10 mẹo năng suất MS Excel từ các chuyên gia

Mẹo năng suất MS Excel

Phần mềm bảng tính Microsoft Office  MS Excel   được sử dụng rộng rãi cho nhiều ứng dụng, từ giữ danh sách các mục cập nhật đến tạo hóa đơn hoặc thậm chí chơi trò chơi video.

Tuy nhiên, trong sử dụng kinh doanh hàng ngày, nhiều người dùng cơ bản thậm chí không biết mẹo năng suất Excel rất hữu ích có thể giúp họ tiết kiệm rất nhiều thời gian và năng lượng, ví dụ như để đếm  số lần xuất hiện   trong danh sách hàng ngàn mục hoặc đơn giản hơn các hoạt động như tìm vị trí của một ký tự trong chuỗi và các hoạt động khác.

Chỉ với một chút đào tạo, thậm chí có thể sử dụng các chức năng rất hữu ích trong kinh doanh hàng ngày với các ký tự đại diện Excel, một bộ ký tự có thể thay thế bất kỳ ký tự nào khác trong công thức. Được sử dụng trong Vlookup nâng cao trong Excel, chúng thậm chí có thể trở nên rất mạnh.

Chúng tôi đã hỏi cộng đồng các chuyên gia về những lời khuyên tốt nhất về việc sử dụng  MS Excel   và đây là câu trả lời của họ:

 Bạn có đang sử dụng MS Excel thường xuyên không? Một mẹo duy nhất giúp năng suất hàng ngày của bạn trong công việc và bạn có thể chia sẻ là gì?

Stacy Caprio, Marketing Marketing: sao lưu tài liệu Excel của bạn trên đám mây

Một mẹo năng suất Excel là sao lưu tài liệu excel của bạn trên đám mây.

Tôi đã làm việc trong nhiều tuần và nhiều năm về các tài liệu cụ thể và dự kiến ​​chúng sẽ luôn ở đó, nhưng sau đó đã xảy ra tình trạng máy tính của tôi bị hỏng do sự cố tràn nước hoặc các sự cố khác và mất tờ excel của tôi. Bây giờ tôi biết luôn luôn sao lưu chúng để tôi có chúng ngay cả khi có điều gì đó bất ngờ xảy ra, đó là lý do tại sao tôi luôn luôn có sẵn một bản sao lưu dựa trên đám mây.

Kenny Trinh, Netbooknews: thoát khỏi chuột và đi nhanh hơn 3-5 lần!

Đi chuột miễn phí.

Bạn tăng tốc độ của bạn 3155 khi bạn thoát khỏi chuột. Cách tốt nhất để bắt đầu học điều này là:

• 1.Tìm phím ALT - bạn sẽ thấy các chữ cái và số hiển thị trên tất cả các menu, đó là cách mà bạn điều hướng từ bây giờ
• 2. In ra một trang Phím tắt (tìm kiếm các phím tắt trên google hình ảnh) và dán nó vào máy tính của bạn

Làm cho thoải mái khi sử dụng Excel mà không cần chuột sẽ mất khoảng 2 tuần 3.

Chìa khóa để trở nên hiệu quả là:

• Tốc độ -> không có chuột
• Tự động hóa -> tìm hiểu cách viết công thức tuyệt vời và định dạng bảng tính theo trực giác

Nếu tôi được xếp hạng thêm 3, thì ở đây, cách thức tôi ưu tiên cho họ:

• 1. Định dạng & công thức cơ bản (chuẩn bị báo cáo tìm kiếm tuyệt vời và tự động hóa các tác vụ)
• 2. Phân tích dữ liệu - lọc, sắp xếp và phân tích dữ liệu
• 3. Trực quan hóa dữ liệu - bảng, biểu đồ và biểu đồ trục kép

David Johnson, Phòng thí nghiệm Mulytic: tham chiếu tuyệt đối đến các lĩnh vực khác

Tài liệu tham khảo tuyệt đối đã cứu cuộc đời tôi, tôi không quá tự hào để nói điều đó. Các thiên đàng đã mở ra cho tôi khi tôi học cách sử dụng '$' để tạo các tham chiếu tuyệt đối đến các lĩnh vực khác. Đối với người không quen biết, '$' ở phía trước chữ cái sẽ sửa cột và '$' ở phía trước số sẽ sửa hàng. Từ đó, các tài liệu tham khảo có thể ổn định như bạn cần. Nó thực sự làm cho cuộc sống của tôi dễ dàng hơn nhiều khi thực hiện phân tích dữ liệu lớn một cách nhanh chóng.

