34 këshilla të Google Docs për të rritur produktivitetin e zyrës tuaj

Një nga mjetet më të përdorura për të punuar në shtëpi dhe për të shkëmbyer dokumente me njerëzit e tjerë, Google Docs nuk është një pjesë thelbësore e shumë llojeve të ndryshme të punës të kryera në një kompjuter, dhe ka zëvendësuar gati programet standarde të zyrave të instaluara në kompjuter.

Duke filluar me një  Llogari Gmail   ose edhe pa, aplikacionet e ndryshme të Google ju lejojnë të krijoni në internet, pa ndonjë softuer të instaluar, dokumente të përparuara teksti me Google Docs, spreadsheets me Google Sheets, prezantime me Google Slides, forma me Google Forms, dhe më shumë!

Me ndihmën e disa këshillave të ekspertëve për përdorimin e aplikacioneve Google, dhe veçanërisht Google Docs, do të përdorni që të përdorni më shumë sesa thjeshtë si një fletore Google në internet, dhe mund të shkoni aq larg sa të menaxhoni një biznes të tërë dhe bashkëpunëtorët tuaj me internetin Google suite.

Nga historia e versionit deri te funksionet e përparuara, ne e pyetëm komunitetin cilat janë këshillat e tyre për të shfrytëzuar sa më shumë nga Dokumentet e Google. Këtu janë përgjigjet e tyre.

A po përdorni Google Docs për të trajtuar dokumentet e biznesit? A keni ndonjë sugjerim të mirë për t'i përdorur ato për produktivitetin e zyrës? A i keni përdorur me sukses funksionet e bashkëpunimit?

Melanie Musson, AutoInsuranceEZ.com: nuk ka nevojë të ruani një draft dhe t'ia dërgoni të gjithëve

Unë përdor Dokumentet e Google për të trajtuar çdo ditë dokumentet e biznesit. Për të bashkëpunuar me ata të ekipit tim, ne zgjedhim cilësimet që lejojnë ata që janë në ekipin tonë të redaktohen. Në këndin e sipërm të djathtë është një buton blu share. Klikoni atë, pastaj shkoni te cilësimet e përparuara dhe zgjidhni kush mund ta hapë dokumentin. Pastaj zgjidhni nga menyja dropdown mund të redaktoni.

Pasi skuadra të ketë qasje, ata përdorin opsionin komente për të bërë pyetje ose shtuar informacion. Anëtarët e ekipit gjithashtu mund të bëjnë redaktime ose të bëjnë sugjerime për redaktime.

Shtë e përshtatshme dhe produktive të përdorni Dokumentet e Google për bashkëpunim sepse të gjithë në ekip mund të kenë qasje në kohë reale. Nuk ka nevojë të ruani një draft dhe t'i dërgoni të gjithëve. Ata thjesht mund të vazhdojnë të kontrollojnë përsëri me dokumentin origjinal pasi evoluojnë.

Stacy Caprio, Marketingu i Rritjes: shkruani dhe hulumtoni pa lënë dokument me Explore

Një këshillë për të përdorur Google Docs është që ju mund të shkruani dhe hulumtoni pa lënë dokumentin kur përdorni funksionin Explore. Karakteristika Explore ju lejon të kërkoni dhe hulumtoni Google për hulumtime dhe përgjigje ndërsa jeni duke shkruar në të njëjtën kohë në mënyrë që të mos keni nevojë të humbni kohë për të ndryshuar skedat ose duke klikuar nga Google Doc tuaj gjatë shkrimit.

James Canzanella, Netët e izoluara të marketingut: kanë dosje të bazuara në tema

Unë kam përdorur Google Docs për të trajtuar dokumentet e biznesit për vite me radhë, dhe unë rekomandoj që të mbani dosje shumë të rregullt të të gjithë skedarëve tuaj. Me kalimin e kohës, skedarët mund të fillojnë të grumbullohen dhe nuk dëshironi të shpenzoni shumë kohë duke kërkuar skedarët tuaj specifikë. Unë rekomandoj që të keni dosje bazuar në tema. Për shembull, mund të jenë shpenzime, të ardhura, plane biznesi ose çfarëdo tjetër që mund të jetë.

Ndërsa koha vazhdon, atëherë mund të shtoni skedarë të rinj për vitet e kaluara duke pasur parasysh faktin se nuk do të keni qasje në ato sa më shumë. Por nëse akoma keni nevojë të përdorni ato? Gjithmonë do të dini ku të kërkoni. Ndërsa të qenit i zoti dhe i organizuar mund të duket si një këshillë themelore, bëhet shumë më e rëndësishme pasi skedarët dhe dokumentet fillojnë të grumbullohen.

Calloway Cook, Illuminate Labs: lejoni vetëm njerëzit jashtë organizatës të shohin

Sigurohuni që të ndryshoni cilësimet e hyrjes nëse po ndani një dokument me njerëzit jashtë organizatës suaj. Shtë e zakonshme për njerëzit më pak të njohur me Google Docs dhe programin e bashkëpunimit të përbashkët për të bërë redaktime të drejtpërdrejta në një dokument, të cilin zakonisht nuk e dëshironi.

Ne priremi të kufizojmë hyrjen në dokumentet e kompanisë sonë për të parë vetëm ose në raste të caktuara Vetëm Komente. Për diçka si një kuvertë e katranit të investitorëve, ka kuptim të lejoni vetëm njerëzit jashtë organizatës të shohin, sepse ajo kuvertë do të përdoret përsëri dhe do t'i dërgohet investitorëve të tjerë të mundshëm.

