Google Workspace Review 2022 - Un'alternativa Microsoft 365

Conosciamo tutti con il browser Chrome di Google, Gmail e Google Drive con tutte le app gratuite all'interno di Google Drive. Google Workspace è essenzialmente la versione a pagamento di Gmail e Google Drive, con più funzionalità offerte ed è rivolta ai clienti aziendali.

In questo articolo, ti daremo una run -through di Google Workspace Review e come utilizzare Google Workspace Dashboard - vedi anche come creare un account Google Workspace con sconto nel nostro altro articolo.

Cos'è Google Workspace

Google Workspace è una soluzione Office basata su cloud per le aziende di team. Mentre la maggior parte è solo online, alcune app possono anche essere utilizzate quando offline.

Più che solo software Office come elaboratori di testi, fogli di calcolo e diapositive di presentazione archiviati nei server cloud di Google, queste app consentono la collaborazione del team online. Esistono anche altre app e strumenti inclusi nell'area di lavoro di Google che sono elencati di seguito:

Google Workspace Strumenti includono:

• Gmail
• Google Drive
• Google Meet (videoconferenza)
• Calendario
• Chiacchierata
• Google Doc
• Fogli di Google (foglio di calcolo)
• Slide Google (diapositive di presentazione)
• Moduli di Google
• Sito Google (sito Web ospitato su Google Domain)
• Google Keep (note e todos)

Tutte queste app sono disponibili anche su Mobile, Android e iOS.

Piani dell'area di lavoro di Google

Nel piano di base, noto come Business Start Plan, Google Workspace offre solo archiviazione su Google Drive a 30 GB per utente. Per Google Meet, esiste un limite fino a 100 partecipanti per il piano di avviamento.

Per il piano intermedio, noto come piano standard di business, l'archiviazione cloud offerta in Google Drive aumenta in modo significativo a 2 TB per utente. Per il piano standard, Google Meet ha un limite di un massimo di 150 partecipanti.

Per il piano a pagamento più elevato, noto come Piano Business Plus, l'archiviazione cloud di Google aumenta a 5 TB per utente. Google offre anche un impianto ancora più alto per i clienti aziendali aziendali, il pacchetto è personalizzabile. Google Meet in questo piano ha un massimo di 250 partecipanti.

Ogni persona che ha un'e -mail con la tua azienda è considerata un utente e viene addebitata una commissione, a seconda del piano in cui la tua azienda è attiva. Tuttavia, le e -mail alias come Sales@YourCompany sono collegate a un utente esistente e sono gratuite e non addebitate come utente aggiuntivo.

Chi dovrebbe usare Google Workspace?

Potresti pensare che Google fornisca già Gmail e Google Drive gratuiti con app come Google Documenti, fogli di Google e diapositive di Google, quindi perché dovresti pagare per qualcosa che si può avere gratuitamente?

Come individuo che ha poco bisogno di archiviare informazioni, informazioni relative al lavoro o come libero professionista, forse la versione gratuita di Google Drive e Gmail è sufficiente per te.

Per i team, tuttavia, anche in piccoli team di due o tre persone in un'organizzazione, mantenere informazioni e dati relativi al lavoro in un cloud a pagamento è un'opzione più sicura. Google Workspace ha anche più funzioni della versione gratuita di Google. Google Workspace è particolarmente utile per i team che lavorano in remoto dove possono ancora collaborare in tempo reale utilizzando Google Documenti, fogli e diapositive. Le modifiche in tempo reale possono essere viste dai membri del team e tutte le modifiche possono essere viste dalla loro storia di revisione. Queste app possono anche essere utilizzate quando offline.

Altri strumenti di collaborazione includono Google Meet per videoconferenze, calendari e altro ancora. L'area di lavoro di Google può anche essere utilizzato con  Microsoft Office   Word, Excel e PowerPoint in Google Drive. Alcune persone preferiscono queste app in quanto hanno funzionalità più potenti delle app di Google. Google WorksPace si integra anche con altre app di terze parti come i clienti di gestione delle relazioni (CRM) che possono essere trovate nel mercato di Google Workspace.

Un'azienda o un'azienda che si iscrive con Google Workspace può utilizzare un nome di dominio personalizzato invece di utilizzare Gmail.com in modo che appaia come un'azienda ufficiale.

Come utilizzare Google Workspace Dashboard

Se hai già familiarità con l'utilizzo della versione gratuita di Google, accedere alla dashboard di Google Workspace è familiare. Accedilo tramite il tuo Gmail per raggiungere tutte le app. Questo è per tutti gli utenti di un team che si è registrato con Google Workspace.

Per collaborare su Google Docs , fogli, diapositive o moduli, fai semplicemente clic sul pulsante Blue Share e seleziona i ruoli di accesso dei membri del team per modificare, commentare o visualizzare. I membri del team riceveranno un'e -mail che li invita a collaborare al file.

