34 suggerimenti su Google Documenti per aumentare la produttività del tuo ufficio

Uno degli strumenti più utilizzati per lavorare a casa e condividere documenti con altre persone, Google Documenti non è una parte essenziale di molti diversi tipi di lavoro svolto su un computer e ha quasi sostituito i normali programmi per ufficio installati sul computer.

A partire da un  Account Gmail   o anche senza, le diverse app Google ti consentono di creare online, senza alcun software installato, documenti di testo avanzati con Google Documenti, fogli di calcolo con Fogli Google, presentazioni con Presentazioni Google, moduli con Moduli Google e altro ancora!

Con l'aiuto di alcuni suggerimenti per l'uso di app Google esperte, e in particolare di Google Documenti, dovrai utilizzarlo per scopi più che semplici come un blocco note di Google online e puoi arrivare fino alla gestione di un'intera azienda e dei tuoi collaboratori con l'online Suite di Google.

Dalla cronologia delle versioni alle funzioni avanzate, abbiamo chiesto alla community quali sono i loro suggerimenti per ottenere il massimo da Google Documenti. Ecco le loro risposte.

Stai utilizzando Google Documenti per gestire i documenti aziendali? Hai qualche suggerimento su come usarli per la produttività dell'ufficio? Hai usato con successo le funzionalità di collaborazione?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: non è necessario salvare una bozza e inviare nuovamente a tutti

Uso Google Documenti per gestire quotidianamente i documenti aziendali. Per collaborare con quelli del mio team, selezioniamo le impostazioni che consentono a quelli del nostro team di modificare. Nell'angolo in alto a destra c'è un pulsante blu condividi. Fai clic su di esso, quindi vai alle impostazioni avanzate e seleziona chi può aprire il documento. Quindi selezionare dal menu a discesa può modificare.

Una volta che il team ha accesso, utilizza l'opzione commenti per porre domande o aggiungere informazioni. I membri del team possono anche apportare modifiche o suggerimenti per le modifiche.

È conveniente e produttivo utilizzare Google Documenti per la collaborazione perché tutti i membri del team possono avere accesso in tempo reale. Non è necessario salvare una bozza e inviare nuovamente a tutti. Possono semplicemente continuare a controllare con il documento originale mentre si evolve.

Stacy Caprio, Marketing di crescita: scrivi e ricerca senza lasciare documenti con Explore

Un consiglio per l'utilizzo di Google Documenti è che puoi scrivere e cercare senza lasciare il documento quando usi la funzione Esplora. La funzione Esplora ti consente di cercare ed esplorare Google per ricerche e risposte mentre scrivi allo stesso tempo in modo da non dover perdere tempo a cambiare scheda o a fare clic sul tuo Google Doc durante la scrittura.

James Canzanella, Notti di marketing isolate: hanno cartelle basate su argomenti

Da anni utilizzo Google Documenti per gestire documenti aziendali e ti consiglio di tenere cartelle molto ordinate di tutti i tuoi file. Nel tempo, i file possono iniziare ad accumularsi e non si vuole passare troppo tempo a cercare i propri file specifici. Raccomando di avere cartelle basate su argomenti. Ad esempio, potrebbero essere spese, entrate, piani aziendali o qualsiasi altra cosa.

Col passare del tempo, è quindi possibile aggiungere nuovi file per gli anni precedenti, dato che non si accederà a loro tanto. Ma se hai ancora bisogno di accedervi? Saprai sempre dove cercare. Pur essendo ordinato e ordinato può sembrare un suggerimento fondamentale, diventa molto più importante quando i file e i documenti iniziano ad accumularsi.

Calloway Cook, Illuminate Labs: consente solo alle persone esterne all'organizzazione di vedere

Assicurati di modificare le impostazioni di accesso se condividi un documento con persone esterne alla tua organizzazione. È comune per le persone che non hanno familiarità con Google Documenti e software di collaborazione condivisa apportare modifiche dirette a un documento, che in genere non si desidera.

Tendiamo a limitare l'accesso ai documenti della nostra azienda a Solo visualizzazione o in alcuni casi Solo commento. Per qualcosa come un mazzo di lancio degli investitori, ha senso consentire solo alle persone esterne all'organizzazione di vederlo, perché quel mazzo verrà riutilizzato e inviato ad altri potenziali investitori.

