10 Συμβουλές για την παραγωγικότητα του MS Excel από ειδικούς

Συμβουλές για την παραγωγικότητα του MS Excel

Το λογισμικό υπολογιστικών φύλλων του Microsoft Office  MS Excel   χρησιμοποιείται ευρέως για ένα ευρύ φάσμα εφαρμογών, από τη διατήρηση μιας λίστας στοιχείων μέχρι τη στιγμή της δημιουργίας τιμολογίων ή ακόμη και την αναπαραγωγή βιντεοπαιχνιδιών.

Ωστόσο, στην καθημερινή επιχειρησιακή χρήση, πολλοί βασικοί χρήστες δεν γνωρίζουν καν πολύ χρήσιμο άκρη παραγωγικότητας του Excel που θα μπορούσε να τους εξοικονομήσει πολύ χρόνο και ενέργεια, για παράδειγμα για να μετρήσει τον αριθμό των συμβάντων σε μια λίστα με χιλιάδες εγγραφές ή για πιο απλά λειτουργίες όπως η εύρεση της θέσης ενός χαρακτήρα σε μια συμβολοσειρά και άλλες λειτουργίες.

Με μόνο λίγη εκπαίδευση, είναι ακόμη δυνατό να χρησιμοποιηθούν στην καθημερινή επιχειρηματική χρήση πολύ χρήσιμες λειτουργίες με τις wildcards Excel, ένα σύνολο χαρακτήρων που μπορεί να αντικαταστήσει οποιοδήποτε άλλο σε μια φόρμουλα. Χρησιμοποιούνται σε ένα προηγμένο Vlookup στο Excel και μπορούν ακόμη και να γίνουν πολύ ισχυροί.

Ρωτήσαμε την κοινότητα εμπειρογνωμόνων για τις καλύτερες συμβουλές τους σχετικά με τη χρήση του MS Excel, και εδώ είναι οι απαντήσεις τους:

 Χρησιμοποιείτε τακτικά το MS Excel; Ποια είναι η μοναδική συμβουλή που βοηθά την καθημερινή παραγωγικότητα στην εργασία σας και την οποία μπορείτε να μοιραστείτε;

Stacy Caprio, Μάρκετινγκ ανάπτυξης: δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των εγγράφων του Excel στο σύννεφο

Μια άκρη παραγωγικότητας του Excel δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των εγγράφων του Excel στο σύννεφο.

Έχω δουλέψει εδώ και εβδομάδες και χρόνια σε συγκεκριμένα έγγραφα και περίμενα να είναι πάντα εκεί, αλλά έπειτα είχαν καταστάσεις όπου ο υπολογιστής μου έσπασε εξαιτίας ενός προβλήματος διαρροής νερού ή άλλων αποτυχιών και έχασε τα excel φύλλα μου. Τώρα ξέρω να τα υποστηρίζω πάντα, γι 'αυτό θα τα έχουν ακόμα και αν συμβεί κάτι απροσδόκητο, γι' αυτό και διατηρώ ένα backup που βασίζεται σε σύννεφο στο χέρι ανά πάσα στιγμή.

Kenny Trinh, Netbooknews: ξεφορτωθείτε το ποντίκι και πηγαίνετε 3-5 φορές πιο γρήγορα!

Πηγαίνετε χωρίς ποντίκι.

Αυξάνετε την ταχύτητά σας 3-5Χ όταν ξεφορτωθείτε το ποντίκι. Ο καλύτερος τρόπος για να αρχίσετε να μαθαίνετε αυτό είναι:

• 1.Χρησιμοποιήστε το πλήκτρο ALT - θα δείτε τα γράμματα και ο αριθμός να εμφανίζονται σε όλο το μενού, έτσι κι αν πλοηγηθείτε από τώρα
• 2. Εκτυπώστε μια σελίδα συντομεύσεων πληκτρολογίου (συντομεύσεις πληκτρολογίου αναζήτησης στις εικόνες Google) και συνδέστε την στον υπολογιστή σας

Η επίτευξη άνεσης με χρήση του Excel χωρίς ποντίκι θα διαρκέσει περίπου 2-3 ​​εβδομάδες.

