34 Google Docs-tip til at øge din kontorproduktivitet

Et af de mest anvendte værktøjer til at arbejde derhjemme og til at dele dokumenter med andre mennesker, Google Docs er ikke en væsentlig del af mange forskellige typer arbejde, der udføres på en computer, og har næsten erstattet standardkontorprogrammer, der er installeret på computeren.

Start med en  Gmail-konto   eller endda uden, de forskellige Google-apps giver dig mulighed for at oprette online uden installeret software, avancerede tekstdokumenter med Google Dokumenter, regneark med Google Sheets, præsentationer med Google Slides, formularer med Google Formularer og mere!

Ved hjælp af et par eksperter til brug af Google-apps, og især Google Dokumenter, skal du bruge det til mere end simpelt som et Google-notepad online og kan gå så langt som at styre en hel virksomhed og dine samarbejdspartnere med online Google-pakke.

Fra versionhistorik til avancerede funktioner spurgte vi samfundet, hvad er deres tip til at få mest muligt ud af Google Dokumenter. Her er deres svar.

Bruger du Google Dokumenter til at håndtere forretningsdokumenter? Har du et godt tip til at bruge dem til kontorproduktivitet? Har du brugt samarbejdsfunktionaliteterne med succes?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: ingen grund til at gemme et kladde og sende igen til alle

Jeg bruger Google Dokumenter til at håndtere forretningsdokumenter dagligt. For at samarbejde med dem på mit team vælger vi indstillinger, der tillader dem på vores team at redigere. I højre øverste hjørne er en blå deling -knap. Klik på det, gå derefter til avancerede indstillinger, og vælg, hvem der kan åbne dokumentet. Vælg derefter fra rullemenuen kan redigere.

Når teamet har adgang, bruger de funktionen “kommentarer” til at stille spørgsmål eller tilføje information. Teammedlemmer kan også foretage redigeringer eller komme med forslag til redigeringer.

Det er praktisk og produktivt at bruge Google Docs til samarbejde, fordi alle i teamet kan have realtidsadgang. Det er ikke nødvendigt at gemme et udkast og sende det til alle igen. De kan bare fortsætte med at tjekke tilbage med originaldokumentet, når det udvikler sig.

Stacy Caprio, vækstmarkedsføring: skriv og research uden at forlade dokumentet med Explore

Et tip til brug af Google Dokumenter er, at du kan skrive og undersøge uden at forlade dokumentet, når du bruger Udforsk-funktionen. Funktionen Explore giver dig mulighed for at søge og udforske Google efter forskning og svar, mens du skriver på samme tid, så du ikke behøver at spilde tid på at ændre faner eller klikke ud af din Google Doc, mens du skriver.

James Canzanella, Isolerede marketingnætter: har mapper baseret på emner

Jeg har brugt Google Dokumenter til at håndtere forretningsdokumenter i mange år nu, og jeg anbefaler, at du opbevarer meget pæne mapper af alle dine filer. Over tid kan filer begynde at hældes op, og du ønsker ikke at bruge for meget tid på at lede efter dine specifikke filer. Jeg anbefaler at have mapper baseret på emner. For eksempel kan det være udgifter, indtægter, forretningsplaner eller hvad det ellers måtte være.

Efterhånden som tiden går, kan du derefter tilføje nye filer for de foregående år i betragtning af at du ikke får adgang til dem så meget. Men hvis du stadig har brug for adgang til dem? Du vil altid vide, hvor du skal se. Selvom det at være pænt og organiseret kan lyde som et grundlæggende tip, bliver det meget vigtigere, efterhånden som filerne og dokumenterne begynder at høres op.

Calloway Cook, Illuminate Labs: lad kun personer uden for organisationen se

Sørg for at ændre adgangsindstillingerne, hvis du deler et dokument med folk uden for din organisation. Det er almindeligt, at folk, der er mindre bekendt med Google Dokumenter og delt samarbejdssoftware, foretager direkte redigeringer af et dokument, som du generelt ikke ønsker.

Vi har en tendens til at begrænse adgangen til vores virksomhedsdokumenter til kun at se eller kun i visse tilfælde kun kommentere. For noget som et investor-pitch deck, er det fornuftigt at kun lade folk uden for organisationen se, fordi det dæk bliver genbrugt og sendt til andre potentielle investorer.

