10 MS Excel-produktivitetstips från experter

MS Excel-produktivitetstips

Microsoft Office-kalkylprogrammet  MS Excel   används ofta för ett stort antal applikationer, från att hålla en lista med objekt uppdaterad till att generera fakturor eller till och med spela videospel.

I daglig affärsanvändning känner emellertid många grundläggande användare inte ens till mycket användbara Excel-produktivitetstips som kan spara dem mycket tid och energi, till exempel för att räkna antalet händelser i en lista med tusentals poster, eller för enklare operationer som att hitta positionen för ett tecken i en sträng och andra operationer.

Med bara lite träning är det till och med möjligt att använda dagliga affärsanvändningar mycket användbara funktioner med Excel-jokertecken, en uppsättning tecken som kan ersätta alla andra i en formel. Används i en  avancerad vlookup i Excel   kan de till och med bli mycket kraftfulla.

Vi bad expertgruppen om deras bästa tips om MS Excel-användning, och här är deras svar:

 Använder du MS Excel regelbundet? Vad är det enda tipset som hjälper din dagliga produktivitet på jobbet och som du kan dela med dig?

Stacy Caprio, tillväxtmarknadsföring: säkerhetskopiera dina Excel-dokument i molnet

Ett Excel-produktivitetstips är säkerhetskopiering av dina Excel-dokument på molnet.

Jag har arbetat i veckor och år med specifika dokument och förväntat sig att de alltid skulle vara där, men hade då situationer där  min dator   brast på grund av ett problem med vattenutsläpp eller andra fel och förlorade mina excel-ark. Nu vet jag alltid att säkerhetskopiera dem så jag får dem även om något oväntat händer, varför jag alltid håller en molnbaserad säkerhetskopia till hands.

Kenny Trinh, Netbooknews: bli av med musen och gå 3-5 gånger snabbare!

Gå musfria.

Du ökar din hastighet 3–5X när du blir av med musen. Det bästa sättet att börja lära sig är att:

• 1. Tryck på ALT-tangenten - du ser bokstäver och siffror visas över hela menyn, så navigerar du från och med nu
• 2. Skriv ut en sida med kortkommandon (sök på kortkommandon på google bilder) och tejp den på din dator

Att ta sig bekvämt med Excel utan mus tar cirka 2-3 veckor.

Nycklarna till att vara effektiva är:

• Hastighet -> gå musfria
• Automation -> lära dig att skriva fantastiska formler och formatera kalkylblad intuitivt

Om jag skulle ranka ytterligare 3 så här skulle jag prioritera dem:

• 1. Formatering och grundläggande formler (prep awesome snygga rapporter och automatisera uppgifter)
• 2. Dataanalys - filtrering, sortering och analys av data
• 3. Datavisualisering - tabeller, diagram och diagram med dubbla axlar

David Johnson, Mulytic Labs: absolut hänvisning till andra områden

Absoluta referenser räddade mitt liv, jag är inte så stolt över att säga det. Himlen öppnade sig för mig när jag lärde mig att använda '$' för att skapa absoluta referenser till andra fält. För de oinitierade fixar '$' framför bokstaven kolumnen och '$' framför numret fixar raden. Därifrån kan referenserna vara så stabila som du behöver. Det gjorde verkligen mitt liv mycket enklare när jag snabbt gjorde stora datasystemanalyser.

David Johnson, MBA, BA datavetenskap, har arbetat i teknikindustrin i 20 år och har lett globala team och teknikinitiativ i USA, Europa och APAC för företag som IBM och Sungard. Han är för närvarande Chief Technology Officer på Mulytic Labs, samtidigt som han bedriver data- och teknikhanteringskonsult vid Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: använd blixtfyllning

Här är mitt topp 1 produktivitet i Excel: Behärska användningen av blixtfyllning. Flash-fyllning är en mycket kraftfull funktion som är praktisk när det gäller att behandla stora datamängder. Istället för att granska uppgifterna en efter en kan du faktiskt 'lära' blixt fylla vad du behöver. Skriv in vad du behöver i cellen bredvid rådata några gånger och försök sedan om blixtfyllningsfunktionen lär sig det. Ibland skulle du behöva skriva mer för att Excel ska känna igen mönstret, men när det gör det gör det jobbet åt dig.

