34 dicas do Google Docs para aumentar a produtividade do seu escritório

Uma das ferramentas mais usadas para trabalhar em casa e compartilhar documentos com outras pessoas, o Google Docs não é uma parte essencial de muitos tipos diferentes de trabalho realizados em um computador e quase substituiu os programas padrão de escritório instalados no computador.

Começando com uma  Conta do Gmail   ou mesmo sem, os diferentes aplicativos do Google permitem criar on-line, sem nenhum software instalado, documentos de texto avançados com o Google Docs, planilhas com o Google Sheets, apresentações no Google Slides, apresentações no Google Slides, formulários no Google Forms e muito mais!

Com a ajuda de algumas dicas especializadas de uso de aplicativos do Google, e especialmente do Google Docs, você poderá usá-lo para mais do que simples como um bloco de notas do Google on-line e pode ir ao ponto de gerenciar uma empresa inteira e seus colaboradores com o online Suíte do Google.

Do histórico de versões às funções avançadas, perguntamos à comunidade quais são suas dicas para aproveitar ao máximo o Google Docs. Aqui estão as respostas deles.

Você está usando o Google Docs para lidar com documentos comerciais? Você tem alguma dica de como usá-los para produtividade no escritório? Você usou as funcionalidades de colaboração com sucesso?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: não há necessidade de salvar um rascunho e reenviar para todos

Eu uso o Google Docs para lidar com documentos comerciais diariamente. Para colaborar com as pessoas da minha equipe, selecionamos configurações que permitem que as pessoas da nossa equipe editem. No canto superior direito, há um botão azul de compartilhamento. Clique nele, vá para configurações avançadas e selecione quem pode abrir o documento. Em seguida, selecione no menu suspenso pode ​​editar.

Depois que a equipe tem acesso, eles utilizam a opção comentários para fazer perguntas ou adicionar informações. Os membros da equipe também podem fazer edições ou fazer sugestões para edições.

É conveniente e produtivo usar o Google Docs para colaboração, porque todos da equipe podem ter acesso em tempo real. Não há necessidade de salvar um rascunho e reenviar para todos. Eles podem apenas verificar o documento original conforme ele evolui.

Stacy Caprio, Marketing de crescimento: escreva e pesquise sem sair do documento com o Explore

Uma dica para usar o Google Docs é que você pode escrever e pesquisar sem sair do documento ao usar o recurso Explorar. O recurso Explorar permite pesquisar e explorar o Google em busca de respostas e respostas enquanto você escreve ao mesmo tempo, para não perder tempo alterando guias ou clicando fora do seu Google Doc enquanto escreve.

James Canzanella, noites isoladas de marketing: tenha pastas com base em tópicos

Estou usando o Google Docs para lidar com documentos comerciais há anos e recomendo que você mantenha pastas bem organizadas de todos os seus arquivos. Com o tempo, os arquivos podem começar a se acumular e você não deseja gastar muito tempo procurando por arquivos específicos. Eu recomendo ter pastas com base em tópicos. Por exemplo, podem ser despesas, receitas, planos de negócios ou qualquer outra coisa.

Com o passar do tempo, você poderá adicionar novos arquivos para os anos anteriores, considerando que não os acessará tanto. Mas se você ainda precisar acessá-los? Você sempre saberá onde procurar. Embora ser arrumado e organizado possa parecer uma dica fundamental, torna-se muito mais importante à medida que os arquivos e documentos começam a se acumular.

Calloway Cook, Illuminate Labs: permite apenas que pessoas de fora da organização vejam

Altere as configurações de acesso se estiver compartilhando um documento com pessoas fora da sua organização. É comum que pessoas menos familiarizadas com o Google Docs e o software de colaboração compartilhada façam edições diretas em um documento, o que geralmente você não deseja.

Tendemos a restringir o acesso aos documentos de nossa empresa para Somente exibição ou, em certos casos, Somente comentário. Para algo como um convés de investidores, faz sentido permitir apenas que pessoas de fora da organização vejam, porque esse convés será reutilizado e enviado a outros potenciais investidores.

Vincent Lee, autor: convidar equipe para contribuições

Como parte do meu processo de desenvolvimento de marca para clientes, começo com a construção da história da marca. O Google Doc é o meu principal objetivo para registrar informações e, conforme necessário, convidarei minha equipe para sugestões, fornecendo a eles recursos de edição ou comentário. Lembre-se de selecionar a função Sugestões em edição para manter o texto original. Comentar é mais útil se você está apenas precisando de feedback, não de edições. Um parágrafo específico pode ser destacado e você pode atribuir uma solicitação de comentário a uma pessoa específica (por meio do endereço de email). A função de comentários também é uma boa maneira de rastrear decisões que levam à versão final no documento.