Vincent Lee, forfatter: inviterer hold til input

Som en del af min proces inden for brand udvikling for klienter, starter jeg med at opbygge deres brand historie. Google Doc er min go-to til registrering af oplysninger, og efter behov inviterer jeg mit team til input enten ved at give dem redigering eller kommentere kapacitet. Husk at vælge funktionen “Forslag” under redigering, så den originale tekst bevares. Kommentar er mere nyttigt, hvis du bare har brug for feedback, ikke redigeringer. Et specifikt afsnit kan fremhæves, og du kan tildele en anmodning om kommentar til en bestemt person (via deres e-mail-adresse). Kommentarfunktionen er også en god måde at spore beslutninger, der fører til den endelige version i dokumentet.

Google Doc er også nyttigt, når jeg skriver min kommende bog. Jeg er i stand til at invitere min redaktør til at dyrke indholdet og ved hjælp af kommenteringsværktøjet kan hun rådgive om en retningsændring eller idé. Og når jeg forbereder det endelige manuskript, er jeg i stand til at generere en indholdsfortegnelse automatisk ved blot at formatere kapitletitlerne som en overskrift. Ordtællingsfunktionen er også et godt værktøj, da jeg har brug for at holde længden på hvert kapitel den samme.

Dan Bailey, WikiLawn: lær historiefunktionen og løs kommentarer

Mine bedste tip til brug af Google Dokumenter samarbejder involverer at lære historiefunktionen og have en slags proces for hvem der kommenterer / redigerer hvornår. I historik kan du se en oversigt over, hvad der er ændret, og rulle alle ændringer tilbage. Dette er afgørende, hvis nogen ændrer noget, der skal vendes, eller hvis du vil se, hvad en individuel medarbejder har bidraget med.

Hvis du klikker på Alle ændringer, der er gemt i Drev, åbnes der en visning, der viser de nylige ændringer. De er farvekodede, så du kan se, hvem der gjorde hvad. Klik bare på det for at få en bedre oversigt i dokumentet, og vend tilbage, hvis du har brug for det.

Med hensyn til redigeringer og kommentarer skal du udtænke en arbejdsgang, så folk ikke springer over hinanden. Hvis en person tegner et dokument, skal du gå til en anden for at gøre et højt niveau igen. Send det derefter tilbage til skuffen, lad dem foretage ændringer og send det ned ad linjen for mere kritisk analyse. Løs kommentarer, der behandles, og lad enhver, du stadig har spørgsmål til, overlade.

Dette skal holde tingene glidende.

Josephine Ison, Begivenhedsunderholdere: ned til minutplanlægningen med Google Dokumenter

Som et talent- / kunstnerbookingsagentur er * Google Dokumenter en central rolle i, hvordan vi holder vores team informeret på en friktionsfri måde. * Størstedelen af ​​vores bookinger er livebegivenheder, og disse kræver tidsbegrænset planlægning. Det er her G-Docs er praktisk. Et live-dokument deles til alle involverede medlemmer, og hvis der foretages revisioner af tidspunkter og krav, skubbes disse underretninger direkte til dem via e-mail-meddelelser. Dette reducerer kraftigt yderligere administrativ indsats og gør vores kommunikation ren og klar.

Sherese Patton, SLP Medierelationer: Lav et PDF-dokument, før du sender det over

Som publicist og PR-konsulent er jeg altid på farten. undertiden er det nødvendigt for mig at have min bærbare computer mest af tiden og oprette en arbejdsstation, hvis pladsen tillader det. Så det at være i stand til at have adgang til kontraktfiler er ekstremt nyttigt og vigtigt. Jeg bruger Google Docs ganske ofte til min kontraktoprettelse og til mit spørgeskema til at ombordstille nye klienter. Fordi du kan få adgang til Google hvor som helst, og jeg mener overalt, gør det så meget lettere og så mindre stressende, når du kan fortsætte med at arbejde på dine dokumenter og nemt dele dem.

Det bedste tip, jeg kan give, er at bruge denne app til kontraktforslag. Når du er færdig med dokumentet, kan du nemt dele det med den person, du opretter dokumentet til. Den ene ting, jeg vil anbefale, er at gøre det til et PDF-dokument, før det sendes over, da du ikke ønsker, at klienten foretager ændringer til det, som du ikke er opmærksom på. Når du deler dokumenter med dit team, vil jeg dog foretage korrektionerne i en anden farve. på den måde ved du, hvornår der er foretaget korrektioner. Jeg har samarbejdet med andre PR-proffere, og vi fandt, at det var den bedste vej at have udpegede farver. Dette værktøj er fantastisk og har virkelig været en lfiesaver!

James McGrath, Yoreevo: Brug Forslagsværktøj til at underrette dokumentets ejer

En funktion, som vi synes er yderst hjælpsom, men som er let at gå glip af, er at foreslå. Det kan findes øverst til højre. Normalt vælges Redigering, men hvis du klikker på den og vælger Foreslå, forbliver eventuelle ændringer foretaget både den originale tekst og den nye tekst på siden. En tilsvarende boble til højre på siden oprettes, der fremhæver forslaget.

