34 поради Google Docs для підвищення продуктивності вашого офісу

Google Docs є одним із найбільш використовуваних інструментів для роботи вдома та обміну документами з іншими людьми - невід'ємною частиною багатьох різних видів роботи, що виконуються на комп’ютері, і майже замінив стандартні офісні програми, встановлені на комп’ютері.

Починаючи з облікового запису Gmail або навіть без нього, різні програми Google дозволяють створювати в Інтернеті без будь-якого встановленого програмного забезпечення, вдосконалених текстових документів з Документами Google, електронних таблиць з Таблицями Google, презентацій з Google Слайдами, бланків з Google Forms та багато іншого!

За допомогою декількох експертних порад щодо використання додатків Google, і особливо Google Документів, ви будете використовувати його не просто так, як блокнот Google в Інтернеті, і ви можете досягти управління цілим бізнесом та вашими співробітниками в Інтернеті Google Suite.

Від історії версій до розширених функцій ми поцікавились у спільноти, якими є їхні поради, щоб максимально використати Документи Google. Ось їх відповіді.

Чи використовуєте ви Google Документи для обробки ділових документів? Чи є якісь хороші поради щодо їх використання для продуктивності офісу? Ви успішно використовували функції співпраці?

Мелані Мусон, AutoInsuranceEZ.com: не потрібно зберігати чернетку та надсилати всім

Я використовую Google Docs щодня для обробки ділових документів. Щоб співпрацювати з тими, хто в моїй команді, ми вибираємо налаштування, які дозволяють редакторам нашої команди редагувати. У правому верхньому куті розташована синя кнопка «поділитися». Клацніть це, потім перейдіть до розширених налаштувань і виберіть, хто може відкрити документ. Потім виберіть у спадному меню може редагувати.

Як тільки команда отримає доступ, вони використовують опцію «коментарі», щоб задати питання або додати інформацію. Члени команди також можуть вносити зміни або вносити пропозиції щодо змін.

Зручно використовувати та продуктивно використовувати Документи Google для співпраці, оскільки кожен в команді може мати доступ у режимі реального часу. Не потрібно зберігати чернетку та надсилати всім. Вони можуть просто продовжувати перевірку за допомогою оригінального документа, коли він розвивається.

Стейсі Капріо, маркетинг зростання: пишіть та досліджуйте, не залишаючи документа разом із Explore

Одним із порад щодо використання Документів Google є те, що ви можете писати та досліджувати, не залишаючи документ під час використання функції «Огляд». Функція «Дослідження» дозволяє одночасно шукати та досліджувати Google для пошуку та відповідей, щоб вам не довелося витрачати час на зміну вкладок чи виклик Google Doc під час написання.

Джеймс Канзанелла, Ізольовані маркетингові ночі: мають папки на основі тем

Я вже багато років використовую Google Docs для обробки ділових документів, і рекомендую зберігати дуже акуратні папки всіх своїх файлів. З часом файли можуть почати накопичуватися, і ви не хочете витрачати занадто багато часу на пошук конкретних файлів. Я рекомендую мати папки на основі тем. Наприклад, це можуть бути витрати, дохід, бізнес-плани чи будь-що інше.

З плином часу ви можете додавати нові файли попередніх років, враховуючи той факт, що ви не отримаєте доступ до них стільки. Але якщо вам все-таки потрібно отримати доступ до них? Ви завжди будете знати, де шукати. Хоча акуратність і організованість може здатися фундаментальною порадою, вона стає набагато важливішою, оскільки файли та документи починають накопичуватися.

Calloway Cook, Illuminate Labs: дозволити перегляд лише людям поза організацією

Не забудьте змінити налаштування доступу, якщо ви ділитесь документом з людьми поза вашою організацією. Людям, які менш знайомі з Документами Google і спільним програмним забезпеченням для спільної роботи, звичайно вносити прямі зміни в документ, які ви, як правило, не хочете.