Vincent Lee, autore: invita il team per gli input

Come parte del mio processo di sviluppo del marchio per i clienti, inizio con la costruzione della storia del loro marchio. Google Doc è il mio punto di partenza per la registrazione di informazioni e, se necessario, inviterò il mio team a fornire input offrendo loro funzionalità di modifica o di commento. Ricorda di selezionare la funzione Suggerimenti in fase di modifica in modo da mantenere il testo originale. Commentare è più utile se hai solo bisogno di feedback, non di modifiche. È possibile evidenziare un paragrafo specifico ed è possibile assegnare una richiesta di commento a una persona specifica (tramite il loro indirizzo e-mail). La funzione di commento è anche un buon modo per tenere traccia delle decisioni che portano alla versione finale nel documento.

Google Doc è anche utile mentre scrivo il mio libro in arrivo. Sono in grado di invitare il mio editore a controllare il contenuto e, utilizzando lo strumento di commento, può consigliare un cambio di direzione o idea. E mentre preparo il manoscritto finale, sono in grado di generare automaticamente un sommario semplicemente formattando i titoli dei capitoli come intestazione. Anche la funzione di conteggio delle parole è un ottimo strumento poiché devo mantenere la lunghezza di ogni capitolo uguale.

Dan Bailey, WikiLawn: apprendi la funzione cronologia e risolvi i commenti

I miei migliori consigli per l'utilizzo di Google Documenti riguardano in modo collaborativo l'apprendimento della funzione Cronologia e l'esecuzione di una sorta di processo per chi commenta / modifica quando. Per la cronologia, è possibile visualizzare un record di ciò che è stato modificato e ripristinare eventuali modifiche. Questo è fondamentale se qualcuno cambia qualcosa che deve essere ripristinato, o se vuoi vedere cosa ha contribuito un singolo dipendente.

Se fai clic su Tutte le modifiche salvate in Drive, si aprirà una vista che mostra le modifiche recenti. Sono codificati a colori, quindi puoi vedere chi ha fatto cosa. Basta fare clic su di esso per ottenere una visione migliore nel documento e ripristinare se necessario.

In termini di modifiche e commenti, escogita un flusso di lavoro in modo che le persone non si calpestino. Se una persona redige un documento, fallo passare a un altro per eseguire un livello elevato una volta. Quindi rispediscilo al disegnatore, lascia che facciano modifiche e invialo lungo la linea per un'analisi più critica. Risolvi i commenti che vengono trattati e lascia quelli di cui hai ancora domande.

Questo dovrebbe mantenere le cose  In movimento   senza intoppi.

Josephine Ison, animatori di eventi: fino alla programmazione minuto con Google Documenti

Come agenzia di prenotazione di talenti / artisti, * Google Documenti è fondamentale per il modo in cui teniamo il nostro team informato in modo semplice. * La maggior parte delle nostre prenotazioni sono eventi dal vivo e richiedono una pianificazione al minuto. È qui che G-Docs è utile. Un documento live viene condiviso con tutti i membri coinvolti e se vengono apportate revisioni ai tempi e ai requisiti, queste notifiche vengono inviate in tempo reale tramite e-mail. Ciò riduce notevolmente lo sforzo amministrativo aggiuntivo e rende la nostra comunicazione pulita e chiara.

Sherese Patton, SLP Media Relations: crea un documento PDF prima di inviarlo

Come pubblicista e consulente PR sono sempre in movimento. a volte è necessario avere il mio laptop con me per la maggior parte del tempo e configurare una workstation se lo spazio lo consente. Pertanto, poter accedere ai file del contratto è estremamente utile e importante. Uso Google Documenti abbastanza frequentemente per la creazione del mio contratto e per il mio questionario per l'inserimento di nuovi clienti. Poiché puoi accedere a Google ovunque e intendo ovunque, rende molto più semplice e meno stressante quando puoi continuare a lavorare sui tuoi documenti e condividerli facilmente.

Il miglior consiglio che posso dare è di utilizzare questa app per proposte di contratto. Una volta terminato il documento, puoi facilmente condividerlo con la persona per cui stai creando il documento. L'unica cosa che consiglierei è di renderlo un documento PDF prima di inviarlo, poiché non si desidera che il client apporti modifiche di cui non si è a conoscenza. Tuttavia, quando condividi documenti con il tuo team, apporterei le correzioni in un colore diverso. in questo modo sai quando sono state apportate correzioni. Ho collaborato con altri professionisti delle pubbliche relazioni e abbiamo scoperto che la scelta dei colori era il modo migliore di procedere. Questo strumento è eccezionale ed è stato davvero un successo!

James McGrath, Yoreevo: utilizzare lo strumento Suggerimenti per informare il proprietario del documento

Una caratteristica che troviamo estremamente utile ma che è facile perdere è suggerire. Si trova in alto a destra. Normalmente si sceglie Modifica, ma se si fa clic su di esso e si sceglie Suggerimenti, eventuali modifiche apportate sia al testo originale che al nuovo testo rimangono nella pagina. Verrà creata una bolla corrispondente sul lato destro della pagina evidenziando il suggerimento.