Når disse forslag fremsættes, bliver dokumentets ejer underrettet, og de kan acceptere eller afvise ændringerne. Hvis de accepteres, anvendes redigeringen. Hvis de afvises, vender dokumentet tilbage til dets oprindelige form.

Hvert forslag kan evalueres uafhængigt.

Denne funktion er virkelig nyttig, fordi det dybest set er en omdirigeret version af dit dokument, som du nemt kan evaluere.

Rafa, Homeschool Spanish Academy: lær nogle nyttige genveje

Vi bruger Google Dokumenter til at administrere hvert blogindlæg for at sikre, at det er klar til at offentliggøre. Da vi har arbejdet eksternt i lang tid, har kommentarfunktionen vist sig at være meget nyttig til at fremme diskussioner mellem forfattere og redaktører. Funktionen lader os ikke kun arbejde i vores eget tempo, men det efterlader også en skriftlig oversigt over hele redigeringsprocessen, så ord ikke forbliver i luften.

En anden måde at øge produktiviteten gennem Google Docs er at lære nogle nyttige genveje. Som forfatter er genveje som ordtælling (CTRL + SHIFT + C) og introduktion af overskrifter (CTRL + ALT + 2) en fantastisk måde at gøre skrivning til en effektiv og behagelig oplevelse. Hvis du organiserer dit dokument med overskrifter, giver det dig også mulighed for hurtigt at navigere gennem titlerne via sidepanelet til venstre for dokumentet. Dette gør det nemt at gå gennem store dokumenter!

Ahmed Mir, Nature and Bloom: Opret delbare links, kommenter og brug overskrifter

Jeg er grundlæggeren af ​​en e-handels- og tilknyttet virksomhed, som jeg ofte arbejder med freelance-forfattere og -redaktører via Google Docs.

Som jeg har nogle tilknyttede tip til produktivitet for online virksomheder som min:

• Opret delbare links til dokumenter, der skal videregives til din forfatter, som derefter kan kontrolleres af din redaktør og SEO-team i realtid. Du kan justere tilladelserne for at tillade bestemte brugere at redigere / skrivebeskyttet eller tillade, at alle med linket kan redigere efter behov.
• Hvis dokumentet har brug for omarbejdning for at tilføje kommentarer til specifikke teammedlemmer ved at bruge kommentaren @ funktionaliteten, skubber dette teammedlem automatisk via e-mail til din feedback!
• Brug overskrifterne til at opdele dokumenter i SEO-klare formater, der er klar til at indsætte direkte på dit websted uden justering.

Marc Bromhall, Begynder Surf Gear: send e-mails direkte fra et regneark

Vi har brugt Google Suite i over 4 år nu til at styre vores forretning. En af de smukkeste funktioner, vi har opdaget for at øge produktiviteten, er at sende e-mails direkte fra et regneark. Dette er et godt værktøj til projektledere eller teamledere, der konstant kommunikerer med flere medlemmer af et team. Lad os sige, at du lige har samlet et møde, og at der var flere handlingspunkter på mødet, der skal delegeres til forskellige teammedlemmer. I stedet for at e-maile alle disse mennesker separat, kan du bruge Google-ark til at notere, hvem der skal gøre hvad.

I den første kolonne lægger du deres e-mail, og i den anden kolonne er notatet om, hvad de skal gøre. Efter mødet er slut, og arket er afsluttet, skal du blot kopiere og indsætte en kode i Google Script Editor, som du kan finde under fanen Værktøjer i Google Ark. Når koden er indsat i, skal du blot klikke på send e-mails øverst på siden og på få sekunder vil alle dine teammedlemmer blive sendt deres individuelle meddelelser. Vi finder ud af, at dette værktøj har sparet os enorm tid over tid gennem årene, og det er en af ​​de mange funktioner, vi elsker om Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Nepal Trek Hub Pvt.Ltd: eksport i forskellige formater og print

