34 เคล็ดลับ Google เอกสารเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานของคุณ

หนึ่งในเครื่องมือที่ใช้มากที่สุดในการทำงานที่บ้านและเพื่อแบ่งปันเอกสารกับคนอื่น ๆ Google เอกสารไม่ได้เป็นส่วนสำคัญของงานประเภทต่าง ๆ ที่ดำเนินการบนคอมพิวเตอร์และได้เปลี่ยนโปรแกรมสำนักงานมาตรฐานเกือบทั้งหมดที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์

เริ่มต้นด้วยบัญชี Gmail หรือไม่ต้องใช้แอป Google ต่าง ๆ ให้คุณสร้างออนไลน์โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ใด ๆ เอกสารข้อความขั้นสูงด้วย Google เอกสารสเปรดชีตกับ Google ชีตการนำเสนอด้วย Google สไลด์แบบฟอร์มที่มี Google Forms และอีกมากมาย!

ด้วยความช่วยเหลือของผู้เชี่ยวชาญเคล็ดลับการใช้งานแอพ Google โดยเฉพาะ Google Docs คุณจะสามารถใช้งานได้ง่ายกว่า Google Notepad ออนไลน์และสามารถไปไกลถึงการจัดการธุรกิจทั้งหมดและผู้ทำงานร่วมกันกับออนไลน์ Google suite

จากประวัติรุ่นไปจนถึงฟังก์ชั่นขั้นสูงเราได้ถามชุมชนว่าเคล็ดลับของพวกเขาในการสร้างประโยชน์สูงสุดจาก Google เอกสารคืออะไร นี่คือคำตอบของพวกเขา

คุณใช้ Google เอกสารเพื่อจัดการเอกสารธุรกิจหรือไม่ คุณมีเคล็ดลับที่ดีในการใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน คุณใช้ฟังก์ชันการทำงานร่วมกันสำเร็จหรือไม่

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: ไม่จำเป็นต้องบันทึกร่างจดหมายและส่งให้ทุกคนอีกครั้ง

ฉันใช้ Google เอกสารเพื่อจัดการเอกสารธุรกิจทุกวัน เพื่อที่จะร่วมมือกับผู้ที่อยู่ในทีมของฉันเราเลือกการตั้งค่าที่อนุญาตให้ผู้ที่อยู่ในทีมของเราแก้ไข ที่มุมบนขวามีปุ่ม แชร์ สีน้ำเงิน คลิกที่นั้นจากนั้นไปที่การตั้งค่าขั้นสูงและเลือกผู้ที่สามารถเปิดเอกสาร จากนั้นเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลง“ สามารถแก้ไข”

เมื่อทีมเข้าถึงได้พวกเขาใช้ตัวเลือก ความคิดเห็น เพื่อถามคำถามหรือเพิ่มข้อมูล สมาชิกในทีมยังสามารถทำการแก้ไขหรือให้คำแนะนำสำหรับการแก้ไข

สะดวกและมีประสิทธิภาพในการใช้ Google เอกสารสำหรับการทำงานร่วมกันเพราะทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงแบบเรียลไทม์ ไม่จำเป็นต้องบันทึกร่างจดหมายและส่งให้ทุกคนอีกครั้ง พวกเขาสามารถกลับมาตรวจสอบกับเอกสารต้นฉบับได้ในขณะที่วิวัฒนาการ

Stacy Caprio การเติบโตของตลาด: เขียนและวิจัยโดยไม่ทิ้งเอกสารไว้กับ Explore

หนึ่งเคล็ดลับในการใช้ Google เอกสารคือคุณสามารถเขียนและค้นคว้าโดยไม่ต้องออกจากเอกสารเมื่อคุณใช้คุณสมบัติสำรวจ คุณลักษณะสำรวจช่วยให้คุณค้นหาและสำรวจ Google เพื่อการวิจัยและคำตอบในขณะที่คุณเขียนในเวลาเดียวกันดังนั้นคุณไม่ต้องเสียเวลาเปลี่ยนแท็บหรือคลิก Google Doc ของคุณขณะเขียน

James Canzanella, Nights Marketing Nights: มีโฟลเดอร์ตามหัวข้อ

ฉันใช้ Google เอกสารเพื่อจัดการเอกสารธุรกิจมาหลายปีแล้วและฉันขอแนะนำให้คุณเก็บโฟลเดอร์ที่เรียบร้อยของไฟล์ทั้งหมดของคุณ เมื่อเวลาผ่านไปไฟล์ต่างๆอาจเริ่มกองพะเนินและคุณไม่ต้องการใช้เวลามากเกินไปในการค้นหาไฟล์เฉพาะของคุณ ฉันแนะนำให้มีโฟลเดอร์ตามหัวข้อ ตัวอย่างเช่นอาจเป็นค่าใช้จ่ายรายได้แผนธุรกิจหรืออะไรก็ได้

เมื่อเวลาผ่านไปคุณสามารถเพิ่มไฟล์ใหม่สำหรับปีก่อน ๆ เนื่องจากคุณจะไม่สามารถเข้าถึงได้มากเท่าที่ควร แต่ถ้าคุณยังต้องการเข้าถึงมัน คุณจะรู้ว่าจะมองที่ไหน ในขณะที่ความเรียบร้อยและการจัดระเบียบอาจฟังดูเป็นคำแนะนำพื้นฐาน แต่สิ่งที่สำคัญกว่าคือไฟล์และเอกสารเริ่มซ้อน

Calloway Cook, Illuminate Labs: อนุญาตให้เฉพาะผู้ที่อยู่นอกองค์กรเท่านั้นที่จะดู

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปลี่ยนการตั้งค่าการเข้าถึงหากคุณแบ่งปันเอกสารกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ เป็นเรื่องปกติสำหรับคนที่ไม่ค่อยคุ้นเคยกับ Google เอกสารและซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่ใช้ร่วมกันเพื่อทำการแก้ไขโดยตรงไปยังเอกสารซึ่งโดยทั่วไปคุณไม่ต้องการ

เรามักจะ จำกัด การเข้าถึงเอกสาร บริษัท ของเราเพื่อดูอย่างเดียวหรือในบางกรณีแสดงความคิดเห็นเท่านั้น สำหรับบางสิ่งบางอย่างเช่น Deck pitch สำหรับนักลงทุนมันสมเหตุสมผลที่จะอนุญาตให้บุคคลภายนอกองค์กรมองเห็นเพราะสำรับนั้นจะถูกใช้ซ้ำและส่งไปยังนักลงทุนที่มีศักยภาพอื่น ๆ

