34 Google Docs-tips for å øke kontorets produktivitet

Et av de mest brukte verktøyene for å jobbe hjemme og for å dele dokumenter med andre mennesker, Google Docs er ikke en vesentlig del av mange forskjellige typer arbeid som utføres på en datamaskin, og har nesten erstattet standardkontorprogrammer som er installert på datamaskinen.

Fra og med en  Gmail-konto   eller til og med, lar de forskjellige Google-appene deg opprette online, uten programvare installert, avanserte tekstdokumenter med Google Docs, regneark med Google Sheets, presentasjoner med Google Slides, skjemaer med Google Forms og mer!

Ved hjelp av noen få nyttige tips for bruk av Google-apper, og spesielt Google Dokumenter, vil du bruke det til mer enn enkelt som en Google-notisblokk på nettet, og kan gå så langt som å administrere en hel virksomhet og dine samarbeidspartnere med online Google-pakke.

Fra versjonshistorikk til avanserte funksjoner spurte vi samfunnet hva som er tipsene deres for å få mest mulig ut av Google Dokumenter. Her er svarene deres.

Bruker du Google Dokumenter til å håndtere forretningsdokumenter? Har du noen gode tips om å bruke dem til kontorproduktivitet? Har du brukt samarbeidsfunksjonalitetene med hell?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: ingen grunn til å lagre et utkast og sende det til alle sammen

Jeg bruker Google Dokumenter for å håndtere forretningsdokumenter daglig. For å samarbeide med de på teamet mitt, velger vi innstillinger som lar dem i teamet vårt redigere. På høyre øverste hjørne er en blå deling -knapp. Klikk på det, gå til avanserte innstillinger og velg hvem som kan åpne dokumentet. Velg deretter fra rullegardinmenyen kan redigere.

Når teamet har tilgang, bruker de alternativet kommentarer for å stille spørsmål eller legge til informasjon. Teammedlemmer kan også gjøre endringer eller komme med forslag til redigeringer.

Det er praktisk og produktivt å bruke Google Dokumenter for samarbeid fordi alle i teamet kan ha tilgang til sanntid. Det er ikke nødvendig å lagre et utkast og sende det til alle på nytt. De kan bare fortsette å sjekke tilbake med originaldokumentet når det utvikler seg.

Stacy Caprio, Vekstmarkedsføring: skriv og undersøk uten å legge igjen dokumentet med Explore

Et tips for å bruke Google Docs er at du kan skrive og undersøke uten å forlate dokumentet når du bruker Utforsk-funksjonen. Utforskingsfunksjonen lar deg søke og utforske Google etter forskning og svar mens du skriver samtidig, slik at du ikke trenger å kaste bort tid på å endre faner eller klikke ut av Google Dokumentet mens du skriver.

James Canzanella, Isolerte markedsføringsnetter: har mapper basert på emner

Jeg har brukt Google Dokumenter for å håndtere forretningsdokumenter i mange år nå, og jeg anbefaler at du oppbevarer veldig pene mapper av alle filene dine. Over tid kan filer begynne å hoper seg opp, og du vil ikke bruke for mye tid på å lete etter dine spesifikke filer. Jeg anbefaler å ha mapper basert på emner. Det kan for eksempel være utgifter, inntekter, forretningsplaner eller hva annet det måtte være.

Når tiden går, kan du deretter legge til nye filer for de foregående årene, gitt det faktum at du ikke får tilgang til dem så mye. Men hvis du fortsatt trenger tilgang til dem? Du vil alltid vite hvor du skal se. Selv om det å være ryddig og organisert kan høres ut som et grunnleggende tips, blir det mye viktigere etter hvert som filene og dokumentene begynner å hoper seg opp.

Calloway Cook, Illuminate Labs: bare la folk utenfor organisasjonen se

Sørg for å endre tilgangsinnstillingene hvis du deler et dokument med folk utenfor organisasjonen. Det er vanlig at folk som er mindre kjent med Google Dokumenter og delt samarbeidsprogramvare gjør direkte redigeringer av et dokument, som du vanligvis ikke vil ha.

Vi har en tendens til å begrense tilgangen til selskapets dokumenter til Vis bare eller i visse tilfeller bare kommentarer. For noe som en investor pitch deck, er det fornuftig å bare la folk utenfor organisasjonen se, fordi det dekket vil bli brukt på nytt og sendt til andre potensielle investorer.

