Excel: Uporabite tabelo kot spustni seznam za preverjanje veljavnosti podatkov

Preverjanje podatkov: Kako narediti celico, da izbere vrednosti iz spustnega menija

Ustvarjanje tabele v MS Excelu je lahko zelo moteče, če vedno znova ponavljate isti vnos.

Hkrati je zelo priročno, če samo izberete vhodno vsebino z določenega spustnega seznama.

Poglejmo, kako uporabiti pravilo preverjanja veljavnosti, funkcijo, ki to omogoča.

Spodnja tabela je seznam stroškov posameznika. Datum, vrsta stroškov in vrednost se vnesejo vsakič, ko se porabi nekaj denarja.

S to tabelo nastavimo stolpec B tako, da lahko s spustnega seznama izberemo vrste stroškov in samo od tam, da se vsakič izognemo njihovi nastavitvi in ​​se izognemo morebitnim napakam pri vnosu podatkov.

1. rešitev: Ustvarite seznam z neposrednim vnosom

Začnimo z izbiro celice, za katero želimo nastaviti spustni seznam.

Na zavihku Podatki v Excelu izberite Preverjanje podatkov, morda bo prikazan samo kot majhna ikona.

Na zavihku z nastavitvami prikažite možnost spustnega menija in izberite možnost Seznam. Tako boste lahko ustvarili ali izbrali seznam dovoljenih vrednosti za izbrane podatkovne celice.

V izvorno polje preprosto vnesite vrednosti, ki jih želite dovoliti, ločene z vejico.

Preprosto potrdite s klikom na V redu in spustni seznam za potrditev bo ustvarjen za izbrane celice.

Če izberete eno od teh celic, se na koncu celice prikaže ikona in s klikom nanjo se prikaže spustni seznam za preverjanje veljavnosti, tako da lahko izberete vrednost, ki se samodejno vnese v celico glede na vašo seznam neposrednih vnosov.

2. rešitev: Izberite obseg obstoječih vrednosti

Podobno lahko namesto ročnega vnašanja vrednosti določite obseg dovoljenih vrednosti tako, da izberete seznam, ki že obstaja v delovnem zvezku.

Najboljša praksa pri ustvarjanju več spustnih seznamov za preverjanje veljavnosti v programu Microsoft Excel je, da imate enega ali več posebnih listov, ki vsebujejo samo različne sezname za preverjanje veljavnosti, da jih boste lažje našli in posodobili.

Ko ustvarite seznam dovoljenih vrednosti, v našem primeru na istem delovnem listu, da bo vizualno bolj dostopen, izberite celice, v katerih naj se uveljavi preverjanje veljavnosti podatkov.

Nato na zavihku s podatki na podoben način odprite meni za preverjanje podatkov, v spustnem meniju izberite vrsto seznama in za vir namesto vnosa lastnih vrednosti kliknite gumb na desni strani polja.

Preusmerjeni boste na svoj delovni list in vse, kar morate storiti, je, da med držanjem klika kliknete prvo celico tabele za preverjanje veljavnosti podatkov, premaknete miško do zadnje celice, ki vsebuje eno od veljavnih vrednosti, in spustite klik šele potem, ko ste dosegli zadnjo celico vrednosti za preverjanje veljavnosti podatkov.

Vrednosti, ki ste jih izbrali na ta način, se bodo sklicevale na vašem seznamu za preverjanje podatkov, vrednosti pa lahko preprosto dodate v preverjanje veljavnosti podatkov - ali jih odstranite - s posodobitvijo tega seznama.

Nastavite vnose za preverjanje podatkov na drugem listu

Postanite Excel Pro: Pridružite se našemu tečaju!

Dvignite svoje sposobnosti od novinca do junaka z našim tečajem Excel 365 Basics, ki je zasnovan tako, da boste lahko spretni v samo nekaj sejah.