David Johnson, MBA, BA Computer Science, đã làm việc trong ngành công nghệ trong 20 năm, dẫn đầu các nhóm toàn cầu và các sáng kiến ​​công nghệ ở Mỹ, Châu Âu và APAC cho các công ty như IBM và Sungard. Ông hiện là Giám đốc Công nghệ tại Phòng thí nghiệm Mulytic, đồng thời thực hiện tư vấn quản lý dữ liệu và công nghệ tại Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: sử dụng đèn flash

Đây là mẹo năng suất Excel số một của tôi: Làm chủ việc sử dụng flash fill. Flash fill là một chức năng rất mạnh, tiện dụng khi xử lý một lượng lớn dữ liệu. Thay vì đọc từng dữ liệu một, bạn thực sự có thể ‘dạy Flash flash điền những gì bạn cần. Nhập những gì bạn cần trong ô bên cạnh dữ liệu thô một vài lần và sau đó thử nếu chức năng flash fill học nó. Đôi khi bạn sẽ cần phải nhập nhiều hơn để Excel nhận ra mẫu, nhưng một khi nó hoạt động, nó sẽ làm việc cho bạn.

Để thực hiện việc này, bấm vào ô nơi bạn cần dữ liệu. Và sau đó tìm nút flash điền. Bạn có thể thấy nó trên tab Trang chủ, trong ngăn Chỉnh sửa có thể được tìm thấy ở phần bên phải của cửa sổ Excel. Tìm nút Fill trong AutoSum và sau đó nhấp vào menu thả xuống. Cuối cùng, nhấp vào Flash Fill và xem phép thuật. Không có gì có thể hiệu quả hơn việc có thể cung cấp dữ liệu từ bảng tính của bạn mà không cần thực hiện công việc thủ công.

Tôi là Chuyên gia tư vấn tiếp cận tại Ly tâm- ứng dụng quản lý nhà đã được giới thiệu / trích dẫn tại các cửa hàng như NYT, Ngôi nhà cũ này, Nhật báo Bất động sản, Brit + Co và các ứng dụng khác. Tại Centriq, tôi làm việc với nhóm nội dung của chúng tôi về việc tạo nội dung được tối ưu hóa cho SEO về bảo trì nhà cửa, trang trí nhà cửa, an toàn tại nhà và hơn thế nữa.

Trở thành một Excel Pro: Tham gia khóa học của chúng tôi!

Nâng cao các kỹ năng của bạn từ Novice sang Hero với khóa học cơ bản Excel 365 của chúng tôi, được thiết kế để làm cho bạn thành thạo chỉ trong một vài phiên.

Ghi danh ở đây

Mike Richards, Golf Einstein: không ngừng học hỏi các bản cập nhật mới nhất

Tôi đã sử dụng  MS Excel   khi ghi lại thông tin kinh doanh quan trọng và một mẹo mà tôi sống bằng cách đảm bảo rằng tôi luôn cập nhật các bản cập nhật và phím tắt mới nhất như các phím tắt công thức và bàn phím không chỉ thúc đẩy công việc của tôi mà còn khuyến khích tôi để tiếp tục học hỏi Cách làm này đã phát triển một tư duy học hỏi không ngừng học hỏi, điều này khiến tôi có thêm động lực để phát triển và làm việc hiệu quả.

Tên tôi là Mike và tôi là người đam mê chơi golf và người sáng lập Golf Einstein, một blog nơi tôi chia sẻ ý kiến ​​của mình về mọi thứ liên quan đến golf!

Shayne Sherman, Công nghệ cao: sử dụng dữ liệu xác nhận

Tuy nhiên, mẹo hay nhất của tôi là khá đơn giản: * Sử dụng dữ liệu xác nhận! * Tôi biết, tôi biết, bạn nên vượt ra ngoài, phải không? Ý tôi là chắc chắn bạn có thể chắc chắn rằng bạn đánh vần đúng tên, đúng không? Nghe này, chỉ mất một lần dành hàng giờ để cố gắng tìm ra lý do tại sao các bảng tính toán lồng nhau của bạn đột nhiên bị hỏng và sau đó nhận ra điều đó vì thực tế là bạn nhập dữ liệu không hợp lệ để bạn thấy giá trị của xác thực dữ liệu.