För att göra detta, klicka på cellen där du behöver data. Och hitta sedan blixtfyllningsknappen. Du kan se det på fliken Hem i redigeringsfönstret som finns längst till höger i Excel-fönstret. Hitta Fill-knappen under AutoSum och klicka sedan på rullgardinsmenyn. Klicka till slut på Flash Fill och se magin. Ingenting kan vara mer produktivt än att kunna tillhandahålla data från kalkylbladet utan att göra det manuella arbetet.

Jag är Outreach Consultant på Centriq- hemhanteringsappen som har presenterats / citerats i butiker som NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co och andra. På Centriqarbetar jag med vårt innehållsteam för att skapa SEO-optimerat innehåll om hushållsunderhåll, heminredning, hemsäkerhet och mer.

Bli en Excel Pro: Gå med i vår kurs!

Höj dina färdigheter från nybörjare till hjälte med vår Excel 365 -grunder, utformad för att göra dig skicklig i bara några få sessioner.

Anmäla sig här

Mike Richards, Golf Einstein: konstant inlärning av de senaste uppdateringarna

Jag har använt  MS Excel   när jag dokumenterar viktig affärsinformation och ett trick som jag lever efter är att se till att jag håller mig uppdaterad med de senaste uppdateringarna och genvägarna som kortkommandon och formelgenvägar som inte bara har påskyndat mitt arbete utan också har uppmuntrat mig att fortsätta lära sig. Denna praxis har utvecklat ett ständigt lärande tankesätt som har gjort mig mer motiverad att växa och vara produktiv.

Jag heter Mike och jag är golfentusiasten och grundaren av Golf Einstein, en blogg där jag delar mitt inlägg om allt golfrelaterat!

Shayne Sherman, TechLoris: använd valideringsdata

Mitt bästa tips är dock ganska enkelt: * Använd valideringsdata! * Jag vet, jag vet, du borde vara längre än det, eller hur? Jag menar säkert att du kan se till att du stavar namnen korrekt, eller hur? Lyssna, det tar bara en tid att spendera timmar för att försöka ta reda på varför dina kapslade ark med beräkningar plötsligt bryts och sedan inse att det är på grund av det faktum att du matar in ogiltiga data för att du ska kunna se värdet på datavalidering.

Jag har använt Excel i flera år. I några av mina tidigare positioner fanns det ett skämt att alla uppgifter som jag fick (inklusive beställning av lunch eller att göra resplaner) jag kunde utföra bättre med Excel. Ärligt talat kunde jag förmodligen ha det.

Polly Kay, engelska persienner: slå samman data från andra källor

Att använda Excel-makron för att automatisera tidskrävande och repetitiva uppgifter har varit en riktig spelväxlare, och kanske det enda som har varit mest effektivt när det gäller hur Excel har effektiviserat mitt arbete.

Att slå samman data från andra källor med Excel-arbetsböcker är något annat som hjälper, och det är väldigt lite som inte kan integreras i ett Excel-arbetsflöde för att slå samman dem. Återigen kan du importera dessa andra element automatiskt för att möjliggöra senare datatransformation och analys.

Bara att höja en fråga för att få statistik innan du skapar en rapport ger djupgående insikter som kan informera analys och beslutsfattande, och gör att du också kan validera och korskontrollera alla dina andra former av innehåll.

Polly har över ett decennium av erfarenhet som digital marknadsföringskonsult och senior marknadschef och betjänar ett brett spektrum av kunder, allt från små och medelstora företag till stora internationella företag och hushållsnamn.

Reuben Yonatan, GetVoIP: använd HLOOKUP och VLOOKUP

När jag först lärde Excel minns jag att HLOOKUP och VLOOKUP verkligen låste upp många fantastiska saker som jag aldrig visste att du kunde göra med Excel.

Som VD använder jag fortfarande dessa funktioner för att bygga riktigt enkla instrumentpaneler som kommer att hämta in data från andra flikar i ett kalkylblad, vilket är kraftfullt för data som vi uppdaterar regelbundet.

