10 mga tip sa produktibo ng MS Excel mula sa mga eksperto

Mga tip sa produktibo ng MS Excel

Ang software ng  Microsoft Office   spreadsheet na  MS Excel   ay malawakang ginagamit para sa isang malaking hanay ng mga aplikasyon, mula sa pagpapanatiling isang listahan ng mga item hanggang sa pagbuo ng mga invoice o paglalaro ng mga video game.

Gayunpaman, sa pang-araw-araw na paggamit ng negosyo, maraming mga pangunahing gumagamit ay hindi alam kahit na kapaki-pakinabang na tip sa pagiging produktibo ng Excel na maaaring makatipid sa kanila ng maraming oras at lakas, halimbawa  bilangin ang bilang ng mga naganap   sa isang listahan ng libu-libong mga entry, o para sa mas simple mga operasyon tulad ng mahanap ang posisyon ng isang character sa isang string at iba pang mga operasyon.

Sa pamamagitan lamang ng kaunting pagsasanay, posible na magamit sa pang-araw-araw na paggamit ng negosyo napaka-kapaki-pakinabang na mga pag-andar sa mga wildcards ng Excel, isang hanay ng mga character na maaaring palitan ang anumang iba pa sa isang formula. Ginamit sa isang  advanced na vlookup sa Excel   maaari silang maging napakalakas.

Tinanong namin ang komunidad ng mga eksperto para sa kanilang pinakamahusay na mga tip sa paggamit ng MS Excel, at narito ang kanilang mga sagot:

 Gumagamit ka ba ng MS Excel ng regular? Ano ang isang solong tip na makakatulong sa iyong pang-araw-araw na pagiging produktibo sa trabaho at maaari mong ibahagi?

Stacy Caprio, Paglago ng Marketing: backup ang iyong mga dokumento sa Excel sa ulap

Ang isang tip sa pagiging produktibo ng Excel ay ang pag-back up sa iyong mga dokumento ng excel sa cloud.

Nagtrabaho ako nang mga linggo at taon sa mga tukoy na dokumento at inaasahan na sila ay laging naroroon, ngunit pagkatapos ay nagkaroon ng mga sitwasyon kung saan nasira  ang aking computer   dahil sa isang isyu sa pagbasag ng tubig o iba pang mga pagkabigo, at nawala ang aking mga excel sheet. Ngayon alam ko na palaging i-back up ang mga ito kaya magkakaroon ako ng mga ito kahit na may hindi inaasahang mangyayari, na ang dahilan kung bakit pinapanatili ko ang backup na nakabase sa ulap sa lahat ng oras.

Kenny Trinh, Mga Netbook: tanggalin ang mouse at umalis nang 3-5 beses nang mas mabilis!

Pumunta ng libre ng mouse.

Dagdagan mo ang iyong bilis na 3-5X kapag tinanggal mo ang mouse. Ang pinakamahusay na paraan upang simulan ang pag-aaral na ito ay ang:

• 1.Hit ang ALT key - makikita mo ang mga titik at numero na nagpapakita ng buong menu, kung paano mo mag-navigate mula ngayon
• 2. Mag-print ng isang pahina ng Mga Shortcut sa Keyboard (mga shortcut sa paghahanap ng keyboard sa mga imahe ng google) at i-tape ito sa iyong computer

Ang pagkuha ng komportable gamit ang Excel nang walang mouse ay aabutin ng mga 2-3 linggo.

Ang mga susi sa pagiging mahusay ay:

• Bilis -> pumunta ng libre ng mouse
• Pag-aautomat -> alamin kung paano sumulat ng mahusay na mga formula at mga format ng spreadsheet nang intuitively

Kung ako ay magraranggo ng karagdagang 3, narito kung paano ko silang unahin:

• 1. Pag-format at pangunahing mga formula (prep kahanga-hangang naghahanap ng mga ulat at i-automate ang mga gawain)
• 2. Pag-aaral ng data - pag-filter, pag-uuri at pagsusuri ng data
• 3. Pag-visualize ng data - mga talahanayan, tsart, at mga tsart ng dalawahan-axis

David Johnson, Mulytic Labs: ganap na sanggunian sa ibang mga patlang

Ang mga Ganap na Sanggunian ay nagligtas sa aking buhay, hindi ako masyadong ipinagmamalaki na sabihin ito. Binuksan ako ng kalangitan nang malaman kong gamitin ang '$' upang lumikha ng ganap na mga sanggunian sa ibang mga patlang. Para sa mga hindi natuto, ang '$' sa harap ng liham ay nag-aayos ng haligi at ang '$' sa harap ng numero ay nag-aayos ng hilera. Mula doon, ang mga sanggunian ay maaaring maging matatag hangga't kailangan mo. Ginawa nitong mas madali ang aking buhay kapag mabilis ang paggawa ng malalaking pagtatasa ng dataset.