Come assegnare attività nella dashboard di Google Workspace

Via Gmail

Lavorare in team significa che ad alcune persone vengono assegnati determinati compiti e ruoli e aderire ai risultati di lavoro a un programma previsto. Questo può essere fatto facilmente in Gmail.

• Innanzitutto, devi Crea uno spazio per il tuo progetto . Questo può essere fatto scorrendo sul lato sinistro del tuo Gmail e da qualche parte sotto la posta in arrivo, c'è un segno più per gli spazi. Fai clic sul segno più e nomina lo spazio del progetto.
• In secondo luogo, invita i membri del team pertinenti che lavoreranno al progetto.
• In terzo luogo, nomina l'attività e seleziona la data di scadenza.
• Infine, una volta che i membri del team accettano il tuo invito a questo particolare spazio di progetto, ora puoi selezionare a quale membro del team in quello spazio del progetto a cui assegnare l'attività.

Google Workspace è disponibile anche su Mobile, Android e iOS. Le loro funzioni di chat e spazio sono disponibili in Gmail Mobile nella parte inferiore dello schermo mobile. I file possono essere condivisi in uno spazio di progetto, fare modifiche e discutere nella stessa finestra dello spazio del progetto tramite chat. In questo modo, lo stesso argomento può essere visualizzato in modo olistico, da discussioni, ruoli di attività e file. Puoi anche discuterne in una riunione video dal vivo. Basta fare clic sull'icona Meet nello spazio del progetto e i membri dello spazio del progetto possono unirsi alla riunione.

Tramite Google Documenti

Puoi anche Assegnare attività tramite Google Docs . Per fare ciò, evidenzia semplicemente la frase che si desidera assegnare l'attività a un altro membro del team.

Quindi fare clic sul pulsante Aggiungi commento (il pulsante più) nel menu di Google Docs.

Per selezionare la persona per assegnare l'attività, digita prima il pulsante più (+) e quindi il nome della persona. Una volta visualizzato il nome della persona giusta, selezionalo per confermare. Questo è tutto.

Console di amministrazione nella dashboard di Google Workspace

Il ruolo dell'amministratore ha l'autorità su vasta scala su tutto l'accesso agli utenti dei membri del team. Ciò include l'assegnazione di e -mail, le app a cui ogni utente ha accesso e concedere o limitare l'accesso ai dati a ciascun utente in diverse regioni.

Pertanto, la console amministratore %% nella dashboard di Google Workspace ha più funzionalità e app rispetto ai normali utenti di Google Workspace.

Queste caratteristiche includono:

• Aggiungi/rimuovi gli utenti
• Gestisci il dispositivo
• Configurare la sicurezza e le impostazioni
• App aggiuntive
• Fatturazioni
• Domini
• Rapporti
• Dispositivi
• Migrazione dei dati
• Gruppi
• Unità organizzative
• Dispositivi

Il ruolo amministratore è il ruolo più potente in tutti i membri del team di un'azienda che utilizza Google Workspace che tutte le impostazioni sono determinate dall'amministratore utilizzando la console di amministrazione in Google Workspace Dashboard. L'amministratore può assegnare la quantità di archiviazione che ogni utente può avere, in quali gruppi e unità organizzative in cui si trovano e così via. L'amministratore determina inoltre cosa possono essere ulteriori app

Il ruolo amministratore può anche decidere di aumentare i limiti di archiviazione dell'azienda, all'interno della console di amministrazione Google Workspace Dashboard, sebbene Google possa addebitare commissioni aggiuntive. L'amministratore può anche monitorare e limitare l'importo dell'archiviazione di ciascun utente.

L'amministratore può anche scegliere di importare app di terze parti da utilizzare all'interno dell'area di lavoro di Google e decidere quali utenti possono avere accesso ad essi. Tali app includono app come CRMS e app di firma elettronica.

Come impostare lo spazio di lavoro di Google

Registra un account e utilizza la procedura guidata di configurazione in Google Workspace per configurare la configurazione.

Se scegli un nuovo nome di dominio, Google fornirà registrar di dominio con cui collaborano per una configurazione senza soluzione di continuità.

Aggiungi altri utenti al tuo account impostando i loro nuovi indirizzi email.

Tuttavia, se si desidera utilizzare il nome di dominio esistente, è necessario eseguire alcuni passaggi aggiuntivi.

Devi dimostrare a Google che possiedi il dominio esistente aggiungendo un record TXT ai tuoi record DNS. Infine, è necessario aggiungere record MX per impostare la tua email. Il processo è leggermente più complicato per le persone senza tecnologia se vogliono utilizzare un nome di dominio esistente.

