34 Google Text & Tabellen-Tipps zur Steigerung Ihrer Office-Produktivität

Google Text & Tabellen ist eines der am häufigsten verwendeten Tools, um zu Hause zu arbeiten und Dokumente mit anderen Personen zu teilen. Es ist kein wesentlicher Bestandteil vieler verschiedener Arten von Arbeiten, die auf einem Computer ausgeführt werden, und hat die auf dem Computer installierten Standard-Office-Programme fast ersetzt.

Beginnend mit oder ohne  Google Mail-Konto   können Sie mit den verschiedenen Google Apps ohne installierte Software online erweiterte Textdokumente mit Google Text & Tabellen, Tabellen mit Google Sheets, Präsentationen mit Google Slides, Formulare mit Google Forms und vieles mehr erstellen!

Mithilfe einiger Experten-Tipps zur Verwendung von Google Apps und insbesondere von Google Text & Tabellen können Sie diese nicht nur als Online-Notizblock von Google verwenden, sondern auch ein ganzes Unternehmen und Ihre Mitarbeiter online verwalten Google Suite.

Vom Versionsverlauf bis zu erweiterten Funktionen haben wir die Community nach ihren Tipps gefragt, um Google Text & Tabellen optimal zu nutzen. Hier sind ihre Antworten.

Verwenden Sie Google Text & Tabellen zur Bearbeitung von Geschäftsdokumenten? Haben Sie einen guten Tipp für die Verwendung im Büro? Haben Sie die Funktionen für die Zusammenarbeit erfolgreich genutzt?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: Sie müssen keinen Entwurf speichern und erneut an alle senden

Ich verwende Google Text & Tabellen, um Geschäftsdokumente täglich zu bearbeiten. Um mit denen in meinem Team zusammenzuarbeiten, wählen wir Einstellungen aus, mit denen die Mitglieder unseres Teams sie bearbeiten können. In der rechten oberen Ecke befindet sich eine blaue Schaltfläche Teilen. Klicken Sie darauf, gehen Sie zu den erweiterten Einstellungen und wählen Sie aus, wer das Dokument öffnen kann. Wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü Bearbeiten.

Sobald das Team Zugriff hat, verwendet es die Option Kommentare, um Fragen zu stellen oder Informationen hinzuzufügen. Teammitglieder können auch Änderungen vornehmen oder Vorschläge für Änderungen machen.

Es ist bequem und produktiv, Google Text & Tabellen für die Zusammenarbeit zu verwenden, da jeder im Team in Echtzeit darauf zugreifen kann. Es ist nicht erforderlich, einen Entwurf zu speichern und erneut an alle zu senden. Sie können einfach das Originaldokument während der Entwicklung erneut prüfen.

Stacy Caprio, Wachstumsmarketing: Schreiben und recherchieren, ohne das Dokument bei Explore zu hinterlassen

Ein Tipp für die Verwendung von Google Text & Tabellen ist, dass Sie schreiben und recherchieren können, ohne das Dokument zu verlassen, wenn Sie die Funktion Durchsuchen verwenden. Mit der Funktion Durchsuchen können Sie Google durchsuchen und nach Recherchen und Antworten suchen, während Sie gleichzeitig schreiben. So müssen Sie beim Schreiben keine Zeit damit verschwenden, Tabs zu ändern oder aus Ihrem Google Doc heraus zu klicken.

James Canzanella, Isolierte Marketingabende: Ordner, die auf Themen basieren

Ich verwende Google Text & Tabellen seit Jahren, um Geschäftsdokumente zu verarbeiten, und ich empfehle, dass Sie sehr ordentliche Ordner aller Ihrer Dateien aufbewahren. Im Laufe der Zeit können sich Dateien häufen und Sie möchten nicht zu viel Zeit damit verbringen, nach Ihren spezifischen Dateien zu suchen. Ich empfehle Ordner, die auf Themen basieren. Zum Beispiel können es Ausgaben, Einnahmen, Geschäftspläne oder was auch immer sein.

Im Laufe der Zeit können Sie dann neue Dateien für die letzten Jahre hinzufügen, da Sie nicht so häufig darauf zugreifen. Aber wenn Sie noch darauf zugreifen müssen? Sie werden immer wissen, wo Sie suchen müssen. Ordentlich und organisiert zu klingen mag nach einem grundlegenden Tipp klingen, wird jedoch viel wichtiger, wenn sich die Dateien und Dokumente häufen.

Calloway Cook, Illuminate Labs: Nur Personen außerhalb des Unternehmens können anzeigen

Stellen Sie sicher, dass Sie die Zugriffseinstellungen ändern, wenn Sie ein Dokument für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben. Es ist üblich, dass Personen, die mit Google Text & Tabellen und Software für die gemeinsame Zusammenarbeit weniger vertraut sind, direkte Änderungen an einem Dokument vornehmen, die Sie im Allgemeinen nicht möchten.

Wir neigen dazu, den Zugriff auf unsere Unternehmensdokumente auf Nur anzeigen oder in bestimmten Fällen nur auf Kommentare zu beschränken. Für so etwas wie ein Investor Pitch Deck ist es sinnvoll, nur Personen außerhalb des Unternehmens die Anzeige zu ermöglichen, da dieses Deck wiederverwendet und an andere potenzielle Investoren gesendet wird.

