34 Google Docs-tips för att öka din kontorproduktivitet

Ett av de mest använda verktygen för att arbeta hemma och för att dela dokument med andra människor, Google Docs är inte en väsentlig del av många olika typer av arbete som utförs på en dator, och har nästan ersatt standardkontorprogram installerade på datorn.

Börja med ett  Gmail-konto   eller till och med, med de olika Google-apparna kan du skapa online, utan någon programvara installerad, avancerade textdokument med Google Dokument, kalkylark med Google Sheets, presentationer med Google Slides, formulär med Google Forms och mer!

Med hjälp av några experttips för Google-appar, och speciellt Google Docs, kommer du att använda det för mer än enkelt som ett Google-anteckningsblock online och kan gå så långt som att hantera ett helt företag och dina medarbetare med online Google-svit.

Från versionshistorik till avancerade funktioner frågade vi samhället vad som är deras tips för att få ut mesta möjliga av Google Dokument. Här är deras svar.

Använder du Google Docs för att hantera affärsdokument? Har du några bra tips om att använda dem för kontorproduktivitet? Har du använt samarbetsfunktionerna framgångsrikt?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: inget behov av att spara ett utkast och skicka igen till alla

Jag använder Google Docs för att hantera affärsdokument dagligen. För att samarbeta med de i mitt team väljer vi inställningar som gör att de i vårt team kan redigera. I det högra övre hörnet finns en blå “dela” -knapp. Klicka på det, gå sedan till avancerade inställningar och välj vem som kan öppna dokumentet. Välj sedan från rullgardinsmenyn kan redigera.

När teamet har tillgång använder de kommentarer -alternativet för att ställa frågor eller lägga till information. Teammedlemmar kan också göra ändringar eller göra förslag till redigeringar.

Det är bekvämt och produktivt att använda Google Dokument för samarbete eftersom alla i teamet kan ha åtkomst i realtid. Det finns inget behov att spara ett utkast och skicka igen till alla. De kan bara fortsätta kontrollera tillbaka med originaldokumentet när det utvecklas.

Stacy Caprio, tillväxtmarknadsföring: skriva och forska utan att lämna dokument med Explore

Ett tips för att använda Google Dokument är att du kan skriva och undersöka utan att lämna dokumentet när du använder Utforska-funktionen. Utforska-funktionen låter dig söka och utforska Google efter forskning och svar medan du skriver samtidigt så att du inte behöver slösa tid på att ändra flikar eller klicka ut från ditt Google Dokument medan du skriver.

James Canzanella, Isolerade marknadsföringsnätter: har mappar baserade på ämnen

Jag har använt Google Docs för att hantera affärsdokument i flera år nu, och jag rekommenderar att du håller mycket snygga mappar med alla dina filer. Med tiden kan filer börja höjas och du vill inte spendera för mycket tid på att leta efter dina specifika filer. Jag rekommenderar att du har mappar baserade på ämnen. Det kan till exempel vara utgifter, inkomst, affärsplaner eller vad det än kan vara.

När tiden går kan du sedan lägga till nya filer för de föregående åren med tanke på att du inte kommer åt dem så mycket. Men om du fortfarande behöver komma åt dem? Du vet alltid var du ska titta. Samtidigt som det är snyggt och organiserat kan det låta som ett grundläggande tips, men det blir mycket viktigare när filerna och dokumenten börjar höjas.

Calloway Cook, Illuminate Labs: låt bara personer utanför organisationen se

Se till att ändra åtkomstinställningarna om du delar ett dokument med personer utanför din organisation. Det är vanligt att personer som är mindre bekanta med Google Docs och programvara för delat samarbete gör direkta redigeringar till ett dokument, som du i allmänhet inte vill ha.

Vi tenderar att begränsa åtkomsten till våra företagsdokument till View Only eller endast i kommentarer. För något som ett investerare är det vettigt att bara låta människor utanför organisationen se, eftersom det däcket kommer att användas igen och skickas till andra potentiella investerare.

