Excel: Χρησιμοποιήστε τον πίνακα ως αναπτυσσόμενο μενού λίστας επικύρωσης δεδομένων

Επικύρωση δεδομένων: Πώς να δημιουργήσετε ένα κελί για να επιλέξετε τιμές από ένα αναπτυσσόμενο μενού

Η δημιουργία πίνακα στο MS Excel μπορεί να είναι πολύ απογοητευτική εάν επαναλάβετε την ίδια είσοδο ξανά και ξανά.

Ταυτόχρονα, είναι πολύ βολικό αν επιλέξετε απλώς τα περιεχόμενα εισόδου από μια συγκεκριμένη αναπτυσσόμενη λίστα.

Ας δούμε πώς να χρησιμοποιήσουμε τον κανόνα επικύρωσης, μια συνάρτηση που το καθιστά δυνατό.

Ο παρακάτω πίνακας είναι μια λίστα εξόδων ενός ατόμου. Η ημερομηνία, ο τύπος της δαπάνης και η αξία εισάγονται κάθε φορά που ξοδεύονται κάποια χρήματα.

Χρησιμοποιώντας αυτόν τον πίνακα, ας ορίσουμε τη στήλη Β έτσι ώστε να μπορούν να επιλεγούν οι τύποι εξόδων αναπτυσσόμενη λίστα, και μόνο από εκεί, για να αποφεύγονται οι ρυθμίσεις τους κάθε φορά και να αποφεύγεται οποιοδήποτε λάθος στην εισαγωγή δεδομένων.

Λύση 1: Δημιουργήστε μια λίστα με άμεση εισαγωγή

Ας ξεκινήσουμε επιλέγοντας το κελί για το οποίο θέλουμε να ορίσουμε την αναπτυσσόμενη λίστα.

Επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων από την καρτέλα Δεδομένα στο Excel, μπορεί να εμφανίζεται μόνο ως μικρό εικονίδιο.

Στην καρτέλα ρυθμίσεων, εμφανίστε την επιλογή επιτρεπόμενης επιλογής και επιλέξτε την επιλογή Λίστα. Αυτό θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε ή να επιλέξετε μια λίστα επιτρεπόμενων τιμών για επιλεγμένα κελιά δεδομένων.

Στο πεδίο προέλευσης, απλώς εισαγάγετε τις τιμές που θέλετε να επιτρέψετε, διαχωρισμένες με κόμμα.

Απλώς επικυρώστε κάνοντας κλικ στο OK και η αναπτυσσόμενη λίστα επικύρωσης θα έχει δημιουργηθεί για τα επιλεγμένα κελιά.

Εάν επιλέξετε ένα από αυτά τα κελιά, θα εμφανιστεί ένα εικονίδιο στο τέλος του κελιού και κάνοντας κλικ σε αυτό, θα εμφανιστεί η αναπτυσσόμενη λίστα επικύρωσης, επιτρέποντάς σας να επιλέξετε την τιμή που θα εισαχθεί αυτόματα στο κελί με βάση το άμεση λίστα εισαγωγής.

Λύση 2: Επιλέξτε ένα εύρος υπαρχουσών τιμών

Ομοίως, αντί να πληκτρολογείτε τις τιμές με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να καθορίσετε ένα εύρος επιτρεπόμενων τιμών επιλέγοντας μια λίστα που υπάρχει ήδη στο βιβλίο εργασίας.

Μια βέλτιστη πρακτική κατά τη δημιουργία πολλών αναπτυσσόμενων λιστών επικύρωσης στο Microsoft Excel είναι να έχετε ένα ή περισσότερα συγκεκριμένα φύλλα που περιέχουν μόνο τις διάφορες λίστες επικύρωσης, για να διευκολύνετε την εύρεση τους και την ενημέρωσή τους.

Αφού δημιουργήσετε τη λίστα των επιτρεπόμενων τιμών, στο παράδειγμά μας στο ίδιο φύλλο εργασίας για να την κάνετε πιο οπτικά προσβάσιμη, επιλέξτε τα κελιά στα οποία πρέπει να επιβληθεί η επικύρωση δεδομένων.

Στη συνέχεια, ανοίξτε ομοίως το μενού επικύρωσης δεδομένων από την καρτέλα δεδομένων, επιλέξτε τον τύπο λίστας στο αναπτυσσόμενο μενού και για την πηγή, αντί να εισάγετε τις δικές σας τιμές, κάντε κλικ στο κουμπί στη δεξιά πλευρά του πεδίου.

Θα ανακατευθυνθείτε στο φύλλο εργασίας σας και το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο πρώτο κελί του πίνακα επικύρωσης δεδομένων, να μετακινήσετε το ποντίκι σας στο τελευταίο κελί που περιέχει μία από τις έγκυρες τιμές, ενώ κρατάτε πατημένο το κλικ σας και να απελευθερώνετε το κλικ μόνο αφού έχετε φτάσει στο τελευταίο κελί των τιμών επικύρωσης δεδομένων.

Οι τιμές που έχετε επιλέξει με αυτόν τον τρόπο θα αναφέρονται στη λίστα επικύρωσης δεδομένων και μπορείτε απλώς να προσθέσετε τιμές στην επικύρωση δεδομένων σας - ή να τις καταργήσετε - ενημερώνοντας αυτήν τη λίστα.

Ορισμός καταχωρίσεων επικύρωσης δεδομένων σε διαφορετικό φύλλο

Γίνετε ένα Excel Pro: Εγγραφείτε στην πορεία μας!

Ανυψώστε τις δεξιότητές σας από αρχάριους στον ήρωα με το μάθημα Excel 365 Basics, που έχει σχεδιαστεί για να σας κάνει ικανούς σε λίγες μόνο συνεδρίες.