Si David Johnson, MBA, BA Computer Science, ay nagtrabaho sa industriya ng tech sa loob ng 20 taon na nangunguna sa mga global na koponan at mga inisyatibo sa teknolohiya sa US, Europe, at APAC para sa mga kumpanya tulad ng IBM at Sungard. Kasalukuyan siyang Chief Technology Officer sa Mulytic Labs, habang nagsasagawa rin ng pagkonsulta sa pamamahala ng data at teknolohiya sa Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: gumamit ng flash fill

Narito ang aking numero ng tip sa pagiging produktibo ng Excel: Master ang paggamit ng punan ng flash. Ang punan ng Flash ay isang napakalakas na pag-andar na madaling magamit pagdating sa pagproseso ng malaking halaga ng data. Sa halip na i-perusing ang data nang paisa-isa, maaari mong talagang 'magturo' na punan ang kailangan mo. I-type ang kailangan mo sa cell sa tabi ng hilaw na data nang ilang beses at pagkatapos ay subukan kung natututo ito ng pag-andar ng flash fill. Minsan kakailanganin mong mag-type ng higit pa upang makilala ng Excel ang pattern, ngunit sa sandaling ito, ginagawa nito ang gawain para sa iyo.

Upang magawa ito, i-click ang cell kung saan kailangan mo ang data. At pagkatapos ay hanapin ang pindutan ng flash fill. Makikita mo ito sa tab na Home, sa pane ng Pag-edit na matatagpuan sa tamang bahagi ng window ng Excel. Hanapin ang pindutan ng Punan sa ilalim ng AutoSum at pagkatapos ay mag-click sa pagbagsak. Sa wakas, mag-click sa Flash Punan at panoorin ang mahika. Walang maaaring maging mas produktibo kaysa sa pagbibigay ng data mula sa iyong worksheet nang hindi ginagawa ang manu-manong gawain.

Ako ay Outreach Consultant sa Centriq- ang home management app na itinampok / nabanggit sa mga outlet tulad ng NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co, at iba pa. Sa Centriq, nagtatrabaho ako sa aming koponan sa nilalaman sa paglikha ng nilalaman na na-optimize ng SEO tungkol sa pagpapanatili ng bahay, dekorasyon sa bahay, kaligtasan sa bahay, at marami pa.

Maging isang Excel Pro: Sumali sa aming kurso!

Pagtaas ng iyong mga kasanayan mula sa baguhan hanggang sa bayani kasama ang aming kurso ng Excel 365 na mga pangunahing kaalaman, na idinisenyo upang gawin kang may kasanayan sa ilang mga sesyon lamang.

Mag -enrol dito

Mike Richards, Golf Einstein: patuloy na pag-aaral ng mga pinakabagong pag-update

Ginamit ko ang  MS Excel   kapag nagdodokumento ng mga mahahalagang impormasyon sa negosyo at isang trick na nabubuhay ko ay tinitiyak na pinapanatili ko ang aking sarili na na-update sa pinakabagong mga update at mga shortcut bilang mga shortcut sa keyboard at formula na hindi lamang sumali sa aking trabaho ngunit hinikayat din ako upang mapanatili ang pag-aaral. Ang kasanayan na ito ay nakabuo ng isang 'patuloy na pag-aaral' na mindset na higit na nagaganyak kong lumago at maging produktibo.

Ang pangalan ko ay Mike at ako ang mahilig sa golfing golf at tagapagtatag ng Golf Einstein, isang blog kung saan ibinabahagi ko ang aking input sa lahat ng nauugnay sa golf!

Shayne Sherman, TechLoris: gumamit ng data ng pagpapatunay

Ang aking pinakamagandang tip, gayunpaman, ay medyo simple: * Gumamit ng data ng pagpapatunay! * Alam ko, alam ko, dapat kang lampas na, di ba? Ibig kong sabihin tiyak na maaari mong tiyakin na isinaayos mo nang tama ang mga pangalan, di ba? Makinig, kailangan lamang ng isang oras ng paggastos ng oras na sinusubukan mong malaman kung bakit ang iyong mga nested sheet ng mga kalkulasyon ay biglang nasira at pagkatapos ay napagtanto ito dahil sa katotohanan na pinasok mo ang hindi wastong data para makita mo ang halaga ng pagpapatunay ng data.