Man mano che vengono proposti questi suggerimenti, il proprietario del documento verrà informato e potrà accettare o rifiutare le modifiche. Se sono accettati, la modifica viene applicata. Se vengono rifiutati, il documento torna alla sua forma originale.

Ogni suggerimento può essere valutato in modo indipendente.

Questa funzione è davvero utile perché è sostanzialmente una versione redline del documento che puoi facilmente valutare.

Rafa, Accademia Spagnola Homeschool: impara alcune scorciatoie utili

Utilizziamo Google Documenti per gestire ogni post del blog per assicurarci che sia pronto per la pubblicazione. Da quando lavoriamo in remoto da molto tempo, la funzione di commento si è dimostrata molto utile nel promuovere discussioni tra scrittori ed editori. Non solo la funzione ci consente di lavorare secondo i nostri ritmi, ma lascia anche una traccia scritta dell'intero processo di modifica in modo che le parole non rimangano nell'aria.

Un altro modo per aumentare la produttività tramite Google Documenti è imparare alcune scorciatoie utili. Come scrittore, scorciatoie come il conteggio delle parole (CTRL + MAIUSC + C) e l'introduzione di intestazioni (CTRL + ALT + 2) sono un ottimo modo per rendere la scrittura un'esperienza efficiente e piacevole. Se stai organizzando il documento con le intestazioni, ciò ti consente anche di navigare rapidamente tra i titoli tramite la barra laterale a sinistra del documento. Questo rende abbastanza facile passare attraverso documenti di grandi dimensioni!

Ahmed Mir, Nature and Bloom: crea collegamenti condivisibili, commenta e usa le intestazioni

Sono il fondatore di un'attività di e-commerce e affiliazione per la quale lavoro frequentemente con scrittori ed editori freelance tramite Google Documenti.

Per i quali ho alcuni suggerimenti associati per la produttività per le aziende online come la mia:

• Crea collegamenti condivisibili per i documenti da trasmettere al tuo autore, che possono quindi essere controllati dal tuo editor e dal team SEO in tempo reale. È possibile regolare le autorizzazioni per consentire a determinati utenti di modificare / sola lettura o consentire a chiunque abbia il collegamento di modificare, se necessario.
• Se il documento deve essere rielaborato per aggiungere commenti per membri specifici del team utilizzando la funzionalità comment @, questo spinge automaticamente il membro del team via e-mail al tuo feedback!
• Usa le intestazioni per suddividere i documenti in formati pronti per la SEO preparati per incollarli direttamente nel tuo sito Web senza modifiche.

Marc Bromhall, Principiante attrezzatura da surf: invia e-mail direttamente da un foglio di calcolo

Usiamo Google Suite da oltre 4 anni per gestire la nostra attività. Una delle funzionalità più intelligenti che abbiamo scoperto per aumentare la produttività è l'invio di e-mail direttamente da un foglio di calcolo. Questo è un ottimo strumento per project manager o team leader che comunicano costantemente con più membri di un team. Supponiamo che tu abbia appena concluso una riunione e ci siano stati diversi punti di azione nella riunione che devono essere delegati a diversi membri del team. Invece di inviare per e-mail tutte queste persone separatamente, puoi utilizzare i fogli di Google per prendere nota di chi deve fare cosa.

Nella prima colonna inserirai la loro e-mail e nella seconda colonna troverai la nota su cosa devono fare. Dopo che la riunione è finita e il foglio è completo, tutto ciò che devi fare è copiare e incollare un po 'di codice in Google Script Editor che puoi trovare nella scheda Strumenti in Fogli Google. Una volta incollato il codice, fai semplicemente clic su invia e-mail nella parte superiore della pagina e in pochi secondi tutti i membri del team riceveranno i loro singoli messaggi. Troviamo che questo strumento ci ha permesso di risparmiare moltissimo tempo nel corso degli anni ed è una delle tante funzioni che amiamo di Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Nepal Trek Hub Pvt.Ltd: esportazione in diversi formati e stampa