Vincent Lee, forfatter: inviter team for innspill

Som en del av prosessen min innen merkevareutvikling for kunder, begynner jeg med å bygge merkevaren deres. Google Doc er min oppfordring til registrering av informasjon, og om nødvendig vil jeg invitere teamet mitt til innspill enten ved å gi dem redigering eller kommentere evne. Husk å velge “Forslag” -funksjonen under redigering slik at originalteksten beholdes. Kommentering er mer nyttig hvis du bare trenger tilbakemelding, ikke redigeringer. Et spesifikt avsnitt kan fremheves, og du kan tilordne en forespørsel om kommentar til en bestemt person (via e-postadressen). Kommentarfunksjonen er også en god måte å spore beslutninger som fører til den endelige versjonen i dokumentet.

Google Doc er også nyttig når jeg skriver min kommende bok. Jeg kan invitere redaktøren min til å veterinere innholdet, og ved å bruke kommenteringsverktøyet kan hun gi råd om endring i retning eller idé. Og når jeg forbereder det endelige manuskriptet, er jeg i stand til å generere en innholdsfortegnelse automatisk ved å formatere kapitteltitlene som en overskrift. Ordtelling-funksjonen er også et flott verktøy siden jeg trenger å holde lengden på hvert kapittel den samme.

Dan Bailey, WikiLawn: lær historiefunksjonen og løse kommentarer

De beste tipsene mine for å bruke Google Dokumenter samarbeid involverer å lære historifunksjonen og ha en slags prosess for hvem som kommenterer / redigerer når. For historie kan du se en oversikt over hva som er endret, og rulle alle endringer tilbake. Dette er avgjørende hvis noen endrer noe som må tilbakeføres, eller hvis du vil se hva en enkelt ansatt bidro med.

Hvis du klikker på Alle endringer som er lagret i Drive, åpnes det en oversikt som viser de siste endringene. De er fargekodet, så du kan se hvem som gjorde hva. Bare klikk på den for å få en bedre oversikt i dokumentet, og gå tilbake hvis du trenger det.

Når det gjelder redigeringer og kommentarer, utformer du en arbeidsflyt slik at folk ikke tråkker over hverandre. Hvis en person tegner et dokument, kan du gå til en annen å gjøre et høyt nivå en gang til. Send den deretter tilbake til skuffen, la dem gjøre endringer og send den nedover for mer kritisk analyse. Løs kommentarer som blir behandlet, og legg igjen det du fremdeles har spørsmål om.

Dette skal holde ting  I bevegelse   jevnt.

Josephine Ison, Arrangementsunderholdere: helt ned til minuttplanlegging med Google Dokumenter

Som et talent- / artistbookingsbyrå er * Google Docs sentralt i måten vi holder teamet vårt informert på en friksjonsfri måte. * De fleste av bookningene våre er live-arrangementer, og disse krever tidsmessig planlegging. Det er her G-Docs kommer godt med. Et direktedokument blir delt til alle involverte medlemmer, og hvis det blir gjort noen revisjoner av tidspunkter og krav, blir disse varslene sendt direkte til dem via e-postvarsler. Dette reduserer ytterligere administrativ innsats og gjør kommunikasjonen ren og oversiktlig.

Sherese Patton, SLP Media Relations: lag et PDF-dokument før du sender det over

Som publicist og PR-konsulent er jeg alltid på farten. Noen ganger er det nødvendig for meg å ha den bærbare  datamaskinen min   mesteparten av tiden og sette opp en arbeidsstasjon hvis plassen tillater det. Så å kunne ha tilgang til kontraktsfiler er ekstremt nyttig og viktig. Jeg bruker Google Docs ganske ofte for kontraktsoppretting og spørreskjema for å ombordstille nye kunder. Fordi du kan få tilgang til Google hvor som helst, og jeg mener hvor som helst, er det så mye lettere og så mindre stressende når du kan fortsette å jobbe med dokumentene dine og enkelt dele dem.

Det beste tipset jeg kan gi er å bruke denne appen til kontraktforslag. Når du er ferdig med dokumentet, kan du enkelt dele det med personen du oppretter dokumentet til. Den ene tingen jeg vil råde er å lage det til et PDF-dokument før du sender det over, da du ikke vil at klienten skal gjøre endringer i det du ikke er klar over. Når du deler dokumenter med teamet ditt, vil jeg imidlertid gjøre rettelsene i en annen farge. på den måten vet du når rettelser er gjort. Jeg har samarbeidet med andre PR-proffer, og vi fant ut at det var den beste veien å ha utpekt farger på. Dette verktøyet er flott og har virkelig vært en lfiesaver!

James McGrath, Yoreevo: bruk Forslagsverktøy for å varsle dokumentets eier

En funksjon som vi synes er veldig nyttig, men som er lett å gå glipp av, er å foreslå. Den finner du øverst til høyre. Normalt velges Redigering, men hvis du klikker på den og velger Forslag, forblir endringer som er gjort både originalteksten og ny tekst på siden. En tilsvarende boble på høyre side av siden opprettes og fremhever forslaget.

