10 советов по производительности MS Excel от экспертов

Советы по повышению производительности MS Excel

Программное обеспечение  Microsoft Office   для работы с электронными таблицами  MS Excel   широко используется для широкого спектра приложений, от обновления списка элементов до создания счетов-фактур или даже для видеоигр.

Тем не менее, в повседневной работе многие базовые пользователи даже не знают об очень полезном совете по производительности Excel, который может сэкономить им много времени и энергии, например, для подсчета количества случаев в списке из тысяч записей, или для более простого такие операции, как поиск позиции символа в строке и другие операции.

С небольшим обучением можно даже использовать в повседневной работе очень полезные функциональные возможности с подстановочными знаками Excel, набором символов, который может заменить любой другой в формуле. Используемые в расширенном Vlookup в Excel, они могут даже стать очень мощными.

Мы попросили сообщество экспертов дать им лучшие советы по использованию MS Excel, и вот их ответы:

 Вы регулярно используете MS Excel? Какой единственный совет, который поможет вам в вашей повседневной работе и которым вы могли бы поделиться?

Стейси Каприо, Маркетинг роста: резервное копирование документов Excel в облаке

Одним из советов по производительности Excel является резервное копирование документов Excel в облаке.

Я работал неделями и годами над конкретными документами и ожидал, что они всегда будут там, но затем возникли ситуации, когда  мой компьютер   вышел из строя из-за проблемы с разливом воды или другими сбоями и потерял свои листы Excel. Теперь я знаю, что нужно всегда их резервировать, поэтому они будут у меня, даже если произойдет что-то непредвиденное, поэтому я всегда держу под рукой облачную резервную копию.

Кенни Трин, Netbooknews: избавьтесь от мыши и идите в 3-5 раз быстрее!

Перейти без мыши.

Вы увеличиваете свою скорость в 3-5 раз, когда избавляетесь от мыши. Лучший способ начать изучать это:

• 1.Нажмите клавишу ALT - вы увидите буквы и цифры, появляющиеся по всему меню, именно так вы перемещаетесь с этого момента
• 2. Распечатайте страницу сочетаний клавиш (найдите сочетания клавиш в изображениях Google) и прикрепите ее на свой компьютер.

Освоение Excel без мыши займет около 2–3 недель.

Ключи к эффективности:

• Скорость -> идти без мыши
• Автоматизация -> научиться писать отличные формулы и форматировать электронные таблицы интуитивно

Если бы я получил дополнительные 3 балла, вот как я бы расставил приоритеты:

• 1. Форматирование и базовые формулы (подготовка потрясающих отчетов и автоматизация задач)
• 2. Анализ данных - фильтрация, сортировка и анализ данных
• 3. Визуализация данных - таблицы, диаграммы и двухосные диаграммы

Дэвид Джонсон, Mulytic Labs: абсолютная ссылка на другие области

Абсолютные ссылки спасли мне жизнь, я не слишком горжусь этим сказать. Небеса открылись для меня, когда я научился использовать «$» для создания абсолютных ссылок на другие поля. Для непосвященных «$» перед буквой фиксирует столбец, а «$» перед номером фиксирует строку. Оттуда ссылки могут быть настолько стабильными, насколько вам нужно. Это действительно сделало мою жизнь намного проще, если быстро выполнить анализ большого набора данных.

Дэвид Джонсон, магистр делового администрирования, бакалавр компьютерных наук, 20 лет проработал в индустрии высоких технологий, возглавляя глобальные команды и технологические инициативы в США, Европе и APAC для таких компаний, как IBM и Sungard. В настоящее время он является техническим директором в Mulytic Labs, а также консультирует по вопросам управления данными и технологиями в Clear Blue Data.

Norhanie Pangulima, Centriq: используйте флэш-заливку

Вот мой совет по производительности Excel номер один: освоить использование флэш-заливки. Flash-заполнение - очень мощная функция, которая удобна, когда дело доходит до обработки больших объемов данных. Вместо того, чтобы просматривать данные один за другим, вы можете «научить» мгновенно заполнять то, что вам нужно. Несколько раз введите то, что вам нужно, в ячейку рядом с необработанными данными, а затем попробуйте, если функция флэш-заливки узнает об этом. Иногда вам нужно будет набрать больше, чтобы Excel распознал шаблон, но как только он это сделает, он сделает всю работу за вас.

