Excel: utilizza la tabella come elenco a discesa dell'elenco di convalida dei dati

Convalida dei dati: come creare una cella per selezionare i valori da un menu a discesa

Creare una tabella in MS Excel può essere molto frustrante se ripeti lo stesso input più e più volte.

Allo stesso tempo, è molto comodo selezionare semplicemente i contenuti di input da un determinato elenco a discesa.

Vediamo come utilizzare la regola di convalida, una funzione che lo rende possibile.

La tabella seguente è una lista delle spese di un individuo. La data, il tipo di spesa e il valore vengono inseriti ogni volta che viene speso del denaro.

Utilizzando questa tabella, impostiamo la colonna B in modo che i tipi di spesa possano essere selezionati dall'elenco a discesa, e solo da lì, per evitare di impostarli ogni volta ed evitare errori nell'inserimento dei dati.

Soluzione 1: creare un elenco tramite input diretto

Cominciamo selezionando la cella per la quale vogliamo impostare l'elenco a tendina.

Seleziona Convalida dati dalla scheda Dati in Excel, potrebbe essere visualizzata solo come una piccola icona.

Nella scheda delle impostazioni, visualizza l'opzione a discesa Consenti e seleziona l'opzione Elenco. Ciò ti consentirà di creare o selezionare un elenco di valori consentiti per le celle di dati selezionate.

Nel campo sorgente, inserisci semplicemente i valori che desideri consentire, separati da una virgola.

Convalida semplicemente facendo clic su OK e l'elenco di convalida a discesa sarà stato creato per le celle selezionate.

Se selezioni una di queste celle, verrà visualizzata un'icona alla fine della cella e, facendo clic su di essa, verrà visualizzato l'elenco a discesa di convalida, permettendoti di selezionare il valore da inserire automaticamente nella cella in base al tuo elenco di input diretto.

Soluzione 2: selezionare un intervallo di valori esistenti

Allo stesso modo, invece di digitare i valori manualmente, è possibile specificare un intervallo di valori consentiti selezionando un elenco già esistente nella cartella di lavoro.

Una best practice quando si creano più elenchi di convalida a discesa in Microsoft Excel è disporre di uno o più fogli specifici che contengano solo i vari elenchi di convalida, per facilitarne la ricerca e l'aggiornamento.

Dopo aver creato l'elenco dei valori consentiti, nel nostro esempio sullo stesso foglio di lavoro per renderlo visivamente più accessibile, seleziona le celle su cui deve essere applicata la convalida dei dati.

Quindi, apri in modo simile il menu di convalida dei dati dalla scheda dati, seleziona il tipo di elenco nel menu a discesa e per la fonte, invece di inserire i tuoi valori, fai clic sul pulsante sul lato destro del campo.

Verrai reindirizzato al tuo foglio di lavoro e tutto ciò che devi fare è fare clic sulla prima cella della tabella di convalida dei dati, spostare il mouse sull'ultima cella contenente uno dei valori validi, tenendo premuto il clic e rilasciare il clic solo dopo aver raggiunto l'ultima cella dei valori di convalida dei dati.

I valori selezionati in questo modo verranno referenziati nell'elenco di convalida dei dati e puoi semplicemente aggiungere valori alla convalida dei dati o rimuoverli aggiornando tale elenco.

Impostare le voci di convalida dei dati su un foglio diverso

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Per organizzare meglio la tua cartella di lavoro, potrebbe essere più facile creare gli elenchi di convalida dei dati in una cartella di lavoro specifica, in modo da poterli trovare e accedervi facilmente e non dovrai chiederti dove sono impostati.

Metti i tuoi dati lì, seleziona la tabella e usa l'opzione tabelle: tabella nella scheda Inserisci, per trasformare il tuo elenco di valori in una tabella che verrà automaticamente ridimensionata quando aggiungi o rimuovi valori - e così sarà la convalida dei dati.

Quindi, fai clic in un punto qualsiasi della tabella stilizzata e inserisci un nome di tabella nella scheda Struttura della tabella.

Ciò ti consentirà di fare riferimento a questa tabella ovunque, anche in un elenco di convalida dei dati, semplicemente inserendo il nome della tabella anziché l'intervallo!

Come consentire celle vuote in un elenco di convalida dei dati

Se desideri consentire valori vuoti in un campo in cui è abilitata la convalida dei dati, devi selezionare una delle celle per cui è attivata la convalida dei dati e andare alla scheda dati per aprire il menu di convalida dei dati (vedi sopra dove si trova ).

Lì, assicurati che l'opzione ignora spazi vuoti sia selezionata e fai clic su applica queste modifiche a tutte le altre celle con le stesse impostazioni prima di fare clic su OK.

Sarà quindi possibile svuotare una cella selezionandola e rimuovendo il contenuto, senza ricevere un messaggio di errore che specifica che il contenuto delle celle non è consentito.

Come disabilitare i valori vuoti in un elenco di convalida dei dati

Se non desideri che i valori vuoti siano consentiti in un elenco a discesa di convalida dei dati e ricevi un messaggio di errore il valore in questa cella non è valido o manca ogni volta che lo selezioni, inizia selezionando l'intervallo di celle su cui i dati si applica la convalida o qualsiasi cella in tale elenco.

Quindi, apri il menu di convalida dei dati nella scheda dati e deseleziona il campo ignora vuoto. Se hai selezionato solo una cella, seleziona applica queste modifiche a tutte le altre celle con le stesse impostazioni prima di fare clic su OK.

Tornando all'elenco a discesa di convalida dei dati, verrà visualizzato l'errore e non sarà più possibile lasciare una cella vuota.

Come rimuovere un elenco a discesa di convalida dei dati

Ogni volta che hai finito di limitare l'intervallo di valori consentiti in un elenco, seleziona una cella in tale elenco.

Quindi apri il menu di convalida dei dati dalla scheda dati - vedi sopra nella prima sezione come farlo - e assicurati che l'opzione applica queste modifiche a tutte le altre celle con le stesse impostazioni sia selezionata, altrimenti rimuoverai solo i dati convalida sulle celle attualmente selezionate.

Quindi, fai clic su cancella tutto e la convalida dei dati che hai selezionato verrà rimossa dalla cartella di lavoro di MS Excel!

VBA: aggiungi elenco di convalida

Aggiungere un elenco di convalida con VBA è facile come usare la funzione sottostante, dove A1 è la cella in cui i dati verranno convalidati rispetto all'elenco di convalida dei dati memorizzato nelle celle da B1 a B5.

Intervallo ("a1"). Validation _ .Modify xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Utilizzando le proprietà avanzate della funzione dell'elenco di convalida dei dati VBA, è possibile creare più elenchi a discesa dipendenti in Excel VBA che convalidano ciascuno vari campi rispetto a vari elenchi di convalida dei dati e hanno i propri titoli, titoli di errore, messaggi e messaggi di errore .