Excel: ใช้ตารางเป็นรายการตรวจสอบข้อมูลแบบเลื่อนลง

การตรวจสอบข้อมูล: วิธีสร้างเซลล์เพื่อเลือกค่าจากเมนูแบบเลื่อนลง

การสร้างตารางใน MS Excel อาจเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดมากหากคุณป้อนข้อมูลเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก

ในขณะเดียวกันก็สะดวกมากหากคุณเพียงแค่เลือกเนื้อหาอินพุตจากรายการแบบเลื่อนลงบางรายการ

มาดูวิธีใช้ กฎการตรวจสอบ ฟังก์ชันที่ทำให้เป็นไปได้

ตารางด้านล่างนี้เป็นรายการค่าใช้จ่ายของแต่ละบุคคล วันที่ประเภทของค่าใช้จ่ายและมูลค่าจะถูกป้อนทุกครั้งที่มีการใช้จ่ายเงิน

เมื่อใช้ตารางนี้ให้ตั้งค่าคอลัมน์ B เพื่อให้สามารถเลือกประเภทค่าใช้จ่ายรายการแบบเลื่อนลงและจากที่นั่นเท่านั้นเพื่อหลีกเลี่ยงการตั้งค่าทุกครั้งและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล

โซลูชันที่ 1: สร้างรายการโดยป้อนข้อมูลโดยตรง

เริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ที่เราต้องการตั้งค่ารายการแบบหล่นลง

เลือก การตรวจสอบข้อมูล จากแท็บ ข้อมูล ใน Excel ซึ่งอาจแสดงเป็นไอคอนขนาดเล็กเท่านั้น

ในแท็บการตั้งค่าแสดงตัวเลือกแบบเลื่อนลงอนุญาตและเลือกตัวเลือกรายการ ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างหรือเลือกรายการค่าที่อนุญาตสำหรับเซลล์ข้อมูลที่เลือก

ในช่องต้นทางให้ป้อนค่าที่คุณต้องการอนุญาตโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค

เพียงตรวจสอบความถูกต้องโดยคลิกตกลงและรายการตรวจสอบแบบเลื่อนลงของคุณจะถูกสร้างขึ้นสำหรับเซลล์ที่เลือก

หากคุณเลือกหนึ่งในเซลล์เหล่านี้ไอคอนจะปรากฏที่ส่วนท้ายของเซลล์และเมื่อคลิกที่มันรายการตรวจสอบความถูกต้องแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นให้คุณเลือกค่าที่จะป้อนโดยอัตโนมัติในเซลล์ตามของคุณ รายการอินพุตโดยตรง

โซลูชันที่ 2: เลือกช่วงของค่าที่มีอยู่

ในทำนองเดียวกันแทนที่จะพิมพ์ค่าด้วยตนเองคุณสามารถระบุช่วงของค่าที่อนุญาตโดยเลือกรายการที่มีอยู่แล้วในสมุดงาน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสร้างรายการตรวจสอบความถูกต้องแบบหล่นลงหลายรายการใน Microsoft Excel คือการมีแผ่นงานเฉพาะอย่างน้อยหนึ่งแผ่นที่มีเฉพาะรายการตรวจสอบความถูกต้องต่างๆเพื่อให้ค้นหาและอัปเดตได้ง่ายขึ้น

หลังจากสร้างรายการค่าที่อนุญาตของคุณแล้วในตัวอย่างของเราบนแผ่นงานเดียวกันเพื่อให้สามารถเข้าถึงได้ง่ายขึ้นให้เลือกเซลล์ที่ควรบังคับใช้การตรวจสอบข้อมูล

จากนั้นเปิดเมนูการตรวจสอบข้อมูลจากแท็บข้อมูลในทำนองเดียวกันเลือกประเภทรายการในเมนูแบบเลื่อนลงและสำหรับแหล่งที่มาแทนที่จะป้อนค่าของคุณเองให้คลิกที่ปุ่มทางด้านขวาของฟิลด์

คุณจะถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังเวิร์กชีตของคุณและสิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกที่เซลล์แรกของตารางการตรวจสอบข้อมูลของคุณเลื่อนเมาส์ไปยังเซลล์สุดท้ายที่มีค่าใดค่าหนึ่งที่ถูกต้องในขณะที่คลิกค้างไว้แล้วปล่อยคลิก หลังจากที่คุณไปถึงเซลล์สุดท้ายของค่าการตรวจสอบข้อมูลแล้ว

ค่าที่คุณเลือกด้วยวิธีนี้จะถูกอ้างอิงในรายการตรวจสอบข้อมูลของคุณและคุณสามารถเพิ่มค่าในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลของคุณหรือลบออกได้โดยการอัปเดตรายการ

ตั้งค่ารายการตรวจสอบข้อมูลในแผ่นงานอื่น

เป็น Pro Excel: เข้าร่วมหลักสูตรของเรา!