Ми схильні обмежувати доступ до документів нашої компанії лише для перегляду або в деяких випадках лише для коментарів. Для чогось подібного настил для інвесторів має сенс дозволити лише людям поза організацією переглядати, оскільки ця колода буде повторно використана та відправлена ​​іншим потенційним інвесторам.

Вінсент Лі, автор: запросити команду для участі

Як частина мого процесу в розробці бренду для клієнтів, я починаю зі створення їх бренд-історії. Google Doc - це мій підхід для запису інформації, і, якщо потрібно, я запрошу свою команду для вводу, надавши їм можливість редагування або коментування. Пам'ятайте, що під час редагування виберіть функцію Пропонувати, щоб оригінальний текст зберігався. Коментувати корисніше, якщо вам потрібні лише відгуки, а не редагування. Можна виділити конкретний абзац, і ви можете призначити запит на коментар конкретній особі (через їх електронну адресу). Функція коментування також є хорошим способом відстеження рішень, що ведуть до остаточної версії в документі.

Google Doc також корисний, коли я пишу свою майбутню книгу. Я можу запропонувати моєму редактору перевірити вміст і, використовуючи інструмент для коментування, вона може порадити зміни в напрямку чи ідеї. Коли я готую остаточний рукопис, я можу автоматично генерувати вміст, просто форматуючи заголовки глав як заголовки. Функція підрахунку слів - це також чудовий інструмент, оскільки мені потрібно тримати кожну главу однаковою.

Ден Бейлі, WikiLawn: дізнайтеся особливості історії та вирішіть коментарі

Мої найкращі поради щодо використання Google Документів спільно включають вивчення функції Історія та створення певного процесу для того, хто коментує / редагує, коли. Для історії ви можете бачити запис того, що було змінено, і повертати будь-які зміни. Це має вирішальне значення, якщо хтось змінить щось, що потрібно повернути, або якщо ви хочете побачити, що сприяв окремий працівник.

Якщо натиснути Усі зміни, збережені на Диску, відкриється вікно, в якому відображаються останні зміни. Вони кольорові, тож ви можете бачити, хто що робив. Просто натисніть на нього, щоб отримати кращий перегляд у документі, і поверніть, якщо вам потрібно.

Щодо редагувань та коментарів, розробляйте робочий процес, щоб люди не переходили один на одного. Якщо одна людина оформить документ, перейдіть до іншої, щоб зробити ще раз високий рівень. Потім відправте його до уповноваженого, нехай вони вносять зміни, і надішліть його вниз по лінії для більш критичного аналізу. Вирішіть коментарі, які розглядаються, і залиште будь-які питання, щодо яких у вас все ще є.

Це повинно тримати речі безперебійно.

Джозефін Ізон, розважальні події: до розкладу хвилин за допомогою Документів Google

Як агентство бронювання талантів / виконавців, * Google Docs займає головне місце у тому, щоб ми постійно інформували нашу команду без тертя. * Більшість наших бронювань - це події в прямому ефірі, і для цього потрібен плановий графік. Ось тут G-Docs стане у нагоді. Живий документ надається всім учасникам, і якщо вноситься поправки в терміни та вимоги, ці сповіщення передаються їм у прямому ефірі через сповіщення електронною поштою. Це значно зменшує додаткові адміністративні зусилля та робить наше спілкування чистим та зрозумілим.

Шерез Паттон, SLP Зв'язки зі ЗМІ: складіть документ PDF перед тим, як надсилати його

Як публіцист та PR-консультант я завжди в дорозі. мені іноді доводиться мати свій ноутбук при собі більшу частину часу та налаштовувати робочу станцію, якщо це дозволяє місце. Отже, мати доступ до файлів контрактів є надзвичайно корисним та важливим. Я використовую Google Документи досить часто для створення своїх контрактів та для анкети для вбудування нових клієнтів. Оскільки ви можете отримати доступ до Google де завгодно, і я маю на увазі будь-де, це робить набагато простіше і менш напружено, коли ви можете продовжувати працювати над своїми документами та легко ділитися ними.

