34 petua Google Docs untuk meningkatkan produktiviti pejabat anda

Salah satu alat yang paling sering digunakan untuk bekerja di rumah dan untuk berkongsi dokumen dengan orang lain, Google Docs bukanlah bahagian penting dari pelbagai jenis pekerjaan yang dilakukan di komputer, dan hampir menggantikan program pejabat standard yang dipasang di komputer.

Bermula dengan  Akaun Gmail   atau bahkan tanpa, aplikasi Google yang berbeza membolehkan anda membuat dalam talian, tanpa ada perisian yang dipasang, dokumen teks lanjutan dengan Dokumen Google, hamparan dengan Helaian Google, persembahan dengan Slaid Google, borang dengan Google Form, dan banyak lagi!

Dengan bantuan beberapa petua penggunaan aplikasi Google yang pakar, dan terutama Dokumen Google, anda akan menggunakannya dengan lebih mudah daripada notepad Google dalam talian, dan boleh menguruskan keseluruhan perniagaan dan rakan anda dengan yang dalam talian Google suite.

Dari sejarah versi hingga fungsi lanjutan, kami bertanya kepada masyarakat apa petua mereka untuk memanfaatkan Google Docs sepenuhnya. Inilah jawapan mereka.

Adakah anda menggunakan Google Docs untuk menangani dokumen perniagaan? Adakah anda mempunyai petua yang baik untuk menggunakannya untuk produktiviti pejabat? Adakah anda berjaya menggunakan fungsi kolaborasi?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: tidak perlu menyimpan draf dan mengirim ulang kepada semua orang

Saya menggunakan Google Docs untuk mengendalikan dokumen perniagaan setiap hari. Untuk berkolaborasi dengan mereka yang berada dalam pasukan saya, kami memilih tetapan yang membolehkan mereka dalam pasukan kami menyunting. Di sudut kanan atas terdapat butang “share” berwarna biru. Klik itu, kemudian pergi ke tetapan lanjutan dan pilih siapa yang dapat membuka dokumen. Kemudian pilih dari menu dropdown boleh edit.

Setelah pasukan memiliki akses, mereka menggunakan opsi komen untuk mengajukan pertanyaan atau menambahkan informasi. Ahli pasukan juga boleh membuat pengeditan atau memberi cadangan untuk pengeditan.

Adalah senang dan produktif untuk menggunakan Google Docs untuk bekerjasama kerana semua orang dalam pasukan boleh mempunyai akses masa nyata. Tidak perlu menyimpan draf dan mengirim ulang kepada semua orang. Mereka boleh terus memeriksa kembali dengan dokumen asalnya semasa ia berkembang.

Stacy Caprio, Pemasaran Pertumbuhan: menulis dan meneliti tanpa meninggalkan dokumen dengan Explore

Satu tip untuk menggunakan Dokumen Google ialah anda boleh menulis dan menyelidik tanpa meninggalkan dokumen semasa anda menggunakan ciri Jelajah. Ciri Jelajah membolehkan anda mencari dan menjelajahi Google untuk penyelidikan dan jawapan semasa anda menulis pada masa yang sama sehingga anda tidak perlu membuang masa menukar tab atau mengklik dari Dokumen Google anda semasa menulis.

James Canzanella, Malam Pemasaran Terpencil: mempunyai folder berdasarkan topik

Saya telah menggunakan Dokumen Google untuk menangani dokumen perniagaan selama bertahun-tahun sekarang, dan saya mengesyorkan agar anda menyimpan folder semua fail anda dengan sangat kemas. Lama-kelamaan, fail boleh mula menumpuk dan anda tidak mahu menghabiskan terlalu banyak masa untuk mencari fail khusus anda. Saya cadangkan mempunyai folder berdasarkan topik. Contohnya, itu mungkin perbelanjaan, pendapatan, rancangan perniagaan, atau apa sahaja yang mungkin berlaku.

Seiring berjalannya waktu, anda kemudian boleh menambahkan fail baru untuk tahun-tahun sebelumnya memandangkan anda tidak akan mengaksesnya sebanyak itu. Tetapi jika anda masih perlu mengaksesnya? Anda pasti akan tahu di mana mencarinya. Walaupun rapi dan teratur mungkin terdengar seperti petua asas, ia menjadi lebih penting kerana fail dan dokumen mula menumpuk.

Calloway Cook, Illuminate Labs: hanya membenarkan orang di luar organisasi untuk melihat

Pastikan untuk mengubah tetapan akses jika anda berkongsi dokumen dengan orang di luar organisasi anda. Adalah perkara biasa bagi orang yang kurang kenal dengan Dokumen Google dan perisian kolaborasi bersama untuk membuat pengeditan langsung pada dokumen, yang secara amnya tidak anda mahukan.

Kami cenderung untuk menyekat akses ke dokumen syarikat kami untuk Lihat Sahaja atau dalam kes tertentu Hanya Komen. Untuk sesuatu seperti dek pelabur, masuk akal untuk hanya membenarkan orang di luar organisasi melihat, kerana dek itu akan digunakan semula dan dihantar kepada bakal pelabur lain.

