34 tipů pro Dokumenty Google pro zvýšení produktivity vaší kanceláře

Dokumenty Google, jeden z nejpoužívanějších nástrojů pro práci doma a sdílení dokumentů s ostatními lidmi, není nezbytnou součástí mnoha různých typů práce prováděné v počítači a téměř nahradil standardní kancelářské programy nainstalované v počítači.

Různé aplikace Google, počínaje účtem Gmail nebo dokonce i bez něj, vám umožňují vytvářet online, bez nainstalovaného softwaru, pokročilé textové dokumenty s Dokumenty Google, tabulky s Tabulkami Google, prezentace s Prezentacemi Google, formuláře s Formami Google a další!

S pomocí několika odborných tipů na používání aplikací Google, a zejména dokumentů Google, budete jej používat pro více než jednoduché použití jako Poznámkový blok Google online a můžete jít až na správu celé firmy a spolupracovníků s online Google suite.

Od historie verzí po pokročilé funkce jsme se zeptali komunity, jaké jsou jejich tipy, jak co nejlépe využít Dokumenty Google. Zde jsou jejich odpovědi.

Používáte Dokumenty Google ke zpracování obchodních dokumentů? Máte nějaký dobrý tip, jak je používat pro kancelářskou produktivitu? Využili jste funkce spolupráce úspěšně?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: není třeba ukládat pracovní verzi a znovu odeslat všem

Dokumenty Google používám ke zpracování obchodních dokumentů denně. Abychom mohli spolupracovat s těmi v mém týmu, vybíráme nastavení, která umožňují úpravy v našem týmu. V pravém horním rohu je modré tlačítko sdílení. Klikněte na to, poté přejděte na pokročilá nastavení a vyberte, kdo může dokument otevřít. Poté z rozbalovací nabídky vyberte možnost „moci upravovat“.

Jakmile tým získá přístup, využívá možnost „komentáře“ klást otázky nebo doplňovat informace. Členové týmu mohou také provádět úpravy nebo navrhovat úpravy.

Je vhodné a produktivní používat Dokumenty Google ke spolupráci, protože každý v týmu může mít přístup v reálném čase. Není třeba ukládat koncept a znovu odeslat všem. Mohou si jen udržet kontrolu zpět s původním dokumentem, jak se vyvíjí.

Stacy Caprio, Růstový marketing: pište a zkoumejte, aniž byste museli opustit dokument s Prozkoumejte

Jedním tipem pro používání Dokumentů Google je psaní a průzkum, aniž byste museli dokument opustit, když používáte funkci Prozkoumat. Funkce Prozkoumat umožňuje vyhledávat a prozkoumat Google pro průzkum a odpovědi, zatímco píšete současně, takže nemusíte ztrácet čas změnou karet nebo klikáním mimo svůj dokument Google během psaní.

James Canzanella, izolované marketingové noci: mají složky založené na tématech

Dokumenty Google používám ke zpracování obchodních dokumentů již několik let a doporučuji, abyste si udržovali velmi čisté složky všech svých souborů. Postupem času se soubory mohou hromadit a nechcete trávit příliš mnoho času hledáním vašich konkrétních souborů. Doporučuji mít složky založené na tématech. Mohou to být například výdaje, příjem, obchodní plány nebo cokoli jiného.

Postupem času můžete přidávat nové soubory za předchozí roky, protože k nim nebudete mít přístup tolik. Ale pokud k nim stále potřebujete přístup? Vždy budete vědět, kde hledat. Přestože je čistý a organizovaný, může znít jako základní tip, stává se mnohem důležitějším, jak se soubory a dokumenty začnou hromadit.

Calloway Cook, Illuminate Labs: umožňují pouze prohlížení lidí mimo organizaci

Pokud sdílíte dokument s lidmi mimo vaši organizaci, nezapomeňte změnit nastavení přístupu. Je běžné, že lidé méně obeznámení s Dokumenty Google a sdíleným softwarem pro spolupráci provádějí přímé úpravy dokumentu, který obvykle nechcete.

Máme tendenci omezovat přístup k dokumentům naší společnosti pouze pro prohlížení nebo v určitých případech pouze pro komentáře. Pro něco jako balíček pro investory je rozumné umožnit pouze prohlížení lidí mimo organizaci, protože tento balíček bude znovu použit a odeslán dalším potenciálním investorům.

Vincent Lee, autor: pozvat tým pro vstupy

V rámci svého procesu vývoje značky pro klienty začnu budováním jejich příběhu o značce. Google Doc je můj program pro zaznamenávání informací a podle potřeby pozvu svůj tým na vstupy buď tím, že jim poskytnu možnosti úpravy nebo komentování. Nezapomeňte při úpravě zvolit funkci „Navrhování“, aby byl zachován původní text. Komentáře jsou užitečnější, pokud potřebujete pouze zpětnou vazbu, nikoli úpravy. Je možné zvýraznit konkrétní odstavec a určitému člověku můžete přiřadit žádost o komentář (prostřednictvím jeho e-mailové adresy). Funkce komentování je také dobrým způsobem, jak sledovat rozhodnutí vedoucí ke konečné verzi dokumentu.