Vincent Lee, Autor: Team für Beiträge einladen

Als Teil meines Prozesses in der Markenentwicklung für Kunden beginne ich mit dem Aufbau ihrer Markengeschichte. Google Doc ist meine Anlaufstelle für die Aufzeichnung von Informationen. Bei Bedarf lade ich mein Team zu Eingaben ein, indem ich ihnen Bearbeitungs- oder Kommentarfunktionen gebe. Denken Sie daran, die Funktion Vorschlagen unter Bearbeiten auszuwählen, damit der Originaltext erhalten bleibt. Das Kommentieren ist nützlicher, wenn Sie nur Feedback benötigen, keine Änderungen. Ein bestimmter Absatz kann hervorgehoben werden, und Sie können einer bestimmten Person (über deren E-Mail-Adresse) eine Anfrage nach einem Kommentar zuweisen. Die Kommentarfunktion ist auch eine gute Möglichkeit, Entscheidungen zu verfolgen, die zur endgültigen Version im Dokument führen.

Google Doc ist auch hilfreich, wenn ich mein nächstes Buch schreibe. Ich kann meine Redakteurin einladen, den Inhalt zu überprüfen, und mithilfe des Kommentartools kann sie eine Richtungsänderung oder Idee empfehlen. Und während ich das endgültige Manuskript vorbereite, kann ich automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen, indem ich die Kapiteltitel einfach als Überschrift formatiere. Die Wortzählfunktion ist auch ein großartiges Werkzeug, da ich die Länge jedes Kapitels gleich halten muss.

Dan Bailey, WikiLawn: Lernen Sie die Verlaufsfunktion und lösen Sie Kommentare auf

Meine besten Tipps für die gemeinsame Verwendung von Google Text & Tabellen sind das Erlernen der Verlaufsfunktion und ein Prozess, bei dem festgelegt wird, wer wann Kommentare abgibt / bearbeitet. Für den Verlauf können Sie eine Aufzeichnung der Änderungen anzeigen und alle Änderungen rückgängig machen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, wenn jemand etwas ändert, das zurückgesetzt werden muss, oder wenn Sie sehen möchten, was ein einzelner Mitarbeiter beigetragen hat.

Wenn Sie auf Alle in Laufwerk gespeicherten Änderungen klicken, wird eine Ansicht mit den letzten Änderungen geöffnet. Sie sind farbcodiert, sodass Sie sehen können, wer was getan hat. Klicken Sie einfach darauf, um eine bessere Ansicht im Dokument zu erhalten, und kehren Sie bei Bedarf zurück.

Entwickeln Sie in Bezug auf Änderungen und Kommentare einen Workflow, damit die Leute nicht übereinander treten. Wenn eine Person ein Dokument entwirft, lassen Sie es zu einer anderen Person gehen, um noch einmal ein hohes Niveau zu erreichen. Senden Sie es dann an den Verfasser zurück, lassen Sie ihn Änderungen vornehmen und senden Sie es zur kritischeren Analyse an die Reihe. Lösen Sie behandelte Kommentare und hinterlassen Sie Fragen, zu denen Sie noch Fragen haben.

Dies sollte dafür sorgen, dass alles reibungslos läuft.

Josephine Ison, Event Entertainer: minutengenaue Planung mit Google Text & Tabellen

Als Talent- / Künstler-Buchungsagentur ist * Google Text & Tabellen von zentraler Bedeutung für die reibungslose Information unseres Teams. * Bei den meisten unserer Buchungen handelt es sich um Live-Events, für die eine minutengenaue Planung erforderlich ist. Hier bietet sich G-Docs an. Ein Live-Dokument wird allen beteiligten Mitgliedern zur Verfügung gestellt. Wenn Änderungen an Zeitplänen und Anforderungen vorgenommen werden, werden diese Benachrichtigungen per E-Mail an sie weitergeleitet. Dies reduziert den zusätzlichen Verwaltungsaufwand erheblich und macht unsere Kommunikation sauber und klar.

Sherese Patton, SLP Media Relations: Erstellen Sie ein PDF-Dokument, bevor Sie es senden

Als Publizist und PR-Berater bin ich immer unterwegs. Manchmal muss ich meinen Laptop die meiste Zeit bei mir haben und eine Workstation einrichten, wenn der Platz es zulässt. Der Zugriff auf Vertragsdateien ist daher äußerst hilfreich und wichtig. Ich verwende Google Text & Tabellen ziemlich häufig für die Erstellung von Verträgen und für meinen Fragebogen zur Einbindung neuer Kunden. Da Sie überall auf Google zugreifen können und ich meine überall, ist es viel einfacher und stressfreier, wenn Sie weiterhin an Ihren Dokumenten arbeiten und diese problemlos freigeben können.

Der beste Tipp, den ich geben kann, ist, diese App für Vertragsvorschläge zu verwenden. Sobald Sie mit dem Dokument fertig sind, können Sie es problemlos mit der Person teilen, für die Sie das Dokument erstellen. Ich würde empfehlen, es vor dem Senden als PDF-Dokument zu erstellen, da Sie nicht möchten, dass der Client Änderungen daran vornimmt, die Ihnen nicht bekannt sind. Wenn Sie jedoch Dokumente mit Ihrem Team teilen, würde ich die Korrekturen in einer anderen Farbe vornehmen. Auf diese Weise wissen Sie, wann Korrekturen vorgenommen wurden. Ich habe mit anderen PR-Profis zusammengearbeitet und wir fanden, dass es der beste Weg war, bestimmte Farben zu verwenden. Dieses Tool ist großartig und hat wirklich viel Spaß gemacht!

James McGrath, Yoreevo: Verwenden Sie das Suggesting-Tool, um den Eigentümer des Dokuments zu benachrichtigen

Eine Funktion, die wir als äußerst hilfreich empfinden, die jedoch leicht zu übersehen ist, ist das Vorschlagen. Es befindet sich oben rechts. Normalerweise wird Bearbeiten ausgewählt. Wenn Sie jedoch darauf klicken und Vorschlagen auswählen, bleiben alle Änderungen, die sowohl am Originaltext als auch am neuen Text vorgenommen wurden, auf der Seite. Eine entsprechende Blase auf der rechten Seite der Seite wird erstellt, um den Vorschlag hervorzuheben.