O Google Doc também é útil quando escrevo meu próximo livro. Sou capaz de convidar meu editor para examinar o conteúdo e, usando a ferramenta de comentários, ele pode recomendar uma mudança de direção ou ideia. E, ao preparar o manuscrito final, sou capaz de gerar uma tabela de conteúdo automaticamente, simplesmente formatando os títulos dos capítulos como um cabeçalho. A função de contagem de palavras também é uma ótima ferramenta, pois preciso manter a duração de cada capítulo da mesma forma.

Dan Bailey, WikiLawn: aprenda o recurso histórico e resolva comentários

Minhas melhores dicas para usar o Google Docs de forma colaborativa envolvem a aprendizagem do recurso Histórico e a realização de algum tipo de processo para quem comenta / edita quando. Para o Histórico, você pode ver um registro do que foi alterado e reverter as alterações. Isso é crucial se alguém alterar algo que precisa ser revertido ou se você quiser ver o que um funcionário individual contribuiu.

Se você clicar em Todas as alterações salvas no Drive, abrirá uma exibição mostrando as alterações recentes. Eles são codificados por cores, para que você possa ver quem fez o quê. Basta clicar nele para ter uma visão melhor do documento e reverter, se necessário.

Em termos de edições e comentários, crie um fluxo de trabalho para que as pessoas não se afastem. Se uma pessoa redige um documento, peça a outra que faça um alto nível novamente. Em seguida, envie-o de volta ao redator, deixe-o fazer alterações e envie-o para análises mais críticas. Resolva os comentários tratados e deixe comentários sobre os quais você ainda tenha dúvidas.

Isso deve manter as coisas funcionando sem problemas.

Josephine Ison, Apresentadores de eventos: agendamento minucioso com o Google Docs

Como uma agência de reservas de talentos / artistas, * o Google Docs é fundamental para manter nossa equipe informada sem atritos. * A maioria de nossas reservas são eventos ao vivo e exigem agendamento minuto a minuto. É aqui que o G-Docs é útil. Um documento ativo é compartilhado com todos os membros envolvidos e, se forem feitas revisões nos horários e nos requisitos, essas notificações são enviadas ao vivo por notificações por email. Isso reduz bastante o esforço administrativo adicional e torna nossa comunicação limpa e clara.

Sherese Patton, SLP Media Relations: crie um documento PDF antes de enviá-lo

Como publicitário e consultor de relações públicas, estou sempre em movimento. às vezes é necessário que eu tenha meu laptop comigo a maior parte do tempo e configure uma estação de trabalho, se o espaço permitir. Portanto, poder ter acesso aos arquivos do contrato é extremamente útil e importante. Uso o Google Docs com bastante frequência para minha criação de contratos e meu questionário para integrar novos clientes. Como você pode acessar o Google em qualquer lugar, e eu quero dizer em qualquer lugar, torna-se muito mais fácil e menos estressante quando você pode continuar trabalhando nos seus documentos e compartilhá-los facilmente.

A melhor dica que posso dar é utilizar este aplicativo para propostas de contratos. Depois de concluir o documento, você pode compartilhá-lo facilmente com a pessoa para quem está criando o documento. A única coisa que eu aconselho é transformá-lo em um documento PDF antes de enviá-lo, pois você não deseja que o cliente faça alterações que você não conhece. No entanto, quando você compartilha documentos com sua equipe, eu faria as correções em uma cor diferente. Dessa forma, você sabe quando as correções foram feitas. Eu colaborei com outros profissionais de relações públicas e descobrimos que ter cores designadas era o melhor caminho a percorrer. Essa ferramenta é ótima e realmente salvou a vida toda!

James McGrath, Yoreevo: use a ferramenta Suggesting para notificar o proprietário do documento

Um recurso que achamos extremamente útil, mas é fácil de perder, é o Suggesting. Pode ser encontrado no canto superior direito. Normalmente, a Edição é escolhida, mas se você clicar nela e escolher Sugestões, quaisquer alterações feitas no texto original e no novo permanecerão na página. Um balão correspondente no lado direito da página será criado destacando a sugestão.