Google Doc je také užitečný, když píšu svou připravovanou knihu. Jsem schopen pozvat svého editora, aby zkontroloval obsah a pomocí nástroje pro komentáře může doporučit změnu směru nebo nápadu. A když připravuji konečný rukopis, dokážu automaticky vygenerovat tabulku obsahu jednoduše formátováním názvů kapitol jako záhlaví. Funkce počítání slov je také skvělý nástroj, protože potřebuji udržovat stejnou délku každé kapitoly.

Dan Bailey, WikiLawn: Naučte se funkci historie a vyřešte komentáře

Moje nejlepší tipy, jak spolupracovat v Dokumentech Google, spočívají v naučení se funkce Historie a provedení jakéhokoli procesu, pro koho komentáře a úpravy kdy. V historii můžete vidět záznam o tom, co se změnilo, a vrátit zpět všechny změny. To je rozhodující, pokud někdo změní něco, co je třeba vrátit, nebo pokud chcete vidět, co přispěl jednotlivý zaměstnanec.

Pokud kliknete na Všechny změny uložené na Disku, otevře se zobrazení posledních změn. Jsou barevně označeny, takže můžete vidět, kdo co udělal. Stačí kliknout na něj a získat lepší přehled v dokumentu, a vrátit se, pokud potřebujete.

Pokud jde o úpravy a komentáře, navrhněte pracovní postup, aby se lidé nepřekračovali. Pokud jedna osoba navrhne dokument, nechte ho přejít na jinou osobu, která provede vysokou úroveň znovu. Poté ji odešlete zpět tvůrci, nechte je provést změny a odešlete ji po řádku pro kritičtější analýzu. Vyřešte komentáře, které jsou předmětem projednávání, a nechte všechny, o kterých máte dotazy.

To by mělo udržet věci  V pohybu   hladce.

Josephine Ison, baviči událostí: až na minutové plánování s Dokumenty Google

Jako agentura pro rezervaci talentů / umělců je * Google Docs rozhodující pro to, jak neustále informujeme náš tým bez tření. * Většina našich rezervací jsou živé akce, které vyžadují časově omezené plánování. Zde se hodí G-Docs. Živý dokument je sdílen se všemi zúčastněnými členy a pokud dojde k úpravám načasování a požadavků, jsou tato oznámení zaslána naživo prostřednictvím e-mailových oznámení. To výrazně snižuje další administrativní úsilí a činí naši komunikaci čistou a jasnou.

Sherese Patton, SLP Media Relations: vytvořte dokument PDF před jeho odesláním

Jako publicista a PR konzultant jsem vždy na cestách. někdy je nutné, abych měl laptop po většinu času a pokud to místo dovolí, zřídil pracovní stanici. Možnost získat přístup ke spisům smluv je tedy velmi užitečná a důležitá. Dokumenty Google používám poměrně často pro vytváření smluv a pro dotazník pro vstup nových klientů. Protože máte přístup ke Googlu kdekoli a myslím tím kdekoli, je to mnohem snazší a méně stresující, když můžete na dokumentech pokračovat a snadno je sdílet.

Nejlepší tip, který mohu dát, je využít tuto aplikaci pro návrhy smluv. Jakmile budete hotovi s dokumentem, můžete jej snadno sdílet s osobou, pro kterou dokument vytváříte. Jednu věc, kterou bych doporučil, je udělat z ní dokument PDF před odesláním, protože nechcete, aby klient provedl změny, o kterých si nejste vědomi. Když však sdílíte dokumenty s vámi týmem, provedl bych opravy v jiné barvě. tak víte, kdy byly provedeny opravy. Spolupracoval jsem s dalšími profesionály PR a zjistili jsme, že nejlepší způsob, jak jít, je označit barvy. Tento nástroj je skvělý a byl opravdu lfiesaver!

James McGrath, Yoreevo: pomocí nástroje Navrhování upozorněte vlastníka dokumentu

Jednou z funkcí, kterou považujeme za velmi užitečnou, ale kterou nelze snadno přehlédnout, je Navrhování. Najdete ji vpravo nahoře. Normálně je vybrána Editace, ale pokud na ni kliknete a vyberete Suggesting, zůstanou na stránce všechny změny provedené jak původní, tak nový text. Odpovídající bublina na pravé straně stránky bude vytvořena zvýrazněním návrhu.

