34 consells de Google Docs per augmentar la productivitat de la vostra oficina

Una de les eines més utilitzades per treballar a casa i per compartir documents amb altres persones, Google Docs no és una part essencial de molts tipus de treballs diferents que es realitzen en un equip i gairebé ha substituït els programes d’oficina estàndard instal·lats a l’ordinador.

A partir d’un  Compte de Gmail   o fins i tot sense, les diferents aplicacions de Google us permeten crear en línia, sense tenir programari instal·lat, documents de text avançats amb Google Docs, fulls de càlcul amb fulls de càlcul de Google, presentacions amb diapositives de Google, formularis amb formularis de Google i molt més.

Amb l’ajuda d’uns quants consells d’ús d’aplicacions expertes de Google, i sobretot de Google Docs, ho podreu utilitzar de forma més senzilla com a bloc de notes de Google en línia i podreu arribar fins a gestionar tot un negoci i els vostres col·laboradors en línia. Suite de Google.

Des de l'historial de versions fins a funcions avançades, vam demanar a la comunitat quins són els seus consells per aprofitar al màxim Google Docs. Aquí teniu les seves respostes.

Feu servir Google Docs per gestionar documents comercials? Té algun bon consell per utilitzar-los per a la productivitat de l’oficina? Heu utilitzat les funcions de col·laboració amb èxit?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: no cal desar un esborrany i reenviar-lo a tothom

Jo utilitzo Google Docs per gestionar diàriament documents comercials. Per col·laborar amb els del meu equip, seleccionem la configuració que permetrà editar els membres del nostre equip. A la cantonada superior dreta hi ha un botó de compartir blau. Feu clic a això, després aneu a la configuració avançada i seleccioneu qui pot obrir el document. A continuació, seleccioneu al menú desplegable podeu editar.

Una vegada que l'equip té accés, utilitzen l'opció comentaris per fer preguntes o afegir informació. Els membres de l’equip també poden fer modificacions o fer suggeriments per a edicions.

És convenient i productiu utilitzar Google Docs per col·laborar perquè tots els membres de l’equip poden tenir accés en temps real. No cal que es desen un esborrany i que es torni a reenviar a tothom. Només poden tornar a comprovar el document original a mesura que evoluciona.

Stacy Caprio, Creixement Màrqueting: escriu i investiga sense deixar el document amb Explore

Un dels consells per utilitzar Google Docs és escriure i investigar sense deixar el document quan feu servir la funció Explore. La funció Explora us permet cercar i explorar Google per obtenir investigacions i respostes mentre escriviu al mateix temps, de manera que no haureu de perdre el temps canviant fitxes o fent clic al Google Doc mentre escriviu.

James Canzanella, Nits de màrqueting aïllat: tenen carpetes basades en temes

Ja fa anys que utilitzo Google Docs per gestionar documents comercials i us recomano que guardeu carpetes molt netes de tots els vostres fitxers. Amb el pas del temps, els fitxers poden començar a acumular-se i no voldreu passar massa temps buscant els vostres fitxers específics. Us recomano tenir carpetes basades en temes. Per exemple, es poden tractar despeses, ingressos, plans de negoci o qualsevol altra cosa que pugui ser.

Amb el pas del temps, podeu afegir fitxers nous dels anys anteriors, ja que no podreu accedir-hi tant. Però, si encara necessiteu accedir-hi? Sempre sabreu on mirar. Tot i ser ordenat i semblant pot semblar un consell fonamental, és molt més important a mesura que els fitxers i documents comencen a acumular-se.

Cookies de Calloway, il·luminar Labs: només permeten que les persones alienes a l'organització vegin

Assegureu-vos de canviar la configuració d'accés si compartiu un document amb persones alienes a la vostra organització. És habitual que les persones menys familiaritzades amb Google Docs i el programari de col·laboració compartida puguin fer modificacions directes d’un document que generalment no desitgeu.

Tendim a restringir l’accés als documents de la nostra empresa a Només per a visualitzacions o en determinats casos només a comentaris. Per a alguna cosa com una plataforma de llançament per a inversors, té sentit només permetre que les persones de fora de l'organització vegin, perquè es tornarà a utilitzar i es enviarà a altres inversors potencials.

