10 këshilla të produktivitetit të MS Excel nga ekspertë

Këshilla për produktivitetin MS Excel

Softueri i spreadsheet i  Microsoft Office    MS Excel   është përdorur gjerësisht për një gamë të madhe të aplikacioneve, nga mbajtja e një liste të artikujve deri në datën e deri te gjenerimi i faturave apo edhe të luani lojëra video.

Sidoqoftë, në përdorimin e përditshëm të biznesit, shumë përdorues bazë nuk janë as në dijeni të tipit shumë të dobishëm të produktivitetit Excel që mund t’iu kursejë shumë kohë dhe energji, për shembull për të numëruar numrin e ndodhive në një listë me mijëra hyrje, ose për më të thjeshtë operacione të tilla si të gjejnë pozicionin e një personazhi në një varg dhe operacione të tjera.

Me vetëm pak stërvitje, është madje e mundur të përdorni në përdorimin e përditshëm të biznesit funksionalitete shumë të dobishme me kartat e egra të Excel, një grup personazhesh që mund të zëvendësojnë cilindo tjetër në një formulë. Të përdorura në një Vlookup të përparuar në Excel ato madje mund të bëhen shumë të fuqishme.

Ne kërkuam komunitetin e ekspertëve për këshillat e tyre më të mira për përdorimin e MS Excel, dhe këtu janë përgjigjet e tyre:

 A po përdorni rregullisht MS Excel? Cila është një këshillë e vetme që ndihmon produktivitetin tuaj të përditshëm në punë dhe që mund të mund të ndani?

Stacy Caprio, Marketingu i Rritjes: kopjoni dokumentet tuaja në Excel

Një tip produktiviteti i Excel është duke mbështetur dokumentet tuaja të shkëlqyera në cloud.

Kam punuar me javë dhe vite në dokumente specifike dhe kam pritur që ata të jenë gjithmonë aty, por më pas kam pasur situata kur  Kompjuteri im   u prish për shkak të një problemi të derdhjes së ujit ose dështimeve të tjera, dhe humba fletët e mia të shkëlqyera. Tani unë e di që gjithmonë t’i mbështes, kështu që do t'i kem edhe nëse ndodh diçka e papritur, kjo është arsyeja pse unë mbaj në dorë çdo herë një rezervë të bazuar në re.

Kenny Trinh, Netbooknews: hiqni qafe miun dhe shkoni 3-5 herë më shpejt!

Shko pa miun.

Ju e rritni shpejtësinë tuaj 3-5 X kur hiqni qafe miun. Mënyra më e mirë për të filluar mësimin e kësaj është:

• 1.Hit butonin ALT - do të shihni shkronjat dhe numrat që shfaqen në të gjithë menunë, kjo është mënyra se si lundroni tani e tutje
• 2. Shtypni një faqe të Shkurtoreve të tastierës (shkurtesat e tastierës kërkuese në imazhet e google) dhe kasetojeni atë në kompjuterin tuaj

Marrja e rehatshme duke përdorur Excel pa miun do të zgjasë 2-3 javë.

Theelësat për të qenë efikas janë:

• Shpejtësia -> shkoni pa miun
• Automatizimi -> mësoni si të shkruani në mënyrë intuitive formulat e shkëlqyera dhe formatet e spreadsheets

Nëse do të rendisja edhe 3 të tjerë, ja se si unë do t'u jepja përparësi atyre:

• 1. Formatimi dhe formula themelore (raporte të kërkimit mbresëlënës dhe automatizimi i detyrave)
• 2. Analiza e të dhënave - filtrimi, renditja dhe analizimi i të dhënave
• 3. Vizualizimi i të dhënave - tabelat, grafikët dhe tabelat me dy boshte

David Johnson, Labet Mulitike: referencë absolute për fushat e tjera

Referencat Absolute më shpëtuan jetën, nuk jam shumë krenar ta them. Qiejt u hapën për mua kur mësova të përdorja '$' për të krijuar referenca absolute në fushat e tjera. Për të pa initiuarit, '$' para shkronjës rregullon kolonën dhe '$' para numrit rregullon rreshtin. Nga atje, referencat mund të jenë aq të qëndrueshme sa ju duhen. Me të vërtetë e bëri jetën time shumë më të lehtë kur bëja shpejt analiza të mëdha të të dhënave.

