34 sfaturi Google Docs pentru creșterea productivității biroului

Unul dintre cele mai utilizate instrumente pentru a lucra acasă și pentru a împărtăși documente cu alte persoane, Google Docs nu este o parte esențială a multor tipuri diferite de muncă desfășurate pe un computer și a înlocuit aproape programele de birou standard instalate pe computer.

Începând cu un  Cont Gmail   sau chiar fără, diferitele aplicații Google vă permit să creați online, fără niciun software instalat, documente text avansate cu Google Docs, foi de calcul cu foi de calcul Google, prezentări cu diapozitive Google, formulare cu formulare Google și multe altele!

Cu ajutorul câtorva sfaturi de utilizare a aplicațiilor Google, și în special Google Docs, veți putea să îl utilizați mai mult decât simplu ca notepad Google online și puteți merge până la gestionarea unei întregi afaceri și a colaboratorilor dvs. cu online Suita Google.

De la istoricul versiunilor la funcții avansate, am întrebat comunitatea care sunt sfaturile lor pentru a profita la maximum de Google Docs. Iată răspunsurile lor.

Utilizați Google Docs pentru a gestiona documente de afaceri? Aveți vreun sfat bun în utilizarea lor pentru productivitatea biroului? Ați utilizat cu succes funcționalitățile de colaborare?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: nu este nevoie să salvați o schiță și să o retrimite tuturor

Folosesc Google Docs pentru a gestiona documentele de afaceri zilnic. Pentru a colabora cu cei din echipa mea, selectăm setări care să le permită celor din echipa noastră să editeze. În colțul din dreapta sus se află un buton albastru „partajare”. Faceți clic pe asta, apoi mergeți la setări avansate și selectați cine poate deschide documentul. Apoi selectați din meniul derulant „puteți edita”.

Odată ce echipa are acces, utilizează opțiunea „comentarii” pentru a pune întrebări sau pentru a adăuga informații. Membrii echipei pot efectua, de asemenea, modificări sau sugestii pentru modificări.

Este convenabil și productiv să folosiți Google Docs pentru colaborare, deoarece toți cei din echipă pot avea acces în timp real. Nu este nevoie să salvați un schiță și să îl trimiteți tuturor. Ele pot continua să verifice înapoi cu documentul original pe măsură ce evoluează.

Stacy Caprio, Marketing pentru creștere: scrieți și cercetați fără a lăsa documente cu Explore

Un sfat pentru utilizarea Google Docs este că puteți scrie și cerceta fără a părăsi documentul atunci când utilizați funcția Explore. Funcția Explorare vă permite să căutați și să explorați Google pentru cercetare și răspunsuri în timp ce scrieți în același timp, astfel încât să nu pierdeți timpul schimbând filele sau să faceți clic din Google Doc în timp ce scrieți.

James Canzanella, Nopți de marketing izolate: au foldere bazate pe subiecte

Folosesc Google Docs pentru a gestiona documentele de afaceri de ani buni și vă recomand să păstrați dosare foarte îngrijite din toate fișierele dvs. În timp, fișierele pot începe să se acumuleze și nu doriți să petreceți prea mult timp căutând fișierele dvs. specifice. Recomand să aveți foldere bazate pe subiecte. De exemplu, ar putea fi cheltuieli, venituri, planuri de afaceri sau orice altceva ar putea fi.

Pe măsură ce trece timpul, puteți adăuga apoi fișiere noi pentru anii precedenți, având în vedere faptul că nu le veți accesa la fel de mult. Dar dacă mai aveți nevoie să le accesați? Veți ști întotdeauna unde să arătați. Deși fii îngrijit și organizat poate suna ca un sfat fundamental, devine mult mai important pe măsură ce fișierele și documentele încep să se acumuleze.

Cookow Calloway, Illuminate Labs: permite persoanelor din afara organizației să vizualizeze

Asigurați-vă că modificați setările de acces dacă partajați un document cu persoane din afara organizației dvs. Este obișnuit ca oamenii mai puțin familiarizați cu Google Docs și cu software-ul de colaborare partajat să facă modificări directe la un document, pe care în general nu îl doriți.

Avem tendința de a restrânge accesul la documentele companiei noastre numai pentru vizualizare sau în anumite cazuri doar pentru comentarii. Pentru ceva asemănător unui pachet de tonuri pentru investitori, este logic să permiteți doar persoanelor din afara organizației să vizualizeze, deoarece acea punte va fi reutilizată și trimisă altor investitori potențiali.

