विशेषज्ञों से 10 एमएस एक्सेल उत्पादकता सुझाव

एमएस एक्सेल उत्पादकता युक्तियाँ

Microsoft Office स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर MS एक्सेल व्यापक रूप से अनुप्रयोगों की एक बड़ी रेंज के लिए उपयोग किया जाता है, जिसमें सामानों की सूची रखने से लेकर चालान बनाने या यहां तक ​​कि वीडियो गेम खेलने तक शामिल हैं।

हालाँकि, दैनिक व्यवसाय के उपयोग में, बहुत से मूल उपयोगकर्ताओं को बहुत उपयोगी एक्सेल उत्पादकता टिप के बारे में पता नहीं है जो उन्हें बहुत समय और ऊर्जा बचा सकते हैं, उदाहरण के लिए हजारों प्रविष्टियों की सूची में घटनाओं की संख्या की गणना करने के लिए, या अधिक सरल के लिए संचालन जैसे कि एक स्ट्रिंग और अन्य संचालन में एक चरित्र की स्थिति का पता लगाते हैं।

केवल थोड़े से प्रशिक्षण के साथ, दैनिक व्यापार उपयोग में एक्सेल वाइल्डकार्ड, वर्णों का एक सेट जो किसी अन्य को एक सूत्र में बदल सकता है, के साथ उपयोग करना और भी संभव है। एक्सेल में एक उन्नत Vlookup में इस्तेमाल किया वे भी बहुत शक्तिशाली बन सकते हैं।

हमने विशेषज्ञों से  एमएस एक्सेल   उपयोग के सर्वोत्तम सुझावों के लिए समुदाय से पूछा, और यहाँ उनके उत्तर दिए गए हैं:

 क्या आप MS Excel का नियमित रूप से उपयोग कर रहे हैं? एक एकल टिप क्या है जो काम में आपकी दैनिक उत्पादकता में मदद करती है और जिसे आप साझा कर सकते हैं?

स्टेसी कैप्रियो, ग्रोथ मार्केटिंग: क्लाउड में अपने एक्सेल दस्तावेजों का बैकअप लें

एक एक्सेल उत्पादकता टिप क्लाउड पर आपके एक्सेल दस्तावेज़ों का समर्थन कर रहा है।

मैंने विशिष्ट दस्तावेज़ों पर हफ्तों और वर्षों तक काम किया है और उनसे हमेशा वहाँ रहने की उम्मीद की है, लेकिन तब ऐसी परिस्थितियाँ थीं, जहाँ पानी के छींटे या अन्य विफलताओं के कारण  मेरा कंप्यूटर   टूट गया और मेरी एक्सेल शीट खो गई। अब मैं हमेशा उन्हें वापस करना जानता हूं, इसलिए अगर कोई अप्रत्याशित घटना होती है, तो भी मैं उनके पास रहूंगा, यही वजह है कि मैं हर समय क्लाउड-आधारित बैकअप को हाथ में रखता हूं।

केनी ट्रिन्ह, नेटबुकन्यूज़: माउस से छुटकारा पाएं और 3-5 गुना तेजी से जाएं!

जाओ माउस से मुक्त।

माउस से छुटकारा पाने पर आप अपनी गति 3–5X बढ़ा देते हैं। यह सीखना शुरू करने का सबसे अच्छा तरीका है:

• 1. ALT कुंजी के माध्यम से - आप सभी मेनू में पत्र और संख्या दिखाते हैं, कि आप अभी से कैसे नेविगेट करते हैं
• 2. कीबोर्ड शॉर्टकट (Google छवियों पर खोज कीबोर्ड शॉर्टकट) का एक पृष्ठ प्रिंट करें और इसे अपने कंप्यूटर पर टेप करें

माउस के बिना एक्सेल का उपयोग करने में आराम से लगभग 2-3 सप्ताह लगेंगे।

कुशल होने की कुंजी हैं:

• गति -> माउस से मुक्त हो जाओ
• स्वचालन -> महान सूत्र लिखना सीखें और स्प्रेडशीट को सहज रूप से प्रारूपित करें