Sobald diese Vorschläge gemacht wurden, wird der Eigentümer des Dokuments benachrichtigt und er kann die Änderungen akzeptieren oder ablehnen. Wenn sie akzeptiert werden, wird die Bearbeitung angewendet. Wenn sie abgelehnt werden, kehrt das Dokument zu seiner ursprünglichen Form zurück.

Jeder Vorschlag kann unabhängig bewertet werden.

Diese Funktion ist sehr hilfreich, da es sich im Grunde genommen um eine redlinierte Version Ihres Dokuments handelt, die Sie leicht auswerten können.

Rafa, Homeschool Spanish Academy: Lernen Sie einige nützliche Abkürzungen

Wir verwenden Google Text & Tabellen, um jeden Blog-Beitrag zu verwalten und sicherzustellen, dass er zur Veröffentlichung bereit ist. Da wir schon lange remote arbeiten, hat sich die Kommentarfunktion als sehr nützlich erwiesen, um Diskussionen zwischen Autoren und Herausgebern zu fördern. Mit dieser Funktion können wir nicht nur in unserem eigenen Tempo arbeiten, sondern auch den gesamten Bearbeitungsprozess schriftlich festhalten, damit keine Wörter in der Luft bleiben.

Eine andere Möglichkeit, die Produktivität durch Google Text & Tabellen zu steigern, besteht darin, einige nützliche Verknüpfungen zu erlernen. Als Autor sind Verknüpfungen wie das Zählen von Wörtern (STRG + UMSCHALT + C) und das Einführen von Überschriften (STRG + ALT + 2) eine großartige Möglichkeit, das Schreiben zu einer effizienten und angenehmen Erfahrung zu machen. Wenn Sie Ihr Dokument mit Überschriften organisieren, können Sie über die Seitenleiste links neben dem Dokument schnell durch die Titel navigieren. Dies erleichtert das Durchsuchen großer Dokumente!

Ahmed Mir, Nature and Bloom: Erstellen Sie gemeinsam nutzbare Links, kommentieren Sie und verwenden Sie Header

Ich bin der Gründer eines E-Commerce- und Affiliate-Geschäfts, für das ich häufig über Google Text & Tabellen mit freiberuflichen Autoren und Redakteuren zusammenarbeite.

Für die ich einige Tipps zur Produktivität für Online-Unternehmen wie meine habe:

• Erstellen Sie gemeinsam nutzbare Links, damit Dokumente an Ihren Autor weitergeleitet werden. Diese können dann von Ihrem Redakteur und Ihrem SEO-Team in Echtzeit überprüft werden. Sie können die Berechtigungen anpassen, damit bestimmte Benutzer sie bearbeiten / schreibgeschützt bearbeiten können, oder jedem Benutzer mit dem Link erlauben, sie nach Bedarf zu bearbeiten.
• Wenn das Dokument überarbeitet werden muss, um mithilfe der Funktion comment @ Kommentare für bestimmte Teammitglieder hinzuzufügen, wird das Teammitglied automatisch per E-Mail zu Ihrem Feedback angeregt!
• Verwenden Sie die Header, um Dokumente in SEO-fähige Formate aufzuteilen, die für das direkte Einfügen in Ihre Website ohne Anpassung vorbereitet sind.

Marc Bromhall, Anfänger Surf Gear: Senden Sie E-Mails direkt aus einer Tabelle

Wir verwenden Google Suite seit über 4 Jahren, um unser Geschäft zu verwalten. Eine der geschicktesten Funktionen, die wir zur Steigerung der Produktivität entdeckt haben, ist das Senden von E-Mails direkt aus einer Tabelle. Dies ist ein großartiges Tool für Projektmanager oder Teamleiter, die ständig mit mehreren Teammitgliedern kommunizieren. Angenommen, Sie haben gerade eine Besprechung abgeschlossen und es gab mehrere Aktionspunkte in der Besprechung, die an verschiedene Teammitglieder delegiert werden müssen. Anstatt alle diese Personen separat per E-Mail zu versenden, können Sie mithilfe von  Google Sheets   notieren, wer was tun muss.

In der ersten Spalte geben Sie ihre E-Mail-Adresse ein und in der zweiten Spalte finden Sie den Hinweis, was sie tun müssen. Nachdem die Besprechung beendet und das Blatt vollständig ist, müssen Sie lediglich Code kopieren und in den Google Script Editor einfügen, den Sie auf der Registerkarte Extras in  Google Sheets   finden. Sobald der Code eingefügt wurde, klicken Sie einfach oben auf der Seite auf E-Mails senden. Innerhalb von Sekunden erhalten alle Teammitglieder ihre individuellen Nachrichten per E-Mail. Wir stellen fest, dass dieses Tool uns im Laufe der Jahre viel Zeit gespart hat und eine der vielen Funktionen ist, die wir an Google Suite lieben.

Shreeram Thapaliya, Nepal Trek Hub Pvt.Ltd: Export in verschiedenen Formaten und Druck

