10 consells per a la productivitat de MS Excel d’experts

Consells sobre la productivitat de MS Excel

El programari  MS Excel   de full de càlcul de  Microsoft Office   s’utilitza àmpliament per a una gran varietat d’aplicacions, des de mantenir una llista d’elements actualitzats fins a generar factures o fins i tot jugar a videojocs.

Tanmateix, en l'ús diari de negocis, molts usuaris bàsics ni tan sols saben consells de productivitat d'Excel molt útils que els podrien estalviar molt temps i energia, per exemple, per comptar el nombre d'ocurrències en una llista de milers d'entrades o per obtenir una senzilla més senzilla. operacions com ara trobar la posició d’un personatge en una cadena i altres operacions.

Amb una mica de formació, fins i tot es pot utilitzar en l'ús diari de negocis funcionalitats molt útils amb les comodines Excel, un conjunt de caràcters que poden substituir qualsevol altre d'una fórmula. Utilitzats en una visió avançada en Excel, fins i tot poden arribar a ser molt potents.

Vam demanar a la comunitat d’experts els seus millors consells sobre l’ús de MS Excel, i aquí teniu les respostes:

 Feu servir MS Excel regularment? Quin és l’únic consell que ajuda la vostra productivitat diària a la feina i que podríeu compartir?

Stacy Caprio, Marketing Creixement: fa còpia de seguretat dels vostres documents Excel al núvol

Un consell de productivitat d’Excel és fer còpies de seguretat dels vostres documents excel·lents al núvol.

He treballat durant setmanes i anys en documents específics i esperava que hi fossin sempre, però he tingut situacions en què el meu equip es trencava a causa d’un problema de vessament d’aigua o d’altres errors, i he perdut els fulls excel·lents. Ara sé que sempre els farà una còpia de seguretat de manera que els tindré, encara que passi alguna cosa inesperada, és per això que tinc sempre una còpia de seguretat basada en el núvol a mà.

Kenny Trinh, Netbooknews: desfer-se del ratolí i anar 3-5 vegades més ràpid!

Anar lliure de ratolins

Augmenteu la vostra velocitat de 3 a 5 x quan es desprenen del ratolí. La millor manera de començar a aprendre és:

• 1.Poseu la tecla ALT: veureu que apareixen lletres i números a tot el menú, de manera que navegueu a partir d’ara
• 2. Imprimeixi una pàgina de dreceres de teclat (dreceres de teclat de cerca a imatges de Google) i tapeu-la al vostre ordinador

Allotjar-se còmodament amb Excel sense ratolí trigarà unes 2-3 setmanes.

Les claus per ser eficients són:

• Velocitat -> anar sense ratolí
• Automatització -> aprendre a escriure fórmules excel·lents i formatar fulls de càlcul de manera intuïtiva

Si hagués de classificar un número 3 addicional, aquí teniu les prioritats:

• 1. Formatació i fórmules bàsiques (preparació d'informes impressionants que busquen i automatitzen tasques)
• 2. Anàlisi de dades: filtratge, ordenació i anàlisi de dades
• 3. Visualització de dades: taules, gràfics i gràfics de dos eixos

David Johnson, Laboratoris Mulítics: referència absoluta a altres camps

Les referències absolutes em van salvar la vida, no estic massa orgullós de dir-ho. El cel es va obrir per a mi quan vaig aprendre a utilitzar el $ per crear referències absolutes a altres camps. Per als no iniciats, el '$' que es troba davant de la lletra fixa la columna i el '$' que hi ha al davant del número fixa la fila. A partir d’aquí, les referències poden ser tan estables com calgui. Realment m'ha facilitat la vida quan feia ràpidament anàlisis de grans conjunt de dades.

David Johnson, MBA, BA Computer Science, ha treballat a la indústria de la tecnologia durant vint anys liderant equips i iniciatives tecnològiques mundials als Estats Units, Europa i APAC per a empreses com IBM i Sungard. Actualment és Cap de Tecnologia de Laboratoris Mulítics, alhora que fa consultoria en gestió de dades i tecnologia a Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: utilitzeu el farcit de flaix

Heus aquí el meu primer consell de productivitat d’Excel: domineu l’ús del farcit flash. El farcit de flaix és una funció molt potent que és útil per tractar grans quantitats de dades. En comptes de fer servir les dades una a una, en realitat es pot ensenyar el flash que necessiteu. Escriviu el que necessiteu a la cel·la al costat de les dades en brut algunes vegades i, a continuació, proveu si la funció d'emplenament del flaix n'aprèn. De vegades, haureu d’escriure més per tal que Excel reconegui el patró, però un cop ho fa, us funciona bé.