Vincent Lee ผู้แต่ง: เชิญทีมสำหรับอินพุต

เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการของฉันในการพัฒนาแบรนด์สำหรับลูกค้าฉันเริ่มต้นด้วยการสร้างเรื่องราวแบรนด์ของพวกเขา Google Doc เป็นของฉันไปเพื่อบันทึกข้อมูลและตามความจำเป็นฉันจะเชิญทีมของฉันสำหรับการป้อนข้อมูลโดยให้ความสามารถในการแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็น อย่าลืมเลือกฟังก์ชั่น การแนะนำ ภายใต้การแก้ไขเพื่อให้ข้อความต้นฉบับยังคงอยู่ การแสดงความคิดเห็นมีประโยชน์มากขึ้นถ้าคุณต้องการความคิดเห็นไม่ใช่การแก้ไข ย่อหน้าที่เฉพาะเจาะจงสามารถถูกเน้นและคุณสามารถกำหนดคำขอสำหรับความคิดเห็นให้กับบุคคลที่ระบุ (ผ่านที่อยู่อีเมลของพวกเขา) ฟังก์ชั่นการแสดงความคิดเห็นเป็นวิธีที่ดีในการติดตามการตัดสินใจที่นำไปสู่รุ่นสุดท้ายในเอกสาร

Google Doc ก็มีประโยชน์เช่นกันเมื่อฉันเขียนหนังสือที่กำลังจะมาถึง ฉันสามารถเชิญผู้แก้ไขของฉันไปหาสัตว์แพทย์และโดยใช้เครื่องมือการแสดงความคิดเห็นเธอสามารถแนะนำการเปลี่ยนแปลงทิศทางหรือความคิด และในขณะที่ฉันเตรียมต้นฉบับสุดท้ายฉันสามารถสร้างสารบัญได้โดยอัตโนมัติเพียงแค่จัดรูปแบบชื่อบทเป็นส่วนหัว ฟังก์ชั่นการนับคำเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมเพราะฉันต้องการให้ความยาวของแต่ละบทเหมือนกัน

Dan Bailey, WikiLawn: เรียนรู้คุณลักษณะประวัติและแก้ไขความคิดเห็น

เคล็ดลับที่ดีที่สุดของฉันสำหรับการใช้งาน Google เอกสารเกี่ยวข้องกับการเรียนรู้คุณลักษณะประวัติและมีกระบวนการบางอย่างสำหรับผู้ที่แสดงความคิดเห็น / แก้ไขเมื่อใด สำหรับประวัติคุณสามารถดูบันทึกการเปลี่ยนแปลงและย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ นี่เป็นสิ่งสำคัญหากมีคนเปลี่ยนแปลงบางสิ่งที่จำเป็นต้องเปลี่ยนกลับหรือถ้าคุณต้องการดูว่าพนักงานแต่ละคนมีส่วนร่วมอย่างไร

หากคุณคลิกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่บันทึกไว้ในไดรฟ์ระบบจะเปิดมุมมองที่แสดงการเปลี่ยนแปลงล่าสุด มันเป็นรหัสสีเพื่อให้คุณสามารถดูว่าใครทำอะไร เพียงคลิกที่ภาพเพื่อรับมุมมองที่ดีขึ้นในเอกสารและย้อนกลับหากคุณต้องการ

ในแง่ของการแก้ไขและความคิดเห็นให้กำหนดเวิร์กโฟลว์เพื่อให้ผู้คนไม่เหยียบย่ำกัน ถ้ามีคนหนึ่งคนร่างเอกสารให้ไปที่คนอื่นเพื่อทำเอกสารในระดับสูงครั้งเดียว จากนั้นส่งกลับไปที่ drafter ปล่อยให้พวกเขาทำการเปลี่ยนแปลงและส่งมันลงบรรทัดสำหรับการวิเคราะห์ที่สำคัญมากขึ้น แก้ไขความคิดเห็นที่จัดการและปล่อยให้คุณยังคงมีคำถามเกี่ยวกับ

สิ่งนี้จะช่วยให้สิ่งต่างๆเคลื่อนไหวได้อย่างราบรื่น

Josephine Ison ผู้จัดกิจกรรม: ลงไปสู่การกำหนดเวลานาทีด้วย Google เอกสาร

ในฐานะตัวแทนการจองห้องพักที่มีความสามารถ / ศิลปิน * Google เอกสารเป็นศูนย์กลางของวิธีที่เราแจ้งให้ทีมงานของเราทราบถึงวิธีการไร้แรงเสียดทาน * การจองส่วนใหญ่ของเราเป็นกิจกรรมสดและสิ่งเหล่านี้ต้องใช้เวลา นี่คือที่ G-Docs มีประโยชน์ เอกสารสดจะถูกแบ่งปันให้กับสมาชิกทุกคนที่เกี่ยวข้องและหากมีการแก้ไขใด ๆ ตามกำหนดเวลาและข้อกำหนด สิ่งนี้ช่วยลดความพยายามในการดูแลระบบเพิ่มเติมและทำให้การสื่อสารของเราสะอาดและชัดเจน

Sherese Patton, SLP Media สัมพันธ์: สร้างเอกสาร PDF ก่อนส่งไป

ในฐานะนักประชาสัมพันธ์และที่ปรึกษาประชาสัมพันธ์ฉันอยู่ระหว่างการเดินทาง บางครั้งฉันจำเป็นต้องมีแล็ปท็อปของฉันกับฉันเป็นส่วนใหญ่และตั้งค่าเวิร์กสเตชันถ้าพื้นที่อนุญาต ดังนั้นความสามารถในการเข้าถึงไฟล์สัญญาจึงมีประโยชน์และสำคัญอย่างยิ่ง ฉันใช้ Google เอกสารค่อนข้างบ่อยสำหรับการสร้างสัญญาและแบบสอบถามของฉันสำหรับการสร้างลูกค้าใหม่ เนื่องจากคุณสามารถเข้าถึง Google ได้ทุกที่และฉันหมายถึงที่ใดก็ได้มันทำให้ง่ายขึ้นและเครียดน้อยลงเมื่อคุณสามารถทำงานกับเอกสารของคุณต่อไปและแบ่งปันได้อย่างง่ายดาย

เคล็ดลับที่ดีที่สุดที่ฉันสามารถให้ได้คือใช้แอพนี้สำหรับข้อเสนอสัญญา เมื่อคุณทำเอกสารเสร็จแล้วคุณสามารถแชร์ได้อย่างง่ายดายกับคนที่คุณสร้างเอกสาร สิ่งหนึ่งที่ฉันอยากจะแนะนำก็คือทำให้มันเป็นเอกสาร PDF ก่อนที่จะส่งไปเพราะคุณไม่ต้องการให้ลูกค้าทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณไม่ได้ตระหนักถึง อย่างไรก็ตามเมื่อคุณแชร์เอกสารกับทีมคุณฉันจะแก้ไขด้วยสีที่แตกต่างกัน แบบที่คุณรู้เมื่อมีการแก้ไข ฉันได้ร่วมมือกับผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์อื่น ๆ และเราพบว่าการกำหนดสีเป็นวิธีที่ดีที่สุด เครื่องมือนี้ยอดเยี่ยมและเป็นผู้ใช้ที่แท้จริง!

