10 Petua produktiviti MS Excel dari pakar

Petua produktiviti MS Excel

Perisian hamparan  Microsoft Office    MS Excel   digunakan secara meluas untuk pelbagai aplikasi, daripada menyimpan senarai item terkini untuk menjana invois atau bahkan bermain permainan video.

Walau bagaimanapun, dalam penggunaan perniagaan harian, banyak pengguna asas tidak menyedari tip produktiviti Excel yang sangat berguna yang dapat menjimatkan banyak masa dan tenaga, contohnya untuk mengira bilangan kejadian dalam senarai ribuan penyertaan, atau untuk lebih mudah operasi seperti  mencari kedudukan watak dalam rentetan   dan operasi lain.

Hanya dengan sedikit latihan, bahkan mungkin digunakan dalam kegunaan harian penggunaan fungsi yang sangat berguna dengan wildcards Excel, satu set aksara yang dapat menggantikan yang lain dalam formula. Digunakan dalam Vlookup maju dalam Excel, mereka bahkan boleh menjadi sangat kuat.

Kami meminta komuniti pakar untuk petua terbaik mereka menggunakan MS Excel, dan berikut adalah jawapan mereka:

 Adakah anda menggunakan MS Excel secara teratur? Apakah tip tunggal yang membantu produktiviti harian anda bekerja dan boleh dibahagikan?

Stacy Caprio, Pemasaran Pertumbuhan: sandarkan dokumen Excel anda di awan

Petua produktiviti Excel adalah menyandarkan dokumen excel anda di awan.

Saya telah bekerja selama berminggu-minggu dan tahun-tahun pada dokumen-dokumen tertentu dan menjangka mereka sentiasa berada di sana, tetapi kemudian mempunyai situasi di mana  komputer saya   rosak akibat masalah tumpahan air atau kegagalan lain, dan kehilangan lembaran kecemerlangan saya. Sekarang saya tahu untuk sentiasa menyokong mereka sehingga saya akan memilikinya walaupun sesuatu yang tidak dijangka berlaku, itulah sebabnya saya menyimpan sandaran berasaskan awan di tangan sepanjang masa.

Kenny Trinh, Netbooknews: menghilangkan tetikus dan pergi 3-5 kali lebih cepat!

Pergi tanpa mouse.

Anda meningkatkan kelajuan 3-5X apabila anda menyingkirkan tetikus. Cara terbaik untuk memulakan pembelajaran ini ialah:

• 1.Hit kunci ALT - anda akan melihat huruf dan nombor muncul di seluruh menu, demikianlah cara anda menavigasi dari sekarang
• 2. Mencetak halaman Pintasan Papan Kekunci (cari pintasan papan kekunci pada imej google) dan pita ke komputer anda

Mendapat selesa menggunakan Excel tanpa tetikus akan mengambil masa kira-kira 2-3 minggu.

Kunci untuk menjadi cekap ialah:

• Kelajuan -> pergi tanpa tetikus
• Automasi -> pelajari cara menulis formula dan format huraian secara intuitif

Sekiranya saya meletakkan pangkat tambahan 3, inilah caranya saya mengutamakan mereka:

• 1. Formatting & formula asas (prep laporan yang hebat dan tugas automatik)
• 2. Analisis data - penapisan, penyortiran dan analisis data
• 3. Visualisasi data - jadual, carta, dan carta dwi-paksi

David Johnson, Makmal Mulytic: rujukan mutlak kepada bidang lain

Rujukan mutlak menyelamatkan hidup saya, saya tidak terlalu bangga untuk mengatakannya. Langit membuka untuk saya apabila saya belajar menggunakan '$' untuk membuat rujukan mutlak ke bidang lain. Untuk yang belum tahu, '$' di depan surat membetulkan lajur dan '$' di depan nombor yang membaiki baris. Dari sana, rujukan boleh menjadi stabil seperti yang anda perlukan. Ia benar-benar membuat hidup saya lebih mudah apabila melakukan analisis dataset yang besar dengan cepat.

