Google Workspace Review 2022 - Et Microsoft 365 -alternativ

Vi er alle kjent med Googles Chrome -nettleser, Gmail og Google Disk med alle gratis appene i Google Disk. Google Workspace er i hovedsak den betalte versjonen av Gmail og Google Disk, med flere funksjonaliteter som tilbys, og er målrettet mot bedriftskunder.

I denne artikkelen vil vi gi deg en gjennomføring av Google Workspace Review og hvordan du bruker Google Workspace Dashboard - se også Hvordan lage en Google Workspace -konto med rabatt i vår andre artikkel.

Hva er Google Workspace

Google Workspace er en skybasert kontorløsning for teambedrifter. Mens de fleste bare kjøres på nettet, kan noen apper også brukes når du er frakoblet.

Mer enn bare kontorprogramvare som tekstbehandlere, regneark og presentasjonsslasser som er lagret i Googles skyservere, muliggjør disse appene online teamsamarbeid. Det er også andre apper og verktøy inkludert i Google Workspace som er listet opp nedenfor:

Google Workspace Tools inkluderer:

• Gmail
• Google Disk
• Google Meet (videokonferanser)
• Kalender
• Chat
• Google Doc
• Google Sheets (regneark)
• Google Slides (Presentasjonsledde)
• Google Forms
• Google Site (nettsted som er vert på Google Domain)
• Google Keep (notater og todos)

Alle disse appene er også tilgjengelige på Mobile, Android og iOS.

Google Workspace planer

In the basic plan, known as the business start plan, Google Workspace only offers storage on Google Disk at 30 GB per user. For Google Meet, there is a limit of up to 100 Meet participants for the starter plan.

For the intermediate plan, known as the business standard plan, the cloud storage offered in Google Disk increases significantly to 2TB per user. For the standard plan, Google Meet has a limit of up to 150 Meet participants.

For den høyere betalte planen, kjent som Business Plus -planen, øker Googles skylagring til 5 TB per bruker. Google tilbyr også et enda høyere anlegg til forretningsbedriftskunder, hvilken pakke som kan tilpasses. Google Meet i denne planen har maksimalt 250 møte deltakere.

Hver person som har en e -post med selskapet ditt regnes som en bruker og belastes et gebyr, avhengig av hvilken plan selskapet ditt er på. Imidlertid er alias -e -postmeldinger som Sales@YourCompany koblet til en eksisterende bruker og er gratis, og ikke belastes som en ekstra bruker.

Hvem skal bruke Google Workspace?

You may think that Google already provides free Gmail and Google Disk with apps such as Google Docs, Google Sheets, and Google Slides, so why should you pay for something that can be had for free?

As an individual who has little need to store information, work-related information, or as a freelancer, perhaps the free version of Google Disk and Gmail is sufficient for you.

For team, selv i små team på to eller tre personer i en organisasjon, er det et sikrere alternativ å holde arbeidsrelatert informasjon og data i en betalt sky. Google Workspace har også flere funksjoner enn Googles gratis versjon. Google Workspace er spesielt nyttig for team som jobber eksternt der de fremdeles kan samarbeide i sanntid ved å bruke Google Docs, Sheets og lysbilder. Redigeringer i sanntid kan sees av teammedlemmer, og alle redigeringer kan sees av deres revisjonshistorikk. Disse appene kan også brukes når du er frakoblet.

Other collaboration tools include Google Meet for video conferencing, calendars, and more. Google Workspace can also be used with  Microsoft Office   Word, Excel, and PowerPoint in Google Disk. Some people prefer these apps as they have more powerful functionalities than Google’s apps. Google Workspace also Integrates with other third-party apps such as Customer Relations Management (CRM) which can be found in Google Workspace marketplace.

En virksomhet eller selskap som melder seg på med Google Workspace kan bruke et tilpasset domenenavn i stedet for å bruke gmail.com slik at det vises som en offisiell virksomhet.

Hvordan bruke Google Workspace Dashboard

Hvis du allerede er kjent med å bruke Googles gratis versjon, er det kjent å få tilgang til Google Workspace Dashboard for deg. Bare tilgang til den via Gmail for å komme til alle appene. Dette er for alle brukerne i et team som har meldt seg på Google Workspace.

For å samarbeide om Google Docs , ark, lysbilder eller skjemaer, klikker du bare på Blue Share -knappen og velger teammedlemmenes tilgangsroller for å redigere, kommentere eller vises. Teammedlemmer vil motta en e -post som inviterer dem til å samarbeide om filen.

Hvordan tilordne oppgaver i Google Workspace Dashboard

Via Gmail

Å jobbe i team betyr at noen mennesker får tildelt visse oppgaver, og roller og fulgte arbeidsleveranser til en planlagt plan. Dette kan gjøres enkelt i Gmail.