James McGrath, Yoreevo: ใช้เครื่องมือแนะนำเพื่อแจ้งให้เจ้าของเอกสารทราบ

ฟีเจอร์หนึ่งที่เราพบว่ามีประโยชน์มาก แต่พลาดง่ายคือการแนะนำ มันสามารถพบได้ที่ด้านบนขวา โดยปกติแล้วการแก้ไขจะถูกเลือก แต่ถ้าคุณคลิกที่มันและเลือกการแนะนำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ทำทั้งข้อความต้นฉบับและข้อความใหม่จะยังคงอยู่ในหน้านั้น ลูกโป่งที่เกี่ยวข้องทางด้านขวาของหน้าจะถูกสร้างขึ้นเพื่อเน้นคำแนะนำ

ตามคำแนะนำเหล่านี้เจ้าของเอกสารจะได้รับแจ้งและสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงได้ หากพวกเขายอมรับการแก้ไขจะถูกนำไปใช้ หากพวกเขาถูกปฏิเสธเอกสารจะกลับสู่รูปแบบดั้งเดิม

แต่ละข้อเสนอแนะสามารถประเมินได้อย่างอิสระ

ฟังก์ชั่นนี้มีประโยชน์จริง ๆ เพราะโดยทั่วไปแล้วมันเป็นรุ่นที่กำหนดใหม่ของเอกสารของคุณซึ่งคุณสามารถประเมินได้อย่างง่ายดาย

Rafa, สถาบันสอนภาษาสเปน homeschool: เรียนรู้ทางลัดที่มีประโยชน์

เราใช้ Google เอกสารเพื่อจัดการโพสต์บล็อกทุกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าพร้อมที่จะเผยแพร่ เนื่องจากเราได้ทำงานระยะไกลมาเป็นเวลานานฟังก์ชั่นความคิดเห็นได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์มากในการส่งเสริมการสนทนาระหว่างนักเขียนและบรรณาธิการ ฟีเจอร์นี้ไม่เพียงช่วยให้เราทำงานได้ตามความต้องการของเราเท่านั้น แต่ยังทิ้งบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับกระบวนการแก้ไขทั้งหมดเพื่อให้คำพูดไม่สามารถอยู่ในอากาศได้

อีกวิธีในการเพิ่มผลผลิตผ่าน Google เอกสารคือการเรียนรู้ทางลัดที่มีประโยชน์ ในฐานะนักเขียนทางลัดเช่นการนับคำ (CTRL + SHIFT + C) และการแนะนำส่วนหัว (CTRL + ALT + 2) เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเขียนประสบการณ์ที่มีประสิทธิภาพและน่าพอใจ หากคุณกำลังจัดระเบียบเอกสารของคุณด้วยส่วนหัวซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถนำทางหนังสือต่างๆอย่างรวดเร็วผ่านแถบด้านข้างทางด้านซ้ายของเอกสาร ทำให้การอ่านเอกสารขนาดใหญ่ทำได้ง่ายมาก!

Ahmed Mir, Nature and Bloom: สร้างลิงก์ที่แชร์ได้แสดงความคิดเห็นและใช้ส่วนหัว

ฉันเป็นผู้ก่อตั้งธุรกิจอีคอมเมิร์ซและ บริษัท ในเครือที่ฉันทำงานกับนักเขียนและบรรณาธิการอิสระผ่าน Google เอกสาร

ซึ่งฉันมีเคล็ดลับที่เกี่ยวข้องในการเพิ่มผลผลิตสำหรับธุรกิจออนไลน์เช่นของฉัน:

• สร้างลิงก์ที่แชร์ได้สำหรับเอกสารเพื่อส่งผ่านไปยังนักเขียนของคุณซึ่งสามารถตรวจสอบได้โดยบรรณาธิการและทีม SEO ของคุณแบบเรียลไทม์ คุณสามารถปรับเปลี่ยนการอนุญาตเพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้บางคนสามารถแก้ไข / อ่านอย่างเดียวหรืออนุญาตให้ทุกคนที่มีลิงก์สามารถแก้ไขได้ตามความจำเป็น
• หากเอกสารต้องการการทำงานซ้ำเพื่อเพิ่มความคิดเห็นสำหรับสมาชิกในทีมโดยใช้ฟังก์ชั่นความคิดเห็น @ สิ่งนี้ทำให้สมาชิกในทีมโดยอัตโนมัติผ่านทางอีเมลไปยังข้อเสนอแนะของคุณ!
• ใช้ส่วนหัวเพื่อแยกเอกสารเป็นรูปแบบที่พร้อมสำหรับ SEO เพื่อเตรียมการวางลงในเว็บไซต์ของคุณโดยตรงโดยไม่มีการปรับเปลี่ยน

Marc Bromhall, อุปกรณ์ท่องเริ่มต้น: ส่งอีเมลโดยตรงจากสเปรดชีต

เราใช้ Google Suite มานานกว่า 4 ปีแล้วเพื่อจัดการธุรกิจของเรา หนึ่งในฟีเจอร์ที่แย่ที่สุดที่เราค้นพบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพคือการส่งอีเมลโดยตรงจากสเปรดชีต นี่เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้จัดการโครงการหรือผู้นำทีมที่สื่อสารกับสมาชิกหลายคนในทีมอยู่ตลอดเวลา สมมติว่าคุณเพิ่งสรุปการประชุมและมีจุดดำเนินการหลายอย่างในการประชุมที่ต้องมอบหมายให้กับสมาชิกทีมคนอื่น แทนที่จะส่งอีเมลบุคคลเหล่านี้แยกต่างหากคุณสามารถใช้ Google ชีตเพื่อจดบันทึกว่าใครต้องทำอะไรบ้าง

ในคอลัมน์แรกคุณจะใส่อีเมลของพวกเขาและในคอลัมน์ที่สองจะเป็นบันทึกในสิ่งที่พวกเขาต้องทำ หลังจากการประชุมสิ้นสุดลงและแผ่นงานเสร็จสมบูรณ์สิ่งที่คุณต้องทำคือคัดลอกและวางรหัสลงใน Google Script Editor ซึ่งคุณสามารถหาได้ภายใต้แท็บเครื่องมือใน  Google ชีต   เมื่อวางรหัสในคุณเพียงคลิกที่ส่งอีเมลที่ด้านบนของหน้าและในไม่กี่วินาทีสมาชิกในทีมของคุณทั้งหมดจะถูกส่งข้อความส่วนตัวของพวกเขา เราพบว่าเครื่องมือนี้ช่วยเราประหยัดเวลาได้อย่างมากในช่วงหลายปีที่ผ่านมาและเป็นหนึ่งในคุณสมบัติมากมายที่เราชื่นชอบเกี่ยวกับ Google Suite

Shreeram Thapaliya, เนปาล Trek Hub Pvt.Ltd: การส่งออกในรูปแบบที่แตกต่างกันและการพิมพ์