Vincent Lee, autor: convidar equip per aportar-los

Com a part del meu procés de desenvolupament de marca per a clients, començo amb la creació de la seva història de marca. Google Doc és el meu mètode per a enregistrar informació i, si cal, convido el meu equip a aportar-los, ja que els proporcionarà la possibilitat d’editar o fer comentaris. No oblideu seleccionar la funció Suggerir a l'edició perquè es conservi el text original. Fer comentaris és més útil si només necessiteu comentaris, no edicions. Es pot ressaltar un paràgraf específic i podeu assignar una sol·licitud de comentari a una persona determinada (mitjançant la seva adreça de correu electrònic). La funció de comentaris també és una bona manera de fer un seguiment de les decisions que condueixen a la versió final del document.

Google Doc també és útil a mesura que escric el meu proper llibre. Puc convidar el meu editor a vetllar el contingut i mitjançant l’eina de comentaris, pot aconsellar un canvi d’orientació o idea. I mentre preparo el manuscrit final, sóc capaç de generar una taula de contingut automàticament simplement formatant els títols del capítol com a capçalera. La funció de recompte de paraules també és una gran eina, ja que necessito mantenir la longitud de cada capítol igual.

Dan Bailey, WikiLawn: aprendre la funció d'historial i resoldre comentaris

Els meus millors consells per utilitzar Google Docs col·laborativament consisteixen en aprendre la funció d’Historial i tenir algun tipus de procés per a qui comenta / edita quan. A Historial, podeu veure un registre del que s'ha canviat i tornar a modificar els canvis. Això és crucial si algú canvia alguna cosa que cal revertir o si voleu veure què va aportar un empleat individual.

Si feu clic a Tots els canvis desats a Drive, s’obrirà una vista que mostra els canvis recents. Estan codificats per colors, de manera que podeu veure qui va fer què. Només cal que hi feu clic sobre ella per obtenir una vista millor al document i torneu-la a revertir si ho necessiteu.

Quant a edicions i comentaris, ideeu un flux de treball perquè la gent no es trepitgi. Si una persona elabora un document, haureu de dirigir-vos a una altra per fer una vegada superada la seva tasca. A continuació, envieu-lo de nou al gravador, deixeu-los fer canvis i envieu-lo a la línia necessària per a una anàlisi més crítica. Resol els comentaris tractats i deixi els dubtes sobre els que tingueu.

Això ha de mantenir les coses en bon estat.

Josephine Ison, animadores d'esdeveniments: programació de minuts amb Google Docs

Com a agència de reserves de talents / artistes, * Google Docs és fonamental en la forma en què mantenim informat el nostre equip de manera implacable. Aquí és on G-Docs ens resulta útil. Es comparteix un document en directe a tots els membres implicats i si es fan revisions de temps i requisits, aquestes notificacions es transmeten en directe a través de les notificacions per correu electrònic. Això redueix molt els esforços administratius addicionals i fa que la nostra comunicació sigui neta i clara.

Sherese Patton, Relacions amb els mitjans SLP: feu un document PDF abans d’enviar-lo

Com a publicista i consultor de relacions públiques, sempre estic en marxa. de vegades és necessari que tingui  el meu ordinador   portàtil la majoria de les vegades i configuri una estació de treball si l’espai ho permet. Per tant, poder tenir accés als fitxers de contractes és molt útil i important. Utilitzo Google Docs bastant freqüentment per a la creació del meu contracte i per al meu qüestionari per embarcar a nous clients. Com que podeu accedir a Google des de qualsevol lloc, i jo vull dir a qualsevol lloc, és molt més fàcil i menys estressant quan podeu continuar treballant en els vostres documents i compartir-los fàcilment.

El millor consell que puc donar és utilitzar aquesta aplicació per a propostes de contractes. Un cop acabis el document, pots compartir-lo fàcilment amb la persona per a la qual vas crear el document. L'única cosa que us recomanaria és que es faci un document PDF abans d'enviar-lo, ja que no voleu que el client hi faci canvis sobre els quals no en tingueu coneixement. Tanmateix, quan compartiu documents amb l'equip, jo faria les correccions d'un altre color. així sàpigues quan s’han fet les correccions. He col·laborat amb altres professionals de PR i hem trobat que tenir designats colors era la millor manera de seguir. Aquesta eina és fantàstica i ha estat realment un valor lfiesaver.

James McGrath, Yoreevo: utilitzeu l'eina Suggeriment per notificar al propietari del document

Una de les funcions que ens resulta extremadament útil però que és fàcil perdre és la de suggerir. Es pot trobar a la part superior dreta. Normalment es tria Edició, però si feu clic sobre ella i trieu Suggerir, els canvis que es fan tant al text original com al text nou romanen a la pàgina. Es crearà una bombolla corresponent a la part dreta de la pàgina que ressalta el suggeriment.