Vincent Lee, autor: ftoni ekipin për inputet

Si pjesë e procesit tim në zhvillimin e markës për klientët, unë filloj me ndërtimin e historisë së tyre të markës. Google Doc është përpjekja ime për regjistrimin e informacionit dhe sipas nevojës, unë do ta ftoj ekipin tim për hyrje ose duke u dhënë atyre aftësi redaktimi ose komente. Mos harroni të zgjidhni funksionin Sugjerimi nën redaktim në mënyrë që teksti origjinal të ruhet. Të komentosh është më e dobishme nëse thjesht kërkon komente, jo për redaktime. Një paragraf specifik mund të theksohet dhe ju mund t'i caktoni një kërkesë për koment një personi specifik (përmes adresës së tyre të emailit). Funksioni i komentimit është gjithashtu një mënyrë e mirë për të gjurmuar vendimet që çojnë në versionin përfundimtar në dokument.

Google Doc është gjithashtu i dobishëm ndërsa shkruaj librin tim të ardhshëm. Unë jam në gjendje ta ftoj redaktorin tim që të verifikojë përmbajtjen dhe duke përdorur mjetin e komentimit, ajo mund të këshillojë një ndryshim në drejtimin ose idenë. Dhe ndërsa përgatis dorëshkrimin përfundimtar, unë jam në gjendje të krijoj një tabelë të përmbajtjes automatikisht thjesht duke formatuar titujt e kapitujve si një kokë. Funksioni i llogaritjes së fjalëve është gjithashtu një mjet i shkëlqyeshëm pasi duhet të mbaj gjatësinë e secilit kapitull të njëjtë.

Dan Bailey, WikiLawn: mësoni tiparin e historisë dhe zgjidhni komentet

Këshillat e mia më të mira për përdorimin e Dokumenteve të Google përfshijnë mësimin e tiparit Histori dhe të keni një lloj procesi për ata që komentojnë / editojnë kur. Për Historinë, ju mund të shihni një regjistrim të asaj që është ndryshuar dhe kthimin e çdo ndryshimi. Kjo është thelbësore nëse dikush ndryshon diçka që duhet të kthehet, ose nëse doni të shihni se çfarë kontribuoi një punonjës individual.

Nëse klikoni Të gjitha ndryshimet e ruajtura në Drive, ajo do të hapë një pamje që tregon ndryshimet e fundit. Ata janë të kodifikuar me ngjyra, kështu që ju mund të shihni se kush bëri çfarë. Thjesht klikoni mbi të për të marrë një pamje më të mirë në dokument, dhe rikthejeni nëse keni nevojë.

Sa i përket redaktimeve dhe komenteve, krijoni një fluks pune, në mënyrë që njerëzit të mos shkelin njëri-tjetrin. Nëse një person harton një doktor, atëherë shkoni në një tjetër për të bërë një herë të një niveli të lartë. Pastaj dërgojeni përsëri në hartuesin, lërini të bëjnë ndryshime dhe dërgojeni poshtë vijës për analiza më kritike. Zgjidhen komentet që merren me të dhe lëni çfarëdo që të keni ende pyetje.

Kjo duhet t'i mbajë gjërat të ecin pa probleme.

Josephine Ison, Arkitektë të Ngjarjeve: orar deri në programin minutë me Google Docs

Si një agjenci rezervimi talentesh / artistësh, * Google Docs është thelbësor për mënyrën se si ne e mbajmë ekipin tonë të informuar në një mënyrë pa fërkime. * Pjesa më e madhe e prenotimeve tona janë ngjarje live dhe këto kërkojnë një planifikim poshtë-për-minutën. Kjo është ajo ku G-Docs vjen në dispozicion. Një dokument i drejtpërdrejtë u ndahet të gjithë anëtarëve të përfshirë dhe nëse janë bërë rishikime në kohën dhe kërkesat, këto njoftime u shtyhen drejtpërdrejt atyre përmes njoftimeve me email. Kjo zvogëlon shumë përpjekjet shtesë administrative dhe e bën komunikimin tonë të pastër dhe të qartë.

Sherese Patton, SLP Marrëdhëniet me Median: bëni një dokument PDF para se ta dërgoni atë

Si një Publicist dhe Konsulent i PR jam gjithmonë në lëvizje. nganjëherë është e nevojshme që unë të kam laptop me mua shumicën e kohës dhe të krijoj një stacion pune nëse hapësira lejon. Pra, të qenit në gjendje të keni akses në skedarët e kontratave është jashtëzakonisht e dobishme dhe e rëndësishme. Unë përdor Google Docs mjaft shpesh për krijimin e kontratës sime dhe pyetësorin tim për të dërguar klientë të rinj. Për shkak se ju mund të hyni në Google kudo, dhe unë do të thotë kudo, Kjo e bën shumë më lehtë dhe aq më pak stresuese kur mund të vazhdoni të punoni në dokumentet tuaja dhe t'i ndani me lehtësi ato.

Këshillë më e mirë që mund të jap është të përdor këtë aplikacion për propozime për kontrata. Pasi të keni mbaruar me dokumentin, mund ta ndani me lehtësi atë me personin për të cilin po krijoni dokumentin. E vetmja gjë që unë do të këshilloja është ta bëj atë një dokument PDF para se ta dërgosh, pasi nuk dëshiron që klienti të bëjë ndryshime në të për të cilat nuk je i vetëdijshëm. Sidoqoftë, kur po ndani dokumente me ekipin tuaj, unë do të bëja korrigjimet në një ngjyrë të ndryshme. në atë mënyrë ju e dini kur janë bërë korrigjimet. Unë kam bashkëpunuar me të mirat e tjera të PR dhe kemi zbuluar që të kesh ngjyra të përcaktuara ishte mënyra më e mirë për të shkuar. Ky mjet është i shkëlqyeshëm dhe me të vërtetë ka qenë një lfiesaver!