Для этого щелкните ячейку, в которой вам нужны данные. А затем найдите кнопку заполнения вспышкой. Вы можете увидеть его на вкладке «Главная», в панели «Редактирование», которая находится в правой части окна Excel. Найдите кнопку Fill под AutoSum и затем нажмите на выпадающий список. Наконец, нажмите на Flash Fill и наблюдайте за магией. Ничто не может быть более продуктивным, чем возможность предоставлять данные с вашего рабочего листа без ручной работы.

Я являюсь консультантом по связям с общественностью в Centriq- приложении для управления домом, которое было показано / цитировано в таких магазинах, как Нью-Йорк Таймс, This Old House, Real Estate Daily, Brit + Co и другие. В Centriqя работаю с нашей контент-командой над созданием оптимизированного для SEO контента о домашнем обслуживании, домашнем декоре, домашней безопасности и многом другом.

Станьте Excel Pro: Присоединяйтесь к нашему курсу!

Поднимите свои навыки от новичка до героя с помощью нашего курса Excel 365, предназначенного для того, чтобы сделать вас опытными в нескольких сессиях.

Зарегистрируйтесь здесь

Майк Ричардс, Гольф Эйнштейн: постоянное изучение последних обновлений

Я использовал  MS Excel   для документирования важной бизнес-информации, и один из приемов, которым я живу, - это постоянное информирование о последних обновлениях и сочетаниях клавиш, таких как сочетания клавиш и формул, которые не только ускорили мою работу, но и воодушевили меня. продолжать учиться. Эта практика выработала «постоянно учащееся» мышление, которое сделало меня более мотивированным для роста и продуктивности

Меня зовут Майк, и я энтузиаст гольфа и основатель Гольф Эйнштейн, блога, где я делюсь своим мнением обо всем, что связано с гольфом!

Шейн Шерман, TechLoris: используйте данные проверки

Мой лучший совет, однако, довольно прост: * Используйте данные проверки! * Я знаю, я знаю, вы должны быть за этим, верно? Я имею в виду, конечно, вы можете убедиться, что вы пишете имена правильно, верно? Послушайте, это займет всего одно время, потратив часы на то, чтобы выяснить, почему ваши вложенные листы расчетов внезапно нарушаются, и затем понять, что это из-за того, что вы вводите неверные данные, чтобы увидеть значение проверки данных.

Я использую Excel в течение многих лет. На некоторых из моих предыдущих должностей была шутка, что любое задание, которое мне давали (включая заказ обеда или составление плана поездки), я мог выполнять лучше с помощью Excel. Честно говоря, я мог бы иметь.

Polly Kay, English Blinds: объединение данных из других источников

Использование макросов Excel для автоматизации трудоемких и повторяющихся задач стало настоящим переломным моментом в игре, и, возможно, единственной вещью, которая оказалась наиболее эффективной с точки зрения того, как Excel оптимизировал мою работу.

Объединение данных из других источников с книгами Excel - это еще кое-что, что помогает, и очень мало того, что не может быть интегрировано в рабочий процесс Excel для его объединения. Еще раз, вы можете импортировать эти другие элементы автоматически для последующего преобразования и анализа данных.

Просто подняв запрос, чтобы получить статистику, прежде чем создавать отчет, вы получите углубленную информацию, которая может помочь в аналитике и принятии решений, а также позволит вам проверить и перепроверить все ваши различные другие формы контента.

Полли имеет более чем десятилетний опыт работы в качестве консультанта по цифровому маркетингу и старшего менеджера по маркетингу, обслуживая широкий круг клиентов, от МСП до крупных международных корпораций и частных лиц.

Реубен Йонатан, GetVoIP: используйте HLOOKUP и VLOOKUP

Когда я только начинал изучать Excel, я помню, что HLOOKUP и VLOOKUP действительно открыли много удивительных вещей, которые я никогда не знал, что вы могли бы сделать с Excel.

Как генеральный директор, я до сих пор использую эти функции для создания действительно простых информационных панелей, которые будут извлекать данные из других вкладок в электронной таблице, что очень важно для данных, которые мы регулярно обновляем.