Vincent Lee, pengarang: jemput pasukan untuk mendapatkan input

Sebagai sebahagian daripada proses pengembangan jenama untuk pelanggan, saya bermula dengan membina kisah jenama mereka. Dokumen Google adalah tujuan saya untuk merakam maklumat dan jika diperlukan, saya akan menjemput pasukan saya untuk memberikan input sama ada dengan memberi mereka kemampuan menyunting atau memberi komen. Ingatlah untuk memilih fungsi Mencadangkan di bawah penyuntingan sehingga teks asalnya tetap dipertahankan. Mengulas lebih berguna jika anda hanya memerlukan maklum balas, bukan suntingan. Perenggan tertentu dapat disorot dan anda dapat memberikan permintaan untuk komentar kepada orang tertentu (melalui alamat e-mel mereka). Fungsi memberi komen juga merupakan cara yang baik untuk mengesan keputusan yang menuju ke versi akhir dalam dokumen.

Dokumen Google juga berguna semasa saya menulis buku saya yang akan datang. Saya dapat menjemput editor saya untuk memeriksa kandungannya dan dengan menggunakan alat komen, dia dapat memberi nasihat mengenai perubahan arah atau idea. Dan semasa saya menyiapkan naskah terakhir, saya dapat menghasilkan senarai isi secara automatik hanya dengan memformat tajuk bab sebagai tajuk. Fungsi penghitungan kata juga merupakan alat yang bagus kerana saya perlu memastikan panjang setiap bab sama.

Dan Bailey, WikiLawn: pelajari ciri sejarah dan selesaikan komen

Petua terbaik saya untuk menggunakan Dokumen Google secara kolaboratif melibatkan pembelajaran ciri Sejarah dan menjalani beberapa proses untuk siapa yang memberi komen / suntingan bila. Untuk Sejarah, anda dapat melihat rekod apa yang telah diubah, dan mengembalikan sebarang perubahan. Ini sangat penting jika seseorang mengubah sesuatu yang perlu dikembalikan, atau jika anda ingin melihat apa yang disumbangkan oleh seorang pekerja.

Sekiranya anda mengklik Semua perubahan yang disimpan di Drive, ia akan membuka paparan yang menunjukkan perubahan terkini. Mereka berkod warna, jadi anda dapat melihat siapa yang melakukan apa. Cukup klik padanya untuk mendapatkan paparan yang lebih baik dalam dokumen, dan kembali jika anda perlu.

Dari segi suntingan dan komen, buat aliran kerja supaya orang tidak saling melangkah. Sekiranya seseorang menyusun dokumen, minta mereka untuk membuat tahap tinggi sekali lagi. Kemudian kirimkan kembali ke draf, biarkan mereka membuat perubahan, dan hantarkannya ke bawah untuk analisis yang lebih kritikal. Selesaikan komen yang ditangani dan tinggalkan soalan yang masih ada.

Ini harus memastikan keadaan berjalan lancar.

Josephine Ison, Penghibur Acara: penjadualan hingga akhir dengan Google Docs

Sebagai agensi tempahan bakat / artis, * Google Docs adalah cara utama untuk memaklumkan pasukan kami dengan cara tanpa geseran. * Sebilangan besar tempahan kami adalah acara langsung dan ini memerlukan penjadualan terkini. Di sinilah G-Docs berguna. Dokumen langsung dikongsi kepada semua anggota yang terlibat dan jika ada semakan yang dibuat terhadap masa dan keperluan, pemberitahuan ini akan disiarkan secara langsung kepada mereka melalui pemberitahuan e-mel. Ini sangat mengurangkan usaha pentadbiran tambahan dan menjadikan komunikasi kita bersih dan jelas.

Sherese Patton, Perhubungan Media SLP: buat dokumen PDF sebelum menghantarnya

Sebagai Perunding Publisiti dan PR, saya sentiasa dalam perjalanan. kadangkala perlu bagi saya untuk membawa komputer riba bersama saya dan menyediakan stesen kerja sekiranya ruang mengizinkan. Oleh itu, dapat mengakses fail kontrak sangat membantu dan penting. Saya sering menggunakan Dokumen Google untuk membuat kontrak dan soal selidik saya untuk mendapatkan pelanggan baru. Kerana anda boleh mengakses Google di mana sahaja, dan maksud saya di mana sahaja, ia menjadikannya lebih mudah dan tidak terlalu tertekan apabila anda dapat terus mengerjakan dokumen anda dan membagikannya dengan mudah.

Petua terbaik yang dapat saya berikan adalah menggunakan aplikasi ini untuk cadangan kontrak. Setelah selesai dengan dokumen yang boleh anda bagikan dengan mudah adalah dengan orang yang anda buat dokumen. Satu perkara yang saya nasihatkan adalah membuatnya sebagai dokumen PDF sebelum menghantarnya, kerana anda tidak mahu pelanggan membuat perubahan yang anda tidak sedar. Namun, semasa anda berkongsi dokumen dengan pasukan anda, saya akan membuat pembetulan dengan warna yang berbeza. dengan cara itu anda tahu bila pembetulan telah dibuat. Saya telah berkolaborasi dengan profesional PR yang lain dan kami mendapati bahawa memilih warna adalah kaedah terbaik. Alat ini hebat dan benar-benar menjadi alat pencuci!

James McGrath, Yoreevo: gunakan alat Mencadangkan untuk memberitahu pemilik dokumen

Satu ciri yang kami anggap sangat membantu tetapi mudah dilupakan adalah Mencadangkan. Ia boleh didapati di bahagian kanan atas. Biasanya Penyuntingan dipilih tetapi jika anda mengkliknya dan memilih Mencadangkan, sebarang perubahan yang dibuat baik teks asal dan teks baru tetap ada di halaman. Gelembung yang sesuai di sebelah kanan halaman akan dibuat yang menyoroti cadangan.