Jeg har brugt google-dokumenter siden sidste år. Det er den mest fantastiske ting for mig fra Google efter Gmail. Jeg har også brugt Google Sheet. Jeg synes, for erhvervslivet er det meget godt at bruge google-dokumenter sammenlignet med Microsoft-dokumenter. Du har forskellige muligheder, som du kan dele og redigere dokumenter på én gang, og flere kan redigere det og nemt tage de endelige versioner af hvert dokument. Det sparer medarbejdernes tid. Alle de ting, du kan gøre fra Microsoft word, som du kan gøre fra Google Docs. Dette dokument forbliver også tilbage på Google Drev, hvis du ikke kan lide at placere det her, kan du også eksportere i forskellige formater, f.eks. Word-fil, PDF-fil eller andre udvidelser. Hvis du vil have udskriften, så kan du direkte trykke herfra, hvad har du mere brug for mere end dette? Jeg kan godt lide grammatikcheckmulighederne. Du kan skrive meget gode sætninger ved hjælp af denne Google Dokumenter. Jeg skriver endda mine e-mails via Google Dokumenter og sender dem derefter igennem. Jeg tror, ​​jeg har brugt det meste af funktionaliteten. Hvis det bliver tilbage, lærer jeg det snart, fordi jeg bruger det 2-3 timer hver dag. Jeg ser også manglen på, at Google Dokumenter ikke tæller ordene og tegnene.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: næv holdmedlemmer for at få dem underrettet

Jeg har brugt Google Docs i mange år. Dette værktøj giver dig mulighed for at oprette og dele filer meget let. Google Dokumenter giver også absolut kontrol, da adgang til delte filer kan begrænses til visning, kommentering eller redigering.

Nogle af produktivitetstips fra Google Docs inkluderer:

• Nævn teammedlemmer i en kommentar til et dokument for at sikre, at de bliver underrettet om kommentaren.
• Føj firma Jargon til ordbogen
• Brug bogmærker til at navigere i lange dokumenter

Ken Eulo, Smith & Eulo Advokatfirma: forstår redigeringsrettighederne, når du deler en invitation

Når du samarbejder med ansatte i din virksomhed om Google Docs, skal du forstå redigeringstilladelserne, når du deler en invitation. 90% af den tid, vi har haft problemer med at samarbejde om Google-dokumenter, skyldes, at afsenderen ikke valgte tillad nogen med linket til at redigere. Dette er en hurtig løsning og tager kun et sekund, så sørg for at vælge denne indstilling, hvis du ønsker, at den modtagende part skal kunne redigere dokumentet. Hvis du dog kun ønsker at sende et dokument til festen, så de kan se det, skal du lade redigeringstilladelsen være kan se. Der er en tredje tilladelse, kan kommentere, som giver den modtagende part mulighed for at kommentere dokumentet. Denne tilladelse er nyttig, når du sender dokumentet til en klient til feedback eller til en overordnet til gennemgang.

Norhanie Pangulima, SIA Virksomheder: brug gemt versionhistorik og stemmetype

Google Docs er en af ​​de Google-apps, som jeg altid bruger i mine skriveopgaver. Konceptet med at bruge  Microsoft Word   online via Google Docs er meget nyttigt for mig, især at nogle gange blev mine redigeringer ikke gemt, og ændringerne gik tabt, når der er strømstop, eller jeg ved et uheld forlader programmet. Denne app har adskillige funktioner, som de fleste ikke kender. Den ene er, at denne app tillader 200 samtidige seere ad gangen i et dokument.

Det er et af de bedste værktøjer til teamsamarbejde.

Her er to flere nyttige funktioner i Google Dokumenter og tip til, hvordan du bruger dem:

• 1. Gemt version Historik. Google Dokumenter gemmer automatisk hver redigering, der er foretaget. Ved at klikke på Fil-menuen kan du se Versionshistorik og spore ændringer foretaget i dokumentet og den bruger, der har lavet det.
• 2. Stemmestyring. Denne funktion er meget nyttig, når du skriver noter, og hvis du bare vil fokusere på at skrive, hvad der kommer til dit sind og bare redigere senere. Med Google Dokumenter kan du indtaste ord, du siger som et diktat. For at bruge dette skal du klikke på Værktøjer og derefter på Stemmetype.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: Brug tabulatortasten til automatisk at vælge formler

Mange mennesker kæmper med at bruge Excel i Google Docs, da det kan være forvirrende at lære at bruge alle dets funktioner. Især med hensyn til formler, som er et mareridt for de fleste af os ikke-økonomiske typer. Selvom jeg ikke kunne lide at lære Excel, er det et af disse nødvendige kompetencer, som vi kan anvende til mange facetter af vores arbejde og hverdag for at holde tingene organiserede.

Her er mit yndlings tip til at spare tid med Excel-formler, som mange mennesker har tendens til at kæmpe med. Så hvad du vil gøre er at bruge fanetasten, som giver dig mulighed for automatisk at vælge formlerne. På denne måde behøver du ikke spilde tid på at skrive dem ud fuldt ud hver gang. Når du begynder at udfylde det, udfylder feltet en liste over forslag fra Excel. Så skal du bare flytte din piltast op eller ned for at vælge din formel, trykke på Enter og gjort.