Når disse forslagene fremsettes, vil eier av dokumentet bli varslet og de kan godta eller avvise endringene. Hvis de blir akseptert, blir redigeringen brukt. Hvis de blir avvist, går dokumentet tilbake til sin opprinnelige form.

Hvert forslag kan evalueres uavhengig.

Denne funksjonen er veldig nyttig fordi det i utgangspunktet er en omdirigert versjon av dokumentet du enkelt kan evaluere.

Rafa, Homeschool Spanish Academy: lær noen nyttige snarveier

Vi bruker Google Dokumenter for å administrere hvert blogginnlegg for å sikre at det er klart til å publisere. Siden vi har jobbet eksternt lenge, har kommentarfunksjonen vist seg å være ganske nyttig når det gjelder å fremme diskusjoner mellom forfattere og redaktører. Ikke bare lar funksjonen jobbe i vårt eget tempo, men den etterlater også en skriftlig oversikt over hele redigeringsprosessen slik at ord ikke blir i luften.

En annen måte å øke produktiviteten gjennom Google Docs er å lære noen nyttige snarveier. Som forfatter er snarveier som ordtelling (CTRL + SHIFT + C) og introdusering av overskrifter (CTRL + ALT + 2) en flott måte å gjøre skriving til en effektiv og hyggelig opplevelse. Hvis du organiserer dokumentet med overskrifter, lar du deg også raskt navigere gjennom titlene via sidefeltet til venstre for dokumentet. Dette gjør det enkelt å gå gjennom store dokumenter!

Ahmed Mir, Nature and Bloom: lag delbare lenker, kommenter og bruk overskrifter

Jeg er grunnleggeren av en e-handel og tilknyttet virksomhet som jeg ofte jobber med frilansforfattere og redaktører via Google Docs.

Som jeg har noen tilknyttede tips for produktivitet for online virksomheter som min:

• Lag koblinger som kan deles, slik at dokumenter kan sendes til forfatteren din, som deretter kan sjekkes av redaktøren din og SEO-teamet i sanntid. Du kan justere tillatelsene slik at visse brukere kan redigere / skrivebeskyttet eller la noen med lenken redigere etter behov.
• Hvis dokumentet trenger omarbeid for å legge til kommentarer for spesifikke teammedlemmer ved å bruke kommentaren @ funksjonaliteten, skyver dette teammedlemmet automatisk via e-post til tilbakemeldingene dine!
• Bruk overskriftene til å dele opp dokumenter i SEO-klare formater som er klar for liming direkte på nettstedet ditt uten justering.

Marc Bromhall, Begynner Surf Gear: send e-post direkte fra et regneark

Vi har brukt Google Suite i over 4 år nå for å styre virksomheten vår. En av de nydeste funksjonene vi har oppdaget for å øke produktiviteten, er å sende e-post direkte fra et regneark. Dette er et flott verktøy for prosjektledere eller teamledere som stadig kommuniserer med flere medlemmer av et team. La oss si at du nettopp har pakket sammen et møte, og at det var flere handlingspunkter i møtet som må delegeres til forskjellige teammedlemmer. I stedet for å sende e-post til alle disse personene hver for seg, kan du bruke Google-ark for å merke hvem som trenger å gjøre hva.

I den første kolonnen legger du e-posten deres, og i den andre kolonnen vil du være notatet om hva de trenger å gjøre. Etter at møtet er over og arket er fullført, trenger du bare å kopiere og lime inn noen kode i Google Script Editor, som du kan finne under Verktøy-fanen i Google Sheets. Når koden er limt inn, klikker du bare på send e-post øverst på siden, og på få sekunder vil alle teammedlemmene dine bli sendt sine individuelle meldinger. Vi synes at dette verktøyet har spart oss enormt med tid over tid gjennom årene, og det er en av de mange funksjonene vi elsker om Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Nepal Trek Hub Pvt.Ltd: eksport i forskjellige formater og trykk

