Google Workspace Review 2022: una alternativa de Microsoft 365

Tots coneixem el navegador Chrome, Gmail i Google Drive de Google amb totes les aplicacions gratuïtes a Google Drive. Google Workspace és essencialment la versió de pagament de Gmail i Google Drive, amb més funcionalitats que s’ofereixen i s’orienten als clients empresarials.

En aquest article, us donarem una revisió de Google Workspace i com utilitzar Google Workspace Dashboard - vegeu també Com crear un compte de Google Workspace amb Discount al vostre altre article.

Què és Google Workspace

Google Workspace és una solució d'oficina basada en núvols per a empreses d'equip. Mentre que la majoria només s’executa en línia, algunes aplicacions també es poden utilitzar en línia.

Més que programari d’oficina com ara processadors de paraules, fulls de càlcul i diapositives de presentació emmagatzemades als servidors de núvols de Google, aquestes aplicacions permeten la col·laboració en línia de l’equip. També hi ha altres aplicacions i eines incloses a Google Workspace que es mostren a continuació:

Les eines de Google Workspace inclouen:

• Gmail
• Google Drive
• Google Meet (videoconferència)
• Calendari
• Xerrarada
• Google Doc
• Fulls de Google (full de càlcul)
• Diapositives de Google (diapositives de presentació)
• Formularis de Google
• Lloc de Google (lloc web allotjat a Google Domain)
• Google Keep (Notes i Todos)

Totes aquestes aplicacions també estan disponibles a Mobile, Android i iOS.

Plans de l'espai de treball de Google

En el pla bàsic, conegut com el pla d’inici empresarial, Google Workspace només ofereix emmagatzematge a Google Drive a 30 GB per usuari. Per a Google Meet, hi ha un límit de fins a 100 participants per al pla d’inici.

Per al pla intermedi, conegut com a Pla estàndard empresarial, l’emmagatzematge en núvol que s’ofereix a Google Drive augmenta significativament fins a 2TB per usuari. Per al pla estàndard, Google Meet té un límit de fins a 150 participants.

Per al pla de pagament més alt, conegut com el Pla Business Plus, l’emmagatzematge al núvol de Google augmenta fins a 5 TB per usuari. Google també ofereix una planta encara més alta als clients empresarials, que el paquet és personalitzable. Google Meet en aquest pla té un màxim de 250 participants.

Cada persona que té un correu electrònic amb la vostra empresa es considera un usuari i se li cobra una taxa, segons quin pla estigui la vostra empresa. Tanmateix, els correus electrònics d’àlies com Sales@YourCompany estan vinculats a un usuari existent i són gratuïts i no es cobren com a usuari addicional.

Qui hauria d’utilitzar Google Workspace?

Podeu pensar que Google ja ofereix Gmail i Google Drive gratuïts amb aplicacions com Google Docs, Google Sheets i Google Diapositives, per què heu de pagar alguna cosa que es pugui tenir de forma gratuïta?

Com a persona que té poca necessitat d’emmagatzemar informació, informació relacionada amb el treball o com a autònom, potser la versió gratuïta de Google Drive i Gmail és suficient per a vosaltres.

Tanmateix, per als equips, fins i tot en petits equips de dues o tres persones en una organització, mantenir informació i dades relacionades amb el treball en un núvol de pagament és una opció més segura. Google Workspace també té més funcions que la versió gratuïta de Google. Google Workspace és especialment útil per a equips que funcionen de forma remota on encara puguin col·laborar en temps real mitjançant Google Docs, fulls i diapositives. Els membres de l'equip poden veure les edicions en temps real i totes les edicions es poden veure per la seva història de revisió. Aquestes aplicacions també es poden utilitzar en línia.

Altres eines de col·laboració inclouen Google Meet per a videoconferències, calendaris i molt més. Google Workspace també es pot utilitzar amb  Microsoft Office   Word, Excel i PowerPoint a Google Drive. Algunes persones prefereixen aquestes aplicacions, ja que tenen funcionalitats més potents que les aplicacions de Google. Google WorkSpace també s’integra amb altres aplicacions de tercers com ara la gestió de relacions amb els clients (CRM) que es pot trobar al mercat de Google Workspace.

Una empresa o empresa que s’inscrigui amb Google Workspace pot utilitzar un nom de domini personalitzat en lloc d’utilitzar Gmail.com perquè aparegui com a negoci oficial.

Com utilitzar el quadre de comandament de Google Workspace

Si ja coneixeu l'ús de la versió gratuïta de Google, és familiar accedir al quadre de comandament de Google Workspace. Només cal accedir -hi a través del vostre Gmail per arribar a totes les aplicacions. Això és per a tots els usuaris d’un equip que s’ha registrat amb Google Workspace.

Per col·laborar a Google Docs , fulls, diapositives o formularis, simplement feu clic al botó Blue Share i seleccioneu els rols d'accés dels membres de l'equip per editar, comentar o veure. Els membres de l’equip rebran un correu electrònic convidant -los a col·laborar en el fitxer.

