumenty, ktoré sú v procese spracovania a ktoré majú aktualizovať ostatní členovia tímu.

Dokumenty Google sú dôležitým nástrojom spolupráce v našej firme!

George Hammerton, Hammerton Barbados: byť jasné, keď je dokument kompletný alebo nie

Spravujem malú firmu zloženú z ľudí, ktorí radi cestujú za prácou a pre potešenie. Bežne lietam medzi Spojeným kráľovstvom a Barbadosom, ale väčšinu roka strávim s našimi tímami v rôznych častiach sveta jeden deň, ako tomu bolo predtým. - to predstavuje niektoré jedinečné technologické výzvy.

Keď sme len začínali a boli sme dvaja z nás, použili sme kancelársku súpravu a Dropbox, ale keďže podnikanie rástlo, hra „ste v tomto dokumente“ sa pre podnikanie potácala, rozhodli sme sa, že potrebujeme nástroje, ktoré nám umožnia spolupracovať bez toho, aby o tom premýšľali. Potrebovali sme prejsť na súpravu pozitívnu pre spoluprácu, a preto sme išli s nesporným kráľom spolupráce pre vzdialený tím, a to boli Dokumenty Google.

Teraz používame Dokumenty Google pre takmer všetko a hoci bolo skvelé odstrániť trenie, bolo potrebné počkať, kým na vás tabuľka zaktualizuje tabuľku. V súčasnosti je naša prenosná kancelária tvorená zariadeniami iPhone, MacBooks, Google Suite a webovým prehliadačom. S jednoduchou sadou správnych nástrojov môžeme teraz pracovať odkiaľkoľvek a spoločne.

Moja tip číslo jedna by bola jasná, keď je dokument v procese a keď je kompletný - nechcete, aby sa v dokumente objavili nedokončené úpravy niekoho iného rovnako, ako keď ho exportujete na zverejnenie.

Md Mohsin Ansari, Troop Messenger: vráťte sa a získajte staré súbory, ktoré ste odstránili

Disk Google má svoj vlastný spôsob riadenia verzií, ktorý vám umožňuje vrátiť sa späť a načítať staré súbory, ktoré ste odstránili alebo staršie verzie súboru. Disk Google riadi spôsob riadenia verzií tak, že ukladá až 100 revízií dokumentu alebo 30 dní verzií do jedného dokumentu, čo sa započítava do celkového príspevku na ukladanie. Priečinok koša sa používa na ukladanie odstránených súborov a ak je priečinok koša odstránený, súbory sú navždy preč.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: Na zdieľanie obrazovkových záznamov používajte Google Docs s tkalcovským stavom

Tým, že moje vzdialené tímy používajú Dokumenty Google, prispelo k zvýšeniu produktivity. Na základe spätnej väzby, ktorú som od nich získal, sú funkcie pre komentovanie a návrh efektívne spôsoby spolupráce, najmä medzi tímami v rôznych časových pásmach. Viacero používateľov môže upravovať v reálnom čase a súčasne. Navyše, každý môže mať prístup k súborom v cloudovom úložisku.

Využitie služby Dokumenty Google znižuje oneskorenú koordináciu práce medzi vašimi tímami, najmä tým vzdialeným.

Jednou z mojich osvedčených postupov je okrem funkcií pre komentáre a návrhy v službe Dokumenty Google používanie Dokumentov Google s Loom. Zaznamenávam seba a svoju obrazovku a rozprávam sa o konkrétnom súbore a cez to rozprávam svojich zamestnancov. To ušetrí veľa času na vysvetlenie bez potreby zdĺhavých e-mailov alebo chatových správ.

Používanie služby Dokumenty Google premosťuje medzeru v tom, že nie sme spolu ako tím.

Will Bachman, Umbrex: vytvára poznámky k rozhovoru na Prezentáciách Google

Náš tím aktívne používa službu Dokumenty Google na celý rad úloh, ktoré si vyžadujú spoluprácu alebo prístup k najnovšej verzii v reálnom čase.