Tôi đã sử dụng Excel trong nhiều năm. Ở một số vị trí trước đây của tôi, có một câu nói đùa rằng bất kỳ nhiệm vụ nào tôi được giao (bao gồm đặt bữa trưa hoặc lên kế hoạch du lịch) tôi có thể thực hiện tốt hơn với Excel. Thành thật mà nói, tôi có thể có.

Polly Kay, English Blinds: hợp nhất dữ liệu từ các nguồn khác

Sử dụng Excel Macros để tự động hóa các nhiệm vụ tốn nhiều thời gian và lặp đi lặp lại là một công cụ thay đổi trò chơi thực sự và có lẽ là điều duy nhất hiệu quả nhất về cách Excel sắp xếp công việc của tôi.

Hợp nhất dữ liệu từ các nguồn khác với sổ làm việc Excel là một thứ khác có ích, và có rất ít không thể tích hợp vào quy trình làm việc của Excel để hợp nhất nó. Một lần nữa, bạn có thể tự động nhập các yếu tố khác này để cho phép phân tích và chuyển đổi dữ liệu sau này.

Chỉ cần đưa ra một truy vấn để lấy số liệu thống kê trước khi tạo báo cáo sẽ cung cấp thông tin chuyên sâu có thể cung cấp thông tin phân tích và ra quyết định và cho phép bạn xác thực và kiểm tra chéo tất cả các dạng nội dung khác của bạn.

Polly có hơn một thập kỷ kinh nghiệm làm tư vấn tiếp thị kỹ thuật số và quản lý tiếp thị cao cấp, phục vụ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn quốc tế lớn và tên hộ gia đình.

Reuben Yonatan, GetVoIP: sử dụng HLOOKUP và VLOOKUP

Khi tôi lần đầu tiên học Excel, tôi nhớ rằng HLOOKUP và VLOOKUP thực sự đã mở khóa rất nhiều điều tuyệt vời mà tôi chưa từng biết bạn có thể làm với Excel.

Là một CEO, tôi vẫn sử dụng các chức năng đó để xây dựng các bảng điều khiển thực sự đơn giản sẽ lấy dữ liệu từ các tab khác trong bảng tính, rất mạnh cho dữ liệu chúng tôi cập nhật thường xuyên.

Gintara Steponkus, Solid Guide: chuẩn bị Biểu đồ và Đồ thị cho mỗi bảng tính

Là người quản lý dự án, tôi phải sử dụng excel hàng ngày. Tôi phải theo dõi hàng tấn dữ liệu và phân tích dữ liệu hàng ngày để tối đa hóa giá trị của công ty. Tôi đã tìm thấy Excel là công cụ mạnh nhất trong vấn đề này.

Tôi phải chuẩn bị báo cáo hàng ngày. Nhiều lần tôi phải tham khảo bảng tính cũ. Nó trở thành một nhiệm vụ khó khăn để đi qua tất cả các dữ liệu. Vì vậy, tôi tạo các biểu đồ và biểu đồ dữ liệu cần thiết, mà tôi có thể xuất ở các định dạng khác cũng như PDF. Nó giúp tôi ghi lại những phát hiện trong nháy mắt. Nó cho tôi một cái nhìn tổng quan nhanh về cách các con số trên bảng tính có liên quan với nhau. Tính năng này trở nên tiện dụng hơn trong các nhiệm vụ khẩn cấp nơi tôi có ít thời gian hơn để chuẩn bị báo cáo. Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết là bạn có tất cả dữ liệu theo hướng dẫn của Excel.