Com assignar tasques al quadre de comandament de Google Workspace

Via Gmail

Treballar en equips significa que a algunes persones se’ls assigna determinades tasques i els rols i els lliuraments de treball adherits a un calendari previst. Això es pot fer fàcilment a Gmail.

• Primer, heu de crear Crear un espai per al vostre projecte . Això es pot fer desplaçant -se cap a la part esquerra del Gmail i, en algun lloc per sota de la safata d'entrada, hi ha un signe més per a espais. Feu clic al signe Plus i nomeneu el vostre espai del projecte.
• En segon lloc, convideu els vostres membres de l’equip rellevants que treballaran en el projecte.
• En tercer lloc, nomeneu la tasca i seleccioneu la data de venciment.
• Per últim, un cop els membres del vostre equip acceptin la vostra invitació a aquest espai de projecte en concret, ara podeu seleccionar quin membre de l’equip en aquest espai del projecte s’assignarà.

Google Workspace també està disponible a Mobile, Android i iOS. Les seves funcions de xat i espai estan disponibles a Gmail Mobile a la part inferior de la pantalla mòbil. Els fitxers es poden compartir en un espai de projecte, fer edicions i discutir a la mateixa finestra d’espai del projecte a través del xat. D’aquesta manera, el mateix tema es pot veure holísticament, a partir de discussions, rols de tasques i fitxers. També podeu discutir -ho en una reunió de vídeo en directe. Feu clic a la icona Meet a l’espai del projecte i els membres de l’espai del projecte poden unir -se a la reunió.

Via Google Docs

També podeu%assignar tasques a través de Google Docs %%. Per fer -ho, simplement ressalteu l’oració que voleu assignar la tasca a un altre membre de l’equip.

A continuació, feu clic al botó Afegeix un comentari (el botó més) al menú de Google Docs.

Per seleccionar la persona per assignar la tasca, escriviu primer el botó Plus (+) i després el nom de la persona. Un cop aparegui el nom de la persona adequada, seleccioneu -lo per confirmar -lo. Això és.

Consola d'administració al quadre de comandament de Google Workspace

El rol de l'administrador té autoritat a gran escala sobre tot l'accés dels usuaris dels membres del seu equip. Inclou l’assignació de correus electrònics, quines aplicacions té accés a cada usuari i atorgar o limitar l’accés de dades a cada usuari de diferents regions.

Per tant, la consola%%%%% del quadre de comandament de Google Workspace té més funcions i aplicacions que els usuaris habituals de Google Workpace.

Aquestes funcions inclouen:

• Afegiu/elimineu els usuaris
• Gestiona el dispositiu
• Configura la seguretat i la configuració
• Aplicacions addicionals
• Factures
• Dominis
• Informes
• Dispositius
• Migració de dades
• Grups
• Unitats d’organització
• Dispositius

El paper d’administració és el paper més potent en tots els membres de l’equip d’una empresa que utilitza Google Workspace que tots els paràmetres són determinats per l’administrador mitjançant la consola d’administració al tauler de control de Google Workspace. L’administrador pot assignar la quantitat d’emmagatzematge que pot tenir cada usuari, quins grups i unitats d’organització es troben, etc. L’administrador també determina quines poden ser les aplicacions addicionals

El paper d’administració també pot decidir augmentar els límits d’emmagatzematge de l’empresa, dins de la consola d’administració de Google Workspace Dashboard, tot i que Google pot cobrar comissions addicionals. L’administrador també pot supervisar i limitar l’import d’emmagatzematge de cada usuari.

L’administrador també pot optar per importar aplicacions de tercers que s’utilitzin a l’espai de treball de Google i decidir quins usuaris poden tenir accés a elles. Aquestes aplicacions inclouen aplicacions com CRMS i aplicacions de signatura electrònica.

Com configurar Google Workspace

Registreu un compte i utilitzeu l'assistent de configuració a Google Workspace per configurar la vostra configuració.

Si escolliu un nom de domini nou, Google proporcionarà registradors de domini amb els quals s’associen per a una configuració perfecta.

Afegiu altres usuaris al vostre compte configurant les seves noves adreces de correu electrònic.

Tanmateix, si voleu utilitzar el vostre nom de domini existent, heu de fer alguns passos addicionals.

Heu de demostrar a Google que teniu el domini existent afegint un registre TXT als vostres registres DNS. Per últim, heu d’afegir registres MX per configurar el vostre correu electrònic. El procés és lleugerament més complicat per a persones experimentades no tecnològiques si volen utilitzar un nom de domini existent.