Vincent Lee, författare: bjud in teamet för insatser

Som en del av min process inom varumärkesutveckling för kunder börjar jag med att bygga upp deras varumärkeshistoria. Google Doc är min go-to för inspelning av information och vid behov kommer jag att bjuda in mitt team för input antingen genom att ge dem redigering eller kommentera kapacitet. Kom ihåg att välja funktionen ”Föreslå” under redigering så att originaltexten bibehålls. Kommentera är mer användbart om du bara behöver feedback, inte redigeringar. Ett specifikt stycke kan markeras och du kan tilldela en begäran om kommentar till en viss person (via deras e-postadress). Kommentarfunktionen är också ett bra sätt att spåra beslut som leder till den slutliga versionen i dokumentet.

Google Doc är också bra när jag skriver min kommande bok. Jag kan bjuda in min redaktör att veta innehållet och genom att använda kommenteringsverktyget kan hon råda om en riktningsförändring eller idé. Och när jag förbereder det slutliga manuskriptet kan jag generera en innehållsförteckning automatiskt genom att formatera kapiteltitlarna som en rubrik. Ordräkningsfunktionen är också ett bra verktyg eftersom jag måste hålla längden på varje kapitel lika.

Dan Bailey, WikiLawn: lära dig historiefunktionen och lösa kommentarer

Mina bästa tips för att använda Google Dokument samarbetar involverar att lära sig historikfunktionen och ha någon form av process för vem som kommenterar / redigerar när. För historik kan du se en post av vad som har ändrats och rulla tillbaka alla ändringar. Detta är avgörande om någon ändrar något som måste återvändas, eller om du vill se vad en enskild anställd bidragit med.

Om du klickar på Alla ändringar sparade i Drive öppnas en vy som visar de senaste ändringarna. De är färgkodade, så du kan se vem som gjorde vad. Klicka bara på den för att få en bättre vy i dokumentet och vänd om du behöver.

När det gäller redigeringar och kommentarer, utforma ett arbetsflöde så att människor inte går över varandra. Om en person utarbetar ett dokument, låt det gå till en annan att göra en hög nivå en gång. Skicka sedan tillbaka den till lådan, låt dem göra ändringar och skicka den nedför raden för mer kritisk analys. Lös kommentarer som behandlas och lämna alla du fortfarande har frågor om.

Detta bör hålla saker rör sig smidigt.

Josephine Ison, Event Entertainers: ner till minutplaneringen med Google Docs

Som en bokningsbyrå för talanger / artister är * Google Docs centralt för hur vi håller vårt team informerat på ett friktionslöst sätt. * Huvuddelen av våra bokningar är live-evenemang och dessa kräver tidsmässig schemaläggning. Det är här G-Docs är praktiska. Ett live-dokument delas till alla inblandade medlemmar och om några revideringar görs av tidpunkter och krav, skickas dessa meddelanden direkt till dem via e-postmeddelanden. Detta minskar kraftigt ytterligare administrativa ansträngningar och gör vår kommunikation ren och tydlig.

Sherese Patton, SLP Media Relations: skapa ett PDF-dokument innan du skickar det över

Som publicist och PR-konsult är jag alltid på språng. ibland är det nödvändigt för mig att ha min bärbara dator med mig för det mesta och ställa in en arbetsstation om utrymmet tillåter det. Så att ha tillgång till kontraktsfiler är oerhört användbart och viktigt. Jag använder Google Docs ganska ofta för mitt kontrakt och för min frågeformulär för att ombordställa nya kunder. Eftersom du kan komma åt Google var som helst, och jag menar var som helst, gör det så mycket lättare och så mindre stressande när du kan fortsätta arbeta med dina dokument och enkelt dela dem.

Det bästa tipset jag kan ge är att använda den här appen för förslag till kontrakt. När du är klar med dokumentet kan du enkelt dela det med den du skapar dokumentet för. Det ena jag skulle råda är att göra det till ett PDF-dokument innan du skickar det, eftersom du inte vill att klienten ska göra ändringar i det som du inte är medveten om. Men när du delar dokument med ditt team, skulle jag göra korrigeringarna i en annan färg. på så sätt vet du när korrigeringar har gjorts. Jag har samarbetat med andra PR-proffs och vi upptäckte att det var det bästa sättet att ha utsett färger. Detta verktyg är fantastiskt och har verkligen varit en lfiesaver!

James McGrath, Yoreevo: använd förslagsverktyget för att meddela dokumentets ägare

En funktion som vi tycker är mycket användbar men som är lätt att missa är att föreslå. Det finns längst upp till höger. Normalt väljs Redigering men om du klickar på den och väljer Förslag förblir alla ändringar som görs både originaltexten och ny text på sidan. En motsvarande bubbla på höger sida av sidan kommer att skapas och markerar förslaget.