Ich benutze die Google Docs seit letztem Jahr. Es ist das Erstaunlichste für mich von Google nach Google Mail. Ich habe auch das Google Sheet verwendet. Ich denke, für Unternehmen ist es sehr gut, die Google-Dokumente im Vergleich zu den Microsoft-Dokumenten zu verwenden. Sie haben verschiedene Optionen, mit denen Sie Dokumente gleichzeitig freigeben und bearbeiten können, und mehrere Personen können sie bearbeiten und die endgültigen Versionen jedes Dokuments einfach herausnehmen. Das spart den Mitarbeitern Zeit. Alle Dinge, die Sie mit  Microsoft Word   tun können, die Sie mit Google Text & Tabellen tun können. Dieses Dokument bleibt auch in Google Drive gesichert. Wenn Sie es nicht hier ablegen möchten, können Sie es auch in verschiedenen Formaten wie Word-Dateien, PDF-Dateien oder anderen Erweiterungen exportieren. Wenn Sie den Druck erhalten möchten, können Sie direkt von hier aus drucken. Was benötigen Sie sonst noch mehr? Ich mag die Optionen zur Grammatikprüfung sehr. Mit Hilfe dieser Google Text & Tabellen können Sie sehr gute Sätze schreiben. Ich schreibe meine E-Mails sogar über Google Text & Tabellen und sende sie dann durch. Ich glaube, ich habe die meisten Funktionen genutzt. Wenn es bleibt, werde ich es bald lernen, weil ich es jeden Tag 2-3 Stunden benutze. Ich sehe auch den Mangel, dass Google Text & Tabellen die Wörter und Zeichen nicht zählt.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: Erwähnen Sie die Teammitglieder, um sie benachrichtigen zu lassen

Ich verwende Google Text & Tabellen seit vielen Jahren gemeinsam. Mit diesem Tool können Sie ganz einfach Dateien erstellen und freigeben. Google Text & Tabellen bietet außerdem die absolute Kontrolle, da der Zugriff auf freigegebene Dateien auf das Anzeigen, Kommentieren oder Bearbeiten beschränkt werden kann.

Einige der Produktivitätstipps von Google Text & Tabellen umfassen:

• Erwähnen Sie die Teammitglieder in einem Kommentar zu einem Dokument, um sicherzustellen, dass sie über den Kommentar informiert werden.
• Fügen Sie dem Wörterbuch die Firma Jargon hinzu
• Verwenden Sie Lesezeichen, um durch lange Dokumente zu navigieren

Ken Eulo, Anwaltskanzlei Smith & Eulo: Verstehen Sie die Bearbeitungsberechtigungen, wenn Sie eine Einladung teilen

Wenn Sie mit Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen in Google Text & Tabellen zusammenarbeiten, müssen Sie die Bearbeitungsberechtigungen beim Teilen einer Einladung kennen. In 90% der Fälle hatten wir Probleme bei der Zusammenarbeit mit Google-Dokumenten. Dies liegt daran, dass der Absender nicht ausgewählt hat, dass Personen mit dem Link bearbeitet werden dürfen. Dies ist eine schnelle Lösung und dauert nur eine Sekunde. Wählen Sie daher diese Option aus, wenn der Empfänger das Dokument bearbeiten soll. Wenn Sie jedoch nur ein Dokument an die Partei senden möchten, damit diese es anzeigen kann, belassen Sie die Bearbeitungsberechtigung auf Kann anzeigen. Es gibt eine dritte Berechtigung, kann kommentieren, mit der die empfangende Partei Kommentare zu dem Dokument abgeben kann. Diese Berechtigung ist nützlich, wenn Sie das Dokument zur Rückmeldung an einen Kunden oder zur Überprüfung an einen Vorgesetzten senden.

Norhanie Pangulima, SIA Enterprises: Verwenden Sie den gespeicherten Versionsverlauf und die Spracheingabe

Google Text & Tabellen ist eine der Google Apps, die ich immer für meine Schreibaufgaben verwende. Das Konzept,  Microsoft Word   online über Google Text & Tabellen zu verwenden, ist für mich sehr hilfreich, insbesondere, dass meine Änderungen manchmal nicht gespeichert wurden und die Änderungen verloren gingen, wenn ein Stromausfall auftrat oder ich das Programm versehentlich beendete. Diese App verfügt über zahlreiche Funktionen, die die meisten Menschen nicht kennen. Zum einen ermöglicht diese App 200 gleichzeitige Betrachter gleichzeitig in einem Dokument.

Es ist eines der besten Tools für die Teamzusammenarbeit.

Hier sind zwei weitere hilfreiche Funktionen von Google Text & Tabellen und Tipps zu deren Verwendung:

• 1. Gespeicherter Versionsverlauf. Google Text & Tabellen speichert automatisch jede vorgenommene Änderung. Durch Klicken auf das Menü Datei können Sie den Versionsverlauf anzeigen und die im Dokument vorgenommenen Änderungen sowie den Benutzer verfolgen, der sie erstellt hat.
• 2. Spracheingabe. Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn Sie Notizen schreiben und sich nur auf das Schreiben konzentrieren möchten, was Ihnen in den Sinn kommt, und es später bearbeiten möchten. Mit Google Text & Tabellen können Sie Wörter eingeben, die Sie wie ein Diktat sagen. Um dies zu verwenden, klicken Sie auf Extras und dann auf Sprachtypisierung.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: Verwenden Sie die Tabulatortaste, um Formeln automatisch auszuwählen

Viele Menschen haben Schwierigkeiten, Excel in Google Text & Tabellen zu verwenden, da es verwirrend sein kann, zu lernen, wie alle Funktionen verwendet werden. Besonders in Bezug auf Formeln, die für die meisten von uns nichtfinanziellen Typen ein Albtraum sind. Obwohl ich Excel nicht gern lernte, ist es eine dieser notwendigen Fähigkeiten, die wir auf viele Facetten unserer Arbeit und unseres täglichen Lebens anwenden können, um die Dinge organisiert zu halten.

Hier ist mein Lieblingstipp, um Zeit mit Excel-Formeln zu sparen, mit denen viele Menschen zu kämpfen haben. Sie möchten also die Tabulatortaste verwenden, mit der Sie die Formeln automatisch auswählen können. Auf diese Weise müssen Sie keine Zeit damit verschwenden, sie jedes Mal vollständig auszutippen. Wenn Sie mit dem Ausfüllen beginnen, wird im Feld eine Liste mit Vorschlägen aus Excel angezeigt. Dann müssen Sie nur noch die Pfeiltaste nach oben oder unten bewegen, um Ihre Formel auszuwählen, die Eingabetaste drücken und fertig.