Pros i contres de Google Workspace

• Totes les eines necessàries per a una petita empresa
• Fàcil de configurar
• Bo per a la col·laboració d’equips remots
• Correu electrònic de l'empresa personalitzada a Gmail
• Integra amb  Microsoft Office   (Word, PowerPoint, Excel)
• Els documents, els fulls i les diapositives de Google poden funcionar fora de línia

• Format incorrecte quan importa des de Microsoft Office
• Només funciona a la bústia de Gmail
• Menys potent que  Microsoft Office   (processador de paraules, full de càlcul, presentacions)
• Mal servei d’atenció al client

FAQ a Google Workspace

1 - Quina diferència hi ha entre Google i Google Workspace?

Google Gmail i Google Drive és la versió gratuïta i Google Workspace és la versió de pagament per a les empreses. La versió gratuïta té funcionalitats limitades i la mida d’emmagatzematge del núvol, mentre que Google Workspace, la versió de pagament, té més funcions i eines de col·laboració addicionals més grans i eines addicionals de col·laboració com l’espai on podeu assignar tasques als membres de l’equip.

2 - Quina diferència hi ha entre Microsoft 365 i Google Workspace?

Microsoft 365 està construït per a l'escriptori primer i, a continuació, amb capacitats en línia addicionals, mentre que Google Workspace, es construeix primer per a l'ús en línia, amb emmagatzematge en núvol, i només algunes habilitats fora de línia.

3- Com s’arriba al tauler de comandament de Google Workspace?

Per a un membre de l’equip ordinari de Google Workspace, el quadre de comandament és accessible a través de Gmail, mentre que per a un administrador, l’accés al tauler és via %% https: //workspace.google.com/%

4 - Què necessiteu per accedir a Google Workspace?

Podeu utilitzar el navegador de Google Chrome a l'escriptori per obtenir el millor rendiment. L’espai de treball també és accessible mitjançant mòbils, Android i iOS. També podeu utilitzar un quadern Chrome per accedir al vostre espai de treball, sempre que hi hagi una connexió a Internet. Les funcionalitats fora de línia de l’espai de treball es limiten a Google Docs, fulls i diapositives només per editar.

Alternatives a Google Workspace

Microsoft 365

Microsoft 365 és l’oficina de Microsoft amb emmagatzematge en núvol. La diferència clau és que les aplicacions d’oficina de Microsoft 365 es construeixen per a l’escriptori, però amb les capacitats d’emmagatzematge addicionals a Microsoft One Drive. Per utilitzar Microsoft Word, Excel o PowerPoint, primer haureu d’instal·lar el programari a l’escriptori abans de poder -lo utilitzar completament. Tanmateix, amb la nova versió, hi ha una versió en línia de Word, Excel i PowerPoint, tot i que aquestes tenen funcionalitats limitades en comparació amb la versió de l'escriptori.

Els principals punts forts de Microsoft són les capacitats del programari d’Office. Els autors seriosos que escriuen volums de manuscrits no trobarien tantes funcions a la versió de Google Doc del processador de paraules. De la mateixa manera, els banquers seriosos només podrien crear models financers robustos a Microsoft Excel i no a Google Sheets.

Tot i això, Microsoft 365 es basa en un programari heretat que va començar fa 30 anys, Microsoft Office, quan Internet estava a la seva infància i el treball remot era inexistent. Per tant, Microsoft 365 es va crear tenint en compte una col·laboració completa, per tant, no té les capacitats d’edició en directe que ofereix Google Workspace.

Oficina WPS

Oficina WPS has the same feel and looks as Microsoft, with almost as many of Microsoft’s capabilities, as it is primarily a desktop-first solution. Oficina WPS is owned by Kingsoft, a China-based company Apps include WPS Writer, WPS Spreadsheet, and WPS Presentation. WPS is free to use, but the apps come with ads and it cost $30 to remove the ads. Oficina WPS also has a cloud storage solution.

Suite d’oficines d’Apple

Suite d’oficines d’Apple is For Mac and iPhone Enthusiasts. Apple also has a word processor, spreadsheet, and presentation slides called Pages, Numbers, and Keynote. However, the main drawback is that is not at all compatible with Windows and Android, so collaborating with other team members who d not use iOS or Mac is just a barrier.

Conclusió

El trasllat a Google Workspace hauria de ser una experiència perfecta per a la majoria dels membres de l’equip, ja que Google Workspace és similar a Google Drive i Gmail gratuïts, però amb la funcionalitat afegida de la col·laboració d’equip L’edició de fitxers amb historial de seguiment, es pot fer en espais separats basats en projectes. de Google Workspace té una prova gratuïta de 14 dies per a empreses que vulguin provar Google Workspace.

Preguntes Més Freqüents

Microsoft 365 és una alternativa gratuïta a Google Workspace?

Hi ha diferències entre programes. Microsoft 365 està creat per a l'escriptori i, a continuació, amb capacitats en línia addicionals, mentre que Google Workspace es crea per a l'ús en línia primer, amb emmagatzematge en núvol i, a continuació, només algunes capacitats fora de línia.