10 MS Excel nasvetov za produktivnost strokovnjakov

Nasveti za produktivnost MS Excel

Programska oprema za razpredelnice  Microsoft Office    MS Excel   se pogosto uporablja za številne aplikacije, od posodabljanja seznama elementov do ustvarjanja računov ali celo igranja video iger.

Vendar se pri vsakodnevni poslovni uporabi veliko osnovnih uporabnikov niti ne zaveda zelo uporabnega nasveta za produktivnost Excela, ki bi jim lahko prihranil veliko časa in energije, na primer za štetje števila dogodkov na seznamu tisoč vnosov ali za bolj enostavne operacije, kot je iskanje položaja znaka v nizu in druge operacije.

Z le malo treninga je celo mogoče v vsakodnevni poslovni uporabi uporabiti zelo koristne funkcionalnosti z Excelovimi znakovnimi znaki, naborom znakov, ki lahko nadomestijo katerega koli drugega v formuli. Če uporabljajo napredni Vlookup v Excelu, lahko postanejo celo zelo zmogljivi.

Skupino strokovnjakov smo prosili za najboljše nasvete o uporabi MS Excel, in tukaj je njihovo odgovore:

 Ali MS Excel redno uporabljate? Kateri je en sam nasvet, ki vam pomaga pri vsakodnevni produktivnosti pri delu in ki bi ga lahko delili?

Stacy Caprio, trženje rasti: varnostno kopirajte svoje Excelove dokumente v oblak

En namig za produktivnost Excela je varnostno kopiranje dokumentov Excela v oblaku.

Tedne in leta sem delal na določenih dokumentih in pričakoval, da bodo vedno tam, potem pa sem imel primere, ko se je računalnik pokvaril zaradi razlitja vode ali drugih napak, in izgubil svoje odlične liste. Zdaj vem, da jih vedno varnostno kopiram, tako da jih bom imel, tudi če se zgodi kaj nepričakovanega, zato ves čas imam pri roki varnostno kopijo v oblaku.

Kenny Trinh, Netbooknews: znebite se miške in pojdite 3-5 krat hitreje!

Pojdi brez miške.

Ko se znebite miške, povečate svojo hitrost 3–5X. Najboljši način za začetek tega učenja je:

• 1.Hitite tipko ALT - po vsem meniju se bodo prikazovale črke in številke, tako se od zdaj naprej premikate
• 2. Natisnite stran bližnjic na tipkovnici (poiščite bližnjice na tipkovnici na google slikah) in jo zavijte na svoj računalnik

Udobna uporaba Excela brez miške bo trajala približno 2-3 tedne.

Učinkoviti so ključni:

• Hitrost -> brez miške
• Avtomatizacija -> naučite se intuitivno pisati odlične formule in oblikovati preglednice

Če bi želel uvrstiti še dodatne 3, je opis, kako sem jih določil kot prednostno:

• 1. Oblikovanje in osnovne formule (priprava odličnih poročil in samodejna opravila)
• 2. Analiza podatkov - filtriranje, razvrščanje in analiza podatkov
• 3. Vizualizacija podatkov - tabele, grafikoni in dvoosne grafikone

David Johnson, Mulytic Labs: absolutna referenca na druga področja

Absolutne reference so mi rešile življenje, nisem preveč ponosen, da bi to rekel. Nebesa so se mi odprla, ko sem se naučil uporabljati '$' za ustvarjanje absolutnih referenc na druga polja. Za neuveščene '$' pred črko popravi stolpec in '$' pred številko popravi vrstico. Od tam so reference lahko tako stabilne, kot jih potrebujete. Resnično mi je olajšalo življenje, ko sem hitro opravljal velike analize podatkov.

David Johnson, MBA, BA Computer Science, je 20 let sodeloval v tehnološki industriji in vodil globalne ekipe in tehnološke pobude v ZDA, Evropi in APAC za podjetja, kot sta IBM in Sungard. Trenutno je glavni direktor tehnologije v Mulytic Labs, hkrati pa izvaja svetovanje pri upravljanju podatkov in tehnologije v podjetju Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: uporabite bliskovno polnjenje

Tukaj je moj nasvet za produktivnost Excel številka ena: Obvladajte uporabo bliskovnega polnjenja. Flash fill je zelo močna funkcija, ki je priročna pri obdelavi velikih količin podatkov. Namesto, da podatke podrobno pregledujete, lahko dejansko 'naučite' bliskavico, da napolnite, kar potrebujete. V celico poleg neobdelanih podatkov nekajkrat vtipkajte, kar potrebujete, in poskusite, če se jo nauči funkcija bliskovne bliskavice. Včasih bi morali vnesti več, da Excel prepozna vzorec, a ko to stori, to naredi delo namesto vas.