Wenn bei einer der Formeln ein Problem auftritt, können Sie es schnell debuggen, indem Sie die Formel auswählen und dann F2 drücken. Anschließend können Sie Teile der Formel durchlaufen, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten und den Pfeil nach links drücken. F9 zeigt die endgültige Berechnung der Formel an. Danach können Sie Esc drücken, um die Formel beizubehalten, oder eingeben, um den Wert beizubehalten.

Polly Kay, English Blinds: Die Arbeit geht auf den ursprünglichen Autor zurück

Wir verwenden Google Dokumente für die Zusammenarbeit mit Freiberuflern und Drittanbietern, die wir aus Sicherheitsgründen oder weil sie in diesem Zusammenhang einfach schneller und effizienter sind, nicht auf unsere eigenen Dokumentenlaufwerke oder das Intranet des Unternehmens zugreifen möchten Machen Sie sich über Google Drive an die Arbeit.

Da praktisch jeder ohnehin über ein Google-Konto verfügt und die Freigabeeinstellungen für einzelne Ordner so genau abgestimmt werden können, können wir das Eigentum an Dateien übertragen, Arbeiten von mehreren Auftragnehmern am selben Ort zusammenstellen, Inhalte bearbeiten und überarbeiten sowie Arbeiten zurückverfolgen sein ursprünglicher Autor lange nach der Veranstaltung.

Dies hat sich auch für die Freiberufler und Auftragnehmer als nützlich erwiesen, mit denen wir zusammenarbeiten, da sie dann Ordner für mehrere verschiedene Projekte oder Clients am selben Ort verwalten und die entsprechenden Berechtigungen partitionieren und zuweisen können, ohne die Sicherheit, Integrität oder Vertraulichkeit zu gefährden des Inhalts ihrer anderen Kunden.

Esther Meyer, Bräutigam Shop: Versuchen Sie, Sprache zu tippen, Berechtigungen festzulegen und die Rechtschreibprüfung zu verwenden

Ich benutze Google Text & Tabellen seit einiger Zeit. Ob geschäftlich oder für persönliche Dokumente, es ist sehr praktisch, weshalb es meine bevorzugte Anwendung ist. Meine Remote-Arbeit ist mit Google Text & Tabellen viel einfacher. Ich habe ein Remote-Team, mit dem ich zusammenarbeite, und es ist normal, dass wir zusammenarbeiten. Deshalb ist Google Text & Tabellen ein Glücksfall für uns.

Hier sind meine wichtigsten Tipps für die effektive Verwendung von Google Docs:

• 1. Probieren Sie die Spracheingabe aus. Wenn Sie die Art von Person sind, die schneller denkt als Sie tippen, ist dies möglicherweise eine großartige Funktion für Sie. Verwenden Sie Strg + Umschalt + S, um die Funktion zu starten, und sprechen Sie dann weg. Beobachten Sie, wie Google die Eingabe für Sie erledigt. Seien Sie jedoch bereit, einige Änderungen vorzunehmen, da dies Ihre Wörter möglicherweise nicht immer korrekt wiedergibt, geschweige denn formatieren.
• 2. Stellen Sie die Berechtigungen richtig ein. Stellen Sie beim Freigeben Ihrer Dokumente sicher, dass der Zugriff, den Sie den Benutzern gewähren, für ihre Anforderungen geeignet ist. Sie können auswählen, ob sie sie bearbeiten, anzeigen oder kommentieren möchten.
• 3. Erstaunliche Rechtschreibprüfung. Google Text & Tabellen verfügt über eine intelligente Rechtschreib- und Grammatikprüfung. Ihr Schreiben kann mit diesem Tool nicht schlecht sein, da es Fehler größtenteils genau erfasst. Grammatik ist sehr wichtig, wenn es um Karrieren geht, da Fachleute, die in den ersten 10 Jahren ihrer Karriere keine Position auf Direktorenebene erreicht haben, 2,5-mal so viele Grammatikfehler gemacht haben wie ihre Kollegen auf Direktorenebene.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: Verwenden Sie Verknüpfungen und integrierte Funktionen

Ich arbeite sehr gerne mit Google Sheets. Das ist großartig, weil meine Arbeit eng mit Google Docs verbunden ist. Für Leute wie mich ist es also ein Muss, alles über die Verknüpfungen zu lernen. Google Sheet Shortcuts sparen nach und nach Zeit und ermöglichen es mir, mich auf wichtigere Themen zu konzentrieren. Meine Lieblingsbefehle sind jedoch Strg plus Semikolon-Taste (zum Einfügen des aktuellen Datums), Strg plus pageUp / pageDown (zum Wechseln zwischen den Blättern), Strg plus Umschalt plus V (nur zum Einfügen von einfachem Text) und vieles mehr, das ich ständig verwende .

Der beste Tipp bei der Arbeit mit Google Sheets, den ich mit Ihnen teilen könnte, ist die Verwendung von Funktionen. Sie sind wirklich erstaunlich und tragen zu beeindruckenden Ergebnissen bei. Zum Beispiel verwende ich normalerweise die Funktion = REGEXEXTRACT, um die Domain von einer URL abzurufen, und diese = VLOOKUP, um die Daten (falls vorhanden - wahr / falsch) in einem anderen Blatt zu finden. Und natürlich die Formel = UNIQUE.