Vpišite se tukaj

Za boljšo organizacijo delovnega zvezka je morda lažje ustvariti sezname za preverjanje podatkov v določenem delovnem zvezku, tako da jih lahko preprosto poiščete in dostopate do njih ter se ne boste spraševali, kje so nastavljeni.

Postavite svoje podatke tja, izberite tabelo in uporabite tabele možnosti: tabela na zavihku za vstavljanje, da svoj seznam vrednosti pretvorite v tabelo, ki bo samodejno spremenjena, ko dodate ali odstranite vrednosti - in tako bo preverjanje veljavnosti vaših podatkov.

Nato kliknite kjer koli v stilizirani tabeli in na zavihku za oblikovanje tabele vnesite ime tabele.

Tako boste lahko sklicevali na to tabelo kjer koli, tudi na seznamu za preverjanje veljavnosti podatkov, in sicer tako, da namesto obsega preprosto vnesete ime tabele!

Kako dovoliti prazne celice na seznamu za preverjanje veljavnosti podatkov

Če želite v polju, v katerem je omogočeno preverjanje podatkov, dovoliti prazne vrednosti, morate izbrati eno od celic, za katere je preverjanje veljavnosti podatkov aktivirano, in pojdite na zavihek s podatki, da odprete meni za preverjanje veljavnosti podatkov (glejte zgoraj, kje je gumb ).

Tam se prepričajte, da je označena možnost prezre prazno in kliknite uporabi te spremembe v vseh drugih celicah z enakimi nastavitvami, preden kliknete V redu.

Nato boste lahko celico izpraznili tako, da jo izberete in odstranite vsebino, ne da bi dobili sporočilo o napaki, ki določa, da vsebina celic ni dovoljena.

Kako onemogočiti prazne vrednosti na seznamu za preverjanje veljavnosti podatkov

Če ne želite, da so prazne vrednosti dovoljene na spustnem seznamu za preverjanje veljavnosti podatkov in kadar koli izberete sporočilo o napaki vrednost v tej celici je neveljavna ali manjka, začnite tako, da izberete obseg celic, na katerih so podatki velja veljavnost ali katera koli celica na tem seznamu.

Nato na zavihku s podatki odprite meni za preverjanje veljavnosti podatkov in počistite polje »prezri prazno«. Če ste izbrali samo eno celico, pred klikom na V redu potrdite polje »uporabi te spremembe za vse druge celice z enakimi nastavitvami«.

Na spustnem seznamu za preverjanje veljavnosti podatkov se bo prikazala napaka - in celice ne bo več mogoče pustiti prazne.

Kako odstraniti spustni seznam za preverjanje veljavnosti podatkov

Ko končate z omejevanjem obsega dovoljenih vrednosti na seznamu, izberite katero koli celico na tem seznamu.

Nato na zavihku s podatki odprite meni za preverjanje veljavnosti podatkov - v prvem razdelku glejte zgoraj - in preverite, ali je označena možnost »uporabi te spremembe v vseh drugih celicah z enakimi nastavitvami«, sicer boste podatke le odstranili preverjanje veljavnosti trenutno izbranih celic.

Nato kliknite na Počisti vse in preverjanje podatkov, ki ste ga izbrali, bo odstranjeno iz delovnega zvezka MS Excel!

VBA: dodajte potrditveni seznam

Dodajanje seznama za preverjanje z VBA je tako enostavno kot uporaba spodnje funkcije, kjer je A1 celica, v kateri se bodo podatki potrdili glede na seznam za preverjanje veljavnosti podatkov, shranjen v celicah B1 do B5.

Obseg ("a1"). Preverjanje _ .Modify xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Z uporabo naprednih lastnosti funkcije seznama za preverjanje veljavnosti podatkov VBA je mogoče v Excelu VBA ustvariti več odvisnih spustnih seznamov, ki validirajo različna polja glede na različne sezname za preverjanje podatkov in imajo svoje naslove, naslove napak, sporočila in sporočila o napakah. .