A mesura que es facin aquests suggeriments, es notificarà al propietari del document i podran acceptar o rebutjar els canvis. Si s’accepten, s’aplicarà l’edició. Si es rebutgen, el document torna a la seva forma original.

Cada suggeriment es pot avaluar de manera independent.

Aquesta funció és realment útil perquè és bàsicament una versió redencionada del document que podeu avaluar fàcilment.

Rafa, Acadèmia Espanyola de Homeschool: aprendre algunes dreceres útils

Utilitzem Google Docs per gestionar totes les publicacions del bloc per assegurar-nos que estigui llest per publicar. Des de fa temps que treballem remotament, la funció de comentaris s’ha mostrat força útil per promoure debats entre escriptors i editors. La funció no només funciona al nostre ritme, sinó que també deixa un registre escrit de tot el procés d’edició perquè les paraules no es quedin a l’aire.

Una altra manera d’augmentar la productivitat mitjançant Google Docs és aprendre algunes dreceres útils. Com a escriptor, les dreceres com ara el recompte de paraules (CTRL + MAJÚ + C) i la introducció de capçaleres (CTRL + ALT + 2) són una manera fantàstica de fer de l’escriptura una experiència eficient i agradable. Si organitzeu el document amb capçaleres, això també us permet navegar ràpidament pels títols a través de la barra lateral a l'esquerra del document. Això permet recórrer grans documents bastant fàcil!

Ahmed Mir, Nature i Bloom: creeu enllaços compartibles, comenteu i utilitzeu capçaleres

Sóc fundador d’una empresa de comerç electrònic i afiliació per a la qual treballo sovint amb escriptors i editors autònoms a través de Google Docs.

Per als quals tinc alguns consells associats a la productivitat per a empreses en línia com ara la meva:

• Creeu enllaços per compartir documents que els envieu al vostre escriptor, que el vostre editor i l'equip de SEO poden comprovar en temps real. Podeu ajustar els permisos perquè alguns usuaris puguin editar / llegir només lectura o permetre que qualsevol persona amb l'enllaç pugui editar segons calgui.
• Si el document necessita tornar a treballar per afegir comentaris per a membres de l'equip específics mitjançant la funcionalitat de comentari @, això envia el membre de l'equip automàticament per correu electrònic al vostre comentari.
• Utilitzeu les capçaleres per desglossar documents en formats de SEO preparats prèviament per enganxar directament al lloc web sense ajust.

Marc Bromhall, Beginner Surf Gear: envia correus electrònics directament des d’un full de càlcul

Portem 4 anys utilitzant Google Suite per gestionar el nostre negoci. Una de les novetats més importants que hem descobert per augmentar la productivitat és enviar correus electrònics directament des d’un full de càlcul. Aquesta és una excel·lent eina per als gestors de projectes o dirigents d’equips que es comuniquen constantment amb múltiples membres d’un equip. Imaginem que acabes de reunir una reunió i que a la reunió hi ha diversos punts d’acció que cal delegar a diferents membres de l’equip. En lloc d’enviar per correu electrònic a totes aquestes persones per separat, podeu utilitzar fulls de Google per tenir en compte qui necessita fer què.

A la primera columna hi posareu el correu electrònic i a la segona columna apareixerà la nota sobre el que han de fer. Un cop finalitzeu la reunió, només cal que copieu i enganxeu algun codi a Google Script Editor que podeu trobar a la pestanya Eines de Google Fulls. Un cop enganxat el codi, només cal que feu clic a enviar correus electrònics a la part superior de la pàgina i en qüestió de segons seran enviats per correu electrònic a tots els membres del vostre equip. Trobem que aquesta eina ens ha estalviat una gran quantitat de temps al llarg dels anys i és una de les moltes funcions que ens agraden de Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Centre de trek del Nepal Pvt.Ltd: exportació en diferents formats i impressió

