Excel: izmantojiet tabulu kā nolaižamo izvēlni Datu validācijas saraksts

Datu validācija: kā padarīt šūnu, lai nolaižamajā izvēlnē atlasītu vērtības

Tabulas izveide programmā MS Excel var būt ļoti nomākta, ja atkārtojat vienu un to pašu ievadi vēl un vēl.

Tajā pašā laikā ir ļoti ērti, ja jūs vienkārši izvēlaties ievades saturu noteiktā nolaižamajā sarakstā.

Apskatīsim, kā izmantot validācijas kārtulu - funkciju, kas to padara iespējamu.

Zemāk redzamā tabula ir indivīda izdevumu saraksts. Datums, izdevumu veids un vērtība tiek ievadīti katru reizi, kad tiek iztērēta nedaudz naudas.

Izmantojot šo tabulu, iestatīsim B sleju, lai izdevumu veidus varētu izvēlēties nolaižamajā sarakstā un tikai no turienes, lai katru reizi izvairītos no to iestatīšanas un izvairītos no kļūdām datu ievadē.

1. risinājums: izveidojiet sarakstu ar tiešu ievadi

Sāksim, atlasot šūnu, kurai vēlamies iestatīt nolaižamo sarakstu.

Programmas Excel cilnē “Dati” atlasiet “Datu validācija”, iespējams, tā tiks parādīta tikai kā maza ikona.

Cilnē Iestatījumi parādiet nolaižamo opciju Atļaut un atlasiet opciju Saraksts. Tas ļaus jums izveidot vai atlasīt atļauto vērtību sarakstu atlasītajām datu šūnām.

Avota laukā vienkārši ievadiet vērtības, kuras vēlaties atļaut, atdalot ar komatu.

Vienkārši apstipriniet, noklikšķinot uz Labi, un atlasītajām šūnām tiks izveidots nolaižamais validācijas saraksts.

Ja atlasīsit vienu no šīm šūnām, šūnas beigās parādīsies ikona, un, noklikšķinot uz tās, tiks parādīts nolaižamais validācijas saraksts, ļaujot jums atlasīt vērtību, kas automātiski jāievada šūnā, pamatojoties uz jūsu tiešo ievades saraksts.

2. risinājums: atlasiet esošo vērtību diapazonu

Tāpat tā vietā, lai vērtības manuāli ierakstītu, varat norādīt atļauto vērtību diapazonu, atlasot sarakstu, kas jau pastāv darbgrāmatā.

Labākā prakse, veidojot vairākus nolaižamus validācijas sarakstus programmā Microsoft Excel, ir viena vai vairākas īpašas lapas, kurās ir tikai dažādi validācijas saraksti, lai atvieglotu to atrašanu un atjaunināšanu.

Kad esat izveidojis atļauto vērtību sarakstu, mūsu piemērā tajā pašā darblapā, lai padarītu to vizuāli pieejamāku, atlasiet šūnas, kurās jāveic datu validācija.

Pēc tam līdzīgi atveriet datu validācijas izvēlni cilnē dati, nolaižamajā izvēlnē atlasiet saraksta veidu un avotam tā vietā, lai ievadītu savas vērtības, noklikšķiniet uz pogas lauka labajā pusē.

Jūs tiksiet novirzīts uz darblapu, un viss, kas jums jādara, ir noklikšķināt uz datu validācijas tabulas pirmās šūnas, pārvietot peli uz pēdējo šūnu, kurā ir viena no derīgajām vērtībām, turot klikšķi, un atlaist klikšķi tikai pēc tam, kad esat sasniedzis datu validācijas vērtību pēdējo šūnu.

Tādā veidā atlasītās vērtības tiks norādītas jūsu datu validācijas sarakstā, un jūs varat vienkārši pievienot vērtības datu validācijai vai noņemt tās, atjauninot šo sarakstu.

Datu validācijas ierakstus iestatiet uz citas lapas

Kļūsti par Excel Pro: pievienojieties mūsu kursam!

Paaugstiniet savas prasmes no iesācējiem līdz varonim ar mūsu Excel 365 pamatkursiem, kas izstrādāti, lai padarītu jūs prasmīgu tikai dažās sesijās.

