Excel: Tabelle als Datenüberprüfungsliste verwenden Dropdown-Liste

Datenvalidierung: So erstellen Sie eine Zelle zum Auswählen von Werten aus einem Dropdown-Menü

Das Erstellen einer Tabelle in MS Excel kann sehr frustrierend sein, wenn Sie dieselbe Eingabe immer wieder wiederholen.

Gleichzeitig ist es sehr praktisch, wenn Sie nur den Eingabeinhalt aus einer bestimmten Dropdown-Liste auswählen.

Mal sehen, wie man die Validierungsregel verwendet, eine Funktion, die dies ermöglicht.

Die folgende Tabelle ist eine Kostenliste einer Person. Das Datum, die Art der Ausgabe und der Wert werden jedes Mal eingegeben, wenn etwas Geld ausgegeben wird.

Stellen Sie anhand dieser Tabelle Spalte B so ein, dass die Kostenarten als Dropdown-Liste ausgewählt werden können, und zwar nur von dort aus, um zu vermeiden, dass sie jedes Mal eingerichtet werden, und um Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden.

Lösung 1: Erstellen Sie eine Liste durch direkte Eingabe

Beginnen wir mit der Auswahl der Zelle, für die wir die Dropdown-Liste festlegen möchten.

Wählen Sie in Excel auf der Registerkarte Daten die Option Datenüberprüfung aus. Diese wird möglicherweise nur als kleines Symbol angezeigt.

Zeigen Sie auf der Registerkarte Einstellungen die Dropdown-Option Zulassen an und wählen Sie die Option Liste. Auf diese Weise können Sie eine Liste zulässiger Werte für ausgewählte Datenzellen erstellen oder auswählen.

Geben Sie im Quellfeld einfach die Werte ein, die Sie zulassen möchten, getrennt durch ein Komma.

Bestätigen Sie einfach, indem Sie auf OK klicken, und Ihre Dropdown-Validierungsliste wurde für die ausgewählten Zellen erstellt.

Wenn Sie eine dieser Zellen auswählen, wird am Ende der Zelle ein Symbol angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird die Dropdown-Validierungsliste angezeigt, in der Sie den Wert auswählen können, der automatisch in die Zelle eingegeben werden soll direkte Eingabeliste.

Lösung 2: Wählen Sie einen Bereich vorhandener Werte aus

Anstatt die Werte manuell einzugeben, können Sie auch einen Bereich zulässiger Werte angeben, indem Sie eine Liste auswählen, die bereits in der Arbeitsmappe vorhanden ist.

Eine bewährte Methode zum Erstellen mehrerer Dropdown-Validierungslisten in Microsoft Excel besteht darin, über ein oder mehrere spezifische Blätter zu verfügen, die nur die verschiedenen Validierungslisten enthalten, damit Sie sie leichter finden und aktualisieren können.

Nachdem Sie Ihre Liste der zulässigen Werte erstellt haben, wählen Sie in unserem Beispiel auf demselben Arbeitsblatt, um den visuellen Zugriff zu erleichtern, die Zellen aus, für die die Datenüberprüfung erzwungen werden soll.

Öffnen Sie dann auf ähnliche Weise das Datenüberprüfungsmenü auf der Registerkarte Daten, wählen Sie den Listentyp im Dropdown-Menü aus und klicken Sie für die Quelle auf die Schaltfläche auf der rechten Seite des Felds, anstatt Ihre eigenen Werte einzugeben.

Sie werden zu Ihrem Arbeitsblatt weitergeleitet. Sie müssen lediglich auf die erste Zelle Ihrer Datenüberprüfungstabelle klicken, die Maus in die letzte Zelle mit einem der gültigen Werte bewegen, während Sie den Klick gedrückt halten, und den Klick loslassen Erst nachdem Sie die letzte Zelle der Datenüberprüfungswerte erreicht haben.

Die Werte, die Sie auf diese Weise ausgewählt haben, werden in Ihrer Datenüberprüfungsliste referenziert. Sie können Ihrer Datenüberprüfung einfach Werte hinzufügen oder diese entfernen, indem Sie diese Liste aktualisieren.

Legen Sie Datenüberprüfungseinträge auf einem anderen Blatt fest

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Um Ihre Arbeitsmappe besser zu organisieren, ist es möglicherweise einfacher, Ihre Datenüberprüfungslisten in einer bestimmten Arbeitsmappe zu erstellen, damit Sie sie leicht finden und darauf zugreifen können und sich nicht fragen müssen, wo sie festgelegt sind.