He estat utilitzant els documents de google des de l’any passat. És el més sorprenent per a mi de Google després de Gmail. També he estat utilitzant el full de Google. Crec que per a negocis és molt fantàstic utilitzar els documents de Google en comparació amb els documents de Microsoft. Teniu diverses opcions que podeu compartir i editar documents alhora i diverses persones poden editar-les i treure fàcilment les versions finals de cada document. Estalvia el temps dels empleats. Totes les coses que podeu fer amb la paraula Microsoft que podeu fer des de Google Docs. Aquest document també es fa una còpia de seguretat a Google Drive, si no us agrada incloure'l, també podeu exportar en diferents formats com ara fitxer Word, fitxer PDF o qualsevol altra extensió. Si voleu obtenir la impressió, directament podeu imprimir des d’aquí què més necessiteu més que això? M'agraden molt les opcions de comprovació gramatical. Podeu escriure frases molt bones amb l’ajuda d’aquest Google Docs. Fins i tot escric els meus correus electrònics a través dels documents de Google i després l’envieu. Crec que he utilitzat al màxim la funcionalitat. Si queda, ho aprendré aviat perquè el faig servir 2-3 hores cada dia. També veig la manca que Google Docs no compti les paraules i els caràcters.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: esmenta els membres de l’equip per avisar-los

He estat utilitzant Google Docs col·laborativament des de fa molts anys. Aquesta eina us permet crear i compartir fitxers amb molta facilitat. Google Docs també proporciona un control absolut ja que l’accés als fitxers compartits es pot limitar a la visualització, comentari o edició.

Alguns dels consells sobre productivitat de Google Docs inclouen:

• Mencioneu els membres de l'equip en un comentari sobre un document per assegurar-se que se'ls notifiqui el comentari.
• Afegir l'empresa Jargon al diccionari
• Utilitzeu les adreces d'interès per navegar per documents llargs

Ken Eulo, Smith i Eulo Bufet d'advocació: subratllen els permisos d'edició en compartir una invitació

Quan col·laboreu amb els empleats de la vostra empresa a Google Docs, heu d’entendre els permisos d’edició quan compartiu una invitació. El 90% de les vegades hem tingut problemes per col·laborar en documents de Google, perquè l’enviador no ha seleccionat “permetre que ningú amb l’enllaç es pugui editar”. Aquesta és una solució ràpida i només triga una segona, així que assegureu-vos de seleccionar aquesta opció si voleu que el destinatari pugui editar el document. Tanmateix, si només voleu enviar un document al partit perquè el puguin visualitzar, deixeu el permís d'edició a es pot visualitzar. Hi ha un tercer permís, pot fer comentaris, que permet al destinatari fer comentaris sobre el document. Aquest permís és útil quan envieu el document a un client per rebre comentaris, o a un superior perquè el revisi.

Norhanie Pangulima, Empreses SIA: utilitzeu l’historial de versions guardat i la tipificació de veu

Google Docs és una de les aplicacions de Google que sempre utilitzo en les meves tasques d’escriptura. El concepte d’utilitzar  Microsoft Word   en línia a través de Google Docs és molt útil, sobretot, de vegades, les meves edicions no s’han desat i els canvis es van perdre quan es produeix una interrupció de l’energia o jo deixo accidentalment el programa. Aquesta aplicació té nombroses funcions que la majoria de la gent desconeix. Una és que aquesta aplicació permet que 200 visualitzadors simultanis alhora d’un document.

És una de les millors eines per a la col·laboració en equip.

A continuació, hi ha dues funcions més útils de Google Docs i consells sobre com utilitzar-los:

• 1. Historial de versions desat. Google Docs desa automàticament cada edició que es realitza. Feu clic al menú Fitxer, podeu veure l’historial de versions i fer un seguiment dels canvis realitzats al document i l’usuari que l’ha realitzat.
• 2. Escriptura de veu. Aquesta funció és molt útil per escriure notes i si només voleu centrar-vos en l'escriptura del que us vingui al cap i només cal que editeu més endavant. Google Docs permet escriure les paraules que dius com un dictat. Per fer-ho servir, feu clic a Eines i, a continuació, escrivint veu.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: utilitza la tecla tab per seleccionar automàticament fórmules

Moltes persones lluiten per utilitzar Excel a Google Docs, ja que pot ser confús aprendre a utilitzar totes les seves funcions. Especialment pel que fa a fórmules, que són un malson per a la majoria de nosaltres de tipus no financer. Tot i que no m’agradava aprendre Excel, és una d’aquestes habilitats necessàries que podem aplicar a moltes facetes del nostre treball i de la nostra vida diària per mantenir les coses organitzades.

Heus aquí el meu consell preferit per estalviar temps amb fórmules Excel, amb les quals moltes persones acostumen a lluitar. Per tant, el que voleu fer és utilitzar la tecla tab, que us permet seleccionar automàticament les fórmules. D’aquesta manera, no heu de perdre el temps escrivint-los completament cada vegada. Quan comenceu a omplir-lo, el camp inclourà una llista de suggeriments d’Excel. Aleshores, tot el que heu de fer és moure la tecla de fletxa cap amunt o cap avall per seleccionar la vostra fórmula, fer clic a enter i finalitzat

Si hi ha un problema amb alguna de les fórmules, podeu depurar-la ràpidament seleccionant la fórmula i premeu F2. A continuació, podeu fer un recorregut per parts de la fórmula mantenint apretat el desplaçament i prement la fletxa esquerra. F9 mostrarà el càlcul final de la fórmula i, després, podeu prémer Esc per mantenir la fórmula o introduir per preservar el valor.