Uso i documenti di Google dallo scorso anno. È la cosa più sorprendente per me di Google dopo Gmail. Ho anche usato il foglio di Google. Penso che per gli affari sia molto bello usare i documenti di Google rispetto ai documenti di Microsoft. Sono disponibili varie opzioni per condividere e modificare documenti contemporaneamente e più persone possono modificarlo ed estrarre facilmente le versioni finali di ciascun documento. Risparmia il tempo dei dipendenti. Tutte le cose che puoi fare da  Microsoft Word   che puoi fare da Google Documenti. Questo documento rimane anche su Google Drive, se non ti piace metterlo qui puoi esportare anche in diversi formati come file Word, file PDF o altre estensioni. Se vuoi ottenere la stampa direttamente puoi stampare da qui cos'altro ti serve di più? Mi piacciono molto le opzioni di controllo grammaticale. Puoi scrivere ottime frasi con l'aiuto di questo Google Documenti. Scrivo anche le mie e-mail tramite Google Documenti e poi le invio. Penso di aver utilizzato la maggior parte delle funzionalità. Se rimane, lo imparerò presto perché lo sto usando 2-3 ore al giorno. Vedo anche la mancanza che Google Docs non conta le parole e i caratteri.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: menziona i membri del team per riceverli

Uso Google Documenti in collaborazione da molti anni. Questo strumento ti consente di creare e condividere file molto facilmente. Google Docs offre inoltre il controllo assoluto in quanto l'accesso ai file condivisi può essere limitato alla visualizzazione, ai commenti o alla modifica.

Alcuni dei suggerimenti sulla produttività di Google Documenti includono:

• Indicare i membri del team in un commento su un documento per assicurarsi che vengano informati del commento.
• Aggiungi il gergo aziendale al dizionario
• Utilizzare i segnalibri per navigare in documenti lunghi

Studio legale Ken Eulo, Smith & Eulo: sottostanti le autorizzazioni di modifica quando si condivide un invito

Quando si collabora con i dipendenti della propria azienda su Google Documenti, è necessario comprendere le autorizzazioni di modifica durante la condivisione di un invito. Il 90% delle volte abbiamo avuto problemi a collaborare ai documenti di Google, è perché il mittente non ha selezionato consenti a chiunque abbia il link di modificare. Questa è una soluzione rapida e richiede solo un secondo, quindi assicurati di selezionare questa opzione se desideri che la parte ricevente sia in grado di modificare il documento. Tuttavia, se desideri solo inviare un documento alla parte in modo che possano visualizzarlo, lascia l'autorizzazione di modifica su può visualizzare. Esiste una terza autorizzazione, può commentare, che consente alla parte ricevente di fare commenti sul documento. Questa autorizzazione è utile quando si invia il documento a un client per un feedback o a un superiore per la revisione.

Norhanie Pangulima, SIA Enterprises: usa la cronologia delle versioni salvata e la digitazione vocale

Google Documenti è una delle app di Google che utilizzo sempre nelle mie attività di scrittura. Il concetto di utilizzare  Microsoft Word   online tramite Google Documenti mi è molto utile, in particolare che a volte le mie modifiche non venivano salvate e le modifiche andavano perse quando si verifica un'interruzione di corrente o esco accidentalmente dal programma. Questa app ha numerose funzionalità che la maggior parte delle persone non conosce. Uno è che questa app consente a 200 visualizzatori simultanei contemporaneamente in un documento.

È uno dei migliori strumenti per la collaborazione in team.

Ecco altre due utili funzioni di Google Documenti e suggerimenti su come usarle:

• 1. Cronologia delle versioni salvata. Google Documenti salva automaticamente ogni modifica effettuata. Facendo clic sul menu File, è possibile visualizzare la cronologia delle versioni e tenere traccia delle modifiche apportate nel documento e l'utente che l'ha apportata.
• 2. Digitazione vocale. Questa funzione è molto utile quando si scrivono note e se si desidera solo concentrarsi sulla scrittura di qualsiasi cosa ti venga in mente e modificarla in un secondo momento. Google Documenti ti consente di digitare le parole che dici come un dettato. Per usarlo, fai clic su Strumenti, quindi su Digitazione vocale.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: utilizzare il tasto Tab per selezionare automaticamente le formule

Molte persone fanno fatica a utilizzare Excel in Google Documenti poiché può essere fonte di confusione imparare a utilizzare tutte le sue funzionalità. Soprattutto per quanto riguarda le formule, che sono un incubo per la maggior parte di noi tipi non finanziari. Anche se non mi è piaciuto l'apprendimento di Excel, è una di quelle competenze necessarie che possiamo applicare a molte sfaccettature del nostro lavoro e della vita quotidiana per mantenere le cose organizzate.

Ecco il mio consiglio preferito per risparmiare tempo con le formule di Excel, con cui molte persone tendono a lottare. Quindi quello che vuoi fare è usare il tasto tab, che ti permette di selezionare automaticamente le formule. In questo modo non è necessario perdere tempo a scriverli per intero ogni volta. Quando inizi a compilarlo, il campo popolerà un elenco di suggerimenti da Excel. Quindi tutto ciò che devi fare è spostare il tasto freccia su o giù per selezionare la formula, premere invio e il gioco è fatto.