Jakmile budou tyto návrhy předloženy, bude vlastníkovi dokumentu oznámeno a mohou změny přijmout nebo odmítnout. Pokud jsou přijaty, úprava se použije. Pokud budou zamítnuty, dokument přejde zpět do původní podoby.

Každý návrh lze vyhodnotit nezávisle.

Tato funkce je opravdu užitečná, protože v podstatě jde o redirectovanou verzi dokumentu, kterou můžete snadno vyhodnotit.

Rafa, Homeschool Spanish Academy: Naučte se některé užitečné zkratky

Pomocí Dokumentů Google spravujeme každý blogový příspěvek, abychom se ujistili, že je připraven k publikování. Vzhledem k tomu, že pracujeme vzdáleně dlouhou dobu, ukázalo se, že funkce komentářů je velmi užitečná při podpoře diskusí mezi spisovateli a editory. Tato funkce nejenže umožňuje pracovat vlastním tempem, ale také zanechává písemný záznam celého procesu úprav, takže slova nezůstanou ve vzduchu.

Dalším způsobem, jak zvýšit produktivitu pomocí Dokumentů Google, je naučit se některé užitečné zkratky. Jako spisovatel jsou klávesové zkratky, jako je počítání slov (CTRL + SHIFT + C) a zavedení záhlaví (CTRL + ALT + 2), skvělý způsob, jak učinit psaní efektivním a příjemným zážitkem. Pokud organizujete dokument pomocí záhlaví, můžete také rychle procházet tituly přes postranní panel vlevo od dokumentu. Díky tomu je procházení velkých dokumentů celkem snadné!

Ahmed Mir, Nature and Bloom: vytvářejte odkazy, které lze sdílet, přidávat komentáře a používat záhlaví

Jsem zakladatelem elektronického obchodu a přidruženého podnikání, pro které často pracuji s nezávislými autory a editory prostřednictvím Dokumentů Google.

Pro které mám několik souvisejících tipů pro produktivitu pro online podniky, jako je moje:

• Vytvořte sdílitelné odkazy pro dokumenty, které mají být předány vašemu spisovateli, které pak může zkontrolovat váš editor a tým SEO v reálném čase. Oprávnění můžete upravit tak, aby někteří uživatelé mohli upravovat / pouze pro čtení nebo umožnit komukoli s odkazem upravovat podle potřeby.
• Pokud dokument potřebuje přepracování, aby přidal komentáře konkrétním členům týmu pomocí funkce comment @, bude to posunout člena týmu automaticky e-mailem na vaši zpětnou vazbu!
• Pomocí záhlaví rozdělte dokumenty do formátů připravených pro SEO připravených pro vložení přímo na váš web bez úpravy.

Marc Bromhall, Surfař pro začátečníky: posílejte e-maily přímo z tabulky

Ke správě naší firmy používáme Google Suite více než 4 roky. Jednou z niftiestních funkcí, které jsme objevili pro zvýšení produktivity, je odesílání e-mailů přímo z tabulky. Je to skvělý nástroj pro projektové manažery nebo vedoucí týmů, kteří neustále komunikují s více členy týmu. Řekněme, že jste právě zabalili schůzku a na schůzce bylo několik akčních bodů, které je třeba delegovat na různé členy týmu. Namísto zasílání e-mailů všem těmto lidem samostatně můžete pomocí listů Google zaznamenat, kdo musí co dělat.

V prvním sloupci uvedete jejich e-mail av druhém sloupci bude poznámka o tom, co musí udělat. Po skončení schůzky a po dokončení listu je třeba zkopírovat a vložit nějaký kód do editoru Google Script Editor, který najdete na kartě Nástroje v Tabulkách Google. Jakmile je kód vložen, stačí kliknout na odeslat e-maily v horní části stránky a během několika sekund budou všem členům vašeho týmu zaslány e-mailové zprávy s jejich jednotlivými zprávami. Zjistili jsme, že tento nástroj nám v průběhu let ušetřil obrovský čas a je to jedna z mnoha funkcí, které se nám v Google Suite líbí.

