Hur man skapar en pivottabell i Excel

Excel är ett allmänt använt datorprogram. Det är nödvändigt för att utföra beräkningar, dataanalys, prognoser, utarbeta återbetalningsscheman, tabeller och diagram, beräkna enkla och komplexa funktioner.

Om du hanterar data använder du förmodligen kalkylblad.  Microsoft excel   är ett allmänt populärt kalkylprogram och det finns goda chanser att du använder den. Du kan göra mycket med Excel; dessutom förvar som  Excel-mall   ger mycket användbara mallar för att förbättra din produktivitet. Excel har också många kraftfulla verktyg. Ett sådant verktyg som kan hjälpa dig att analysera data är Pivot tabell. Hur kan du skapa en pivottabell i Excel? Läs vidare för att ta reda på det.

Pivottabeller: En kort introduktion.

Låt oss först förstå vad en pivottabell är - en inbyggd funktion i Microsoft Excel.  En pivottabell representerar   en sammanfattning av dina data i ett Excel-kalkylblad. Den innehåller användbara diagram som hjälper dig att förstå trenderna bakom dina data. Du kommer troligen att behöva skapa rapporter baserade på dina data, och en pivottabell gör det enkelt.

Why is it called a “Pivot table”? This is because you can  rotera eller transponera   this table using another attribute of your data. Let’s gain a deeper understanding of this.

Du kan ha tusentals rader i ett Excel-kalkylblad med flera attribut eller kolumner. En pivottabell kan hjälpa dig att få ett perspektiv baserat på ett av dessa attribut, medan en annan pivottabell kan ge ett perspektiv på ett annat attribut.

För detta behöver du bara rotera bordet, svänga det på det andra attributet. Du behöver inte ändra uppgifterna på något sätt och du behöver inte heller lägga till en ny kolumn för detta.

Fördelarna med pivottabeller.

Varför kan lärande att skapa pivottabeller hjälpa dig? Låt oss anta att du har ett kalkylblad med flera tusen rader. Detta kalkylblad representerar försäljningsdata för olika produkter och det listar tusentals försäljningstransaktioner.

Det fångar in olika information som intäkter och kostnader för varje transaktion. Du vill ta reda på vilken produkt som säljer bäst och vilken produkt som ger den högsta vinstprocenten.

Utan ett verktyg som en pivottabell, skulle du behöva sammanfatta intäkter och kostnader för varje produkt från tusentals transaktioner. Därefter skulle du behöva analysera vilken produkt som ger mest vinst.

Med hjälp av pivottabeller kan du göra det mycket lättare. Denna funktion sammanfattar detaljer som intäkter och kostnad per produkt. Du kan till och med uttrycka dem i procent av totala intäkter och totala kostnader.

Fördelarna med pivottabeller är följande:

• Du kan enkelt skapa dem med bara några få klick.
• Du kan enkelt anpassa pivottabeller och bara välja de relevanta kolumnerna, vilket håller din analys fokuserad.
• Pivottabeller sammanfattar data som finns i tusentals rader och sparar manuell ansträngning.

Du kan enkelt identifiera mönster i data med hjälp av pivottabeller.

• Pivottabeller hjälper dig att enkelt skapa rapporter från dina data.

Ett exempelprojekt för att skapa en pivottabell.

Vi skapar en pivottabell från ett kalkylblad för att lösa ett hypotetiskt problem. Låt oss ta några minuter att förstå problemet.

Denna handledning använder en mall som kan laddas ner här. Mallen används för att beräkna en garageinventar och försäljning.

I Excel-arket med titeln 'Lista över objekt' har vi följande kolumner:

• Kolumn B: Nej #.
• Kolumn C: Produktkod.
• Kolumn D: Artikelnamn.
• Kolumn E: Beskrivning.
• Kolumn F: Ägare.
• Kolumn G: Första försäljningsdatum.
• Kolumn H: Marknadspris.
• Kolumn I: Klistermärke Pris.
• Kolumn J: Faktiskt försäljningspris.
• Kolumn K: Såld datum.
• Kolumn L: Såld till.
• Kolumn M: Köptelefon.

Låt oss anta att säljaren som organiserade garageförsäljningen vill hålla reda på objekten som såldes. Säljaren vill veta den totala summan av alla varor de säljer och den totala summan de fick från varor som såldes.

Steg-för-steg-instruktioner för att skapa en pivottabell i Excel.

Ta följande steg:

1. Börja skapa en pivottabell

Klicka på menyn INSERT och klicka sedan på Pivot Table.

2. Välj datainriktning och plats för den nya pivottabellen.

Välj datainsamling inklusive kolumnerna från de data du vill ha i pivottabellen. Du måste se till att alla kolumner har en kolumnrubrik.

Bli en Excel Pro: Gå med i vår kurs!