David Johnson, MBA, BA Computer Science, telah bekerja di industri teknologi tinggi selama 20 tahun dalam inisiatif teknologi dan pasukan global di Amerika Syarikat, Eropah, dan APAC untuk syarikat seperti IBM dan Sungard. Beliau kini Ketua Pegawai Teknologi di Makmal Mulytic, sambil menjalankan perundingan pengurusan data dan teknologi di Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: gunakan pengisian denyar

Berikut adalah tip nombor produktiviti Excel saya: Menguasai penggunaan pengisian denyar. Pengisi kilat adalah fungsi yang sangat kuat yang berguna ketika memproses sejumlah besar data. Daripada meneliti data satu demi satu, anda sebenarnya boleh 'mengajar' denyar mengisi apa yang anda perlukan. Ketikkan apa yang anda perlukan di dalam sel di samping data mentah beberapa kali dan kemudian cuba jika fungsi pengisian kilat belajar. Kadang-kadang anda perlu menaip lebih banyak agar Excel dapat mengenali coraknya, tetapi sebaiknya, ia berfungsi untuk anda.

Untuk melakukan ini, klik sel di mana anda memerlukan data tersebut. Dan kemudian cari butang isian flash. Anda dapat melihatnya di tab Laman Utama, dalam anak tetingkap Pengeditan yang boleh didapati di bahagian paling kanan tetingkap Excel. Cari butang Isi di bawah AutoSum dan kemudian klik pada jatuh turun. Akhirnya, klik pada Flash Fill dan lihat sihir. Tidak ada yang lebih produktif daripada dapat memberikan data dari lembaran kerja anda tanpa melakukan kerja manual.

Saya adalah Perunding Outreach di Centriq- aplikasi pengurusan rumah yang telah dipaparkan / di cawangan seperti NYT, Rumah Lama Ini, Daily Real Estate, Brit + Co, dan lain-lain. Di Centriq, saya bekerjasama dengan pasukan kandungan kami untuk mewujudkan kandungan yang dioptimumkan SEO tentang penyelenggaraan rumah, hiasan rumah, keselamatan rumah dan banyak lagi.

Menjadi Excel Pro: Sertai kursus kami!

Meningkatkan kemahiran anda dari pemula kepada Hero dengan kursus asas Excel 365 kami, yang direka untuk menjadikan anda mahir dalam hanya beberapa sesi.

Daftar di sini

Mike Richards, Golf Einstein: pembelajaran berterusan mengenai kemas kini terkini

Saya telah menggunakan  MS Excel   apabila mendokumenkan maklumat perniagaan penting dan satu helah yang saya hidupkan adalah memastikan saya menyimpan diri saya dikemas kini dengan kemas kini dan pintasan terkini sebagai pintasan papan kekunci dan formula yang bukan sahaja melonjakkan kerja saya tetapi juga menggalakkan saya untuk terus belajar. Amalan ini telah membangunkan mindset 'sentiasa belajar' yang menjadikan saya lebih bermotivasi untuk berkembang dan menjadi produktif.

Nama saya Mike dan saya peminat golf dan pengasas Golf Einstein, sebuah blog di mana saya berkongsi input saya mengenai segala-galanya yang berkaitan dengan golf!

Shayne Sherman, TechLoris: menggunakan data pengesahan

Petua terbaik saya, bagaimanapun, agak mudah: * Gunakan data pengesahan! * Saya tahu, saya tahu, anda sepatutnya berada di luar sana, bukan? Maksud saya, anda boleh pastikan anda mengeja nama dengan betul, bukan? Dengar, hanya memerlukan satu masa untuk menghabiskan masa untuk mencuba kenapa kepingan kalkulus bersarang anda tiba-tiba pecah dan kemudian menyedari ia disebabkan oleh fakta bahawa anda memasukkan data yang tidak sah untuk anda melihat nilai pengesahan data.