Shreeram Thapaliya, Nepál Trek Hub Pvt.Ltd: export do různých formátů a tisk

Dokumenty Google používám od minulého roku. Je to nejúžasnější věc od Googlu po Gmailu. Také používám list Google. Myslím, že pro podnikání je velmi skvělé používat dokumenty google ve srovnání s dokumenty Microsoft. Máte různé možnosti, které můžete sdílet a upravovat dokumenty najednou, a více lidí je může upravovat a snadno vyjmout konečné verze každého dokumentu. To šetří čas zaměstnanců. Všechny věci, které můžete udělat ze slova Microsoft, které můžete dělat z Dokumentů Google. Tento dokument také zůstane zálohován na Disku Google, pokud jej sem nechcete umístit, můžete také exportovat do různých formátů, jako jsou soubory Word, PDF nebo jiné přípony. Pokud chcete tisk získat, můžete přímo odtud vytisknout, co ještě potřebujete víc než tohle? Moc se mi líbí gramatická kontrola možností. Pomocí těchto dokumentů Google můžete psát velmi dobré věty. Dokonce jsem psal své e-maily prostřednictvím Dokumentů Google a poté je odesílal. Myslím, že jsem využil většinu funkcí. Pokud to zůstane, brzy se to naučím, protože ho používám 2-3 hodiny každý den. Také vidím nedostatek, že Dokumenty Google nezapočítávají slova a postavy.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: zmínit členy týmu, aby byli informováni

Dokumenty Google spolupracuji mnoho let. Tento nástroj umožňuje velmi snadno vytvářet a sdílet soubory. Dokumenty Google také poskytují absolutní kontrolu, protože přístup ke sdíleným souborům může být omezen na prohlížení, komentování nebo úpravy.

Mezi tipy pro produktivitu Dokumentů Google patří:

• Uveďte členy týmu v komentáři k dokumentu, abyste zajistili, že jsou o komentáři informováni.
• Přidejte do slovníku společnost Jargon
• K procházení dlouhých dokumentů použijte záložky

Ken Eulo, Smith & Eulo Advokátní kancelář: chápat oprávnění k úpravám při sdílení pozvánky

Při spolupráci se zaměstnanci ve vaší společnosti v Dokumentech Google je třeba při sdílení pozvánky porozumět oprávnění k úpravám. 90% času, kdy jsme měli problémy se spoluprací na dokumentech Google, je to proto, že odesílatel nevybral „povolit nikomu s odkazem úpravy“. Jedná se o rychlou opravu, která trvá jen vteřinu, takže tuto možnost vyberte, pokud chcete, aby přijímající strana mohla dokument upravit. Pokud však chcete pouze poslat dokument účastníkovi, aby si jej mohl prohlédnout, nechte oprávnění k úpravě na „moci zobrazit“. Existuje třetí povolení „může komentovat“, které přijímající straně umožňuje komentovat dokument. Toto oprávnění je užitečné, když dokument odesíláte klientovi ke zpětné vazbě nebo nadřízenému ke kontrole.

Norhanie Pangulima, SIA Enterprises: použijte uloženou historii verzí a hlasové psaní

Dokumenty Google jsou jednou z aplikací Google, které vždy používám při psaní. Koncept používání aplikace  Microsoft Word   online prostřednictvím služby Dokumenty Google je pro mě velmi užitečný, zejména proto, že někdy nebyly moje úpravy uloženy a změny se ztratily, když došlo k výpadku napájení nebo když jsem program omylem ukončil. Tato aplikace má řadu funkcí, které většina lidí nezná. Jednou z nich je, že tato aplikace umožňuje najednou v jednom dokumentu 200 současných diváků najednou.

Je to jeden z nejlepších nástrojů pro týmovou spolupráci.

Zde jsou dvě další užitečné funkce Dokumentů Google a tipy, jak je používat:

• 1. Uložená historie verzí. Dokumenty Google automaticky ukládají každou provedenou úpravu. Kliknutím na nabídku Soubor zobrazíte historii verzí a sledovat změny provedené v dokumentu a uživatele, který jej provedl.
• 2. Hlasové psaní. Tato funkce je velmi užitečná při psaní poznámek a pokud se chcete jen soustředit na psaní všeho, co vám přijde na mysl, a jednoduše ji upravit později. Dokumenty Google umožňují psát slova, která říkáte jako diktát. Chcete-li to použít, klikněte na Nástroje a poté na Hlasové psaní.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: pro výběr vzorců použijte tabulátor

Mnoho lidí zápasí s používáním Excelu v Dokumentech Google, protože může být matoucí naučit se používat všechny jeho funkce. Zejména pokud jde o vzorce, které jsou pro většinu z nás nefinančních typů noční můrou. I když se mi nelíbilo učení Excelu, je to jedna z těch nezbytných dovedností, které můžeme aplikovat na mnoho aspektů naší práce a každodenního života, abychom udrželi věci organizované.

Zde je můj oblíbený tip, jak ušetřit čas pomocí vzorců aplikace Excel, se kterými mnozí lidé mají tendenci bojovat. Chcete tedy použít tabulátor, který vám umožní automaticky vybrat vzorce. Tímto způsobem nemusíte ztrácet čas tím, že je zadáváte vždy v plném rozsahu. Jakmile jej začnete vyplňovat, pole vyplní seznam návrhů z aplikace Excel. Pak stačí posunout kurzorovou šipku nahoru nebo dolů a vybrat váš vzorec, stisknout Enter a hotovo.