Vincent Lee, autor: invitați echipa pentru contribuții

Ca parte a procesului meu de dezvoltare a mărcii pentru clienți, încep cu construirea poveștii lor de brand. Google Doc este instrumentul meu pentru înregistrarea informațiilor și, după cum este necesar, voi invita echipa mea pentru contribuții, fie oferindu-le posibilitatea de editare sau comentarii. Nu uitați să selectați funcția „Sugestie” în curs de editare, astfel încât textul original să fie păstrat. Comentariul este mai util dacă aveți nevoie doar de feedback, nu de modificări. Un alineat specific poate fi evidențiat și puteți atribui o solicitare de comentariu unei anumite persoane (prin adresa de e-mail). Funcția de comentariu este, de asemenea, o modalitate bună de a urmări deciziile care duc la versiunea finală din document.

Google Doc este de asemenea util în timp ce îmi scriu cartea viitoare. Sunt în măsură să-l invit pe editorul meu să vadă conținutul și folosind instrumentul de comentarii, ea poate sfătui o schimbare de direcție sau de idee. Și pe măsură ce pregătesc manuscrisul final, sunt capabil să generez automat o tabelă de conținut pur și simplu formatând titlurile capitolului ca antet. Funcția de numărare a cuvintelor este, de asemenea, un instrument excelent, deoarece trebuie să mențin lungimea fiecărui capitol la fel.

Dan Bailey, WikiLawn: aflați funcția de istoric și rezolvați comentariile

Cele mai bune sfaturi pentru utilizarea Google Docs în colaborare implică învățarea funcției Istoric și averea unui fel de proces pentru cine comentează / edită când. Pentru Istoric, puteți vedea o înregistrare a celor modificate și să faceți înapoi toate modificările. Acest lucru este crucial dacă cineva schimbă ceva care trebuie să fie returnat sau dacă doriți să vedeți ce a contribuit un angajat individual.

Dacă faceți clic pe Toate modificările salvate în Drive, se va deschide o vizualizare care arată modificările recente. Sunt codate color, astfel încât să vedeți cine a făcut ce. Doar faceți clic pe el pentru a obține o vizualizare mai bună în document și reveniți dacă trebuie.

În ceea ce privește modificările și comentariile, creați un flux de lucru astfel încât oamenii să nu se păstreze unul peste celălalt. Dacă o persoană redactează un document, cereți-l să meargă la altul pentru a face o dată peste cap. Apoi trimiteți-l înapoi la draperie, lăsați-le să facă modificări și trimiteți-l pe linie pentru analize mai critice. Rezolvați comentariile care sunt tratate și lăsați orice aveți încă întrebări.

Acest lucru ar trebui să mențină lucrurile fără probleme.

Josephine Ison, animatori de evenimente: până la programarea minutelor cu Google Docs

Ca agenție de rezervare de talente / artiști, * Google Docs este esențial în modul în care ne informăm echipa într-un mod fără fricțiuni. Aici vine G-Docs la îndemână. Un document live este distribuit tuturor membrilor implicați și dacă se fac revizii la calendarul și cerințele, aceste notificări sunt transmise în direct la ei prin notificări prin e-mail. Aceasta reduce puternic efortul administrativ suplimentar și face ca comunicarea noastră să fie curată și clară.

Sherese Patton, SLP Media Relations: faceți un document PDF înainte de a-l trimite

Ca publicist și consultant în PR sunt mereu pe drum. uneori este necesar ca eu să am laptopul cu mine de cele mai multe ori și să înființez o stație de lucru dacă spațiul permite. Așadar, să poți avea acces la fișierele contractuale este extrem de util și important. Folosesc Google Docs destul de des pentru crearea contractului meu și pentru chestionarul meu pentru îmbarcarea noilor clienți. Deoarece puteți accesa Google oriunde și mă refer la oriunde, este foarte ușor și mai puțin stresant atunci când puteți continua să lucrați la documentele dvs. și să le împărtășiți cu ușurință.

Cel mai bun sfat pe care îl pot da este să folosesc această aplicație pentru propuneri de contracte. După ce ați terminat cu documentul, puteți să îl partajați cu ușurință, este cu persoana pentru care creați documentul. Unul lucru pe care l-aș sfătui este să-l faci un document PDF înainte de a-l trimite, deoarece nu dorești ca clientul să-i facă modificări de care nu știi. Cu toate acestea, atunci când împărtășiți documente cu echipa dvs., aș face corecțiile într-o altă culoare. în felul acesta știi când au fost făcute corecțiile. Am colaborat cu alți profesioniști de PR și am constatat că a avea culori desemnate este cel mai bun mod de urmat. Acest instrument este excelent și a fost cu adevărat un lfiesaver!

James McGrath, Yoreevo: folosiți instrumentul Sugestie pentru a notifica proprietarul documentului

O caracteristică pe care o considerăm extrem de utilă, dar ușor de ratat este Sugestia. Poate fi găsit în dreapta sus. În mod normal, editarea este aleasă, dar dacă faceți clic pe ea și alegeți Sugestie, toate modificările aduse atât textului original, cât și noul text rămân în pagină. Va fi creată o bulă corespunzătoare în partea dreaptă a paginii, subliniind sugestia.