Hvis der er et problem med nogen af ​​formlerne, kan du hurtigt debugge den ved at vælge formlen og derefter trykke på F2. Derefter kan du cykle gennem dele af formlen ved at holde Skift og trykke på venstre pil. F9 viser den endelige beregning af formlen, hvorefter du kan ramme Esc for at beholde formlen eller indtaste for at bevare værdien.

Polly Kay, engelske persienner: spore arbejde tilbage til sin oprindelige forfatter

Vi bruger Google Dokumenter til samarbejde med freelancere og tredjepartsentreprenører, som vi ikke ønsker at give adgang til vores egne dokumentdrev eller virksomhedens intranet, hverken på grund af sikkerhedsmæssige problemer eller fordi det simpelthen er hurtigere og mere effektivt i denne sammenhæng komme på arbejde via Google Drev.

Da stort set alle har en Google-konto alligevel, og delingsindstillingerne for individuelle mapper kan være så fint indstillede, gør dette det muligt for os at overføre ejerskab af filer, sortere arbejde fra flere entreprenører på samme sted, redigere og revidere indhold og spore arbejde tilbage til dets originale forfatter længe efter begivenheden.

Det har også vist sig nyttigt for freelancere og entreprenører, vi arbejder med, da de derefter kan administrere mapper til flere forskellige projekter eller klienter alle på samme sted, opdele og tildele tilladelser efter behov uden at risikere sikkerhed, integritet eller fortrolighed af deres andre klienters indhold.

Esther Meyer, Grooms Shop: prøv stemmetype, indstil tilladelser, brug stavekontrol

Jeg har brugt Google Dokumenter i et stykke tid nu. Måske det drejer sig om erhvervsmæssige eller personlige dokumenter, det er meget praktisk, hvorfor det er min anvendelse, jeg vælger. Det er meget lettere at bruge mit fjernarbejde ved at bruge Google Docs. Jeg har et eksternt team, som jeg arbejder med, og det er normalt for os at samarbejde, og det er grunden til, at Google Dokumenter er en gave fra os.

Her er mine bedste tip til effektiv brug af google-dokumenter:

• 1. Prøv en stemmetastatur. Hvis du er den type person, der tænker hurtigere, end du skriver, kan dette være en fantastisk funktion for dig. Brug Ctrl + Shift + S til at starte funktionen og tal derefter væk. Se, mens Google gør det, du skriver for dig. Vær dog forberedt på at foretage en vis redigering, da dette muligvis ikke altid får ordene rigtigt, hvad så ikke mindre format.
• 2. Indstil tilladelser korrekt. Når du deler dine dokumenter, skal du sørge for, at den adgang, du giver brugerne, passer til deres behov. Du kan vælge, at de skal redigere, se eller kommentere.
• 3. Fantastisk stavekontrol. Google Docs har en intelligent stave- og grammatikontrol. Din skrivning kan ikke være dårlig med dette værktøj, da det fanger fejl nøjagtigt for det meste. Grammatik er meget vigtig, når det kommer til karrierer, da fagfolk, der ikke nåede frem til en stilling på direktørniveau inden for de første 10 år af deres karriere, gjorde 2,5 gange så mange grammatikfejl som deres kolleger på direktørniveau.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: brug genveje og indbyggede funktioner

Jeg kan virkelig lide at arbejde med Google-ark, hvilket er fantastisk, fordi mit arbejde er tæt forbundet med Google-dokumenter. Så at lære alt om genveje er et must for folk som mig. Google arkgenveje sparer gradvis min tid og giver mig mulighed for at fokusere på mere vitale problemer. Mine foretrukne kommandoer er imidlertid Ctrl plus semikolon-nøgle (til indsættelse af den aktuelle dato), Ctrl plus sideUp / pageDown (til at flytte mellem arkene), Ctrl plus Shift plus V (kun til at indsætte almindelig tekst), og meget mere, som jeg konstant bruger .

Men det bedste tip, mens du arbejder med Google-ark, som jeg kunne dele med dig - er at bruge funktioner. De er virkelig fantastiske og hjælper med at give imponerende resultater. For eksempel bruger jeg normalt = REGEXEXTRACT-funktionen til at hente domænet fra en URL og denne = VLOOKUP for at finde dataene (hvis nogen - sand / falsk) i et andet ark. Og selvfølgelig = UNIK-formlen.