Napríklad v prípade projektov, ktoré zahŕňajú odborníkov na pohovory, jeden člen tímu vytvorí poznámky v rozhovore v Prezentáciách Google. Tento dokument Google Slides zdieľame s našim klientom, aby každý mohol v reálnom čase vidieť najnovšie poznatky, ktoré zhromažďujeme - nikto nemusí čakať na týždennú kontrolu pokroku.

V súčasnosti sa nachádzame v záverečných fázach vytvorenia kurzu o tom, ako nastaviť vlastnú konzultačnú prax. Kurz obsahuje deväťdesiat krátkych videí a viac ako dva tucty stiahnuteľných nástrojov a šablón. Na koordináciu snáh o tento projekt používame hárok Google. Zdieľame prístup s editorom videa, editorom webových stránok a tvorcom kurzu, aby každý mohol aktualizovať stav v reálnom čase po dokončení prvej úpravy videa, keď je poskytnutá spätná väzba, keď má konečná podoba videa boli odoslané späť a po pridaní videa na webovú stránku.

Nikola Baldikov, Brosix: Nechajte Docs zmeniť vaše hovorené slová na text

Keďže teraz vstupujeme do obdobia intenzívneho hlasového vyhľadávania, v súvislosti s Dokumentmi Google existuje niekoľko trikov, o ktorých by ste mohli byť zvedaví. Vedeli ste, že si môžete oddýchnuť a nechať Docs zmeniť vaše hovorené slová na text? Pokiaľ má váš počítač mikrofón, stačí otvoriť ponuku Nástroje a vybrať položku Písanie hlasom - alebo stlačiť Ctrl-Shift-S (alebo Cmd-Shift-S) - a potom hovoriť. Dokumenty použijú štandardný systém spoločnosti Google na prenos hlasu na text, aby zistili, čo hovoríte (väčšinou), a umiestnili ho na stránku. Navyše funkcia Voice-to-text aplikácie Docs vám umožňuje hovoriť príkazy pre bežné formy interpunkcie a formátovania odsekov. Môžete vysloviť napríklad bodku, čiarku a otáznik alebo môžete zadať pokyny, ako napríklad nový riadok alebo nový odsek. Ak si chcete prestávku, povedzte zastavenie počúvania a potom pokračujte, keď budete pripravení pokračovať.

Edgar Suppes, Grailify: história verzií ukazuje, ktoré časti boli upravené

Tu je môj obľúbený tip služby Dokumenty Google:

Hovorí sa tomu História verzií a táto malá vlastnosť mi niekoľkokrát zachránila život už v minulosti. Ak chcete zobraziť funkciu História verzií, musíte kliknúť na Súbor a potom História verzií. Panel sa otvorí na pravej strane dokumentu a zobrazuje rôzne verzie tohto konkrétneho dokumentu. Kliknutím na ľubovoľnú staršiu verziu môžete dokonca zobraziť, ktoré časti súboru doc ​​boli upravené.

Flynn Zaiger, Scottsdale SEO Optimists: Rovnice využívajú pripojenie k iným dátovým nástrojom

Mnoho ľudí zaobchádza s dokumentmi Google ako s jednoduchým balíkom  Microsoft Office   Suite, ale existuje veľa nástrojov, vzorcov a funkcií, ktoré sú k dispozícii iba preto, že je online, a niektoré z nich môžu urobiť z podnikania omnoho výhodnejší nástroj. vlastník na použitie. Niektoré z mojich obľúbených funkcií sú rovnice ImportRange a ImportData, pretože konkrétne využívajú pripojenie k iným dátovým nástrojom alebo pracovným listom. ImportRange je vynikajúci nástroj na prepojenie nielen rôznych pracovných hárkov, ale celých pracovných priestorov. Ste schopní začleniť údaje z iných súborov Tabuľky Microsoft, čo vám umožňuje vypočítať určité kúsky a zároveň obmedziť prístup k iným. ImportData a ImportXML, na druhej strane, vám umožňuje využívať informácie z ľubovoľného súboru .CSV, ktorý otvára vaše tabuľky s údajmi, aby vám umožnil používať nespočetné množstvo informácií, ktoré sú dostupné v bežne používanom formáte online. Napokon, pre tých, ktorí potrebujú údaje, ktoré nie sú úhľadne naformátované do súboru .CSV alebo .XML, môžete použiť ImportHTML, ktorý vám umožní vložiť ľubovoľnú webovú stránku do pracovných hárkov.