Найкраща порада, яку я можу дати, - це використання цього додатка для пропозицій контрактів. Коли ви закінчите з документом, ви зможете легко поділитися ним із людиною, для якої ви створюєте документ. Я б радив зробити це документом у форматі PDF, перш ніж надсилати його, оскільки ви не хочете, щоб клієнт вносив до нього зміни, про які ви не знаєте. Однак, коли ви ділитесь документами зі своєю командою, я вносив би виправлення в інший колір. таким чином ви знаєте, коли були внесені виправлення. Я співпрацював з іншими PR-профі, і ми виявили, що найкращим способом можна визначити кольори. Цей інструмент чудовий і по-справжньому був люфтом!

Джеймс МакГрат, Йореєво: використовуйте інструмент для надання пропозицій, щоб повідомити власника документа

Однією з особливостей, яку ми вважаємо надзвичайно корисною, але її легко пропустити, є пропозиція. Його можна знайти вгорі праворуч. Зазвичай вибирається редагування, але якщо натиснути на нього та вибрати параметр Пропонувати, будь-які зміни, внесені як оригінальним, так і новим текстом, залишаться на сторінці. Буде створений відповідний міхур у правій частині сторінки, підкреслюючи пропозицію.

Після внесення цих пропозицій власник документа буде повідомлений, і він може прийняти або відхилити зміни. Якщо вони прийняті, застосовується редагування. Якщо їх відхиляють, документ повертається до початкової форми.

Кожна пропозиція може бути оцінена незалежно.

Ця функція дуже корисна, оскільки це в основному червона версія документа, яку ви можете легко оцінити.

Рафа, іспанська академія Homeschool: вивчіть кілька корисних ярликів

Ми використовуємо Документи Google для управління кожною публікацією в блозі, щоб переконатися, що вона готова до публікації. Оскільки ми давно працюємо віддалено, функція коментарів виявилася досить корисною для сприяння дискусіям між письменниками та редакторами. Ця функція не тільки дозволяє нам працювати у власному темпі, але й залишає письмовий запис про весь процес редагування, щоб слова не залишалися в повітрі.

Ще один спосіб підвищення продуктивності за допомогою Документів Google - це вивчення корисних ярликів. Як автор, ярлики, такі як підрахунок слів (CTRL + SHIFT + C) та введення заголовків (CTRL + ALT + 2) - це чудовий спосіб зробити написання ефективним і приємним досвідом. Якщо ви організовуєте документ із заголовками, це також дозволяє швидко переходити через заголовки через бічну панель зліва від документа. Це робить проходження великих документів досить просто!

Ахмед Мір, Природа та Блум: створюйте спільні посилання, коментуйте та використовуйте заголовки

Я є засновником електронної комерції та афілійованого бізнесу, для якого часто працюю з незалежними авторами та редакторами через Google Docs.

Для цього у мене є кілька пов'язаних порад щодо підвищення продуктивності для онлайн-бізнесу, як-от моя:

• Створіть доступні спільні посилання на документи, щоб передати їх письменнику, які потім можуть бути перевірені вашим редактором та командою SEO в режимі реального часу. Ви можете налаштувати дозволи, щоб дозволити певним користувачам редагувати / лише для читання або дозволити будь-кому зі посиланням редагувати за необхідності.
• Якщо документ потребує переробки, щоб додати коментарі для певних членів команди, використовуючи функцію коментар @, це автоматично підштовхує члена команди до вашого відгуку електронною поштою!
• Використовуйте заголовки, щоб розділити документи на готові до SEO формати, підготовлені для вставки безпосередньо на ваш веб-сайт без коригування.