Gintaras Steponkus, Solid Guides: подготовьте диаграммы и графики для каждой таблицы

Будучи руководителем проекта, я должен ежедневно использовать Excel. Я должен отслеживать тонну данных и ежедневно анализировать их, чтобы максимизировать ценность компании. Я нашел Excel в качестве наиболее мощного инструмента в этом отношении.

Я должен готовить отчеты ежедневно. Много раз мне приходилось ссылаться на старые таблицы. Это становится сложной задачей, чтобы просмотреть все данные. Итак, я создаю графики и диаграммы необходимых данных, которые я могу экспортировать в другие форматы, а также в PDF. Это помогает мне записать результаты одним взглядом. Это дает мне краткий обзор того, как числа в электронных таблицах связаны друг с другом. Эта функция становится удобной в срочных задачах, когда у меня меньше времени на подготовку отчетов. Однако предварительным условием является наличие всех данных в соответствии с рекомендациями Excel.

Меня зовут Гинтарас Степонкус, я работаю маркетологом в социальных сетях в Solidguides. Твердые направляющие - это проект, созданный командой энтузиастов, посвященных исследованиям и написанию обзоров. Мы очень увлечены Интернетом и знаем, что это огромное место, загруженное множеством фальшивой и ненужной информации. Мы создали Твердые направляющие, чтобы сделать Интернет более безопасным местом для покупателей, и потому что мы любим исследовать и информировать.

Aqsa Tabassam, InsideTechWorld.com: используйте мощные повороты и функции DAX

Я регулярно использую  MS Excel   для анализа, составления отчетов и хранения данных. Каждую неделю я должен сообщать обо всем контенте, рекламе и аналитике трафика инвесторам и другим акционерам моего новостного сайта.

Excel сантехника может повысить уровень производительности во много раз. В сантехнике Excel используются две стратегии, которые могут повысить вашу производительность: одна является базовой стратегией Excel, а другая - усовершенствованной стратегией сантехники. В продуктивной стратегии большая часть времени используется для поиска новых идей и постоянного улучшения отчетов. Это повторяемая процедура, при которой вы улучшаете данные отчетов, а не ведете их.

В случае продвинутой стратегии вы используете power pivot для увеличения вашей производительности. Здесь вы получаете несколько преимуществ. Во-первых, увеличивается емкость для обработки файлов. Можно хранить миллиард значений на столбец и миллион таблиц на рабочую книгу. Во-вторых, с помощью реляционной процедуры в Power Pivot Model рабочие книги связываются друг с другом, и между таблицами устанавливается связь.

В-третьих, ваши огромные вычисления легко выполняются с помощью функций DAX. Следовательно, каждая функция, связанная с Power Pivot, облегчает задачу исследования, анализа и составления отчетов.

Меня зовут Акса Табассам, бизнес-леди, соучредитель и главный редактор InsideTechWorld. InsideTechWorld стремится предоставлять своим читателям по всему миру последние новости о технологиях и стартапах, медиа-события и новаторские события.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: автоматическое заполнение формул с помощью клавиши табуляции

Несмотря на то, что я ненавидел изучение Excel, это один из тех необходимых наборов навыков, которые мы можем применить ко многим аспектам нашей работы и повседневной жизни (бюджетирование и т. Д.).

Вот хороший совет для экономии времени с формулами Excel, с которыми многие люди имеют тенденцию бороться. Итак, вы хотите использовать клавишу табуляции, которая позволяет автоматически выбирать формулы. Таким образом, вам не нужно тратить время, набирая их каждый раз полностью. Когда вы начнете заполнять его, в этом поле появится список предложений из Excel. Затем все, что вам нужно сделать, это переместить стрелку вверх или вниз, чтобы выбрать формулу, нажмите Enter и готово.

Если есть проблема с какой-либо из формул, вы можете быстро отладить ее, выбрав формулу и нажав F2. Затем вы можете переключаться между частями формулы, удерживая клавишу Shift и нажимая стрелку влево. F9 покажет окончательный расчет формулы, после чего вы можете нажать Esc, чтобы сохранить формулу, или ввести, чтобы сохранить значение.

Поняв, что жизнь от 9 до 5 не для него, Филипп бросил работу в авиационной отрасли и решил путешествовать по миру в своих собственных условиях. В настоящее время он живет между Нью-Йорком и Камбоджей, он работает цифровым кочевым человеком и основателем своего туристического блога PhilipWeiss.org.

Закончите Excel 2019 для начинающих в видео