Reģistrējieties šeit

Lai labāk sakārtotu darbgrāmatu, iespējams, ir vieglāk izveidot datu validācijas sarakstus konkrētā darbgrāmatā, lai jūs varētu tos viegli atrast un tiem piekļūt, un jums nebūs jābrīnās, kur tie ir iestatīti.

Ievietojiet tur savus datus, atlasiet tabulu un cilnē Ievietot izmantojiet opcijas tabulas: tabula, lai pārveidotu savu vērtību sarakstu tabulā, kas tiks automātiski pārveidota, pievienojot vai noņemot vērtības - un tā būs arī jūsu datu validācija.

Pēc tam noklikšķiniet jebkurā stilizētās tabulas vietā un tabulas noformēšanas cilnē ievadiet tabulas nosaukumu.

Tas ļaus jums atsaukties uz šo tabulu jebkur, tostarp datu validācijas sarakstā, vienkārši ievadot tabulas nosaukumu diapazona vietā!

Kā atļaut tukšas šūnas datu validācijas sarakstā

Ja vēlaties atļaut tukšas vērtības laukā, kurā ir iespējota datu validācija, jums jāatlasa viena no šūnām, kurai ir aktivizēta datu validācija, un jādodas uz cilni Dati, lai atvērtu datu validācijas izvēlni (skatiet iepriekš, kur atrodas poga ).

Tur pārliecinieties, vai ir atzīmēta opcija ignorēt tukšo, un pirms noklikšķināt uz Labi, noklikšķiniet uz piemērot šīs izmaiņas visām citām šūnām ar vienādiem iestatījumiem.

Pēc tam varēsit iztukšot šūnu, atlasot to un noņemot saturu, nesaņemot kļūdas ziņojumu, kurā norādīts, ka šūnu saturs nav atļauts.

Kā atspējot tukšās vērtības datu validācijas sarakstā

Ja nevēlaties, lai datu validācijas nolaižamajā sarakstā būtu atļautas tukšas vērtības, un ikreiz, kad to atlasāt, tiek parādīts kļūdas ziņojums “Šīs šūnas vērtība nav derīga vai tās nav”, vispirms atlasiet šūnu diapazonu, kurā dati tiek lietota validācija vai jebkura šī saraksta šūna.

Pēc tam cilnē dati atveriet datu validācijas izvēlni un noņemiet atzīmi no lauka ignorēt tukšu. Ja esat atlasījis tikai vienu šūnu, pirms noklikšķināt uz Labi, pārbaudiet “Lietot šīs izmaiņas visām pārējām šūnām ar vienādiem iestatījumiem”.

Atgriežoties nolaižamajā datu validācijas sarakstā, parādīsies kļūda - un vairs nebūs iespējams atstāt šūnu tukšu.

Kā noņemt datu validācijas nolaižamo sarakstu

Ikreiz, kad esat pabeidzis sarakstā atļauto vērtību diapazona ierobežošanu, atlasiet jebkuru šī saraksta šūnu.

Pēc tam cilnē dati atveriet datu validācijas izvēlni - kā to izdarīt, skatiet iepriekš pirmajā sadaļā un pārliecinieties, vai ir atzīmēta opcija Lietot šīs izmaiņas visām pārējām šūnām ar vienādiem iestatījumiem, pretējā gadījumā datus noņemsit tikai validācija pašlaik atlasītajās šūnās.

Pēc tam noklikšķiniet uz notīrīt visu, un jūsu atlasītā datu validācija tiks noņemta no MS Excel darbgrāmatas!

VBA: pievienojiet validācijas sarakstu

Validācijas saraksta pievienošana ar VBA ir tikpat vienkārša kā zemāk esošās funkcijas izmantošana, kur A1 ir šūna, kurā dati tiks validēti, salīdzinot ar datu validācijas sarakstu, kas saglabāts šūnās B1 līdz B5.

Diapazons ("a1"). Validācija _ .Modify xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Izmantojot VBA datu validācijas saraksta funkcijas uzlabotās īpašības, programmā Excel VBA ir iespējams izveidot vairākus atkarīgus nolaižamos sarakstus, no kuriem katrs validē dažādus laukus, salīdzinot ar dažādiem datu validācijas sarakstiem, un tiem ir savi nosaukumi, kļūdu nosaukumi, ziņojumi un kļūdu ziņojumi .