अगर मुझे अतिरिक्त 3 रैंक देना था, तो यहां बताया गया है कि मैं उन्हें कैसे प्राथमिकता देता हूं:

• 1. स्वरूपण और बुनियादी सूत्र (प्रस्तुत करने की भयानक रिपोर्ट और स्वचालित कार्यों को देखना)
• 2. डेटा विश्लेषण - डेटा को फ़िल्टर करना, छांटना और विश्लेषण करना
• 3. डेटा विज़ुअलाइज़ेशन - टेबल, चार्ट और दोहरे अक्ष चार्ट

डेविड जॉनसन, मुलेटिक लैब्स: अन्य क्षेत्रों के लिए पूर्ण संदर्भ

निरपेक्ष संदर्भों ने मेरी जान बचाई, मुझे यह कहने में गर्व नहीं है। मेरे लिए आकाश खुल गया जब मैंने अन्य क्षेत्रों में पूर्ण संदर्भ बनाने के लिए '$' का उपयोग करना सीखा। असिंचित के लिए, पत्र के सामने '$' कॉलम को ठीक करता है और संख्या के सामने '$' पंक्ति को ठीक करता है। वहां से, संदर्भ आपकी आवश्यकता के अनुसार स्थिर हो सकते हैं। यह वास्तव में मेरे जीवन को बहुत आसान बना देता है जब बड़े डेटासेट विश्लेषण जल्दी से करते हैं।

डेविड जॉनसन, एमबीए, बीए कंप्यूटर साइंस, ने टेक इंडस्ट्री में 20 साल तक वैश्विक टीमों और अमेरिका, यूरोप और एपीएसी और आईबीएसी और सुंगार्ड जैसी कंपनियों के लिए प्रौद्योगिकी पहल में काम किया है। वह वर्तमान में मुल्टिक लैब्स में मुख्य प्रौद्योगिकी अधिकारी हैं, जबकि क्लियर ब्लू डेटा में डेटा और प्रौद्योगिकी प्रबंधन परामर्श भी करते हैं।

नॉरहेनी पंगुलिमा, सेंट्रीक: फ्लैश फिल का उपयोग करें

यहाँ मेरी संख्या एक एक्सेल उत्पादकता टिप है: मास्टर फ़्लैश फ़्लो का उपयोग करें। फ्लैश फिल एक बहुत शक्तिशाली फ़ंक्शन है जो बड़ी मात्रा में डेटा को संसाधित करने की बात आती है। एक-एक करके डेटा को रोकने के बजाय, आप वास्तव में flash सिखाओ ’फ्लैश भर सकते हैं जो आपको चाहिए। कच्चे डेटा के साथ सेल में आपको जो कुछ चाहिए उसमें टाइप करें और फिर कोशिश करें कि फ्लैश फिल फंक्शन इसे सीखता है या नहीं। कभी-कभी आपको पैटर्न को पहचानने के लिए एक्सेल के लिए अधिक टाइप करना होगा, लेकिन एक बार ऐसा करने के बाद, यह आपके लिए काम करता है।

ऐसा करने के लिए, उस सेल पर क्लिक करें जहाँ आपको डेटा की आवश्यकता है। और फिर फ्लैश फिल बटन को खोजें। आप इसे होम टैब पर, संपादन फलक में देख सकते हैं जो एक्सेल विंडो के दाईं ओर सबसे अधिक भाग में पाया जा सकता है। AutoSum के नीचे भरा बटन खोजें और फिर ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें। अंत में, फ्लैश फिल पर क्लिक करें और जादू देखें। मैन्युअल कार्य किए बिना आपकी कार्यपत्रक से डेटा प्रदान करने में सक्षम होने से अधिक उत्पादक कुछ भी नहीं हो सकता है।

मैं Centriqमें आउटरीच कंसल्टेंट हूं - NYT, दिस ओल्ड हाउस, रियल एस्टेट डेली, ब्रिट + को, और अन्य जैसे आउटलेट्स में चित्रित / उद्धृत किया गया है। सेंट्रीक में, मैं होम कंटेंट, होम डेकोर, होम सेफ्टी और बहुत कुछ के बारे में एसईओ-ऑप्टिमाइज़ कंटेंट बनाने पर हमारी कंटेंट टीम के साथ काम करता हूं।