Pokud se vyskytne problém s některým ze vzorců, můžete jej rychle ladit výběrem vzorce a stisknutím klávesy F2. Potom můžete procházet částmi vzorce podržením klávesy shift a stisknutím levé šipky. F9 zobrazí konečný výpočet vzorce, po kterém můžete stisknout Esc, aby se vzorec zachoval, nebo zadáním zachovat hodnotu.

Polly Kay, English Blinds: trace work back to the original author

Dokumenty Google používáme ke spolupráci s nezávislými pracovníky a dodavateli třetích stran, které si nepřejeme poskytovat přístup k vlastním dokumentovým jednotkám nebo podnikovým intranetům, ať už kvůli bezpečnostním problémům, nebo proto, že je v tomto kontextu jednoduše rychlejší a efektivnější začít pracovat přes Disk Google.

Vzhledem k tomu, že prakticky každý má účet Google a nastavení sdílení pro jednotlivé složky lze tak jemně vyladit, umožňuje nám to převést vlastnictví souborů, porovnávat práci od více dodavatelů na stejném místě, upravovat a revidovat obsah a sledovat práci zpět do jeho původní autor dlouho po akci.

Ukázalo se také užitečné pro nezávislé pracovníky a smluvní partnery, se kterými také pracujeme, protože pak mohou spravovat složky pro více různých projektů nebo klientů na stejném místě, rozdělovat a přidělovat oprávnění podle potřeby, aniž by riskovali zabezpečení, integritu nebo důvěrnost obsahu ostatních klientů.

Esther Meyer, Obchod ženichů: zkuste psát hlas, nastavit oprávnění, používat kontrolu pravopisu

Dokumenty Google používám již nějakou dobu. Může to být pro podnikání nebo pro osobní dokumenty, je to velmi užitečné, a proto je to moje aplikace volby. Používání vzdálené práce je pomocí Dokumentů Google mnohem snazší. Mám vzdálený tým, se kterým pracuji a je pro nás normální spolupracovat, proto je pro nás Dokumenty Google darem boha.

Zde jsou moje nejlepší tipy pro efektivní používání dokumentů Google:

• 1. Zkuste vyzkoušet psaní hlasem. Pokud jste typ člověka, který přemýšlí rychleji, než píšete, může to být pro vás skvělá funkce. Použijte Ctrl + Shift + S ke spuštění funkce a poté promluvte. Sledujte, jak vám Google zadává psaní. Buďte však připraveni provést nějaké úpravy, protože to nemusí vždy správně zajistit vaše slova, natož formát.
• 2. Správně nastavte oprávnění. Při sdílení dokumentů se ujistěte, že přístup, který dáváte uživatelům, je vhodný pro jejich potřeby. Můžete si vybrat, aby mohli upravovat, prohlížet nebo komentovat.
• 3. Úžasná kontrola pravopisu. Dokumenty Google mají inteligentní kontrolu pravopisu a gramatiky. S tímto nástrojem nemůže být vaše psaní špatné, protože z větší části přesně zachycuje chyby. Gramatika je velmi důležitá, pokud jde o kariéru, protože profesionálové, kteří během prvních 10 let své kariéry nepostupovali na pozici ředitele, udělali 2,5krát tolik gramatických chyb než kolegové na úrovni ředitele.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: používejte zkratky a vestavěné funkce

Opravdu mě baví pracovat s listy Google, což je úžasné, protože moje práce je úzce spjata s dokumenty Google. Takže učit se vše o zkratkách je pro lidi, jako jsem já, nutností. Klávesové zkratky na listech Google postupně šetří můj čas a umožňují mi soustředit se na důležitější problémy. Moje oblíbené příkazy jsou však Ctrl plus středník (pro vložení aktuálního data), Ctrl plus pageUp / pageDown (pro pohyb mezi listy), Ctrl plus Shift plus V (pouze pro vložení prostého textu) a mnoho dalších, které neustále používám .

Ale nejlepší tip při práci s listy Google, které bych s vámi mohl sdílet - používá funkce. Jsou opravdu úžasní a pomáhají vytvářet působivé výsledky. Například obvykle používám funkci = REGEXEXTRACT, abych získal doménu z URL, a tato = VLOOKUP k nalezení dat (pokud existují - true / false) v jiném listu. A samozřejmě, = UNIQUE vzorec.