Jeg har brukt google docs siden i fjor. Det er det mest fantastiske for meg fra Google etter Gmail. Jeg har også brukt Google Sheet. Jeg synes det er veldig bra å bruke google-dokumenter i forhold til Microsoft-dokumentene. Du har forskjellige alternativer som du kan dele og redigere dokumenter samtidig, og flere kan redigere det og enkelt ta ut de endelige versjonene av hvert dokument. Det sparer tiden for de ansatte. Alle tingene du kan gjøre fra  Microsoft Word   som du kan gjøre fra Google Docs. Dette dokumentet holder også sikkerhetskopi på Google Drive, hvis du ikke vil legge det her, kan du også eksportere i forskjellige formater som Word-fil, PDF-fil eller andre utvidelser. Hvis du ønsker å få trykket så direkte kan du skrive ut herfra hva annet trenger du mer enn dette? Jeg liker alternativene for grammatikkontroll. Du kan skrive veldig gode setninger ved hjelp av denne Google Docs. Jeg skriver til og med e-postene mine gjennom Google Dokumenter og sender den gjennom. Jeg tror jeg har brukt mest mulig av funksjonaliteten. Hvis det gjenstår, vil jeg lære det snart fordi jeg bruker det 2-3 timer hver dag. Jeg ser også mangelen på at Google Docs ikke teller ord og tegn.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: nevn teammedlemmer for å få dem varslet

Jeg har brukt Google Dokumenter i mange år. Dette verktøyet lar deg lage og dele filer veldig enkelt. Google Dokumenter gir også absolutt kontroll ettersom tilgang til delte filer kan begrenses til visning, kommentering eller redigering.

Noen av produktivitetstipsene til Google Docs inkluderer:

• Nevn teammedlemmer i en kommentar til et dokument for å sikre at de blir varslet om kommentaren.
• Legg firma Jargon til ordboken
• Bruk bokmerker for å navigere i lange dokumenter

Ken Eulo, Smith og Eulo advokatfirma: forstå redigeringsrettighetene når du deler en invitasjon

Når du samarbeider med ansatte i selskapet ditt på Google Dokumenter, må du forstå redigeringsrettighetene når du deler en invitasjon. 90% av tiden vi har hatt problemer med å samarbeide om Google-dokumenter, skyldes at avsenderen ikke valgte la noen med lenken redigere. Dette er en rask løsning og tar bare et sekund, så husk å velge dette alternativet hvis du vil at den mottakende parten skal kunne redigere dokumentet. Hvis du bare vil sende et dokument til festen slik at de kan se det, må du la redigeringstillatelsen ligge på kan se. Det er en tredje tillatelse, kan kommentere, som gjør at den mottakende part kan kommentere dokumentet. Denne tillatelsen er nyttig når du sender dokumentet til en klient for tilbakemelding, eller til en overordnet for gjennomgang.

Norhanie Pangulima, SIA Enterprises: bruk lagret versjonshistorikk og stemmetype

Google Dokumenter er en av Google-appene som jeg alltid bruker i skriveoppgavene mine. Konseptet med å bruke  Microsoft Word   online via Google Docs er veldig nyttig for meg, spesielt at noen ganger redigeringene mine ikke ble lagret og endringene gikk tapt når det er strømbrudd eller jeg ved et uhell forlater programmet. Denne appen har mange funksjoner som de fleste ikke kjenner .. Den ene er at denne appen tillater 200 samtidige seere om gangen i ett dokument.

Det er et av de beste verktøyene for teamsamarbeid.

Her er to nyttige funksjoner i Google Dokumenter og tips om hvordan du bruker dem:

• 1. Lagret versjonshistorie. Google Dokumenter lagrer automatisk hver redigering som blir gjort. Ved å klikke på Fil-menyen, kan du se versjonshistorikk og spore endringer gjort i dokumentet og brukeren som har laget det.
• 2. Stemmetype. Denne funksjonen er veldig nyttig når du skriver notater, og hvis du bare vil fokusere på å skrive hva som helst du vil og bare redigere senere. Google Dokumenter lar deg skrive inn ord du sier som et diktat. For å bruke dette, klikk på Verktøy og deretter Stemmetype.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: bruk fanen for å velge formler automatisk

Mange sliter med å bruke Excel i Google Docs siden det kan være forvirrende å lære å bruke alle funksjonene. Spesielt med tanke på formler, som er et mareritt for de fleste av oss ikke-økonomiske typer. Selv om jeg ikke likte å lære Excel, er det en av de nødvendige kompetansesettene som vi kan bruke på mange fasetter av vårt arbeid og hverdag for å holde ting organisert.

Her er mitt favorittips for å spare tid med Excel-formler, som mange pleier å slite med. Så hva du vil gjøre er å bruke tabulatortasten, som lar deg velge formlene automatisk. På denne måten trenger du ikke kaste bort tid på å skrive dem ut i sin helhet hver gang. Når du begynner å fylle det ut, vil feltet fylle en liste over forslag fra Excel. Så trenger du bare å flytte piltasten opp eller ned for å velge din formel, trykke enter og gjort.