Der er en nem måde at indikere duplikaterne ved hjælp af UNIK-funktionen. Grundlæggende ser UNIQUE-formlen på et interval og trækker alle de unikke værdier ud af det. Det er fordelagtigt for dem, der ønsker at fremskynde deres arbejdsgang med at arbejde med en betydelig mængde data. For eksempel, når jeg har en lang række potentielle muligheder genereret fra forskellige kilder, lægger den gentagne data til side, som effektivt bremser tingene. Så hvis det ikke var til UNIQUE-funktionen, ville jeg sandsynligvis bruge meget mere tid på at gennemgå muligheder (nøgleord, websteder, e-mails) end jeg gør nu. Og det bedre ved denne funktion er, at den fungerer til både tal og tekster.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: oversæt dokumenter direkte i Google Dokumenter

Da jeg normalt samarbejder med en masse mennesker, bruger jeg kommentarer meget. Da det er meget let at foretage ændringer i Google Dokumenter, bemærker folk muligvis ikke alt til tiden. Derfor pinger jeg altid folk i en kommentar og sørger for, at vi er enige om alle ændringerne, før jeg rent faktisk foretager dem. Nogle gange føler jeg, at jeg har en meget livlig chat inden for et dokument. Dette hjælper mig dog med at bevare alle oplysningerne ét sted.

Nogle gange er jeg nødt til at oversætte dokumenter til andre sprog. Jeg kan godt lide at jeg nu kan gøre det direkte i Google Dokumenter under menuen 'Værktøjer'. Heldigvis har jeg normalt brug for et par andre sprog, så denne oversættelse viser sig at være ganske god. Jeg har en redaktør, der blot kontrollerer oversættelsen, hvilket sparer en masse tid.

Jeff McLean, McLean Company: Google Docs har en gratis app til at samarbejde overalt

Vi samarbejder om Google-dokumenter for alt fra blogindlæg til e-mail-skabeloner. Google Dokumenter er det nemmeste værktøj til at dele indhold med dit team og effektivt arbejde sammen med projektet. Mange mennesker er ikke opmærksomme på, at Google Docs har en gratis app, så du kan samarbejde med dit team overalt, hvor du har celledata! Appen er ekstremt brugervenlig, og jeg har ikke fundet nogen funktionsbegrænsninger i appen, der adskiller sig fra skrivebordsversionen. Sørg for kun at dele Google Doc med vigtigt personale, for hvis du har for mange medlemmer, der redigerer dokumentet på samme tid, bliver tingene en smule rodede. For at bekæmpe dette sender jeg normalt Google Doc til hvert medlem individuelt på separate tidspunkter, så de kan foretage alle redigeringer, de ønsker, til dokumentet uden afbrydelse.

Julie Singh, TripOutside: kun til visning for udfyldte dokumenter, redigering for andre

Vi bruger ofte Google Docs til at dele projekter, ideer, initiativer og leverancer med vores fjernteam. Det er meget vigtigt for vores forretning at dele dokumenter med dem i realtid og give dem mulighed for at se og redigere vores dokumenter, og det er nu gjort så meget lettere med Google Dokumenter. Vi kan oprette dokumenter og regneark, som vores team også kan få adgang til, tilføje instruktioner og nemt gennemgå afsluttet arbejde. Vi bruger funktionalitet for deling af link til både visning kun for færdige dokumenter og redigering af adgang til de dokumenter, der er under behandling og skal opdateres af andre teammedlemmer.

Google Docs er et vigtigt samarbejdsværktøj i vores forretning!

George Hammerton, Hammerton Barbados: vær klar, når et dokument er komplet eller ej

Jeg administrerer en lille virksomhed, der består af mennesker, der elsker at rejse til arbejde og for fornøjelse, der rutinemæssigt flyver mellem Storbritannien og Barbados især men tilbringer størstedelen af ​​året med vores teams i forskellige dele af verden en dag end de var før - Dette udgør nogle unikke teknologiudfordringer.

Da vi lige var kommet i gang, og der var to af os, brugte vi kontorpakken og Dropbox, men efterhånden som virksomheden voksede, blev spillet 'er du i dette dokument' kvalt for virksomheden, besluttede vi, at vi havde brug for værktøjer, der gjorde det muligt for os at samarbejde uden uden at tænke over det. Vi var nødt til at skifte til en samarbejdspositiv pakke, og til det gik vi med den ubestridte konge af samarbejde for fjernteam, og det var Google Docs.

Nu bruger vi Google Docs til næsten alt, og mens det har været vidunderligt at fjerne friktionen, fjerner vi behovet for at vente på din tur til at opdatere et regneark. I disse dage består vores bærbare kontor af iPhones, MacBooks, Google Suite og en webbrowser. Med et simpelt sæt af de rigtige værktøjer kan vi nu arbejde hvor som helst og sammen.

Mit nummer et tip ville være at være klart, når et dokument er et igangværende arbejde, og når det er færdigt - du ønsker ikke, at en andens uafsluttede redigeringer skal dukke op i et dokument, ligesom du eksporterer det til offentliggørelse.

