Excel: Rozbaľovací zoznam Použiť tabuľku ako overenie údajov

Overenie údajov: Ako prinútiť bunku, aby vyberala hodnoty z rozbaľovacej ponuky

Vytváranie tabuliek v programe MS Excel môže byť veľmi frustrujúce, ak opakujete stále ten istý vstup.

Zároveň je veľmi výhodné, ak iba vyberiete vstupný obsah z určitého rozbaľovacieho zoznamu.

Pozrime sa, ako používať „overovacie pravidlo“, čo je funkcia, ktorá to umožňuje.

Nasledujúca tabuľka obsahuje zoznam výdavkov jednotlivca. Dátum, typ výdavkov a hodnota sa zadávajú vždy, keď sa minú nejaké peniaze.

Pomocou tejto tabuľky nastavíme stĺpec B tak, aby bolo možné vybrať rozbaľovací zoznam typov výdavkov, a to iba odtiaľ, aby sme sa vyhli ich zakaždému nastavovaniu a vyhli sa akejkoľvek chybe pri zadávaní údajov.

Riešenie 1: Vytvorte zoznam priamym zadaním

Začnime výberom bunky, pre ktorú chceme nastaviť rozbaľovací zoznam.

Na karte „Údaje“ v programe Excel vyberte možnosť „Overenie údajov“. Môže sa zobraziť iba ako malá ikona.

Na karte nastavení zobrazte možnosť rozbaľovacej ponuky Povoliť a vyberte možnosť Zoznam. To vám umožní vytvoriť alebo vybrať zoznam povolených hodnôt pre vybrané dátové bunky.

Do zdrojového poľa jednoducho zadajte hodnoty, ktoré chcete povoliť, oddelené čiarkou.

Jednoducho potvrďte kliknutím na OK a pre vybrané bunky sa vytvorí váš rozbaľovací zoznam na overenie.

Ak vyberiete jednu z týchto buniek, na konci bunky sa zobrazí ikona a kliknutím na ňu sa zobrazí rozbaľovací zoznam overenia, ktorý vám umožní zvoliť hodnotu, ktorá sa má do bunky automaticky zadať na základe vášho zoznam priamych vstupov.

Riešenie 2: Vyberte rozsah existujúcich hodnôt

Podobne namiesto manuálneho zadávania hodnôt môžete určiť rozsah povolených hodnôt výberom zoznamu, ktorý už v zošite existuje.

Osvedčeným postupom pri vytváraní niekoľkých rozbaľovacích overovacích zoznamov v programe Microsoft Excel je mať jeden alebo viac konkrétnych hárkov, ktoré obsahujú iba rôzne overovacie zoznamy, aby ste ich ľahšie našli a aktualizovali.

Po vytvorení zoznamu povolených hodnôt v našom príklade na rovnakom pracovnom hárku, aby bol vizuálne prístupnejší, vyberte bunky, v ktorých by sa malo vyžadovať overenie údajov.

Potom podobne otvorte ponuku overenia údajov na karte údajov, v rozbaľovacej ponuke vyberte typ zoznamu a pre zdroj namiesto zadávania vlastných hodnôt kliknite na tlačidlo na pravej strane poľa.

Budete presmerovaní do svojho pracovného hárka. Všetko, čo musíte urobiť, je kliknúť na prvú bunku tabuľky na overenie údajov, presunúť myš do poslednej bunky obsahujúcej jednu z platných hodnôt, podržať pritom kliknutie a uvoľniť kliknutie až po dosiahnutí poslednej bunky hodnôt overenia údajov.

Na hodnoty, ktoré ste vybrali týmto spôsobom, sa bude odkazovať vo vašom zozname overenia údajov. Aktualizáciou tohto zoznamu môžete jednoducho pridať hodnoty do svojho overenia údajov - alebo ich odstrániť.

Nastavte položky na overenie údajov na inom hárku

Staňte sa programom Excel Pro: Pripojte sa k nášmu kurzu!

Zdvihnite svoje zručnosti z nováčika na Hero pomocou nášho kurzu Basics Excel 365, ktorý vás určuje tak, aby vás zdali iba na niekoľkých sedeniach.