Semasa cadangan ini dibuat, pemilik dokumen akan diberitahu dan mereka dapat menerima atau menolak perubahan tersebut. Sekiranya ia diterima, suntingan akan diterapkan. Sekiranya mereka ditolak, dokumen akan kembali ke bentuk asalnya.

Setiap cadangan dapat dinilai secara bebas.

Fungsi ini sangat membantu kerana pada dasarnya ini adalah versi dokumen anda yang boleh disusun semula yang dapat anda menilai dengan mudah.

Rafa, Akademi Sepanyol Homeschool: pelajari beberapa jalan pintas yang berguna

Kami menggunakan Dokumen Google untuk menguruskan setiap catatan blog untuk memastikannya siap untuk diterbitkan. Sejak sekian lama kita bekerja dari jauh, fungsi komen terbukti cukup berguna untuk mempromosikan perbincangan antara penulis dan editor. Fitur ini tidak hanya memungkinkan kita bekerja dengan kecepatan kita sendiri, tetapi juga meninggalkan catatan tertulis dari keseluruhan proses penyuntingan sehingga kata-kata tidak akan terus disiarkan.

Cara lain untuk meningkatkan produktiviti melalui Google Docs adalah dengan mempelajari beberapa jalan pintas yang berguna. Sebagai penulis, jalan pintas seperti penghitungan kata (CTRL + SHIFT + C) dan pengenalan tajuk (CTRL + ALT + 2) adalah cara yang baik untuk menjadikan penulisan menjadi pengalaman yang cekap dan menyenangkan. Sekiranya anda mengatur dokumen anda dengan tajuk, itu juga membolehkan anda menavigasi tajuk dengan pantas melalui bar sisi di sebelah kiri dokumen. Ini menjadikan dokumen yang besar menjadi mudah!

Ahmed Mir, Nature and Bloom: buat pautan yang boleh dikongsi, komen dan gunakan tajuk

Saya adalah pengasas perniagaan eCommerce dan afiliasi yang sering saya bekerjasama dengan penulis dan editor bebas melalui Google Docs.

Untuk itu saya mempunyai beberapa petua berkaitan produktiviti untuk perniagaan dalam talian seperti perniagaan saya:

• Buat pautan yang boleh dikongsi untuk dokumen yang disampaikan kepada penulis anda, yang kemudian dapat diperiksa oleh editor dan pasukan SEO anda dalam masa nyata. Anda boleh menyesuaikan kebenaran untuk membolehkan pengguna tertentu mengedit / membaca sahaja atau membenarkan sesiapa sahaja yang mempunyai pautan mengedit jika perlu.
• Sekiranya dokumen itu perlu diusahakan semula untuk menambahkan komen untuk ahli pasukan tertentu dengan menggunakan fungsi @ komen, ini mendorong ahli pasukan secara automatik melalui e-mel kepada maklum balas anda!
• Gunakan tajuk untuk menguraikan dokumen ke dalam format siap SEO yang disiapkan untuk ditampal terus ke laman web anda tanpa penyesuaian.

Marc Bromhall, Permulaan Surf Gear: hantarkan e-mel terus dari hamparan

Kami telah menggunakan Google Suite selama lebih dari 4 tahun sekarang untuk menguruskan perniagaan kami. Salah satu ciri terindah yang kami temui untuk meningkatkan produktiviti adalah menghantar e-mel terus dari spreadsheet. Ini adalah alat yang bagus untuk pengurus projek atau ketua pasukan yang sentiasa berkomunikasi dengan pelbagai anggota pasukan. Katakan anda baru sahaja menyelesaikan mesyuarat dan terdapat beberapa titik tindakan dalam mesyuarat yang perlu didelegasikan kepada ahli pasukan yang berbeza. Daripada menghantar e-mel kepada semua orang ini secara berasingan, anda boleh menggunakan  Helaian Google   untuk mengetahui siapa yang perlu melakukan apa.

Pada lajur pertama anda akan meletakkan e-mel mereka dan di lajur kedua akan menjadi catatan mengenai apa yang perlu mereka lakukan. Setelah mesyuarat selesai dan helaian selesai, yang perlu anda lakukan hanyalah menyalin dan menampal beberapa kod ke dalam Google Script Editor yang boleh anda temukan di bawah tab Tools di Google Sheets. Setelah kod ditampal di anda, cukup klik hantar e-mel di bahagian atas halaman dan dalam beberapa saat semua ahli pasukan anda akan diemailkan mesej masing-masing. Kami mendapati alat ini telah menjimatkan banyak masa dari masa ke masa selama bertahun-tahun dan ini adalah salah satu daripada banyak ciri yang kami sukai mengenai Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Hab Trek Nepal Pvt.Ltd: eksport dalam format dan cetakan yang berbeza