Es gibt eine einfache Möglichkeit, die Duplikate anzuzeigen - mithilfe der UNIQUE-Funktion. Grundsätzlich betrachtet die EINZIGARTIGE Formel einen Bereich und zieht alle eindeutigen Werte daraus heraus. Dies ist von Vorteil für diejenigen, die ihren Workflow mit einer beträchtlichen Datenmenge beschleunigen möchten. Wenn ich zum Beispiel ein erweitertes Spektrum an potenziellen Möglichkeiten habe, die aus verschiedenen Quellen generiert werden, werden wiederholte Daten beiseite gelegt, was die Dinge effektiv verlangsamt. Wenn es nicht die EINZIGARTIGE Funktion gäbe, würde ich wahrscheinlich viel mehr Zeit damit verbringen, Möglichkeiten (Schlüsselwörter, Websites, E-Mails) zu überprüfen als jetzt. Und das Beste an dieser Funktion ist, dass sie sowohl für Zahlen als auch für Texte funktioniert.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: Übersetzen Sie Dokumente direkt in Google Text & Tabellen

Da ich normalerweise mit vielen Menschen zusammenarbeite, verwende ich häufig Kommentare. Da es sehr einfach ist, Änderungen in Google Text & Tabellen vorzunehmen, bemerken die Nutzer möglicherweise nicht alles rechtzeitig. Deshalb pinge ich die Leute immer in einem Kommentar an und stelle sicher, dass wir uns auf alle Änderungen einigen, bevor ich sie tatsächlich vornehme. Manchmal habe ich das Gefühl, dass ich mich in einem Dokument sehr lebhaft unterhalte. Dies hilft mir jedoch, alle Informationen an einem Ort zu speichern.

Manchmal muss ich auch Dokumente in andere Sprachen übersetzen. Ich finde es gut, dass ich dies jetzt direkt in Google Text & Tabellen im Menü Extras tun kann. Glücklicherweise brauche ich normalerweise nur ein paar andere Sprachen, so dass diese Übersetzung ziemlich gut ausfällt. Ich habe einen Redakteur, der einfach die Übersetzung überprüft, was viel Zeit spart.

Jeff McLean, McLean Company: Google Text & Tabellen bietet eine kostenlose App, mit der Sie überall zusammenarbeiten können

Wir arbeiten an Google-Dokumenten für alles zusammen, von Blog-Posts bis hin zu E-Mail-Vorlagen. Google Text & Tabellen ist das einfachste Tool, um Inhalte mit Ihrem Team zu teilen und effektiv gemeinsam am Projekt zu arbeiten. Vielen Menschen ist nicht bewusst, dass Google Text & Tabellen über eine kostenlose App verfügt. Sie können also überall dort mit Ihrem Team zusammenarbeiten, wo Sie über Mobilfunkdaten verfügen. Die App ist äußerst benutzerfreundlich und ich habe keine Funktionseinschränkungen in der App festgestellt, die sich von der Desktop-Version unterscheiden. Stellen Sie sicher, dass Sie das Google-Dokument nur für wichtige Mitarbeiter freigeben. Wenn zu viele Mitglieder das Dokument gleichzeitig bearbeiten, kann es zu Problemen kommen. Um dem entgegenzuwirken, sende ich das Google-Dokument normalerweise zu unterschiedlichen Zeiten einzeln an jedes Mitglied, damit es ohne Unterbrechung beliebige Änderungen am Dokument vornehmen kann.

Julie Singh, TripOutside: Nur Ansicht für fertige Dokumente, Bearbeitung für andere

Wir verwenden Google Text & Tabellen häufig, um Projekte, Ideen, Initiativen und Ergebnisse mit unseren Remote-Teams zu teilen. Das Teilen von Dokumenten mit ihnen in Echtzeit und das Anzeigen und Bearbeiten unserer Dokumente ist für unser Unternehmen sehr wichtig und wird jetzt mit Google Text & Tabellen erheblich vereinfacht. Wir können Dokumente und Tabellen erstellen, auf die unser Team auch zugreifen, Anweisungen hinzufügen und abgeschlossene Arbeiten problemlos überprüfen kann. Wir verwenden die Share-Link-Funktion sowohl für den Nur-Ansicht-Zugriff für abgeschlossene Dokumente als auch für den Bearbeitungszugriff für die Dokumente, die in Bearbeitung sind und von anderen Teammitgliedern aktualisiert werden sollen.

Google Text & Tabellen ist ein wichtiges Tool für die Zusammenarbeit in unserem Unternehmen!

George Hammerton, Hammerton Barbados: Machen Sie sich klar, ob ein Dokument vollständig ist oder nicht

Ich leite ein kleines Unternehmen, das sich aus Menschen zusammensetzt, die gerne zur Arbeit und zum Vergnügen reisen, routinemäßig zwischen Großbritannien und Barbados fliegen, aber eines Tages den größten Teil des Jahres mit unseren Teams in verschiedenen Teilen der Welt verbringen als zuvor - Dies stellt einige einzigartige technologische Herausforderungen.

Als wir gerade erst anfingen und wir zu zweit waren, benutzten wir die Office-Suite und Dropbox, aber als das Geschäft wuchs, wurde das Spiel „Bist du in diesem Dokument?“ Für das Geschäft erstickend. Wir entschieden, dass wir Tools brauchten, die es uns ermöglichten zusammenarbeiten, ohne darüber nachzudenken. Wir mussten zu einer Suite für positive Zusammenarbeit wechseln, und dafür haben wir uns für den unbestrittenen König der Zusammenarbeit für das Remote-Team entschieden, und das war Google Text & Tabellen.

Jetzt verwenden wir Google Text & Tabellen für fast alles und obwohl es wunderbar war, die Reibung zu beseitigen, müssen Sie nicht mehr warten, bis Sie an der Reihe sind, um eine Tabelle zu aktualisieren. Heutzutage besteht unser tragbares Büro aus iPhones, MacBooks, Google Suite und einem Webbrowser. Mit einem einfachen Satz der richtigen Werkzeuge können wir jetzt von überall zusammen arbeiten.