Existuje snadný způsob, jak označit duplikáty - pomocí funkce UNIQUE. V zásadě se UNIQUE vzorec dívá na rozsah a vytáhne z něj všechny jedinečné hodnoty. Je to výhodné pro ty, kteří chtějí zrychlit pracovní postup a pracovat se značným množstvím dat. Například, když mám rozšířené spektrum potenciálních příležitostí generovaných z různých zdrojů, odloží stranou opakovaná data, která efektivně zpomalí věci. Takže, pokud by to nebylo pro funkci UNIQUE, pravděpodobně bych trávil mnohem více času zkoumáním příležitostí (klíčová slova, webové stránky, e-maily) než nyní. A lepší část o této funkci je, že funguje jak pro čísla, tak pro texty.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: překlady dokumentů přímo do Dokumentů Google

Protože obvykle spolupracuji s mnoha lidmi, používám komentáře hodně. Vzhledem k tomu, že je velmi snadné provádět změny v Dokumentech Google, si lidé nemusí včas všimnout všeho. To je důvod, proč vždy ping lidi v komentáři a ujistěte se, že jsme se dohodli na všech změnách, než je skutečně provést. Někdy mám pocit, že mám velmi živý chat v jednom dokumentu. To mi však pomáhá udržovat všechny informace na jednom místě.

Také někdy potřebuji překládat dokumenty do jiných jazyků. Líbí se mi, že to nyní mohu udělat přímo v Dokumentech Google v nabídce Nástroje. Naštěstí obvykle potřebuji jen několik dalších jazyků, takže tento překlad se ukáže docela dobře. Mám editora, který jednoduše zkontroluje překlad, což ušetří spoustu času.

Jeff McLean, McLean Company: Dokumenty Google mají bezplatnou aplikaci, která umožňuje spolupráci kdekoli

Na dokumentech Google spolupracujeme na všem, od příspěvků na blogu až po e-mailové šablony. Dokumenty Google jsou nejjednodušším nástrojem pro sdílení obsahu se svým týmem a účinně spolupracují na projektu. Mnoho lidí si neuvědomuje, že Dokumenty Google mají bezplatnou aplikaci, takže můžete spolupracovat se svým týmem kdekoli, kde máte mobilní data! Tato aplikace je velmi uživatelsky přívětivá a v aplikaci se nesetkávám s žádnými omezeními funkčnosti, která se liší od verze pro počítače. Ujistěte se, že sdílíte dokument Google pouze se základními zaměstnanci, protože pokud máte příliš mnoho členů, kteří upravují dokument současně, má to tendenci být trochu chaotický. Abychom tomu zabránili, posílám obvykle dokument Google každému členovi jednotlivě v oddělených časech, aby mohl bez jakéhokoli přerušení v dokumentu provést jakékoli úpravy, které si přeje.

Julie Singh, TripOutside: pouze pro zobrazení dokončených dokumentů, úprava pro ostatní

Dokumenty Google často používáme ke sdílení projektů, nápadů, iniciativ a výstupů s našimi vzdálenými týmy. Sdílení dokumentů s nimi v reálném čase a umožnění prohlížení a úprav našich dokumentů je pro naši firmu velmi důležité a díky Dokumentům Google je nyní mnohem snazší. Můžeme vytvářet dokumenty a tabulky, ke kterým náš tým může také snadno přistupovat, přidávat pokyny a snadno zkontrolovat dokončenou práci. Funkci sdílení propojení používáme jak pro přístup pouze pro zobrazení u dokončených dokumentů, tak pro přístup pro úpravy u těch dokumentů, které jsou v procesu a mají být aktualizovány ostatními členy týmu.

Dokumenty Google jsou v naší firmě důležitým nástrojem pro spolupráci!

George Hammerton, Hammerton Barbados: být jasný, když je dokument kompletní nebo ne

Řídím malou firmu složenou z lidí, kteří rádi cestují za prací a pro potěšení, běžně létám mezi Velkou Británií a Barbadosem, ale většinu roku trávím s našimi týmy v různých částech světa jeden den, než tomu bylo dříve. - to představuje některé jedinečné technologické výzvy.

Když jsme právě začínali a byli jsme dva z nás, použili jsme kancelářskou sadu a Dropbox, ale když se obchod rozrostl, hra „jste v tomto dokumentu“ se pro podnikání potrápila, rozhodli jsme se, že potřebujeme nástroje, které nám umožní spolupracovat bez přemýšlení. Potřebovali jsme přejít na soupravu pozitivní pro spolupráci, a proto jsme šli s nesporným králem spolupráce pro vzdálený tým, a to byly Dokumenty Google.

Nyní používáme Dokumenty Google téměř pro všechno a přestože bylo skvělé odstranit tření, bylo nutné vyčkat, až bude řada na aktualizaci tabulky. V dnešní době je naše přenosná kancelář tvořena telefony iPhone, MacBooks, Google Suite a webovým prohlížečem. S jednoduchou sadou správných nástrojů můžeme nyní pracovat odkudkoli a společně.

Můj tip číslo jedna by byl jasný, když je dokument v nedokončené podobě a když je hotový - nechcete, aby se v dokumentu objevovaly nedokončené úpravy někoho jiného, ​​stejně jako exportujete do publikace.