När dessa förslag görs kommer dokumentets ägare att meddelas och de kan acceptera eller avvisa ändringarna. Om de accepteras tillämpas redigeringen. Om de avvisas återgår dokumentet till sin ursprungliga form.

Varje förslag kan utvärderas oberoende.

Den här funktionen är verkligen användbar eftersom det i grunden är en omdirigerad version av ditt dokument som du enkelt kan utvärdera.

Rafa, Homeschool Spanish Academy: lära dig några användbara genvägar

Vi använder Google Docs för att hantera varje blogginlägg för att se till att det är redo att publiceras. Eftersom vi har arbetat på distans länge har kommentarfunktionen visat sig vara mycket användbar för att främja diskussioner mellan författare och redaktörer. Funktionen låter oss inte bara arbeta i vår egen takt, utan lämnar också en skriftlig redovisning av hela redigeringsprocessen så att ord inte kommer att hålla i luften.

Ett annat sätt att öka produktiviteten genom Google Docs är att lära sig några användbara genvägar. Som författare är genvägar som ordräkning (CTRL + SHIFT + C) och introduktion av rubriker (CTRL + ALT + 2) ett bra sätt att göra skrivandet till en effektiv och trevlig upplevelse. Om du organiserar ditt dokument med rubriker kan du också snabbt navigera genom titlarna via sidofältet till vänster om dokumentet. Detta gör det enkelt att gå igenom stora dokument!

Ahmed Mir, Nature and Bloom: skapa delbara länkar, kommentera och använda rubriker

Jag är grundaren av ett e-handels- och anslutningsföretag för vilket jag ofta arbetar med frilansförfattare och redaktörer via Google Docs.

För vilka jag har några associerade tips för produktivitet för onlineföretag som mitt:

• Skapa delbara länkar för dokument som ska skickas till din författare, som sedan kan kontrolleras av din redaktör och SEO-team i realtid. Du kan justera behörigheterna så att vissa användare kan redigera / läsbart eller låta alla med länken redigera vid behov.
• Om dokumentet behöver omarbeta för att lägga till kommentarer för specifika teammedlemmar genom att använda kommentaren @ funktionaliteten, skjuter detta teammedlemmen automatiskt via e-post till din feedback!
• Använd rubrikerna för att dela upp dokument i SEO-klara format som är förberedda för att klistra in direkt på din webbplats utan justering.

Marc Bromhall, nybörjarbränningsutrustning: skicka e-post direkt från ett kalkylblad

Vi har använt Google Suite i över fyra år nu för att hantera vår verksamhet. En av de nollaste funktionerna som vi har upptäckt för att öka produktiviteten är att skicka e-post direkt från ett kalkylblad. Detta är ett bra verktyg för projektledare eller teamledare som ständigt kommunicerar med flera medlemmar i ett team. Låt oss säga att du just har samlat in ett möte och att det fanns flera actionpunkter i mötet som måste delegeras till olika teammedlemmar. Istället för att skicka e-post till alla dessa personer separat kan du använda Google-ark för att notera vem som behöver göra vad.

I den första kolumnen lägger du deras e-postmeddelande och i den andra kolumnen kommer anteckningen om vad de behöver göra. När mötet är över och arket är klart är allt du behöver göra att kopiera och klistra in någon kod i Google Script Editor som du kan hitta under fliken Verktyg i Google Sheets. När koden har klistrats in klickar du bara på skicka e-post längst upp på sidan och på några sekunder kommer alla dina teammedlemmar att skickas med sina individuella meddelanden. Vi tycker att det här verktyget har sparat en enorm tid över tid genom åren och det är en av de många funktionerna vi älskar med Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Nepal Trek Hub Pvt.Ltd: export i olika format och tryck