Mein Tipp Nummer eins wäre, klar zu sein, wann ein Dokument in Arbeit ist und wann es fertig ist. Sie möchten nicht, dass die unvollendeten Änderungen eines anderen in einem Dokument angezeigt werden, während Sie es zur Veröffentlichung exportieren.

Md Mohsin Ansari, Truppenboten: Gehen Sie zurück und rufen Sie alte Dateien ab, die Sie gelöscht haben

Google Drive verfügt über eine eigene Methode zur Versionskontrolle, mit der Sie alte Dateien, die Sie gelöscht haben, oder ältere Versionen einer Datei abrufen können. Bei der Versionskontrolle von Google Drive werden bis zu 100 Revisionen eines Dokuments oder 30 Tage Versionen pro Dokument gespeichert, was auf Ihre gesamte Speicherkapazität angerechnet wird. Der Papierkorbordner wird zum Speichern gelöschter Dateien verwendet. Wenn der Papierkorbordner gelöscht wird, sind die Dateien für immer verschwunden.

Mason Culligan, Matratze Battle Inc.: Verwenden Sie Google Text & Tabellen mit Webstuhl, um Bildschirmaufzeichnungen zu teilen

Die Verwendung von Google Text & Tabellen durch meine Remote-Teams trug zur Steigerung der Produktivität bei. Aufgrund der Rückmeldungen, die ich von ihnen erhalten habe, sind die Kommentar- und Vorschlagsfunktionen effiziente Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, insbesondere zwischen Teams in verschiedenen Zeitzonen. Mehrere Benutzer können in Echtzeit und gleichzeitig bearbeiten. Außerdem kann jeder auf Dateien im Cloud-Speicher zugreifen.

Durch die Nutzung von Google Text & Tabellen wird die verzögerte Arbeitskoordination zwischen Ihren Teams verringert, insbesondere zwischen Remote-Teams.

Zusätzlich zu den Funktionen für Kommentare und Vorschläge in Google Text & Tabellen ist eine meiner Best Practices die Verwendung von Google Text & Tabellen mit Loom. Ich nehme mich und meinen Bildschirm auf und spreche über eine bestimmte Datei. Meine Mitarbeiter sprechen darüber. Dies spart viel Zeit beim Erklären, ohne dass lange E-Mails oder Chat-Nachrichten erforderlich sind.

Die Verwendung von Google Text & Tabellen schließt die Lücke, nicht als Team zusammen zu sein.

Will Bachman, Umbrex: Erstellen Sie Interviewnotizen auf Google Slides

Unser Team verwendet Google Text & Tabellen aktiv für eine Vielzahl von Aufgaben, die Zusammenarbeit oder Echtzeitzugriff auf die neueste Version erfordern.

Bei Projekten, bei denen beispielsweise Experten interviewt werden, erstellt ein Teammitglied Interviewnotizen in Google Slides. Wir teilen dieses Google Slides-Dokument mit unserem Kunden, damit jeder in Echtzeit die neuesten Erkenntnisse sehen kann, die wir sammeln. Niemand muss auf eine wöchentliche Fortschrittskontrolle warten.

Wir befinden uns derzeit in der Endphase der Erstellung eines Kurses zum Aufbau Ihrer eigenen Beratungspraxis. Der Kurs umfasst neunzig kurze Videos und mehr als zwei Dutzend herunterladbare Tools und Vorlagen. Wir verwenden ein Google Sheet, um die Bemühungen für dieses Projekt zu koordinieren. Wir haben den Zugriff mit dem Video-Editor, dem Website-Editor und dem Kursersteller geteilt, sodass jeder den Status in Echtzeit aktualisieren kann, wenn die Bearbeitung eines Videos im ersten Entwurf abgeschlossen ist, wenn das Feedback vorliegt und der endgültige Video-Entwurf vorliegt wurde zurückgeschickt und wenn das Video zur Website hinzugefügt wurde.

Nikola Baldikov, Brosix: Lassen Sie Docs Ihre gesprochenen Wörter in Text umwandeln

Da wir gerade in die Zeit der intensiven Sprachsuche eintreten, gibt es einige Tricks zu Google Text & Tabellen, auf die Sie vielleicht neugierig sind. Wussten Sie, dass Sie Ihren Fingern eine Pause geben und Docs Ihre gesprochenen Wörter in Text umwandeln lassen können? Solange Ihr Computer über ein Mikrofon verfügt, müssen Sie nur das Menü Extras öffnen und die Spracheingabe auswählen - oder Strg-Umschalt-S (oder Cmd-Umschalt-S) drücken - und dann sprechen. Docs verwenden das Standard-Voice-to-Text-System von Google, um herauszufinden, was Sie sagen (meistens jedenfalls), und um es auf die Seite zu setzen. Darüber hinaus können Sie mit der Voice-to-Text-Funktion von Docs Befehle für gängige Formen der Interpunktion und Absatzformatierung sprechen. Sie können Dinge wie Punkt, Komma und Fragezeichen sagen oder Anweisungen wie eine neue Zeile oder einen neuen Absatz geben. Wenn Sie eine Pause einlegen möchten, sagen Sie Hör auf zu hören und sagen Sie Fortsetzen, wenn Sie bereit sind, fortzufahren.

Edgar Suppes, Grailifizieren: Der Versionsverlauf zeigt, welche Teile bearbeitet wurden

Hier ist mein Lieblingstipp für Google Text & Tabellen:

Es heißt Versionsgeschichte und diese kleine Funktion hat mir schon in der Vergangenheit ein paar Mal das Leben gerettet. Um die Versionsverlaufsfunktion anzuzeigen, müssen Sie auf Datei und dann auf Versionsverlauf klicken. Auf der rechten Seite des Dokuments wird ein Fenster geöffnet, in dem verschiedene Versionen dieses bestimmten Dokuments angezeigt werden. Wenn Sie auf eine ältere Version klicken, können Sie sogar sehen, welche Teile der Dokumentdatei bearbeitet wurden.

