Cómo crear una tabla dinámica en Excel

Excel es un programa de computadora ampliamente utilizado. Es necesario para llevar a cabo cálculos, análisis de datos, pronósticos, elaboración de horarios de reembolso, tablas y gráficos, calculando funciones simples y complejas.

Si maneja datos, probablemente use hojas de cálculo.  Microsoft Excel   es un software de hoja de cálculo muy popular y hay muchas posibilidades de que lo use. Puedes hacer mucho con Excel; Además, los repositorios como Excel Template proporcionan plantillas muy útiles para mejorar su productividad. Excel también proporciona muchas herramientas poderosas. Una de esas herramientas que puede ayudarlo a analizar los datos es la tabla dinámica. ¿Cómo se puede crear una tabla dinámica en Excel? Sigue leyendo para descubrirlo.

Tablas dinámicas: una breve introducción.

Primero, comprendamos qué es una tabla dinámica: una función incorporada de Microsoft Excel. Una tabla dinámica representa un resumen de sus datos en una hoja de cálculo de Excel. Proporciona gráficos útiles que lo ayudan a comprender las tendencias detrás de sus datos. Probablemente necesitará crear informes basados ​​en sus datos, y una tabla dinámica lo facilita.

Why is it called a “Pivot table”? This is because you can  rotar o transponer   this table using another attribute of your data. Let’s gain a deeper understanding of this.

Es posible que tenga miles de filas en una hoja de cálculo de Excel con múltiples atributos o columnas. Una tabla dinámica puede ayudarlo a obtener una perspectiva basada en uno de estos atributos, mientras que otra tabla dinámica puede proporcionar una perspectiva sobre otro atributo.

Para esto, solo necesita “rotar” la tabla, “pivotarla” en el otro atributo. No necesita cambiar los datos de ninguna manera, ni tampoco necesita agregar otra columna para esto.

Las ventajas de las tablas dinámicas.

¿Por qué puede ayudarlo aprender a crear tablas dinámicas? Supongamos que tiene una hoja de cálculo con varios miles de filas. Esta hoja de cálculo representa datos de ventas para diferentes productos y enumera miles de transacciones de ventas.

Captura información variada como ingresos y costos para cada transacción. Desea saber qué producto vende más y qué producto ofrece el mayor porcentaje de beneficios.

Sin una herramienta como una tabla dinámica, necesitaría resumir los ingresos y el costo de cada producto de miles de transacciones. Posteriormente, ¿necesitaría analizar qué producto ofrece la mayor ganancia?

Con la ayuda de tablas dinámicas, puede hacerlo mucho más fácilmente. Esta característica resumirá detalles como ingresos y costos por producto. Incluso puede expresarlos como porcentajes de los ingresos totales y el costo total.

Las ventajas de las tablas dinámicas son las siguientes:

• Puede crearlos fácilmente con solo unos pocos clics.
• Puede personalizar fácilmente las tablas dinámicas y elegir solo las columnas relevantes, lo que mantiene enfocado su análisis.
• Las tablas dinámicas resumen los datos presentes en miles de filas y ahorran esfuerzo manual.

Puede identificar fácilmente patrones en los datos con la ayuda de tablas dinámicas.

• Las tablas dinámicas lo ayudan a crear fácilmente informes a partir de sus datos.

Un proyecto de muestra para crear una tabla dinámica.

Crearemos una tabla dinámica a partir de una hoja de cálculo para resolver un problema hipotético. Dediquemos unos minutos a comprender el problema.

Este tutorial utiliza una plantilla que se puede descargar desde aquí. La plantilla se usa para calcular un inventario de venta de garaje y venta.

En la hoja de Excel titulada Lista de elementos tenemos las siguientes columnas:

• Columna B: No #.
• Columna C: Código del artículo.
• Columna D: Nombre del artículo.
• Columna E: Descripción.
• Columna F: Propietario.
• Columna G: Primera fecha de venta.
• Columna H: Precio de mercado.
• Columna I: Precio de etiqueta.
• Columna J: Precio de venta real.
• Columna K: Fecha de Venta.
• Columna L: Vendido a.
• Columna M: Teléfono del comprador.

Supongamos que el vendedor que organizó la venta de garaje desea realizar un seguimiento de los artículos que se vendieron. El vendedor quiere saber la suma total de todos los artículos que están vendiendo y la suma total que obtuvieron de los artículos que se vendieron.

Instrucciones paso a paso para crear una tabla dinámica en Excel.

Siga los siguientes pasos:

1) Comience a crear una tabla dinámica

Haga clic en la opción de menú INSERTAR y luego haga clic en Tabla dinámica.

2. Seleccione el rango de datos y la ubicación de la nueva tabla dinámica.

Seleccione el rango de datos, incluidas las columnas de los datos que desea en la tabla dinámica. Debe asegurarse de que todas las columnas tengan un encabezado de columna.