Jag har använt Google Docs sedan förra året. Det är det mest fantastiska för mig från Google efter Gmail. Jag har också använt Google Sheet. Jag tycker att det är mycket bra att använda google docs för företag jämfört med Microsoft docs. Du har olika alternativ som du kan dela och redigera dokument på en gång och flera personer kan redigera det och ta ut de slutliga versionerna av varje dokument enkelt. Det sparar de anställdas tid. Alla saker du kan göra från  Microsoft Word   som du kan göra från Google Docs. Detta dokument håller också tillbaka på Google Drive, om du inte vill lägga det här kan du också exportera i olika format som Word-fil, PDF-fil eller andra tillägg. Om du vill få utskriften kan du direkt skriva ut här, vad behöver du mer än detta? Jag gillar grammatikontrollen mycket. Du kan skriva mycket bra meningar med hjälp av detta Google Docs. Jag skriver till och med mina e-postmeddelanden via Google Docs och skickar sedan igenom dem. Jag tror att jag har använt det mesta av funktionaliteten. Om det kvarstår kommer jag att lära mig det snart eftersom jag använder det 2-3 timmar varje dag. Jag ser också bristen på att Google Docs inte räknar orden och tecknen.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: nämna teammedlemmar för att få dem meddelade

Jag har använt Google Docs i många år. Detta verktyg låter dig skapa och dela filer mycket enkelt. Google Dokument ger också absolut kontroll eftersom åtkomst till delade filer kan begränsas till visning, kommentering eller redigering.

Några av produktivitetstips i Google Dokument inkluderar:

• Nämn teammedlemmar i en kommentar till ett dokument för att se till att de blir underrättade om kommentaren.
• Lägg till företag Jargon i ordboken
• Använd bokmärken för att navigera i långa dokument

Ken Eulo, Smith & Eulo Advokatfirma: förstå redigeringsbehörigheterna när du delar en inbjudan

När du samarbetar med anställda i ditt företag på Google Dokument måste du förstå redigeringsbehörigheterna när du delar en inbjudan. 90% av tiden har vi haft problem med att samarbeta på Google-dokument, beror det på att avsändaren inte valde låt någon med länken redigera. Det här är en snabbkorrigering och tar bara en sekund, så se till att välja det här alternativet om du vill att den mottagande parten ska kunna redigera dokumentet. Men om du bara vill skicka ett dokument till partiet så att de kan visa det, lämnar du redigeringsbehörigheten på kan visa. Det finns en tredje behörighet, kan kommentera, som gör att den mottagande parten kan kommentera dokumentet. Denna behörighet är användbar när du skickar dokumentet till en klient för feedback eller till en överlägsen för granskning.

Norhanie Pangulima, SIA-företag: använd sparad versionshistorik och röstskrivning

Google Dokument är en av de Google-appar som jag alltid använder i mina skrivuppgifter. Konceptet att använda  Microsoft Word   online via Google Docs hjälper mig särskilt, ibland att mina redigeringar inte sparades och förändringarna förlorades när det är strömavbrott eller om jag av misstag lämnar programmet. Den här appen har många funktioner som de flesta inte känner till. Den ena är att den här appen tillåter 200 tittare samtidigt i ett dokument.

Det är ett av de bästa verktygen för teamsamarbete.

Här är ytterligare två användbara funktioner i Google Dokument och tips om hur du använder dem:

• 1. Sparad versionshistoria. Google Dokument sparar automatiskt varje redigering som görs. Genom att klicka på Arkiv-menyn kan du se Versionshistorik och spåra ändringar som gjorts i dokumentet och användaren som gjorde det.
• 2. Röstskrivning. Den här funktionen är mycket användbar när du skriver anteckningar och om du bara vill fokusera på att skriva vad som helst kommer till dig och bara redigera senare. Med Google Dokument kan du skriva in ord du säger som ett diktat. För att använda detta, klicka på Verktyg och sedan på Röstskrivning.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: använd tabbtangenten för att automatiskt välja formler

Många kämpar med att använda Excel i Google Docs eftersom det kan vara förvirrande att lära sig att använda alla dess funktioner. Speciellt när det gäller formler, som är en mardröm för de flesta av oss icke-finansiella typer. Trots att jag ogillade att lära mig Excel är det en av de nödvändiga kompetensmängderna som vi kan tillämpa på många aspekter av vårt arbete och vårt dagliga liv för att hålla saker organiserade.

Här är mitt favoritips för att spara tid med Excel-formler, som många tenderar att kämpa med. Så vad du vill göra är att använda tabbtangenten, som låter dig automatiskt välja formlerna. På det här sättet behöver du inte slösa tid på att skriva ut dem i sin helhet varje gång. När du börjar fylla i det fyller fältet en lista med förslag från Excel. Allt du behöver göra är att flytta piltangenten upp eller ner för att välja din formel, tryck på Enter och gjort.