Jason Parks, Kapitán médií: zdieľanie dokumentov bez prihlásenia

Odporúčam používať GSuite pre firmy.

Naša agentúra má s klientmi veľa záležitostí tam a späť na schválenie projektov.

Jednoduchým zdieľaním dokumentu Google alebo Google Sheet môžu naši klienti k nim ľahko pristupovať bez toho, aby sa museli prihlasovať k účtu Gmail.

Náklady na našu agentúru (15 ľudí) sa pohybujú okolo 8,50 dolárov na používateľa mesačne, určite sa však oplatí investovať a zefektívniť komunikáciu.

Isaac Hammelburger, profesionáli vyhľadávania: viacerí zamestnanci môžu upravovať ten istý dokument v reálnom čase

Dokumenty Google sú jedným z nástrojov, ktoré uľahčujú prácu na diaľku pre každého. V dokumentoch Google sú možnosti nekonečné. To je dnes veľmi užitočné, pretože väčšina zamestnancov začala pracovať z bezpečia svojich domovov. Preto je možné toto použiť na úzku spoluprácu aj na diaľku. Dokumenty Google sú nástrojom, v ktorom môžu viacerí zamestnanci upravovať ten istý dokument v reálnom čase. Je to len otázka zdieľania dokumentu so svojimi spolupracovníkmi a jeho úpravy. Je to omnoho jednoduchšie, pretože pracujete na tom istom dokumente a nemusíte zostavovať rôzne dokumenty, aby ste vytvorili jeden jednotný dokument. Šetrí to aj čas, pretože na dokumente môžete pracovať súčasne, namiesto odovzdávania dokumentu od jednej osoby k druhej. Rozhodne odporúčam tímom, aby tento nástroj používali na efektívnejší pracovný tok.

Riley Adams, Young and the Invested: Znižuje časy realizácie projektu

Ako finančný analytik bývam v službe Dokumenty, Tabuľky a Prezentácie Google. Tento softvér umožňuje výkonné funkcie spolupráce tým, že sa viacerí členovia tímu a partneri podieľajú na vytváraní súborov súčasne.

Ak je možné zhromaždiť vstupy každej osoby v rovnakom čase, dramaticky to skracuje časy realizácie projektu a tiež chráni pred duplikáciou verzií alebo chýbajúcimi úpravami a návrhmi. Tým, že sa tým všetkom vyhnete a spolupracujeme v týchto dokumentoch Google, môžu tímy dosiahnuť viac za kratší čas, čo má za následok vyššiu návratnosť investícií pre spoločnosť a tiež väčšiu pružnosť pri reagovaní na potreby zákazníkov.

Logan Burwell, Tech: Recenzie a novinky: Systémy Google spolupracujú tak hladko

Pretože na písanie blogu musím písať takmer každý deň, používam Dokumenty Google každý deň! Keď píšem prvý koncept blogu, vždy ho najprv napíšem do služby Dokumenty Google. V službe Dokumenty Google môžete písať čokoľvek ľahko a navyše je pre mňa veľmi ľahké zadávať a upravovať všetky odkazy, ktoré vkladám do svojich článkov. Aplikácia Dokumenty Google má veľmi dobrý systém kontroly pravopisu, ktorý ma často chytí, keď napíšem niečo zlé alebo použijem nesprávnu gramatiku. Páči sa mi, ako Dokumenty Google uľahčujú všetko a je to určite moja voľba číslo jedna čo sa týka písania.

Dokumenty Google používam nielen pre svoju firmu, ale aj iné aplikácie v rodine Google. Jednou z ďalších aplikácií Google, ktoré používam okrem Dokumentov, sú Tabuľky Google. Pre svoju webovú stránku môžem vytvoriť tabuľku výdavkov, príjmov a štatistík. Všetky systémy Google spolupracujú tak hladko, že je to skutočne jediná vec, ktorú potrebujem.