Excel: Sử dụng Bảng dưới dạng Danh sách Xác thực Dữ liệu thả xuống



Xác thực dữ liệu: Cách tạo ô để chọn các giá trị từ menu thả xuống

Việc tạo bảng trong  MS Excel‌  có thể rất khó chịu nếu bạn lặp đi lặp lại cùng một đầu vào.

Đồng thời, rất tiện lợi nếu bạn chỉ cần chọn nội dung đầu vào từ một danh sách thả xuống nhất định.

Hãy xem cách sử dụng quy tắc xác nhận, một hàm có thể làm cho nó trở nên khả thi.

Bảng dưới đây là danh sách chi phí của một cá nhân. Ngày, loại chi phí và giá trị được nhập mỗi khi chi tiêu một số tiền.

Sử dụng bảng này, hãy đặt cột B để các loại chi phí có thể được chọn trong danh sách thả xuống và chỉ từ đó, để tránh thiết lập chúng mọi lúc, và tránh bất kỳ sai sót nào khi nhập dữ liệu.

Giải pháp 1: Tạo danh sách bằng cách nhập trực tiếp

Hãy bắt đầu bằng cách Chọn ô mà chúng ta muốn đặt danh sách thả xuống.

Chọn Xác thực dữ liệu từ tab Dữ liệu trong Excel, nó có thể chỉ được hiển thị dưới dạng một biểu tượng nhỏ.

Trong tab cài đặt, hiển thị tùy chọn thả xuống cho phép và chọn tùy chọn Danh sách. Điều này sẽ cho phép bạn tạo hoặc chọn danh sách các giá trị được phép cho các ô dữ liệu đã chọn.

Trong trường nguồn, chỉ cần nhập các giá trị bạn muốn cho phép, phân tách bằng dấu phẩy.

Chỉ cần xác thực bằng cách nhấp vào OK, và danh sách xác thực thả xuống của bạn sẽ được tạo cho các ô đã chọn.

Nếu bạn chọn một trong những ô này, một biểu tượng sẽ xuất hiện ở cuối ô và bằng cách nhấp vào nó, danh sách xác thực thả xuống sẽ được hiển thị, cho phép bạn chọn giá trị sẽ được nhập tự động vào ô dựa trên danh sách đầu vào trực tiếp.

Giải pháp 2: Chọn một loạt các giá trị hiện có

Tương tự, thay vì nhập các giá trị theo cách thủ công, bạn có thể chỉ định một dải giá trị được phép bằng cách chọn một danh sách đã tồn tại trong sổ làm việc.

Phương pháp hay nhất khi tạo một số danh sách xác thực thả xuống trong  Microsoft Excel‌  là có một hoặc nhiều trang tính cụ thể chỉ chứa các danh sách xác thực khác nhau, để giúp tìm và cập nhật chúng dễ dàng hơn.

Sau khi đã tạo danh sách các giá trị được phép của bạn, trong ví dụ của chúng tôi trên cùng một trang tính để làm cho nó có thể truy cập trực quan hơn, hãy chọn các ô mà việc xác thực dữ liệu sẽ được thực thi.

Sau đó, mở menu xác thực dữ liệu tương tự từ tab dữ liệu, chọn loại danh sách trong menu thả xuống và đối với nguồn, thay vì nhập các giá trị của riêng bạn, hãy nhấp vào nút ở bên phải của trường.

Bạn sẽ được chuyển hướng đến trang tính của mình và tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào ô đầu tiên của bảng xác thực dữ liệu, di chuyển chuột đến ô cuối cùng chứa một trong các giá trị hợp lệ, trong khi giữ nhấp chuột và nhả nhấp chuột chỉ sau khi bạn đã đạt đến ô cuối cùng của giá trị xác thực dữ liệu.

Nếu bạn đã tạo một bảng cho các giá trị xác thực dữ liệu của mình và đặt tên cho nó, bạn có thể sử dụng tên bảng thay vì phạm vi ô để tham chiếu nó

Các giá trị bạn đã chọn theo cách đó sẽ được tham chiếu trong danh sách xác thực dữ liệu của bạn và bạn có thể chỉ cần thêm các giá trị vào xác thực dữ liệu của mình - hoặc xóa chúng - bằng cách cập nhật danh sách đó.

Đặt các mục xác thực dữ liệu trên một trang tính khác

Để tổ chức sổ làm việc của bạn tốt hơn, việc tạo danh sách xác thực dữ liệu của bạn trong một sổ làm việc cụ thể có thể dễ dàng hơn, vì vậy bạn có thể dễ dàng tìm và truy cập chúng và không phải băn khoăn về nơi chúng được đặt.