Höj dina färdigheter från nybörjare till hjälte med vår Excel 365 -grunder, utformad för att göra dig skicklig i bara några få sessioner.

Anmäla sig här

Som standard rekommenderar Excel också att det skapar en pivottabell i ett nytt kalkylblad. Om du vill skapa pivottabellen i samma kalkylblad kan du välja det alternativet. I så fall måste du ange platsen.

3. Granska fälten för pivottabellen från listan.

Titta på den högra fönstret där Excel visar listan med fält. Det visar också områden där du kan dra och släppa ett fält. Områdena benämns enligt följande:

• Filter.
• Kolumner.
• Rader.
• Värden.

4. Dra och släpp de relevanta fälten för att skapa din pivottabell.

I vårt hypotetiska problem måste vi hitta det totala antalet objekt som säljaren har och det totala beloppet de fick från att sälja dessa artiklar, samt vem som ägaren till de sålda produkterna var. Eftersom vi analyserar data för alla artiklar väljer vi kolumnen Artikelnamn som raden i pivottabellen. Vi drar fältet Artikelnamn till området ROWS.

Vilka är värdena som vi analyserar i detta provprojekt? Dessa är klistermärkepris, marknadspris och faktiskt försäljningspris. Motsvarande kolumner i huvuddatabladet är Klistermärkepris, Marknadspris respektive Faktiskt försäljningspris. Dessa är kolumnerna I, H och J i huvuddatabladet.

Anta nu att säljaren vill filtrera dessa data för att beräkna det belopp de är skyldig till ägaren. De kan skapa ett filter för samma genom att lägga till Ägare -fältet i Filter -området, som visas i figuren nedan.

• Kan vi hitta artikelns prissättning i procentuella termer?
• Kan vi lägga till ett artikelkod -fält i raderna?

5. Hitta önskade svar i procentuella termer i pivottabellen.

I stället för att ange priserna i antal kan vi ange den procentandel de utgör. Nu måste du representera dem som procentandelar av totalbeloppet. Klicka på rullgardinsmenyn i fältet Summa av marknadspris i området VÄRDEN i drag-and-drop-pivottabellbyggaren.

Välj alternativet ”Värdesfältinställning”, som är det sista alternativet i listrutan. Excel visar två typer av alternativ här. Du kan se den första typen av alternativ i fliken Sammanfatta värden med. Detta har alternativ som Summa, Räkna, Genomsnitt, etc. Vi kommer inte att använda dessa alternativ för vårt specifika problem.

Vi kommer att använda den andra typen av alternativ, som listas under fliken Visa värden som. Excel visar “Ingen beräkning” som standard här.

Nu måste du ändra Ingen beräkning till % av total summa från listrutan. Det beror på att du vill hitta beloppet för varje artikel i procent av det totala beloppet.

Se figur 10 för att se den resulterande pivottabellen. Här visar pivottabellen intäkter för varje typ av artikel i procentuella termer. I det här exemplet har 'Basket med Kobe Signature' det högsta marknadspriset.

Låt oss nu på liknande sätt kontrollera de andra priserna i procent genom att välja % av Grand Total för både klistermärkepris och faktiskt försäljningspris.

6. Begränsa din analys genom att filtrera raderna.

Vad händer om du vill utesluta ett objekt från analysen? Du måste filtrera raderna i pivottabellen. Klicka på listrutan bredvid “Radetiketter”.

Ta bort kryssrutan mot det objekt som du vill utesluta från analysen. Vi tog bort Guitar i det här exemplet.

När du utesluter Guitar från analysen kan du se att andelen för andra priser har förändrats, eftersom det totala beloppet nu är annorlunda

7. Lägga till ett Produktkod -fält i enskilda rader.

För att kontrollera procentandelen av det totala priset per enskild artikelkod, låt oss dra och släppa fältet 'Produktkod' till området 'Rader' i drag-and-drop-pivottabellbyggaren. Titta på den resulterande pivottabellen. Tabellen visar det enskilda bidraget för olika artikelkoder till det totala priset som artikeln har i totalbeloppet.

Slutsats:

Microsoft Excel är ett kraftfullt verktyg. Dessutom ger förvar som Excel Template mycket användbara mallar som hjälper dig att uppnå mycket snabbt. Dessutom har Excel kraftfulla inbyggda verktyg som pivottabeller för dataanalys. I den här guiden skapade vi en pivottabell från Excel-data med ett enkelt steg-för-steg-tillvägagångssätt. Använd det här kraftfulla Excel-verktyget för att förstå dina data!

Snezhina Piskova

Snezhina är en strävan efter marknadsföring med passion för Excel. Hon är civilingenjör i Media and Entertainment Management, med en bakgrund inom filmproduktion och eventhantering. På sin fritid tycker hon om att lära sig nya språk, resa och läsa.