Τα κλειδιά για την αποτελεσματικότητα είναι:

• Ταχύτητα -> πηγαίνετε χωρίς ποντίκι
• Αυτοματισμοί -> μάθετε πώς να γράφετε μεγάλους τύπους και να διαμορφώνετε διαισθητικά φύλλα εργασίας

Αν έπρεπε να κατατάξω άλλα 3, ακολουθήστε τα εξής:

• 1. Μορφοποίηση & βασικοί τύποι (προετοιμασία εκπληκτικών αναφορών και αυτοματοποίηση εργασιών)
• 2. Ανάλυση δεδομένων - φιλτράρισμα, διαλογή και ανάλυση δεδομένων
• 3. Οπτικοποίηση δεδομένων - πίνακες, διαγράμματα και γραφήματα διπλού άξονα

David Johnson, Mulytic Labs: απόλυτη αναφορά σε άλλα πεδία

Απόλυτες αναφορές έσωσαν τη ζωή μου, δεν είμαι πολύ υπερήφανη για να το πω. Οι ουρανοί άνοιξαν για μένα όταν έμαθα να χρησιμοποιήσω το '$' για να δημιουργήσω απόλυτες αναφορές σε άλλους τομείς. Για τους απροσδιόριστους, το '$' μπροστά από το γράμμα διορθώνει τη στήλη και το '$' μπροστά από τον αριθμό καθορίζει τη σειρά. Από εκεί, οι αναφορές μπορούν να είναι τόσο σταθερές όσο χρειάζεστε. Έγινε πολύ πιο εύκολη η ζωή μου όταν γρήγορα έκανα μεγάλη ανάλυση δεδομένων.

Ο David Johnson, MBA, BA Computer Science, έχει εργαστεί στον κλάδο της τεχνολογίας για 20 χρόνια με παγκόσμιες ομάδες και τεχνολογικές πρωτοβουλίες στις ΗΠΑ, την Ευρώπη και την APAC για εταιρείες όπως η IBM και η Sungard. Είναι σήμερα Διευθύνων Σύμβουλος Τεχνολογίας στα Mulytic Labs, ενώ εκτελεί επίσης συμβουλευτικές υπηρεσίες διαχείρισης δεδομένων και τεχνολογίας στο Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: χρησιμοποιήστε φλας

Εδώ είναι το νούμερο ένα Excel συμβουλή της παραγωγικότητας: Κυριαρχούν τη χρήση της πλήρωσης φλας. Το Flash fill είναι μια πολύ ισχυρή λειτουργία που είναι χρήσιμη όταν πρόκειται για επεξεργασία μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων. Αντί να διαβάζετε τα δεδομένα ένα προς ένα, μπορείτε πραγματικά να «διδάξετε» το φλας συμπληρώστε αυτό που χρειάζεστε. Πληκτρολογήστε σε αυτό που χρειάζεστε στο κελάκι δίπλα από τα ακατέργαστα δεδομένα μερικές φορές και, στη συνέχεια, δοκιμάστε να το μάθει η λειτουργία πλήρωσης φλας. Μερικές φορές θα πρέπει να πληκτρολογήσετε περισσότερα προκειμένου το Excel να αναγνωρίσει το μοτίβο, αλλά μόλις το κάνει, το κάνει για εσάς.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κελί όπου χρειάζεστε τα δεδομένα. Στη συνέχεια, βρείτε το κουμπί πλήρωσης φλας. Μπορείτε να το δείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα, στο παράθυρο Επεξεργασία που βρίσκεται στο δεξί μέρος του παραθύρου του Excel. Εντοπίστε το κουμπί Γεμίστε κάτω από το AutoSum και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού. Τέλος, κάντε κλικ στο Flash Fill και παρακολουθήστε το μαγικό. Τίποτα δεν μπορεί να είναι πιο παραγωγικό από το να είναι σε θέση να παρέχει δεδομένα από το φύλλο εργασίας σας χωρίς να κάνει τη χειρωνακτική εργασία.

Είμαι Σύμβουλος Outreach στο Centriq- η εφαρμογή διαχείρισης κατοικίας που έχει χαρακτηριστεί / αναφέρεται σε καταστήματα όπως το NYT, αυτό το Old House, η Real Estate Daily, η Brit + Co και άλλα. Στο Centriq, συνεργάζομαι με την ομάδα περιεχομένου μας για τη δημιουργία περιεχομένου βελτιστοποιημένου από SEO για την οικιακή συντήρηση, διακόσμηση στο σπίτι, οικιακή ασφάλεια και πολλά άλλα.

Γίνετε ένα Excel Pro: Εγγραφείτε στην πορεία μας!