Polly Kay, English Blinds: remunta el seu treball al seu autor original

Utilitzem Google Documents per a col·laboracions amb autònoms i contractistes de tercers que no volem proporcionar amb accés a les nostres pròpies unitats de documents o a la intranet de l’empresa, ja sigui per problemes de seguretat o perquè és senzillament més ràpid i eficaç en aquest context. començar a treballar mitjançant Google Drive.

Com pràcticament tothom té un compte de Google i la configuració de compartició de les carpetes individuals es pot ajustar de manera tan fina, això ens permet transferir la propietat dels fitxers, col·leccionar treballs de diversos contractistes al mateix lloc, editar i revisar el contingut i tornar a treballar. el seu autor original molt després de l’esdeveniment.

També s’ha mostrat útil per als autònoms i contractistes amb els quals estem treballant, ja que poden gestionar carpetes per a diversos projectes o clients diferents al mateix lloc, repartint i assignant permisos segons convingui sense arriscar la seguretat, la integritat o la confidencialitat. del contingut dels altres clients.

Esther Meyer, Botiga de nuvis: prova d'escriure la veu, configura els permisos, utilitza corrector ortogràfic

Fa temps que utilitzo Google Docs. Pot ser per a negocis o per a documents personals, és molt útil, per la qual cosa és la meva opció escollida. Fer els meus treballs remots és molt més fàcil utilitzar Google Docs. Tinc un equip remot amb el qual col·laboro i és normal que col·laborem, i és per això que Google Docs és un déu per a nosaltres.

Aquests són els meus millors consells per utilitzar eficaçment Google Docs:

• 1. Intenteu escriure la veu. Si sou el tipus de persona que pensa més ràpid que el que escriviu, potser és una característica fantàstica per a vosaltres. Utilitzeu Ctrl + Maj + S per llançar la funció i després parleu. Mireu com Google us escriu. Tanmateix, estigueu preparats per fer una mica d’edició, ja que això no sempre obtindrà les vostres paraules correctament, i molt menys, formatar-les.
• 2. Definiu els permisos correctament. Quan compartiu els documents, assegureu-vos que l’accés que els oferiu als usuaris s’adapti a les seves necessitats. Podeu escollir-les perquè puguin editar, visualitzar o comentar.
• 3. Sorprenent corrector ortogràfic. Google Docs té un corrector d'ortografia i gramàtica intel·ligent. La vostra escriptura no pot estar malament amb aquesta eina, ja que registra errors amb precisió en la major part. La gramàtica és molt important pel que fa a les carreres, ja que els professionals que no van passar a una posició de director durant els primers deu anys de la seva carrera van cometre 2,5 vegades més errors gramaticals que els seus companys de nivell.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: utilitza dreceres i funcions integrades

Realment m'agrada treballar amb fulls de Google, la qual cosa és increïble, perquè el meu treball està estretament connectat amb els documents de Google. Per tant, aprendre tot sobre les dreceres és una necessitat per a gent com jo. Les dreceres de fulls de Google estalvien gradualment el temps i em permeten centrar-me en problemes més vitals. Tot i que les meves ordres preferides són la tecla Ctrl plus de punt i coma (per inserir la data actual), Ctrl plus pageUp / pageDown (per moure’s entre els fulls), Ctrl plus Shift plus V (només per enganxar text sencer) i moltes més que faig servir constantment. .

Però el millor consell mentre treballo amb fulls de Google que podria compartir amb vosaltres és fer servir funcions. Són realment sorprenents i ajuden a produir resultats impressionants. Per exemple, acostumo a utilitzar la funció = REGEXEXTRACT per obtenir el domini d’un URL i aquest = VLOOKUP per trobar les dades (si n’hi ha que són - true / false) en un altre full. I, per descomptat, la fórmula = ÚNICA.