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यहां दाखिला लें

माइक रिचर्ड्स, गोल्फ आइंस्टीन: नवीनतम अपडेट की निरंतर सीख

जब मैंने महत्वपूर्ण व्यावसायिक जानकारी और मेरे द्वारा जीते गए एक ट्रिक का दस्तावेज़ीकरण किया है, तो मैंने यह सुनिश्चित कर लिया है कि मैं अपने आप को नवीनतम अपडेट और शॉर्टकट के रूप में कीबोर्ड और फॉर्मूला शॉर्टकट के साथ अपडेट रखता हूं, जिसने न केवल मेरे काम को गति दी है, बल्कि मुझे प्रोत्साहित भी किया है। सीखते रहना। इस अभ्यास ने एक learning लगातार सीखने ’वाली मानसिकता विकसित की है जिसने मुझे विकसित होने और उत्पादक होने के लिए अधिक प्रेरित किया है।

मेरा नाम माइक है और मैं गोल्फ आइंस्टीन का उत्साही उत्साही और संस्थापक हूं, एक ऐसा ब्लॉग, जहां मैं अपना इनपुट गोल्फ से संबंधित हर चीज पर साझा करता हूं!

Shayne Sherman, TechLoris: सत्यापन डेटा का उपयोग करें

मेरा सबसे अच्छा टिप, हालांकि, बहुत सरल है: * सत्यापन डेटा का उपयोग करें! * मुझे पता है, मुझे पता है, आपको उससे परे होना चाहिए, है ना? मेरा मतलब है निश्चित रूप से आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप नामों को सही ढंग से वर्तनी कर रहे हैं, है ना? सुनो, यह केवल यह जानने में घंटों का समय लगाता है कि गणना की आपकी नेस्टेड शीट अचानक क्यों टूटी हुई है और फिर यह महसूस कर रही है कि इस तथ्य के कारण कि आप डेटा सत्यापन का मूल्य देखने के लिए आपके लिए अमान्य डेटा इनपुट करते हैं।

मैं वर्षों से एक्सेल का उपयोग कर रहा हूं। मेरी पिछली कुछ स्थितियों में, एक मजाक था कि मुझे जो भी काम दिया गया था (दोपहर के भोजन का आदेश देने या यात्रा की योजना बनाने सहित) मैं एक्सेल के साथ बेहतर प्रदर्शन कर सकता था। ईमानदारी से, मैं शायद कर सकता था।

पोली के, इंग्लिश ब्लाइंड्स: अन्य स्रोतों से डेटा मर्ज करते हैं

समय-गहन और दोहराव वाले कार्यों को स्वचालित करने के लिए एक्सेल मैक्रोज़ का उपयोग करना एक वास्तविक गेम-परिवर्तक है, और शायद एक्सेल ने मेरे काम को कैसे सुव्यवस्थित किया है इसके संदर्भ में सबसे अधिक कुशल है।

एक्सेल वर्कबुक्स के साथ अन्य स्रोतों से डेटा मर्ज करना कुछ और है जो मदद करता है, और बहुत कम है जो इसे विलय करने के लिए एक्सेल वर्कफ़्लो में एकीकृत नहीं किया जा सकता है। एक बार और, आप बाद में डेटा परिवर्तन और विश्लेषण को सक्षम करने के लिए इन अन्य तत्वों को स्वचालित रूप से आयात कर सकते हैं।

रिपोर्ट बनाने से पहले आँकड़े प्राप्त करने के लिए केवल एक क्वेरी बढ़ाना गहराई से अंतर्दृष्टि प्रदान करता है जो एनालिटिक्स और निर्णय लेने को सूचित कर सकता है, और आपको अपने सभी अन्य विभिन्न रूपों की सामग्री को भी सत्यापित और क्रॉस-चेक करने में सक्षम बनाता है।

पोली के पास डिजिटल मार्केटिंग कंसल्टेंट और सीनियर मार्केटिंग मैनेजर के रूप में एक दशक से अधिक का अनुभव है, जो एसएमई से लेकर बड़े अंतर्राष्ट्रीय निगमों और घरेलू नामों तक के विविध ग्राहकों की सेवा करता है।

