How to create a workflow in 銷售隊伍?

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How to create a workflow rule in 銷售隊伍

Creating a workflow rule in 銷售隊伍 is done in the 銷售隊伍 setup, under process automation > worlkflow actions.

What is a workflow in 銷售隊伍? Workflows are used to automatize actions. See below in detail what are they used for, how to create them, and how to activate them in 銷售隊伍 Lightning.

1 - Understand workflows in 銷售隊伍

The most important first is to understand the 銷售隊伍 workflows. What are they used for? A workflow is a set of actions triggered automatically after some events occur in the 銷售隊伍 data.

它可以自動執行不同類型的公司流程(如任務),為用戶分配新任務,發送電子郵件警報,向預先指定的一個或多個收件人發送電子郵件,更新字段,設置特定記錄值或出站郵件,發送技術XML格式的消息給偵聽器。

As an example, 銷售隊伍 workflows can assign follow-up tasks to support representatives after a given amount of time, they can send email alerts to management team when big deals are signed by a sales representative, changing an owner name field a few days after a contract expiration, or sending technical messages to external systems whenever approved reports are triggered.

工作流規則可以包括將啟動工作流的一些條件,使用給定值創建記錄時要採取的操作,或者在月末結束前幾天發送月末結算報告等時間相關操作。

2 - 創建新的工作流程規則

要開始創建新的工作流程規則,請單擊SalesForce Lightning界面中的齒輪圖標進入設置設置,然後在屏幕左上角的搜索選項卡中搜索工作流程菜單。

可在流程自動化>工作流操作>工作流規則下訪問工作流規則。

然後,您現有的工作流將列在下一個屏幕上。

如果您沒有現有工作流程,列表將是empy,唯一可選項是使用工作流程列表上方的相應按鈕創建新工作流程。

創建新工作流規則的第一步是選擇將受其影響的對象。它可以是任何類型的SalesForce數據對象:帳戶,代理工作,助理進度,活動,活動成員,案例,案例評論,聊天活動,聯繫人,聯繫請求,重複記錄項,重複記錄集,電子郵件消息,事件,提要項目,組,組成員,圖像,知識等。

在我們的示例中,我們將創建與聯繫人相關的工作流。

然後,下一步是為規則命名,最後為描述,以便以後能夠找到它,並幫助您的同事在系統上可訪問的過程工作流中識別它。

此外,必須選擇評估標準。該規則何時啟動?創建記錄後,編輯?

最後,必須輸入規則標準。

規則什麼時候會激活?在我們的示例中,我們要創建一個規則,每次在法國輸入新客戶時都會激活該規則,該規則將通過以法國國家代碼+33開頭的電話號碼來識別。

這樣,每當與法國移動網絡聯繫的聯繫發生變化時,我們負責法國市場的銷售代表將對其進行檢查,並在必要時聯繫客戶。

3 - 為規則激活設置工作流操作

下一步是定義一旦驗證規則後工作流將執行的操作。

通過選擇直接工作流操作部分下方的添加工作流操作,可以在驗證規則後立即執行操作。如果操作應在給定的時間點發生,則應將其創建為與時間相關的工作流操作。

通過單擊“添加工作流程”操作按鈕,可以訪問不同類型的工作流操作:設置電子郵件警報,更新字段,發送技術消息或使用其他工作流中的現有操作。

在我們的案例中,我們希望每次與法國電話號碼的聯繫發生變化時都會向銷售代表發送電子郵件。

4 - 設置電子郵件警報

然後,我們可以通過輸入電子郵件說明,該電子郵件的唯一名稱以及選擇要使用的電子郵件模板來設置將發送給銷售代表的電子郵件。

收件人可以是不同類型,但在我們的情況下,它將是內部用戶,因為我們將向負責特定區域的銷售代表發送電子郵件。

可以直接從現有內部收件人列表中進行選擇。

還可以手動輸入其他電子郵件地址列表,以便將電子郵件發送給外部收件人,例如還將電子郵件發送到銷售代表的個人郵箱,或者復制他的經理。

還必須選擇“發件人”電子郵件地址,該電子郵件地址將顯示為電子郵件收件人的發件人電子郵件地址。

然後,單擊“保存”以繼續創建工作流程規則。

5 - 驗證工作流操作

之後,新創建的工作流操作,一旦創建具有法語前綴的聯繫電話號碼立即創建電子郵件,將顯示在該工作流規則的操作列表中。

如果不需要其他操作,只需單擊右上角的“完成”按鈕即可完成工作流程創建。

然後將顯示工作流程以供查看,並提供其所有詳細信息。只需點擊激活按鈕,確保一切正確,因為它現在已經被直接激活,並且將開始發送電子郵件或執行其他操作,而無需進一步確認。

始終可以從該屏幕停用現有和正在運行的工作流程,以及對其進行編輯或克隆,以便輕鬆創建類似的工作流程。

創建工作流程成功

您是否經理在銷售隊伍中成功創建工作流程規則?

請在評論中告訴我們,如果您有任何疑問,請隨時與我們聯繫。

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