Če želite to narediti, kliknite celico, v kateri potrebujete podatke. In nato poiščite gumb za polnjenje bliskavice. Ogledate si ga lahko na zavihku Domov, v podoknu Urejanje, ki ga najdete na desnem večini okna Excela. Poiščite gumb Izpolni pod AutoSum in nato kliknite spustni meni. Končno kliknite Flash Fill in opazujte čarovnijo. Nič ne more biti bolj produktivno kot to, da lahko z ročnega dela posredujete podatke s svojega delovnega lista.

Sem Outreach svetovalec v Centriqu - aplikaciji za upravljanje doma, ki je bila predstavljena / citirana v poslovalnicah, kot so NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co in drugi. V Centriq-u sodelujem z našo skupino vsebin pri ustvarjanju SEO-optimiziranih vsebin o vzdrževanju doma, okrasitvi doma, varnosti doma in še več.

Postanite Excel Pro: Pridružite se našemu tečaju!

Dvignite svoje sposobnosti od novinca do junaka z našim tečajem Excel 365 Basics, ki je zasnovan tako, da boste lahko spretni v samo nekaj sejah.

Vpišite se tukaj

Mike Richards, Golf Einstein: nenehno učenje najnovejših posodobitev

MS Excel sem uporabil pri dokumentiranju pomembnih poslovnih informacij in en trik, ki ga živim, je to, da se stalno posodabljam z najnovejšimi posodobitvami in bližnjicami kot tipkovnimi in bližnjicami formule, ki niso samo pospešile mojega dela, ampak me tudi spodbudile da se še naprej učim. Ta praksa je razvila miselnost, ki se »nenehno uči«, zaradi česar sem bolj motivirana za rast in produktivnost.

Moje ime je Mike in sem navdušenec nad golfom in ustanovitelj spletnega dnevnika Golf Einstein, kjer delim svoj prispevek o vsem, kar je povezano z golfom!

Shayne Sherman, TechLoris: uporabite podatke za potrjevanje

Moj najboljši nasvet pa je precej preprost: * Uporabite podatke za preverjanje veljavnosti! * Vem, vem, morali bi presegati to, kajne? Zagotovo se lahko prepričate, da pravilno črkujete imena, kajne? Poslušajte, traja le en čas, ko porabite več ur, da ugotovite, zakaj se vaš ugnezdeni izračuni nenadoma pokvarijo, nato pa se zavedate, da je to zato, ker vnašate neveljavne podatke, da vidite vrednost preverjanja podatkov.

Excel uporabljam že leta. Na nekaterih mojih prejšnjih položajih se je šalilo, da lahko z Excelom bolje opravim katero koli nalogo (vključno z naročanjem kosila ali izdelavo potovalnih načrtov). Iskreno, verjetno bi lahko.

Polly Kay, English Blinds: združitev podatkov iz drugih virov

Uporaba Excelovih makrov za avtomatizacijo časovno intenzivnih in ponavljajočih se nalog je bila prava menjava iger, in morda edina stvar, ki je bila najučinkovitejša v smislu, kako je Excel poenostavil moje delo.

Združitev podatkov iz drugih virov z Excelovimi delovnimi zvezki je še nekaj, kar pomaga, in zelo malo je tega, kar ga ni mogoče vključiti v delovni potek Excela, da bi ga združili. Še enkrat lahko te elemente samodejno uvozite, da omogočite kasnejšo pretvorbo in analizo podatkov.

Samo dvig poizvedbe za statistiko pred ustvarjanjem poročila ponuja poglobljene vpoglede, ki lahko obveščajo o analitiki in odločanju, ter vam omogoča, da preverite in preverite tudi vse druge oblike vsebine.

Polly ima več kot desetletje izkušenj kot svetovalec za digitalni marketing in višji vodja trženja, ki služi raznolikemu številu strank, od MSP do velikih mednarodnih korporacij in imen gospodinjstev.

Reuben Yonatan, GetVoIP: uporabite HLOOKUP in VLOOKUP

Ko sem se prvič učil Excela, se spomnim, da sta HLOOKUP in VLOOKUP res odklenila veliko neverjetnih stvari, za katere nikoli nisem vedel, da lahko storite z Excelom.

Kot izvršni direktor še vedno uporabljam te funkcije, da sestavim resnično preproste nadzorne plošče, ki bodo v preglednico potegnile podatke z drugih zavihkov, kar je zmogljivo za podatke, ki jih redno posodabljamo.