रूबेन योनटन, गेटवोआईपी: HLOOKUP और VLOOKUP का उपयोग करें

जब मैं पहली बार एक्सेल सीख रहा था, मुझे याद है कि HLOOKUP और VLOOKUP ने वास्तव में बहुत सारी आश्चर्यजनक चीजों को अनलॉक किया था जिन्हें मैं कभी नहीं जानता था कि आप एक्सेल के साथ कर सकते हैं।

एक सीईओ के रूप में, मैं अभी भी उन कार्यों का उपयोग वास्तव में सरल डैशबोर्ड बनाने के लिए करता हूं जो एक स्प्रेडशीट के भीतर अन्य टैब से डेटा खींचेंगे, जो कि हम नियमित आधार पर अपडेट किए जाने वाले डेटा के लिए शक्तिशाली है।

Gintaras Steponkus, ठोस मार्गदर्शिकाएँ: प्रत्येक स्प्रेडशीट के लिए चार्ट और ग्राफ़ तैयार करें

एक प्रोजेक्ट मैनेजर होने के नाते, मुझे दैनिक एक्सेल का उपयोग करना होगा। मुझे कंपनी के मूल्य को अधिकतम करने के लिए प्रतिदिन एक टन डेटा का ट्रैक रखना होगा और उसका विश्लेषण करना होगा। मैंने इस संबंध में एक्सेल को सबसे शक्तिशाली उपकरण के रूप में पाया है।

मुझे रोजाना रिपोर्ट तैयार करनी होती है। कई बार मुझे पुरानी स्प्रेडशीट का उल्लेख करना पड़ता है। सभी डेटा के माध्यम से जाना एक कठिन काम है। इसलिए, मैं आवश्यक डेटा के ग्राफ़ और चार्ट बनाता हूं, जिसे मैं अन्य प्रारूपों के साथ-साथ पीडीएफ में भी निर्यात कर सकता हूं। यह मुझे एक नज़र में निष्कर्षों को नोट करने में मदद करता है। यह मुझे एक त्वरित अवलोकन देता है कि स्प्रैडशीट्स पर नंबर एक दूसरे से कैसे संबंधित हैं। यह सुविधा उन जरूरी कार्यों में मददगार बन जाती है, जहां मेरे पास रिपोर्ट तैयार करने के लिए कम समय होता है। हालाँकि, पूर्वनिर्धारण आप एक्सेल दिशा निर्देशों के अनुसार सभी डेटा है।

मेरा नाम Gintaras Steponkus है और मैं Solidguides में एक सोशल मीडिया मार्केटर हूं। सॉलिड गाइड्स उत्साही और रिसर्च रिव्यू लिखने के लिए समर्पित उत्साही लोगों की टीम द्वारा बनाई गई परियोजना है। हम इंटरनेट के बारे में बहुत भावुक हैं, और हम जानते हैं कि यह एक बहुत बड़ी जगह है जहाँ बहुत सारी नकली और अनावश्यक जानकारी भरी हुई है। हमने दुकानदारों के लिए इंटरनेट को सुरक्षित स्थान बनाने के लिए ठोस मार्गदर्शिकाएँ बनाईं, और क्योंकि हम अनुसंधान और सूचित करना पसंद करते हैं।

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: पावर पिवोट्स और DAX फ़ंक्शंस का उपयोग करें

मैं डेटा का विश्लेषण, रिपोर्टिंग और भंडारण के लिए नियमित रूप से  एमएस एक्सेल   का उपयोग कर रहा हूं .. मुझे अपने समाचार वेबसाइट के निवेशकों और अन्य शेयरधारकों को सभी सामग्री, विज्ञापनों और ट्रैफिक एनालिटिक्स के हर हफ्ते एक रिपोर्ट बनानी होगी।