Tên tôi là Gintara Steponkus và tôi là một nhà tiếp thị truyền thông xã hội tại Solidguides. Solid Guide là một dự án được tạo ra bởi một nhóm những người đam mê dành riêng cho nghiên cứu và viết đánh giá. Chúng tôi rất đam mê Internet và chúng tôi biết rằng đó là một nơi rộng lớn chứa rất nhiều thông tin giả mạo và không cần thiết. Chúng tôi đã tạo ra Hướng dẫn vững chắc để biến Internet thành một nơi an toàn hơn cho người mua hàng và vì chúng tôi thích nghiên cứu và thông báo.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: sử dụng các cột điện và các hàm DAX

Tôi đang sử dụng  MS Excel   thường xuyên để phân tích, báo cáo và lưu trữ dữ liệu .. Tôi phải lập báo cáo mỗi tuần về tất cả nội dung, quảng cáo và phân tích lưu lượng truy cập cho các nhà đầu tư và các cổ đông khác của trang web tin tức của tôi.

Hệ thống ống nước Excel có thể tăng mức năng suất lên gấp nhiều lần. Hệ thống ống nước Excel tuân theo hai chiến lược có thể tăng năng suất của bạn, một là chiến lược excel cơ bản và một là chiến lược hệ thống ống nước tiên tiến. Trong chiến lược sản xuất, phần lớn thời gian được sử dụng để tìm hiểu sâu sắc mới và liên tục cải thiện các báo cáo. Đây là một quy trình lặp lại trong đó bạn đang cải thiện dữ liệu báo cáo thay vì duy trì nó.

Trong trường hợp chiến lược nâng cao, bạn sử dụng trục điện để tăng năng suất của bạn. Ở đây, bạn có được nhiều lợi thế. Thứ nhất, khả năng xử lý các tập tin tăng lên. Hàng tỷ giá trị trên mỗi cột và triệu bảng trên mỗi sổ làm việc có thể được lưu trữ. Thứ hai, bằng cách sử dụng quy trình quan hệ trong Mô hình Power Pivot, sổ làm việc được liên kết với nhau và liên kết được thiết lập giữa các bảng.

Thứ ba, các tính toán khổng lồ của bạn được thực hiện dễ dàng thông qua các hàm DAX. Do đó, mỗi và mọi chức năng liên quan đến trục điện đều giúp cho công việc báo cáo, phân tích và báo cáo lớn trở nên dễ dàng hơn.

Tên tôi là Aqsa Tabassam, một nữ doanh nhân, đồng sáng lập và tổng biên tập của InsideTechWorld. InsideTechWorld nhằm mục đích cung cấp các tin tức mới nhất về công nghệ & khởi nghiệp, các sự kiện truyền thông và các sự kiện đột phá cho tất cả các độc giả trên toàn thế giới ..

Philip Weiss, Philipweiss.org: tự động điền công thức bằng phím tab

Mặc dù tôi ghét học Excel, nhưng đó là một trong những kỹ năng cần thiết mà chúng ta có thể áp dụng cho nhiều khía cạnh trong công việc và cuộc sống hàng ngày (lập ngân sách, v.v.).

Đây là một mẹo hay để tiết kiệm thời gian với các công thức Excel, mà nhiều người có xu hướng đấu tranh. Vì vậy, những gì bạn muốn làm là sử dụng phím tab, cho phép bạn tự động chọn công thức. Bằng cách này, bạn không cần lãng phí thời gian để gõ chúng đầy đủ mỗi lần. Khi bạn bắt đầu điền nó vào, trường sẽ điền một danh sách các đề xuất từ ​​Excel. Sau đó, tất cả những gì bạn phải làm là di chuyển phím mũi tên lên hoặc xuống để chọn công thức, nhấn enter và thực hiện.

Nếu có vấn đề với bất kỳ công thức nào, bạn có thể nhanh chóng gỡ lỗi bằng cách chọn công thức sau đó nhấn F2. Sau đó, bạn có thể chuyển qua các phần của công thức bằng cách giữ shift và nhấn mũi tên trái. F9 sẽ hiển thị phép tính cuối cùng của công thức, sau đó bạn có thể nhấn Esc để giữ công thức hoặc nhập để bảo toàn giá trị.

Sau khi nhận ra 9 đến 5 cuộc đời không dành cho mình, Philip đã từ bỏ công việc trong ngành hàng không và quyết định đi du lịch khắp thế giới theo cách riêng của mình. Hiện tại, anh ấy có trụ sở giữa NYC và Campuchia, anh ấy là một người du mục kỹ thuật số toàn thời gian và là người sáng lập blog du lịch của anh ấy, Philipweiss.org.

Hoàn thành Excel 2019 cho người mới bắt đầu trong video