Paano gumawa ng workflow sa SalesForce?

Paano Gumawa ng Workflow Rule sa SalesForce

Paglikha ng isang panuntunan sa workflow sa SalesForce ay ginagawa sa SalesForce setup, sa ilalim ng automation ng proseso> Mga pagkilos ng worlkflow.

Ano ang isang workflow sa SalesForce? Ang mga workflow ay ginagamit upang mag-automatize ng mga pagkilos. Tingnan sa ibaba nang detalyado kung ano ang ginagamit nila, kung paano lumikha ng mga ito, at kung paano i-activate ang mga ito sa SalesForce Lightning.

1 - maintindihan ang mga daloy ng trabaho sa SalesForce

Ang pinakamahalaga muna ay upang maunawaan ang SalesForce workflows. Ano ang ginagamit nila? Ang isang workflow ay isang hanay ng mga pagkilos na awtomatikong na-trigger pagkatapos ng ilang mga kaganapan mangyari sa SalesForce data.

Maaari itong i-automate ang iba't ibang uri ng mga proseso ng kumpanya tulad ng mga gawain, upang magtalaga ng mga bagong gawain sa mga gumagamit, mga alerto sa email, upang magpadala ng mga email sa isa o higit pang mga tatanggap na itinalaga nang maaga, i-update ang mga patlang, pagtatakda ng mga tukoy na mga halaga ng talaan, o mga papalabas na mensahe, Nag-format ang XML ng mga mensahe sa mga tagapakinig.

Bilang halimbawa, ang mga daloy ng SalesForce ay maaaring magtalaga ng mga follow-up na mga gawain upang suportahan ang mga kinatawan pagkatapos ng isang naibigay na tagal ng oras, maaari silang magpadala ng mga alerto sa email sa pangkat ng pamamahala kapag ang mga malalaking deal ay nilagdaan ng isang kinatawan ng benta, pagbabago ng patlang ng pangalan ng may-ari ng ilang araw pagkatapos ng isang pag-expire ng kontrata, o pagpapadala ng mga teknikal na mensahe sa mga panlabas na system tuwing inaprubahan ang  ulat na nilikha sa SalesForce   ay na-trigger.

Ang mga panuntunan sa workflow ay maaaring binubuo ng ilang pamantayan na magsisimula ng daloy ng trabaho, ang mga pagkilos na gagawin kapag ang isang rekord ay nilikha na may isang ibinigay na halaga, o mga oras na umaasa sa mga pagkilos tulad ng pagpapadala ng mga ulat sa pagsasara ng buwan ng ilang araw bago ang pagtatapos ng buwan na pagsasara.

2 - Lumikha ng isang bagong panuntunan sa workflow

Upang simulan ang paglikha ng isang bagong panuntunan sa workflow, pumunta sa mga setting ng pag-setup sa pamamagitan ng pag-click sa icon na gear sa interface ng SalesForce Lightning, at hanapin ang menu ng workflow sa tab ng paghahanap sa kaliwang tuktok ng screen.

Ang mga panuntunan sa workflow ay naa-access sa ilalim ng automation> aksyon ng workflow> mga panuntunan sa workflow.

Magkakaroon ka ng mga kasalukuyang daloy ng trabaho sa listahan sa susunod na screen.

Kung sakaling wala kang umiiral na workflow, ang listahan ay magiging empy, at ang tanging opsyon na magagamit ay upang lumikha ng isang bagong daloy ng trabaho sa pamamagitan ng paggamit ng naaangkop na pindutan sa itaas ng listahan ng workflow.

Ang unang hakbang sa paglikha ng isang bagong panuntunan sa workflow ay ang piliin ang bagay na maaapektuhan nito. Maaari itong maging anumang uri ng data ng SalesForce na bagay: account, ahente ng trabaho, pag-unlad ng katulong, kampanya, miyembro ng kampanya, kaso, case comment, aktibidad ng chatter, kontak, kahilingan sa pakikipag-ugnay, duplicate na item sa talaan, duplicate set record, email message, event, feed item, grupo, miyembro ng grupo, larawan, kaalaman, at higit pa.

Sa aming halimbawa, lilikha kami ng contact na kaugnay na workflow.

Pagkatapos, ang susunod na hakbang ay magbigay ng panuntunan ng isang pangalan, at sa huli ay isang paglalarawan, upang makita ito sa ibang pagkakataon, at upang matulungan ang iyong mga kasamahan sa trabaho na makilala ito kasama ang higit na mga daloy ng trabaho na mapupuntahan sa sistema.

Gayundin, ang isang pamantayan sa pagsusuri ay dapat piliin. Kailan isasagawa ang panuntunan? Kapag ang rekord ay nilikha, na-edit?

Sa wakas, dapat ilagay ang pamantayan sa panuntunan.