Hi ha una manera senzilla d’indicar els duplicats: mitjançant la funció UNIQUE. Bàsicament, la fórmula UNIQUE mira d'una gamma i en treu tots els valors únics. És beneficiós per a aquells que volen accelerar el seu flux de treball amb una quantitat considerable de dades. Per exemple, quan tinc un ampli ventall d’oportunitats potencials generades a partir de diferents fonts, deixa de banda dades repetides que efectivament alenteixen les coses. Així doncs, si no fos per la funció ÚNICA, probablement passaria molt més temps a revisar les oportunitats (paraules clau, llocs web, correus electrònics) que ara. I la millor part d’aquesta funció és que funciona tant per a nombres com per a textos.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: traduir documents directament a Google Docs

Com que normalment col·laboro amb molta gent, faig servir comentaris molt. Com que és molt fàcil fer canvis en Google Docs, és possible que la gent no ho noti tot a temps. És per això que sempre pido la gent en un comentari i m’assegura que estem d’acord en tots els canvis abans de realitzar-los. De vegades sento que tinc un xat molt animat dins d’un document. Tot i això, això m’ajuda a mantenir tota la informació en un sol lloc.

A més, de vegades necessito traduir documents a altres idiomes. M'agrada que ara ho pugui fer directament a Google Docs, al menú Eines. Per sort, en general només necessito un parell d’altres idiomes, així que aquesta traducció resulta força bona. Tinc un editor que simplement comprova la traducció, que estalvia molt temps.

Jeff McLean, McLean Company: Google Docs té una aplicació gratuïta per col·laborar en qualsevol lloc

Col·laborem en documents de Google per a tot, des de les publicacions del bloc fins a les plantilles de correu electrònic. Google Docs és l’eina més fàcil per compartir contingut amb el vostre equip i treballar eficaçment el projecte conjuntament. Moltes persones no saben que Google Docs té una aplicació gratuïta, de manera que podeu col·laborar amb el vostre equip en qualsevol lloc que tingueu dades mòbils. L'aplicació és molt fàcil d'utilitzar i no he trobat cap restricció de funcionalitat dins de l'aplicació que difereixi de la versió d'escriptori. Assegureu-vos de compartir només el Google Doc amb personal essencial, ja que si teniu massa membres que editen el document alhora, les coses solen quedar una mica desordenades. Per lluitar contra això, normalment envio el document de Google a cada membre de manera individualitzada en moments diferents, perquè puguin fer les modificacions que desitgi al document sense interrupcions.

Julie Singh, TripOutside: només vista per a documents completats, editat per a altres

Fem servir Google Docs freqüentment per compartir projectes, idees, iniciatives i lliuraments amb els nostres equips remots. Compartir documents amb ells en temps real i permetre'ls veure i editar els nostres documents és molt important per al nostre negoci, i ara és molt més fàcil amb Google Docs. Podem crear documents i fulls de càlcul als quals el nostre equip també pot accedir, afegir instruccions i revisar el treball completat fàcilment. Utilitzem la funcionalitat d’enllaç compartit tant per a accés només de visualització per a documents completats com per editar l’accés per a aquells documents que estan en procés i que els altres membres de l’equip els actualitzaran.

Google Docs és una eina de col·laboració important en el nostre negoci.

George Hammerton, Hammerton Barbados: tenir clar quan un document està complet o no

Gestiono una petita empresa formada per persones a les que els agrada viatjar per feina i per plaer, volant habitualment entre el Regne Unit i Barbados, especialment, però passant la majoria de l'any amb els nostres equips a diferents parts del món un dia del que abans - això planteja alguns reptes tecnològics únics.

Quan tot just vam començar i n’hi havia dos, vam utilitzar la suite d’oficines i Dropbox, però a mesura que el negoci va anar creixent, el joc de “estàs en aquest document” es va convertir en l’ofici per al negoci, vam decidir que necessitàvem eines que ens permetessin col·labora sense sense pensar-s’ho. Havíem de canviar cap a una suite positiva per a la col·laboració, i per això vam anar amb el rei indiscutible de la col·laboració per a equips remots i que va ser Google Docs.

Ara utilitzem Google Docs per a gairebé tot i, mentre que ha estat meravellós eliminar la fricció, haurem d’esperar la necessitat d’esperar el torn per actualitzar un full de càlcul. Actualment, la nostra oficina portàtil està formada per iPhones, MacBooks, Google Suite i un navegador web. Amb un senzill conjunt d’eines adequades, ara podem treballar des de qualsevol lloc, junts.

El meu consell número 1 seria clar quan un document estigui en curs i quan estigui completat, no voldríeu que les edicions inacabades d'alguna altra persona apareguin en un document tal i com l'exporteu per a la seva publicació.