Đặt dữ liệu của bạn ở đó, chọn bảng và sử dụng các bảng tùy chọn: bảng trong tab chèn, để chuyển đổi danh sách các giá trị của bạn thành một bảng sẽ tự động được kiểm tra lại khi bạn thêm hoặc xóa các giá trị - và do đó sẽ là xác thực dữ liệu của bạn.

Sau đó, nhấp vào bất kỳ đâu trong bảng cách điệu của bạn và nhập tên bảng vào tab thiết kế bảng.

Điều này sẽ cho phép bạn tham chiếu bảng này ở bất kỳ đâu, kể cả trong danh sách xác thực dữ liệu, bằng cách chỉ cần nhập tên bảng thay vì phạm vi!

Cách cho phép các ô trống trong danh sách xác thực dữ liệu

Nếu bạn muốn cho phép các giá trị trống trong trường đã bật xác thực dữ liệu, bạn phải chọn một trong các ô mà xác thực dữ liệu được kích hoạt và chuyển đến tab dữ liệu, để mở menu xác thực dữ liệu (xem ở trên, vị trí của nút ).

Tại đó, hãy đảm bảo rằng tùy chọn bỏ qua ô trống được chọn và nhấp vào áp dụng các thay đổi này cho tất cả các ô khác có cùng cài đặt trước khi nhấp vào OK.

Sau đó, bạn sẽ có thể làm trống một ô bằng cách chọn nó và xóa nội dung mà không nhận được thông báo lỗi chỉ định rằng nội dung ô không được phép.

Cách tắt các giá trị trống trong danh sách xác thực dữ liệu

Nếu bạn không muốn cho phép các giá trị trống trong danh sách thả xuống xác thực dữ liệu và nhận được thông báo lỗi giá trị trong ô này không hợp lệ hoặc bị thiếu bất cứ khi nào bạn chọn, hãy bắt đầu bằng cách chọn phạm vi ô chứa dữ liệu xác thực áp dụng hoặc bất kỳ ô nào trong danh sách đó.

Sau đó, mở menu xác thực dữ liệu trong tab dữ liệu và bỏ chọn trường bỏ qua chỗ trống. Nếu bạn chỉ chọn một ô, hãy chọn áp dụng những thay đổi này cho tất cả các ô khác có cùng cài đặt trước khi nhấp vào OK.

Quay lại danh sách thả xuống xác thực dữ liệu của bạn, lỗi sẽ xuất hiện - và bạn sẽ không thể để trống ô nữa.

Cách xóa danh sách thả xuống xác thực dữ liệu

Bất cứ khi nào bạn hoàn tất việc giới hạn phạm vi giá trị được phép trong danh sách, hãy chọn bất kỳ ô nào trong danh sách đó.

Sau đó, mở menu xác thực dữ liệu từ tab dữ liệu - xem ở trên trong phần đầu tiên cách thực hiện - và đảm bảo rằng tùy chọn áp dụng những thay đổi này cho tất cả các ô khác có cùng cài đặt được chọn, nếu không bạn sẽ chỉ xóa dữ liệu xác nhận trên các ô hiện được chọn.

Sau đó, nhấp vào xóa tất cả và xác thực dữ liệu bạn đã chọn sẽ bị xóa khỏi sổ làm việc MS Excel!

VBA: Thêm danh sách xác thực

Thêm danh sách xác thực với VBA dễ dàng như sử dụng hàm bên dưới, trong đó A1 là ô mà dữ liệu sẽ được xác thực dựa trên danh sách xác thực dữ liệu được lưu trữ trong các ô từ B1 đến B5.

Phạm vi ("a1"). Xác thực _. Sửa đổi xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Bằng cách sử dụng các thuộc tính nâng cao của hàm danh sách xác thực dữ liệu VBA, có thể tạo nhiều danh sách thả xuống phụ thuộc trong Excel VBA mà mỗi danh sách xác thực các trường khác nhau dựa trên các danh sách xác thực dữ liệu khác nhau và có tiêu đề, tiêu đề lỗi, thông báo và thông báo lỗi riêng của chúng .





Bài viết tương tự

Làm cách nào để đếm số lượng ô và đếm ký tự trong một ô trong Excel?

Làm cách nào để đếm số lượng ô và đếm ký tự trong một ô trong Excel?

MS Excel là một công cụ tốt cho những thứ tổ chức và kế toán và nó có thể được sử dụng ở mọi cấp độ. Nó không đòi hỏi nhiều kinh nghiệm, bởi vì công cụ này làm cho mọi thứ dường như dễ dàng. Bạn cũng có thể sử dụng nó cho nhu cầu cá nhân của mình, với các chức năng mạnh mẽ như Vlookup nâng cao trong Excel, tìm vị trí của một ký tự trong chuỗi hoặc cũng có thể đếm số lần xuất hiện của chuỗi trong tệp.


Bình luận (0)

Để lại một bình luận