Zaregistrovať sa tu

Z dôvodu lepšej organizácie vášho zošita by mohlo byť jednoduchšie vytvoriť zoznamy na overenie údajov v konkrétnom zošite, aby ste ich mohli ľahko nájsť a mať k nim prístup a nemuseli by ste sa pýtať, kde sú nastavené.

Vložte svoje údaje tam, vyberte tabuľku a pomocou tabuliek možností: tabuľka na karte vloženia transformujte svoj zoznam hodnôt na tabuľku, ktorá sa pri pridávaní alebo odstraňovaní hodnôt automaticky upraví - a tak bude prebiehať aj overenie údajov.

Potom kliknite kamkoľvek do svojej štylizovanej tabuľky a na karte návrh tabuľky zadajte názov tabuľky.

Toto vám umožní odkazovať na túto tabuľku kdekoľvek, vrátane zoznamu overenia údajov, jednoduchým zadaním názvu tabuľky namiesto rozsahu!

Ako povoliť prázdne bunky v zozname overenia údajov

Ak chcete povoliť prázdne hodnoty v poli, ktoré má povolenú validáciu údajov, musíte vybrať jednu z buniek, pre ktoré je aktivovaná validácia údajov, a prejsť na kartu údaje, aby ste otvorili ponuku overenia údajov (pozri vyššie, kde je tlačidlo ).

Tam skontrolujte, či je začiarknutá možnosť ignorovať prázdne miesto, a kliknite na možnosť „Použiť tieto zmeny na všetky ostatné bunky s rovnakými nastaveniami“ pred kliknutím na tlačidlo OK.

Potom budete môcť bunku vyprázdniť jej výberom a odstránením obsahu bez toho, aby ste dostali chybové hlásenie, že obsah buniek nie je povolený.

Ako zakázať prázdne hodnoty v zozname overenia údajov

Ak nechcete, aby boli v rozbaľovacom zozname na overenie údajov povolené prázdne hodnoty, a pri každom výbere sa zobrazí chybové hlásenie „hodnota v tejto bunke je neplatná alebo chýba“, začnite výberom rozsahu buniek, v ktorých sú údaje použije sa validácia alebo ktorákoľvek bunka v tomto zozname.

Potom otvorte ponuku overenia údajov na karte údajov a zrušte začiarknutie políčka „ignorovať prázdne“. Ak ste vybrali iba jednu bunku, pred kliknutím na tlačidlo OK začiarknite políčko „Použiť tieto zmeny na všetky ostatné bunky s rovnakými nastaveniami“.

V rozbaľovacom zozname na overenie údajov sa zobrazí chyba - a už nebude možné ponechať bunku prázdnu.

Ako odstrániť rozbaľovací zoznam na overenie údajov

Kedykoľvek skončíte s obmedzením rozsahu povolených hodnôt v zozname, vyberte ktorúkoľvek bunku v tomto zozname.

Potom otvorte ponuku overenia údajov na karte údajov - pozri vyššie v prvej časti, ako to urobiť - a uistite sa, že je začiarknutá možnosť „Použiť tieto zmeny na všetky ostatné bunky s rovnakými nastaveniami“, inak údaje iba odstránite. validácia na aktuálne vybratých bunkách.

Potom kliknite na Vymazať všetko a vami vybrané overenie údajov bude zo zošita MS Excel odstránené!

VBA: Pridajte overovací zoznam

Pridanie overovacieho zoznamu pomocou VBA je také ľahké ako použitie funkcie nižšie, kde A1 je bunka, v ktorej sa budú údaje overovať, oproti zoznamu na overenie údajov uloženému v bunkách B1 až B5.

Range ("a1"). Validation _ .Modify xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Použitím pokročilých vlastností funkcie zoznamu na overenie údajov VBA je možné v Excel VBA vytvoriť viac závislých rozbaľovacích zoznamov, ktoré každý overuje rôzne polia na základe rôznych zoznamov na overenie údajov a má svoje vlastné názvy, názvy chýb, správy a chybové správy. .