Om det finns ett problem med någon av formlerna kan du snabbt felsöka den genom att välja formeln och sedan slå F2. Sedan kan du bläddra igenom delar av formeln genom att hålla skift och trycka på vänsterpilen. F9 visar den slutliga beräkningen av formeln, varefter du kan slå Esc för att behålla formeln eller ange för att bevara värdet.

Polly Kay, engelska persienner: spårarbete tillbaka till sin ursprungliga författare

Vi använder Google-dokument för samarbete med frilansare och tredjepartsentreprenörer som vi inte vill ge tillgång till våra egna dokumentenheter eller företagets intranät, antingen på grund av säkerhetsproblem eller eftersom det helt enkelt är snabbare och effektivare i detta sammanhang gå till jobbet via Google Drive.

Eftersom praktiskt taget alla har ett Google-konto ändå och delningsinställningarna för enskilda mappar kan vara så fininställda, så gör vi det möjligt att överföra ägande av filer, sortera arbete från flera entreprenörer på samma plats, redigera och revidera innehåll och spåra arbete tillbaka till dess ursprungliga författare långt efter evenemanget.

Det har också visat sig vara användbart för frilansare och entreprenörer vi arbetar med, eftersom de sedan kan hantera mappar för flera olika projekt eller klienter på samma plats, partitionera och tilldela behörigheter efter behov utan att riskera säkerhet, integritet eller konfidentialitet av deras andra klienters innehåll.

Esther Meyer, Brudgummibutik: prova röstskrivning, ställ in behörigheter, använd stavkontroll

Jag har använt Google Docs ett tag nu. Måste det vara för företag eller för personliga dokument, det är väldigt praktiskt, varför det är min tillämpning. Att göra mitt fjärrarbete är mycket lättare att använda Google Docs. Jag har ett avlägset team som jag arbetar med och det är normalt för oss att samarbeta, varför Google Docs är en gudsskydd för oss.

Här är mina bästa tips för att effektivt använda Google-dokument:

• 1. Testa röstskrivning. Om du är den person som tänker snabbare än du skriver kan det vara en bra funktion för dig. Använd Ctrl + Shift + S för att starta funktionen och tala sedan bort. Se när Google skriver för dig. Var dock beredd att göra en del redigering eftersom detta kanske inte alltid får orden korrekt, än mindre format.
• 2. Ställ in rättigheter. När du delar dina dokument ska du se till att tillgången som du ger användarna passar för deras behov. Du kan välja att de ska kunna redigera, visa eller kommentera.
• 3. Fantastisk stavekontroll. Google Docs har en intelligent stavnings- och grammatikontroller. Ditt skrivande kan inte vara dåligt med det här verktyget, eftersom det fångar fel exakt för det mesta. Grammatik är mycket viktigt när det gäller karriärer, eftersom yrkesverksamma som inte lyckades gå till en direktörsnivå inom de första tio åren av sin karriär gjorde 2,5 gånger så många grammatiska misstag som deras kollegor på direktörsnivå.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: använd genvägar och inbyggda funktioner

Jag gillar verkligen att arbeta med Google-ark, vilket är fantastiskt eftersom mitt arbete är nära anslutet till Google-dokument. Så att lära allt om genvägar är ett måste för människor som jag. Genvägar från Google-ark sparar gradvis min tid och låter mig fokusera på viktigare frågor. Mina favoritkommandon är dock Ctrl plus semikolonknapp (för att infoga aktuellt datum), Ctrl plus pageUp / pageDown (för att flytta mellan arken), Ctrl plus Shift plus V (endast för att klistra in vanlig text), och mycket mer som jag ständigt använder .

Men det bästa tipset när jag arbetar med Google-ark som jag kunde dela med dig - är att använda funktioner. De är verkligen fantastiska och ger imponerande resultat. Till exempel använder jag vanligtvis funktionen = REGEXEXTRACT för att hämta domänen från en URL och den här = VLOOKUP för att hitta informationen (om någon - sann / falsk) i ett annat ark. Och naturligtvis = UNIK-formeln.