Conforme essas sugestões são feitas, o proprietário do documento será notificado e poderá aceitar ou rejeitar as alterações. Se eles forem aceitos, a edição será aplicada. Se eles forem rejeitados, o documento retornará à sua forma original.

Cada sugestão pode ser avaliada independentemente.

Essa função é realmente útil, porque é basicamente uma versão redline do seu documento que você pode avaliar facilmente.

Rafa, Academia Espanhola de Homeschool: aprenda alguns atalhos úteis

Usamos o Google Docs para gerenciar todas as postagens do blog e garantir que elas estejam prontas para publicação. Como trabalhamos remotamente há muito tempo, a função de comentário provou ser bastante útil na promoção de discussões entre escritores e editores. O recurso não apenas nos permite trabalhar no nosso próprio ritmo, mas também deixa um registro escrito de todo o processo de edição, para que as palavras não fiquem no ar.

Outra maneira de aumentar a produtividade através do Google Docs é aprender alguns atalhos úteis. Como escritor, atalhos como contagem de palavras (CTRL + SHIFT + C) e introdução de cabeçalhos (CTRL + ALT + 2) são uma ótima maneira de tornar a escrita uma experiência eficiente e agradável. Se você estiver organizando seu documento com cabeçalhos, isso também permitirá navegar rapidamente pelos títulos através da barra lateral à esquerda do documento. Isso facilita bastante a passagem de documentos grandes!

Ahmed Mir, Nature e Bloom: crie links compartilháveis, comente e use cabeçalhos

Sou o fundador de um negócio de comércio eletrônico e afiliados, para o qual trabalho frequentemente com escritores e editores freelancers via Google Docs.

Para as quais tenho algumas dicas de produtividade associadas a empresas on-line como a minha:

• Crie links compartilháveis ​​para os documentos passarem para o seu escritor, que poderão ser verificados pelo editor e pela equipe de SEO em tempo real. Você pode ajustar as permissões para permitir que certos usuários editem / somente leitura ou permitam que qualquer pessoa com o link edite conforme necessário.
• Se o documento precisar ser reformulado para adicionar comentários para membros específicos da equipe usando a funcionalidade comment @, isso fará com que o membro da equipe seja automaticamente enviado por email aos seus comentários!
• Use os cabeçalhos para dividir os documentos em formatos prontos para SEO, preparados para colar diretamente em seu site, sem ajustes.

Marc Bromhall, Equipamento de surf para iniciantes: envie e-mails diretamente de uma planilha

Estamos usando o Google Suite há mais de 4 anos para gerenciar nossos negócios. Um dos recursos mais interessantes que descobrimos para aumentar a produtividade é enviar emails diretamente de uma planilha. Essa é uma ótima ferramenta para gerentes de projeto ou líderes de equipe que estão constantemente se comunicando com vários membros de uma equipe. Digamos que você acabou de encerrar uma reunião e houve vários pontos de ação na reunião que precisam ser delegados a diferentes membros da equipe. Em vez de enviar e-mail a todas essas pessoas separadamente, você pode usar as planilhas do Google para anotar quem precisa fazer o que.

Na primeira coluna, você colocará o email deles e, na segunda coluna, será a nota sobre o que eles precisam fazer. Depois que a reunião termina e a folha é concluída, tudo o que você precisa fazer é copiar e colar algum código no Google Script Editor, que pode ser encontrado na guia Ferramentas do Planilhas Google. Depois que o código for colado, basta clicar em enviar e-mails na parte superior da página e, em segundos, todos os membros da sua equipe receberão suas mensagens individuais por e-mail. Achamos que essa ferramenta nos salvou muito tempo ao longo dos anos e é um dos muitos recursos que amamos no Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Nepal Trek Hub Pvt.Ltd: exportação em diferentes formatos e impressão

Uso os documentos do Google desde o ano passado. É a coisa mais incrível para mim do Google depois do Gmail. Eu também uso a Planilha do Google. Eu acho que para os negócios é muito bom usar os documentos do Google em comparação com os documentos da Microsoft. Você tem várias opções para compartilhar e editar documentos de uma só vez e várias pessoas podem editá-lo e tirar as versões finais de cada documento facilmente. Isso economiza o tempo dos funcionários. Todas as coisas que você pode fazer com o  Microsoft Word   e Google Docs. Este documento também fica armazenado em backup no Google Drive. Se você não quiser colocá-lo aqui, também poderá exportar em diferentes formatos, como arquivo do Word, arquivo PDF ou qualquer outra extensão. Se você deseja obter a impressão diretamente, pode imprimir a partir daqui, o que mais precisa mais do que isso? Eu gosto muito das opções de verificação gramatical. Você pode escrever frases muito boas com a ajuda deste Google Docs. Até escrevo meus e-mails no Google Docs e depois os envio. Eu acho que usei o máximo da funcionalidade. Se permanecer, aprenderei em breve, pois o uso 2-3 horas por dia. Também vejo a falta de que o Google Docs não conte as palavras e os caracteres.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: mencione os membros da equipe para notificá-los

