10 порад щодо продуктивності MS Excel від експертів



Поради щодо продуктивності MS Excel

Програмне забезпечення для електронних таблиць  Microsoft Office‌   MS Excel‌  широко використовується для широкого спектру застосувань: від постійного оновлення списку елементів до отримання рахунків-фактур або навіть відтворення відеоігор.

Однак у повсякденному бізнесі багато основних користувачів навіть не знають про дуже корисну пораду щодо продуктивності Excel, яка могла б заощадити їм багато часу та енергії, наприклад, підрахувати кількість випадків у списку тисяч записів або для більш простих такі операції, як пошук положення символу в рядку та інші операції.

Лише трохи навчаючись, можна навіть у повсякденному бізнесі використовувати дуже корисні функціональні функції з макетів Excel, набором символів, які можуть замінити будь-який інший у формулі. Використовувані в передовій Vlookup в Excel, вони навіть можуть стати дуже потужними.

Ми попросили спільноту експертів отримати найкращі поради щодо використання MS Excel, і ось їх відповіді:

 Ви регулярно використовуєте MS Excel? Яка єдина порада, яка допомагає вашій щоденній продуктивності на роботі і якою ви могли б поділитися?

Стейсі Капріо, маркетинг зростання: резервне копіювання документів Excel у хмарі

Одна порада щодо продуктивності Excel - це резервне копіювання документів Excel у хмарі.

Я працював тижнями і роками над конкретними документами і очікував, що вони завжди будуть там, але потім були ситуації, коли  мій комп'ютер‌  зламався через проблему розливу води чи інших несправностей, і втратив свої видатні листи. Тепер я знаю, що завжди створювати резервні копії, тому я матиму їх, навіть якщо трапиться щось несподіване, і саме тому я постійно зберігаю хмарові резервні копії під рукою.

Стейсі Капріо, Засновник, Маркетинг зростання
Стейсі Капріо, Засновник, Маркетинг зростання

Кенні Трінь, Netbooknews: позбудься миші та йди в 3-5 разів швидше!

Ідіть без миші.

Ви збільшуєте свою швидкість на 3–5 разів, коли ви позбавляєтесь від миші. Найкращий спосіб почати вчитися це:

  • 1.Щоб натиснути клавішу ALT - у всьому меню ви побачите літери та цифри, і ось так ви перейдете відтепер
  • 2. Роздрукуйте сторінку ярликів клавіатури (пошук клавіш на клавіатурі на зображеннях google) та скопіюйте її на комп'ютер

Комфортне використання Excel без миші займе приблизно 2-3 тижні.

Ключовими словами для ефективності є:

  • Швидкість -> перехід без миші
  • Автоматизація -> навчитися інтуїтивно писати чудові формули та форматувати електронні таблиці

Якби я класифікував додаткові 3, ось як я поставив їх пріоритет:

  • 1. Форматування та основні формули (підготовка дивовижних звітів та автоматизація завдань)
  • 2. Аналіз даних - фільтрація, сортування та аналіз даних
  • 3. Візуалізація даних - таблиці, діаграми та двовісні діаграми
Кенні Трінь, керуючий редактор Netbooknews
Кенні Трінь, керуючий редактор Netbooknews

Девід Джонсон, Мулітичні лабораторії: абсолютна посилання на інші сфери

Абсолютні посилання врятували мені життя, я не надто гордий, щоб це сказати. Небо відкрилося для мене, коли я навчився використовувати «$» для створення абсолютних посилань на інші поля. Для непоінформованих $ перед буквою фіксує стовпчик, а $ перед номером фіксує рядок. Звідси посилання можуть бути настільки ж стабільними, як вам потрібно. Це дійсно полегшило мені життя, коли швидко робив великий аналіз даних.

Девід Джонсон, головний директор з технологій Мулітичні лабораторії
Девід Джонсон, головний директор з технологій Мулітичні лабораторії
Девід Джонсон, MBA, BA Computer Science, 20 років працював у галузі індустрії технологій, провідними світовими командами та технологічними ініціативами в США, Європі та APAC для таких компаній, як IBM та Sungard. В даний час він є головним директором з технологій в Мулітичні лабораторії, а також здійснює консультації з управління даними та технологіями в Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: використовуйте флеш-заливку

Ось мій номер один поради щодо продуктивності Excel: Освоїти використання флеш-заливки. Flash fill - це дуже потужна функція, яка зручна при обробці великої кількості даних. Замість того, щоб переглядати дані по черзі, ви можете фактично навчити спалаху заповнювати все, що вам потрібно. Введіть те, що вам потрібно в клітинку поруч із необробленими даними, а потім спробуйте, якщо функція заповнення спалахом засвоїть це. Іноді вам потрібно буде набрати більше, щоб Excel розпізнав шаблон, але як тільки це зробить, це зробить роботу за вас.

