10 tipov na zvýšenie produktivity od MS Excel

Tipy na zvýšenie produktivity v MS Excel

Tabuľkový softvér  Microsoft Office    MS Excel   sa široko používa pre veľké množstvo aplikácií, od udržiavania aktuálnosti zoznamu položiek až po generovanie faktúr alebo hranie videohier.

Pri každodennom podnikaní si však veľa základných používateľov neuvedomuje veľmi užitočný tip na zvýšenie produktivity v Exceli, ktorý by im mohol ušetriť veľa času a energie, napríklad na spočítanie počtu výskytov v zozname tisícov záznamov alebo na jednoduchšie použitie. operácie, ako je nájdenie polohy znaku v reťazci a ďalšie operácie.

S trochou zaškolenia je dokonca možné v dennom podnikaní používať veľmi užitočné funkcie s zástupnými znakmi programu Excel, súborom znakov, ktoré môžu nahradiť akýkoľvek iný vzorec. Používajú sa v pokročilých programoch Vlookup v Exceli a môžu sa dokonca stať veľmi výkonnými.

Požiadali sme komunitu expertov o najlepšie tipy na používanie  MS Excel   a tu sú ich odpovede:

 Používate MS Excel pravidelne? Čo je jediný tip, ktorý pomáha vašej dennej produktivite v práci a ktorý by ste mohli zdieľať?

Stacy Caprio, Rastový marketing: zálohujte si dokumenty programu Excel v cloude

Jeden tip na zvýšenie produktivity programu Excel zálohuje vaše vynikajúce dokumenty v cloude.

Pracoval som celé týždne a roky na konkrétnych dokumentoch a očakával som, že tam budú vždy, ale potom som mal situácie, keď sa môj počítač pokazil kvôli problému s rozliatím vody alebo iným zlyhaniam a stratil som vynikajúce listy. Teraz viem, že ich vždy zálohujem, takže ich budem mať, aj keď sa stane niečo neočakávané, a preto stále uchovávam po ruke zálohu typu cloud.

Kenny Trinh, Netbooknews: zbavte sa myši a choďte 3-5 krát rýchlejšie!

Choďte bez myši.

Keď sa zbavíte myši, zvýšite rýchlosť 3–5x. Najlepší spôsob, ako sa to naučiť, je:

• 1. Stlačte kláves ALT - v celej ponuke sa zobrazujú písmená a čísla, takto navigujete odteraz
• 2. Vytlačte si stránku klávesových skratiek (vyhľadajte klávesové skratky na obrázkoch google) a vložte ju do počítača

Pohodlné používanie Excelu bez myši bude trvať asi 2–3 týždne.

Kľúčom k účinnosti sú:

• Rýchlosť -> choďte bez myši
• Automatizácia -> naučiť sa intuitívne písať skvelé vzorce a formátovať tabuľky

Keby som mal zaradiť ďalšie 3, tak by som ich mal určiť podľa priority:

• 1. Formátovanie a základné vzorce (vopred pripravené správy a automatizované úlohy)
• 2. Analýza údajov - filtrovanie, triedenie a analýza údajov
• 3. Vizualizácia údajov - tabuľky, grafy a dvojosové grafy

David Johnson, Mulytic Labs: absolútny odkaz na iné polia

Absolútne referencie mi zachránili život, nie som príliš hrdý na to, aby som to povedal. Nebesia sa mi otvorili, keď som sa naučil používať '$' na vytvorenie absolútnych odkazov na iné polia. V prípade nezasvätených stĺpcov opraví stĺpec znak „$“ pred písmenom a znak „$“ pred číslom opraví riadok. Odtiaľ môžu byť odkazy také stabilné, ako potrebujete. Skutočne mi to uľahčilo život pri rýchlej analýze veľkých súborov údajov.

David Johnson, MBA, BA Computer Science, pracoval v technologickom priemysle 20 rokov popredné globálne tímy a technologické iniciatívy v USA, Európe a APAC pre spoločnosti ako IBM a Sungard. V súčasnosti pôsobí v Mulytic Labs ako technologický riaditeľ a zároveň v spoločnosti Clear Blue Data vykonáva poradenstvo v oblasti riadenia dát a technológií.

Norhanie Pangulima, Centriq: použitie bleskovej výplne

Tu je môj tip číslo jedna pre produktivitu Excel: Zvládnite použitie bleskovej výplne. Flash fill je veľmi výkonná funkcia, ktorá sa hodí pri spracovaní veľkého množstva údajov. Namiesto toho, aby ste si údaje prezerali jeden po druhom, môžete skutočne naučiť flash naplniť to, čo potrebujete. V bunke popri nespracovaných údajoch napíšte niekoľkokrát to, čo potrebujete, a potom sa pokúste zistiť, či sa to funkcia Flash fill naučí. Niekedy by bolo potrebné zadať viac, aby program Excel rozpoznal vzor, ​​ale akonáhle sa to stane, bude to fungovať za vás.