Uso o Google Docs de forma colaborativa há muitos anos. Essa ferramenta permite criar e compartilhar arquivos com muita facilidade. O Google Docs também oferece controle absoluto, pois o acesso a arquivos compartilhados pode ser limitado à visualização, comentários ou edição.

Algumas das dicas de produtividade do Google Docs incluem:

• Mencione os membros da equipe em um comentário em um documento para garantir que eles sejam notificados do comentário.
• Adicionar empresa Jargon ao dicionário
• Use marcadores para navegar por documentos longos

Ken Eulo, Escritório de Advocacia Smith & Eulo: compreendem as permissões de edição ao compartilhar um convite

Ao colaborar com os funcionários da sua empresa no Google Docs, você precisa entender as permissões de edição ao compartilhar um convite. Em 90% das vezes, tivemos problemas para colaborar nos documentos do Google, porque o remetente não selecionou permitir que qualquer pessoa com o link edite. Essa é uma solução rápida e leva apenas um segundo; portanto, selecione essa opção se desejar que a parte receptora possa editar o documento. No entanto, se você deseja enviar apenas um documento para a parte para que ele possa visualizá-lo, deixe a permissão de edição em pode ​​visualizar. Existe uma terceira permissão, pode ​​comentar, que permite à parte receptora fazer comentários sobre o documento. Essa permissão é útil quando você está enviando o documento a um cliente para feedback ou a um superior para revisão.

Norhanie Pangulima, SIA Enterprises: use o histórico de versões salvas e a digitação por voz

O Google Docs é um dos aplicativos do Google que eu sempre uso nas minhas tarefas de escrita. O conceito de usar o  Microsoft Word   online através do Google Docs é muito útil para mim, especialmente porque, às vezes, minhas edições não foram salvas e as alterações foram perdidas quando há uma queda de energia ou eu saí acidentalmente do programa. Este aplicativo possui vários recursos que a maioria das pessoas não conhece. Um deles é o fato de que esse aplicativo permite 200 espectadores simultâneos por vez em um documento.

É uma das melhores ferramentas para colaboração em equipe.

Aqui estão mais dois recursos úteis do Google Docs e dicas sobre como usá-los:

• 1. Histórico de versões salvas. O Google Docs salva automaticamente todas as edições feitas. Ao clicar no menu Arquivo, você pode ver o Histórico de versões e acompanhar as alterações feitas no documento e o usuário que o fez.
• 2. Digitação por voz. Esse recurso é muito útil ao escrever notas e se você deseja apenas se concentrar em escrever o que vier à sua mente e apenas editar depois. O Google Docs permite que você digite as palavras que você diz como um ditado. Para usar isso, clique em Ferramentas e, em seguida, em Digitação por voz.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: use a tecla tab para selecionar automaticamente as fórmulas

Muitas pessoas se esforçam para usar o Excel no Google Docs, pois pode ser confuso aprender a usar todos os seus recursos. Especialmente em relação às fórmulas, que são um pesadelo para a maioria de nós, tipos não financeiros. Embora eu não gostasse de aprender o Excel, é uma daquelas habilidades necessárias que podemos aplicar a muitas facetas do nosso trabalho e da nossa vida diária para manter as coisas organizadas.

Aqui está minha dica favorita para economizar tempo com as fórmulas do Excel, com as quais muitas pessoas tendem a ter dificuldades. Então, o que você quer fazer é usar a tecla tab, que permite selecionar automaticamente as fórmulas. Dessa forma, você não precisa perder tempo digitando-os na íntegra toda vez. Quando você começar a preenchê-lo, o campo preencherá uma lista de sugestões do Excel. Então tudo o que você precisa fazer é mover a tecla de seta para cima ou para baixo para selecionar sua fórmula, pressionar enter e pronto.