Saya telah menggunakan dokumen google sejak tahun lalu. Ini adalah perkara yang paling menakjubkan bagi saya dari Google selepas Gmail. Saya juga telah menggunakan Helaian Google. Saya rasa untuk perniagaan adalah sangat bagus untuk menggunakan dokumen google berbanding dengan dokumen Microsoft. Anda mempunyai pelbagai pilihan yang boleh anda kongsi dan edit dokumen sekaligus dan banyak orang dapat mengeditnya dan mengeluarkan versi akhir setiap dokumen dengan mudah. Ini menjimatkan masa pekerja. Semua perkara yang boleh anda lakukan dari  Microsoft word   yang boleh anda lakukan dari Google Docs. Dokumen ini juga tetap disandarkan di Google Drive, jika anda tidak mahu meletakkannya di sini maka anda juga boleh mengeksport dalam format yang berbeza seperti fail Word, fail PDF atau pelanjutan lain. Sekiranya anda ingin mendapatkan cetakan maka secara langsung anda boleh mencetak dari sini apa lagi yang anda perlukan lebih daripada ini? Saya sangat suka pilihan semakan tatabahasa. Anda boleh menulis ayat yang sangat baik dengan bantuan Dokumen Google ini. Saya bahkan menulis e-mel saya melalui Google Docs kemudian menghantarnya melalui. Saya rasa saya telah menggunakan sebahagian besar fungsi. Sekiranya masih ada, saya akan mempelajarinya tidak lama lagi kerana saya menggunakannya 2-3 jam setiap hari. Saya juga melihat kekurangan bahawa Google Docs tidak menghitung perkataan dan watak.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: sebutkan ahli pasukan untuk memberitahu mereka

Saya telah menggunakan Google Docs secara kolaboratif selama bertahun-tahun. Alat ini membolehkan anda membuat dan berkongsi fail dengan sangat mudah. Dokumen Google juga memberikan kontrol mutlak kerana akses ke fail bersama dapat dibatasi untuk melihat, memberi komen, atau menyunting.

Beberapa petua produktiviti Google Docs merangkumi:

• Sebutkan ahli pasukan dalam komen pada dokumen untuk memastikan bahawa mereka diberitahu mengenai komen tersebut.
• Tambahkan syarikat Jargon ke kamus
• Gunakan penanda halaman untuk menavigasi dokumen panjang

Ken Eulo, Firma Undang-undang Smith & Eulo: kurang membenarkan kebenaran mengedit semasa berkongsi jemputan

Semasa berkolaborasi dengan pekerja di syarikat anda di Google Docs, anda perlu memahami kebenaran mengedit ketika berkongsi undangan. 90% masa kita menghadapi masalah untuk berkolaborasi di dokumen Google, itu kerana pengirimnya tidak memilih izinkan orang yang mempunyai pautan untuk mengedit. Ini adalah penyelesaian cepat dan hanya memerlukan beberapa saat, jadi pastikan untuk memilih pilihan ini jika anda ingin pihak penerima dapat menyunting dokumen. Namun, jika anda hanya ingin mengirim dokumen ke pesta sehingga mereka dapat melihatnya, biarkan izin edit pada dapat melihat. Terdapat izin ketiga, dapat memberi komen, yang memungkinkan pihak penerima membuat komen pada dokumen tersebut. Kebenaran ini berguna semasa anda menghantar dokumen tersebut kepada pelanggan untuk mendapatkan maklum balas, atau kepada atasan untuk disemak.

Norhanie Pangulima, Syarikat SIA: gunakan sejarah versi tersimpan dan taip suara

Dokumen Google adalah salah satu aplikasi Google yang selalu saya gunakan dalam tugas menulis saya. Konsep penggunaan  Microsoft word   secara dalam talian melalui Google Docs sangat membantu saya terutamanya bahawa kadang-kadang, suntingan saya tidak disimpan dan perubahannya hilang apabila berlaku gangguan atau saya tidak sengaja keluar dari program ini. Aplikasi ini mempunyai banyak ciri yang tidak diketahui oleh kebanyakan orang .. Salah satunya ialah aplikasi ini membolehkan 200 penonton serentak dalam satu dokumen.

Ini adalah salah satu alat terbaik untuk kerjasama pasukan.

Berikut adalah dua ciri Google Docs yang lebih berguna dan petua tentang cara menggunakannya:

• 1. Sejarah Versi yang Disimpan. Dokumen Google menyimpan secara automatik setiap pengeditan yang dibuat. Dengan mengklik menu Fail, anda dapat melihat Sejarah Versi dan mengesan perubahan yang dibuat dalam dokumen dan pengguna yang membuatnya.
• 2. Menaip Suara. Ciri ini sangat berguna semasa menulis nota dan jika anda hanya mahu fokus menulis apa sahaja yang terlintas di fikiran anda dan edit kemudian. Dokumen Google membolehkan anda menaip perkataan yang anda katakan seperti imlak. Untuk menggunakannya, klik pada Tools, kemudian Voice Typing.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: gunakan kekunci tab untuk memilih formula secara automatik

Ramai orang sukar menggunakan Excel dalam Google Docs kerana membingungkan untuk belajar bagaimana menggunakan semua ciri-cirinya. Terutama berkaitan dengan formula, yang merupakan mimpi buruk bagi kebanyakan kita jenis bukan kewangan. Walaupun saya tidak suka belajar Excel, itu adalah salah satu kemahiran yang diperlukan yang dapat kita terapkan dalam banyak aspek pekerjaan dan kehidupan seharian kita agar segala sesuatu tetap teratur.

Inilah petua kegemaran saya untuk menjimatkan masa dengan formula Excel, yang mana banyak orang cenderung bersusah payah. Oleh itu, apa yang ingin anda lakukan ialah menggunakan kekunci tab, yang membolehkan anda memilih formula secara automatik. Dengan cara ini anda tidak perlu membuang masa untuk menaipnya sepenuhnya setiap masa. Semasa anda mula mengisinya, medan akan mengisi senarai cadangan dari Excel. Kemudian yang perlu anda lakukan ialah menggerakkan kekunci anak panah anda ke atas atau ke bawah untuk memilih formula anda, tekan enter dan selesai.