Kailan mapapatakbo ang panuntunan? Sa aming halimbawa, gusto naming lumikha ng isang panuntunan na mai-activate sa bawat oras na ang isang bagong customer ay ipinasok sa France, na kung saan ay makikilala sa pamamagitan ng isang numero ng telepono na nagsisimula sa French code ng bansa, +33.

Sa ganoong paraan, tuwing may pagbabago sa pakikipag-ugnay na mapupuntahan sa French mobile network, susuriin ng kinatawan ng aming sales representative na responsable para sa French market, at makipag-ugnay sa kustomer kung kinakailangan.

3 - I-setup ang pagkilos ng workflow para sa pag-activate ng panuntunan

Ang susunod na hakbang ay upang tukuyin kung aling pagkilos ang gagawin ng workflow kapag na-verify ang tuntunin.

Posible ito sa pamamagitan ng pagpili ng mga karagdagang pagkilos ng daloy ng trabaho sa ibaba ng agarang bahagi ng pagkilos ng workflow, upang magsagawa ng pagkilos sa lalong madaling ma-verify ang panuntunan. Kung ang pagkilos ay dapat maganap sa mga ibinigay na mga punto sa oras, ito ay dapat na sa halip ay nilikha bilang isang oras na umaasa sa pagkilos ng workflow.

Sa pamamagitan ng pag-click sa pindutan ng pagkilos ng pagdaragdag ng workflow, maa-access ang iba't ibang uri ng aksyon ng workflow: mag-set up ng isang alerto sa email, mag-update ng field, magpadala ng isang teknikal na mensahe, o gumamit ng umiiral na aksyon mula sa isa pang daloy ng trabaho.

Sa aming kaso, gusto naming magpadala ng isang email sa kinatawan ng sales tuwing isang contact na may mga pagbabago sa numero ng telepono ng Pranses.

4 - Pag-setup ng alerto sa email

Pagkatapos ay maaari naming i-setup ang email na ipapadala sa kinatawan ng sales, sa pamamagitan ng pagpasok ng paglalarawan ng email, isang natatanging pangalan para sa email na iyon, at pagpili ng email template na gagamitin.

Ang tatanggap ay maaaring may iba't ibang uri, ngunit sa aming kaso ito ay isang panloob na gumagamit, tulad ng magpapadala kami ng mga email sa kinatawan ng sales na responsable para sa isang partikular na zone.

Posibleng pumili nang direkta mula sa listahan ng mga umiiral na panloob na tatanggap.

Posible rin na manu-manong magpasok ng isang listahan ng mga karagdagang email address, upang maipadala ang email sa mga panlabas na tatanggap sa kopya, halimbawa din sa pagpapadala ng email sa personal na mailbox ng kinatawan ng sales, o upang mailagay ang kopya ng kanyang tagapamahala.

Ang Mula sa email address ay dapat ding mapili, ito ay ang lilitaw bilang email address ng nagpadala para sa mga tatanggap ng email.

Pagkatapos, i-click ang i-save upang magpatuloy sa paglikha ng panuntunan sa workflow.

5 - Patunayan ang mga pagkilos ng workflow

Pagkatapos nito, ang pagkilos ng workflow na bagong nilikha, isang agarang paggawa ng email sa sandaling ang isang contact na numero ng telepono na may Pranses prefix ay nilikha, ay ipapakita sa listahan ng mga aksyon para sa tuntunin ng workflow na ito.

Sa kaso na walang iba pang mga pagkilos ay kinakailangan, i-click lamang sa tapos na button sa kanang itaas na sulok upang tapusin ang paglikha ng workflow.

Pagkatapos ay ipapakita ang workflow para sa pagsusuri, kasama ang lahat ng mga detalye nito. Siguraduhing tama ang lahat ng bagay, dahil ito ay direktang naisaaktibo, at magsisimulang magpadala ng mga email, o magsagawa ng iba pang mga pagkilos, nang walang anumang karagdagang kumpirmasyon, sa sandaling mag-click ka sa pindutan ng activate.

Posibleng i-deactivate ang umiiral at tumatakbo na daloy ng trabaho mula sa screen na iyon, pati na rin ang i-edit ito, o i-clone ito upang madaling lumikha ng katulad na daloy ng trabaho.

Matagumpay ang paglikha ng workflow

Mayroon ka bang tagapamahala upang lumikha ng isang tuntunin ng workflow sa iyong SalesForce?

Ipaalam sa amin sa puna, at huwag mag-atubiling magtanong sa amin ng anumang tanong na maaaring mayroon ka.

Madalas Na Nagtanong

Ano ang mga pinakamahusay na kasanayan para sa pagdidisenyo ng epektibong mga daloy ng trabaho sa Salesforce?

Kasama sa mga pinakamahusay na kasanayan ang pagtukoy ng mga malinaw na layunin, pagpapagaan ng mga proseso, at regular na pagsusuri ng mga daloy ng trabaho para sa kahusayan at kaugnayan.