Pe măsură ce aceste sugestii sunt făcute, proprietarul documentului va fi notificat și poate accepta sau respinge modificările. Dacă sunt acceptate, editarea este aplicată. Dacă sunt respinși, documentul revine la forma sa originală.

Fiecare sugestie poate fi evaluată independent.

Această funcție este de mare ajutor, deoarece este practic o versiune redențiată a documentului pe care îl puteți evalua cu ușurință.

Rafa, Academia Spaniolă Homeschool: aflați anumite comenzi utile

Folosim Google Docs pentru a gestiona fiecare postare pe blog pentru a ne asigura că este gata de publicare. Întrucât am lucrat de la distanță de mult timp, funcția de comentariu s-a dovedit a fi destul de utilă în promovarea discuțiilor dintre scriitori și editori. Nu numai că funcția ne permite să lucrăm în ritmul propriu, dar lasă și o înregistrare scrisă a întregului proces de editare, astfel încât cuvintele să nu rămână în aer.

Un alt mod de a crește productivitatea prin Google Docs este să înveți câteva comenzi utile. În calitate de scriitor, comenzile rapide, cum ar fi numărarea cuvintelor (CTRL + SHIFT + C) și introducerea anteturilor (CTRL + ALT + 2) sunt o modalitate excelentă de a face scrisul o experiență eficientă și plăcută. Dacă organizați documentul cu anteturi, asta vă permite, de asemenea, să navigați rapid prin titluri prin bara laterală din stânga documentului. Acest lucru face destul de ușor parcurgerea documentelor mari!

Ahmed Mir, Nature și Bloom: creați linkuri partajabile, comentați și folosiți anteturi

Sunt fondatorul unei afaceri de comerț electronic și afiliere pentru care lucrez frecvent cu scriitori și editori independenți prin Google Docs.

Pentru care am câteva sfaturi asociate de productivitate pentru întreprinderile online, precum a mea:

• Creați legături partajabile pentru ca documentele să fie transmise scriitorului dvs., care pot fi apoi verificate de editor și de echipa SEO în timp real. Puteți ajusta permisiunile pentru a permite anumitor utilizatori să editeze / doar în citire sau să permită oricui care are link-ul să editeze după cum este necesar.
• Dacă documentul are nevoie de reîncărcare pentru a adăuga comentarii pentru anumiți membri ai echipei, folosind funcționalitatea comentariu @, acest lucru însoțește automat membrul echipei prin e-mail pentru feedback-ul dvs.!
• Utilizați anteturile pentru a descompune documentele în formate gata de SEO pre-introduse pentru lipirea directă pe site-ul dvs. web fără ajustare.

Marc Bromhall, Beginner Surf Gear: trimite e-mailuri direct dintr-o foaie de calcul

Folosim Google Suite de peste 4 ani acum pentru a ne gestiona afacerea. Una dintre cele mai noi funcții pe care le-am descoperit pentru a spori productivitatea este trimiterea de e-mailuri direct dintr-o foaie de calcul. Acesta este un instrument excelent pentru managerii de proiect sau conducătorii de echipă care comunică constant cu mai mulți membri ai unei echipe. Să spunem că tocmai ați încheiat o ședință și au existat mai multe puncte de acțiune în cadrul ședinței care trebuie delegate diferiților membri ai echipei. În loc să trimiteți prin email toate aceste persoane separat, puteți utiliza foi Google pentru a lua notă de cine trebuie să facă ce.

În prima coloană veți pune emailul lor, iar în a doua coloană va fi nota cu privire la ceea ce trebuie să facă. După ce ședința s-a încheiat și foaia este completă, tot ce trebuie să faceți este să copiați și să lipiți ceva cod în Google Script Editor pe care îl puteți găsi sub fila Instrumente din foile Google. După ce codul este inserat, faceți pur și simplu clic pe trimiterea de e-mailuri în partea de sus a paginii și în câteva secunde, toți membrii echipei dvs. vor primi mesajele individuale. Găsim că acest instrument ne-a economisit de-a lungul timpului de-a lungul anilor și este una dintre numeroasele funcții care ne plac despre Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Nepal Trek Hub Pvt.Ltd: export în diferite formate și tipărire