Det finns ett enkelt sätt att indikera dubbletterna - med UNIQUE-funktionen. I grund och botten ser UNIQUE-formeln på en rad och drar ut alla unika värden från den. Det är bra för dem som vill påskynda sitt arbetsflöde och arbeta med en betydande mängd data. Till exempel när jag har ett utökat antal potentiella möjligheter genererade från olika källor, lägger den upp upprepade data som effektivt bromsar saker. Så om det inte vore för UNIQUE-funktionen skulle jag förmodligen spendera mycket mer tid på att granska möjligheter (nyckelord, webbplatser, e-postmeddelanden) än jag gör nu. Och det bättre med denna funktion är att den fungerar för både nummer och texter.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: översätta dokument direkt i Google Docs

Eftersom jag vanligtvis samarbetar med många människor, använder jag kommentarer mycket. Eftersom det är väldigt lätt att göra ändringar i Google Dokument kanske folk inte märker allt i tid. Det är därför jag alltid pingar folk i en kommentar och ser till att vi håller med om alla förändringarna innan jag faktiskt gör dem. Ibland känner jag att jag har en väldigt livlig chatt inom ett dokument. Men det hjälper mig att behålla all information på ett ställe.

Ibland behöver jag ibland översätta dokument till andra språk. Jag gillar att jag nu kan göra det direkt i Google Dokument under menyn 'Verktyg'. Lyckligtvis behöver jag vanligtvis bara ett par andra språk så den här översättningen blir ganska bra. Jag har en redaktör som helt enkelt kontrollerar översättningen, vilket sparar mycket tid.

Jeff McLean, McLean Company: Google Docs har en gratis app för att samarbeta var som helst

Vi samarbetar på Google-dokument för allt från blogginlägg till e-postmallar. Google Docs är det enklaste verktyget för att dela innehåll med ditt team och effektivt arbeta med projektet tillsammans. Många är inte medvetna om att Google Docs har en gratis app, så du kan samarbeta med ditt team var som helst som du har mobildata! Appen är extremt användarvänlig, och jag stöter inte på några funktionalitetsbegränsningar inom appen som skiljer sig från skrivbordsversionen. Var noga med att bara dela Google Doc med viktig personal, för om du har för många medlemmar som redigerar dokumentet på samma gång, tenderar saker och ting att bli lite röriga. För att bekämpa detta skickar jag vanligtvis Google Doc till varje medlem individuellt vid olika tidpunkter, så att de kan göra alla ändringar de vill ha i dokumentet utan avbrott.

Julie Singh, TripOutside: visa endast för färdigställda dokument, redigera för andra

Vi använder Google Docs ofta för att dela projekt, idéer, initiativ och leveranser med våra avlägsna team. Att dela dokument med dem i realtid och låta dem se och redigera våra dokument är mycket viktigt för vår verksamhet och har nu gjort det så mycket enklare med Google Dokument. Vi kan skapa dokument och kalkylblad som vårt team också kan komma åt, lägga till instruktioner och enkelt granska färdigarbetet. Vi använder funktionalitet för delningslänkar för både visningsåtkomst för färdigställda dokument och redigeringstillträde för de dokument som är under behandling och som ska uppdateras av andra gruppmedlemmar.

Google Docs är ett viktigt samarbetsverktyg i vår verksamhet!

George Hammerton, Hammerton Barbados: var tydlig när ett dokument är komplett eller inte

Jag hanterar ett litet företag som består av människor som älskar att resa för arbete och för nöje, som rutinmässigt flyger mellan Storbritannien och Barbados i synnerhet men tillbringar större delen av året med våra team i olika delar av världen en dag än de var tidigare - Detta innebär några unika tekniska utmaningar.

När vi just började och det fanns två av oss använde vi kontorssviten och Dropbox, men när verksamheten växte blev spelet är du i det här dokumentet kvävande för verksamheten, beslutade vi att vi behövde verktyg som tillät oss att samarbeta utan att tänka på det. Vi behövde byta till en samarbetspositiv svit och för det gick vi med den obestridda samarbetskungen för fjärrteam och det var Google Docs.

Nu använder vi Google Docs för nästan allt och medan det har varit underbart att ta bort friktionen, ta bort behovet av att vänta på din tur att uppdatera ett kalkylblad. Idag består vårt bärbara kontor av iPhones, MacBooks, Google Suite och en webbläsare. Med en enkel uppsättning rätt verktyg kan vi nu arbeta var som helst, tillsammans.

Mitt tips ett är att vara tydlig när ett dokument pågår och när det är klart - du vill inte att någon annans oavslutade ändringar ska dyka upp i ett dokument precis som du exporterar för publicering.