Md Mohsin Ansari, Troop Messenger: gå tilbage og hent gamle filer, som du har slettet

Google Drive har sin egen måde at håndtere versionskontrol på, som giver dig mulighed for at gå tilbage og hente gamle filer, som du har slettet eller ældre versioner af en fil. Den måde, Google Drive behandler versionskontrol på, er, at det gemmer op til 100 revisioner af et dokument eller 30 dages versioner pr. Dokument, der tæller med dit samlede lagringsgodtgørelse. Papirkurvmappen bruges til at gemme slettede filer, og hvis papirkurven er slettet, er filerne forsvundet for evigt.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: Brug Google Docs med væven til at dele skærmposter

At have mine eksterne teams bruge Google Docs har bidraget til øget produktivitet. Fra den feedback, jeg har fået fra dem, er kommentar- og forslagsfunktionerne effektive måder at samarbejde på, især blandt teams i forskellige tidszoner. Flere brugere kan redigere i realtid og samtidig. Plus, alle kan have adgang til filer i skylagring.

Udnyttelse af Google Dokumenter mindsker forsinket arbejdskoordinering blandt dine teams, især eksterne.

Ud over kommentarerne og forslagets funktionaliteter i Google Dokumenter er en af ​​mine bedste fremgangsmåder at bruge Google Dokumenter med Loom. Jeg registrerer mig selv og min skærm og taler om en bestemt fil og snakker mine medarbejdere gennem den. Dette sparer en masse tid på at forklare uden behov for lange e-mails eller chatbeskeder.

Brug af Google Dokumenter overbygger kløften ved ikke at være sammen som et team.

Will Bachman, Umbrex: oprette interviewnotater på Google Slides

Vores team bruger aktivt Google Docs til en bred vifte af opgaver, der kræver samarbejde eller realtidsadgang til den nyeste version.

På projekter, der involverer intervieweksperter, opretter for eksempel et teammedlem interviewnotater i Google Slides. Vi deler dette Google Slides-dokument med vores klient, så alle i realtid kan se de nyeste indsigter, vi indsamler - ingen behøver at vente på en ugentlig fremskridtsanmeldelse.

Vi er i øjeblikket i de sidste faser med at skabe et kursus i, hvordan man opretter din egen konsulentpraksis. Kurset inkluderer 90 kort videoer og mere end to dusin downloadbare værktøjer og skabeloner. Vi bruger et Google Sheet til at koordinere indsatsen for dette projekt. Vi har delt adgang med videoredigeringsprogrammet, webstededitoren og kursusskaberen, så alle kan opdatere status i realtid, når den første udkast til redigering af en video er afsluttet, når feedback gives, når det endelige udkast til video har blev sendt tilbage, og når videoen er føjet til webstedet.

Nikola Baldikov, Brosix: lad Docs gøre dine talte ord til tekst

Da vi nu går ind i tidspunktet for intens stemmesøgning, er der nogle tricks om Google Dokumenter, som du måske er nysgerrig efter at finde ud af. Vidste du, at du kan give fingrene en pause og lade Docs gøre dine talte ord til tekst? Så længe din computer har en mikrofon, er alt hvad du skal gøre at åbne menuen Funktioner og vælge Stemmestyring - eller tryk på Ctrl-Shift-S (eller Cmd-Shift-S) - og derefter tale væk. Dokumenter vil bruge Googles standard-tale-til-tekst-system til at finde ud af, hvad du siger (for det meste alligevel) og placere det på siden. Hvad mere er, Docs 'tale-til-tekst-funktion giver dig også mulighed for at tale kommandoer til almindelige former for tegnsætning og afsnitformatering. Du kan sige ting som periode, komma og spørgsmålstegn eller give instruktioner som ny linje eller nyt afsnit. Hvis du vil tage en pause, skal du sige, stop med at lytte og sige derefter genoptage, når du er klar til at fortsætte.

Edgar Suppes, Grailify: versionhistorik viser, hvilke dele der er redigeret

Her er mit foretrukne tip til Google Dokumenter:

Det kaldes Versionshistorie, og denne lille funktion reddede mit liv et par gange allerede i fortiden. For at se funktionen Versionshistorik skal du klikke på Fil og derefter Versionshistorik. Et panel åbnes i højre side af dokumentet og viser forskellige versioner af det specifikke dokument. Ved at klikke på en hvilken som helst ældre version kan du endda se, hvilke dele af doc-filen er blevet redigeret.