Sekiranya ada masalah dengan salah satu formula, anda boleh menyahpepijatnya dengan cepat dengan memilih formula kemudian tekan F2. Kemudian anda boleh menelusuri bahagian formula dengan menahan shift dan menekan anak panah kiri. F9 akan menunjukkan pengiraan akhir formula, selepas itu anda boleh menekan Esc untuk menyimpan formula atau memasukkan untuk mengekalkan nilai.

Polly Kay, English Blinds: jejak kembali kepada pengarang asalnya

Kami menggunakan Dokumen Google untuk berkolaborasi dengan freelancer dan kontraktor pihak ketiga yang tidak ingin kami berikan akses ke pemacu dokumen kami sendiri atau intranet syarikat, sama ada kerana masalah keselamatan atau kerana ia hanya lebih cepat dan lebih efisien dalam konteks ini untuk mula bekerja melalui Google Drive.

Oleh kerana hampir semua orang mempunyai akaun Google dan tetapan perkongsian untuk folder individu dapat diselaraskan dengan begitu baik, ini memungkinkan kita untuk memindahkan hak milik fail, menyusun kerja dari beberapa kontraktor di tempat yang sama, mengedit dan menyemak semula kandungan, dan mengesan kerja kembali ke pengarang asalnya lama selepas peristiwa itu.

Ini juga terbukti berguna untuk para freelancer dan kontraktor yang kami bekerjasama, kerana mereka kemudian dapat menguruskan folder untuk beberapa projek atau klien yang berlainan semuanya di tempat yang sama, berpisah dan memberikan izin yang sesuai tanpa membahayakan keselamatan, integriti, atau kerahsiaan kandungan pelanggan mereka yang lain.

Esther Meyer, Groom Shop: cuba taip suara, tetapkan izin, gunakan pemeriksa ejaan

Saya telah lama menggunakan Google Docs. Baik untuk perniagaan atau dokumen peribadi, sangat berguna, sebab itulah aplikasi pilihan saya. Melakukan kerja jarak jauh saya jauh lebih mudah menggunakan Google Docs. Saya mempunyai pasukan jauh dengan siapa saya bekerjasama dan adalah perkara biasa bagi kami untuk berkolaborasi, sebab itulah Google Docs merupakan anugerah bagi kami.

Inilah petua utama saya untuk menggunakan dokumen google dengan berkesan:

• 1. Cuba menaip suara. Sekiranya anda jenis orang yang berfikir lebih cepat daripada yang anda taip, ini mungkin merupakan ciri yang baik untuk anda. Gunakan Ctrl + Shift + S untuk melancarkan ciri kemudian bercakap. Tonton ketika Google melakukan penaipan untuk anda. Namun, bersiaplah untuk melakukan pengeditan kerana ini mungkin tidak selalu mendapat kata-kata anda dengan betul, apalagi format.
• 2. Tetapkan kebenaran dengan betul. Semasa berkongsi dokumen anda, pastikan bahawa akses yang anda berikan kepada pengguna sesuai dengan keperluan mereka. Anda boleh memilih agar mereka dapat mengedit, melihat atau memberi komen.
• 3. Pemeriksa ejaan yang menakjubkan. Dokumen Google mempunyai pemeriksa ejaan dan tatabahasa yang cerdas. Penulisan anda tidak boleh buruk dengan alat ini, kerana sebahagian besarnya menangkap kesalahan dengan tepat. Tatabahasa sangat penting dalam hal kerjaya, kerana para profesional yang gagal maju ke kedudukan peringkat pengarah dalam 10 tahun pertama kerjaya mereka melakukan kesalahan tatabahasa 2.5 kali lebih banyak daripada rakan-rakan mereka di peringkat pengarah.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: gunakan pintasan dan fungsi terbina dalam

Saya sangat gemar bekerja dengan helaian Google, yang sangat mengagumkan kerana kerja saya berkaitan erat dengan dokumen Google. Jadi, mempelajari semua tentang jalan pintas adalah suatu keharusan bagi orang seperti saya. Pintasan  Helaian Google   secara beransur-ansur menjimatkan masa saya dan membolehkan saya memberi tumpuan kepada masalah yang lebih penting. Perintah kegemaran saya adalah kekunci Ctrl plus titik koma (untuk memasukkan tarikh semasa), Ctrl plus pageUp / pageDown (untuk bergerak di antara helaian), Ctrl plus Shift plus V (untuk menampal teks biasa sahaja), dan banyak lagi yang selalu saya gunakan .

Tetapi petua terbaik semasa bekerja dengan  Helaian Google   yang dapat saya kongsi dengan anda - adalah menggunakan fungsi. Mereka benar-benar luar biasa dan membantu menghasilkan hasil yang mengagumkan. Sebagai contoh, saya biasanya menggunakan fungsi = REGEXEXTRACT untuk mendapatkan domain dari URL dan yang ini = VLOOKUP untuk mencari data (jika ada - benar / salah) di helaian lain. Dan tentu saja, formula = UNIK.