ฉันใช้ Google เอกสารมาตั้งแต่ปีที่แล้ว มันเป็นสิ่งที่มหัศจรรย์ที่สุดสำหรับฉันจาก Google หลังจาก Gmail ฉันใช้ Google ชีตด้วยเช่นกัน ฉันคิดว่าสำหรับธุรกิจมันดีมากที่จะใช้ Google เอกสารเมื่อเทียบกับ Microsoft เอกสาร คุณมีตัวเลือกต่าง ๆ ที่คุณสามารถแชร์และแก้ไขเอกสารได้ในคราวเดียวและหลายคนสามารถแก้ไขและนำเวอร์ชันสุดท้ายของแต่ละเอกสารออกมาได้อย่างง่ายดาย ช่วยประหยัดเวลาของพนักงาน ทุกสิ่งที่คุณสามารถทำได้จากคำว่า Microsoft ที่คุณสามารถทำได้จาก Google เอกสาร เอกสารนี้ยังคงสำรองไว้ใน Google Drive หากคุณไม่ต้องการวางไว้ที่นี่คุณสามารถส่งออกในรูปแบบต่าง ๆ เช่นไฟล์ Word, ไฟล์ PDF หรือส่วนขยายอื่น ๆ หากคุณต้องการได้รับการพิมพ์คุณสามารถพิมพ์ได้โดยตรงจากที่นี่คุณต้องการอะไรมากกว่านี้? ฉันชอบตัวเลือกการตรวจสอบไวยากรณ์อย่างมาก คุณสามารถเขียนประโยคที่ดีมากด้วยความช่วยเหลือของ Google เอกสารนี้ ฉันยังเขียนอีเมลผ่าน Google เอกสารจากนั้นส่งผ่าน ฉันคิดว่าฉันได้ใช้ประโยชน์สูงสุดจากฟังก์ชั่น ถ้ายังเหลืออยู่ฉันจะเรียนรู้เร็ว ๆ นี้เพราะฉันใช้มัน 2-3 ชั่วโมงต่อวัน ฉันยังเห็นการขาดที่ Google เอกสารไม่นับคำและตัวอักษร

Joe Flanagan, Tacuna Systems: พูดถึงสมาชิกในทีมเพื่อรับการแจ้งเตือน

ฉันใช้ Google เอกสารร่วมกันมาหลายปีแล้ว เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณสร้างและแชร์ไฟล์ได้อย่างง่ายดาย Google เอกสารยังให้การควบคุมอย่างสมบูรณ์เนื่องจากการเข้าถึงไฟล์ที่แชร์อาจ จำกัด เฉพาะการดูการแสดงความคิดเห็นหรือการแก้ไข

เคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพของ Google เอกสาร ได้แก่

• พูดถึงสมาชิกในทีมในความคิดเห็นในเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะได้รับแจ้งความคิดเห็น
• เพิ่ม บริษัท ศัพท์แสงลงในพจนานุกรม
• ใช้ที่คั่นหน้าเพื่อนำทางเอกสารที่มีความยาว

Ken Eulo, สำนักงานกฎหมาย Smith & Eulo: ทำความเข้าใจกับสิทธิ์การแก้ไขเมื่อแชร์คำเชิญ

เมื่อทำงานร่วมกับพนักงานใน บริษัท ของคุณใน Google เอกสารคุณต้องเข้าใจถึงการอนุญาตแก้ไขเมื่อแชร์คำเชิญ 90% ของเวลาที่เรามีปัญหาในการทำงานร่วมกันบน Google เอกสารนั่นเป็นเพราะผู้ส่งไม่ได้เลือก“ อนุญาตให้ทุกคนที่มีลิงก์สามารถแก้ไขได้” นี่เป็นการแก้ไขด่วนและใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีดังนั้นโปรดเลือกตัวเลือกนี้หากคุณต้องการให้ฝ่ายที่ได้รับสามารถแก้ไขเอกสารได้ อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการส่งเอกสารไปยังบุคคลที่พวกเขาสามารถดูได้ให้อนุญาตการแก้ไขที่“ สามารถดู” มีการอนุญาตที่สามคือ“ สามารถแสดงความคิดเห็น” ซึ่งอนุญาตให้บุคคลที่ได้รับความคิดเห็นในเอกสาร การอนุญาตนี้มีประโยชน์เมื่อคุณส่งเอกสารไปยังลูกค้าเพื่อรับข้อเสนอแนะหรือเพื่อการตรวจสอบที่ดีกว่า

Norhanie Pangulima, SIA Enterprises: ใช้ประวัติรุ่นที่บันทึกไว้และการพิมพ์ด้วยเสียง

Google เอกสารเป็นหนึ่งในแอพของ Google ที่ฉันมักจะใช้ในงานเขียนของฉัน แนวคิดของการใช้  Microsoft Word   ออนไลน์ผ่าน Google เอกสารเป็นประโยชน์อย่างมากกับฉันโดยเฉพาะอย่างยิ่งบางครั้งการแก้ไขของฉันไม่ได้รับการบันทึกและการเปลี่ยนแปลงก็หายไปเมื่อไฟดับหรือฉันออกจากโปรแกรมโดยไม่ตั้งใจ แอพนี้มีคุณสมบัติมากมายที่คนส่วนใหญ่ไม่รู้ .. หนึ่งคือแอพนี้อนุญาตให้ผู้ชมพร้อมกัน 200 คนพร้อมกันในเอกสารเดียว

เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีม

นี่คือคุณสมบัติที่เป็นประโยชน์เพิ่มเติมสองประการของ Google เอกสารและเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีใช้:

• 1. ประวัติรุ่นที่บันทึกไว้ Google เอกสารจะบันทึกทุกการแก้ไขที่ทำโดยอัตโนมัติ โดยการคลิกที่เมนูไฟล์คุณสามารถดูประวัติรุ่นและติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในเอกสารและผู้ใช้ที่สร้างมันขึ้นมา
• 2. พิมพ์ดีดเสียง คุณสมบัตินี้มีประโยชน์มากเมื่อเขียนโน้ตและหากคุณต้องการจดจ่อกับการเขียนอะไรก็ตามที่อยู่ในใจของคุณและแก้ไขในภายหลัง Google เอกสารช่วยให้คุณพิมพ์คำที่คุณพูดเหมือนเขียนตามคำบอก หากต้องการใช้สิ่งนี้ให้คลิกที่เครื่องมือจากนั้นพิมพ์เสียง

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: ใช้ปุ่มแท็บเพื่อเลือกสูตรอัตโนมัติ

หลายคนพยายามใช้ Excel ใน Google เอกสารเนื่องจากอาจสร้างความสับสนในการเรียนรู้วิธีใช้คุณลักษณะทั้งหมด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับสูตรซึ่งเป็นฝันร้ายสำหรับพวกเราส่วนใหญ่ที่ไม่ใช่กลุ่มการเงิน แม้ว่าฉันไม่ชอบการเรียนรู้ Excel แต่เป็นหนึ่งในชุดทักษะที่จำเป็นที่เราสามารถนำไปใช้กับหลาย ๆ ด้านของการทำงานและชีวิตประจำวันของเราเพื่อจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ

นี่คือเคล็ดลับโปรดของฉันสำหรับการประหยัดเวลาด้วยสูตร Excel ซึ่งหลายคนมักจะต่อสู้ด้วย ดังนั้นสิ่งที่คุณต้องการทำคือใช้ปุ่มแท็บซึ่งช่วยให้คุณสามารถเลือกสูตรได้โดยอัตโนมัติ วิธีนี้คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาพิมพ์เต็มจำนวนในแต่ละครั้ง เมื่อคุณเริ่มกรอกข้อมูลฟิลด์จะเติมรายการคำแนะนำจาก Excel สิ่งที่คุณต้องทำคือเลื่อนปุ่มลูกศรขึ้นหรือลงเพื่อเลือกสูตรของคุณกด Enter และทำ