James McGrath, Yoreevo: përdorni mjet sugjerues për të njoftuar pronarin e dokumentit

Një veçori që ne e shohim jashtëzakonisht të dobishme, por është e lehtë të humbasësh është Sugjerimi. Mund të gjendet në të djathtën e sipërme. Normalisht, Redaktimi është zgjedhur, por nëse klikoni mbi të dhe zgjidhni Sugjerim, çdo ndryshim i bërë si në tekstin origjinal, ashtu edhe në tekstin e ri mbetet në faqe. Do të krijohet një flluskë përkatëse në anën e djathtë të faqes, duke theksuar sugjerimin.

Ndërsa bëhen këto sugjerime, pronari i dokumentit do të njoftohet dhe ata mund të pranojnë ose hedhin poshtë ndryshimet. Nëse ato pranohen, ndryshimi zbatohet. Nëse refuzohen, dokumenti kthehet në formën e tij origjinale.

Do sugjerim mund të vlerësohet në mënyrë të pavarur.

Ky funksion është me të vërtetë i dobishëm sepse është në thelb një version i reduktuar i dokumentit tuaj që lehtë mund ta vlerësoni.

Rafa, Akademia Spanjolle në Homeschool: mësoni disa shkurtore të dobishme

Ne përdorim Google Docs për të menaxhuar çdo postim në blog për t'u siguruar që është gati për t'u botuar. Meqenëse ne kemi punuar në distancë për një kohë të gjatë, funksioni i komenteve është dëshmuar të jetë mjaft i dobishëm në promovimin e diskutimeve midis shkrimtarëve dhe redaktuesve. Jo vetëm që tipari na lejon të punojmë me ritmin tonë, por gjithashtu lë një procesverbal me shkrim të gjithë procesit të redaktimit, në mënyrë që fjalët të mos qëndrojnë në ajër.

Një mënyrë tjetër për të rritur produktivitetin përmes Google Docs është të mësoni disa shkurtore të dobishme. Si shkrimtar, shkurtesat si numërimi i fjalëve (CTRL + SHIFT + C) dhe prezantimi i headers (CTRL + ALT + 2) janë një mënyrë e shkëlqyeshme për ta bërë shkrimin një përvojë efikase dhe të këndshme. Nëse jeni duke organizuar dokumentin tuaj me kokë, kjo gjithashtu ju lejon të shpejt të lundroni nëpër tituj përmes shiritit anësor në të majtë të dokumentit. Kjo e bën mjaft të lehtë kalimin nëpër dokumente të mëdha!

Ahmed Mir, Natyra dhe Lulëzimi: krijoni lidhje të përbashkëta, komentoni dhe përdorni header

Unë jam themeluesi i një biznesi elektronik dhe bashkëpunëtorë për të cilin punoj me shkrimtarë dhe redaktorë të pavarur shpesh përmes Google Docs.

Për të cilat kam disa këshilla të lidhura për produktivitetin për bizneset në internet si miniera:

• Krijoni lidhje të përbashkëta që dokumentet t'i kalojnë shkrimtarit tuaj, i cili më pas mund të kontrollohet nga redaktori juaj dhe ekipi i SEO në kohë reale. Ju mund të rregulloni lejet për t'u lejuar përdoruesve të caktuar të modifikojnë / lexojnë vetëm ose t'i lejojnë kujtdo që ka lidhjen të redaktojë sipas nevojës.
• Nëse doktorit i duhet të punojë për të shtuar komente për anëtarët specifikë të ekipit duke përdorur funksionalitetin e komentit @, kjo nudges anëtarin e ekipit automatikisht përmes postës elektronike për reagimet tuaja!
• Përdorni titujt për të zbërthyer dokumentet në formatet e gatshme SEO të përgatitura për ngjitjen direkt në faqen tuaj të internetit pa rregullime.

Marc Bromhall, Fillestar Surf Gear: dërgoni email direkt nga një spreadsheet

Ne kemi përdorur Google Suite për mbi 4 vjet tani për të menaxhuar biznesin tonë. Një nga tiparet më të ngathët që kemi zbuluar për të rritur produktivitetin është dërgimi i postës elektronike direkt nga një spreadsheet. Ky është një mjet i shkëlqyeshëm për menaxherët e projektit ose udhëheqësit e ekipit që komunikojnë vazhdimisht me anëtarë të shumtë të një ekipi. Le të themi se sapo keni përfunduar një takim dhe ka pasur disa pika veprimi në takim që duhet t'u delgohen anëtarëve të ndryshëm të ekipit. Në vend që t'i dërgoni me email të gjithë këtyre njerëzve veçmas, mund të përdorni fletë Google për të marrë parasysh se kush duhet të bëjë çfarë.

Në kolonën e parë do të vendosni postën elektronike të tyre dhe në kolonën e dytë do të jetë shënimi mbi ato që duhet të bëjnë. Pasi mbledhja të mbarojë dhe fleta të përfundojë gjithçka që duhet të bëni është të kopjoni dhe ngjitni disa kode në Redaktuesin e Shkrimeve Google të cilat mund t'i gjeni nën skedarin e Vegëlve në Fletët Google. Sapo kodi të ngjitet në ju thjesht klikoni në postat elektronike në krye të faqes dhe në sekonda të gjithë anëtarët e ekipit tuaj do të dërgohen me email mesazhet e tyre individuale. Ne zbulojmë se ky mjet na ka kursyer shumë kohë me kalimin e viteve dhe është një nga karakteristikat e shumta që duam në lidhje me Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Nepal Trek Hub Pvt.Ltd: eksport në formate të ndryshme dhe të shtypura