• Først må du %ring lage et rom for prosjektet ditt %%. Dette kan gjøres ved å bla til venstre på Gmail, og et sted under innboksen din er det et pluss tegn for mellomrom. Klikk på Plus -tegnet, og navngi prosjektområdet ditt.
• For det andre, inviter dine relevante teammedlemmer som vil jobbe med prosjektet.
• For det tredje, navngi oppgaven, og velg forfallsdato.
• Sist, når teammedlemmene dine godtar invitasjonen din til akkurat dette prosjektområdet, kan du nå velge hvilket teammedlem i det prosjektområdet du vil tildele oppgaven til.

Google Workspace er også tilgjengelig på Mobile, Android og iOS. Deres chat- og romfunksjoner er tilgjengelige i Gmail Mobile nederst på mobilskjermen. Filer kan deles i et prosjektområde, gjør redigeringer og diskuterer i det samme prosjektromsvinduet via chat. På denne måten kan det samme emnet vises helhetlig, fra diskusjoner, oppgavroller og filer. Du kan også diskutere dette i et live videomøte. Bare klikk på møteikonet i prosjektområdet, og medlemmer av prosjektområdet kan bli med på møtet.

Via Google Docs

Du kan ogsåtildele oppgaver via Google Docs . For å gjøre det, bare fremheve setningen du vil tildele oppgaven til et annet teammedlem.

Klikk deretter på Legg til kommentarknapp (pluss -knappen) i Google Docs 'meny.

For å velge personen som skal tilordne oppgaven, skriv først i pluss -knappen (+) og deretter navnet på personen. Når riktig persons navn dukker opp, velger du det for å bekrefte. Det er det.

Administrasjonskonsoll i Google Workspace Dashboard

Administratorrollen har fullskala autoritet over alle sine teammedlemmers brukertilgang. Dette inkluderer å tilordne e -postmeldinger, hvilke apper hver bruker har tilgang til, og gi eller begrense datatilgang til hver bruker i forskjellige regioner.

Derfor har Admin Console i Google Workspace Dashboard flere funksjoner og apper enn de vanlige brukerne av Google Workspace.

Disse funksjonene inkluderer:

• Legg til/fjern brukere
• Administrer enheten
• Konfigurer sikkerhet og innstillinger
• Ytterligere apper
• Billings
• Domener
• Rapporter
• Enheter
• Data migrasjon
• Grupper
• Organisasjonsenheter
• Enheter

Administratorrollen er den kraftigste rollen i alle teammedlemmene i et selskap som bruker Google Workspace, som alle innstillingene bestemmes av administratoren ved å bruke administrasjonskonsollen i Google Workspace Dashboard. Administrator kan tilordne hvor mye lagring hver bruker kan ha, hvilke grupper og organisasjonsenheter de er i, og så videre. Administratoren bestemmer også hva tilleggsapper kan være

Administratorrollen kan også bestemme seg for å øke selskapets lagringsgrenser, innenfor administrasjonskonsollen Google Workspace Dashboard, selv om Google kan kreve ytterligere gebyrer. Administratoren kan også overvåke og begrense hver brukers lagringsbeløp.

Administratoren kan også velge å importere tredjepartsapper som skal brukes i Google Workspace og bestemme hvilke brukere som kan ha tilgang til dem. Slike apper inkluderer apper som CRMS og E-signerende apper.

Hvordan sette opp Google Workspace

Registrer en konto og bruk oppsettveiviseren i Google Workspace for å konfigurere oppsettet.

Hvis du velger et nytt domenenavn, vil Google gi domeneregistratorer som de samarbeider med for et sømløst oppsett.

Legg til andre brukere i kontoen din ved å sette opp sine nye e -postadresser.

Imidlertid, hvis du vil bruke ditt eksisterende domenenavn, må du gjøre noen ekstra trinn.

Du må bevise for Google at du eier det eksisterende domenet ved å legge til en TXT -post til DNS -postene dine. Til slutt må du legge til MX -poster for å sette opp e -posten din. Prosessen er litt mer komplisert for ikke-tekniske kunnskapsrike mennesker hvis de vil bruke et eksisterende domenenavn.

Google Workspace fordeler og ulemper

• Alle verktøy som trengs for en liten bedrift
• Lett å sette opp
• Bra for eksternt teamsamarbeid
• Tilpasset firma e -post i gmail
• Integreres med  Microsoft Office   (Word, PowerPoint, Excel)
• Google Dokumenter, ark og lysbilder kan fungere offline

• Feil formatering når du importerer fra Microsoft Office
• Fungerer bare i Gmail -postkassen
• Mindre kraftig enn  Microsoft Office   (Word -prosessor, regneark, presentasjoner)
• Dårlig kundestøtte

FAQ på Google Workspace

1 - Hva er forskjellen mellom Google og Google Workspace?