Folosesc documentele google încă de anul trecut. Este cel mai uimitor lucru pentru mine de la Google după Gmail. Am folosit și Foaia Google. Cred că pentru afaceri este foarte grozav să folosești documentele Google în comparație cu documentele Microsoft. Aveți diverse opțiuni pe care le puteți partaja și edita documente simultan, iar mai multe persoane o pot edita și scoate ușor versiunile finale ale fiecărui document. Economisește timpul angajaților. Toate lucrurile pe care le puteți face din  Microsoft Word   pe care le puteți face din Google Docs Acest document rămâne, de asemenea, copie de rezervă pe Google Drive, dacă nu doriți să îl puneți aici, puteți exporta, de asemenea, în diferite formate, cum ar fi fișier Word, fișier PDF sau orice alte extensii. Dacă doriți să obțineți tipărirea, atunci puteți printa direct de aici, ce mai aveți nevoie mai mult decât asta? Îmi plac foarte mult opțiunile de verificare gramaticală. Puteți scrie propoziții foarte bune cu ajutorul acestui document Google. Chiar îmi scriu e-mailurile prin Google Docs, apoi le trimit prin. Cred că am folosit la maxim funcționalitatea. Dacă rămâne, îl voi învăța curând, deoarece îl folosesc 2-3 ore în fiecare zi. De asemenea, văd lipsa ca Google Docs să nu numere cuvintele și caracterele.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: menționează membrii echipei pentru a-i anunța

Folosesc Google Docs în colaborare de mulți ani. Acest instrument vă permite să creați și să partajați fișiere foarte ușor. De asemenea, Google Docs oferă un control absolut, deoarece accesul la fișierele partajate poate fi limitat la vizualizare, comentarii sau editare.

Unele dintre sfaturile de productivitate ale Google Docs includ:

• Menționați membrii echipei într-un comentariu la un document pentru a vă asigura că aceștia sunt notificați.
• Adăugați compania Jargon în dicționar
• Utilizați marcaje pentru a naviga în documente lungi

Ken Eulo, Smith & Eulo Cabinet de avocatură: subliniați permisiunile de editare atunci când partajați o invitație

Atunci când colaborați cu angajații companiei dvs. în Google Docs, trebuie să înțelegeți permisiunile de editare atunci când partajați o invitație. 90% din timp am avut probleme în colaborarea la documentele Google, deoarece expeditorul nu a selectat „să permită editării nimănui cu linkul”. Aceasta este o soluție rapidă și durează doar o secundă, așa că asigurați-vă că selectați această opțiune dacă doriți ca partea destinatară să poată edita documentul. Cu toate acestea, dacă doriți să trimiteți doar un document părții, astfel încât acestea să poată vizualiza, lăsați permisiunea de editare pe „can view”. Există o a treia permisiune, „poate să comenteze”, care permite părții destinatare să facă comentarii asupra documentului. Această permisiune este utilă când trimiteți documentul unui client pentru feedback sau unui superior pentru revizuire.

Norhanie Pangulima, SIA Enterprises: utilizați istoricul versiunilor salvate și tastarea vocală

Google Docs este una dintre aplicațiile Google pe care le folosesc întotdeauna în sarcinile mele de scriere. Conceptul de utilizare a  Microsoft Word   online prin Google Docs este foarte util pentru mine, mai ales că, uneori, editările mele nu au fost salvate și modificările s-au pierdut atunci când există o întrerupere a energiei sau ieșesc din program din greșeală. Această aplicație are numeroase caracteristici pe care majoritatea oamenilor nu le cunosc. Una dintre ele este că această aplicație permite 200 de spectatori simultan într-un singur document.

Este unul dintre cele mai bune instrumente pentru colaborarea în echipă.

Iată alte două caracteristici utile ale documentelor Google și sfaturi despre cum să le utilizați:

• 1. Istoricul versiunilor salvate. Google Docs salvează automat fiecare editare realizată. Dând clic pe meniul Fișier, puteți vedea Istoricul versiunilor și urmăriți modificările efectuate în document și utilizatorul care l-a realizat.
• 2. Scrierea vocală. Această caracteristică este foarte utilă atunci când scrieți note și dacă doriți doar să vă concentrați pe scriere, ceea ce vă vine în minte și editați mai târziu. Documentele Google vă permit să introduceți cuvinte pe care le spuneți ca o dictare. Pentru a utiliza acest lucru, faceți clic pe Instrumente, apoi tastare vocală.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: utilizați tasta tab pentru a selecta automat formule

Mulți oameni se luptă folosind Excel în Google Docs, deoarece poate fi confuz să învețe cum să folosească toate funcțiile sale. Mai ales în ceea ce privește formulele, care sunt un coșmar pentru majoritatea dintre noi tipuri nefinanciare. Chiar dacă nu mi-a plăcut să învăț Excel, este unul dintre acele competențe necesare pe care le putem aplica pe multe fațete ale muncii noastre și a vieții noastre de zi cu zi pentru a menține lucrurile organizate.

Iată sfatul meu preferat pentru a economisi timp cu formule Excel, cu care mulți oameni tind să se lupte. Deci, ceea ce doriți să faceți este să utilizați tasta tab, care vă permite să selectați automat formulele. În acest fel nu trebuie să pierdeți timpul tastându-le complet de fiecare dată. Pe măsură ce începeți să îl completați, câmpul va cuprinde o listă de sugestii de la Excel. Atunci tot ce trebuie să faceți este să mutați tasta săgeată în sus sau în jos pentru a selecta formula dvs., apăsați introduceți și ați terminat.