Se houver algum problema com alguma das fórmulas, você poderá depurá-la rapidamente selecionando a fórmula e pressionando F2. Em seguida, você pode percorrer partes da fórmula mantendo pressionada a tecla Shift e pressionando a seta esquerda. F9 mostrará o cálculo final da fórmula, após o qual você pode pressionar Esc para manter a fórmula ou inserir para preservar o valor.

Polly Kay, English Blinds: rastreie o trabalho até seu autor original

Usamos o Google Documents para colaborações com freelancers e terceirizados que não desejamos fornecer acesso a nossas próprias unidades de documentos ou intranet da empresa, devido a problemas de segurança ou porque é simplesmente mais rápido e mais eficiente nesse contexto. começar a trabalhar via Google Drive.

Como praticamente todo mundo tem uma Conta do Google de qualquer maneira e as configurações de compartilhamento de pastas individuais podem ser ajustadas com tanta precisão, isso nos permite transferir a propriedade dos arquivos, agrupar o trabalho de vários contratados no mesmo local, editar e revisar o conteúdo e rastrear o trabalho de volta para seu autor original muito tempo depois do evento.

Também se provou útil para os freelancers e contratados com os quais trabalhamos, pois eles podem gerenciar pastas para vários projetos ou clientes diferentes no mesmo local, particionando e atribuindo permissões conforme apropriado, sem arriscar a segurança, a integridade ou a confidencialidade. do conteúdo de outros clientes.

Esther Meyer, Loja de Noivos: tente digitar por voz, defina permissões, use o corretor ortográfico

Estou usando o Google Docs há algum tempo. Seja para negócios ou documentos pessoais, é muito útil, e é por isso que é minha aplicação preferida. Fazer meu trabalho remoto é muito mais fácil usando o Google Docs. Tenho uma equipe remota com quem trabalho e é normal que colaboremos, e é por isso que o Google Docs é uma dádiva de Deus para nós.

Aqui estão minhas principais dicas para o uso eficaz do Google Docs:

• 1. Experimente a digitação por voz. Se você é o tipo de pessoa que pensa mais rápido do que você digita, esse pode ser um ótimo recurso para você. Use Ctrl + Shift + S para iniciar o recurso e depois fale em voz baixa. Veja como o Google digita para você. No entanto, esteja preparado para fazer algumas edições, pois isso pode nem sempre ter as palavras corretamente, quanto mais o formato.
• 2. Defina as permissões corretamente. Ao compartilhar seus documentos, verifique se o acesso que você está dando aos usuários é adequado às necessidades deles. Você pode escolher que eles possam editar, visualizar ou comentar.
• 3. Verificador ortográfico incrível. O Google Docs possui um verificador inteligente de ortografia e gramática. Sua escrita não pode ser ruim com esta ferramenta, pois ela captura erros com precisão na maior parte. A gramática é muito importante quando se trata de carreiras, pois os profissionais que não conseguiram avançar para uma posição de diretor nos primeiros 10 anos de suas carreiras cometem 2,5 vezes mais erros gramaticais do que seus colegas de diretor.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: use atalhos e funções internas

Eu realmente gosto de trabalhar com as planilhas do Google, o que é incrível, porque meu trabalho está fortemente conectado aos documentos do Google. Portanto, aprender tudo sobre os atalhos é essencial para pessoas como eu. Os atalhos das planilhas do Google economizam meu tempo gradualmente e permitem que eu me concentre em questões mais vitais. Meus comandos favoritos são Ctrl + ponto-e-vírgula (para inserir a data atual), Ctrl + pageUp / pageDown (para mover-se entre as folhas), Ctrl + Shift + V (para colar apenas texto sem formatação) e muito mais que uso constantemente .

Mas a melhor dica ao trabalhar com as folhas do Google que eu poderia compartilhar com você - é usar funções. Eles são realmente incríveis e ajudam a produzir resultados impressionantes. Por exemplo, eu costumo usar a função = REGEXEXTRACT para obter o domínio de uma URL e esta = VLOOKUP para encontrar os dados (se houver - verdadeiro / falso) em outra planilha. E, claro, a fórmula = UNIQUE.