Google Workspace Pro e contro

• Tutti gli strumenti necessari per una piccola impresa
• Facile da configurare
• Buono per la collaborazione remota del team
• Email dell'azienda personalizzata in Gmail
• Si integra con  Microsoft Office   (Word, PowerPoint, Excel)
• Google Documenti, fogli e diapositive possono funzionare offline

• Formattazione errata durante l'importazione da Microsoft Office
• Funziona solo nella cassetta postale di Gmail
• Meno potente di  Microsoft Office   (elaboratore di testi, foglio di calcolo, presentazioni)
• Cattivo assistenza clienti

FAQ su Google Workspace

1 - Qual è la differenza tra Google e Google Workspace?

Google Gmail e Google Drive sono la versione gratuita e Google Workspace è la versione a pagamento per le aziende. La versione gratuita ha funzionalità limitate e dimensioni dell'archiviazione del cloud mentre Google Workspace, la versione a pagamento, ha più funzioni e archiviazione cloud più grande e strumenti di collaborazione aggiuntivi come lo spazio in cui è possibile assegnare attività ai membri del team.

2 - Qual è la differenza tra Microsoft 365 e Google Workspace?

Microsoft 365 è prima per il desktop, quindi con funzionalità online aggiuntive, mentre lo spazio di lavoro di Google è costruito per l'utilizzo online prima, con l'archiviazione cloud e quindi solo alcune abilità offline.

3- Come si arriva al tuo dashboard di Google Workspace?

Per un normale membro del team di Google Workspace, la dashboard è accessibile tramite Gmail, mentre per un amministratore, l'accesso alla dashboard è tramite https: //workspace.google.com/

4 - Di cosa hai bisogno per accedere a Google Workspace?

Puoi utilizzare il browser Google Chrome sul desktop per le migliori prestazioni. L'area di lavoro è anche accessibile tramite Mobile, Android e iOS. È inoltre possibile utilizzare un notebook Chrome per accedere all'area di lavoro, purché sia ​​disponibile una connessione Internet. Le funzionalità offline dell'area di lavoro sono limitate a Google Documenti, fogli e diapositive solo per la modifica.

Alternative all'area di lavoro di Google

Microsoft 365

Microsoft 365 è  Microsoft Office   con Cloud Storage. La differenza chiave è che le app Office Microsoft 365 sono costruite per il desktop ma con le funzionalità di archiviazione aggiuntive su Microsoft One Drive. Per utilizzare Microsoft Word, Excel o PowerPoint, è necessario installare il software sul desktop prima di poterlo utilizzare completamente. Tuttavia, con la nuova versione, esiste una versione online di Word, Excel e PowerPoint, sebbene questi abbiano funzionalità limitate rispetto alla versione desktop.

I principali punti di forza di Microsoft sono le capacità del software Office. Autori seri che scrivono volumi di manoscritti non troverebbero tante funzioni nella versione di Google Doc del Processore Word. Allo stesso modo, i banchieri seri sarebbero in grado di creare modelli finanziari solidi solo su Microsoft Excel e non sui fogli di Google.

Tuttavia, Microsoft 365 si basa sul software legacy iniziato 30 anni fa, Microsoft Office, quando Internet era agli inizi e il lavoro remoto era inesistente. Pertanto, Microsoft 365 è stato costruito pensando a una collaborazione completa, quindi non ha le funzionalità di editing dal vivo offerto da Google Workspace.

Office WPS

Office WPS has the same feel and looks as Microsoft, with almost as many of Microsoft’s capabilities, as it is primarily a desktop-first solution. Office WPS is owned by Kingsoft, a China-based company Apps include WPS Writer, WPS Spreadsheet, and WPS Presentation. WPS is free to use, but the apps come with ads and it cost $30 to remove the ads. Office WPS also has a cloud storage solution.

Suite di uffici Apple

Suite di uffici Apple is For Mac and iPhone Enthusiasts. Apple also has a word processor, spreadsheet, and presentation slides called Pages, Numbers, and Keynote. However, the main drawback is that is not at all compatible with Windows and Android, so collaborating with other team members who d not use iOS or Mac is just a barrier.

Conclusione

Passare a Google Workspace dovrebbe essere un'esperienza senza soluzione di continuità per la maggior parte dei membri del team, poiché Google Workspace è simile a Google Drive e Gmail gratuiti, ma con la funzionalità aggiunta della collaborazione del team nell'area del ritmo dell'area di lavoro in cui chat di gruppo, assegnazione di ruoli di attività e ruoli delle attività La modifica dei file con la cronologia di tracciamento può essere eseguita in spazi separati in base a progetti. Google Workspace ha una prova gratuita gratuita per le aziende che vogliono provare Google Workspace.

Domande Frequenti

Microsoft 365 è un'alternativa gratuita di Google Workspace?

Ci sono differenze tra i programmi. Microsoft 365 è costruito per il desktop e quindi con funzionalità online aggiuntive, mentre Google Workspace è costruito per l'uso online prima, con Cloud Storage e quindi solo alcune funzionalità offline.