Ak to chcete urobiť, kliknite na bunku, v ktorej majú byť údaje. A potom nájdite tlačidlo plnenia blesku. Môžete to vidieť na karte Domovská stránka na table Úpravy, ktoré sa nachádza v pravej časti okna Excel. Vyhľadajte tlačidlo Vyplniť pod položkou AutoSum a potom kliknite na rozbaľovaciu ponuku. Nakoniec kliknite na Flash Fill a sledujte kúzlo. Nič nemôže byť produktívnejšie ako schopnosť poskytovať údaje z vášho pracovného hárka bez toho, aby ste vykonávali manuálnu prácu.

Som Outreach Consultant v Centriq- aplikácia pre správu domácnosti, ktorá bola uvedená / uvedená v obchodoch ako NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co a ďalšie. V spoločnosti Centriqspolupracujem s naším tímom pre obsah na tvorbe obsahu optimalizovaného pre SEO o údržbe domácnosti, dekorácii domácnosti, bezpečnosti domácnosti a ďalších.

Staňte sa programom Excel Pro: Pripojte sa k nášmu kurzu!

Zdvihnite svoje zručnosti z nováčika na Hero pomocou nášho kurzu Basics Excel 365, ktorý vás určuje tak, aby vás zdali iba na niekoľkých sedeniach.

Zaregistrovať sa tu

Mike Richards, Golf Einstein: neustále vzdelávanie sa o najnovších aktualizáciách

Pri dokumentovaní dôležitých obchodných informácií som použil program  MS Excel   a jeden trik, v ktorom žijem, spočíva v tom, že sa neustále aktualizujem pomocou najnovších aktualizácií a klávesových skratiek ako klávesové skratky a klávesové skratky vzorcov, ktoré nielen urýchlili moju prácu, ale tiež ma povzbudili. stále sa učiť. Táto prax vyvinula „neustále sa učiace“ myslenie, vďaka ktorému som viac motivovaný k rastu a produktivite.

Moje meno je Mike a som golfovým nadšencom a zakladateľom Golf Einstein, blogu, na ktorom zdieľam svoje príspevky týkajúce sa všetkého golfu!

Shayne Sherman, TechLoris: použite validačné údaje

Môj najlepší tip je však celkom jednoduchý: * Používajte validačné údaje! * Viem, viem, mali by ste byť za tým, však? Určite si môžete byť istý, že správne napíšete mená, však? Počúvajte, trvá len jeden čas, kým sa snažíte zistiť, prečo sú vaše vnorené hárky výpočtov náhle zlomené a potom si to uvedomujú, pretože pre vloženie neplatných údajov môžete vidieť hodnotu validácie údajov.

Excel používam už roky. Na niektorých mojich predchádzajúcich pozíciách bol vtip, že akúkoľvek úlohu, ktorú som dostal (vrátane objednania obeda alebo plánovania cesty), som v Exceli mohol vykonávať lepšie. Úprimne povedané, pravdepodobne by som mohol mať.

Polly Kay, English Blinds: zlúčiť údaje z iných zdrojov

Používanie makier Excelu na automatizáciu časovo náročných a opakujúcich sa úloh bolo skutočným meničom hier a možno jedinou vecou, ​​ktorá bola najefektívnejšia z hľadiska toho, ako Excel zefektívnil moju prácu.

Zlúčenie údajov z iných zdrojov s pracovnými zošitmi programu Excel je niečo iné, čo pomáha, a existuje len veľmi málo vecí, ktoré sa nedajú integrovať do pracovného postupu programu Excel a zlúčiť ich. Tieto ďalšie prvky môžete znova importovať automaticky a umožniť tak neskoršiu transformáciu a analýzu údajov.

Samotné vyvolanie dotazu na získanie štatistík pred vytvorením prehľadu poskytuje hĺbkové informácie, ktoré môžu informovať analytikov a rozhodovanie a umožňuje vám overiť a krížovo skontrolovať aj všetky vaše rôzne ďalšie formy obsahu.

Polly má viac ako desaťročné skúsenosti ako konzultant v oblasti digitálneho marketingu a senior marketingový manažér, ktorý poskytuje služby rôznym klientom od malých a stredných podnikov až po veľké medzinárodné spoločnosti a názvy domácností.

Reuben Yonatan, GetVoIP: použite HLOOKUP a VLOOKUP

Keď som sa prvýkrát učil Excel, pamätám si, že HLOOKUP a VLOOKUP skutočne odomkli veľa úžasných vecí, o ktorých som nikdy vedel, že s Excelom nemôžete robiť.

Ako generálny riaditeľ stále používam tieto funkcie na vytváranie skutočne jednoduchých informačných panelov, ktoré budú získavať údaje z iných kariet v tabuľke, čo je silné pre údaje, ktoré pravidelne aktualizujeme.

Gintaras Steponkus, Solid Guides: pripravte grafy a grafy pre každú tabuľku

Ako projektový manažér musím denne využívať vynikajúci program. Musím sledovať množstvo údajov a denne ich analyzovať, aby som maximalizoval hodnotu spoločnosti. Excel považujem v tomto ohľade za najúčinnejší nástroj.