Dacă există o problemă cu oricare dintre formule, puteți să o depanați rapid selectând formula, apoi apăsând F2. Apoi puteți parcurge părți ale formulei, ținând apăsat pe deplasare și apăsând săgeata stângă. F9 va afișa calculul final al formulei, după care puteți apăsa Esc pentru a păstra formula sau introduce pentru a păstra valoarea.

Polly Kay, English Blinds: urmează lucrarea înapoi la autorul său original

Folosim Google Documente pentru colaborări cu freelanceri și contractori terți pe care nu dorim să le oferim acces la propriile unități de documente sau la intranetul companiei, fie din cauza problemelor de securitate, fie pentru că este pur și simplu mai rapid și mai eficient în acest context pentru începeți să lucrați prin Google Drive.

Întrucât practic toată lumea are un cont Google, iar setările de partajare pentru folderele individuale pot fi atât de bine reglate, acest lucru ne permite să transferăm proprietatea asupra fișierelor, să colectăm lucrări de la mai mulți contractanți în același loc, să edităm și să revizuim conținutul și să urmărim lucrările înapoi la autorul său original cu mult timp după eveniment.

De asemenea, s-a dovedit utilă pentru freelancerii și contractanții cu care lucrăm, deoarece aceștia pot gestiona foldere pentru mai multe proiecte sau clienți diferiți, în același loc, împărțirea și alocarea permisiunilor după caz, fără a risca securitatea, integritatea sau confidențialitatea. din continutul celorlalti clienti.

Esther Meyer, Magazin de mire: încercați să tastați voce, să setați permisiunile, să folosiți verificarea ortografică

Folosesc Google Docs de ceva vreme. Poate fi pentru afaceri sau pentru documente personale, este foarte util, motiv pentru care este alegerea mea. Efectuarea activității mele la distanță este mult mai ușoară folosind Google Docs. Am o echipă de la distanță cu care colaborez și este normal să colaborăm, motiv pentru care Google Docs este un zeu pentru noi.

Iată care sunt sfaturile mele de top pentru utilizarea eficientă a documentelor Google:

• 1. Încercați tastarea vocii. Dacă sunteți genul de persoană care gândește mai repede decât tastați, aceasta poate fi o caracteristică excelentă pentru dvs. Utilizați Ctrl + Shift + S pentru a lansa caracteristica, apoi vorbiți. Urmăriți cum Google face tastarea pentru dvs. Cu toate acestea, fiți pregătiți să faceți o editare, deoarece acest lucru nu poate întotdeauna să vă înțelegeți corect cuvintele, să nu mai vorbim de format.
• 2. Setați permisiunile în mod corespunzător. Atunci când partajați documentele, asigurați-vă că accesul pe care îl oferiți utilizatorilor este potrivit pentru nevoile lor. Puteți alege pentru a putea edita, vizualiza sau comenta.
• 3. Uimitor verificator de vraja. Google Docs are un verificator ortografic și de gramatică inteligent. Scrierea dvs. nu poate fi proastă cu acest instrument, deoarece surprinde erori în cea mai mare parte. Gramatica este foarte importantă atunci când vine vorba de cariere, deoarece profesioniștii care nu au reușit să treacă la o poziție la nivel de director în primii 10 ani de carieră au făcut de 2,5 ori mai multe greșeli gramaticale decât colegii lor la nivel de director.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: utilizați comenzi rapide și funcții încorporate

Îmi place cu adevărat să lucrez cu foile Google, ceea ce este minunat, deoarece munca mea este strâns legată de documentele Google. Deci, a învăța totul despre scurtături este o necesitate pentru oameni ca mine. Comenzile rapide ale foilor Google îmi economisesc treptat timpul și îmi permit să mă concentrez pe probleme mai importante. Comenzile mele preferate sunt însă tasta Ctrl plus virgulă (pentru inserarea datei curente), Ctrl plus pageUp / pageDown (pentru mutarea între foi), Ctrl plus Shift plus V (doar pentru lipirea textului simplu) și multe altele pe care le folosesc constant .

Dar cel mai bun sfat în timp ce lucrez cu foi Google pe care aș putea să le împărtășesc - este utilizarea funcțiilor. Sunt cu adevărat uimitori și ajută la producerea de rezultate impresionante. De exemplu, folosesc de obicei funcția = REGEXEXTRACT pentru a obține domeniul de la o adresă URL și acesta = VLOOKUP pentru a găsi datele (dacă există - adevărate / false) într-o altă foaie. Și, desigur, formula = UNIQUE.