Platzieren Sie Ihre Daten dort, wählen Sie die Tabelle aus und verwenden Sie die Optionstabellen: Tabelle auf der Registerkarte Einfügen, um Ihre Werteliste in eine Tabelle umzuwandeln, die beim Hinzufügen oder Entfernen von Werten automatisch angepasst wird. Dies gilt auch für Ihre Datenüberprüfung.

Klicken Sie dann auf eine beliebige Stelle in Ihrer stilisierten Tabelle und geben Sie auf der Registerkarte Tabellendesign einen Tabellennamen ein.

Auf diese Weise können Sie auf diese Tabelle überall verweisen, auch in einer Datenüberprüfungsliste, indem Sie einfach den Tabellennamen anstelle des Bereichs eingeben!

So lassen Sie leere Zellen in einer Datenüberprüfungsliste zu

Wenn Sie leere Werte in einem Feld zulassen möchten, für das die Datenüberprüfung aktiviert ist, müssen Sie eine der Zellen auswählen, für die die Datenüberprüfung aktiviert ist, und zur Registerkarte Daten wechseln, um das Menü Datenüberprüfung zu öffnen (siehe oben, wo sich die Schaltfläche befindet ).

Stellen Sie dort sicher, dass die Option Ignorieren leer aktiviert ist, und klicken Sie auf Diese Änderungen auf alle anderen Zellen mit denselben Einstellungen anwenden, bevor Sie auf OK klicken.

Sie können dann eine Zelle leeren, indem Sie sie auswählen und Inhalte entfernen, ohne eine Fehlermeldung zu erhalten, die angibt, dass Zelleninhalte nicht zulässig sind.

So deaktivieren Sie leere Werte in einer Datenüberprüfungsliste

Wenn Sie nicht möchten, dass leere Werte in einer Dropdown-Liste zur Datenüberprüfung zugelassen werden, und bei jeder Auswahl die Fehlermeldung Der Wert in dieser Zelle ist ungültig oder fehlt angezeigt wird, wählen Sie zunächst den Zellenbereich aus, für den Daten vorliegen Es gilt die Validierung oder eine beliebige Zelle in dieser Liste.

Öffnen Sie dann das Menü Datenüberprüfung auf der Registerkarte Daten und deaktivieren Sie das Feld Leerzeichen ignorieren. Wenn Sie nur eine Zelle ausgewählt haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Änderungen auf alle anderen Zellen mit denselben Einstellungen anwenden, bevor Sie auf OK klicken.

Zurück in Ihrer Dropdown-Liste zur Datenüberprüfung wird der Fehler angezeigt - und es ist nicht mehr möglich, eine Zelle leer zu lassen.

So entfernen Sie eine Dropdown-Liste zur Datenüberprüfung

Wenn Sie mit der Begrenzung des Bereichs zulässiger Werte in einer Liste fertig sind, wählen Sie eine beliebige Zelle in dieser Liste aus.

Öffnen Sie dann das Datenüberprüfungsmenü auf der Registerkarte Daten (siehe oben im ersten Abschnitt) und stellen Sie sicher, dass die Option Diese Änderungen auf alle anderen Zellen mit denselben Einstellungen anwenden aktiviert ist. Andernfalls werden nur die Daten entfernt Validierung der aktuell ausgewählten Zellen.

Klicken Sie dann auf Alle löschen und die von Ihnen ausgewählte Datenüberprüfung wird aus der MS Excel-Arbeitsmappe entfernt!

VBA: Validierungsliste hinzufügen

Das Hinzufügen einer Validierungsliste mit VBA ist so einfach wie die Verwendung der folgenden Funktion, wobei A1 die Zelle ist, in der Daten anhand der in den Zellen B1 bis B5 gespeicherten Datenvalidierungsliste validiert werden.

Bereich ("a1"). Validierung _ .Modify xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Mithilfe der erweiterten Eigenschaften der VBA-Datenvalidierungslistenfunktion können in Excel VBA mehrere abhängige Dropdown-Listen erstellt werden, die jeweils verschiedene Felder anhand verschiedener Datenvalidierungslisten validieren und über eigene Titel, Fehlertitel, Meldungen und Fehlermeldungen verfügen .