Saya telah menggunakan Excel selama bertahun-tahun. Dalam beberapa jawatan terdahulu saya, ada satu jenaka bahawa apa-apa tugas saya diberikan (termasuk memesan makan tengahari atau membuat pelan perjalanan) saya boleh melakukan lebih baik dengan Excel. Jujur, saya mungkin boleh.

Polly Kay, Bahasa Inggeris Blinds: menggabungkan data dari sumber lain

Menggunakan Excel Macros untuk mengautomasikan tugas-tugas yang berintensifkan masa dan berulang-ulang telah menjadi pengubah permainan sebenar, dan mungkin satu perkara yang paling berkesan dari segi cara Excel mempercepatkan kerja saya.

Menggabungkan data dari sumber lain dengan buku kerja Excel adalah sesuatu yang membantu, dan terdapat sedikit yang tidak dapat disepadukan ke aliran kerja Excel untuk menggabungkannya. Sekali lagi, anda boleh mengimport unsur-unsur lain secara automatik untuk membolehkan transformasi dan analisa data kemudian.

Hanya menaikkan pertanyaan untuk mendapatkan statistik sebelum membuat laporan memberikan wawasan yang mendalam yang dapat memaklumkan analisis dan membuat keputusan, dan membolehkan anda mengesahkan dan memeriksa semua jenis kandungan anda yang lain juga.

Polly mempunyai lebih dari satu dekad pengalaman sebagai perunding pemasaran digital dan pengurus pemasaran kanan, yang melayani pelbagai pelanggan dari PKS hingga syarikat antarabangsa besar dan nama-nama isi rumah.

Reuben Yonatan, GetVoIP: gunakan HLOOKUP dan VLOOKUP

Apabila saya mula belajar Excel, saya masih ingat bahawa HLOOKUP dan VLOOKUP benar-benar membuka banyak perkara yang luar biasa yang saya tidak pernah tahu yang boleh anda lakukan dengan Excel.

Sebagai CEO, saya masih menggunakan fungsi tersebut untuk membina papan pemuka yang sangat mudah yang akan menarik data dari tab lain dalam spreadsheet, yang berkuasa untuk data yang kami kemas kini secara tetap.

Gintaras Steponkus, Panduan Solid: menyediakan Carta dan Graf untuk setiap hamparan

Sebagai Pengurus Projek, saya perlu menggunakan kecemerlangan setiap hari. Saya perlu menjejaki satu tan data dan menganalisisnya setiap hari untuk memaksimumkan nilai syarikat. Saya telah menemui Excel sebagai alat yang paling berkuasa dalam hal ini.

Saya perlu menyediakan laporan setiap hari. Banyak kali saya perlu merujuk kepada hamparan lama. Ia menjadi tugas yang menakutkan untuk meneruskan semua data. Oleh itu, saya membuat graf dan carta data yang diperlukan, yang boleh saya eksport dalam format lain seperti PDF. Ia membantu saya untuk melihat hasil penemuan dengan pantas. Ia memberikan saya gambaran ringkas tentang bagaimana nombor pada spreadsheet berkaitan dengan satu sama lain. Ciri ini menjadi lebih penting dalam tugas segera di mana saya mempunyai masa yang kurang untuk menyediakan laporan. Walau bagaimanapun, prasyaratnya ialah anda mempunyai semua data mengikut garis panduan Excel.