Ilang taon na akong gumagamit ng Excel. Sa ilan sa aking mga nakaraang posisyon, mayroong isang biro na ang anumang gawain na ibinigay sa akin (kasama ang pag-order ng tanghalian o paggawa ng mga plano sa paglalakbay) mas mahusay akong magawa sa Excel. Sa totoo lang, malamang na mayroon ako.

Polly Kay, Mga Blind ng Ingles: pagsamahin ang data mula sa iba pang mga mapagkukunan

Ang paggamit ng Excel Macros upang i-automate ang mga gawain na masigasig at paulit-ulit na mga gawain ay naging isang tunay na tagapalit ng laro, at marahil ang nag-iisang bagay na pinaka-mahusay sa mga tuntunin ng kung paano na-streamline ni Excel ang aking trabaho.

Ang pagsasama ng data mula sa iba pang mga mapagkukunan kasama ang mga workbook ng Excel ay iba pa na makakatulong, at may napakakaunting hindi maaaring isama sa isang workflow ng Excel upang pagsamahin ito. Muli, maaari mong mai-import ang iba pang mga elemento na awtomatikong upang paganahin ang pagbabagong-anyo at pagsusuri ng data.

Ang pagtataas lamang ng isang query upang makakuha ng mga istatistika bago lumikha ng isang ulat ay nagbibigay ng malalim na mga pananaw na maaaring magbigay kaalaman sa analytics at paggawa ng desisyon, at nagbibigay-daan sa iyo upang mapatunayan at i-cross-suriin ang lahat ng iyong iba`t ibang iba pang mga form ng nilalaman.

Si Polly ay may higit sa isang dekada ng karanasan bilang isang digital consultant sa marketing at senior marketing manager, na naghahain ng isang magkakaibang hanay ng mga kliyente na nagmula sa SME hanggang sa mga malalaking internasyonal na korporasyon at mga pangalan ng sambahayan.

Reuben Yonatan, GetVoIP: gumamit ng HLOOKUP at VLOOKUP

Noong una kong natutunan ang Excel, naalala ko na ang HLOOKUP at VLOOKUP ay talagang naka-lock ng maraming kamangha-manghang mga bagay na hindi ko alam na magagawa mo sa Excel.

Bilang isang CEO, ginagamit ko pa rin ang mga pag-andar na ito upang bumuo ng mga simpleng simpleng mga dashboard na kukuha ng data mula sa iba pang mga tab sa loob ng isang spreadsheet, na malakas para sa data na ina-update namin nang regular.

Gintaras Steponkus, Solid Guides: maghanda ng Charts at Mga graph para sa bawat spreadsheet

Bilang isang Project Manager, kailangan kong gumamit ng excel araw-araw. Kailangan kong subaybayan ang isang tonelada ng data at pag-aralan ito araw-araw upang ma-maximize ang halaga ng kumpanya. Natagpuan ko ang Excel bilang ang pinakamalakas na tool sa pagsasaalang-alang na ito.

Kailangan kong maghanda ng mga ulat araw-araw. Maraming mga beses na kailangan kong sumangguni sa mga lumang spreadsheet. Ito ay nagiging isang nakasisindak na gawain na dumaan sa lahat ng data. Kaya, lumilikha ako ng mga tsart at tsart ng mga kinakailangang data, na ma-export ko sa iba pang mga format pati na rin ang PDF. Nakatulong ito sa akin na tandaan ang mga natuklasan nang isang sulyap. Nagbibigay ito sa akin ng isang mabilis na pangkalahatang-ideya ng kung paano nauugnay sa bawat isa ang mga numero sa mga spreadsheet. Ang tampok na ito ay nagiging handier sa mga kagyat na gawain kung saan mas kaunting oras ako upang maghanda ng mga ulat. Gayunpaman, ang precondition ay mayroon ka ng lahat ng data tulad ng bawat alituntunin ng Excel.

Ang pangalan ko ay Gintaras Steponkus at ako ay isang Social Media Marketer sa Solidguides. Ang Solid Guides ay isang proyekto na nilikha ng isang koponan ng mga mahilig na nakatuon sa mga pagsusuri at pagsulat ng mga pagsusuri. Lubhang gustung-gusto namin ang tungkol sa Internet, at alam namin na ito ay isang malaking lugar na puno ng maraming pekeng at hindi kinakailangang impormasyon. Nilikha namin ang Solid Guides upang gawin ang Internet na isang mas ligtas na lugar para sa mga mamimili, at dahil gusto naming magsaliksik at magpabatid.