Для цього натисніть на клітинку, де вам потрібні дані. А потім знайдіть кнопку заповнення спалаху. Ви можете побачити це на вкладці Домашня сторінка, на панелі Редагування, яку можна знайти в правій частині вікна Excel. Знайдіть кнопку Заповнити під Автозавантаження та натисніть спадне меню. Нарешті, натисніть Flash Fill і спостерігайте за чарами. Ніщо не може бути більш продуктивним, ніж можливість надати дані зі свого робочого аркуша, не виконуючи ручну роботу.

Норхані Пангуліма, консультант з роботи з громадськістю, Centriq
Норхані Пангуліма, консультант з роботи з громадськістю, Centriq
Я консультант по роботі з громадськістю в Centriq- додаток для управління будинком, який був представлений / цитований у таких торгових точках, як NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co та інші. У Centriqя співпрацюю з нашою командою з вмісту над створенням оптимізованого для SEO вмісту щодо утримання будинку, домашнього декору, безпеки будинку тощо.

Майк Річардс, Гольф Ейнштейн: постійне вивчення останніх оновлень

Я використовував  MS Excel‌  для документування важливої ​​ділової інформації, і один трюк, яким я живу, - це те, щоб я постійно оновлювався останніми оновленнями та комбінаціями клавіш, як клавіші та ярлики формул, які не тільки прискорили мою роботу, але і заохотили мене продовжувати вчитися. Ця практика розвинула розум, що постійно навчається, що зробило мене більш мотивованим до зростання та підвищення продуктивності.

Майк Річардс, ентузіаст гольфу та засновник у «Гольф Ейнштейн»
Майк Річардс, ентузіаст гольфу та засновник у «Гольф Ейнштейн»
Мене звуть Майк, і я є ентузіастом з гольфу та засновником Гольф Ейнштейн, блогу, де я ділюсь своїм внеском про все, що стосується гольфу!

Shayne Sherman, TechLoris: використовуйте дані перевірки

Мій найкращий рада, однак, досить простий: * Використовуйте дані перевірки! * Я знаю, я знаю, ви повинні бути поза цим, правда? Я маю на увазі, напевно, ви можете переконатися, що ви правильно написали імена, правда? Послухайте, потрібно лише один раз витратити години, намагаючись з’ясувати, чому ваші вкладені аркуші обчислень раптово порушені, а потім зрозуміти, що це через те, що ви вводите недійсні дані, щоб побачити значення перевірки даних.

Шейне Шерман, генеральний директор TechLoris
Шейне Шерман, генеральний директор TechLoris
Я використовую Excel роками. У деяких моїх попередніх посадах був жарт, що будь-яке завдання, яке мені дали (включаючи замовлення обіду або складання планів подорожей), я можу краще виконати роботу з Excel. Чесно кажучи, я, мабуть, міг би.

Polly Kay, English Blinds: злиття даних з інших джерел

Використання Excel Macros для автоматизації трудомістких і повторюваних завдань було справжньою зміною гри, і, можливо, єдина річ, яка була найбільш ефективною з точки зору того, як Excel впорядкував мою роботу.

Об’єднання даних з інших джерел із робочими книжками Excel - це ще щось, що допомагає, і дуже мало їх неможливо інтегрувати в робочий процес Excel, щоб об'єднати їх. Ще раз ви можете імпортувати ці інші елементи автоматично, щоб увімкнути подальшу трансформацію та аналіз даних.

Просто підняття запиту, щоб отримати статистику перед створенням звіту, надає поглиблену інформацію, яка може інформувати аналітику та прийняття рішень, а також дозволяє перевірити та перехресно перевірити всі ваші різні форми вмісту.

Поллі Кей, старший менеджер з маркетингу в англійських блайндах
Поллі Кей, старший менеджер з маркетингу в англійських блайндах
Поллі має понад десятирічний досвід роботи в якості консультанта з цифрового маркетингу та старшого маркетингового менеджера, який обслуговує різноманітне коло клієнтів, починаючи від МСП до великих міжнародних корпорацій та імен домогосподарств.

Reuben Yonatan, GetVoIP: використовуйте HLOOKUP та VLOOKUP

Коли я вперше вивчав Excel, я пам'ятаю, що HLOOKUP і VLOOKUP дійсно розблокували багато дивовижних речей, які я ніколи не знав, що ти можеш зробити з Excel.

Як генеральний директор, я все ще використовую ці функції для створення справді простих інформаційних панелей, які збиратимуть дані з інших вкладок в електронній таблиці, яка є потужною для даних, які ми регулярно оновлюємо.

Рубен Йонатан, засновник та генеральний директор GetVoIP
Рубен Йонатан, засновник та генеральний директор GetVoIP

Гінтарас Степонкус, Суцільні путівники: підготуйте графіки та графіки для кожної електронної таблиці

Будучи менеджером проекту, я маю щодня користуватися чудовим досвідом. Мені доводиться стежити за тоною даних та аналізувати їх щодня, щоб досягти максимальної вартості компанії. Я знайшов Excel як найпотужніший інструмент у цьому плані.