Hvis det er et problem med noen av formlene, kan du raskt feilsøke den ved å velge formelen og deretter trykke på F2. Deretter kan du bla gjennom deler av formelen ved å holde skift og trykke på venstre pil. F9 viser den endelige beregningen av formelen, hvoretter du kan trykke på Esc for å beholde formelen eller gå inn for å bevare verdien.

Polly Kay, engelske persienner: spor tilbake til den opprinnelige forfatteren

Vi bruker Google Dokumenter for samarbeid med frilansere og tredjepartsentreprenører som vi ikke ønsker å gi tilgang til våre egne dokumentstasjoner eller firmaets intranett, verken på grunn av sikkerhetsproblemer eller fordi det rett og slett er raskere og mer effektivt i denne sammenheng å komme på jobb via Google Drive.

Ettersom praktisk talt alle har en Google-konto uansett og delingsinnstillingene for individuelle mapper kan være så fint innstilt, gjør dette oss til å overføre eierskap til filer, sortere arbeid fra flere entreprenører på samme sted, redigere og revidere innhold og spore arbeid tilbake til den opprinnelige forfatteren lenge etter hendelsen.

Det har også vist seg nyttig for frilansere og entreprenører vi jobber med, da de deretter kan administrere mapper for flere forskjellige prosjekter eller klienter på samme sted, dele opp og tildele tillatelser som passer uten å risikere sikkerhet, integritet eller konfidensialitet. av deres andre klienters innhold.

Esther Meyer, Grooms Shop: prøv stemmetype, angi tillatelser, bruk stavekontroll

Jeg har brukt Google Dokumenter en stund nå. Kan det være for forretningsdrivende eller for personlige dokumenter, det er veldig nyttig, og det er derfor jeg velger å bruke det. Det er mye enklere å bruke mitt eksterne arbeid med å bruke Google Docs. Jeg har et eksternt team som jeg jobber med, og det er normalt at vi samarbeider, og det er grunnen til at Google Dokumenter er en hellig gave for oss.

Her er de beste tipsene mine for å bruke google-dokumenter effektivt:

• 1. Prøv stemmeskriving. Hvis du er den typen person som tenker raskere enn du skriver, kan dette være en flott funksjon for deg. Bruk Ctrl + Shift + S for å starte funksjonen og snakk bort. Se mens Google skriver inn for deg. Vær imidlertid forberedt på å gjøre litt redigering, da dette kanskje ikke alltid får ordene dine riktig, enn si format.
• 2. Angi tillatelser riktig. Når du deler dokumentene dine, må du sørge for at tilgangen du gir brukerne, passer for deres behov. Du kan velge for dem å kunne redigere, se eller kommentere.
• 3. Fantastisk stavekontroll. Google Docs har en intelligent stave- og grammatikkontroller. Skrivingen din kan ikke være dårlig med dette verktøyet, ettersom det fanger feil nøyaktig for det meste. Grammatikk er veldig viktig når det kommer til karrierer, da fagpersoner som ikke klarte å komme seg til en stilling på direktørnivå i løpet av de første 10 årene av karrieren, gjorde 2,5 ganger så mange grammatikkfeil som kollegene på direktørnivå.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: bruk snarveier og innebygde funksjoner

Jeg liker virkelig å jobbe med Google-ark, noe som er fantastisk fordi arbeidet mitt er tett koblet til Google-dokumenter. Så å lære alt om snarveiene er et must for folk som meg. Snarveier fra Google sparer gradvis tiden min og lar meg fokusere på mer vitale problemer. Favorittkommandoene mine er imidlertid Ctrl pluss semikolon-tast (for å sette inn gjeldende dato), Ctrl pluss pageUp / pageDown (for å flytte mellom arkene), Ctrl plus Shift pluss V (kun for å lime inn ren tekst), og mye mer som jeg stadig bruker .

Men det beste tipset mens du jobber med Google-ark som jeg kunne dele med deg - er å bruke funksjoner. De er virkelig fantastiske og bidrar til å gi imponerende resultater. For eksempel bruker jeg vanligvis = REGEXEXTRACT-funksjonen for å hente domenet fra en URL, og denne = VLOOKUP for å finne dataene (om noen - sanne / usanne) i et annet ark. Og selvfølgelig = UNIK-formelen.