หากมีปัญหากับสูตรใด ๆ คุณสามารถดีบักได้อย่างรวดเร็วโดยเลือกสูตรจากนั้นกด F2 จากนั้นคุณสามารถวนไปตามส่วนต่าง ๆ ของสูตรโดยกด shift ค้างไว้และกดลูกศรซ้าย F9 จะแสดงการคำนวณขั้นสุดท้ายของสูตรหลังจากนั้นคุณสามารถกด Esc เพื่อเก็บสูตรหรือป้อนเพื่อรักษาค่า

Polly Kay, English Blinds: ติดตามผลงานกลับไปที่ผู้แต่งดั้งเดิม

เราใช้ Google เอกสารสำหรับการทำงานร่วมกันกับ freelancer และผู้รับเหมาบุคคลที่สามที่เราไม่ต้องการให้กับการเข้าถึงไดรฟ์เอกสารของเราหรืออินทราเน็ตของ บริษัท เนื่องจากความกังวลด้านความปลอดภัยหรือเพราะรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในบริบทนี้ ไปทำงานผ่าน Google Drive

ทุกคนมีบัญชี Google อยู่แล้วและการตั้งค่าการแชร์สำหรับแต่ละโฟลเดอร์นั้นสามารถปรับได้อย่างละเอียดทำให้เราสามารถถ่ายโอนความเป็นเจ้าของไฟล์เรียงงานจากผู้รับเหมาหลายคนในที่เดียวกันแก้ไขและแก้ไขเนื้อหาและติดตามงานกลับไป ผู้เขียนต้นฉบับมานานหลังจากเหตุการณ์

มันยังพิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์สำหรับนักแปลอิสระและผู้รับเหมาที่เราทำงานด้วยเช่นกันเนื่องจากพวกเขาสามารถจัดการโฟลเดอร์สำหรับโครงการหรือลูกค้าที่แตกต่างกันหลายโครงการในที่เดียวกันการแบ่งพาร์ติชันและการอนุญาตตามความเหมาะสมโดยไม่เสี่ยงต่อความปลอดภัย ของเนื้อหาลูกค้าอื่น ๆ ของพวกเขา

Esther Meyer, ร้านขายเจ้าบ่าว: ลองพิมพ์ด้วยเสียงตั้งค่าการอนุญาตใช้เครื่องตรวจตัวสะกด

ฉันใช้ Google เอกสารมาระยะหนึ่งแล้ว อาจเป็นเรื่องธุรกิจหรือเอกสารส่วนตัวมันมีประโยชน์มากซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมมันถึงเป็นทางเลือกของฉัน การทำงานระยะไกลของฉันนั้นง่ายกว่ามากเมื่อใช้ Google เอกสาร ฉันมีทีมระยะไกลที่ฉันทำงานด้วยและเป็นเรื่องปกติที่เราจะร่วมมือกันซึ่งเป็นสาเหตุที่ Google เอกสารเป็นสวรรค์สำหรับเรา

นี่คือเคล็ดลับยอดนิยมของฉันสำหรับการใช้ Google เอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ:

• 1. ลองพิมพ์ด้วยเสียง หากคุณเป็นคนประเภทที่คิดเร็วกว่าคุณนี่อาจเป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมสำหรับคุณ ใช้ Ctrl + Shift + S เพื่อเปิดใช้งานคุณสมบัติแล้วพูดออกไป ดูอย่างที่ Google ทำเพื่อคุณ อย่างไรก็ตามเตรียมพร้อมที่จะทำการแก้ไขเนื่องจากอาจทำให้คำของคุณไม่ถูกต้อง
• 2. ตั้งค่าการอนุญาตอย่างเหมาะสม เมื่อแบ่งปันเอกสารของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเข้าถึงที่คุณให้แก่ผู้ใช้นั้นเหมาะสมกับความต้องการของพวกเขา คุณสามารถเลือกให้พวกเขาสามารถแก้ไขดูหรือแสดงความคิดเห็น
• 3. ตัวตรวจการสะกดที่น่าทึ่ง Google เอกสารมีเครื่องมือตรวจการสะกดและไวยากรณ์อย่างชาญฉลาด การเขียนของคุณต้องไม่เลวกับเครื่องมือนี้เนื่องจากมันจับข้อผิดพลาดได้อย่างถูกต้องสำหรับส่วนใหญ่ ไวยากรณ์เป็นสิ่งสำคัญมากเมื่อพูดถึงอาชีพเนื่องจากมืออาชีพที่ไม่สามารถก้าวไปสู่ตำแหน่งระดับผู้อำนวยการภายใน 10 ปีแรกของอาชีพของพวกเขาทำ 2.5 เท่าของไวยากรณ์ผิดพลาดในฐานะเพื่อนร่วมงานในระดับผู้อำนวยการ

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: ใช้ทางลัดและฟังก์ชั่นในตัว

ฉันสนุกกับการทำงานกับ Google ชีตอย่างแท้จริงซึ่งยอดเยี่ยมมากเพราะงานของฉันเชื่อมโยงกับ Google เอกสารอย่างแน่นหนา ดังนั้นการเรียนรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับทางลัดจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับคนอย่างฉัน ทางลัดของแผ่นงาน Google ค่อย ๆ ช่วยประหยัดเวลาของฉันและอนุญาตให้ฉันมุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่สำคัญมากขึ้น คำสั่งโปรดของฉันคือปุ่ม Ctrl บวกเซมิโคลอน (สำหรับแทรกวันที่ปัจจุบัน), Ctrl plus pageUp / pageDown (สำหรับการย้ายระหว่างแผ่นงาน), Ctrl + Shift บวก V (สำหรับการวางข้อความธรรมดาเท่านั้น) และอีกมากมายที่ฉันใช้อยู่ตลอดเวลา .

แต่เคล็ดลับที่ดีที่สุดขณะทำงานกับ Google ชีตที่ฉันสามารถแบ่งปันกับคุณได้คือการใช้ฟังก์ชั่น พวกเขาน่าทึ่งอย่างแท้จริงและช่วยสร้างผลลัพธ์ที่น่าประทับใจ ตัวอย่างเช่นฉันมักจะใช้ฟังก์ชั่น = REGEXEXTRACT เพื่อรับโดเมนจาก URL และอันนี้ = VLOOKUP เพื่อค้นหาข้อมูล (ถ้ามี - จริง / เท็จ) ในแผ่นงานอื่น และแน่นอนสูตร = UNIQUE