Ανυψώστε τις δεξιότητές σας από αρχάριους στον ήρωα με το μάθημα Excel 365 Basics, που έχει σχεδιαστεί για να σας κάνει ικανούς σε λίγες μόνο συνεδρίες.

Εγγραφείτε εδώ

Mike Richards, Γκολφ Αϊνστάιν: συνεχής εκμάθηση των τελευταίων ενημερώσεων

Έχω χρησιμοποιήσει MS Excel, όταν τεκμηρίωση σημαντικές επιχειρηματικές πληροφορίες και ένα τέχνασμα που έχω ζήσει με είναι να διασφαλίσουμε ότι θα διατηρήσει τον εαυτό μου ενημερωμένο με τις πιο πρόσφατες ενημερώσεις και συντομεύσεις ως συντομεύσεις πληκτρολογίου και του τύπου που δεν έχουν μόνο επιταχυνθεί το έργο μου, αλλά έχει επίσης και με ενθάρρυνε να συνεχίσει να μαθαίνει. Αυτή η πρακτική έχει αναπτύξει μια νοοτροπία συνεχούς μάθησης που με έκανε πιο παρακινημένο να μεγαλώσω και να είμαι παραγωγικός.

Το όνομά μου είναι ο Mike και είμαι ο ενθουσιώδης γκολφ και ο ιδρυτής του Γκολφ Αϊνστάιν, ένα blog όπου μοιράζομαι τη συμβολή μου σε ό, τι αφορά το γκολφ!

Shayne Sherman, TechLoris: χρησιμοποιήστε δεδομένα επικύρωσης

Η καλύτερη συμβουλή μου, ωστόσο, είναι πολύ απλή: * Χρησιμοποιήστε δεδομένα επικύρωσης! * Ξέρω, ξέρω, θα πρέπει να είστε πέρα ​​από αυτό, έτσι; Θέλω να πω σίγουρα ότι μπορείτε να σιγουρευτείτε ότι ορθογραφείτε τα ονόματα σωστά, σωστά; Ακούστε, χρειάζεται μόνο μία φορά να ξοδέψετε ώρες προσπαθώντας να καταλάβετε γιατί τα ένθετα φύλλα των υπολογισμών σας είναι ξαφνικά σπασμένα και τότε συνειδητοποιείτε ότι οφείλεται στο γεγονός ότι εισάγετε μη έγκυρα δεδομένα για να δείτε την αξία της επικύρωσης δεδομένων.

Έχω χρησιμοποιήσει το Excel εδώ και χρόνια. Σε μερικές από τις προηγούμενες θέσεις μου, υπήρξε ένα αστείο ότι κάθε εργασία που μου δόθηκε (συμπεριλαμβανομένου του μεσημεριανού γεύματος ή των σχεδίων ταξιδιού) θα μπορούσα να αποδώσω καλύτερα με το Excel. Ειλικρινά, πιθανότατα θα μπορούσα να το κάνω.

Polly Kay, Αγγλικά Blinds: συγχώνευση δεδομένων από άλλες πηγές

Η χρήση των μακροεντολών του Excel για την αυτοματοποίηση εργασιών που απαιτούν μεγάλη διάρκεια και επαναλαμβανόμενες εργασίες υπήρξε ένας πραγματικός παίκτης αλλαγής παιχνιδιών και ίσως το μοναδικό πράγμα που ήταν πιο αποτελεσματικό από την άποψη του τρόπου με τον οποίο το Excel εξομάλυνε τη δουλειά μου.

Η συγχώνευση δεδομένων από άλλες πηγές με βιβλία εργασίας του Excel είναι κάτι άλλο που βοηθά και υπάρχει πολύ λίγα που δεν μπορούν να ενσωματωθούν σε μια ροή εργασίας του Excel για να τα συγχωνεύσουν. Για άλλη μια φορά, μπορείτε να εισαγάγετε αυτά τα άλλα στοιχεία αυτόματα για να ενεργοποιήσετε μεταγενέστερο μετασχηματισμό και ανάλυση δεδομένων.

Απλώς θέτοντας ένα ερώτημα για να λάβετε στατιστικά στοιχεία πριν δημιουργήσετε μια αναφορά, παρέχει πληροφορίες σε βάθος που μπορούν να ενημερώσουν την ανάλυση και τη λήψη αποφάσεων και σας δίνουν τη δυνατότητα να επικυρώσετε και να διασταυρώσετε όλες τις διάφορες άλλες μορφές περιεχομένου.