Flynn Zaiger, SEO-Optimisten in Scottsdale: Gleichungen nutzen die Verbindung zu anderen Datentools

Viele Leute behandeln Google Text & Tabellen einfach als eine Online-Microsoft Office Suite, aber es gibt viele Tools, Formeln und Funktionen, die nur verfügbar sind, weil sie online sind, und einige davon können es zu einem weitaus vorteilhafteren Tool für ein Unternehmen machen Besitzer zu verwenden. Einige meiner Lieblingsfunktionen sind die Gleichungen ImportRange und ImportData, da diese speziell die Verbindung zu anderen Datenwerkzeugen oder Arbeitsblättern verwenden. ImportRange eignet sich hervorragend zum Verbinden nicht nur verschiedener Arbeitsblätter, sondern ganzer Arbeitsbereiche. Sie können Daten aus anderen Microsoft Sheets-Dateien einbinden, wodurch Sie bestimmte Teile berechnen und gleichzeitig den Zugriff auf andere einschränken können. Mit ImportData und ImportXML können Sie die Informationen aus jeder CSV-Datei verwenden. Dadurch werden Ihre Datentabellen geöffnet, sodass Sie eine Vielzahl von Informationen verwenden können, die in einem häufig verwendeten Online-Format verfügbar sind. Für diejenigen, die Daten benötigen, die nicht sauber in eine CSV- oder XML-Datei formatiert sind, können Sie ImportHTML verwenden, mit dem Sie jede Website in Ihre Arbeitsblätter aufnehmen können.

Jason Parks, Der Medienkapitän: Dokumente ohne Login teilen

Ich empfehle die Verwendung von GSuite for Business.

Unsere Agentur hat viel Hin und Her mit Kunden zur Genehmigung von Projekten.

Durch einfaches Teilen eines Google Docs oder Google Sheet können unsere Kunden problemlos darauf zugreifen, ohne sich bei einem  Google Mail-Konto   anmelden zu müssen.

Die Kosten für unsere Agentur (15 Personen) betragen ca. 8,50 USD pro Benutzer und Monat, aber die Investition hat sich definitiv gelohnt und die Kommunikation optimiert.

Isaac Hammelburger, Search Pros: Mehrere Mitarbeiter können dasselbe Dokument in Echtzeit bearbeiten

Google Text & Tabellen ist eines der Tools, die jedem die Remote-Arbeit erleichtern. In Google Docs sind die Möglichkeiten endlos. Dies ist heute am hilfreichsten, da die meisten Mitarbeiter begonnen haben, von zu Hause aus zu arbeiten. Daher kann dies verwendet werden, um auch in der Ferne eng zu arbeiten. Google Docs ist ein Tool, mit dem mehrere Mitarbeiter dasselbe Dokument in Echtzeit bearbeiten können. Es geht nur darum, ein Dokument für Ihre Kollegen freizugeben und es bearbeitbar zu machen. Dies ist viel einfacher, da Sie an demselben Dokument arbeiten und keine unterschiedlichen Dokumente kompilieren müssen, um ein einziges einheitliches Dokument zu erstellen. Dies spart auch Zeit, da Sie gleichzeitig an dem Dokument arbeiten können, anstatt ein Dokument von einer Person an eine andere weiterzugeben. Ich empfehle Teams auf jeden Fall, dieses Tool zu verwenden, um einen effizienteren Arbeitsablauf zu erzielen.

Riley Adams, Young und der Investierte: Verkürzung der Projektvorlaufzeiten

Als Finanzanalyst lebe ich in Google Text & Tabellen, Tabellen und Folien. Die Software ermöglicht leistungsstarke Funktionen für die Zusammenarbeit, indem mehrere Teammitglieder und Partner gleichzeitig an der Erstellung von Dateien teilnehmen.

Wenn die Eingaben jeder Person gleichzeitig erfasst werden können, werden die Projektvorlaufzeiten drastisch verkürzt und außerdem vor Versionsduplikationen oder fehlenden Änderungen und Vorschlägen geschützt. Indem Sie all dies vermeiden und in diesen Google-Dokumenten zusammenarbeiten, können Teams in kürzerer Zeit mehr erreichen, was zu einer höheren Kapitalrendite für das Unternehmen und zu einer höheren Flexibilität bei der Reaktion auf Kundenanforderungen führt.

Logan Burwell, Tech: Bewertungen und Neuigkeiten: Google-Systeme arbeiten so nahtlos zusammen

Da ich fast jeden Tag schreiben muss, um mein Blog zu schreiben, benutze ich jeden Tag Google Text & Tabellen! Wenn ich einen ersten Entwurf eines Blogs schreibe, schreibe ich ihn immer zuerst in Google Text & Tabellen. In Google Text & Tabellen können Sie problemlos alles schreiben. Außerdem kann ich ganz einfach Links eingeben und bearbeiten, die ich in meine Artikel einfüge. Google Text & Tabellen verfügt über ein äußerst gutes Rechtschreibprüfungssystem, das mich häufig abfängt, wenn ich etwas falsch schreibe oder eine falsche Grammatik verwende. Ich finde es toll, wie Google Text & Tabellen alles so einfach macht, und es ist definitiv meine erste Wahl, wenn es ums Schreiben geht.

Ich verwende nicht nur Google Text & Tabellen für mein Unternehmen, sondern auch andere Anwendungen in der Google-Familie. Eine der anderen Google-Anwendungen, die ich neben Text & Tabellen verwende, ist Google Sheets. Ich kann eine Tabelle mit Ausgaben, Einnahmen und Statistiken für meine Website erstellen. Alle Google-Systeme arbeiten so nahtlos zusammen, dass es wirklich das einzige ist, was ich brauche.