David Johnson, MBA, BA Computer Science, ka punuar në industrinë e teknologjisë për 20 vjet duke udhëhequr ekipe globale dhe nisma teknologjike në SH.B.A., Evropë dhe APAC për kompani si IBM dhe Sungard. Ai aktualisht është Zyrtar Kryesor i Teknologjisë në Labet Mulitike, ndërsa kryen edhe konsultime për menaxhimin e të dhënave dhe teknologjisë në Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: përdorni flash mbushjen

Këtu është tipi im i produktivitetit Excel: Mjeshtëroni përdorimin e mbushjes me blicë. Plotësimi i Flash-it është një funksion shumë i fuqishëm i dobishëm kur bëhet fjalë për përpunimin e sasive të mëdha të të dhënave. Në vend që të perusni të dhënat një nga një, ju në të vërtetë mund të mësoni mbushjen e asaj që ju nevojitet. Shkruajeni atë që ju nevojitet në qelizë përkrah të dhënave të papërpunuara disa herë dhe më pas provoni nëse funksioni i mbushjes së blicit e mëson atë. Ndonjëherë do të duhet të shkruani më shumë në mënyrë që Excel të njohë modelin, por pasi ta bëjë këtë, ai bën punën për ju.

Për ta bërë këtë, klikoni në qelizën ku ju duhet të jenë të dhënat. Dhe pastaj gjeni butonin e mbushjes së flashit. Ju mund ta shihni atë në butonin Home, në panelin Redaktimi i cili mund të gjendet në pjesën më të duhur të dritares së Excel. Gjeni butonin Fillo nën AutoSum dhe më pas klikoni në dropdown. Në fund, klikoni në Flash Fill dhe shikoni magjinë. Asgjë nuk mund të jetë më produktive sesa të jeni në gjendje të siguroni të dhëna nga fleta juaj e punës pa bërë punën manuale.

Unë jam Këshilltar i Përfaqësuesve në Centriq- aplikacioni i menaxhimit të shtëpisë i cili është paraqitur / cituar në dyqane si NYT, Kjo Shtëpi e Vjetër, Daily Real Estate, Brit + Co, dhe të tjerët. Në Centriq, unë punoj me ekipin tonë të përmbajtjes në krijimin e përmbajtjes së optimizuar nga SEO për mirëmbajtjen e shtëpisë, dekorimin e shtëpisë, sigurinë e shtëpisë, dhe më shumë.

Bëhuni një Excel Pro: Bashkohuni me kursin tonë!

Ngrini aftësitë tuaja nga rishtari në hero me kursin tonë Bazat Excel 365, të dizajnuara për t'ju bërë të aftë në vetëm disa seanca.

Regjistrohuni këtu

Mike Richards, Golf Ajnshtajn: mësim i vazhdueshëm i azhurnimeve më të fundit

Unë kam përdorur  MS Excel   kur dokumentoj informacione të rëndësishme të biznesit dhe një mashtrim me të cilin jetoj është duke u siguruar që e mbaj veten të azhurnuar me azhurnimet më të fundit dhe shkurtoret si shkurtesat e tastierës dhe formulave të cilat jo vetëm që e kanë shpejtuar punën time, por edhe më ka inkurajuar për të vazhduar mësimin. Kjo praktikë ka zhvilluar një mentalitet learning vazhdimisht të mësuar ’, i cili më ka bërë më të motivuar të rritem dhe të jem produktiv.

Emri im është Mike dhe unë jam entuziasti i golfit dhe themeluesi i Golf Ajnshtajn, një blog ku unë ndaj informacionin tim për gjithçka që lidhet me golfin!

Shayne Sherman, TechLoris: përdorni të dhëna vlefshmërie

Sidoqoftë, tipi im më i mirë është shumë i thjeshtë: * Përdorni të dhëna për vlefshmërinë! * Unë e di, e di, duhet të jeni përtej kësaj, apo jo? Dua të them me siguri se mund të siguroheni që po i shqiptoni saktë emrat, apo jo? Ndëgjoni, ju duhet vetëm një orë e harxhimit të orëve duke provuar të kuptoni pse fletët e llogaritjes tuaj të fole papritmas janë thyer dhe më pas duke kuptuar se është për shkak të faktit se futni të dhëna të pavlefshme për ju për të parë vlerën e vlefshmërisë së të dhënave.