Unë kam përdorur dokumentet google që nga viti i kaluar. Thingshtë gjëja më e mahnitshme për Google nga Gmail. Unë gjithashtu kam përdorur Fletën Google. Unë mendoj se për biznes është shumë e mirë të përdorësh dokumentet google në krahasim me dokumentet e Microsoft. Ju keni mundësi të ndryshme që mund t'i ndani dhe modifikoni dokumentet menjëherë dhe shumë njerëz mund ta ndryshojnë atë dhe të nxjerrin me lehtësi versionet përfundimtare të secilit dokument. Kursen kohën e punonjësve. Të gjitha gjërat që mund të bësh nga fjala Microsoft që mund të bësh nga Google Docs. Ky dokument qëndron gjithashtu i rezervuar në Google Drive, nëse nuk dëshironi ta vendosni këtu, atëherë gjithashtu mund të eksportoni në formate të ndryshme si skedarin Word, skedarin PDF ose ndonjë zgjatje tjetër. Nëse doni të merrni shtypjen, atëherë direkt mund të printoni nga këtu çfarë tjetër ju nevojitet më shumë se kjo? Më pëlqejnë shumë opsionet e kontrollit të gramatikës. Ju mund të shkruani fjali shumë të mira me ndihmën e këtij Google Docs. Unë madje shkruaj email-et e mia përmes Google Docs dhe pastaj i dërgoj. Unë mendoj se kam shfrytëzuar sa më shumë funksionalitetin. Nëse mbetet, do ta mësoj së shpejti sepse e përdor 2-3 orë çdo ditë. Unë gjithashtu shoh mungesën që Google Docs nuk numëron fjalët dhe karakteret.

Joe Flanagan, Tacuna Systems: përmend anëtarët e ekipit për t'i njoftuar ata

Unë kam përdorur Google Docs në bashkëpunim për shumë vite. Ky mjet ju lejon të krijoni dhe shkëmbeni skedarë shumë lehtë. Dokumentet e Google gjithashtu japin kontroll absolut pasi qasja në skedarë të përbashkët mund të kufizohet në shikimin, komentimin ose redaktimin.

Disa nga këshillat e produktivitetit të Google Docs përfshijnë:

• Përmendni anëtarët e ekipit në një koment mbi një dokument për të siguruar që ata janë njoftuar për komentin.
• Shtoni kompaninë Jargon në fjalor
• Përdorni faqerojtësit për të lundruar në dokumente të gjata

Ken Eulo, Smith & Eulo Firma Ligjore: pastroni lejet e modifikimit kur ndani një ftesë

Kur bashkëpunoni me punonjësit në kompaninë tuaj në Google Docs, duhet të kuptoni lejet e modifikimit kur ndani një ftesë. 90% të kohës kemi pasur probleme për të bashkëpunuar në dokumentet e Google, kjo është për shkak se dërguesi nuk ka zgjedhur të lejojë askënd që ka lidhjen të redaktojë. Ky është një rregullim i shpejtë dhe kërkon vetëm një sekondë, prandaj sigurohuni që të zgjidhni këtë mundësi nëse dëshironi që pala pranuese të jetë në gjendje të redaktojë dokumentin. Sidoqoftë, nëse dëshironi të dërgoni një dokument në palë në mënyrë që ata ta shohin atë, lini lejen e modifikimit në mund ta shikoni. Ekziston një leje e tretë, mund të komentojë, e cila lejon palën pritëse të bëjë komente mbi dokumentin. Kjo leje është e dobishme kur ju po i dërgoni dokumentin një klienti për feedback, ose një eprori për shqyrtim.

Norhanie Pangulima, Ndërmarrjet e SIA-s: përdorni historinë e ruajtur versionin dhe shtypjen e zërit

Google Docs është një nga aplikacionet e Google që unë gjithmonë e përdor në detyrat e mia të shkrimit. Koncepti i përdorimit të  Microsoft Word   në internet përmes Google Docs është shumë i dobishëm për mua, veçanërisht se nganjëherë, redaktimet e mia nuk u ruajtën dhe ndryshimet u humbën kur ekziston një ndërprerje e energjisë ose unë dal rastësisht nga programi. Kjo aplikacion ka karakteristika të shumta që shumica e njerëzve nuk i dinë .. Një është se kjo aplikacion lejon 200 shikues të njëkohshëm në një kohë në një dokument.

Sshtë një nga mjetet më të mira për bashkëpunimin në ekip.

Këtu janë dy veçori më të dobishme të Google Docs dhe këshilla se si t'i përdorni ato:

• 1. Histori e Versionit të Ruajtur. Google Docs ruan automatikisht çdo modifikim që është bërë. Duke klikuar në menunë File, mund të shihni Historinë e Versionit dhe të ndiqni ndryshimet e bëra në dokument dhe përdoruesin që e bëri atë.
• 2. Shtypja e zërit. Kjo veçori është shumë e dobishme kur shkruani shënime dhe nëse thjesht doni të përqendroheni në shkrimin e asaj që ju vjen në mendje dhe thjesht modifikoni më vonë. Google Docs ju lejon të shkruani fjalët që thoni si diktim. Për ta përdorur këtë, klikoni në Tools, pastaj Voice Typing.

Philip Weiss, PhilipWeiss.org: përdorni tastin e skedës për të zgjedhur automatikisht formula

Shumë njerëz luftojnë duke përdorur Excel në Google Docs pasi mund të jetë konfuze për të mësuar se si të përdorin të gjitha tiparet e tij. Sidomos në lidhje me formulat, të cilat janë një makth për shumicën prej nesh lloje jo-financiare. Edhe pse nuk më pëlqeu të mësoja Excel, është një nga ato aftësitë e nevojshme që mund t'i zbatojmë në shumë aspekte të punës sonë dhe jetës së përditshme për t'i mbajtur gjërat e organizuara.

Këtu është tipi im i preferuar për të kursyer kohë me formula Excel, me të cilën shumë njerëz kanë tendencë të luftojnë. Pra, ajo që dëshironi të bëni është të përdorni tastin e skedës, i cili ju lejon të zgjidhni automatikisht formula. Në këtë mënyrë nuk keni nevojë të humbni kohë duke i shtypur ato në mënyrë të plotë çdo herë. Ndërsa filloni ta plotësoni atë, fusha do të mbledh një listë sugjerimesh nga Excel. Atëherë gjithçka që duhet të bëni është të zhvendosni tastin tuaj të shigjetës lart ose poshtë për të zgjedhur formulën tuaj, goditur enter dhe bërë.