Md Mohsin Ansari, Troop Messenger: gå tillbaka och hämta gamla filer som du raderade

Google Drive har sitt eget sätt att hantera versionskontroll, vilket gör att du kan gå tillbaka och hämta gamla filer som du har tagit bort eller äldre versioner av en fil. Hur Google Drive hanterar versionskontroll är att det lagrar upp till 100 revisioner av ett dokument eller 30 dagar versioner per dokument, vilket räknas för ditt totala lagringsutrymme. Papperskorgen används för att lagra raderade filer och om papperskorgen raderas är filerna försvunna för alltid.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: använd Google Dokument med vävstol för att dela skärmposter

Att mina fjärrlag använder Google Docs bidrog till ökad produktivitet. Från den feedback jag fick från dem är kommentar- och förslagsfunktionerna effektiva sätt att samarbeta, särskilt bland team i olika tidszoner. Flera användare kan redigera i realtid och samtidigt. Dessutom kan alla ha tillgång till filer i molnlagring.

Att utnyttja Google Docs minskar försenad arbetskoordination bland dina team, särskilt fjärrkontroller.

Förutom kommentarerna och förslagsfunktionerna i Google Dokument är en av mina bästa metoder att använda Google Dokument med Loom. Jag spelar in mig själv och min skärm och pratar om en viss fil och pratar mina medarbetare genom den. Att göra det sparar mycket tid på att förklara utan behov av långa e-postmeddelanden eller chattmeddelanden.

Att använda Google Docs överbryggar klyftan med att inte vara tillsammans som ett team.

Will Bachman, Umbrex: skapa intervjuanteckningar på Google Slides

Vårt team använder Google Docs aktivt för ett brett spektrum av uppgifter som kräver samarbete eller åtkomst i realtid till den senaste versionen.

I projekt som involverar intervjuexperter, till exempel, skapar en teammedlem intervjuanteckningar i Google Slides. Vi delar detta Google Slides-dokument med vår klient så att alla i realtid kan se de senaste insikterna som vi samlar in - ingen behöver vänta på en veckovisa framstegsöversikt.

Vi befinner oss just nu i de sista stadierna av att skapa en kurs om hur du skapar din egen konsultpraxis. Kursen innehåller nittio korta videor och mer än två dussin nedladdningsbara verktyg och mallar. Vi använder ett Google-ark för att samordna insatserna för detta projekt. Vi har delat åtkomst med videoredigeraren, webbplatsredaktören och banan skaparen så att alla kan uppdatera status i realtid när det första utkastet till en video redovisas, när feedback ges, när det slutliga utkastet till video har har skickats tillbaka och när videon har lagts till på webbplatsen.

Nikola Baldikov, Brosix: låt Docs göra dina talade ord till text

När vi nu går in i tiden för intensiv röstsökning finns det några trick om Google Dokument som du kanske är nyfiken på. Visste du att du kan ge fingrarna en paus och låta Dokument förvandla dina talade ord till text? Så länge din dator har en mikrofon, allt du behöver göra är att öppna menyn Verktyg och välja Röstskrivning - eller slå Ctrl-Shift-S (eller Cmd-Shift-S) - och sedan tala bort. Dokument kommer att använda Googles vanliga röst-till-text-system för att ta reda på vad du säger (mestadels, ändå) och sätta det på sidan. Dessutom låter Docs röst-till-text-funktion dig också tala kommandon för vanliga former av skiljetecken och styckeformatering. Du kan säga saker som period, komma och frågetecken eller ge instruktioner som ny rad eller nytt stycke. Om du vill ta en paus kan du säga sluta lyssna och sedan fortsätta när du är redo att fortsätta.

Edgar Suppes, Grailify: versionshistorik visar vilka delar som har redigerats

Här är mitt favorit tips från Google Dokument:

Det heter Versionshistoria och den här lilla funktionen räddade mitt liv ett par gånger redan tidigare. För att se funktionen Versionshistorik måste du klicka på Arkiv och sedan Versionshistorik. En panel öppnas till höger om dokumentet och visar olika versioner av det specifika dokumentet. Genom att klicka på någon äldre version kan du till och med se vilka delar av doc-filen som har redigerats.