Η Polly έχει πάνω από μια δεκαετία εμπειρίας ως σύμβουλος ψηφιακού μάρκετινγκ και ανώτερος διευθυντής μάρκετινγκ, εξυπηρετώντας ένα ευρύ φάσμα πελατών, από τις ΜΜΕ έως τις μεγάλες διεθνείς εταιρείες και τα νοικοκυριά.

Reuben Yonatan, GetVoIP: χρησιμοποιήστε το HLOOKUP και το VLOOKUP

Όταν έμαθα για πρώτη φορά το Excel, θυμάμαι ότι το HLOOKUP και το VLOOKUP πραγματικά ξεκλειδωμένα πολλά καταπληκτικά πράγματα που ποτέ δεν ήξερα ότι θα μπορούσατε να κάνετε με το Excel.

Ως CEO, εξακολουθώ να χρησιμοποιώ αυτές τις λειτουργίες για να φτιάξω πραγματικά απλά dashboards που θα τραβούν δεδομένα από άλλες καρτέλες μέσα σε ένα υπολογιστικό φύλλο, το οποίο είναι ισχυρό για δεδομένα που ενημερώνουμε σε τακτική βάση.

Gintaras Steponkus, Στερεοί οδηγοί: προετοιμάστε γραφήματα και γραφήματα για κάθε υπολογιστικό φύλλο

Ως Διευθυντής Έργου, πρέπει να χρησιμοποιήσω το Excel καθημερινά. Πρέπει να παρακολουθώ έναν τόνο δεδομένων και να το αναλύσω καθημερινά για να μεγιστοποιήσω την αξία της εταιρείας. Έχω βρει το Excel ως το πιο ισχυρό εργαλείο από αυτή την άποψη.

Πρέπει να συντάσσω εκθέσεις καθημερινά. Πολλές φορές πρέπει να αναφερθώ σε παλιά λογιστικά φύλλα. Γίνεται δύσκολο έργο να περάσει όλα τα δεδομένα. Έτσι, δημιουργώ γραφήματα και γραφήματα των απαραίτητων δεδομένων, τα οποία μπορώ να εξάγω σε άλλες μορφές, όπως και το PDF. Μου βοηθά να σημειώσω τα ευρήματα με μια ματιά. Μου δίνει μια γρήγορη επισκόπηση του τρόπου με τον οποίο οι αριθμοί στα υπολογιστικά φύλλα σχετίζονται μεταξύ τους. Αυτή η λειτουργία γίνεται χειρότερη στις επείγουσες εργασίες, όπου έχω λιγότερο χρόνο για την προετοιμασία αναφορών. Ωστόσο, προϋπόθεση είναι ότι έχετε όλα τα δεδομένα σύμφωνα με τις οδηγίες του Excel.

Το όνομά μου είναι ο Gintaras Steponkus και είμαι ένας έμπορος κοινωνικών μέσων στο Solidguides. Το Στερεοί οδηγοί είναι ένα έργο που δημιουργήθηκε από μια ομάδα από ενθουσιώδες αφιερωμένους στην έρευνα και τη συγγραφή σχολίων. Είμαστε πολύ παθιασμένοι με το Διαδίκτυο, και γνωρίζουμε ότι είναι ένα τεράστιο μέρος γεμάτο με πολλές ψεύτικες και περιττές πληροφορίες. Δημιουργήσαμε Στερεά Οδηγοί για να κάνουμε το Διαδίκτυο ασφαλέστερο για τους αγοραστές και επειδή αγαπάμε την έρευνα και την ενημέρωση.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: χρησιμοποιήστε τις αξονικές στροφές και τις λειτουργίες DAX

Χρησιμοποιώ τακτικά το  MS Excel   για την ανάλυση, την αναφορά και την αποθήκευση δεδομένων .. Πρέπει να κάνω κάθε εβδομάδα έκθεση όλων των περιεχομένων, των διαφημίσεων και των αναλύσεων κυκλοφορίας στους επενδυτές και τους άλλους μετόχους της ειδησεογραφικής μου ιστοσελίδας.