Nëse ka ndonjë problem me cilindo prej formulave, mund ta korrigjoni shpejt duke zgjedhur formulën më pas duke goditur F2. Atëherë ju mund të ciklit nëpër pjesë të formulës duke mbajtur shift dhe shtypur shigjetën e majtë. F9 do të tregojë llogaritjen përfundimtare të formulës, pas së cilës mund të godisni Esc për të mbajtur formulën ose futur për të ruajtur vlerën.

Polly Kay, Blinds angleze: vepra gjurmë përsëri te autori i saj origjinal

Ne i përdorim Dokumentet e Google për bashkëpunime me përkthyes të pavarur dhe kontraktorë të palëve të treta që nuk dëshirojmë të sigurojmë qasje në disqet tona të dokumenteve ose intranetit të ndërmarrjes, qoftë për shkak të shqetësimeve të sigurisë ose sepse është thjesht më e shpejtë dhe më efikase në këtë kontekst për të shkoni në punë përmes Google Drive.

Ndërsa pothuajse të gjithë kanë një llogari Google gjithsesi dhe cilësimet e ndarjes për dosjet individuale mund të jenë aq të akorduara, kjo na mundëson të transferojmë pronësinë e skedarëve, të mbledhim punë nga shumë kontraktorë në të njëjtin vend, të redaktojmë dhe rishikojmë përmbajtjen dhe të gjurmojmë punën përsëri në autori i tij origjinal shumë kohë pas ngjarjes.

Hasshtë provuar gjithashtu e dobishme edhe për përkthyesit dhe kontraktorët me të cilët po punojmë gjithashtu, pasi ato më pas mund të menaxhojnë dosje për projekte të shumëfishta të ndryshme ose klientë të gjithë në të njëjtin vend, duke ndarë dhe caktuar lejet siç është e përshtatshme pa rrezikuar sigurinë, integritetin ose konfidencialitetin të përmbajtjes së klientëve të tjerë.

Esther Meyer, Dyqan i Dhomave të gjumit: provoni të shtypni zërin, vendosni lejet, përdorni kontrolluesin e drejtshkrimit

Unë kam përdorur Google Docs për një kohë tani. Mund të jetë për biznes ose për dokumente personale, është shumë i dobishëm, kjo është arsyeja pse është aplikimi im i zgjedhjes. Bërja e punës time në distancë është shumë më e lehtë duke përdorur Google Docs. Unë kam një ekip të largët me të cilin punoj dhe është normale që ne të bashkëpunojmë, kjo është arsyeja pse Google Docs është një perëndeshë për ne.

Këtu janë këshillat e mia kryesore për të përdorur në mënyrë të efektshme dokumentet google:

• 1. Jepni një zë të shtypni provën. Nëse jeni lloji i personit që mendon më shpejt sesa shkruani, kjo mund të jetë një tipar i shkëlqyeshëm për ju. Përdorni Ctrl + Shift + S për të filluar funksionin, atëherë flisni larg. Shikoni ndërsa Google bën shtypjen për ju. Sidoqoftë, jini të gatshëm të bëni disa redaktime pasi kjo jo gjithmonë mund t'i marrë fjalët tuaja në mënyrë korrekte, e lëre më format.
• 2. Vendosni si duhet lejet. Kur ndani dokumentet tuaja, sigurohuni që qasja që po u jepni përdoruesve është e përshtatshme për nevojat e tyre. Ju mund të zgjidhni që ata të jenë në gjendje të modifikojnë, shikojnë ose komentojnë.
• 3. Kontrollues i mrekullueshëm i drejtshkrimit. Google Docs ka një kontrollues inteligjent të drejtshkrimit dhe gramatikës. Shkrimi juaj nuk mund të jetë i keq me këtë mjet, pasi kap saktësisht gabimet në pjesën më të madhe. Gramatika është shumë e rëndësishme kur bëhet fjalë për karrierat, pasi profesionistët që nuk arritën të përparojnë në një pozicion të nivelit drejtor brenda 10 viteve të para të karrierës së tyre, bënë 2.5 herë më shumë gabime gramatikore sesa kolegët e tyre të nivelit të drejtorit.

Oksana Chyketa, BreatheWeb.com: përdorni shkurtore dhe funksione të integruara

Më pëlqen vërtet të punoj me fletët e Google, gjë që është e mrekullueshme sepse puna ime është e lidhur fort me dokumentet e Google. Kështu që, të mësosh gjithçka rreth shkurtoreve është domosdoshmëri për njerëzit si unë. Shkurtesat e fletës së Google gradualisht më kursejnë kohën time dhe më lejojnë të përqëndrohem në çështje më vitale. Komandat e mia të preferuara janë megjithëse Ctrl plus çelësa pikëshkrimi (për të futur datën aktuale), Ctrl plus pageUp / pageDown (për lëvizje ndërmjet çarçafëve), Ctrl plus Shift plus V (vetëm për ngjitjen e tekstit të thjeshtë), dhe shumë më tepër të cilat i përdor vazhdimisht .

Por maja më e mirë gjatë punës me fletët e Google që unë mund të ndaja me ju - është përdorimi i funksioneve. Ata janë me të vërtetë të mahnitshme dhe ndihmojnë në prodhimin e rezultateve mbresëlënëse. Për shembull, unë zakonisht përdor funksionin = REGEXEXTRACT për të marrë domenin nga një URL dhe këtë = VLOOKUP për të gjetur të dhënat (nëse ka - të vërteta / të rreme) në një fletë tjetër. Dhe natyrisht, formula = UNIQUE.