Per fer-ho, feu clic a la cel·la on necessiteu les dades. A continuació, busqueu el botó d'ompliment del flaix. Podeu veure-la a la pestanya Inici, al panell d’Edició que es troba a la part més dreta de la finestra d’Excel. Cerqueu el botó Omple a AutoSum i, a continuació, feu clic al menú desplegable. Finalment, feu clic a Flash Fill i observeu la màgia. Res pot ser més productiu que no sigui capaç de proporcionar dades del vostre full de treball sense fer el treball manual.

Sóc Consultora de divulgació de Centriq: l’aplicació de gestió d’habitatges que ha estat presentada / citada en punts de venda com la NYT, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co i altres. A Centriq, treballo amb el nostre equip de contingut en la creació de continguts optimitzats per SEO sobre manteniment de la llar, decoració de la llar, seguretat de la llar i molt més.

Converteix -te en un excel pro: uneix -te al nostre curs!

Eleva les teves habilitats de Novell a Hero amb el nostre curs bàsic Excel 365, dissenyat per fer -te competència en poques sessions.

Inscriviu -vos aquí

Mike Richards, Golf Einstein: aprenentatge constant de les darreres actualitzacions

He utilitzat  MS Excel   per documentar informació comercial important i un truc que visc és assegurar-me que em mantinc actualitzat amb les darreres actualitzacions i dreceres com a dreceres de teclat i fórmula que no només han accelerat la meva feina, sinó que també m'han animat per seguir aprenent. Aquesta pràctica ha desenvolupat una mentalitat “d’aprenentatge constant” que m’ha motivat més per créixer i ser productiu.

Em dic Mike i sóc l’aficionat al golf i fundador de Golf Einstein, un bloc on comparteixo el meu comentari sobre tot el relacionat amb el golf.

Shayne Sherman, TechLoris: utilitza dades de validació

El meu millor consell, però, és bastant simple: * Utilitzeu dades de validació! * Sé, ja ho sé, hauríeu d’estar més enllà d’això, oi? Vull dir que segur que et pots assegurar que estàs escrivint els noms correctament, oi? Escolteu, només necessiteu un temps de passar hores intentant esbrinar per què es trenquen de sobte els vostres fulls de càlcul nidificats i, a continuació, adonar-vos que és al fet que introduïu dades no vàlides perquè vegeu el valor de la validació de dades.

Fa anys que utilitzo Excel. En algunes de les meves posicions anteriors, hi havia una broma de que qualsevol tasca que em feia (inclòs encarregar el dinar o fer plans de viatge) podia fer-ho millor amb Excel. Sincerament, probablement en tingués.

Polly Kay, English Blinds: fusionar dades d'altres fonts

Utilitzar Excel Macros per automatitzar tasques repetitives i intensives en el temps ha estat un autèntic canviador de jocs, i potser l’única cosa que ha estat més eficient pel que fa a la manera d’excel·lència del meu treball.

Combinar dades d'altres fonts amb llibres de treball Excel és una altra cosa que ajuda, i hi ha molt poca cosa que es pugui integrar en un flux de treball Excel per combinar-ho. Una vegada més, podeu importar aquests altres elements automàticament per permetre la posterior transformació i anàlisi de dades.

Només plantegeu una consulta per obtenir estadístiques abans de crear un informe proporciona informació detallada que pot informar sobre analítica i presa de decisions i us permet validar i comprovar totes les altres formes de contingut.

Polly té més d'una dècada d'experiència com a consultor en màrqueting digital i gerent de màrqueting superior, al servei d'una àmplia gamma de clients que van des de pimes fins a grans corporacions internacionals i noms de la llar.

Reuben Yonatan, GetVoIP: utilitzeu HLOOKUP i VLOOKUP

Quan vaig aprendre Excel, recordo que HLOOKUP i VLOOKUP van desbloquejar moltes coses sorprenents que mai no sabia que podríeu fer amb Excel.

Com a conseller delegat, segueixo utilitzant aquestes funcions per crear taulers de debò realment senzills que obtindran dades d’altres pestanyes dins d’un full de càlcul, que és potent per a les dades que actualitzem regularment.

Gintaras Steponkus, Guies sòlides: prepare gràfics i gràfics per a cada full de càlcul

Com a responsable de projectes, he d’utilitzar excel·lents diàriament. He de fer un seguiment d’un munt de dades i analitzar-les diàriament per maximitzar el valor de l’empresa. He trobat Excel com a eina més potent en aquest sentit.