Οι υδραυλικές εγκαταστάσεις Excel μπορούν να αυξήσουν το επίπεδο παραγωγικότητας με πολλές πτυχές. Οι υδραυλικές εγκαταστάσεις Excel ακολουθούν δύο στρατηγικές που μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητά σας, η μία είναι η βασική στρατηγική excel και άλλες είναι η προηγμένη στρατηγική υδραυλικών εγκαταστάσεων. Στην παραγωγική στρατηγική, οι περισσότερες φορές χρησιμοποιούνται για την εξεύρεση νέων στοιχείων και τη συνεχή βελτίωση των εκθέσεων. Είναι μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία στην οποία βελτιώνετε τα δεδομένα των αναφορών αντί να τα διατηρείτε.

Σε περίπτωση προηγμένης στρατηγικής, χρησιμοποιείτε άξονα ισχύος για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας. Εδώ, έχετε πολλά πλεονεκτήματα. Πρώτον, αυξάνεται η ικανότητα χειρισμού αρχείων. Δισεκατομμύρια αξίες ανά στήλη και εκατομμύρια πίνακες ανά βιβλίο εργασίας μπορούν να αποθηκευτούν. Δεύτερον, χρησιμοποιώντας τη σχεσιακή διαδικασία στο Power Pivot Model, τα βιβλία εργασίας συνδέονται μεταξύ τους και δημιουργείται ένας σύνδεσμος μεταξύ των πινάκων.

Τρίτον, οι τεράστιοι υπολογισμοί πραγματοποιούνται εύκολα μέσω λειτουργιών DAX. Ως εκ τούτου, κάθε λειτουργία που σχετίζεται με τον άξονα δύναμης διευκολύνει την εξερεύνηση, τη μαζική ανάλυση και την αναφορά.

Το όνομά μου είναι η Aqsa Tabassam, επιχειρηματίας, συνιδρυτής και αρχισυντάκτης του InsideTechWorld. Το InsideTechWorld στοχεύει να προσφέρει τις τελευταίες ειδήσεις τεχνολογίας και εκκίνησης, εκδηλώσεις στα ΜΜΕ και πρωτοποριακές εκδηλώσεις στους αναγνώστες του σε ολόκληρο τον κόσμο.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: τύποι αυτόματης συμπλήρωσης χρησιμοποιώντας το πλήκτρο καρτέλας

Παρόλο που μισούσα την εκμάθηση του Excel, είναι ένα από τα απαραίτητα προσόντα που μπορούμε να εφαρμόσουμε σε πολλές πτυχές της εργασίας και της καθημερινής μας ζωής (προϋπολογισμός κ.λπ.).

Εδώ είναι μια καλή συμβουλή για εξοικονόμηση χρόνου με τους τύπους Excel, με τους οποίους πολλοί άνθρωποι τείνουν να αγωνίζονται. Αυτό που θέλετε να κάνετε είναι να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο καρτέλας, το οποίο σας επιτρέπει να επιλέξετε αυτόματα τους τύπους. Με αυτόν τον τρόπο δεν χρειάζεται να χάνετε χρόνο πληκτρολογώντας τους κάθε φορά. Καθώς αρχίζετε να το συμπληρώνετε, το πεδίο θα συμπληρώσει μια λίστα προτάσεων από το Excel. Στη συνέχεια, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να μετακινήσετε το πλήκτρο βέλους πάνω ή κάτω για να επιλέξετε τον τύπο σας, πατήστε enter και ολοκληρώστε.

Εάν υπάρχει πρόβλημα με οποιονδήποτε από τους τύπους, μπορείτε να το εντοπίσετε γρήγορα επιλέγοντας τον τύπο και μετά πατώντας F2. Στη συνέχεια, μπορείτε να περιηγηθείτε σε τμήματα του τύπου κρατώντας πατημένο το shift και πατώντας το αριστερό βέλος. Το F9 θα δείξει τον τελικό υπολογισμό του τύπου, μετά τον οποίο μπορείτε να πατήσετε Esc για να διατηρήσετε τον τύπο ή να εισαγάγετε για να διατηρήσετε την τιμή.

Αφού συνειδητοποίησε ότι η ζωή των 9 με 5 δεν ήταν γι 'αυτόν, ο Philip εγκατέλειψε τη δουλειά του στον κλάδο της αεροπορίας και αποφάσισε να ταξιδέψει στον κόσμο με τους δικούς του όρους. Επί του παρόντος, βασίζεται μεταξύ της Νέας Υόρκης και της Καμπότζης, είναι ένας ψηφιακός νομάδος πλήρους απασχόλησης και ο ιδρυτής του ταξιδιωτικού ιστολογίου του, PhilipWeiss.org.

Πλήρης 2019 Excel για αρχάριους σε βίντεο