Se si verifica un problema con una qualsiasi delle formule, puoi eseguirne il debug rapidamente selezionando la formula e premendo F2. Quindi è possibile scorrere le parti della formula tenendo premuto Maiusc e premendo la freccia sinistra. F9 mostrerà il calcolo finale della formula, dopo di che puoi premere Esc per mantenere la formula o inserire per preservare il valore.

Polly Kay, English Blinds: rintraccia il lavoro al suo autore originale

Utilizziamo Documenti Google per collaborazioni con liberi professionisti e appaltatori di terze parti che non desideriamo fornire accesso ai nostri documenti o alla nostra intranet aziendale, sia per motivi di sicurezza o perché è semplicemente più veloce ed efficiente in questo contesto per mettersi al lavoro tramite Google Drive.

Poiché praticamente tutti hanno comunque un account Google e le impostazioni di condivisione per le singole cartelle possono essere regolate in modo così fine, questo ci consente di trasferire la proprietà dei file, raccogliere il lavoro di più appaltatori nello stesso posto, modificare e rivedere il contenuto e tracciare il lavoro su il suo autore originale molto dopo l'evento.

Si è rivelato utile anche per i liberi professionisti e gli appaltatori con cui stiamo lavorando, in quanto possono quindi gestire le cartelle per più progetti o client diversi nello stesso posto, partizionando e assegnando le autorizzazioni appropriate senza rischiare la sicurezza, l'integrità o la riservatezza dei contenuti degli altri clienti.

Esther Meyer, Negozio di sposi: prova a digitare la voce, imposta i permessi, usa il controllo ortografico

Sto usando Google Docs da un po 'di tempo. Che sia per affari o per documenti personali, è molto utile, motivo per cui è la mia domanda di scelta. Fare il mio lavoro in remoto è molto più semplice usando Google Documenti. Ho un team remoto con cui lavoro ed è normale per noi collaborare, motivo per cui Google Docs è una manna dal cielo per noi.

Ecco i miei migliori consigli per utilizzare efficacemente Google Documenti:

• 1. Prova a digitare la voce. Se sei il tipo di persona che pensa più velocemente di quanto digiti, questa potrebbe essere una grande caratteristica per te. Usa Ctrl + Maiusc + S per avviare la funzione, quindi parla via. Guarda come Google digita per te. Tuttavia, preparati a fare alcune modifiche in quanto ciò potrebbe non sempre ottenere le tue parole correttamente, figuriamoci formattare.
• 2. Impostare le autorizzazioni correttamente. Quando condividi i tuoi documenti, assicurati che l'accesso che stai offrendo agli utenti sia adatto alle loro esigenze. Puoi scegliere che possano essere modificati, visualizzati o commentati.
• 3. Incredibile controllo ortografico. Google Documenti ha un controllo ortografico e grammaticale intelligente. La tua scrittura non può essere male con questo strumento, in quanto rileva errori in modo accurato per la maggior parte. La grammatica è molto importante quando si tratta di carriera, in quanto i professionisti che non sono riusciti a passare a una posizione di direttore nei primi 10 anni della loro carriera hanno commesso 2,5 volte più errori grammaticali rispetto ai colleghi di livello dirigente.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: usa scorciatoie e funzioni integrate

Mi piace molto lavorare con i fogli di Google, il che è fantastico perché il mio lavoro è strettamente collegato ai documenti di Google. Quindi, imparare tutto sulle scorciatoie è un must per le persone come me. Le scorciatoie dei fogli di Google mi consentono di risparmiare gradualmente tempo e mi permettono di concentrarmi su questioni più vitali. I miei comandi preferiti sono Ctrl + tasto punto e virgola (per inserire la data corrente), Ctrl + pageUp / pageDown (per spostarsi tra i fogli), Ctrl + Maiusc + V (per incollare solo testo normale) e molto altro che uso costantemente .

Ma il consiglio migliore mentre lavoro con i fogli di Google che potrei condividere con te - sta usando le funzioni. Sono davvero sorprendenti e aiutano a produrre risultati impressionanti. Ad esempio, di solito uso la funzione = REGEXEXTRACT per ottenere il dominio da un URL e questo = VLOOKUP per trovare i dati (se presenti - vero / falso) in un altro foglio. E, naturalmente, la formula = UNICA.