Gintaras Steponkus, Solid Guides: pripravi grafikone in grafikone za vsako preglednico

Kot vodja projektov moram vsak dan uporabljati excel. Spremljati moram tono podatkov in jih dnevno analizirati, da povečam vrednost podjetja. Excel sem našel kot najmočnejše orodje v zvezi s tem.

Dnevno moram pripraviti poročila. Velikokrat se moram sklicevati na stare preglednice. Postati je zastrašujoča naloga, da preberete vse podatke. Tako ustvarjam grafe in grafikone potrebnih podatkov, ki jih lahko izvozim v druge formate, kot je PDF. Pomaga mi, da ugotovitve na kratko zapišem. Hitro mi je pregled, kako so številke v preglednicah povezane med seboj. Ta funkcija postane priročnejša pri nujnih nalogah, kjer imam manj časa za pripravo poročil. Vendar je predpogoj, da imate vse podatke v skladu z Excelovimi smernicami.

Moje ime je Gintaras Steponkus in sem tržnik družbenih medijev pri Solidguidesu. Trdni vodniki je projekt, ki ga je ustvarila ekipa navdušencev, namenjena raziskovanju in pisanju recenzij. Zelo smo navdušeni nad internetom in vemo, da je to ogromno mesto, obremenjeno z veliko lažnih in nepotrebnih informacij. Ustvarili smo Trdni vodniki, da bi internet postali varnejši kraj za kupce in ker radi raziskujemo in informiramo.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: uporabite napajalnike in DAX funkcije

MS Excel redno uporabljam za analizo, poročanje in shranjevanje podatkov. Vsak teden moram pripraviti poročilo o vsej vsebini, oglasih in analitiki prometa vlagateljem in drugim delničarjem moje novice.

Vodovodne instalacije Excel lahko zvišajo stopnjo produktivnosti za večkrat. Vodovodni sistem Excel sledi dve strategiji, ki lahko povečata vašo produktivnost, ena je osnovna strategija excel, druga pa napredna vodovodna strategija. V produktivni strategiji večino časa uporabimo za iskanje novih spoznanj in nenehno izboljševanje poročil. Gre za ponovljiv postopek, pri katerem izboljšujete podatke poročil, namesto da jih hranite.

V primeru napredne strategije, uporabite moč vrtenja za povečanje svoje produktivnosti. Tukaj imate več prednosti. Prvič, povečuje se zmogljivost za upravljanje datotek. Lahko se shrani milijarda vrednosti na stolpec in milijon tabel na delovni zvezek. Drugič, z uporabo relacijskega postopka v Power Pivot modelu se delovni zvezki povežejo med seboj in med tabelami se vzpostavi povezava.

Tretjič, vaše velike izračune enostavno opravite s funkcijami DAX. Zato vsaka funkcija, povezana z vrtenjem moči, olajša raziskovanje, množično analizo in poročanje.

Moje ime je Aqsa Tabassam, poslovna ženska, soustanoviteljica in odgovorna urednica portala InsideTechWorld. InsideTechWorld želi svojim bralcem po vsem svetu posredovati najnovejšo tehnologijo in novice o zagonu, medijske dogodke in revolucionarne dogodke.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: formule za samodejno izpolnjevanje s tipko Tabu

Čeprav sem sovražila učenje Excela, je to ena izmed tistih potrebnih spretnosti, ki jih lahko uporabimo za številne vidike našega dela in vsakdanjega življenja (oblikovanje proračuna itd.).

Tu je dober nasvet za prihranek časa s Excelovimi formulami, s katerimi se marsikdo spopada. Torej, kar želite storiti, je uporaba tipke zavihke, s katero lahko samodejno izberete formule. Tako vam ni treba izgubljati časa, da jih vsakič vtipkate v celoti. Ko ga začnete izpolnjevati, bo polje vključilo seznam predlogov programa Excel. Potem morate samo premikati tipko s puščico navzgor ali navzdol, da izberete formulo, pritisnite Enter in končano.

Če je težava s katero koli od formul, jo lahko hitro odpravite tako, da izberete formulo in nato pritisnete na F2. Nato lahko kolesarite po delih formule, tako da držite premik in pritisnete levo puščico. F9 bo prikazal končni izračun formule, po katerem lahko pritisnete Esc, da zadržite formulo ali vnesete, da ohranite vrednost.

Potem ko je spoznal, da življenje 9 do 5 ni zanj, je Filip prenehal s službo v letalski industriji in se odločil, da bo potoval po svojih lastnih pogojih. Trenutno ima sedež med NYC in Kambodžo, je stalno digitalni nomad in ustanovitelj svojega potopisnega bloga PhilipWeiss.org.

Izpolnite 2019 Excel za začetnike v videu