Det er en enkel måte å indikere duplikatene - ved å bruke UNIQUE-funksjonen. I utgangspunktet ser UNIQUE-formelen på et område og trekker ut alle de unike verdiene fra den. Det er gunstig for de som ønsker å få fart på arbeidsflyten med å jobbe med en betydelig mengde data. Når jeg for eksempel har et bredt spekter av potensielle muligheter generert fra forskjellige kilder, legger den gjentatte data til side som effektivt bremser ting. Så hvis det ikke var for UNIQUE-funksjonen, ville jeg sannsynligvis brukt mye mer tid på å gjennomgå muligheter (nøkkelord, nettsteder, e-postmeldinger) enn jeg gjør nå. Og det bedre med denne funksjonen er at den fungerer for både tall og tekster.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: oversett dokumenter direkte i Google Dokumenter

Siden jeg vanligvis samarbeider med mange mennesker, bruker jeg kommentarer mye. Siden det er veldig enkelt å gjøre endringer i Google Dokumenter, er det ikke sikkert folk legger merke til alt i tide. Derfor pinger jeg alltid folk i en kommentar og sørger for at vi er enige om alle endringene, før jeg faktisk gjør dem. Noen ganger føler jeg at jeg har en veldig livlig prat i ett dokument. Dette hjelper meg imidlertid med å opprettholde all informasjonen ett sted.

Noen ganger trenger jeg noen ganger å oversette dokumenter til andre språk. Jeg liker at jeg nå kan gjøre det direkte i Google Dokumenter, under 'Verktøy' -menyen. Heldigvis trenger jeg vanligvis bare et par andre språk, så denne oversettelsen viser seg ganske bra. Jeg har en redaktør som bare sjekker oversettelsen, noe som sparer mye tid.

Jeff McLean, McLean Company: Google Docs har en gratis app for å samarbeide hvor som helst

Vi samarbeider om Google-dokumenter for alt fra blogginnlegg til e-postmaler. Google Dokumenter er det enkleste verktøyet for å dele innhold med teamet ditt, og effektivt arbeide med prosjektet sammen. Mange mennesker er ikke klar over at Google Docs har en gratis app, så du kan samarbeide med teamet ditt hvor som helst som du har mobildata! Appen er ekstremt brukervennlig, og jeg har ikke kommet over noen funksjonalitetsbegrensninger i appen som skiller seg fra skrivebordsversjonen. Sørg for å bare dele Google Doc med viktig personell, for hvis du har for mange medlemmer som redigerer dokumentet samtidig, har ting en tendens til å bli litt rotete. For å bekjempe dette, sender jeg vanligvis Google Doc til hvert medlem individuelt til separate tider, slik at de kan gjøre eventuelle endringer de ønsker i dokumentet uten avbrudd.

Julie Singh, TripOutside: bare for fullførte dokumenter, redigering for andre

Vi bruker Google Docs ofte for å dele prosjekter, ideer, initiativer og leveranser med våre eksterne team. Å dele dokumenter med dem i sanntid og la dem se og redigere dokumentene våre er veldig viktig for vår virksomhet, og nå gjort det så mye enklere med Google Dokumenter. Vi kan lage dokumenter og regneark som teamet vårt også kan få tilgang til, legge til instruksjoner og enkelt gjennomgått fullført arbeid. Vi bruker funksjonalitet for deling av lenker for tilgang til kun visning for fullførte dokumenter og redigeringstilgang for de dokumentene som er i prosess og som skal oppdateres av andre teammedlemmer.

Google Docs er et viktig samarbeidsverktøy i vår virksomhet!

George Hammerton, Hammerton Barbados: vær tydelig når et dokument er fullstendig eller ikke

Jeg leder en liten virksomhet som består av mennesker som elsker å reise på jobb og for glede, og rutinemessig flyr mellom Storbritannia og Barbados spesielt, men tilbringer mesteparten av året med teamene våre i forskjellige deler av verden en dag enn de var før - Dette gir noen unike teknologiutfordringer.

Da vi bare var i gang, og det var to av oss, brukte vi kontorpakken og Dropbox, men etter hvert som virksomheten vokste ble spillet er du i dette dokumentet kvalt for virksomheten, bestemte vi oss for at vi trengte verktøy som tillater oss å samarbeide uten uten å tenke på det. Vi trengte å bytte til en samarbeidspositiv pakke, og for det gikk vi med den ubestridte samarbeidskongen for eksternt team, og det var Google Docs.

Nå bruker vi Google Dokumenter til omtrent alt, og mens det har vært fantastisk å fjerne friksjonen, fjerner vi behovet for å vente på tur til å oppdatere et regneark. I disse dager består vårt bærbare kontor av iPhones, MacBooks, Google Suite og en nettleser. Med et enkelt sett med riktige verktøy kan vi nå jobbe hvor som helst, sammen.

Mitt nummer ett tips ville være å være tydelig når et dokument pågår og når det er fullført - du vil ikke at noen andres uferdige endringer skal skje i et dokument akkurat som du eksporterer det for publisering.