Google Gmail og Google Drive er gratisversjonen, og Google Workspace er den betalte versjonen for bedrifter. Den gratis versjonen har begrensede funksjoner og skylagringsstørrelse, mens Google Workspace, den betalte versjonen, har flere funksjoner og større skylagring og ytterligere samarbeidsverktøy som plass der du kan tildele oppgaver til teammedlemmer.

2 - Hva er forskjellen mellom Microsoft 365 og Google Workspace?

Microsoft 365 er bygget for skrivebordet først, og deretter med flere online muligheter, mens Google Workspace, er bygget for online bruk først, med skylagring, og deretter bare noen offline evner.

3- Hvordan kommer du til Google Workspace-dashbordet ditt?

For et vanlig teammedlem i Google Workspace er dashbordet tilgjengelig via Gmail, mens for en administrator er tilgangen til dashbordet via https: //workspace.google.com/%4

4 - Hva trenger du for å få tilgang til Google Workspace?

Du kan bruke Google Chrome -nettleseren på skrivebordet ditt for den beste ytelsen. Workspace er også tilgjengelig via Mobile, Android og iOS. Du kan også bruke en Chrome Notebook for å få tilgang til arbeidsområdet ditt, så lenge en internettforbindelse er tilgjengelig. Offline funksjonaliteter i arbeidsområdet er begrenset til Google Docs, Sheets og lysbilder for redigering.

Alternativer til Google Workspace

Microsoft 365

Microsoft 365 er Microsoft -kontoret med skylagring. Den viktigste forskjellen er at Microsoft 365 kontorapper er bygget for skrivebordet, men med de ekstra lagringsfunksjonene på Microsoft One Drive. For å bruke Microsoft Word, Excel eller PowerPoint, må du først installere programvaren på skrivebordet før du kan bruke den fullt ut. Imidlertid, med den nye versjonen, er det en online versjon av Word, Excel og PowerPoint, selv om disse har begrensede funksjoner sammenlignet med skrivebordsversjonen.

Hovedstyrkene til Microsoft er mulighetene til kontorprogramvaren. Seriøse forfattere som skriver volum av manuskripter, vil ikke finne så mange funksjoner i Google Doc -versjonen av Word -prosessoren. Tilsvarende vil seriøse bankfolk bare kunne lage robuste økonomiske modeller på Microsoft Excel og ikke på Google Sheets.

Imidlertid er Microsoft 365 basert på Legacy-programvare som startet for 30 år siden, Microsoft Office, da internett var i spedbarnsalderen og eksternt arbeid var ikke-eksisterende. Derfor ble Microsoft 365 bygget med et fullstendig samarbeid i tankene, og har derfor ikke de live redigeringsfunksjonene som Google Workspace tilbyr.

WPS Office

WPS Office har samme følelse og ser ut som Microsoft, med nesten like mange av Microsofts muligheter, som det først og fremst er en stasjonær-første løsning. WPS Office eies av Kingsoft, en Kina-baserte selskapsapper inkluderer WPS Writer, WPS regneark og WPS-presentasjon. WPS er gratis å bruke, men appene har annonser, og det koster $ 30 å fjerne annonsene. WPS Office har også en skylagringsløsning.

Apple Office Suite

Apple Office Suite er for Mac- og iPhone -entusiaster. Apple har også en tekstbehandler, regneark og presentasjonsbilder kalt sider, tall og hovednotat. Imidlertid er den viktigste ulempen at ikke i det hele tatt er kompatibel med Windows og Android, så samarbeid med andre teammedlemmer som ikke bruker iOS eller Mac er bare en barriere.

Konklusjon

Å flytte til Google Workspace skal være en sømløs opplevelse for de fleste teammedlemmer, ettersom Google Workspace ligner gratis Google Drive og Gmail, men med den ekstra funksjonaliteten til teamsamarbeid i arbeidsområdets tempoområde der gruppechatter, tildeler oppgavroller og Redigering av filer med sporingshistorikk, kan gjøres i separate rom basert på prosjekter. Google Workspace har en gratis prøve på 14 dager for bedrifter som vil prøve ut Google Workspace.

Ofte Stilte Spørsmål

Er Microsoft 365 et gratis Google Workspace -alternativ?

Det er forskjeller mellom programmer. Microsoft 365 er bygget for skrivebordet og deretter med flere online muligheter, mens Google Workspace er bygget for online bruk først, med skylagring, og deretter bare noen offline muligheter.