Existe uma maneira fácil de indicar as duplicatas - usando a função UNIQUE. Basicamente, a fórmula UNIQUE analisa um intervalo e extrai todos os valores exclusivos dele. É benéfico para quem deseja acelerar o fluxo de trabalho trabalhando com uma quantidade considerável de dados. Por exemplo, quando tenho uma ampla gama de oportunidades prospectivas geradas a partir de diferentes fontes, ela deixa de lado dados repetidos, que tornam as coisas mais lentas. Portanto, se não fosse a função UNIQUE, provavelmente gastaria muito mais tempo analisando oportunidades (palavras-chave, sites, e-mails) do que agora. E a melhor parte dessa função é que ela funciona para números e textos.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: traduza documentos diretamente no Google Docs

Como costumo colaborar com muitas pessoas, uso muito os comentários. Como é muito fácil fazer alterações no Google Docs, as pessoas podem não perceber tudo a tempo. É por isso que eu sempre escrevo as pessoas em um comentário e certifico-me de que concordamos com todas as alterações, antes de realmente fazê-las. Às vezes, sinto que tenho um bate-papo muito animado dentro de um documento. No entanto, isso me ajuda a manter todas as informações em um só lugar.

Além disso, às vezes eu preciso traduzir documentos para outros idiomas. Gosto agora de fazê-lo diretamente no Google Docs, no menu Ferramentas. Felizmente, normalmente preciso de apenas algumas outras línguas, então essa tradução é muito boa. Eu tenho um editor que simplesmente verifica a tradução, o que economiza muito tempo.

Jeff McLean, McLean Company: o Google Docs tem um aplicativo gratuito para colaborar em qualquer lugar

Colaboramos nos documentos do Google para tudo, desde postagens de blog até modelos de e-mail. O Google Docs é a ferramenta mais fácil para compartilhar conteúdo com sua equipe e trabalhar efetivamente no projeto juntos. Muitas pessoas não sabem que o Google Docs tem um aplicativo gratuito, para que você possa colaborar com sua equipe em qualquer lugar com dados de celular! O aplicativo é extremamente amigável e não encontrei nenhuma restrição de funcionalidade no aplicativo que diferisse da versão para computador. Compartilhe o Google Doc apenas com o pessoal essencial, pois se houver muitos membros editando o documento ao mesmo tempo, as coisas tendem a ficar um pouco confusas. Para combater isso, geralmente envio o Google Doc a cada membro individualmente em horários separados, para que eles possam fazer as edições que desejarem no documento sem interrupção.

Julie Singh, TripOutside: somente visualização para documentos concluídos, edição para outros

Usamos o Google Docs frequentemente para compartilhar projetos, idéias, iniciativas e produtos com nossas equipes remotas. Compartilhar documentos com eles em tempo real e permitir que eles visualizem e editem nossos documentos é muito importante para os nossos negócios e agora ficou muito mais fácil com o Google Docs. Podemos criar documentos e planilhas que nossa equipe também pode acessar, adicionar instruções e revisar o trabalho concluído com facilidade. Usamos a funcionalidade de link de compartilhamento para o acesso somente visualização dos documentos concluídos e o acesso de edição dos documentos que estão em andamento e que devem ser atualizados por outros membros da equipe.

O Google Docs é uma importante ferramenta de colaboração em nossos negócios!

George Hammerton, Hammerton Barbados: seja claro quando um documento estiver completo ou não

Gerencio uma pequena empresa composta por pessoas que gostam de viajar a trabalho e a lazer, viajando rotineiramente entre o Reino Unido e Barbados em particular, mas passando a maior parte do ano com nossas equipes em diferentes partes do mundo um dia do que antes. - isso apresenta alguns desafios tecnológicos únicos.

Quando estávamos começando e éramos dois, usamos a suíte de escritório e o Dropbox, mas, à medida que o negócio cresceu, o jogo de 'você está neste documento' se tornou sufocante para o negócio, decidimos que precisávamos de ferramentas que nos permitissem colabore sem sem pensar nisso. Precisávamos mudar para um conjunto positivo de colaboração e, por isso, fomos com o rei indiscutível da colaboração para a equipe remota, que era o Google Docs.

Agora, usamos o Google Docs para praticamente tudo e, embora tenha sido maravilhoso remover o atrito, eliminamos a necessidade de esperar sua vez de atualizar uma planilha. Atualmente, nosso escritório portátil é composto por iPhones, MacBooks, Google Suite e um Navegador da Web. Com um conjunto simples de ferramentas certas, agora podemos trabalhar em qualquer lugar, juntos.

Minha dica número um seria ficar claro quando um documento está em andamento e está completo - você não deseja que as edições inacabadas de outra pessoa apareçam em um documento, assim como você o exporta para publicação.