Gintaras Steponkus, Solid Guides: förbered diagram och grafer för varje kalkylblad

Som projektledare måste jag använda excel dagligen. Jag måste hålla reda på massor av data och analysera den dagligen för att maximera företagets värde. Jag har hittat Excel som det mest kraftfulla verktyget i detta avseende.

Jag måste förbereda rapporter dagligen. Många gånger måste jag hänvisa till gamla kalkylark. Det blir en skrämmande uppgift att gå igenom all data. Så jag skapar diagram och diagram över nödvändig data, som jag kan exportera i andra format liksom PDF. Det hjälper mig att notera resultaten i en överblick. Det ger mig en snabb överblick över hur siffror på kalkylarken är relaterade till varandra. Den här funktionen blir bättre i de brådskande uppgifterna där jag har mindre tid att utarbeta rapporter. Förutsättningen är dock att du har all information enligt Excel-riktlinjer.

Jag heter Gintaras Steponkus och är marknadsförare på Social Media på Solidguides. Solid guider är ett projekt skapat av ett team av entusiaster dedikerade till forskning och att skriva recensioner. Vi är mycket passionerade för Internet och vi vet att det är en enorm plats med massor av falsk och onödig information. Vi skapade solida guider för att göra Internet till en säkrare plats för kunder och för att vi älskar att forska och informera.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: använd kraftpivots och DAX-funktioner

Jag använder  MS Excel   regelbundet för analys, rapportering och lagring av data. Jag måste göra en rapport varje vecka med allt innehåll, annonser och trafikanalys till investerare och andra aktieägare på min nyhetswebbplats.

Excel-VVS kan öka produktivitetsnivån med många veck. Excel-VVS följer två strategier som kan öka din produktivitet, en är den grundläggande excelstrategin och andra är den avancerade VVS-strategin. I produktiv strategi används det mesta av tiden för att hitta ny insikt och kontinuerligt förbättra rapporterna. Det är en procedur som kan repeteras där du förbättrar rapporterna i stället för att behålla dem.

Vid avancerad strategi använder du power pivot för att öka din produktivitet. Här får du flera fördelar. För det första ökar kapaciteten för att hantera filer. En miljarder värden per kolumn och miljoner tabeller per arbetsbok kan lagras. För det andra, genom att använda relationsprocedur i Power Pivot Model, kopplas arbetsböcker till varandra och en länk skapas mellan tabellerna.

För det tredje görs dina enorma beräkningar enkelt genom DAX-funktioner. Därför underlättar varje funktion som är kopplad till kraftpivot utforsknings-, massivanalys- och rapporteringsuppgiften enklare.

Jag heter Aqsa Tabassam, en affärskvinna, medstifter och chefredaktör för InsideTechWorld. InsideTechWorld strävar efter att leverera den senaste tekniken och nyheterna om nyheter, mediahändelser och banbrytande händelser till läsarens över hela världen ..

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: automatiskt fylla formler med fliknyckeln

Trots att jag hatade att lära mig Excel är det en av de nödvändiga kompetensmängderna som vi kan tillämpa på många aspekter av vårt arbete och vårt dagliga liv (budgetering osv.).

Här är ett bra tips för att spara tid med Excel-formler, som många tenderar att kämpa med. Så vad du vill göra är att använda tabbtangenten, som låter dig automatiskt välja formlerna. På det här sättet behöver du inte slösa tid på att skriva ut dem i sin helhet varje gång. När du börjar fylla i det fyller fältet en lista med förslag från Excel. Allt du behöver göra är att flytta piltangenten upp eller ner för att välja din formel, tryck på Enter och gjort.

Om det finns ett problem med någon av formlerna kan du snabbt felsöka den genom att välja formeln och sedan slå F2. Sedan kan du bläddra igenom delar av formeln genom att hålla skift och trycka på vänsterpilen. F9 visar den slutliga beräkningen av formeln, varefter du kan slå Esc för att behålla formeln eller ange för att bevara värdet.

Efter att ha insett att 9 till 5 livet inte var för honom, slutade Philip sitt jobb inom flygbranschen och beslutade att resa världen på sina egna villkor. För närvarande är han baserad mellan NYC och Kambodja, han är en digital nomad på heltid och grundaren av sin reseblogg, PhilipWeiss.org.

Komplett 2019 Excel för nybörjare i video