Flynn Zaiger, Scottsdale SEO Optimister: ligninger bruger forbindelsen til andre data værktøjer

Mange mennesker behandler Google Docs som blot en online  Microsoft Office   Suite, men der er mange værktøjer, formler og funktioner, der kun er tilgængelige, fordi det er online, og det er nogle af dem, der kan gøre det til et langt mere fordelagtigt værktøj for en virksomhed ejer at bruge. Nogle af mine yndlingsfunktioner er ligningerne ImportRange og ImportData, fordi disse specifikt bruger tilslutning til andre dataværktøjer eller arbejdsark. ImportRange er fantastisk til at forbinde mellem ikke kun forskellige regneark, men hele arbejdsområder. Du er i stand til at inkorporere data fra andre Microsoft Sheets-filer, som giver dig mulighed for at beregne visse stykker, mens du stadig begrænser adgangen til andre. ImportData og ImportXML på den anden side giver dig mulighed for at bruge oplysningerne fra enhver .CSV-fil, der åbner dine datatabeller, så du kan bruge en lang række oplysninger, der er tilgængelige i et almindeligt anvendt format online. Endelig, for dem, der har brug for data, der ikke er pænt formateret til en .CSV- eller .XML-fil, kan du bruge ImportHTML, som giver dig mulighed for at bringe ethvert websted ind på dine regneark.

Jason Parks, mediekaptajnen: deling af dokumenter uden login

Jeg anbefaler at bruge GSuite til forretning.

Vores agentur har en masse frem og tilbage med kunder til godkendelse af projekter.

Ved blot at dele en Google Doc eller Google Sheet kan vores klienter nemt få adgang til dette uden at skulle logge ind på en Gmail-konto.

Omkostningerne for vores bureau (15 personer) er omkring $ 8,50 per bruger per måned, men det har bestemt været investeringen værd og har strømlinet kommunikationen.

Isaac Hammelburger, søgeforhold: flere ansatte kan redigere det samme dokument i realtid

Google Docs er et af værktøjerne, der gør fjernarbejdet lettere for enhver. I Google-dokumenter er mulighederne uendelige. Dette er mest nyttigt i dag, da de fleste medarbejdere er begyndt at arbejde fra sikkerhed i deres hjem. Derfor kan dette bruges til at arbejde tæt på afstand. Google-dokumenter er et værktøj, hvor flere ansatte kan redigere det samme dokument i realtid. Det er bare et spørgsmål om at dele et dokument til dine arbejdskammerater og gøre det redigerbart. Dette er meget lettere, da du arbejder på det samme dokument, og du behøver ikke at sammensætte forskellige dokumenter for at gøre et enkelt samlet. Det sparer også tid, da du kan arbejde på dokumentet på samme tid i stedet for at videregive et dokument fra en person til en anden. Jeg vil bestemt anbefale teams at bruge dette værktøj til at have en mere effektiv arbejdsgang.

Riley Adams, Young and the Invested: nedskæringer i projektets ledetider

Som finansanalytiker bor jeg i Google Dokumenter, Sheets and Slides. Softwaren giver mulighed for kraftfuld samarbejdsfunktionalitet ved at have flere teammedlemmer og partnere deltage i oprettelse af filer samtidig.

Når hver persons input kan samles på samme tid, reducerer dette dramatisk projekttider og beskytter også mod duplikering af version eller manglende redigeringer og forslag. Ved at undgå alle disse og arbejde sammen i disse Google-dokumenter, kan teams opnå mere på kortere tid, hvilket resulterer i større afkast af investeringen for virksomheden og også for større smidighed i at imødekomme kundernes behov.

Logan Burwell, Tech: Anmeldelser og nyheder: Google-systemer fungerer så problemfrit sammen

For for at skrive min blog, skal jeg skrive næsten hver dag, ender med at jeg bruger Google Dokumenter hver dag! Når jeg skriver et første udkast til en blog, skriver jeg det altid på Google Dokumenter først. I Google Dokumenter kan du skrive hvad som helst med lethed, plus det er ekstremt let for mig at indtaste og redigere alle links, som jeg lægger i mine artikler. Google Dokumenter har et ekstremt godt stavekontrol-system, der ofte fanger mig, hvis jeg stave noget forkert eller bruger forkert grammatik. Jeg elsker, hvordan Google Dokumenter gør alt så let, og det er bestemt mit nummer et valg, hvad angår skrivning.

Ikke kun bruger jeg Google Dokumenter til min virksomhed, men jeg bruger også andre applikationer i Google-familien. Et af de andre Google-applikationer, som jeg bruger udover Docs, er Google Sheets. Jeg kan lave et regneark for udgifter, indtægter og statistik til min hjemmeside. Alle Google-systemer fungerer så problemfrit sammen, at det virkelig er det eneste, jeg har brug for.