Я маю готувати звіти щодня. Багато разів мені доводиться посилатися на старі електронні таблиці. Перетворювати всі дані стає непростим завданням. Отже, я створюю графіки та діаграми необхідних даних, які я можу експортувати в інших форматах, як PDF. Це допомагає мені зафіксувати результати з першого погляду. Це дає мені короткий огляд того, як числа на електронних таблицях пов'язані між собою. Ця функція стає зручнішою у нагальних завданнях, де у мене менше часу на підготовку звітів. Однак попередньою умовою є наявність у вас усіх даних згідно з інструкціями Excel.

Гінтарас Степонкус, менеджер з маркетингу компанії Суцільні напрямні
Гінтарас Степонкус, менеджер з маркетингу компанії Суцільні напрямні
Мене звуть Гінтарас Степонкус, і я маркетолог соціальних медіа в Solidguides. Суцільні напрямні - проект, створений командою ентузіастів, присвячених дослідженню та написанню рецензій. Ми дуже захоплюємось Інтернетом, і знаємо, що це величезне місце, завантажене великою кількістю підробленої та непотрібної інформації. Ми створили Суцільні напрямні, щоб зробити Інтернет більш безпечним місцем для покупців, і тому що ми любимо досліджувати та інформувати.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: використовуйте силові повороти та функції DAX

Я регулярно використовую  MS Excel‌  для аналізу, звітності та зберігання даних. Я маю щотижня робити звіт про весь вміст, рекламу та аналітику трафіку для інвесторів та інших акціонерів мого веб-сайту новин.

Сантехніка Excel може збільшити рівень продуктивності в багато разів. Сантехніка Excel має дві стратегії, які можуть підвищити вашу продуктивність, одна є базовою стратегією excel, а інша - передовою стратегією сантехніки. У продуктивній стратегії більшість часу використовується на пошук нових ідей та постійне вдосконалення звітів. Це повторювана процедура, в якій ви вдосконалюєте дані звітів, а не підтримуєте їх.

У разі вдосконаленої стратегії ви використовуєте шарнір потужності для підвищення своєї продуктивності. Тут ви отримуєте кілька переваг. По-перше, збільшується ємність для обробки файлів. Можна зберігати мільярд значень на стовпчик і мільйон таблиць на робочу книжку. По-друге, використовуючи реляційну процедуру в моделі Power Pivot Model, робочі зошити з’єднуються між собою і встановлюється посилання між таблицями.

По-третє, ваші величезні розрахунки легко виконувати за допомогою функцій DAX. Отже, кожна функція, пов’язана з перемиканням живлення, полегшує вивчення, масовий аналіз та звітність.

Акса Табасам, головний редактор InsideTechWorld.com
Акса Табасам, головний редактор InsideTechWorld.com
Мене звуть Aqsa Tabassam, підприємець, співзасновник та головний редактор InsideTechWorld. InsideTechWorld має на меті доставити новітні технології та новини про стартапи, медіа-події та революційні події своїм читачам у всьому світі.

Філіп Вайс, PhilipWeiss.org: формули автоматичного заповнення за допомогою клавіші вкладки

Хоча я ненавиджу вивчення Excel, це один із тих необхідних наборів навичок, які ми можемо застосувати до багатьох аспектів нашої роботи та повсякденного життя (складання бюджету тощо).

Ось хороша порада для заощадження часу за допомогою формул Excel, з якою багато людей схильні боротися. Тож, що ви хочете зробити, це використовувати клавішу вкладки, яка дозволяє вам автоматично вибирати формули. Таким чином, вам не потрібно витрачати час, набираючи їх повністю щоразу. Коли ви почнете заповнювати його, поле заповнить список пропозицій від Excel. Тоді все, що вам потрібно зробити - це перемістити клавішу зі стрілками вгору або вниз, щоб вибрати формулу, натисніть клавішу Enter і зробіть.

Якщо є проблема з будь-якою з формул, ви можете швидко налагодити її, вибравши формулу, натиснувши F2. Потім ви можете перейти по частинах формули, утримуючи зрушення та натискаючи стрілку вліво. F9 покаже остаточний розрахунок формули, після чого ви можете натиснути Esc, щоб зберегти формулу, або ввести, щоб зберегти значення.

Філіп Вайс, Засновник, PhilipWeiss.org
Філіп Вайс, Засновник, PhilipWeiss.org
Зрозумівши, що життя 9–5 не було для нього, Філіп кинув роботу в авіаційній галузі та вирішив подорожувати світом за власними умовами. В даний час він базується між Нью-Йорком та Камбоджею, він є штатним цифровим кочівником та засновником свого блогу подорожей, PhilipWeiss.org.

Завершіть програму Excel 2019 для початківців у відео





Подібні статті

Вставте файл Excel в Word

Вставте файл Excel в Word

Вставка електронної таблиці Microsoft Excel в документ Word досить проста. Коротше кажучи, використовуйте меню INSERT> Text> Object> Object ..., виберіть «Створити з файлу», виберіть файл на комп'ютері та натисніть «OK». Ось і ви вставляєте Excel в Word!


Коментарі (0)

Залишити коментар