Ekziston një mënyrë e thjeshtë për të treguar kopjimet - duke përdorur funksionin UNIQUE. Në thelb, formula UNIQUE shikon një varg dhe tërheq të gjitha vlerat unike prej saj. Shtë e dobishme për ata që duan të shpejtojnë rrjedhën e tyre të punës duke punuar me një sasi të konsiderueshme të të dhënave. Për shembull, kur kam një gamë të gjerë të mundësive të ardhshme të krijuara nga burime të ndryshme, ai lë mënjanë të dhëna të përsëritura të cilat në mënyrë efektive ngadalësojnë gjërat. Pra, nëse nuk do të ishte në funksionin UNIQUE, unë me siguri do të shpenzoja shumë më tepër kohë në rishikimin e mundësive (fjalë kyçe, uebfaqe, email) sesa tani. Dhe pjesa më e mirë në lidhje me këtë funksion është se funksionon si për numrat ashtu edhe për tekstet.

Milos Djordjevi, SaveMyCent: përktheni dokumente direkt në Google Docs

Meqenëse zakonisht bashkëpunoj me shumë njerëz, përdor komente shumë. Meqenëse është shumë e thjeshtë të bësh ndryshime në Dokumentet e Google, njerëzit mund të mos vërejnë gjithçka me kohë. Kjo është arsyeja pse unë gjithmonë i drejtoj njerëzit në një koment dhe sigurohuni që të pajtohemi për të gjitha ndryshimet, përpara se t'i bëjmë ato. Ndonjëherë ndjej se kam një bisedë shumë të gjallë brenda një dokumenti. Sidoqoftë, kjo më ndihmon të ruaj të gjitha informacionet në një vend.

Gjithashtu, ndonjëherë duhet të përkthej dokumente në gjuhë të tjera. Më pëlqen që tani mund ta bëj direkt në Google Docs, nën menunë Tools. Për fat të mirë, unë zakonisht duhen vetëm disa gjuhë të tjera, kështu që ky përkthim rezulton mjaft i mirë. Unë kam një redaktues që thjesht kontrollon përkthimin, i cili kursen shumë kohë.

Jeff McLean, Kompania McLean: Google Docs ka një aplikacion falas për të bashkëpunuar kudo

Ne bashkëpunojmë në dokumentet e Google për gjithçka, nga postimet në blog, deri tek modelet e postës elektronike. Google Docs është mjeti më i lehtë për të ndarë përmbajtjen me ekipin tuaj, dhe në mënyrë efektive të punoni në projekt së bashku. Shumë njerëz nuk janë të vetëdijshëm që Google Docs ka një aplikacion falas, kështu që ju mund të bashkëpunoni me ekipin tuaj kudo që keni të dhëna celulare! Aplikacioni është jashtëzakonisht miqësor për përdoruesit dhe nuk kam hasur në ndonjë kufizim funksionaliteti brenda aplikacionit që ndryshon nga versioni i desktopit. Sigurohuni që të ndani vetëm Google Doc me personel thelbësor, sepse nëse keni shumë anëtarë që redaktojnë dokun në të njëjtën kohë, gjërat priren të bëhen pak të çrregullt. Për ta luftuar këtë, unë zakonisht i dërgoj Google Doc tek secili anëtar individualisht në momente të veçanta, në mënyrë që ata të bëjnë çdo modifikim që dëshirojnë te dokumenti pa ndërprerje.

Julie Singh, TripOutside: vetëm për dokumentet e përfunduara, modifikoni për të tjerët

Ne përdorim Google Docs shpesh për të ndarë projekte, ide, nisma dhe dorëzime me ekipet tona të largëta. Ndarja e dokumenteve me ta në kohë reale dhe lejimi i tyre për të parë dhe modifikuar dokumentet tona është shumë e rëndësishme për biznesin tonë, dhe tani është bërë shumë më e lehtë me Google Docs. Ne mund të krijojmë dokumente dhe spreadsheets të cilave ekipi ynë gjithashtu mund të përdorë, të shtojë udhëzime dhe të rishikojë punën e përfunduar me lehtësi. Ne përdorim funksionalitetin e lidhjes së përbashkët për të dy qasje vetëm për shikim për dokumentet e përfunduara dhe modifikojmë aksesin për ato dokumente që janë në proces dhe që do të azhurnohen nga anëtarët e tjerë të ekipit.

Google Docs është një mjet i rëndësishëm bashkëpunimi në biznesin tonë!

George Hammerton, Hammerton Barbados: të jetë i qartë kur një dokument është i plotë apo jo

Unë menaxhoj një biznes të vogël të përbërë nga njerëz që duan të udhëtojnë për punë dhe për kënaqësi, duke fluturuar në mënyrë rutinore midis Mbretërisë së Bashkuar dhe Barbados në veçanti, por duke kaluar pjesën më të madhe të vitit me ekipet tona në pjesë të ndryshme të botës një ditë sesa ishin më parë - kjo paraqet disa sfida unike të teknologjisë.

Kur sapo filluam dhe ishin dy nga ne përdorëm suitë zyre dhe Dropbox, por ndërsa biznesi u rrit loja e 'a jeni në këtë dokument' u bë ngulitëse për biznesin, vendosëm se kemi nevojë për mjete të cilat na lejuan të bashkëpunoni pa e menduar pa të. Ne kishim nevojë të ndryshonim në një suitë pozitive të bashkëpunimit dhe për këtë shkuam me mbretin e padiskutueshëm të bashkëpunimit për ekipin e largët dhe kjo ishte Google Docs.

Tani ne përdorim Google Docs për pothuajse gjithçka dhe përderisa ka qenë e mrekullueshme në heqjen e fërkimit, duke hequr nevojën për të pritur radhën tuaj për të azhurnuar një spreadsheet. Këto ditë zyra jonë e lëvizshme është e përbërë nga iPhone, MacBooks, Google Suite dhe një Shfletues Web. Me një grup të thjeshtë mjetesh të duhura, ne tani mund të punojmë nga kudo, së bashku.