Există o modalitate ușoară de a indica duplicatele - folosind funcția UNIQUE. Practic, formula UNIQUE privește o gamă și scoate din ea toate valorile unice. Este benefic pentru cei care doresc să-și accelereze fluxul de lucru lucrând cu o cantitate considerabilă de date. De exemplu, atunci când am o gamă extinsă de oportunități potențiale generate din surse diferite, dă deoparte date repetate care încetinesc efectiv lucrurile. Așadar, dacă nu ar fi pentru funcția UNICĂ, probabil că aș petrece mult mai mult timp în revizuirea oportunităților (cuvinte cheie, site-uri web, e-mailuri) decât acum. Iar partea mai bună despre această funcție este că funcționează atât pentru numere, cât și pentru texte.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: traduceți documentele direct în Google Docs

Deoarece colaborez de obicei cu o mulțime de oameni, folosesc foarte mult comentarii. Întrucât este foarte ușor să faci modificări în Google Docs, este posibil ca oamenii să nu observe tot timpul la timp. Acesta este motivul pentru care pun mereu în discuție oamenii într-un comentariu și mă asigur că suntem de acord cu toate modificările, înainte de a le efectua. Uneori simt că am o discuție foarte plină de viață într-un singur document. Cu toate acestea, acest lucru mă ajută să mențin toate informațiile într-un singur loc.

De asemenea, uneori trebuie să traduc documente în alte limbi. Îmi place că acum o pot face direct în Google Docs, sub meniul „Instrumente”. Din fericire, de obicei am nevoie de doar câteva alte limbi, astfel încât această traducere se dovedește destul de bună. Am un editor care verifică pur și simplu traducerea, ceea ce economisește mult timp.

Jeff McLean, Compania McLean: Google Docs are o aplicație gratuită pentru a colabora oriunde

Colaborăm la documentele Google pentru orice, de la postările de pe blog la șabloanele de e-mail. Google Docs este cel mai ușor instrument pentru a partaja conținut cu echipa ta și pentru a lucra eficient la proiect împreună. Mulți oameni nu știu că Google Docs are o aplicație gratuită, așa că puteți colabora cu echipa dvs. oriunde aveți date celulare! Aplicația este extrem de prietenoasă și nu am dat nicio restricție de funcționalitate din aplicație care diferă de versiunea desktop. Asigurați-vă că împărtășiți doar Google Doc cu personal esențial, deoarece dacă aveți prea mulți membri care editează documentul în același timp, lucrurile tind să devină puțin dezordonate. Pentru a combate acest lucru, de obicei trimit documentul Google fiecărui membru individual, la ore separate, astfel încât să poată face fără modificări orice modificări pe care le doresc în document.

Julie Singh, TripOutside: numai pentru vizualizare pentru documente completate, editați pentru alții

Folosim frecvent Google Docs pentru a împărtăși proiecte, idei, inițiative și livrări cu echipele noastre la distanță. Împărtășirea documentelor cu ei în timp real și permițându-le să vizualizeze și să editeze documentele noastre este foarte importantă pentru afacerea noastră, iar acum este mult mai ușor cu Google Docs. Putem crea documente și foi de calcul pe care echipa noastră le poate accesa, adăuga instrucțiuni și revizui ușor lucrările finalizate. Folosim funcționalitatea link-ului de partajare atât pentru accesul numai vizualizat pentru documente completate, cât și pentru editarea accesului pentru acele documente care sunt în proces și pentru a fi actualizate de alți membri ai echipei.

Google Docs este un instrument de colaborare important în afacerea noastră!

George Hammerton, Hammerton Barbados: să fie clar când un document este complet sau nu

Administrez o afacere mică formată din oameni care adoră să călătorească pentru muncă și pentru plăcere, zburând în mod regulat între Marea Britanie și Barbados, în special, dar petrec majoritatea anului cu echipele noastre din diferite părți ale lumii cu o zi decât au fost înainte - aceasta reprezintă unele provocări tehnologice unice.

Când tocmai începeam și eram doi dintre noi, am folosit suita de birou și Dropbox, dar pe măsură ce afacerea a crescut jocul „Sunteți în acest document” a devenit înăbușitor pentru afacere, am decis că avem nevoie de instrumente care să ne permită colaborează fără să te gândești la asta. A trebuit să trecem la o suită de colaborare pozitivă și pentru asta am mers cu regele necontestat al colaborării pentru echipa de la distanță și acesta a fost Google Docs.

Acum folosim Google Docs pentru aproape orice și deși a fost minunat să înlăturăm frecarea, eliminând nevoia să aștepți rândul pentru a actualiza o foaie de calcul. În zilele noastre, biroul nostru portabil este format din iPhone, MacBooks, Google Suite și un browser Web. Cu un set simplu de instrumente potrivite, putem acum lucra de oriunde, împreună.

Sfatul meu numărul unu ar fi clar atunci când un document este o lucrare în curs și când este complet - nu doriți ca altcineva modificări neterminate să fie decupate într-un document la fel cum îl exportați pentru publicare.