Terdapat cara mudah untuk menunjukkan pendua - menggunakan fungsi UNIK. Pada asasnya, formula UNIK melihat pelbagai dan mengeluarkan semua nilai unik daripadanya. Ia bermanfaat bagi mereka yang ingin mempercepat aliran kerja mereka dengan jumlah data yang banyak. Sebagai contoh, apabila saya mempunyai banyak peluang prospek yang dihasilkan dari sumber yang berlainan, ia mengetepikan data berulang yang secara efektif memperlahankan keadaan. Oleh itu, jika bukan untuk fungsi UNIK, saya mungkin akan menghabiskan lebih banyak masa untuk mengkaji peluang (kata kunci, laman web, e-mel) daripada yang saya lakukan sekarang. Dan bahagian yang lebih baik mengenai fungsi ini ialah ia berfungsi untuk kedua-dua, nombor dan teks.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: menterjemahkan dokumen secara langsung dalam Google Docs

Oleh kerana saya biasanya berkolaborasi dengan banyak orang, saya banyak menggunakan komen. Oleh kerana sangat mudah untuk membuat perubahan dalam Dokumen Google, orang mungkin tidak memperhatikan semuanya tepat pada waktunya. Itulah sebabnya saya selalu memberi komen kepada orang lain dan memastikan bahawa kita bersetuju dengan semua perubahan, sebelum membuat perubahan. Kadang-kadang saya merasakan bahawa saya mempunyai sembang yang sangat meriah dalam satu dokumen. Walau bagaimanapun, ini membantu saya menyimpan semua maklumat di satu tempat.

Kadang kala saya perlu menterjemahkan dokumen ke bahasa lain. Saya suka bahawa sekarang saya dapat melakukannya secara langsung di Google Docs, di bawah menu ‘Tools’. Nasib baik, saya biasanya memerlukan beberapa bahasa lain sehingga terjemahan ini ternyata cukup bagus. Saya mempunyai editor yang hanya memeriksa terjemahan, yang menjimatkan banyak masa.

Jeff McLean, Syarikat McLean: Google Docs mempunyai aplikasi percuma untuk berkolaborasi di mana sahaja

Kami bekerjasama dalam dokumen Google untuk semua perkara dari catatan blog hingga templat e-mel. Dokumen Google adalah alat termudah untuk berkongsi kandungan dengan pasukan anda, dan berkesan mengerjakan projek tersebut bersama-sama. Ramai orang tidak menyedari bahawa Google Docs mempunyai aplikasi percuma, jadi anda boleh berkolaborasi dengan pasukan anda di mana sahaja anda mempunyai data selular! Aplikasi ini sangat mesra pengguna, dan saya tidak menemui sekatan fungsi dalam aplikasi yang berbeza dengan versi desktop. Pastikan anda hanya berkongsi Dokumen Google dengan kakitangan penting, kerana jika anda mempunyai terlalu banyak ahli yang mengedit dokumen pada masa yang sama, perkara-perkara cenderung menjadi sedikit tidak kemas. Untuk mengatasi masalah ini, saya biasanya menghantar Dokumen Google kepada setiap ahli secara berasingan pada waktu yang berasingan, sehingga mereka dapat melakukan pengeditan yang mereka inginkan pada dokumen tersebut tanpa gangguan.

Julie Singh, TripOutside: lihat sahaja untuk dokumen yang lengkap, edit untuk yang lain

Kami sering menggunakan Dokumen Google untuk berkongsi projek, idea, inisiatif dan hasil dengan pasukan jauh kami. Berkongsi dokumen dengan mereka dalam masa nyata dan membolehkan mereka melihat dan mengedit dokumen kami sangat penting untuk perniagaan kami, dan kini menjadi lebih mudah dengan Google Docs. Kami dapat membuat dokumen dan spreadsheet yang dapat diakses oleh pasukan kami, menambah arahan, dan menyemak kerja yang diselesaikan dengan mudah. Kami menggunakan fungsi pautan perkongsian untuk kedua-dua akses hanya lihat untuk dokumen yang lengkap dan akses edit untuk dokumen-dokumen yang sedang dalam proses dan akan dikemas kini oleh ahli pasukan lain.

Dokumen Google adalah alat kolaborasi penting dalam perniagaan kami!

George Hammerton, Hammerton Barbados: jelas apabila dokumen lengkap atau tidak

Saya menguruskan perniagaan kecil yang terdiri daripada orang-orang yang suka melakukan perjalanan untuk bekerja dan untuk keseronokan, secara rutin terbang antara UK dan Barbados khususnya tetapi menghabiskan sebahagian besar tahun ini dengan pasukan kami di berbagai belahan dunia satu hari daripada sebelumnya - ini menimbulkan beberapa cabaran teknologi yang unik.

Semasa kami baru memulakan dan ada dua dari kami, kami menggunakan suite pejabat dan Dropbox, tetapi ketika perniagaan berkembang permainan 'adakah anda dalam dokumen ini' menjadi menyekat untuk perniagaan, kami memutuskan kami memerlukan alat yang membolehkan kami bekerjasama tanpa memikirkannya. Kami perlu beralih ke rangkaian positif kolaborasi dan untuk itu kami pergi dengan raja kolaborasi yang tidak dapat dipertikaikan untuk pasukan terpencil dan itu adalah Google Docs.

Sekarang kami menggunakan Google Docs untuk hampir semua perkara dan walaupun sangat baik untuk menghilangkan geseran, menghilangkan keperluan menunggu giliran anda untuk mengemas kini spreadsheet. Hari ini pejabat mudah alih kami terdiri daripada iPhone, MacBook, Google Suite, dan Penyemak Imbas Web. Dengan sekumpulan alat yang tepat sekarang kita dapat bekerja dari mana sahaja, bersama-sama.