MD Mohsin Ansari, Troop Messenger: volte e recupere arquivos antigos que você excluiu

O Google Drive possui uma maneira própria de lidar com o controle de versão, que permite retornar e recuperar arquivos antigos que você excluiu ou versões anteriores de um arquivo. A maneira como o Google Drive lida com o controle de versão é que ele armazena até 100 revisões de um documento ou 30 dias de versões por documento, o que conta para a sua permissão total de armazenamento. A pasta lixeira é usada para armazenar arquivos excluídos e, se a pasta lixeira for excluída, os arquivos desaparecerão para sempre.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: use o Google Docs com tear para compartilhar registros de tela

O fato de minhas equipes remotas usarem o Google Docs contribuiu para aumentar a produtividade. Pelo feedback que obtive deles, as funções de comentário e sugestão são formas eficientes de colaborar, especialmente entre equipes em diferentes fusos horários. Vários usuários podem editar em tempo real e simultaneamente. Além disso, todos podem ter acesso a arquivos no armazenamento em nuvem.

A alavancagem do Google Docs diminui a coordenação do trabalho atrasado entre suas equipes, especialmente as remotas.

Além das funcionalidades de comentário e sugestão do Google Docs, uma das minhas práticas recomendadas é usar o Google Docs with Loom. Gravo a mim e a minha tela falando sobre um arquivo específico e converso com meus funcionários através dele. Fazer isso economiza muito tempo explicando sem a necessidade de longos e-mails ou mensagens de bate-papo.

O uso do Google Docs preenche a lacuna de não estarmos juntos como uma equipe.

Will Bachman, Umbrex: crie notas de entrevistas no Apresentações Google

Nossa equipe usa ativamente o Google Docs para uma ampla variedade de tarefas que exigem colaboração ou acesso em tempo real à versão mais recente.

Em projetos que envolvem entrevistar especialistas, por exemplo, um membro da equipe cria anotações de entrevistas no Apresentações Google. Compartilhamos este documento do Apresentações Google com nosso cliente para que todos possam ver em tempo real as informações mais recentes que estamos coletando - ninguém precisa esperar por uma revisão semanal do progresso.

Atualmente, estamos nos estágios finais da criação de um curso sobre como configurar sua própria prática de consultoria. O curso inclui noventa vídeos curtos e mais de duas dúzias de ferramentas e modelos para download. Estamos usando uma planilha do Google para coordenar os esforços nesse projeto. Compartilhamos o acesso com o editor de vídeo, o editor do site e o criador do curso, para que todos possam atualizar o status em tempo real quando a edição do primeiro rascunho de um vídeo for concluída, quando o feedback for fornecido, quando o rascunho final do vídeo tiver sido concluído. foi enviado de volta e quando o vídeo foi adicionado ao site.

Nikola Baldikov, Brosix: deixe o Docs transformar suas palavras faladas em texto

Como agora estamos entrando no tempo de intensa pesquisa por voz, existem alguns truques sobre o Google Docs que você pode estar curioso para descobrir. Você sabia que pode dar uma pausa nos dedos e deixar o Docs transformar suas palavras faladas em texto? Desde que o seu computador tenha um microfone, basta abrir o menu Ferramentas e selecionar Digitação por voz - ou pressionar Ctrl-Shift-S (ou Cmd-Shift-S) - e depois falar em voz alta. Os documentos usarão o sistema padrão de voz para texto do Google para descobrir o que você está dizendo (principalmente, pelo menos) e colocá-lo na página. Além disso, a função de voz para texto do Documentos também permite que você fale comandos para formas comuns de pontuação e formatação de parágrafos. Você pode dizer coisas como ponto, vírgula e ponto de interrogação ou dar instruções como nova linha ou novo parágrafo. Se você quiser fazer uma pausa, diga parar de ouvir e diga retomar quando estiver pronto para continuar.

Edgar Suppes, Grailify: o histórico da versão mostra quais partes foram editadas

Aqui está minha dica favorita do Google Docs:

Chama-se Histórico de versões e esse pequeno recurso salvou minha vida algumas vezes já no passado. Para ver o recurso Histórico de versões, clique em Arquivo e depois em Histórico de versões. Um painel é aberto no lado direito do documento e mostra diferentes versões desse documento específico. Ao clicar em qualquer versão anterior, você pode ver quais partes do arquivo doc foram editadas.