Flynn Zaiger, Scottsdale SEO Optimists: ekvationer använder anslutning till andra dataverktyg

Många behandlar Google Docs som en online  Microsoft Office   Suite, men det finns många verktyg, formler och funktioner som bara är tillgängliga eftersom det är online, och det är några av dem som kan göra det till ett mycket mer fördelaktigt verktyg för ett företag ägare att använda. Några av mina favoritfunktioner är ekvationerna ImportRange och ImportData, eftersom dessa specifikt använder anslutning till andra dataverktyg eller kalkylblad. ImportRange är utmärkt för anslutning mellan inte bara olika kalkylblad, utan hela arbetsytor. Du kan införliva data från andra Microsoft Sheets-filer, som gör att du kan beräkna vissa delar samtidigt som du begränsar åtkomsten till andra. ImportData och ImportXML å andra sidan tillåter dig att använda informationen från vilken CSV-fil som helst, som öppnar dina datatabeller så att du kan använda en stor mängd information som finns tillgänglig i ett vanligt format online. Slutligen, för dem som behöver data som inte är snyggt formaterade i en .CSV- eller .XML-fil, kan du använda ImportHTML som låter dig ta med en webbplats till dina kalkylblad.

Jason Parks, mediekapten: dela dokument utan inloggning

Jag rekommenderar att du använder GSuite för företag.

Vår byrå har mycket fram och tillbaka med kunder för godkännande på projekt.

Genom att helt enkelt dela ett Google Doc eller Google Sheet kan våra kunder enkelt komma åt detta utan att behöva logga in på ett Gmail-konto.

Kostnaden för vår byrå (15 personer) är cirka $ 8,50 per användare per månad men det har definitivt varit värt investeringen och har strömlinjeformat kommunikationen.

Isaac Hammelburger, Sökfördelar: flera anställda kan redigera samma dokument i realtid

Google Docs är ett av verktygen som underlättar fjärrarbetet för alla. I Google-dokument är möjligheterna oändliga. Detta är mest användbart idag eftersom de flesta anställda har börjat arbeta från säkerheten i sina hem. Därför kan detta användas för att arbeta nära även på avstånd. Google-dokument är ett verktyg där flera anställda kan redigera samma dokument i realtid. Det handlar bara om att dela ett dokument till dina arbetskamrater och göra det redigerbart. Det här är mycket lättare eftersom du arbetar med samma dokument och du behöver inte sammanställa olika dokument för att göra en enda enhetlig. Det sparar också tid eftersom du kan arbeta med dokumentet samtidigt istället för att skicka ett dokument från en person till en annan. Jag rekommenderar definitivt team att använda det här verktyget för att få ett mer effektivt arbetsflöde.

Riley Adams, Young and the Invested: minskar projekttiderna

Som finansanalytiker bor jag i Google Dokument, Sheets and Slides. Programvaran möjliggör kraftfull samarbetsfunktionalitet genom att flera teammedlemmar och partners deltar i att skapa filer samtidigt.

När varje persons input kan samlas på samma gång, minskar detta dramatiskt projekttiderna och skyddar också mot versionduplicering eller saknade redigeringar och förslag. Genom att undvika alla dessa och arbeta tillsammans i dessa Google-dokument kan team åstadkomma mer på kortare tid, vilket resulterar i större avkastning på företaget och också för ökad smidighet i att svara på kundernas behov.

Logan Burwell, Tech: Recensioner och nyheter: Googles system fungerar så sömlöst tillsammans

För att jag ska skriva min blogg måste jag skriva nästan varje dag, jag slutar använda Google Dokument varje dag! När jag skriver ett första utkast till en blogg, skriver jag det alltid på Google Dokument först. På Google Dokument kan du skriva vad som helst med lätthet, plus att det är extremt enkelt för mig att mata in och redigera alla länkar som jag lägger in i mina artiklar. Google Dokument har ett extremt bra stavningskontrollsystem som ofta fångar mig om jag stavar något fel eller använder fel grammatik. Jag älskar hur Google Dokument gör allt så enkelt, och det är definitivt mitt bästa val när det gäller att skriva.

Inte bara använder jag Google Dokument för mitt företag, utan jag använder också andra applikationer i Google-familjen. En av de andra Google-applikationer som jag använder förutom Docs är Google Sheets. Jag kan skapa ett kalkylblad för utgifter, intäkter och statistik för min webbplats. Alla Googles system fungerar så smidigt, att det verkligen är det enda jag behöver.