Md Mohsin Ansari, Troop Messenger: gå tilbake og hent gamle filer du har slettet

Google Drive har sin egen måte å håndtere versjonskontroll på, som lar deg gå tilbake og hente gamle filer som du har slettet eller eldre versjoner av en fil. Måten Google Drive tilbyr versjonskontroll på er at den lagrer opptil 100 versjoner av et dokument eller 30 dager med versjoner per dokument, noe som teller for den totale lagringsgodtgjørelsen. Papirkurvmappen brukes til å lagre slettede filer, og hvis papirkurven er slettet, blir filene borte for alltid.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: bruk Google Dokumenter med vevstol for å dele skjermposter

Å ha mine eksterne team bruke Google Docs bidro til økt produktivitet. Fra tilbakemeldingene jeg fikk fra dem, er kommentar- og forslagsfunksjonene effektive måter å samarbeide, spesielt blant team i forskjellige tidssoner. Flere brukere kan redigere i sanntid og samtidig. I tillegg kan alle ha tilgang til filer i skylagring.

Bruk av Google Docs reduserer forsinket arbeidskoordinering blant teamene dine, spesielt eksterne.

I tillegg til kommentarene og forslagene til Google Docs, er en av mine beste fremgangsmåter bruk av Google Docs med Loom. Jeg registrerer meg selv og skjermen min og snakker om en bestemt fil og snakker medarbeiderne mine gjennom den. Å gjøre det sparer mye tid på å forklare uten behov for lange e-poster eller chat-meldinger.

Å bruke Google Docs forebygger gapet for å ikke være sammen som et team.

Will Bachman, Umbrex: lage intervjunotater på Google Slides

Teamet vårt bruker Google Docs aktivt for et bredt spekter av oppgaver som krever samarbeid eller tilgang i sanntid til den nyeste versjonen.

På prosjekter som involverer intervjueeksperter, lager for eksempel ett teammedlem intervjunotater i Google Slides. Vi deler dette Google Slides-dokumentet med vår klient, slik at alle kan se i sanntid den nyeste innsikten vi samler inn - ingen trenger å vente på en ukentlig fremgangsgjennomgang.

Vi er for tiden i sluttfasen av å lage et kurs for hvordan du kan sette opp din egen konsulentpraksis. Kurset inkluderer nitti korte videoer og mer enn to dusin nedlastbare verktøy og maler. Vi bruker et Google-ark for å koordinere innsatsen for dette prosjektet. Vi har delt tilgang med videoredigereren, nettstedredigereren og kursoppretteren slik at alle kan oppdatere status i sanntid når det første utkastet til en video er fullført, når tilbakemeldingene gis, når det endelige utkastet til video har blitt sendt tilbake, og når videoen er lagt til nettstedet.

Nikola Baldikov, Brosix: la Docs gjøre omtalte ord til tekst

Når vi nå går inn i tidspunktet for intens stemmesøk, er det noen triks om Google Dokumenter du kan være nysgjerrig på å finne ut om. Visste du at du kan gi fingrene en pause og la Dokumenter gjøre dine talte ord til tekst? Så lenge datamaskinen din har en mikrofon, er alt du trenger å gjøre å åpne Verktøy-menyen og velge Stemmetype – eller trykk på Ctrl-Shift-S (eller Cmd-Shift-S) –og snakke bort. Dokumenter vil bruke Googles standard tale-til-tekst-system for å finne ut hva du sier (stort sett, uansett) og legge det på siden. Docs sin tale-til-tekst-funksjon lar deg også snakke kommandoer for vanlige tegnsettingsformer og avsnittformatering. Du kan si ting som periode, komma og spørsmålstegn eller gi instruksjoner som ny linje eller nytt avsnitt. Hvis du vil ta en pause, kan du si å slutte å lytte og si fortsett når du er klar til å fortsette.

Edgar Suppes, Grailify: versjonshistorikk viser hvilke deler som er redigert

Her er mitt favoritt tips fra Google Dokumenter:

Det heter Versjonshistorie, og denne lille funksjonen reddet livet mitt et par ganger allerede i fortiden. For å se versjonshistorikkfunksjonen må du klikke på Fil og deretter Versjonshistorikk. Et panel åpnes på høyre side av dokumentet og viser forskjellige versjoner av det spesifikke dokumentet. Ved å klikke på en hvilken som helst eldre versjon kan du til og med se hvilke deler av doc-filen som er redigert.