Flynn Zaiger, Scottsdale Otimistas de SEO: as equações utilizam a conexão com outras ferramentas de dados

Muitas pessoas tratam o Google Docs simplesmente como um  Microsoft Office   Suite on-line, mas existem muitas ferramentas, fórmulas e recursos disponíveis apenas porque estão on-line, e esses são alguns dos que podem torná-lo uma ferramenta muito mais vantajosa para uma empresa proprietário para usar. Alguns dos meus recursos favoritos são as equações ImportRange e ImportData, porque utilizam especificamente a conexão com outras ferramentas de dados ou planilhas. O ImportRange é ótimo para conectar-se não apenas a planilhas diferentes, mas a espaços de trabalho inteiros. Você pode incorporar dados de outros arquivos do Microsoft Sheets, o que permite calcular determinadas partes e ainda restringir o acesso a outras. ImportData e ImportXML, por outro lado, permitem que você utilize as informações de qualquer arquivo .CSV, que abre suas tabelas de dados para permitir o uso de uma grande variedade de informações disponíveis em um formato comumente usado online. Por fim, para aqueles que precisam de dados que não estejam bem formatados em um arquivo .CSV ou .XML, você pode utilizar o ImportHTML, que permite trazer qualquer site para suas planilhas.

Jason Parks, capitão da mídia: compartilhando documentos sem login

Eu recomendo a utilização do GSuite for Business.

Nossa agência tem muitos clientes para aprovação em projetos.

Simplesmente compartilhando um Google Doc ou Google Sheet, nossos clientes podem acessá-lo facilmente sem precisar fazer login em uma conta do Gmail.

O custo para nossa agência (15 pessoas) é de cerca de US $ 8,50 por usuário por mês, mas definitivamente valeu a pena o investimento e simplificou a comunicação.

Isaac Hammelburger, profissionais de pesquisa: vários funcionários podem editar o mesmo documento em tempo real

O Google Docs é uma das ferramentas que facilitam o trabalho remoto para todos. Nos documentos do Google, as possibilidades são infinitas. Isso é mais útil hoje, já que a maioria dos funcionários começou a trabalhar com a segurança de suas casas. Portanto, isso pode ser usado para trabalhar de perto, mesmo à distância. O Google Docs é uma ferramenta em que vários funcionários podem editar o mesmo documento em tempo real. É apenas uma questão de compartilhar um documento com seus colegas de trabalho e torná-lo editável. Isso é muito mais fácil, pois você está trabalhando no mesmo documento e não precisa compilar documentos diferentes para criar um único documento unificado. Também economiza tempo, pois você pode trabalhar no documento ao mesmo tempo em vez de passar um documento de uma pessoa para outra. Definitivamente, recomendo que as equipes usem essa ferramenta para ter um fluxo de trabalho mais eficiente.

Riley Adams, Young e os Investidos: reduz os prazos de entrega do projeto

Como analista financeiro, moro no documentos Google, Planilhas e Apresentações Google. O software permite uma poderosa funcionalidade de colaboração, com a participação de vários membros e parceiros da equipe na criação de arquivos simultaneamente.

Quando a entrada de cada pessoa pode ser reunida ao mesmo tempo, isso reduz drasticamente os prazos de entrega do projeto e também protege contra a duplicação de versão ou edições e sugestões ausentes. Ao evitar tudo isso e trabalhar juntos nesses documentos do Google, as equipes podem realizar mais em menos tempo, resultando em maior retorno do investimento para a empresa e também em maior agilidade na resposta às necessidades dos clientes.

Logan Burwell, Tech: comentários e notícias: os sistemas do Google funcionam tão perfeitamente juntos

Porque para escrever meu blog, tenho que escrever quase todos os dias, acabo usando o documentos Google todos os dias! Quando estou escrevendo um primeiro rascunho de um blog, sempre o escrevo primeiro no documentos Google. No documentos Google, você pode escrever qualquer coisa com facilidade, além de ser extremamente fácil inserir e editar os links que estou colocando nos meus artigos. O documentos Google possui um sistema de verificação ortográfica extremamente bom que geralmente me chama a atenção se soletrar algo errado ou usar gramática incorreta. Eu amo como o documentos Google facilita tudo, e é definitivamente a minha escolha número um no que diz respeito à escrita.

Não só uso o documentos Google para minha empresa, mas também outros aplicativos da família Google. Um dos outros aplicativos do Google que eu uso além do Documentos é o Planilhas Google. Posso fazer uma planilha para despesas, receita e estatísticas do meu site. Todos os sistemas do Google funcionam tão perfeitamente juntos, que é realmente a única coisa que eu preciso.