Excel: Använd tabell som rullgardinsmeny för datavalidering

Datavalidering: Hur man gör en cell för att välja värden från en rullgardinsmeny

Att skapa en tabell i MS Excel kan vara mycket frustrerande om du upprepar samma inmatning om och om igen.

Samtidigt är det mycket praktiskt om du bara väljer inmatningsinnehållet från en viss listruta.

Låt oss se hur man använder valideringsregeln, en funktion som gör det möjligt.

Tabellen nedan är en utgiftslista för en individ. Datum, kostnadstyp och värde anges varje gång några pengar spenderas.

Med hjälp av denna tabell, låt oss ställa in kolumn B så att kostnadstyperna kan väljas i rullgardinsmenyn, och bara därifrån, för att undvika att ställa in dem varje gång och undvika misstag vid datainmatning.

Lösning 1: Skapa en lista med direktinmatning

Låt oss börja med att välja den cell som vi vill ställa in listrutan för.

Välj Datavalidering från Data -fliken i Excel, det kan bara visas som en liten ikon.

På fliken inställningar, visa tillåtningsmenyn och välj alternativet Lista. Detta gör att du kan skapa eller välja en lista över tillåtna värden för valda dataceller.

I källfältet anger du helt enkelt de värden du vill tillåta, åtskilda av ett komma.

Validera helt enkelt genom att klicka på OK så kommer din rullgardinsvalideringslista att skapas för de valda cellerna.

Om du väljer en av dessa celler kommer en ikon att visas i slutet av cellen, och genom att klicka på den visas rullgardinsvalideringslistan så att du kan välja det värde som ska anges automatiskt i cellen baserat på din lista med direktinmatning.

Lösning 2: Välj ett område med befintliga värden

På samma sätt kan du ange ett antal tillåtna värden i stället för att skriva värdena manuellt genom att välja en lista som redan finns i arbetsboken.

En bästa praxis när du skapar flera rullgardinsvalideringslistor i Microsoft Excel är att ha ett eller flera specifika ark som endast innehåller de olika valideringslistorna, för att göra det lättare att hitta dem och uppdatera dem.

Efter att du har skapat din lista över tillåtna värden, i vårt exempel på samma kalkylblad för att göra det visuellt mer tillgängligt, välj de celler som datavalidering ska genomföras på.

Öppna sedan på samma sätt datavalideringsmenyn från datafliken, välj listtyp i rullgardinsmenyn och för källan, istället för att ange dina egna värden, klicka på knappen till höger om fältet.

Du kommer att omdirigeras till ditt kalkylblad, och allt du behöver göra är att klicka på den första cellen i din datavalideringstabell, flytta musen till den sista cellen som innehåller ett av de giltiga värdena, medan du håller ditt klick och släpper klicket först efter att du har nått den sista cellen med datavalideringsvärden.

Värdena du har valt på det sättet kommer att hänvisas till i din datavalideringslista, och du kan helt enkelt lägga till värden i din datavalidering - eller ta bort dem - genom att uppdatera listan.

Ställ in datavalideringsposter på ett annat ark

Bli en Excel Pro: Gå med i vår kurs!

Höj dina färdigheter från nybörjare till hjälte med vår Excel 365 -grunder, utformad för att göra dig skicklig i bara några få sessioner.

Anmäla sig här

För att bättre organisera din arbetsbok kan det vara lättare att skapa dina datavalideringslistor i en specifik arbetsbok så att du enkelt kan hitta och komma åt dem och inte behöver undra var de är inställda.

Lägg dina data där, välj tabellen och använd alternativtabellerna: tabellen på fliken Infoga för att förvandla din värdelista till en tabell som automatiskt kommer att omformuleras när du lägger till eller tar bort värden - och så kommer din datavalidering att göras.

Klicka sedan var som helst i din stiliserade tabell och ange ett tabellnamn på fliken tabelldesign.

Detta gör att du kan referera till denna tabell var som helst, inklusive i en datavalideringslista, genom att helt enkelt skriva in tabellnamnet istället för intervallet!

Hur man tillåter tomma celler i en datavalideringslista

Om du vill tillåta tomma värden i ett fält som har datavalidering aktiverat måste du välja en av de celler för vilka datavalidering är aktiverad och gå till datafliken för att öppna datavalideringsmenyn (se ovan där knappen är ).

Se till att alternativet ignorera tomt är markerat och klicka på använd dessa ändringar på alla andra celler med samma inställningar innan du klickar på OK.

Du kommer då att kunna tömma en cell genom att markera den och ta bort innehåll utan att få ett felmeddelande som anger att cellinnehåll inte är tillåtet.

Hur inaktiverar du tomma värden i en datavalideringslista

Om du inte vill att tomma värden ska tillåtas i en rullgardinsmeny för datavalidering och får ett felmeddelande värdet i den här cellen är ogiltigt eller saknas när du väljer det, börja med att välja det cellintervall på vilket data validering gäller, eller någon cell i listan.

Öppna sedan datavalideringsmenyn på datafliken och avmarkera fältet ignorera tomt. Om du bara har valt en cell, markera använd dessa ändringar på alla andra celler med samma inställningar innan du klickar på OK.

Tillbaka i rullgardinslistan för datavalidering kommer felet att visas - och det går inte att lämna en cell tom längre.

Hur man tar bort en rullgardinslista för datavalidering

När du är klar med att begränsa utbudet av tillåtna värden i en lista väljer du vilken cell som helst i listan.

Öppna sedan datavalideringsmenyn från datafliken - se ovan i första avsnittet hur man gör det - och se till att alternativet tillämpa dessa ändringar på alla andra celler med samma inställningar är markerat, annars tar du bara bort data validering på de markerade cellerna.

Klicka sedan på rensa alla och datavalideringen du har valt kommer att tas bort från MS Excel-arbetsboken!

VBA: Lägg till valideringslista

Att lägga till en valideringslista med VBA är lika enkelt som att använda funktionen nedan, där A1 är den cell i vilken data kommer att valideras mot den datavalideringslista som är lagrad i cellerna B1 till B5.

Område ("a1"). Validering _ .Modifiera xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Genom att använda de avancerade egenskaperna för VBA-datavalideringslistfunktionen är det möjligt att skapa flera beroende rullgardinslistor i Excel VBA som var och en validerar olika fält mot olika datavalideringslistor och har sina egna titlar, filtitlar, meddelanden och felmeddelanden .