Unë kam përdorur Excel për vite me rradhë. Në disa nga pozicionet e mia të mëparshme, kishte një shaka që çdo detyrë që më jepej (përfshirë porositjen e drekës ose bërjen e planeve të udhëtimit) mund të kryej më mirë me Excel. Sinqerisht, unë ndoshta mund të ketë.

Polly Kay, Blinds English: bashkojë të dhënat nga burime të tjera

Përdorimi i Excel Macros për të automatizuar detyrat me kohë dhe përsëritës ka qenë një ndërrues i vërtetë i lojës, dhe mbase gjëja e vetme që ka qenë më efikase në aspektin e mënyrës se si Excel ka rregulluar punën time.

Bashkimi i të dhënave nga burime të tjera me librat e punës të Excel është diçka tjetër që ndihmon, dhe ka shumë pak që nuk mund të integrohen në një rrjedhë pune të Excel për ta bashkuar atë. Edhe një herë, ju mund të importoni automatikisht këta elementë të tjerë për të mundësuar transformimin dhe analizën e mëvonshme të të dhënave.

Thjesht ngritja e një pyetjeje për të marrë statistikat përpara se të krijoni një raport, jep një pasqyrë të thelluar që mund të informojë analitikën dhe vendimmarrjen, dhe ju lejon të vërtetoni dhe kontrolloni të gjitha format e tjera të përmbajtjes tuaj gjithashtu.

Polly ka mbi një dekadë përvojë si një konsulent dixhital i marketingut dhe menaxher i vjetër i marketingut, duke shërbyer një gamë të larmishme klientësh, duke filluar nga NVM-të deri tek korporatat e mëdha ndërkombëtare dhe emrat e familjeve.

Reuben Yonatan, GetVoIP: përdorni HLOOKUP dhe VLOOKUP

Kur mësoja për herë të parë në Excel, mbaj mend që HLOOKUP dhe VLOOKUP me të vërtetë zhbllokuan shumë gjëra të mahnitshme, të cilat kurrë nuk i dija që mund të bënit me Excel.

Si një Drejtor i Përgjithshëm, unë ende i përdor ato funksione për të ndërtuar pultë vërtet të thjeshtë që do të tërheqin të dhëna nga skedat e tjera brenda një spreadsheete, i cili është i fuqishëm për të dhënat që azhurnojmë rregullisht.

Gintaras Steponkus, Guides Solid: përgatitni Listat dhe Grafikët për çdo spreadsheet

Duke qenë një Menaxher i Projektit, unë duhet të përdor excel çdo ditë. Më duhet të mbaj shënime për një ton të të dhënave dhe t'i analizoj ato çdo ditë për të maksimizuar vlerën e kompanisë. Unë e kam gjetur Excel si mjetin më të fuqishëm në këtë drejtim.

Unë duhet të përgatisë raporte çdo ditë. Shumë herë duhet t'u referohem spreadsheets vjetër. Becomesshtë bërë një detyrë e frikshme të kalosh të gjitha të dhënat. Kështu që, unë krijoj grafikët dhe grafikët e të dhënave të nevojshme, të cilat mund t’i eksportoj në formate të tjera, si dhe PDF. Më ndihmon të shënoj gjetjet me një vështrim. Më jep një përmbledhje të shpejtë se si numrat në spreadsheets janë të lidhur me njëri-tjetrin. Kjo veçori bëhet më e dobishme në detyrat urgjente ku kam më pak kohë për të përgatitur raporte. Sidoqoftë, parakushti është që ju i keni të gjitha të dhënat sipas udhëzimeve të Excel.