C'è un modo semplice per indicare i duplicati - usando la funzione UNIQUE. Fondamentalmente, la formula UNICA guarda a una gamma e ne trae tutti i valori unici. È vantaggioso per coloro che desiderano accelerare il flusso di lavoro lavorando con una notevole quantità di dati. Ad esempio, quando ho una vasta gamma di potenziali opportunità generate da diverse fonti, mette da parte i dati ripetuti che rallentano effettivamente le cose. Quindi, se non fosse per la funzione UNICA, probabilmente passerei molto più tempo a recensire le opportunità (parole chiave, siti Web, e-mail) di quanto non faccia ora. E la parte migliore di questa funzione è che funziona sia per i numeri che per i testi.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: traduci i documenti direttamente in Google Documenti

Dato che di solito collaboro con molte persone, utilizzo molto i commenti. Poiché è molto semplice apportare modifiche a Google Documenti, le persone potrebbero non notare tutto in tempo. Questo è il motivo per cui eseguo sempre il ping delle persone in un commento e mi assicuro di essere d'accordo su tutte le modifiche, prima di apportarle effettivamente. A volte sento di avere una chat molto vivace all'interno di un documento. Tuttavia, questo mi aiuta a conservare tutte le informazioni in un unico posto.

Inoltre, a volte ho bisogno di tradurre documenti in altre lingue. Mi piace il fatto che ora posso farlo direttamente in Google Documenti, nel menu Strumenti. Fortunatamente, di solito ho bisogno solo di un paio di altre lingue, quindi questa traduzione risulta abbastanza buona. Ho un editor che controlla semplicemente la traduzione, il che fa risparmiare molto tempo.

Jeff McLean, Azienda McLean: Google Docs ha un'app gratuita per collaborare ovunque

Collaboriamo ai documenti di Google per tutto, dai post di blog ai modelli di email. Google Documenti è lo strumento più semplice per condividere contenuti con il tuo team e lavorare efficacemente sul progetto insieme. Molte persone non sono consapevoli del fatto che Google Docs ha un'app gratuita, quindi puoi collaborare con il tuo team ovunque tu abbia dati cellulari! L'app è estremamente intuitiva e non ho riscontrato limitazioni di funzionalità all'interno dell'app diverse dalla versione desktop. Assicurati di condividere Google Doc solo con personale essenziale, perché se hai troppi membri che modificano il documento contemporaneamente, le cose tendono a diventare un po 'confuse. Per contrastare questo, di solito invio il documento Google a ciascun membro individualmente in momenti separati, in modo che possano apportare qualsiasi modifica al documento senza interruzione.

Julie Singh, TripOutside: sola visualizzazione per documenti completati, modifica per altri

Usiamo spesso Google Documenti per condividere progetti, idee, iniziative e risultati con i nostri team remoti. Condividere documenti con loro in tempo reale e consentire loro di visualizzare e modificare i nostri documenti è molto importante per la nostra attività e ora è molto più semplice con Google Documenti. Siamo in grado di creare documenti e fogli di calcolo a cui il nostro team può anche accedere, aggiungere istruzioni e rivedere facilmente il lavoro completato. Utilizziamo la funzionalità di collegamento di condivisione sia per l'accesso di sola visualizzazione per i documenti completati sia per l'accesso di modifica per quei documenti che sono in elaborazione e per essere aggiornati da altri membri del team.

Google Documenti è un importante strumento di collaborazione nella nostra attività!

George Hammerton, Hammerton Barbados: sii chiaro quando un documento è completo o meno

Gestisco una piccola impresa composta da persone che amano viaggiare per lavoro e per piacere, volando abitualmente tra il Regno Unito e le Barbados in particolare, ma trascorrendo la maggior parte dell'anno con i nostri team in diverse parti del mondo un giorno rispetto a prima - questo pone alcune sfide tecnologiche uniche.

Quando abbiamo appena iniziato e eravamo in due, abbiamo utilizzato la suite per ufficio e Dropbox, ma man mano che l'attività cresceva, il gioco di sei in questo documento è diventato soffocante per l'azienda, abbiamo deciso che avevamo bisogno di strumenti che ci permettessero di collaborare senza pensarci. Avevamo bisogno di passare a una suite positiva per la collaborazione e per questo siamo andati con il re indiscusso della collaborazione per il team remoto e questo era Google Documenti.

Ora utilizziamo Google Documenti praticamente per tutto e mentre è stato meraviglioso rimuovere l'attrito, eliminando la necessità di attendere il tuo turno per aggiornare un foglio di calcolo. Oggi il nostro ufficio portatile è composto da iPhone, MacBook, Google Suite e un browser Web. Con un semplice set degli strumenti giusti ora possiamo lavorare da qualsiasi luogo, insieme.

Il mio consiglio numero uno sarebbe quello di essere chiaro quando un documento è in fase di elaborazione e quando è completo: non si desidera che le modifiche non finite di qualcun altro vengano ritagliate in un documento proprio mentre lo si esporta per la pubblicazione.