Md Mohsin Ansari, Troop Messenger: vrátit se a načíst staré soubory, které jste smazali

Disk Google má svůj vlastní způsob, jak se vypořádat s řízením verzí, což vám umožňuje vrátit se zpět a načíst staré soubory, které jste smazali nebo starší verze souboru. Způsob, jakým Google Drive obchoduje s verzí, spočívá v tom, že ukládá až 100 revizí dokumentu nebo 30denních verzí dokumentu, což se započítává do celkového příspěvku na úložiště. Složka koše se používá k ukládání smazaných souborů a pokud je smazána, jsou soubory navždy pryč.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: pro sdílení záznamů obrazovky použijte Dokumenty Google s tkalcovským stavem

Díky tomu, že moje vzdálené týmy používají Dokumenty Google, přispělo ke zvýšení produktivity. Ze zpětné vazby, kterou jsem od nich získal, jsou funkce komentářů a návrhů efektivní způsoby spolupráce, zejména mezi týmy v různých časových pásmech. Více uživatelů může upravovat v reálném čase a současně. Navíc, každý může mít přístup k souborům v cloudovém úložišti.

Využívání Dokumentů Google snižuje zpožděnou koordinaci práce mezi vašimi týmy, zejména těmi vzdálenými.

Kromě funkcí komentářů a návrhů v Dokumentech Google je jedním z mých nejlepších postupů používání Dokumentů Google s Loom. Zaznamenávám sebe a svou obrazovku a mluvím o konkrétním souboru a prostřednictvím toho mluvím se svými zaměstnanci. Tím ušetříte spoustu času na vysvětlení bez nutnosti zdlouhavých e-mailů nebo chatových zpráv.

Používání Dokumentů Google překlenuje mezeru v tom, že nejsou spolu jako tým.

Will Bachman, Umbrex: vytvářejte poznámky k rozhovorům na Prezentacích Google

Náš tým aktivně používá Dokumenty Google pro celou řadu úkolů, které vyžadují spolupráci nebo přístup k nejnovější verzi v reálném čase.

Například u projektů, které zahrnují odborníky na pohovory, vytvoří jeden člen týmu poznámky k rozhovoru v Prezentacích Google. Tento dokument Google Slides sdílíme s naším klientem, aby všichni mohli vidět v reálném čase nejnovější poznatky, které shromažďujeme - nikdo nemusí čekat na týdenní kontrolu pokroku.

V současné době jsme v závěrečné fázi vytváření kurzu o tom, jak si nastavit vlastní poradenskou praxi. Kurz zahrnuje devadesát krátkých videí a více než dva tucet stahovatelných nástrojů a šablon. K koordinaci úsilí v tomto projektu používáme list Google. Sdílíme přístup s editorem videa, editorem webových stránek a tvůrcem kurzu, aby si každý mohl aktualizovat stav v reálném čase, jakmile je dokončena první úprava videa, když je poskytnuta zpětná vazba, když má finální koncept videa byla odeslána zpět a po přidání videa na web.

Nikola Baldikov, Brosix: Nechte Docs proměnit vaše mluvená slova v text

Vzhledem k tomu, že nyní vstupujeme do doby intenzivního hlasového vyhledávání, jsou v Dokumentech Google nějaké triky, o kterých byste mohli být zvědaví. Věděli jste, že si můžete dát prsty a nechat Docs proměnit vaše mluvená slova v text? Pokud má váš počítač mikrofon, stačí otevřít nabídku Nástroje a vybrat Hlasové psaní - nebo stisknout Ctrl-Shift-S (nebo Cmd-Shift-S) - a pak mluvit. Dokumenty využijí standardní systém společnosti Google pro převod textu na text, aby zjistili, co říkáte (většinou), a umístili jej na stránku. Funkce Voice-to-Text aplikace Docs navíc umožňuje mluvit příkazy pro běžné formy interpunkce a formátování odstavců. Můžete říci věci, jako je tečka, čárka, otazník, nebo dát pokyny, jako je nový řádek nebo nový odstavec. Pokud si chcete přestávku, řekněte zastavit poslech a poté pokračujte, až budete připraveni pokračovat.

Edgar Suppes, Grailify: historie verzí ukazuje, které části byly upraveny

Zde je můj oblíbený tip pro Dokumenty Google:

Říká se tomu Historie verzí a tato malá funkce mi zachránila život už několikrát, už v minulosti. Chcete-li zobrazit funkci Historie verzí, musíte kliknout na Soubor a poté Historie verzí. Na pravé straně dokumentu se otevře panel a zobrazí se různé verze daného dokumentu. Kliknutím na libovolnou starší verzi můžete dokonce zobrazit, které části souboru doc ​​byly upraveny.