Flynn Zaiger, Scottsdale SEO Optimists: ligninger bruker tilkobling til andre dataverktøy

Mange mennesker behandler Google Docs som en online  Microsoft Office   Suite, men det er mange verktøy, formler og funksjoner som bare er tilgjengelige fordi det er online, og det er noen av dem som kan gjøre det til et langt mer fordelaktig verktøy for en bedrift eier å bruke. Noen av favorittfunksjonene mine er likningene ImportRange og ImportData, fordi disse spesifikt bruker tilkobling til andre dataverktøy, eller arbeidsark. ImportRange er utmerket for å koble mellom ikke bare forskjellige arbeidsark, men hele arbeidsområder. Du er i stand til å innlemme data fra andre Microsoft Sheets-filer, som lar deg beregne visse brikker mens du fortsatt begrenser tilgangen til andre. ImportData og ImportXML derimot lar deg bruke informasjonen fra hvilken som helst .CSV-fil, som åpner datatabellene dine slik at du kan bruke et stort utvalg av informasjon som er tilgjengelig i et vanlig brukt format online. Til slutt, for de som trenger data som ikke er pent formatert i en .CSV- eller .XML-fil, kan du bruke ImportHTML som lar deg bringe ethvert nettsted inn i arbeidsarkene.

Jason Parks, mediekapteinen: deling av dokumenter uten innlogging

Jeg anbefaler å bruke GSuite for Business.

Vårt byrå har mye frem og tilbake med kunder for godkjenning på prosjekter.

Ved å dele en Google Doc eller Google Sheet, kan kundene våre enkelt få tilgang til dette uten å måtte logge inn på en Gmail-konto.

Kostnaden for vårt byrå (15 personer) er rundt $ 8,50 per bruker per måned, men det har definitivt vært verdt investeringen og har strømlinjeformet kommunikasjonen.

Isaac Hammelburger, Search Pros: flere ansatte kan redigere det samme dokumentet i sanntid

Google Dokumenter er et av verktøyene som gjør fjernarbeid lettere for alle. I Google-dokumenter er mulighetene uendelige. Dette er mest nyttig i dag siden de fleste ansatte har begynt å jobbe fra hjemmets sikkerhet. Derfor kan dette brukes til å jobbe tett selv på avstand. Google-dokumenter er et verktøy der flere ansatte kan redigere det samme dokumentet i sanntid. Det gjelder bare å dele et dokument til dine arbeidskamerater og gjøre det redigerbart. Dette er mye enklere siden du jobber med det samme dokumentet, og du ikke trenger å samle forskjellige dokumenter for å lage et samlet dokument. Det sparer også tid siden du kan jobbe med dokumentet på samme tid i stedet for å sende et dokument fra en person til en annen. Jeg anbefaler absolutt team å bruke dette verktøyet for å ha en mer effektiv arbeidsflyt.

Riley Adams, Young and the Invested: kutter ned prosjekttidene

Som finansanalytiker bor jeg i google Dokumenter, Sheets and Slides. Programvaren åpner for kraftig samarbeidsfunksjonalitet ved at flere teammedlemmer og partnere deltar i å lage filer samtidig.

Når hver persons innspill kan samles samtidig, kutter dette dramatisk prosjektledetid og beskytter også mot duplisering av versjoner eller manglende redigeringer og forslag. Ved å unngå alle disse og jobbe sammen i disse Google-dokumentene, kan team oppnå mer på kortere tid, noe som resulterer i større avkastning på selskapet og også for større smidighet i å svare på kundenes behov.

Logan Burwell, Tech: Omtaler og nyheter: Google-systemer fungerer så sømløst sammen

For for å kunne skrive bloggen min, må jeg skrive nesten hver dag, ender opp med å bruke Google Dokumenter hver dag! Når jeg skriver et første utkast til en blogg, skriver jeg det alltid på Google Dokumenter først. På Google Dokumenter kan du skrive hva som helst med letthet, pluss at det er ekstremt enkelt for meg å legge inn og redigere eventuelle lenker jeg legger inn i artiklene mine. google Dokumenter har et ekstremt godt stavekontrollsystem som ofte fanger meg hvis jeg stave noe galt eller bruker feil grammatikk. Jeg elsker hvordan google Dokumenter gjør alt så enkelt, og det er definitivt mitt nummer én valg når det gjelder skriving.

Ikke bare bruker jeg Google Dokumenter for virksomheten min, men jeg bruker også andre applikasjoner i Google-familien. En av de andre Google-applikasjonene som jeg bruker i tillegg til Dokumenter, er Google Sheets. Jeg kan lage et regneark for utgifter, inntekter og statistikk for nettstedet mitt. Alle Google-systemene fungerer så sømløst sammen, at det virkelig er det eneste jeg trenger.