Këshilla ime numër një do të ishte e qartë kur një dokument është një punë në zhvillim e sipër dhe kur është e plotë - ju nuk dëshironi që redaktimet e papërfunduara të dikujt tjetër të korrin një dokument ashtu si e eksportoni për botim.

Md Mohsin Ansari, Messenger i Trupit: kthehuni përsëri dhe merrni fotografi të vjetra që keni fshirë

Google Drive ka mënyrën e vet për t'u marrë me kontrollin e versionit, i cili ju lejon të ktheheni dhe të merrni skedarët e vjetër që keni fshirë ose versionet më të vjetra të një skedari. Mënyra se si Google Drive merret me kontrollin e versionit, është që ajo ruan deri në 100 rishikime të një dokumenti ose 30 ditë versionesh për dokument, i cili llogarit drejt lejimit të përgjithshëm të ruajtjes. Dosja e plehrave përdoret për të ruajtur skedarët e fshirë dhe nëse dosja e plehrave është fshirë, skedarët janë zhdukur përgjithmonë.

Mason Culligan, Mattress Battle Inc .: përdorni Google Docs me afrime për të shkëmbyer rekorde në ekran

Pasi ekipet e mia të largëta përdorin Dokumentet Google kontribuan në rritjen e produktivitetit. Nga reagimet që kam marrë prej tyre, funksionet e komenteve dhe sugjerimeve janë mënyra efikase për të bashkëpunuar, veçanërisht midis ekipeve në zona të ndryshme kohore. Shumë përdorues mund të redaktojnë në kohë reale dhe njëkohësisht. Plus, të gjithë mund të kenë qasje në skedarë në ruajtjen e cloud.

Leveraging Google Docs zvogëlon koordinimin e vonuar të punës midis ekipeve tuaja, veçanërisht atyre të largëta.

Përveç funksioneve të komentit dhe sugjerimit të Google Docs, një nga praktikat e mia më të mira është përdorimi i Google Docs with Loom. Unë regjistroj veten time dhe ekranin tim duke folur për një skedar të veçantë dhe bisedoj punonjësit e mi përmes saj. Duke vepruar kështu kursen shumë kohë duke shpjeguar pa pasur nevojë për postë elektronike të gjata ose mesazhe chat.

Përdorimi i Dokumenteve Google uridon hendekun e të mos qenurit së bashku si ekip.

Will Bachman, Umbrex: krijoni shënime intervistash në Slides Google

Ekipi ynë përdor në mënyrë aktive Google Docs për një gamë të gjerë detyrash që kërkojnë bashkëpunim ose hyrje në kohë reale në versionin e fundit.

Për projektet që përfshijnë ekspertë intervistues, për shembull, një anëtar i ekipit krijon shënime intervistimi në Google Slides. Ne e ndajmë këtë dokument të Google Slides me klientin tonë në mënyrë që të gjithë të mund të shohin në kohë reale pamjet më të fundit që po mbledhim - askush nuk duhet të presë për një përmbledhje javore të përparimit.

Aktualisht jemi në fazat e fundit të krijimit të një kursi se si të krijoni praktikën tuaj të këshillimit. Kursi përfshin nëntëdhjetë video të shkurtra dhe më shumë se dy-duzina mjete dhe shabllone të shkarkueshëm. Ne jemi duke përdorur një Fletë Google për të bashkërenduar përpjekjet për këtë projekt. Ne kemi ndarë aksesin me redaktorin e videos, redaktorin e faqes në internet dhe krijuesin e kursit, në mënyrë që të gjithë të mund të azhurnojnë statusin në kohë reale, pasi të kryhet modifikimi i parë i një video, kur të sigurohet reagimi, kur të ketë videon e fundit. është dërguar përsëri, dhe kur videoja është shtuar në faqen e internetit.

Nikola Baldikov, Brosix: le Docs t'i kthejë fjalët e tua të folura në tekst

Ndërsa tani po hyjmë në kohën e kërkimit intensiv të zërit, ekzistojnë disa hile në lidhje me Dokumentet e Google për të cilat mund të jeni kurioz të mësoni. A e dini se mund t'i jepni pushim gishtërinjve dhe t'i lejoni Dokumentet t'i kthejnë fjalët e folura në tekst? Për sa kohë që kompjuteri juaj ka një mikrofon, gjithçka që duhet të bëni është të hapni menunë Tools dhe të zgjidhni Zëri shtypni - ose goditni Ctrl-Shift-S (ose Cmd-Shift-S) - dhe pastaj flisni larg. Dokumentet do të përdorin sistemin standard të Google me zë në tekst për të kuptuar se çfarë po thoni (kryesisht, sidoqoftë) dhe ta vendosni atë në faqe. Për më tepër, funksioni i zërit në tekst të Docs gjithashtu ju lejon të flisni komandat për format e zakonshme të pikësimit dhe formatimin e paragrafëve. Ju mund të thoni gjëra të tilla si periudha, presje, dhe pikëpyetja ose të jepni udhëzime si rreshti i ri ose paragrafi i ri. Nëse doni të bëni një pushim, thoni të ndaloni të dëgjoni dhe pastaj thoni rinisje kur të jeni gati për të vazhduar.

Edgar Suppes, Grailify: Historia e versionit tregon se cilat pjesë janë redaktuar

Këtu është tipi im i preferuar i Google Docs:

Quhet Histori e Versionit dhe kjo veçori e vogël shpëtoi jetën time disa herë tashmë në të kaluarën. Për të parë tiparin e historisë së versionit, duhet të klikoni në File dhe më pas historinë e Versionit. Një panel hapet në anën e djathtë të dokumentit dhe tregon versione të ndryshme të atij dokumenti specifik. Duke klikuar mbi ndonjë version më të vjetër, madje mund të shihni se cilat pjesë të skedarit doc janë redaktuar.