Md Mohsin Ansari, missatgeria de les tropes: torneu enrere i recupereu els fitxers antics que heu suprimit

Google Drive té la seva pròpia manera de gestionar el control de versions, que us permet tornar enrere i recuperar fitxers antics que heu suprimit o versions anteriors d’un fitxer. La manera de Google Drive de controlar la versió és que emmagatzema fins a 100 revisions d’un document o 30 dies de versions per document, que compta amb l’import total d’emmagatzematge. La carpeta de la paperera s'utilitza per emmagatzemar fitxers suprimits i si es elimina la carpeta de la paperera, els fitxers no seran per sempre.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc: utilitza Google Docs amb teler per compartir registres de pantalla

El fet que els meus equips remots utilitzin Google Docs va contribuir a augmentar la productivitat. Dels comentaris que he obtingut, les funcions de comentaris i suggeriments són formes eficients de col·laborar, especialment entre equips de fus horari diferents. Diversos usuaris poden editar en temps real i simultàniament. A més, tothom pot tenir accés als fitxers en emmagatzematge al núvol.

Aprofitar Google Docs disminueix la coordinació retardada del treball entre els vostres equips, especialment els remots.

A més de les funcionalitats de comentaris i suggeriments de Google Docs, una de les meves bones pràctiques és utilitzar Google Docs amb Loom. M’enregistro a mi mateix i a la pantalla parlant d’un fitxer en concret i parlo els meus empleats a través d’aquest. En fer-ho, estalvieu molt temps explicant sense necessitat de correus electrònics llargs o missatges de xat.

L’ús de Google Docs permet evitar el buit de no estar junts en equip.

Will Bachman, Umbrex: crea notes d’entrevistes a diapositives de Google

El nostre equip utilitza activament Google Docs per a una àmplia tasca que requereix col·laboració o accés en temps real a la versió més recent.

En els projectes que impliquen entrevistes a experts, per exemple, un membre de l’equip crea notes d’entrevistes a diapositives de Google. Compartim aquest document de diapositives de Google amb el nostre client per tal que tothom pugui veure en temps real les novetats que estem recollint; ningú ha d’esperar una revisió setmanal del progrés.

Actualment ens trobem a les etapes finals de crear un curs sobre com establir la vostra pròpia pràctica de consultoria. El curs inclou noranta vídeos curts i més de dues dotzenes d’eines i plantilles descarregables. Utilitzem un full de Google per coordinar els esforços d’aquest projecte. Hem compartit accés amb l’editor de vídeo, l’editor del lloc web i el creador del curs per tal que tothom pugui actualitzar l’estat en temps real a mesura que s’acabi el primer esborrany d’edició d’un vídeo, quan es proporciona la informació, quan el projecte de vídeo final tingui. enviat de nou i quan el vídeo s'ha afegit al lloc web.

Nikola Baldikov, Brosix: deixa que Docs converteixi les teves paraules en text

A mesura que anem entrant en el moment de la intensa cerca de veu, hi ha alguns trucs sobre Google Docs sobre els quals potser tingueu curiositat. Sabíeu que podríeu descansar i deixar que Docs convertís les vostres paraules en text? Sempre que l’ordinador tingui un micròfon, tot el que heu de fer és obrir el menú Eines i seleccionar Escriptura de veu, o bé toqueu Ctrl-Shift-S (o Cmd-Shift-S), i després parleu. Els documents utilitzaran el sistema de veu a text de Google estàndard per esbrinar què estàs dient (sobretot, de totes maneres) i posar-lo a la pàgina. A més, la funció de veu a text de Docs també us permet pronunciar ordres per a formes habituals de puntuació i format de paràgrafs. Podeu dir coses com ara període, coma i signe d'interrogació o proporcionar instruccions com a línia nova o paràgraf nou. Si voleu fer una pausa, digueu de deixar d’escoltar i, a continuació, digueu el currículum quan esteu preparat per continuar.

Edgar Suppes, Grailify: l’historial de versions mostra quines parts s’han editat

Aquí tens el meu consell favorit de Google Docs:

Es diu Historial de versions i aquesta petita característica em va salvar la vida un parell de vegades en el passat. Per veure la funció de l’historial de versions, cal fer clic a Fitxer i, a continuació, a l’historial de versions. S'obre un plafó a la part dreta del document i mostra diferents versions d'aquest document concret. Fent clic a qualsevol versió anterior, fins i tot podreu veure quines parts del fitxer doc s’han editat.