Md Mohsin Ansari, Troop Messenger: torna indietro e recupera i vecchi file che hai eliminato

Google Drive ha il suo modo di gestire il controllo delle versioni, che ti consente di tornare indietro e recuperare i file vecchi che hai eliminato o le versioni precedenti di un file. Il modo in cui Google Drive gestisce il controllo delle versioni è che memorizza fino a 100 revisioni di un documento o 30 giorni di versioni per documento, il che conta per la tua indennità di archiviazione totale. La cartella cestino viene utilizzata per archiviare i file eliminati e se la cartella cestino viene eliminata, i file scompaiono per sempre.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: usa Google Docs con telaio per condividere i record dello schermo

Il fatto che i miei team remoti utilizzino Google Documenti ha contribuito ad aumentare la produttività. Dal feedback che ho ottenuto da loro, le funzioni di commento e suggerimento sono modi efficaci per collaborare, specialmente tra i team in diversi fusi orari. Più utenti possono modificare in tempo reale e contemporaneamente. Inoltre, tutti possono avere accesso ai file nel cloud storage.

L'utilizzo di Google Documenti riduce il coordinamento ritardato del lavoro tra i team, in particolare quelli remoti.

Oltre alle funzionalità di commento e suggerimento di Google Documenti, una delle mie migliori pratiche è l'utilizzo di Google Documenti con Loom. Registro me stesso e il mio schermo parlando di un determinato file e parlo attraverso i miei dipendenti. In questo modo si risparmia molto tempo a spiegare senza la necessità di lunghe e-mail o messaggi di chat.

L'uso di Google Documenti colma il divario di non stare insieme come una squadra.

Will Bachman, Umbrex: creare note di intervista su Presentazioni Google

Il nostro team utilizza attivamente Google Documenti per una vasta gamma di attività che richiedono collaborazione o accesso in tempo reale all'ultima versione.

Sui progetti che coinvolgono esperti di interviste, ad esempio, un membro del team crea note di intervista in Presentazioni Google. Condividiamo questo documento di Presentazioni Google con il nostro cliente in modo che tutti possano vedere in tempo reale le ultime informazioni che stiamo raccogliendo: nessuno deve attendere una revisione settimanale dei progressi.

Siamo attualmente nelle fasi finali della creazione di un corso su come impostare la propria pratica di consulenza. Il corso include novanta brevi video e oltre due dozzine di strumenti e modelli scaricabili. Stiamo utilizzando un foglio di Google per coordinare gli sforzi su questo progetto. Abbiamo condiviso l'accesso con l'editor video, l'editor del sito Web e il creatore del corso in modo che tutti possano aggiornare lo stato in tempo reale quando la prima bozza di modifica di un video è completata, quando viene fornito il feedback, quando la bozza finale del video ha è stato rispedito e quando il video è stato aggiunto al sito Web.

Nikola Baldikov, Brosix: lascia che Docs trasformi le tue parole pronunciate in testo

Mentre stiamo entrando nel momento di un'intensa ricerca vocale, ci sono alcuni trucchi su Google Documenti che potresti essere curioso di scoprire. Sapevi che puoi staccare le dita e lasciare che Docs trasformi le tue parole pronunciate in testo? Finché il tuo computer ha un microfono, tutto ciò che devi fare è aprire il menu Strumenti e selezionare Digitazione vocale - o premere Ctrl-Maiusc-S (o Cmd-Maiusc-S) - e poi parlare via. I documenti utilizzeranno il sistema di voice-to-text standard di Google per capire cosa stai dicendo (principalmente, comunque) e metterlo sulla pagina. Inoltre, la funzione voice-to-text di Docs ti consente anche di pronunciare comandi per forme comuni di punteggiatura e formattazione dei paragrafi. Puoi dire cose come punto, virgola e punto interrogativo o dare istruzioni come nuova riga o nuovo paragrafo. Se vuoi fare una pausa, dì di interrompere l'ascolto e poi di riprendere quando sei pronto per continuare.

Edgar Suppes, Grailify: la cronologia delle versioni mostra quali parti sono state modificate

Ecco il mio consiglio Google Docs preferito:

Si chiama Cronologia delle versioni e questa piccola funzionalità mi ha salvato la vita un paio di volte già in passato. Per visualizzare la funzione Cronologia versioni è necessario fare clic su File, quindi su Cronologia versioni. Un pannello si apre sul lato destro del documento e mostra diverse versioni di quel documento specifico. Facendo clic su una versione precedente, puoi anche vedere quali parti del file doc sono state modificate.