มีวิธีที่ง่ายในการระบุรายการที่ซ้ำกันโดยใช้ฟังก์ชัน UNIQUE โดยทั่วไปสูตร UNIQUE จะดูที่ช่วงหนึ่งและดึงค่าที่ไม่ซ้ำทั้งหมดออกมา เป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ต้องการเพิ่มความเร็วในกระบวนการทำงานด้วยข้อมูลจำนวนมาก ตัวอย่างเช่นเมื่อฉันมีโอกาสที่จะเกิดขึ้นในอนาคตจากแหล่งข้อมูลที่แตกต่างกันมันจะจัดเก็บข้อมูลซ้ำ ๆ ดังนั้นหากไม่ได้รับฟังก์ชั่น UNIQUE ฉันอาจต้องใช้เวลามากขึ้นในการตรวจสอบโอกาส (คำหลักเว็บไซต์อีเมล) มากกว่าที่ฉันทำ และส่วนที่ดีกว่าเกี่ยวกับฟังก์ชั่นนี้คือมันใช้ได้ทั้งทั้งตัวเลขและข้อความ

Milos Djordjevi, SaveMyCent: แปลเอกสารโดยตรงใน Google เอกสาร

เนื่องจากปกติฉันจะทำงานร่วมกับผู้คนจำนวนมากฉันจึงใช้ความคิดเห็นเป็นจำนวนมาก เนื่องจากง่ายต่อการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสารผู้คนอาจไม่สังเกตเห็นทุกอย่างตรงเวลา นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันมักจะ ping คนในความคิดเห็นและให้แน่ใจว่าเราเห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดก่อนที่จะทำให้พวกเขาจริง บางครั้งฉันรู้สึกว่าฉันมีการแชทที่มีชีวิตชีวามากในเอกสารเดียว อย่างไรก็ตามสิ่งนี้ช่วยให้ฉันรักษาข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียว

นอกจากนี้บางครั้งฉันจำเป็นต้องแปลเอกสารเป็นภาษาอื่น ฉันชอบที่ตอนนี้ฉันสามารถทำได้โดยตรงใน Google เอกสารภายใต้เมนู เครื่องมือ โชคดีที่ฉันมักจะต้องการเพียงสองภาษาอื่น ๆ ดังนั้นการแปลนี้จึงค่อนข้างดี ฉันมีบรรณาธิการที่เพียงตรวจสอบการแปลซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มาก

Jeff McLean บริษัท McLean: Google Docs มีแอพฟรีสำหรับทำงานร่วมกันได้ทุกที่

เราทำงานร่วมกันบน Google เอกสารสำหรับทุกสิ่งตั้งแต่โพสต์บล็อกไปจนถึงเทมเพลตอีเมล Google เอกสารเป็นเครื่องมือที่ง่ายที่สุดในการแบ่งปันเนื้อหากับทีมของคุณและทำงานร่วมกันในโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ หลายคนไม่ทราบว่า Google เอกสารมีแอปฟรีดังนั้นคุณสามารถร่วมมือกับทีมของคุณได้ทุกที่ที่มีข้อมูลมือถือ! แอปใช้งานง่ายมากและฉันไม่ได้พบข้อ จำกัด การทำงานใด ๆ ภายในแอพที่แตกต่างจากเวอร์ชันเดสก์ท็อป อย่าลืมแบ่งปัน Google เอกสารกับบุคลากรที่สำคัญเท่านั้นเพราะถ้าคุณมีสมาชิกจำนวนมากเกินไปที่จะแก้ไขเอกสารในเวลาเดียวกันสิ่งต่าง ๆ มักจะยุ่งเหยิงเล็กน้อย เพื่อต่อสู้กับสิ่งนี้ฉันมักจะส่ง Google Doc ไปยังสมาชิกแต่ละคนแยกกันในแต่ละครั้งเพื่อให้พวกเขาสามารถแก้ไขสิ่งที่พวกเขาต้องการในเอกสารได้โดยไม่หยุดชะงัก

Julie Singh, TripOutside: ดูอย่างเดียวสำหรับเอกสารที่สมบูรณ์, แก้ไขเพื่อผู้อื่น

เราใช้ Google เอกสารบ่อยครั้งในการแบ่งปันโครงการความคิดริเริ่มและสิ่งที่ส่งมอบให้กับทีมระยะไกลของเรา การแบ่งปันเอกสารกับพวกเขาในแบบเรียลไทม์และทำให้พวกเขาสามารถดูและแก้ไขเอกสารของเราเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับธุรกิจของเราและตอนนี้ทำให้ Google เอกสารง่ายขึ้นมาก เราสามารถสร้างเอกสารและสเปรดชีตที่ทีมของเราสามารถเข้าถึงเพิ่มคำแนะนำและตรวจสอบงานที่เสร็จสมบูรณ์ได้อย่างง่ายดาย เราใช้ฟังก์ชั่นแชร์ลิงค์สำหรับทั้งการเข้าถึงแบบดูอย่างเดียวสำหรับเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์และแก้ไขการเข้าถึงสำหรับเอกสารเหล่านั้นที่อยู่ระหว่างดำเนินการและจะได้รับการปรับปรุงโดยสมาชิกทีมคนอื่น ๆ

Google เอกสารเป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่สำคัญในธุรกิจของเรา!

George Hammerton, Hammerton Barbados: ชัดเจนเมื่อเอกสารเสร็จสมบูรณ์หรือไม่

ฉันจัดการธุรกิจขนาดเล็กที่ประกอบด้วยคนที่รักการเดินทางเพื่อทำงานและเพื่อความสุขบินเป็นประจำระหว่างสหราชอาณาจักรและบาร์เบโดสโดยเฉพาะ แต่ใช้เวลาส่วนใหญ่ของปีกับทีมงานของเราในส่วนต่าง ๆ ของโลกในหนึ่งวันกว่าที่เคยเป็นมา - สิ่งนี้แสดงถึงความท้าทายด้านเทคโนโลยีที่เป็นเอกลักษณ์

เมื่อเราเพิ่งเริ่มต้นและมีเราสองคนที่เราใช้ชุดสำนักงานและ Dropbox แต่เมื่อธุรกิจขยายตัวเกม 'คุณอยู่ในเอกสารนี้' กลายเป็นธุรกิจที่หยุดนิ่งเราตัดสินใจว่าเราต้องการเครื่องมือที่อนุญาตให้เรา ทำงานร่วมกันโดยไม่ต้องคิดถึงมัน เราจำเป็นต้องเปลี่ยนเป็นชุดการทำงานร่วมกันที่เป็นบวกและสำหรับสิ่งที่เราไปด้วยความร่วมมือที่ไม่มีปัญหาสำหรับทีมระยะไกลและนั่นคือ Google เอกสาร

ตอนนี้เราใช้ Google เอกสารสำหรับทุกสิ่งและแม้จะเป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยมในการขจัดแรงเสียดทาน แต่ไม่จำเป็นต้องรอให้คุณรอเพื่ออัปเดตสเปรดชีต ทุกวันนี้สำนักงานพกพาของเราประกอบด้วย iPhone, MacBooks, Google Suite และเว็บเบราว์เซอร์ ด้วยชุดเครื่องมือง่ายๆที่เหมาะสมตอนนี้เราสามารถทำงานได้จากทุกที่ด้วยกัน