Flynn Zaiger, Scottsdale Optimistët e SEO: ekuacionet përdorin lidhjen me mjetet e tjera të të dhënave

Shumë njerëz i trajtojnë Google Docs thjesht si një  Microsoft Office   Suite në internet, por ka shumë mjete, formula dhe karakteristika që janë në dispozicion vetëm sepse është në internet, dhe ato janë disa nga ato që mund ta bëjnë atë një mjet shumë më të favorshëm për një biznes pronari për ta përdorur. Disa nga karakteristikat e mia të preferuara janë ekuacionet ImportRange, dhe ImportData, sepse këto posaçërisht përdorin lidhjen me mjetet e tjera të të dhënave, ose fletët e punës. ImportRange është i shkëlqyeshëm për lidhjen midis jo vetëm fletëve të punës, por hapësirave të tëra pune. Ju jeni në gjendje të përfshini të dhëna nga skedarët e tjerë të Sheets Microsoft, i cili ju lejon të llogaritni pjesë të caktuara, ndërsa ende kufizoni qasjen për të tjerët. ImportData dhe ImportXML, nga ana tjetër, ju lejon të përdorni informacionin nga çdo skedar. CSV, i cili hap tabelat e të dhënave tuaja për t'ju lejuar të përdorni një larmi të gjerë informacioni që është në dispozicion në një format të përdorur zakonisht në internet. Në fund të fundit, për ata që kanë nevojë për të dhëna që nuk janë formatizuar mjeshtërisht në një skedar. CSV ose. XML, ju mund të përdorni ImportHTML i cili ju lejon të sjellni ndonjë faqe në internet në fletët e punës tuaj.

Jason Parks, Kapiteni i Medias: ndarja e dokumenteve pa hyrje

Unë rekomandoj të përdorni GSuite për Biznes.

Agjensia jonë ka shumë mbrapa dhe me klientët për miratim në projekte.

Duke thjesht shkëmbyer një Google Doc ose Google Sheet, klientët tanë janë në gjendje ta përdorin me lehtësi këtë, pa qenë e nevojshme të identifikoheni në një llogari Gmail.

Kostoja për agjencinë tonë (15 persona) është rreth $ 8,50 për përdorues në muaj por sigurisht që ia vlen investimi dhe ka lehtësuar komunikimin.

Isaac Hammelburger, Kërko Pro: shumë punonjës mund të ndryshojnë të njëjtin dokument në kohë reale

Google Docs është një nga mjetet që e lehtëson punën në distancë për secilin. Në dokumentet e Google, mundësitë janë të pafundme. Kjo është më e dobishme sot pasi shumica e punonjësve kanë filluar të punojnë nga siguria e shtëpive të tyre. Prandaj, kjo mund të përdoret për të punuar ngushtë edhe në distancë. Dokumentet e Google janë një mjet ku shumë punonjës mund të modifikojnë të njëjtin dokument në kohë reale. Shtë vetëm çështje për të ndarë një dokument me shokët e punës dhe për ta bërë atë të redaktueshëm. Kjo është shumë më e lehtë pasi punoni në të njëjtin dokument dhe nuk do të keni nevojë të përpiloni dokumente të ndryshme për të bërë një të vetme të unifikuar. Gjithashtu kursen kohë pasi mund të punoni në dokument në të njëjtën kohë në vend që të kaloni një dokument nga një person tek një tjetër. Unë definitivisht rekomandoj ekipet që të përdorin këtë mjet për të pasur një rrjedhë më të efektshme të punës.

Riley Adams, Young and the Investues: shkurtimet në kohën e udhëheqjes së projektit

Si një analist financiar, unë jetoj në Google Docs, Sheets dhe Slide. Softueri lejon një funksionalitet të fuqishëm bashkëpunimi duke pasur shumë anëtarë të ekipit dhe partnerë të marrin pjesë në krijimin e skedarëve njëkohësisht.

Kur të dhënat e çdo personi mund të mblidhen në të njëjtën kohë, kjo shkurton në mënyrë dramatike kohën e plumbit të projektit dhe gjithashtu roje kundër dyfishimit të versionit ose redaktimeve dhe sugjerimeve që mungojnë. Duke shmangur të gjitha këto dhe duke punuar së bashku në këto dokumente të Google, ekipet mund të realizojnë më shumë në më pak kohë, duke rezultuar në kthim më të madh të investimeve për kompaninë dhe gjithashtu për një aftësi të madhe në përgjigjen ndaj nevojave të klientit.

Logan Burwell, Tech: Shqyrtime dhe lajme: Sistemet e Google funksionojnë kaq lehtë së bashku

Sepse për të shkruar blogun tim, duhet të shkruaj pothuajse çdo ditë, përfundoj duke përdorur Google Docs çdo ditë! Kur jam duke shkruar një draft të parë të një blog, gjithmonë e shkruaj atë së pari në Google Docs. Në Google Docs, ju mund të shkruani gjithçka me lehtësi, plus është jashtëzakonisht e lehtë për mua të futni dhe të redaktoni çdo lidhje që unë po i vendos në artikujt e mi. Google Docs ka një sistem jashtëzakonisht të mirë të kontrollit të drejtshkrimit që shpesh më kap nëse unë shqiptoj diçka të gabuar ose përdor gramatikë të pasaktë. Më pëlqen sesi Google Docs i bën gjithçka kaq të lehta, dhe padyshim është zgjedhja ime numër një për sa i përket shkrimit.

Jo vetëm që përdor Google Docs për biznesin tim, por përdor edhe aplikacione të tjera në familjen Google. Një nga aplikacionet e tjera të Google që përdor përveç Docs është Google Sheets. Unë mund të krijoj një spreadsheet për shpenzimet, të ardhurat dhe statistikat për uebfaqen time. Të gjitha sistemet e Google funksionojnë kaq lehtë, së bashku, sa që në të vërtetë është e vetmja gjë që kam nevojë.