Flynn Zaiger, Scottsdale Ottimisti SEO: le equazioni utilizzano la connessione ad altri strumenti di dati

Molte persone trattano Google Documenti semplicemente come una  Microsoft Office   Suite online, ma ci sono molti strumenti, formule e funzionalità che sono disponibili solo perché è online e quelli sono alcuni di quelli che possono renderlo uno strumento molto più vantaggioso per un'azienda proprietario da usare. Alcune delle mie funzioni preferite sono le equazioni ImportRange e ImportData, poiché utilizzano specificamente la connessione ad altri strumenti di dati o fogli di lavoro. ImportRange è ottimo per la connessione non solo tra fogli di lavoro diversi, ma intere aree di lavoro. Sei in grado di incorporare dati da altri file di Fogli Microsoft, il che ti consente di calcolare alcuni pezzi limitando comunque l'accesso ad altri. ImportData e ImportXML, d'altra parte, ti consentono di utilizzare le informazioni da qualsiasi file .CSV, che apre le tue tabelle di dati per permetterti di usare una vasta gamma di informazioni disponibili in un formato comunemente usato online. Infine, per coloro che necessitano di dati non formattati in modo ordinato in un file .CSV o .XML, puoi utilizzare ImportHTML che ti consente di inserire qualsiasi sito web nei tuoi fogli di lavoro.

Jason Parks, Il capitano dei media: condivisione di documenti senza accesso

Consiglio di utilizzare GSuite for Business.

La nostra agenzia ha molto avanti e indietro con i clienti per l'approvazione dei progetti.

Semplicemente condividendo un documento Google o un foglio Google, i nostri clienti sono in grado di accedervi facilmente senza dover accedere a un account Gmail.

Il costo per la nostra agenzia (15 persone) è di circa $ 8,50 per utente al mese, ma è valsa decisamente la pena investire e ha semplificato le comunicazioni.

Isaac Hammelburger, professionisti della ricerca: più dipendenti possono modificare lo stesso documento in tempo reale

Google Documenti è uno degli strumenti che semplificano il lavoro in remoto per tutti. Nei documenti di Google, le possibilità sono infinite. Questo è molto utile oggi poiché la maggior parte dei dipendenti ha iniziato a lavorare dalla sicurezza delle proprie case. Pertanto, questo può essere usato per lavorare da vicino anche in lontananza. Google Documenti è uno strumento in cui più dipendenti possono modificare lo stesso documento in tempo reale. È solo una questione di condividere un documento con i tuoi compagni di lavoro e renderlo modificabile. Questo è molto più semplice poiché stai lavorando allo stesso documento e non dovrai compilare documenti diversi per crearne uno unico. Inoltre, consente di risparmiare tempo poiché è possibile lavorare sul documento contemporaneamente anziché passare un documento da una persona a un'altra. Consiglio vivamente ai team di utilizzare questo strumento per avere un flusso di lavoro più efficiente.

Riley Adams, Young and the Invested: riduce i tempi di consegna del progetto

Come analista finanziario, vivo in Google Documenti, Fogli e Presentazioni. Il software consente potenti funzionalità di collaborazione facendo partecipare più membri del team e partner alla creazione di file contemporaneamente.

Quando gli input di ogni persona possono essere raccolti contemporaneamente, ciò riduce drasticamente i tempi di consegna del progetto e protegge anche dalla duplicazione della versione o da modifiche e suggerimenti mancanti. Evitando tutto ciò e lavorando insieme in questi documenti Google, i team possono ottenere di più in meno tempo, con un conseguente maggiore ritorno sugli investimenti per l'azienda e anche una maggiore agilità nel rispondere alle esigenze dei clienti.

Logan Burwell, Tech: recensioni e notizie: i sistemi di Google funzionano così perfettamente insieme

Perché per scrivere il mio blog, devo scrivere quasi ogni giorno, finisco per usare documenti Google ogni giorno! Quando scrivo una prima bozza di un blog, scrivo sempre prima su Google Documenti. Su Google Documenti puoi scrivere qualsiasi cosa con facilità, inoltre è estremamente facile per me inserire e modificare qualsiasi link che sto inserendo nei miei articoli. Google Documenti ha un ottimo sistema di controllo ortografico che spesso mi intercetta se scrivo qualcosa di sbagliato o utilizzo una grammatica errata. Adoro il modo in cui Google Documenti rende tutto così semplice ed è sicuramente la mia scelta numero uno per quanto riguarda la scrittura.

Non solo utilizzo Google Documenti per la mia attività, ma utilizzo anche altre applicazioni della famiglia Google. Una delle altre applicazioni Google che utilizzo oltre a Documenti è Fogli Google. Posso creare un foglio di calcolo per spese, entrate e statistiche per il mio sito Web. Tutti i sistemi di Google funzionano così perfettamente insieme, che è davvero l'unica cosa di cui ho bisogno.