Aqsa Tabassam, Sa loobTechWorld.com: gumamit ng mga power pivots at pag-andar ng DAX

Gumagamit ako ng regular na  MS Excel   para sa pagsusuri, pag-uulat at pag-iimbak ng data .. Kailangan kong gumawa ng isang ulat bawat linggo ng lahat ng nilalaman, ad at traffic analytics sa mga namumuhunan at iba pang mga shareholders ng aking news website.

Ang pagtaas ng pagtutubero sa Excel ay maaaring dagdagan ang antas ng pagiging produktibo ng maraming mga fold. Ang pagsunod sa pagtutubero ay sumusunod sa dalawang mga diskarte na maaaring dagdagan ang iyong pagiging produktibo, ang isa ay ang pangunahing diskarte sa excel at iba pa ay ang advanced na diskarte sa pagtutubero. Sa produktibong diskarte, ang karamihan sa oras ay ginagamit sa paghahanap ng mga bagong pananaw at patuloy na pagpapabuti ng mga ulat. Ito ay isang paulit-ulit na pamamaraan kung saan pinapabuti mo ang data ng mga ulat sa halip na mapanatili ito.

Sa kaso ng advanced na diskarte, gumagamit ka ng power pivot upang madagdagan ang iyong pagiging produktibo. Dito, nakakakuha ka ng maraming mga pakinabang. Una, ang kapasidad upang hawakan ang mga file ay nagdaragdag. Bilyun-bilyong halaga ng bawat haligi at milyong talahanayan bawat workbook ay maaaring maiimbak. Pangalawa, sa pamamagitan ng paggamit ng pamanggit na pamamaraan sa Power Pivot Model, ang mga workbook ay magkakaugnay sa bawat isa at ang isang link ay itinatag sa pagitan ng mga talahanayan.

Pangatlo, ang iyong malaking kalkulasyon ay madaling gawin sa pamamagitan ng mga pag-andar ng DAX. Samakatuwid, ang bawat at bawat pag-andar na nauugnay sa power pivot ay ginagawang mas madali ang pagsaliksik, napakalaking pagsusuri at pag-uulat ng gawain.

Ang pangalan ko ay Aqsa Tabassam, isang negosyante, Co-Founder at Editor-in-chief ng InsideTechWorld. Nilalayon ng InsideTechWorld na maihatid ang pinakabagong teknolohiya at pagsisimula ng balita, mga kaganapan sa media, at mga nangyayari sa groundbreaking sa buong mambabasa nito sa buong mundo ..

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: mga formula ng auto fill na gamit ang tab key

Kahit na kinamumuhian ko ang pag-aaral ng Excel, isa ito sa mga kinakailangang mga kasanayan na maaari nating mailapat sa maraming mga aspeto ng ating trabaho at pang-araw-araw na buhay (pagbabadyet, atbp).

Narito ang isang mahusay na tip para sa pag-save ng oras sa mga formula ng Excel, na kung saan maraming mga tao ang may posibilidad na pakikibaka. Kaya ang nais mong gawin ay gamitin ang tab key, na nagbibigay-daan sa iyo na piliin ang awtomatikong mga formula. Sa ganitong paraan hindi mo kailangang mag-aksaya ng oras sa pag-type ng mga ito nang buo sa bawat oras. Habang sinisimulan mo itong punan ito, ang patlang ay makikinita ang isang listahan ng mga mungkahi mula sa Excel. Pagkatapos ang kailangan mo lang gawin ay ilipat ang iyong arrow key pataas o pababa upang piliin ang iyong formula, pindutin ang ipasok at magawa.

Kung may problema sa alinman sa mga formula, maaari mong mabilis na i-debug ito sa pamamagitan ng pagpili ng pormula pagkatapos ay pagpindot sa F2. Pagkatapos ay maaari kang mag-ikot sa mga bahagi ng pormula sa pamamagitan ng paghawak ng paglilipat at pagpindot sa kaliwang arrow. Ipapakita ng F9 ang pangwakas na pagkalkula ng pormula, pagkatapos nito ay maaari mong pindutin ang Esc upang mapanatili ang formula o ipasok upang mapanatili ang halaga.

Matapos matanto ang 9 hanggang 5 na buhay ay hindi para sa kanya, umalis si Philip sa kanyang trabaho sa industriya ng aviation at nagpasyang maglakbay sa mundo sa kanyang sariling mga termino. Sa kasalukuyan, nakabase siya sa pagitan ng NYC at Cambodia, siya ay isang full-time digital nomad at ang tagapagtatag ng kanyang blog sa paglalakbay, PhilipWeiss.org.

Kumpletuhin ang 2019 Excel para sa mga nagsisimula sa video