ยกระดับทักษะของคุณจากมือใหม่เป็นฮีโร่ด้วยหลักสูตร Excel 365 Basics ของเราออกแบบมาเพื่อให้คุณมีความเชี่ยวชาญในช่วงไม่กี่ครั้ง

ลงทะเบียนที่นี่

ในการจัดระเบียบสมุดงานของคุณให้ดีขึ้นการสร้างรายการตรวจสอบข้อมูลในสมุดงานเฉพาะอาจทำได้ง่ายขึ้นดังนั้นคุณจึงสามารถค้นหาและเข้าถึงได้ง่ายและไม่ต้องสงสัยว่าจะตั้งค่าไว้ที่ใด

ใส่ข้อมูลของคุณที่นั่นเลือกตารางและใช้ตารางตัวเลือก: ตารางในแท็บแทรกเพื่อแปลงรายการค่าของคุณเป็นตารางที่จะถูกกำหนดค่าใหม่โดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มหรือลบค่า - และจะเป็นการตรวจสอบข้อมูล

จากนั้นคลิกที่ใดก็ได้ในตารางที่ออกแบบสไตล์ของคุณแล้วป้อนชื่อตารางในแท็บออกแบบตาราง

สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถอ้างอิงตารางนี้ได้ทุกที่รวมถึงในรายการตรวจสอบข้อมูลด้วยเพียงแค่ป้อนชื่อตารางแทนช่วง

วิธีอนุญาตให้เซลล์ว่างในรายการตรวจสอบข้อมูล

หากคุณต้องการอนุญาตค่าว่างในฟิลด์ที่เปิดใช้งานการตรวจสอบข้อมูลคุณต้องเลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งที่เปิดใช้งานการตรวจสอบข้อมูลและไปที่แท็บข้อมูลเพื่อเปิดเมนูการตรวจสอบข้อมูล (ดูด้านบนที่ปุ่มอยู่ ).

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือกละเว้นช่องว่างแล้วคลิก ใช้การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้กับเซลล์อื่น ๆ ทั้งหมดที่มีการตั้งค่าเดียวกัน ก่อนคลิกตกลง

จากนั้นคุณจะสามารถล้างเซลล์ได้โดยการเลือกและลบเนื้อหาโดยไม่ได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่ระบุว่าไม่อนุญาตให้ใช้เนื้อหาของเซลล์

วิธีปิดใช้งานค่าว่างในรายการตรวจสอบข้อมูล

หากคุณไม่ต้องการอนุญาตให้ใช้ค่าว่างในรายการแบบเลื่อนลงการตรวจสอบข้อมูลและได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด ค่าในเซลล์นี้ไม่ถูกต้องหรือขาดหายไป เมื่อใดก็ตามที่คุณเลือกเริ่มต้นด้วยการเลือกช่วงของเซลล์ที่ข้อมูล ใช้การตรวจสอบความถูกต้องหรือเซลล์ใด ๆ ในรายการนั้น

จากนั้นเปิดเมนูการตรวจสอบข้อมูลในแท็บข้อมูลและยกเลิกการเลือกช่อง ละเว้นช่องว่าง หากคุณเลือกเพียงเซลล์เดียวให้เลือก ใช้การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้กับเซลล์อื่น ๆ ทั้งหมดที่มีการตั้งค่าเดียวกัน ก่อนคลิกตกลง

กลับไปที่รายการแบบเลื่อนลงการตรวจสอบข้อมูลข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้นและจะไม่สามารถปล่อยให้เซลล์ว่างได้อีกต่อไป

วิธีลบรายการแบบเลื่อนลงการตรวจสอบข้อมูล

เมื่อใดก็ตามที่คุณ จำกัด ช่วงของค่าที่อนุญาตในรายการเสร็จแล้วให้เลือกเซลล์ใดก็ได้ในรายการนั้น

จากนั้นเปิดเมนูการตรวจสอบข้อมูลจากแท็บข้อมูล - ดูด้านบนในหัวข้อแรกว่าต้องทำอย่างไร - และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือก ใช้การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้กับเซลล์อื่น ๆ ทั้งหมดที่มีการตั้งค่าเดียวกัน มิฉะนั้นคุณจะลบเฉพาะข้อมูลเท่านั้น การตรวจสอบความถูกต้องของเซลล์ที่เลือกในปัจจุบัน

จากนั้นคลิกล้างทั้งหมดและการตรวจสอบข้อมูลที่คุณเลือกจะถูกลบออกจากสมุดงาน MS Excel!

VBA: เพิ่มรายการตรวจสอบความถูกต้อง

การเพิ่มรายการตรวจสอบความถูกต้องด้วย VBA ทำได้ง่ายเพียงแค่ใช้ฟังก์ชันด้านล่างโดยที่ A1 คือเซลล์ที่ข้อมูลจะถูกตรวจสอบเทียบกับรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่จัดเก็บในเซลล์ B1 ถึง B5

ช่วง ("a1") การตรวจสอบความถูกต้อง _ .Modify xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

ด้วยการใช้คุณสมบัติขั้นสูงของฟังก์ชันรายการตรวจสอบข้อมูล VBA คุณสามารถสร้างรายการดรอปดาวน์ที่ขึ้นอยู่กับหลายรายการใน Excel VBA ซึ่งแต่ละช่องจะตรวจสอบความถูกต้องของฟิลด์ต่างๆกับรายการตรวจสอบข้อมูลต่างๆและมีชื่อเรื่องชื่อข้อผิดพลาดข้อความและข้อความแสดงข้อผิดพลาดของตนเอง .