Emri im është Gintaras Steponkus dhe unë jam një Marketer Media Media në Solidguides. Udhëzues të ngurtë është një projekt i krijuar nga një ekip entuziastësh i dedikuar për kërkime dhe shkrime të vlerësimeve. Ne jemi shumë të apasionuar pas Internetit, dhe e dimë se është një vend i madh i ngarkuar me shumë informacion të rremë dhe të panevojshëm. Ne krijuam udhëzues të ngurtë për ta bërë Internetin një vend më të sigurt për blerësit, dhe sepse ne na pëlqen të hulumtojmë dhe informojmë.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: përdorni parimet e fuqisë dhe funksionet DAX

Unë jam duke përdorur rregullisht  MS Excel   për analiza, raportim dhe ruajtje të të dhënave .. Unë duhet të bëj një raport çdo javë për të gjithë përmbajtjen, reklamat dhe analitikën e trafikut tek investitorët dhe aksionarët e tjerë të faqes sime të lajmeve.

Instalimi hidraulik në Excel mund të rrisë nivelin e produktivitetit nga shumë palosje. Instalimi hidraulik në Excel ndjek dy strategji që mund të rrisin produktivitetin tuaj, njëra është strategjia themelore e shkëlqimit dhe tjetra është strategjia e avancuar e hidraulikut. Në strategjinë prodhuese, shumica e kohës shfrytëzohet për të gjetur njohuri të reja dhe në përmirësim të vazhdueshëm të raporteve. Shtë një procedurë e përsëritshme në të cilën ju po përmirësoni të dhënat e raporteve në vend që t'i ruani ato.

Në rast të një strategjie të përparuar, ju përdorni strumbullar të energjisë për të rritur produktivitetin tuaj. Këtu, ju merrni avantazhe të shumta. Së pari, aftësia për të trajtuar skedarë rritet. Miliarda vlera për kolonë dhe milion tabela për librin e punës mund të ruhen. Së dyti, duke përdorur procedurën e relacionit në Model Pivot Power, librat e punës lidhen me njëri-tjetrin dhe vendoset një lidhje midis tabelave.

Së treti, llogaritjet tuaja të mëdha bëhen lehtësisht përmes funksioneve DAX. Prandaj, secila dhe çdo funksion i lidhur me qendrën e fuqisë po e bën më të lehtë detyrën e kërkimit, analizimit masiv dhe raportimit.

Emri im është Aqsa Tabassam, një biznesmen, Bashkëthemelues dhe Kryeredaktor i InsideTechWorld. InsideTechWorld synon të ofrojë teknologjinë më të fundit dhe lajmet për fillimin, ngjarjet mediatike dhe ngjarjet thelbësore për lexuesit e saj në të gjithë botën ..

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: Formulat e mbushjes automatike duke përdorur tastin e skedës

Edhe pse e urreja të mësoja Excel, është një nga ato aftësitë e nevojshme që mund t'i zbatojmë në shumë aspekte të punës sonë dhe jetës së përditshme (buxhetimi, etj.).

Këtu është një këshillë e mirë për të kursyer kohë me formula Excel, me të cilën shumë njerëz kanë tendencë të luftojnë. Pra, ajo që dëshironi të bëni është të përdorni tastin e skedës, i cili ju lejon të zgjidhni automatikisht formula. Në këtë mënyrë nuk keni nevojë të humbni kohë duke i shtypur ato në mënyrë të plotë çdo herë. Ndërsa filloni ta plotësoni atë, fusha do të mbledh një listë sugjerimesh nga Excel. Atëherë gjithçka që duhet të bëni është të zhvendosni tastin tuaj të shigjetës lart ose poshtë për të zgjedhur formulën tuaj, goditur enter dhe bërë.

Nëse ka ndonjë problem me cilindo prej formulave, mund ta korrigjoni shpejt duke zgjedhur formulën më pas duke goditur F2. Atëherë ju mund të ciklit nëpër pjesë të formulës duke mbajtur shift dhe shtypur shigjetën e majtë. F9 do të tregojë llogaritjen përfundimtare të formulës, pas së cilës mund të godisni Esc për të mbajtur formulën ose futur për të ruajtur vlerën.

Pasi kuptoi se jeta 9 deri në 5 nuk ishte për të, Filipi la punën e tij në industrinë e aviacionit dhe vendosi të udhëtojë botën në kushtet e tij. Aktualisht, ai është i bazuar në NYC dhe Kamboxhia, ai është një nomad dixhital me kohë të plotë dhe themeluesi i blogut të tij të udhëtimit, PhilipWeiss.org.

Complete 2019 Excel për fillestarët në video