Flynn Zaiger, Scottsdale SEO Optimists: Rovnice využívají připojení k jiným datovým nástrojům

Mnoho lidí považuje Dokumenty Google za jednoduše online sadu  Microsoft Office   Suite, ale existuje mnoho nástrojů, vzorců a funkcí, které jsou k dispozici pouze proto, že je online, a to jsou některé z těch, které z něj činí mnohem výhodnější nástroj pro podnikání majitel k použití. Některé z mých oblíbených funkcí jsou rovnice ImportRange a ImportData, protože konkrétně využívají připojení k jiným datovým nástrojům nebo pracovním listům. ImportRange je skvělý pro propojení nejen různých listů, ale celých pracovních prostorů. Jste schopni začlenit data z jiných souborů Microsoft Sheets, což vám umožňuje vypočítat určité kousky a přitom omezit přístup k ostatním. ImportData a ImportXML, na druhé straně, vám umožní využívat informace z jakéhokoli souboru .CSV, který otevírá vaše datové tabulky, aby vám umožnil používat širokou škálu informací, které jsou dostupné v běžně používaném formátu online. A konečně, pro ty, kteří potřebují data, která nejsou úhledně naformátována do souboru .CSV nebo .XML, můžete využít ImportHTML, který vám umožní vložit jakýkoli web do vašich pracovních listů.

Jason Parks, Kapitán médií: sdílení dokumentů bez přihlášení

Doporučuji využívat GSuite pro firmy.

Naše agentura má s klienty spoustu záležitostí ke schválení projektů.

Jednoduše sdílením dokumentu Google nebo listu Google naši klienti snadno získají přístup, aniž by se museli přihlásit k účtu Gmail.

Náklady na naši agenturu (15 lidí) se pohybují kolem 8,50 $ na uživatele měsíčně, ale rozhodně to stálo za investici a zjednodušilo komunikaci.

Isaac Hammelburger, Search Pros: více zaměstnanců může upravovat stejný dokument v reálném čase

Dokumenty Google jsou jedním z nástrojů, které usnadňují práci na dálku pro všechny. V dokumentech Google jsou možnosti nekonečné. To je dnes velmi užitečné, protože většina zaměstnanců začala pracovat z bezpečí svých domovů. To lze použít k úzké spolupráci i na dálku. Dokumenty Google je nástroj, ve kterém více zaměstnanců může upravovat stejný dokument v reálném čase. Je to jen otázka sdílení dokumentu se svými spolupracovníky a jeho úpravy. Je to mnohem snazší, protože pracujete na stejném dokumentu a nemusíte kompilovat různé dokumenty, abyste vytvořili jeden sjednocený dokument. Šetří také čas, protože na dokumentu můžete pracovat současně, místo aby jste předávali dokument od jedné osoby druhé. Rozhodně doporučuji týmům, aby tento nástroj používaly k efektivnějšímu pracovnímu postupu.

Riley Adams, Young and the Invested: zkracuje dobu realizace projektu

Jako finanční analytik bydlím v Dokumentech, Tabulkách a Prezentacích Google. Software umožňuje výkonné funkce spolupráce tím, že se více členů týmu a partneři účastní vytváření souborů současně.

Pokud lze shromáždit vstupy všech osob současně, dramaticky to zkracuje časy realizace projektu a také chrání před duplicitou verzí nebo chybějícími úpravami a návrhy. Tím, že se tím všem vyhnete a spolupracujete v těchto dokumentech Google, mohou týmy dosáhnout více za kratší dobu, což má za následek vyšší návratnost investic pro společnost a také větší obratnost při reagování na potřeby zákazníků.

Logan Burwell, Tech: Recenze a novinky: Systémy Google spolupracují tak hladce

Protože za účelem psaní blogu musím psát téměř každý den, používám Dokumenty Google každý den! Když píšu první koncept blogu, vždy jej nejprve napíšu do Dokumentů Google. Na Google dokumenty můžete psát cokoli snadno a navíc je pro mě velmi snadné vkládat a upravovat odkazy, které vkládám do svých článků. Dokumenty Google mají extrémně dobrý systém kontroly pravopisu, který mě často chytí, když hláskuji něco špatně nebo používám nesprávnou gramatiku. Líbí se mi, jak Google dokumenty všechno usnadňuje, a pokud jde o psaní, je to určitě moje číslo jedna.

Dokumenty Google používám nejen pro svou firmu, ale také používám jiné aplikace v rodině Google. Jednou z dalších aplikací Google, které používám kromě Dokumentů, jsou Tabulky Google. Pro svůj web mohu vytvořit tabulku nákladů, příjmů a statistik. Všechny systémy Google spolupracují tak hladce, že je to opravdu jediná věc, kterou potřebuji.