Md Mohsin Ansari, Trupă de mesagerie: mergeți înapoi și recuperați fișierele vechi pe care le-ați șters

Google Drive are propriul mod de a face față controlului versiunilor, ceea ce vă permite să vă întoarceți și să recuperați fișiere vechi pe care le-ați șters sau versiuni mai vechi ale unui fișier. Modul în care Google Drive asigură controlul versiunilor, este faptul că stochează până la 100 de revizii ale unui document sau 30 de versiuni de versiuni per document, ceea ce contează pentru alocația dvs. de stocare totală. Dosarul coș de gunoi este folosit pentru a stoca fișierele șterse și dacă folderul coș de gunoi este șters, fișierele au dispărut pentru totdeauna.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: utilizează Google Docs cu telul pentru a partaja înregistrările ecranului

Utilizarea echipelor de la distanță folosesc Google Docs a contribuit la creșterea productivității. Din feedback-ul pe care l-am obținut din ele, funcțiile de comentarii și sugestii sunt modalități eficiente de colaborare, în special în rândul echipelor din zone de timp diferite. Mai mulți utilizatori pot edita în timp real și simultan. În plus, toată lumea poate avea acces la fișierele de stocare în cloud.

Utilizarea Google Docs scade coordonarea întârziată a lucrărilor între echipele dvs., în special cele îndepărtate.

Pe lângă funcționalitățile de comentarii și sugestii ale Google Docs, una dintre cele mai bune practici ale mele este utilizarea Google Docs cu Loom. Înregistrez eu și ecranul meu vorbind despre un anumit fișier și vorbesc angajații mei prin acesta. Astfel, economisiți mult timp explicând fără a fi nevoie de e-mailuri lungi sau mesaje de chat.

Utilizarea Google Docs pune la punct diferența de a nu fi împreună ca echipă.

Will Bachman, Umbrex: creează note de interviu pe diapozitivele Google

Echipa noastră folosește în mod activ Google Docs pentru o gamă largă de sarcini care necesită colaborare sau acces în timp real la cea mai recentă versiune.

La proiectele care implică interviuri, de exemplu, un membru al echipei creează note de interviu în Slide-urile Google. Împărtășim acest document Google Slides cu clientul nostru, astfel încât toată lumea să poată vedea în timp real ultimele informații pe care le adunăm - nimeni nu trebuie să aștepte o revizuire a progresului săptămânal.

În prezent suntem în ultimele etape ale creării unui curs despre cum să vă setați propria practică de consultanță. Cursul include nouăzeci de videoclipuri scurte și mai mult de două zeci de instrumente și șabloane descărcabile. Folosim o foaie Google pentru a coordona eforturile pentru acest proiect. Am împărtășit accesul cu editorul video, editorul site-ului web și creatorul de cursuri, astfel încât toată lumea să poată actualiza starea în timp real pe măsură ce prima versiune de proiectare a unui videoclip este finalizată, când feedback-ul este furnizat, când proiectul final de videoclipuri are a fost trimis înapoi și când videoclipul a fost adăugat pe site.

Nikola Baldikov, Brosix: lăsați Docs să transforme cuvintele rostite în text

Deoarece intrăm acum în timpul căutării vocale intense, există câteva trucuri despre Google Docs despre care ar putea fi curios să afli. Știați că puteți da degetelor o pauză și lăsați Docs să transforme cuvintele rostite în text? Atâta timp cât computerul dvs. are un microfon, tot ce trebuie să faceți este să deschideți meniul Instrumente și să selectați Tastare vocală - sau să apăsați Ctrl-Shift-S (sau Cmd-Shift-S) - și apoi să vorbiți. Documentele vor folosi sistemul de voce-text standard al Google pentru a afla ce spuneți (de cele mai multe ori, oricum) și a-l pune pe pagină. Mai mult, funcția voce-text a documentului vă permite, de asemenea, să rostiți comenzi pentru formele obișnuite de punctuație și formatarea paragrafelor. Puteți spune lucruri precum perioada, virgula și semnul de întrebare sau puteți da instrucțiuni precum linie nouă sau paragraf nou. Dacă doriți să faceți o pauză, spuneți opriți ascultarea și apoi spuneți reluarea atunci când sunteți gata să continuați.

Edgar Suppes, Grailify: istoricul de versiuni arată ce părți au fost editate

Iată sfatul meu preferat de Google Docs:

Se numește Istoricul versiunilor și această mică caracteristică mi-a salvat viața de câteva ori deja în trecut. Pentru a vedea funcția Istoricul versiunilor, trebuie să faceți clic pe File și apoi Istoricul versiunilor. Un panou se deschide în partea dreaptă a documentului și arată diferite versiuni ale acelui document specific. Făcând clic pe orice versiune mai veche, puteți vedea chiar și ce părți ale fișierului doc au fost editate.