Марк Бромхолл, початківець серфінг Gear: надсилайте електронні листи безпосередньо з електронної таблиці

Ми використовуємо Google Suite вже більше 4 років для управління нашим бізнесом. Однією з найефективніших функцій, яку ми виявили для підвищення продуктивності, є надсилання електронних листів безпосередньо з електронної таблиці. Це чудовий інструмент для керівників проектів або керівників команд, які постійно спілкуються з декількома членами команди. Скажімо, ви щойно завершили зустріч, і на зустрічі було кілька пунктів дій, які потрібно делегувати різним членам команди. Замість того, щоб надіслати електронною поштою всіх цих людей окремо, ви можете використовувати листи Google, щоб взяти до відома, хто що повинен робити.

У першому стовпці ви помістите їх електронну пошту, а в другому стовпці - примітку про те, що їм потрібно зробити. Після того, як зустріч закінчиться і аркуш буде заповнений, все, що вам потрібно зробити, - скопіювати та вставити якийсь код у редактор сценаріїв Google, який ви можете знайти на вкладці Інструменти в Google Таблицях. Після вставки коду ви просто натискаєте на надсилання електронних листів у верхній частині сторінки, і за лічені секунди всі члени вашої команди отримуватимуть свої індивідуальні повідомлення. Ми виявляємо, що цей інструмент заощадив нам величезний час протягом багатьох років, і це одна з багатьох функцій, які ми любимо в Google Suite.

Shreeram Thapaliya, Непал Трек Хаб Pvt.Ltd: експорт у різних форматах та друк

Я використовую документи Google з минулого року. Це для мене найдивовижніша річ від Google після Gmail. Я також використовував Google Таблицю. Я думаю, що для бізнесу дуже здорово використовувати документи Google в порівнянні з документами Microsoft. У вас є різні варіанти, за якими ви можете одночасно ділитися та редагувати документи, а кілька людей можуть їх редагувати та легко виводити остаточні версії кожного документа. Це економить час працівників. Усі речі, які ви можете зробити з Microsoft Word, які ви можете зробити з Документів Google. Цей документ також зберігається в режимі резервного копіювання на Диску Google, якщо ви не хочете розміщувати його тут, ви також можете експортувати в різних форматах, таких як файл Word, PDF-файл чи будь-які інші розширення. Якщо ви хочете отримати друк, то безпосередньо ви можете надрукувати звідси, що ще вам потрібно більше, ніж це? Мені дуже подобаються варіанти перевірки граматики. Ви можете писати дуже хороші пропозиції за допомогою цих Документів Google. Я навіть пишу свої електронні листи через Документи Google, після чого надсилаю їх. Я думаю, що я використав більшу частину функціоналу. Якщо вона залишиться, я незабаром її навчусь, тому що використовую її 2-3 години на день. Я також бачу відсутність того, що Документи Google не рахують слова та символи.

Джо Фланаган, Tacuna Systems: згадайте членів команди, щоб отримувати сповіщення про них

Я вже багато років використовую Google Документи спільно. Цей інструмент дозволяє створювати та обмінюватися файлами дуже легко. Документи Google також надають абсолютний контроль, оскільки доступ до спільних файлів може бути обмежений переглядом, коментуванням чи редагуванням.

Деякі поради щодо продуктивності Google Документів включають:

• Згадайте членів групи в коментарі до документа, щоб гарантувати, що вони будуть повідомлені про коментар.
• Додайте компанію Jargon до словника
• Використовуйте закладки для навігації по довгих документах

Кен Еуло, Юридична фірма Сміт і Еуло: не мають дозволу на редагування під час спільного запрошення

Співпрацюючи зі співробітниками вашої компанії в Документах Google, ви повинні розуміти дозволи на редагування під час спільного запрошення. У 90% випадків у нас виникали проблеми співпраці з документами Google, тому що відправник не вибрав дозволити редагуванню будь-кого із посиланням. Це швидке виправлення і займає лише секунду, тому обов'язково виберіть цей варіант, якщо ви бажаєте, щоб приймаюча сторона могла редагувати документ. Однак, якщо ви хочете надіслати документ лише стороні, щоб вони змогли його переглянути, залиште дозвіл на редагування Можливо переглянути. Існує третій дозвіл може коментувати, який дозволяє стороні, що отримує, коментувати документ. Цей дозвіл корисний, коли ви надсилаєте документ клієнтові для зворотного зв’язку або начальнику для розгляду.