Εγγραφείτε εδώ

Προκειμένου να οργανώσετε καλύτερα το βιβλίο εργασίας σας, μπορεί να είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε τις λίστες επικύρωσης δεδομένων σε ένα συγκεκριμένο βιβλίο εργασίας, ώστε να μπορείτε εύκολα να βρείτε και να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά, και δεν χρειάζεται να αναρωτιέστε πού βρίσκονται.

Τοποθετήστε τα δεδομένα σας εκεί, επιλέξτε τον πίνακα και χρησιμοποιήστε τους πίνακες επιλογών: πίνακας στην καρτέλα εισαγωγής, για να μετατρέψετε τη λίστα τιμών σας σε έναν πίνακα που θα αναδιαμορφωθεί αυτόματα καθώς προσθέτετε ή καταργείτε τιμές - και έτσι θα ισχύει και η επικύρωση των δεδομένων σας.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ οπουδήποτε στον στυλιζαρισμένο πίνακα σας και εισαγάγετε ένα όνομα πίνακα στην καρτέλα σχεδίασης πίνακα.

Αυτό θα σας επιτρέψει να αναφέρετε αυτόν τον πίνακα οπουδήποτε, συμπεριλαμβανομένης μιας λίστας επικύρωσης δεδομένων, εισάγοντας απλώς το όνομα του πίνακα αντί του εύρους!

Πώς να επιτρέψετε κενά κελιά σε μια λίστα επικύρωσης δεδομένων

Εάν θέλετε να επιτρέψετε κενές τιμές σε ένα πεδίο με ενεργοποιημένη την επικύρωση δεδομένων, πρέπει να επιλέξετε ένα από τα κελιά για τα οποία είναι ενεργοποιημένη η επικύρωση δεδομένων και να μεταβείτε στην καρτέλα δεδομένων, για να ανοίξετε το μενού επικύρωσης δεδομένων (δείτε παραπάνω όπου βρίσκεται το κουμπί ).

Εκεί, βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Αγνόηση και κάντε κλικ στο Εφαρμογή αυτών των αλλαγών σε όλα τα άλλα κελιά με τις ίδιες ρυθμίσεις πριν κάνετε κλικ στο OK.

Στη συνέχεια, θα μπορείτε να αδειάσετε ένα κελί επιλέγοντας το και αφαιρώντας περιεχόμενο, χωρίς να λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος που να διευκρινίζει ότι το περιεχόμενο των κελιών δεν επιτρέπεται.

Πώς να απενεργοποιήσετε τις κενές τιμές σε μια λίστα επικύρωσης δεδομένων

Εάν δεν θέλετε να επιτρέπονται κενές τιμές στην αναπτυσσόμενη λίστα επικύρωσης δεδομένων και λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος η τιμή σε αυτό το κελί δεν είναι έγκυρη ή λείπει όποτε το επιλέξετε, ξεκινήστε επιλέγοντας το εύρος των κελιών στο οποίο τα δεδομένα ισχύει επικύρωση ή οποιοδήποτε κελί σε αυτήν τη λίστα.

Στη συνέχεια, ανοίξτε το μενού επικύρωσης δεδομένων στην καρτέλα δεδομένων και καταργήστε την επιλογή του πεδίου Αγνόηση κενού. Εάν έχετε επιλέξει μόνο ένα κελί, επιλέξτε το Εφαρμόστε αυτές τις αλλαγές σε όλα τα άλλα κελιά με τις ίδιες ρυθμίσεις πριν κάνετε κλικ στο OK.

Επιστροφή στην αναπτυσσόμενη λίστα επικύρωσης δεδομένων, θα εμφανιστεί το σφάλμα - και δεν θα είναι πλέον δυνατόν να αφήσετε κενό ένα κελί.

Τρόπος κατάργησης της αναπτυσσόμενης λίστας επικύρωσης δεδομένων

Όποτε τελειώσετε με τον περιορισμό του εύρους των επιτρεπόμενων τιμών σε μια λίστα, επιλέξτε οποιοδήποτε κελί σε αυτήν τη λίστα.

Στη συνέχεια, ανοίξτε το μενού επικύρωσης δεδομένων από την καρτέλα δεδομένων - δείτε παραπάνω στην πρώτη ενότητα πώς να το κάνετε - και βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί η επιλογή Εφαρμογή αυτών των αλλαγών σε όλα τα άλλα κελιά με τις ίδιες ρυθμίσεις, διαφορετικά θα καταργήσετε μόνο τα δεδομένα επικύρωση στα τρέχοντα επιλεγμένα κελιά.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Διαγραφή όλων και η επικύρωση δεδομένων που έχετε επιλέξει θα αφαιρεθεί από το βιβλίο εργασίας του MS Excel!

VBA: Προσθήκη λίστας επικύρωσης

Η προσθήκη μιας λίστας επικύρωσης με το VBA είναι τόσο εύκολη όσο η χρήση της παρακάτω λειτουργίας, όπου το A1 είναι το κελί στο οποίο τα δεδομένα θα επικυρωθούν έναντι της λίστας επικύρωσης δεδομένων που είναι αποθηκευμένη στα κελιά B1 έως B5.

Εύρος ("a1"). Επικύρωση _. Τροποποίηση xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Χρησιμοποιώντας τις προχωρημένες ιδιότητες της λειτουργίας λίστας επικύρωσης δεδομένων VBA, είναι δυνατή η δημιουργία πολλαπλών εξαρτημένων αναπτυσσόμενων λιστών στο Excel VBA που κάθε επικυρώνει διάφορα πεδία έναντι διαφόρων λιστών επικύρωσης δεδομένων και έχει τους δικούς του τίτλους, τίτλους σφαλμάτων, μηνύματα και μηνύματα σφάλματος .