Petua nombor satu saya adalah jelas ketika dokumen sedang dijalankan dan bila sudah lengkap - anda tidak mahu hasil edit orang lain yang belum selesai muncul dalam dokumen sama seperti yang anda eksport untuk diterbitkan.

Md Mohsin Ansari, Messenger Pasukan: kembali dan ambil fail lama yang anda hapus

Google Drive mempunyai cara tersendiri untuk menangani kawalan versi, yang membolehkan anda kembali dan mengambil fail lama yang anda hapus atau versi fail yang lebih lama. Cara pengendalian versi Google Drive mengendalikannya adalah menyimpan sehingga 100 semakan dokumen atau versi 30 hari per dokumen, yang dikira jumlah peruntukan simpanan anda. Folder sampah digunakan untuk menyimpan fail yang dihapus dan jika folder sampah dihapus, fail akan hilang untuk selama-lamanya.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc.: gunakan Google Docs dengan alat tenun untuk berkongsi rekod skrin

Mempunyai pasukan jauh saya menggunakan Google Docs menyumbang kepada peningkatan produktiviti. Dari maklum balas yang saya peroleh dari mereka, fungsi komen dan cadangan adalah kaedah yang berkesan untuk berkolaborasi, terutama di antara pasukan di zon waktu yang berbeza. Pelbagai pengguna boleh mengedit dalam masa nyata dan serentak. Selain itu, setiap orang boleh mempunyai akses ke fail dalam penyimpanan awan.

Memanfaatkan Dokumen Google mengurangkan penyelarasan kerja yang tertangguh di antara pasukan anda, terutama yang jauh.

Sebagai tambahan kepada fungsi komen dan cadangan Google Docs, salah satu amalan terbaik saya adalah menggunakan Google Docs with Loom. Saya merakam diri saya dan skrin saya bercakap mengenai fail tertentu dan membincangkan pekerja saya melaluinya. Melakukannya menjimatkan banyak masa untuk menerangkan tanpa memerlukan e-mel atau mesej sembang yang panjang.

Menggunakan Google Docs merapatkan jurang untuk tidak bersama sebagai satu pasukan.

Will Bachman, Umbrex: membuat nota temu ramah di Google Slides

Pasukan kami menggunakan Google Docs secara aktif untuk pelbagai tugas yang memerlukan kolaborasi atau akses masa nyata ke versi terkini.

Pada projek yang melibatkan pakar wawancara, misalnya, seorang ahli pasukan membuat nota temu ramah di Google Slaid. Kami berkongsi dokumen Slaid Google ini dengan pelanggan kami supaya semua orang dapat melihat wawasan terkini dalam masa nyata yang kami kumpulkan - tidak ada yang perlu menunggu tinjauan kemajuan mingguan.

Kami kini berada di peringkat akhir untuk membuat kursus mengenai cara membuat latihan perundingan anda sendiri. Kursus ini merangkumi sembilan puluh video pendek dan lebih daripada dua dozen alat dan templat yang boleh dimuat turun. Kami menggunakan  Helaian Google   untuk menyelaraskan usaha dalam projek ini. Kami telah berkongsi akses dengan penyunting video, penyunting laman web, dan pembuat kursus supaya semua orang dapat mengemas kini status secara real time ketika pengeditan draf pertama video selesai, ketika maklum balas diberikan, ketika draf akhir video telah telah dihantar kembali, dan apabila video tersebut telah ditambahkan ke laman web.

Nikola Baldikov, Brosix: biarkan Dokumen mengubah perkataan lisan anda menjadi teks

Oleh kerana sekarang kita memasuki masa pencarian suara yang kuat, ada beberapa helah mengenai Dokumen Google yang mungkin anda ingin tahu. Adakah anda tahu bahawa anda boleh memberi jari anda dan membiarkan Dokumen mengubah perkataan lisan anda menjadi teks? Selagi komputer anda mempunyai mikrofon, yang harus anda lakukan hanyalah membuka menu Tools dan pilih Voice typing – atau tekan Ctrl-Shift-S (atau Cmd-Shift-S) –dan kemudian bersuara. Dokumen akan menggunakan sistem suara-ke-teks standard Google untuk mengetahui apa yang anda katakan (kebanyakan, bagaimanapun) dan meletakkannya di halaman. Terlebih lagi, fungsi suara-ke-Dokumen juga memungkinkan anda mengucapkan perintah untuk bentuk tanda baca dan pemformatan perenggan yang umum. Anda boleh mengatakan perkara seperti noktah, koma, dan tanda tanya atau memberi arahan seperti baris baru atau perenggan baru. Sekiranya anda ingin berehat sebentar, katakan berhenti mendengar dan kemudian ucapkan resume apabila anda sudah bersedia untuk meneruskan.

Edgar Suppes, Grailify: sejarah versi menunjukkan bahagian mana yang telah diedit

Inilah petua Dokumen Google kegemaran saya:

Ia dipanggil Sejarah versi dan ciri kecil ini menyelamatkan hidup saya beberapa kali pada masa lalu. Untuk melihat ciri Sejarah Versi, anda perlu mengklik Fail dan kemudian Sejarah versi. Panel terbuka di sebelah kanan dokumen dan menunjukkan versi yang berbeza dari dokumen khusus itu. Dengan mengklik mana-mana versi yang lebih lama, anda bahkan dapat melihat bahagian fail doc mana yang telah diedit.