एक्सेल पाइपलाइन कई गुना से उत्पादकता स्तर बढ़ा सकती है। एक्सेल प्लंबिंग दो रणनीतियों का अनुसरण करता है जो आपकी उत्पादकता को बढ़ा सकते हैं, एक है बेसिक एक्सेल स्ट्रैटेजी और दूसरा एडवांस्ड प्लंबिंग स्ट्रैटेजी। उत्पादक रणनीति में, अधिकांश समय नई अंतर्दृष्टि खोजने और रिपोर्टों को लगातार सुधारने में उपयोग किया जाता है। यह एक दोहराने योग्य प्रक्रिया है जिसमें आप इसे बनाए रखने के बजाय रिपोर्ट के डेटा में सुधार कर रहे हैं।

उन्नत रणनीति के मामले में, आप अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए पावर पिवट का उपयोग करते हैं। यहां, आपको कई फायदे मिलते हैं। सबसे पहले, फ़ाइलों को संभालने की क्षमता बढ़ जाती है। प्रति कॉलम और बिलियन टेबल प्रति कार्यपुस्तिका के मान संग्रहीत किए जा सकते हैं। दूसरे, पावर पिवट मॉडल में रिलेशनल प्रक्रिया का उपयोग करके, वर्कबुक एक-दूसरे के साथ जुड़ जाती हैं और तालिकाओं के बीच एक लिंक स्थापित हो जाता है।

तीसरे, DAX फ़ंक्शंस के माध्यम से आपकी बहुत बड़ी गणना आसानी से हो जाती है। इसलिए, पावर पिवट से जुड़े प्रत्येक और प्रत्येक कार्य को अन्वेषण, बड़े पैमाने पर विश्लेषण और रिपोर्टिंग कार्य को आसान बना रहा है।

मेरा नाम अक्सा तबस्सुम है, जो एक व्यवसायी, सह-संस्थापक और इनसाइडटेकवर्ल्ड के प्रधान संपादक हैं। InsideTechWorld का लक्ष्य नवीनतम तकनीक और स्टार्टअप समाचार, मीडिया घटनाओं और पूरे विश्व में अपने पाठक के लिए घटित घटनाओं को पहुंचाना है।

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: टैब कुंजी का उपयोग करके ऑटो फॉर्मूला भरें

भले ही मुझे एक्सेल सीखने से नफरत है, यह उन आवश्यक कौशल में से एक है जिसे हम अपने काम और दैनिक जीवन (बजट, आदि) के कई पहलुओं पर लागू कर सकते हैं।

यहां एक्सेल फ़ार्मुलों के साथ समय बचाने के लिए एक अच्छा टिप है, जिसके साथ बहुत से लोग संघर्ष करते हैं। तो आप जो करना चाहते हैं वह टैब कुंजी का उपयोग करना है, जो आपको सूत्र चुनने का मौका देता है। इस तरह आपको हर बार उन्हें पूरे समय टाइप करने में समय बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है। जैसे ही आप इसे भरना शुरू करते हैं, फ़ील्ड एक्सेल से सुझावों की एक सूची तैयार करेगा। फिर आपको बस इतना करना है कि अपने सूत्र का चयन करने के लिए अपने तीर कुंजी को ऊपर या नीचे ले जाएं, प्रवेश और हिट करें।

अगर किसी भी फॉर्मूले के साथ कोई समस्या है, तो आप जल्दी से फॉर्मूला चुनकर F2 को डीबग कर सकते हैं। फिर आप शिफ्ट को पकड़कर और बाएं तीर को दबाकर सूत्र के माध्यम से साइकिल चला सकते हैं। F9 सूत्र की अंतिम गणना दिखाएगा, जिसके बाद आप सूत्र को बनाए रखने के लिए Esc को हिट कर सकते हैं या मान को संरक्षित करने के लिए दर्ज कर सकते हैं।

9 से 5 के जीवन का एहसास करने के बाद, फिलिप ने एविएशन इंडस्ट्री में अपनी नौकरी छोड़ दी और दुनिया को अपनी शर्तों पर यात्रा करने का फैसला किया। वर्तमान में, वह NYC और कंबोडिया के बीच स्थित है, वह एक पूर्णकालिक डिजिटल खानाबदोश और अपने यात्रा ब्लॉग, PhilipWeiss.org के संस्थापक हैं।

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