He de preparar els informes diàriament. Moltes vegades he de fer referència a fulls de càlcul antics. Es converteix en una tasca descoratjadora passar per totes les dades. Per tant, creo gràfics i gràfics de dades necessàries, que puc exportar en altres formats i també en format PDF. M’ajuda a notar les conclusions de cop d’ull. Em dóna una visió ràpida de com es relacionen els números dels fulls de càlcul. Aquesta funció esdevé útil en les tasques urgents on tinc menys temps per preparar els informes. Tanmateix, la condició prèvia és que tingueu totes les dades segons les directrius d’Excel.

Em dic Gintaras Steponkus i sóc comercialitzador de xarxes socials a Solidguides. Guies sòlides és un projecte creat per un equip d’entusiastes dedicat a la investigació i a la redacció de ressenyes. Ens apassiona molt Internet i sabem que és un lloc enorme carregat de molta informació falsa i innecessària. Vam crear Guies Sòlides per fer d'Internet un lloc més segur per als compradors i perquè ens encanta investigar i informar.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: utilitza els pivots de potència i les funcions DAX

Utilitzo  MS Excel   regularment per analitzar, informar i emmagatzemar dades .. He de fer un informe cada setmana de tot el contingut, anuncis i analítica de trànsit als inversors i altres accionistes del meu lloc web de notícies.

La fontaneria Excel pot augmentar el nivell de productivitat en molts plecs. El lampisteria Excel segueix dues estratègies que poden augmentar la productivitat, una és l’estratègia bàsica excel i l’altra l’estratègia avançada de lampisteria. En l'estratègia productiva, la majoria de les vegades s'utilitza per trobar nous coneixements i millorar contínuament els informes. És un procediment repetible en què milloreu les dades dels informes en lloc de mantenir-les.

En cas d’estratègia avançada, feu servir el pivot de poder per augmentar la vostra productivitat. Aquí, obteniu múltiples avantatges. En primer lloc, augmenta la capacitat de manejar fitxers. Es poden emmagatzemar mil milions de valors per columna i milions de taules per quadern de treball. En segon lloc, mitjançant el procediment relacional en Power Pivot Model, els llibres de treball s’enllacen entre ells i s’estableix un enllaç entre les taules.

En tercer lloc, els vostres enormes càlculs es fan fàcilment mitjançant funcions DAX. Per tant, totes les funcions associades al pivot de la potència faciliten la tasca d’exploració, d’anàlisi i d’informació massiva.

Em dic Aqsa Tabassam, una empresària, cofundadora i redactora en cap de InsideTechWorld. InsideTechWorld pretén oferir les novetats sobre tecnologia i novetats d’inici, esdeveniments multimèdia i esdeveniments innovadors al lector de tot el món.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: fórmules d'emplenament automàtic mitjançant la tecla tab

Tot i que odiava aprendre Excel, és un d’aquests conjunts d’habilitats necessaris que podem aplicar a moltes facetes del nostre treball i de la nostra vida diària (pressupostos, etc.).

Aquí teniu un bon consell per estalviar temps amb fórmules Excel, amb les quals moltes persones acostumen a lluitar. Per tant, el que voleu fer és utilitzar la tecla tab, que us permet seleccionar automàticament les fórmules. D’aquesta manera, no heu de perdre el temps escrivint-los completament cada vegada. Quan comenceu a omplir-lo, el camp inclourà una llista de suggeriments d’Excel. Aleshores, tot el que heu de fer és moure la tecla de fletxa cap amunt o cap avall per seleccionar la vostra fórmula, fer clic a enter i finalitzat

Si hi ha un problema amb alguna de les fórmules, podeu depurar-la ràpidament seleccionant la fórmula i premeu F2. A continuació, podeu fer un recorregut per parts de la fórmula mantenint apretat el desplaçament i prement la fletxa esquerra. F9 mostrarà el càlcul final de la fórmula i, després, podeu prémer Esc per mantenir la fórmula o introduir per preservar el valor.

Després d’adonar-se que la vida del 9 al 5 no era per a ell, Philip va abandonar la seva feina a la indústria de l’aviació i va decidir viatjar pel món segons els seus termes. Actualment, està basat entre Nova York i Cambodja, és un nòmada digital a temps complet i el fundador del seu bloc de viatges, PhilipWeiss.org.

Excel complet en vídeo per a principiants en vídeo