เคล็ดลับอันดับหนึ่งของฉันจะต้องชัดเจนเมื่อเอกสารกำลังดำเนินการและเมื่อเสร็จสมบูรณ์ - คุณไม่ต้องการให้คนอื่นแก้ไขเอกสารที่ยังไม่เสร็จเพื่อปลูกพืชในเอกสารเช่นเดียวกับที่คุณส่งออกเพื่อเผยแพร่

Md Mohsin Ansari, กองทหารของ Messenger: ย้อนกลับไปและเรียกคืนไฟล์เก่าที่คุณลบ

Google Drive มีวิธีจัดการกับการควบคุมเวอร์ชันของตัวเองซึ่งช่วยให้คุณย้อนกลับและเรียกคืนไฟล์เก่าที่คุณลบหรือรุ่นเก่ากว่าของไฟล์ วิธีที่ Google ไดรฟ์เกี่ยวกับการควบคุมเวอร์ชันคือการจัดเก็บเอกสารที่มีการแก้ไขมากถึง 100 ครั้งหรือรุ่น 30 วันต่อเอกสารซึ่งนับรวมอยู่ในค่าเผื่อพื้นที่เก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณ โฟลเดอร์ถังขยะใช้เพื่อจัดเก็บไฟล์ที่ถูกลบและหากโฟลเดอร์ถังขยะถูกลบไฟล์จะหายไปตลอดกาล

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: ใช้ Google เอกสารกับกี่ทอผ้าเพื่อแชร์บันทึกหน้าจอ

การมีทีมระยะไกลของฉันใช้ Google เอกสารช่วยเพิ่มผลผลิต จากความคิดเห็นที่ฉันได้รับจากพวกเขาฟังก์ชั่นแสดงความคิดเห็นและข้อเสนอแนะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันโดยเฉพาะอย่างยิ่งในหมู่ทีมในเขตเวลาที่แตกต่างกัน ผู้ใช้หลายคนสามารถแก้ไขในเวลาจริงและพร้อมกัน นอกจากนี้ทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์ในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

การใช้ประโยชน์จาก Google เอกสารลดการประสานงานที่ล่าช้าระหว่างทีมงานของคุณ

นอกจากความคิดเห็นและฟังก์ชั่นการแนะนำของ Google เอกสารหนึ่งในแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของฉันคือการใช้ Google เอกสารกับกี่ ฉันบันทึกตัวเองและหน้าจอพูดคุยเกี่ยวกับไฟล์เฉพาะและพูดคุยกับพนักงานของฉันผ่านมัน การทำเช่นนี้ช่วยประหยัดเวลาได้มากในการอธิบายโดยไม่จำเป็นต้องใช้อีเมลยาวหรือข้อความแชท

การใช้ Google เอกสารเชื่อมช่องว่างที่ไม่ได้อยู่ด้วยกันเป็นทีม

Will Bachman, Umbrex: สร้างบันทึกการสัมภาษณ์ใน Google Slides

ทีมงานของเราใช้ Google เอกสารสำหรับงานที่หลากหลายซึ่งต้องการการทำงานร่วมกันหรือการเข้าถึงเวอร์ชันล่าสุดแบบเรียลไทม์

ในโครงการที่เกี่ยวข้องกับผู้เชี่ยวชาญด้านการสัมภาษณ์ตัวอย่างเช่นสมาชิกในทีมคนหนึ่งสร้างบันทึกการสัมภาษณ์ใน Google Slides เราแบ่งปันเอกสาร Google สไลด์นี้กับลูกค้าของเราเพื่อให้ทุกคนสามารถเห็นข้อมูลเชิงลึกล่าสุดที่เรารวบรวมได้แบบเรียลไทม์ไม่มีใครจำเป็นต้องรอการทบทวนความคืบหน้ารายสัปดาห์

ขณะนี้เราอยู่ในขั้นตอนสุดท้ายของการสร้างหลักสูตรเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าการให้คำปรึกษาของคุณเอง หลักสูตรนี้ประกอบด้วยวิดีโอขนาดสั้นเก้าสิบรายการและเครื่องมือและแม่แบบที่ดาวน์โหลดได้มากกว่าสองโหล เรากำลังใช้ Google ชีตเพื่อประสานงานกับโครงการนี้ เราได้แบ่งปันการเข้าถึงด้วยโปรแกรมตัดต่อวิดีโอเครื่องมือแก้ไขเว็บไซต์และผู้สร้างหลักสูตรเพื่อให้ทุกคนสามารถอัปเดตสถานะแบบเรียลไทม์ได้เมื่อการแก้ไขวิดีโอร่างแรกเสร็จสมบูรณ์เมื่อมีข้อเสนอแนะเมื่อวิดีโอแบบร่างสุดท้ายมี ถูกส่งคืนและเมื่อเพิ่มวิดีโอลงในเว็บไซต์

Nikola Baldikov, Brosix: ให้เอกสารเปลี่ยนคำพูดของคุณเป็นข้อความ

ขณะนี้เรากำลังเข้าสู่ช่วงเวลาของการค้นหาด้วยเสียงที่รุนแรงมีเคล็ดลับเกี่ยวกับ Google เอกสารที่คุณอาจอยากรู้เกี่ยวกับ คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถหยุดนิ้วของคุณและปล่อยให้ Docs เปลี่ยนคำพูดเป็นข้อความได้ ตราบใดที่คอมพิวเตอร์ของคุณมีไมโครโฟนสิ่งที่คุณต้องทำก็คือเปิดเมนูเครื่องมือและเลือกการพิมพ์ด้วยเสียง - หรือกด Ctrl-Shift-S (หรือ Cmd-Shift-S) - แล้วพูดออกไป เอกสารจะใช้ระบบข้อความเป็นข้อความมาตรฐานของ Google เพื่อระบุสิ่งที่คุณกำลังพูด (ส่วนใหญ่แล้ว) และวางไว้บนหน้า ยิ่งไปกว่านั้นฟังก์ชั่นเสียงเป็นข้อความยังช่วยให้คุณสามารถพูดคำสั่งสำหรับรูปแบบทั่วไปของการเว้นวรรคและการจัดรูปแบบย่อหน้า คุณสามารถพูดสิ่งต่าง ๆ เช่นจุดเครื่องหมายจุลภาคและเครื่องหมายคำถามหรือให้คำแนะนำเช่นบรรทัดใหม่หรือย่อหน้าใหม่ หากคุณต้องการหยุดพักพูดหยุดฟังแล้วพูดต่อเมื่อคุณพร้อมที่จะดำเนินการต่อ

Edgar Suppes, Grailify: ประวัติรุ่นแสดงให้เห็นว่าส่วนใดได้รับการแก้ไข

นี่คือเคล็ดลับ Google เอกสารโปรดของฉัน:

มันเรียกว่าประวัติรุ่นและคุณสมบัติเล็ก ๆ นี้ช่วยชีวิตฉันสองสามครั้งแล้วในอดีต หากต้องการดูคุณลักษณะประวัติรุ่นคุณต้องคลิกที่ไฟล์แล้วเลือกประวัติรุ่น แผงควบคุมจะเปิดขึ้นทางด้านขวาของเอกสารและแสดงเวอร์ชันที่แตกต่างกันของเอกสารนั้น โดยการคลิกที่รุ่นที่เก่ากว่าคุณสามารถดูว่าส่วนใดของไฟล์เอกสารที่ได้รับการแก้ไข