Flynn Zaiger, Optimis SEO Scottsdale: persamaan menggunakan penyambungan ke alat data lain

Ramai orang menganggap Dokumen Google sebagai  Microsoft Office   Suite dalam talian, tetapi terdapat banyak alat, formula, dan ciri yang hanya tersedia kerana terdapat dalam talian, dan itulah beberapa yang dapat menjadikannya alat yang jauh lebih menguntungkan untuk perniagaan pemilik untuk digunakan. Beberapa ciri kegemaran saya ialah persamaan ImportRange, dan ImportData, kerana ini secara khusus menggunakan penyambungan ke alat data lain, atau lembaran kerja. ImportRange sangat bagus untuk menghubungkan antara bukan hanya lembaran kerja yang berbeza, tetapi juga seluruh ruang kerja. Anda dapat memasukkan data dari fail Lembaran Microsoft yang lain, yang membolehkan anda mengira bahagian tertentu sambil tetap menghadkan akses kepada orang lain. ImportData dan ImportXML, sebaliknya, memungkinkan anda untuk menggunakan maklumat dari mana-mana fail .CSV, yang membuka jadual data anda untuk membolehkan anda menggunakan pelbagai maklumat yang tersedia dalam format yang biasa digunakan dalam talian. Akhirnya, bagi mereka yang memerlukan data yang tidak diformat dengan rapi ke dalam file .CSV atau .XML, anda dapat menggunakan ImportHTML yang membolehkan anda membawa laman web apa pun ke dalam lembaran kerja anda.

Jason Parks, Kapten Media: berkongsi dokumen tanpa log masuk

Saya cadangkan menggunakan GSuite for Business.

Agensi kami mempunyai banyak bolak-balik dengan pelanggan untuk mendapat kelulusan projek.

Dengan hanya berkongsi Dokumen Google atau Helaian Google, pelanggan kami dapat mengaksesnya dengan mudah tanpa perlu log masuk ke akaun Gmail.

Kos untuk agensi kami (15 orang) adalah sekitar $ 8.50 setiap pengguna setiap bulan tetapi ia pasti bernilai pelaburan dan telah lancar komunikasi.

Isaac Hammelburger, Search Pros: beberapa pekerja boleh menyunting dokumen yang sama dalam masa nyata

Dokumen Google adalah salah satu alat yang menjadikan kerja jarak jauh lebih mudah untuk setiap alat. Dalam dokumen Google, kemungkinannya tidak berkesudahan. Ini sangat berguna sekarang kerana kebanyakan pekerja telah mula bekerja dari keselamatan kediaman mereka. Oleh itu, ini dapat digunakan untuk bekerja rapat walaupun di kejauhan. Dokumen Google adalah alat di mana ramai pekerja boleh mengedit dokumen yang sama dalam masa nyata. Cuma masalah untuk berkongsi dokumen dengan rakan kerja dan membuatnya dapat diedit. Ini lebih mudah kerana anda mengusahakan dokumen yang sama dan anda tidak perlu menyusun dokumen yang berbeza untuk membuat satu dokumen yang disatukan. Ia juga menjimatkan masa kerana anda dapat mengerjakan dokumen pada masa yang sama dan bukannya menyerahkan dokumen dari satu orang ke orang lain. Saya pasti mengesyorkan pasukan menggunakan alat ini untuk mempunyai aliran kerja yang lebih cekap.

Riley Adams, Young and the Invests: mengurangkan masa utama projek

Sebagai penganalisis kewangan, saya tinggal di Dokumen, Helaian dan Slaid Google. Perisian ini membolehkan fungsi kolaborasi yang kuat dengan mempunyai beberapa ahli pasukan dan rakan berpartisipasi dalam membuat fail secara serentak.

Apabila input setiap orang dapat dikumpulkan pada masa yang sama, ini secara dramatik akan mengurangkan masa utama projek dan juga mencegah pendua versi atau pengeditan dan cadangan yang hilang. Dengan mengelakkan semua ini dan bekerjasama dalam dokumen Google ini, pasukan dapat mencapai lebih banyak dalam masa yang lebih sedikit, menghasilkan pulangan pelaburan yang lebih besar bagi syarikat dan juga kelincahan yang lebih besar dalam memenuhi keperluan pelanggan.

Logan Burwell, Tech: Ulasan dan berita: Sistem Google berfungsi dengan lancar

Kerana untuk menulis blog saya, saya mesti menulis hampir setiap hari, saya akhirnya menggunakan Dokumen Google setiap hari! Semasa saya menulis draf pertama blog, saya selalu menulisnya di Dokumen Google terlebih dahulu. Di Dokumen Google, anda boleh menulis apa sahaja dengan mudah, dan sangat mudah bagi saya untuk memasukkan dan mengedit pautan yang saya masukkan ke dalam artikel saya. Dokumen Google mempunyai sistem pemeriksaan ejaan yang sangat baik yang sering menangkap saya jika saya mengeja sesuatu yang salah atau menggunakan tatabahasa yang salah. Saya suka bagaimana Dokumen Google menjadikan semuanya begitu mudah, dan pastinya ini adalah pilihan nombor satu saya sejauh penulisan.

Bukan sahaja saya menggunakan Dokumen Google untuk perniagaan saya, tetapi saya juga menggunakan aplikasi lain dalam keluarga Google. Salah satu aplikasi Google lain yang saya gunakan selain Dokumen adalah Helaian Google. Saya boleh membuat hamparan untuk perbelanjaan, pendapatan, dan statistik untuk laman web saya. Semua sistem Google berfungsi dengan lancar, dan inilah satu-satunya perkara yang saya perlukan.