Flynn Zaiger, Optimisti SEO Scottsdale: ecuatiile folosesc conectarea la alte instrumente de date

Mulți oameni tratează Google Docs ca fiind pur și simplu un  Microsoft Office   Suite online, dar există multe instrumente, formule și funcții disponibile doar pentru că este online, iar acestea sunt unele dintre cele care îl pot face un instrument mult mai avantajos pentru o afacere. proprietar să folosească. Unele dintre caracteristicile mele preferate sunt ecuațiile ImportRange și ImportData, deoarece acestea utilizează în mod specific conectarea la alte instrumente de date sau fișe de lucru. ImportRange este excelent pentru conectarea între nu numai foi de lucru diferite, ci spații de lucru întregi. Puteți încorpora date din alte fișiere Microsoft Sheets, ceea ce vă permite să calculați anumite piese, în timp ce restricționați accesul la altele. ImportData și ImportXML, pe de altă parte, vă permit să utilizați informațiile din orice fișier .CSV, care vă deschide tabelele de date pentru a vă permite să utilizați o mare varietate de informații disponibile într-un format online utilizat frecvent. În cele din urmă, pentru cei care au nevoie de date care nu sunt formatate corect într-un fișier .CSV sau .XML, puteți utiliza ImportHTML care vă permite să introduceți orice site web în foile de lucru.

Jason Parks, Media Captain: partajarea documentelor fără autentificare

Recomand utilizarea GSuite pentru afaceri.

Agenția noastră are o mulțime de acțiuni înainte și înapoi cu clienții pentru aprobarea proiectelor.

Prin simpla partajare a unui Google Doc sau a unei fișiere Google, clienții noștri pot accesa cu ușurință acest lucru fără a fi nevoie să se autentifice într-un cont Gmail.

Costul pentru agenția noastră (15 persoane) este de aproximativ 8,50 USD pe utilizator pe lună, dar cu siguranță a meritat investiția și a simplificat comunicarea.

Isaac Hammelburger, Pro Search: mai mulți angajați pot edita același document în timp real

Google Docs este unul dintre instrumentele care facilitează munca la distanță pentru fiecare. În documentele Google, posibilitățile sunt nesfârșite. Acest lucru este cel mai util astăzi, deoarece majoritatea angajaților au început să lucreze din siguranța caselor lor. Prin urmare, acest lucru poate fi utilizat pentru a lucra îndeaproape chiar și la distanță. Documente Google este un instrument în care mai mulți angajați pot edita același document în timp real. Este doar o chestiune de a împărtăși un document colegilor de lucru și de a-l face modificabil. Acest lucru este mult mai ușor, deoarece lucrați la același document și nu va trebui să compilați documente diferite pentru a face unul singur unificat. De asemenea, economisește timp, deoarece puteți lucra la document în același timp, în loc să treceți un document de la o persoană la alta. Recomand cu siguranță echipelor să folosească acest instrument pentru a avea un flux de lucru mai eficient.

Riley Adams, Young and the Invested: reducerea timpului de derulare a proiectului

În calitate de analist financiar, locuiesc în documente Google, foi și diapozitive. Software-ul permite o funcționalitate puternică de colaborare prin faptul că mai mulți membri ai echipei și partenerii participă la crearea de fișiere simultan.

Când contribuția fiecărei persoane poate fi colectată în același timp, aceasta reduce dramatic timpul de derulare al proiectului și protejează împotriva duplicării versiunii sau a modificărilor și sugestiilor lipsă. Prin evitarea tuturor acestora și colaborarea în aceste documente Google, echipele pot realiza mai mult timp în mai puțin timp, ceea ce duce la o rentabilitate mai mare a investițiilor pentru companie și, de asemenea, la o mai mare agilitate în a răspunde nevoilor clienților.

Logan Burwell, Tech: Recenzii și știri: sistemele Google funcționează atât de perfect împreună

Pentru că pentru a-mi scrie blogul, trebuie să scriu aproape zilnic, sfârșesc folosind documente Google în fiecare zi! Când scriu un prim draft al unui blog, îl scriu întotdeauna pe documente Google mai întâi. Pe documente Google, puteți scrie orice cu ușurință, în plus îmi este extrem de ușor să introduc și să editez orice linkuri pe care le introduc în articolele mele. documente Google are un sistem de verificare ortografică extrem de bun, care de multe ori mă prinde dacă scriu ceva greșit sau folosesc gramatică incorectă. Ador modul în care documente Google face totul atât de ușor și cu siguranță este alegerea mea cu numărul unu în ceea ce privește scrierea.

Nu numai că folosesc documente Google pentru afacerea mea, dar folosesc și alte aplicații din familia Google. Una dintre celelalte aplicații Google pe care le folosesc în afară de documente Google este fișele Google. Pot face o foaie de calcul pentru cheltuieli, venituri și statistici pentru site-ul meu web. Toate sistemele Google funcționează atât de perfect împreună, încât este într-adevăr singurul lucru de care am nevoie.