Flynn Zaiger, SEO Optimists ของ Scottsdale: สมการใช้การเชื่อมต่อกับเครื่องมือข้อมูลอื่น ๆ

หลายคนปฏิบัติกับ Google Docs เป็นเพียง  Microsoft Office   Suite ออนไลน์ แต่มีเครื่องมือสูตรและคุณสมบัติมากมายที่มีให้เฉพาะเพราะออนไลน์และเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากสำหรับธุรกิจ เจ้าของที่จะใช้ คุณสมบัติที่ฉันโปรดปรานบางอย่างคือสมการ ImportRange และ ImportData เพราะสิ่งเหล่านี้ใช้การเชื่อมต่อกับเครื่องมือข้อมูลอื่น ๆ หรือแผ่นงานโดยเฉพาะ ImportRange เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการเชื่อมต่อระหว่างแผ่นงานที่แตกต่างกันไม่เพียง แต่พื้นที่ทำงานทั้งหมด คุณสามารถรวมข้อมูลจากไฟล์ Microsoft ชีตอื่น ๆ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถคำนวณบางส่วนในขณะที่ยังคง จำกัด การเข้าถึงของผู้อื่น ในทางกลับกัน ImportData และ ImportXML ช่วยให้คุณสามารถใช้ข้อมูลจากไฟล์. CSV ใด ๆ ที่เปิดตารางข้อมูลของคุณเพื่อให้คุณสามารถใช้ข้อมูลที่หลากหลายที่มีอยู่ในรูปแบบที่ใช้กันทั่วไปทางออนไลน์ ในที่สุดสำหรับข้อมูลที่ต้องการซึ่งไม่ได้จัดรูปแบบเรียบร้อยเป็นไฟล์. CSV หรือ. XML คุณสามารถใช้ ImportHTML ซึ่งช่วยให้คุณสามารถนำเว็บไซต์ใด ๆ มาไว้ในแผ่นงานของคุณ

Jason Parks, กัปตันสื่อ: การแชร์เอกสารโดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ

ฉันแนะนำให้ใช้ GSuite สำหรับธุรกิจ

เอเจนซี่ของเรามีลูกค้าติดต่อกลับเพื่อขออนุมัติโครงการเป็นจำนวนมาก

เพียงแบ่งปัน Google Doc หรือ Google ชีตลูกค้าของเราสามารถเข้าถึงสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail

ค่าใช้จ่ายสำหรับเอเจนซี่ของเรา (15 คน) อยู่ที่ประมาณ $ 8.50 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน แต่มันคุ้มค่ากับการลงทุนและมีการสื่อสารที่คล่องตัว

Isaac Hammelburger, ผู้เชี่ยวชาญด้านการค้นหา: พนักงานหลายคนอาจแก้ไขเอกสารเดียวกันแบบเรียลไทม์

Google เอกสารเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ทำให้การทำงานระยะไกลง่ายขึ้นสำหรับทุกคน ใน Google เอกสารความเป็นไปได้ไม่มีที่สิ้นสุด สิ่งนี้มีประโยชน์มากที่สุดในวันนี้เนื่องจากพนักงานส่วนใหญ่เริ่มทำงานจากความปลอดภัยในบ้านของพวกเขา ดังนั้นสิ่งนี้สามารถใช้ในการทำงานอย่างใกล้ชิดแม้ในระยะไกล Google เอกสารเป็นเครื่องมือที่พนักงานหลายคนสามารถแก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์ เป็นเรื่องของการแบ่งปันเอกสารกับเพื่อนร่วมงานและทำให้สามารถแก้ไขได้ วิธีนี้ง่ายกว่ามากเมื่อคุณทำงานกับเอกสารเดียวกันและคุณไม่จำเป็นต้องรวบรวมเอกสารที่แตกต่างกันเพื่อทำให้เป็นหนึ่งเดียว นอกจากนี้ยังประหยัดเวลาเนื่องจากคุณสามารถทำงานกับเอกสารในเวลาเดียวกันแทนที่จะส่งเอกสารจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง ฉันขอแนะนำให้ทีมใช้เครื่องมือนี้เพื่อให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

Riley Adams, Young และ the Invested: ลดเวลาในการรอคอยของโครงการ

ในฐานะนักวิเคราะห์ทางการเงินฉันอาศัยอยู่ใน Google เอกสารชีตและสไลด์ ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้มีฟังก์ชันการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพโดยให้สมาชิกในทีมและพันธมิตรหลายรายเข้าร่วมในการสร้างไฟล์พร้อมกัน

เมื่อทุกคนสามารถรวบรวมข้อมูลของคุณได้ในเวลาเดียวกันสิ่งนี้จะช่วยลดระยะเวลาของโครงการและลดการคัดลอกเวอร์ชันหรือการแก้ไขและคำแนะนำที่ขาดหายไปอย่างมาก ด้วยการหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดและทำงานร่วมกันในเอกสารของ Google เหล่านี้ทีมสามารถบรรลุผลสำเร็จได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลงส่งผลให้เกิดผลตอบแทนการลงทุนที่มากขึ้นสำหรับ บริษัท และเพื่อความคล่องตัวในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า

Logan Burwell, Tech: คำวิจารณ์และข่าว: ระบบของ Google ทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น

เพราะเพื่อที่จะเขียนบล็อกของฉันฉันต้องเขียนเกือบทุกวันฉันลงเอยด้วยการใช้ Google เอกสารทุกวัน! เมื่อฉันเขียนแบบร่างแรกของบล็อกฉันมักจะเขียนลงใน Google เอกสารก่อนเสมอ ใน Google เอกสารคุณสามารถเขียนอะไรได้อย่างง่ายดายรวมถึงเป็นเรื่องง่ายมากสำหรับฉันที่จะป้อนและแก้ไขลิงก์ใด ๆ ที่ฉันใส่ไว้ในบทความของฉัน Google เอกสารมีระบบตรวจสอบการสะกดคำที่ดีมากซึ่งมักจะจับฉันถ้าฉันสะกดผิดหรือใช้ไวยากรณ์ไม่ถูกต้อง ฉันชอบที่ Google เอกสารทำให้ทุกอย่างเป็นเรื่องง่ายและเป็นตัวเลือกอันดับหนึ่งของฉันในการเขียน

ไม่เพียง แต่ฉันจะใช้ Google เอกสารสำหรับธุรกิจของฉัน แต่ฉันยังใช้แอปพลิเคชันอื่น ๆ ในตระกูล Google หนึ่งในแอปพลิเคชันอื่น ๆ ของ Google ที่ฉันใช้นอกเหนือจากเอกสารคือ  Google ชีต   ฉันสามารถสร้างสเปรดชีตสำหรับค่าใช้จ่ายรายได้และสถิติสำหรับเว็บไซต์ของฉัน ระบบ Google ทั้งหมดทำงานร่วมกันอย่างกลมกลืนเป็นสิ่งเดียวที่ฉันต้องการ