Musím pripraviť správy každý deň. Mnohokrát sa musím odvolávať na staré tabuľky. Prechádzať všetkými údajmi sa stáva skľučujúcou úlohou. Vytváram teda grafy a grafy potrebných údajov, ktoré môžem exportovať do iných formátov ako PDF. Pomáha mi to zapísať zistenia na prvý pohľad. Poskytuje mi rýchly prehľad o vzájomnom vzťahu čísel v tabuľkách. Táto funkcia sa stáva naliehavejšou v prípade naliehavých úloh, v ktorých mám menej času na prípravu správ. Predpokladom však je, že máte všetky údaje podľa pokynov v programe Excel.

Moje meno je Gintaras Steponkus a som marketingovým pracovníkom sociálnych médií v spoločnosti Solidguides. Pevné príručky je projekt vytvorený tímom nadšencov, ktorí sa venujú výskumom a písaniu recenzií. Sme veľmi nadšení z internetu a vieme, že je to obrovské miesto plné falošných a nepotrebných informácií. Vytvorili sme Pevné príručky, aby sme z internetu urobili bezpečnejšie miesto pre nakupujúcich a pretože radi pracujeme na výskume a informovaní.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: použite napájacie čapy a funkcie DAX

Používam  MS Excel   pravidelne na analýzu, vykazovanie a ukladanie údajov. Musím každý týždeň vypracovať správu o všetkom obsahu, reklamách a analýze návštevnosti pre investorov a ostatných akcionárov mojej spravodajskej webovej stránky.

Inštalatérstvo v aplikácii Excel môže mnohonásobne zvýšiť úroveň produktivity. Inštalatérske práce v programe Excel sa riadia dvoma stratégiami, ktoré môžu zvýšiť vašu produktivitu, jedna je základnou vynikajúcou stratégiou a iná je pokročilá inštalačná stratégia. Pri produktívnej stratégii sa väčšinu času využíva pri hľadaní nových poznatkov a neustálom zlepšovaní správ. Je to opakovateľný postup, pri ktorom údaje z výkazov vylepšujete namiesto toho, aby ste ich udržiavali.

V prípade pokročilej stratégie používate na zvýšenie vašej produktivity vývodový hriadeľ. Tu získate viac výhod. Po prvé, zvyšuje sa kapacita spracovania súborov. Je možné uložiť milión hodnôt za stĺpec a milióny tabuliek za zošit. Po druhé, pomocou relačných postupov v modeli Power Pivot sa pracovné zošity navzájom prepojia a medzi tabuľkami sa vytvorí prepojenie.

Po tretie, vaše obrovské výpočty sa dajú ľahko vykonať pomocou funkcií DAX. Každá funkcia spojená s energetickým čapom teda uľahčuje prieskumnú, masívnu analýzu a podávanie správ.

Volám sa Aqsa Tabassam, podnikateľka, spoluzakladateľka a šéfredaktorka InsideTechWorld. InsideTechWorld si kladie za cieľ dodávať najnovšie informácie o technológiách a startupoch, mediálnych udalostiach a prevratných udalostiach čitateľom po celom svete.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: vzorce automatického dopĺňania pomocou klávesu Tab

Aj keď som nenávidel výučbu programu Excel, je to jedna z tých potrebných zručností, ktoré môžeme uplatniť na mnoho aspektov našej práce a každodenného života (rozpočtovanie atď.).

Toto je dobrý tip na šetrenie času pomocou vzorcov programu Excel, s ktorými mnohí ľudia zápasia. To, čo chcete urobiť, je použitie klávesu Tab, ktorá vám umožní automaticky vybrať vzorce. Týmto spôsobom nemusíte strácať čas tým, že ich vždy napíšete v plnom rozsahu. Keď ho začnete vyplňovať, do poľa sa zobrazí zoznam návrhov z Excelu. Potom stačí stlačiť kláves so šípkou nahor alebo nadol, aby ste vybrali vzorec, stlačte kláves Enter a hotovo.

Ak existuje problém s niektorým vzorcom, môžete ho rýchlo ladiť výberom vzorca a následným stlačením klávesu F2. Potom môžete prechádzať časťami vzorca podržaním klávesu shift a stlačením ľavej šípky. F9 zobrazí konečný výpočet vzorca, po ktorom môžete stlačiť Esc, aby sa vzorec zachoval, alebo zadaním zachovať hodnotu.

Po tom, ako si uvedomil, že život pre 9 až 5 nebol pre neho, opustil Filip svoju prácu v leteckom priemysle a rozhodol sa cestovať svetom podľa vlastných predstáv. V súčasnosti pôsobí medzi NYC a Kambodžou, je digitálnym nomádom na plný úväzok a zakladateľom svojho cestovného blogu PhilipWeiss.org.

Kompletné 2019 Excel pre začiatočníkov vo videu