Nama saya adalah Gintaras Steponkus dan saya Pemasar Media Sosial di Solidguides. Panduan Pepejal adalah projek yang dicipta oleh sekumpulan peminat yang berdedikasi untuk menyelidik dan menulis ulasan. Kami sangat bersemangat tentang Internet, dan kami tahu bahawa ia adalah tempat yang besar yang berisi banyak maklumat palsu dan tidak perlu. Kami mencipta Panduan Pepejal untuk menjadikan Internet tempat yang lebih selamat untuk pembeli, dan kerana kami suka menyelidik dan memaklumkan.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: menggunakan pivot kuasa dan fungsi DAX

Saya menggunakan  MS Excel   secara teratur untuk analisis, pelaporan dan penyimpanan data. Saya perlu membuat laporan setiap minggu dari semua kandungan, iklan dan analisis lalu lintas kepada pelabur dan pemegang saham lain laman web berita saya.

Pipa Excel boleh meningkatkan tahap produktiviti dengan banyak lipatan. Pipa Excel mengikuti dua strategi yang boleh meningkatkan produktiviti anda, satu adalah strategi asas utama dan lain-lain adalah strategi paip maju. Dalam strategi produktif, kebanyakan masa digunakan untuk mencari pandangan baru dan terus memperbaiki laporan. Ini adalah prosedur yang boleh diulangi di mana anda meningkatkan data laporan dan bukannya mengekalkannya.

Sekiranya strategi lanjutan, anda menggunakan pivot kuasa untuk meningkatkan produktiviti anda. Di sini, anda mendapat banyak kelebihan. Pertama, keupayaan untuk mengendalikan fail meningkat. Bilion nilai setiap lajur dan juta jadual setiap buku kerja boleh disimpan. Kedua, dengan menggunakan prosedur relasi dalam Model Pivot Kuasa, buku kerja dapat dihubungkan antara satu sama lain dan pautan dibuat di antara jadual.

Ketiga, pengiraan besar anda mudah dilakukan melalui fungsi DAX. Justeru itu, setiap fungsi yang berkaitan dengan pivot kuasa menjadikan tugas mengeksplorasi, menganalisis dan pelaporan secara besar-besaran lebih mudah.

Nama saya Aqsa Tabassam, seorang ahli perniagaan, Pengasas bersama dan Ketua Pengarang InsideTechWorld. InsideTechWorld bermatlamat untuk menyampaikan berita teknologi terkini & permulaan, acara media, dan peristiwa-peristiwa terobosan kepada pembaca di seluruh dunia ..

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: formula pengisian automatik menggunakan kekunci tab

Walaupun saya benci belajar Excel, itu adalah salah satu kemahiran yang diperlukan untuk kami gunakan dalam banyak aspek pekerjaan dan kehidupan seharian kami (penganggaran, dll).

Inilah petua yang baik untuk menjimatkan masa dengan formula Excel, yang cenderung sukar ditangani oleh banyak orang. Oleh itu, apa yang ingin anda lakukan ialah menggunakan kekunci tab, yang membolehkan anda memilih formula secara automatik. Dengan cara ini anda tidak perlu membuang masa untuk menaipnya sepenuhnya setiap masa. Semasa anda mula mengisinya, medan akan mengisi senarai cadangan dari Excel. Kemudian yang perlu anda lakukan ialah menggerakkan kekunci anak panah anda ke atas atau ke bawah untuk memilih formula anda, tekan enter dan selesai.

Sekiranya ada masalah dengan salah satu formula, anda boleh menyahpepijatnya dengan cepat dengan memilih formula kemudian tekan F2. Kemudian anda boleh menelusuri bahagian formula dengan menahan shift dan menekan anak panah kiri. F9 akan menunjukkan pengiraan akhir formula, selepas itu anda boleh menekan Esc untuk menyimpan formula atau memasukkan untuk mengekalkan nilai.

Setelah menyedari hidup 9 hingga 5 bukan untuknya, Philip berhenti kerja di industri penerbangan dan memutuskan untuk mengembara dunia dengan istilahnya sendiri. Pada masa ini, beliau berpangkalan di antara NYC dan Kemboja, beliau adalah nomad digital sepenuh masa dan pengasas blog perjalanannya, PhilipWeiss.org.

Lengkapkan 2019 Excel untuk Pemula dalam video