Flynn Zaiger, Optimistes de SEO de Scottsdale: les equacions utilitzen la connexió amb altres eines de dades

Moltes persones tracten Google Docs com simplement una  Microsoft Office   Suite en línia, però hi ha moltes eines, fórmules i funcions que només estan disponibles perquè és en línia i són algunes de les que poden convertir-la en una eina molt més avantatjosa per a un negoci. propietari a utilitzar. Algunes de les meves funcions preferides són les equacions ImportRange i ImportData, perquè aquestes utilitzen específicament la connexió amb altres eines de dades o fulls de treball. ImportRange és ideal per connectar-se no només amb fulls de treball diferents, sinó espais de treball sencers. Podeu incorporar dades d'altres fitxers de fulls de Microsoft, que us permeten calcular determinades peces mentre restringiu l'accés a d'altres. ImportData i ImportXML, per la seva banda, us permeten utilitzar la informació des de qualsevol fitxer .CSV, que obre les vostres taules de dades per tal d’utilitzar una gran varietat d’informació disponible en un format d’ús comú en línia. Finalment, per a aquells que necessitin dades que no estiguin formatats correctament en un fitxer .CSV o .XML, podeu utilitzar ImportHTML que us permet introduir qualsevol lloc web als vostres fulls de treball.

Jason Parks, El capità de mitjans: compartir documents sense iniciar sessió

Us recomano que utilitzeu GSuite per a empreses.

La nostra agència té una gran quantitat d’avant i d’avant amb els clients per a l’aprovació dels projectes.

Simplement compartint un document de Google o un full de Google, els nostres clients poden accedir fàcilment sense haver d’iniciar sessió en un compte de Gmail.

El cost per a la nostra agència (15 persones) és d’uns 8,50 dòlars per usuari al mes, però sens dubte ha valgut la pena la inversió i ha agilitzat la comunicació.

Isaac Hammelburger, Cerca de professionals: diversos empleats poden editar el mateix document en temps real

Google Docs és una de les eines que faciliten el treball remot per a tots. Als documents de Google, les possibilitats són infinites. Avui ens resulta més útil ja que la majoria dels empleats han començat a treballar des de la seguretat de casa seva. Per tant, es pot utilitzar per treballar de prop fins i tot a distància. Google Docs és una eina on diversos empleats poden editar el mateix document en temps real. Es tracta només de compartir un document amb els companys de treball i fer-lo editable. Això és molt més fàcil, ja que es treballa en el mateix document i no haureu de compilar documents diferents per fer-ne un. També estalvia temps, ja que podeu treballar el document alhora que en lloc de passar un document d'una persona a una altra. Definitivament recomano als equips que utilitzin aquesta eina per tenir un flux de treball més eficient.

Riley Adams, Young and the Invested: retalla el termini de durada del projecte

Com a analista financer, visc a Google Docs, Fulls de càlcul i Presentacions. El programari permet una potent funcionalitat de col·laboració mitjançant la participació de diversos membres de l'equip i socis a la creació d'arxius simultàniament.

Quan es pot recopilar el contingut de cada persona al mateix temps, això redueix notablement els terminis d’execució del projecte i també es protegeix contra la duplicació de versions o les edicions i suggeriments que falten. Al evitar-los tots i treballar conjuntament en aquests documents de Google, els equips poden aconseguir més temps en menys temps, aconseguint un major rendiment de la inversió per a l’empresa i també una major agilitat per respondre a les necessitats del client.

Logan Burwell, Tech: Opinions i notícies: els sistemes de Google funcionen de manera perfecta junts

Com que per escriure el meu bloc, he d’escriure gairebé cada dia, acabo fent servir Google Docs cada dia. Quan escric un primer esborrany d’un bloc, sempre ho escric a Google Docs. A Google Docs, podeu escriure qualsevol cosa amb facilitat, a més és molt fàcil que introdueixi i editi els enllaços que estic introduint als meus articles. Google Docs té un sistema de revisió ortogràfica extremadament bo que sovint em atrau si escric alguna cosa malament o si utilitzo gramàtica incorrecta. M'encanta com Google Docs ho fa tot tan fàcil, i és definitivament la meva opció número 1 pel que fa a l'escriptura.

No només faig servir Google Docs per a la meva empresa, sinó que també faig servir altres aplicacions de la família Google. Una de les altres aplicacions de Google que utilitzo a més de Docs és Google Fulls de càlcul. Puc fer un full de càlcul de despeses, ingressos i estadístiques del meu lloc web. Tots els sistemes de Google funcionen de manera perfecta junts, que és l'únic que necessito.