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De forma predeterminada, Excel también recomienda que cree una tabla dinámica en una nueva hoja de trabajo. Si desea crear la tabla dinámica en la misma hoja de trabajo, puede elegir esa opción. En ese caso, debe especificar la ubicación.

3. Revise los campos para la tabla dinámica de la lista.

Mire el panel lateral derecho donde Excel muestra la lista de campos. También muestra las áreas donde puede arrastrar y soltar un campo. Las áreas se nombran de la siguiente manera:

• Filtros
• Columnas
• Filas
• Valores.

4. Arrastre y suelte los campos relevantes para crear su tabla dinámica.

En nuestro problema hipotético, necesitamos encontrar el número total de artículos que tiene el vendedor y la cantidad total que obtuvieron al vender estos artículos, así como quién era el dueño de los productos vendidos. Como estamos analizando los datos de todos los elementos, elegimos la columna Nombre del elemento como la fila en la tabla dinámica. Arrastramos el campo Nombre del elemento al área FILAS.

¿Cuáles son los valores que estamos analizando en este proyecto de muestra? Estos son el precio de etiqueta, el precio de mercado y el precio de venta real. Las columnas correspondientes en la hoja de datos principal son Precio de etiqueta, Precio de mercado y Precio de venta real, respectivamente. Estas son las columnas I, H y J en la hoja de datos principal.

Ahora suponga que el vendedor desea filtrar estos datos para calcular la cantidad que le debe al propietario. Pueden crear un filtro para el mismo agregando el campo Propietario al área Filtro, como se muestra en la figura a continuación.

• ¿Podemos encontrar el precio del artículo en términos porcentuales?
• ¿Podemos agregar un campo de código de artículo a las filas?

5. Encuentre las respuestas requeridas en términos porcentuales en la tabla dinámica.

En lugar de dar los precios en números, podemos especificar el porcentaje que constituyen. Ahora debe representarlos como porcentajes del total general. Haga clic en el menú desplegable en el campo Suma del precio de mercado en el área VALORES del generador de tablas dinámicas de arrastrar y soltar.

Seleccione la opción Configuración de campo de valor, que es la última opción en la lista desplegable. Excel muestra dos tipos de opciones aquí. Puede ver el primer tipo de opciones en la pestaña denominada Resumir valores por. Tiene opciones como Suma, Cuenta, Promedio, etc. No utilizaremos estas opciones para nuestro problema específico.

Utilizaremos el segundo tipo de opciones, que se enumeran en la pestaña Mostrar valores como. Excel muestra Sin cálculo de forma predeterminada aquí.

Ahora, debe cambiar Sin cálculo a % del total general de la tabla desplegable. Esto se debe a que desea encontrar la cantidad de cada artículo como un porcentaje de la cantidad total.

Consulte la figura 10 para ver la tabla dinámica resultante. Aquí, la tabla dinámica muestra los ingresos de cada tipo de artículo en términos porcentuales. En este ejemplo, Baloncesto con la firma de Kobe tiene el precio más alto del mercado.

Ahora, de manera similar, verifiquemos los otros precios como un porcentaje, seleccionando % del total general tanto para el precio de etiqueta como para el precio de venta real.

6. Limite su análisis filtrando las filas.

¿Qué sucede si desea excluir un elemento del análisis? Necesita filtrar las filas en la tabla dinámica. Haga clic en la lista desplegable junto a Etiquetas de fila.

Elimine la casilla de verificación del elemento que desea excluir del análisis. Eliminamos Guitarra en este ejemplo.

Una vez que excluya Guitarra del análisis, puede ver que el porcentaje de otros precios ha cambiado, ya que ahora el monto total es diferente

7. Agregar un campo de Código de artículo a filas individuales.

Ahora, para verificar el porcentaje del precio total por código de artículo individual, arrastre y suelte el campo Código de artículo en el área Filas del generador de tablas dinámicas de arrastrar y soltar. Mire la tabla dinámica resultante. La tabla muestra la contribución individual de los diferentes códigos de artículos al precio total que el artículo tiene en el total general.

Conclusión:

Microsoft Excel es una herramienta poderosa. Además, los repositorios como  Plantilla de Excel   proporcionan plantillas muy útiles que lo ayudan a lograr mucho rápidamente. Además de eso, Excel tiene potentes herramientas integradas como tablas dinámicas para el análisis de datos. En esta guía, creamos una tabla dinámica a partir de datos de Excel utilizando un enfoque simple, paso a paso. ¡Use esta poderosa herramienta de Excel para dar sentido a sus datos!

Snezhina Piskova

Snezhina es un aspirante a protegido de marketing apasionado por Excel. Es graduada de Gestión de Medios y Entretenimiento, con experiencia en producción de películas y gestión de eventos. En su tiempo libre le gusta aprender nuevos idiomas, viajar y leer.