Норхані Пангуліма, Підприємства SIA: використовуйте збережену історію версій та голосовий текст

Google Документи - це одне з додатків Google, яке я завжди використовую при написанні завдань. Концепція використання  Microsoft Word   в Інтернеті через Документи Google дуже корисна для мене, тим більше, що іноді мої зміни не зберігалися, а зміни втрачаються, коли відбувається відключення живлення або я випадково виходжу з програми. Цей додаток має численні функції, про які більшість людей не знає. Одне полягає в тому, що ця програма дозволяє одночасно переглядати 200 одночасно глядачів в одному документі.

Це один з найкращих інструментів для спільної роботи в команді.

Ось ще дві корисні функції Документів Google та поради щодо їх використання:

• 1. Збережена історія версій. Google Документи автоматично зберігають усі зроблені зміни. Натиснувши меню Файл, ви можете побачити Історію версій та відстежувати зміни, внесені в документ, та користувача, який його вніс.
• 2. Введення голосу. Ця функція дуже корисна при написанні нотаток, і якщо ви просто хочете зосередитись на написанні того, що вам спадає на думку, і просто редагувати пізніше. Документи Google дозволяють вводити слова, які ви говорите, як диктант. Щоб скористатися цією функцією, натисніть Інструменти, потім голосовий набір.

Філіп Вайс, PhilipWeiss.org: використовуйте клавішу вкладки для автоматичного вибору формул

Багато хто бореться з використанням Excel в Документах Google, оскільки це може заплутати навчитися використовувати всі його функції. Особливо стосовно формул, які є кошмаром для більшості з нас нефінансових типів. Незважаючи на те, що мені не подобалось вивчати Excel, це один із тих необхідних наборів навичок, які ми можемо застосувати до багатьох аспектів нашої роботи та повсякденного життя, щоб організувати речі.

Ось моя улюблена порада щодо заощадження часу за допомогою формул Excel, з якою багато людей схильні боротися. Тож, що ви хочете зробити, це використовувати клавішу вкладки, яка дозволяє вам автоматично вибирати формули. Таким чином, вам не потрібно витрачати час, набираючи їх повністю щоразу. Коли ви почнете заповнювати його, поле заповнить список пропозицій від Excel. Тоді все, що вам потрібно зробити - це перемістити клавішу зі стрілками вгору або вниз, щоб вибрати формулу, натисніть клавішу Enter і зробіть.

Якщо є проблема з будь-якою з формул, ви можете швидко налагодити її, вибравши формулу, натиснувши F2. Потім ви можете перейти по частинах формули, утримуючи зрушення та натискаючи стрілку вліво. F9 покаже остаточний розрахунок формули, після чого ви можете натиснути Esc, щоб зберегти формулу, або ввести, щоб зберегти значення.

Полі Кей, англійські сліпи: простежити роботу до свого оригінального автора

Ми використовуємо Документи Google для співпраці з фрілансерами та сторонніми підрядниками, яким ми не хочемо надавати доступ до власних приводів документів або внутрішньої мережі компанії, або через проблеми безпеки, або тому, що в цьому контексті це просто швидше і ефективніше приступити до роботи через Google Drive.

Оскільки практично у всіх є обліковий запис Google у будь-якому випадку, і налаштування спільного доступу до окремих папок може бути настільки тонко налаштована, це дозволяє нам перенести право власності на файли, порівнювати роботу з кількома підрядниками в одному місці, редагувати та переглядати вміст та відстежувати роботу назад до його оригінальний автор черездовго після події.

Він також виявився корисним для фрілансерів та підрядників, з якими ми працюємо, оскільки вони можуть потім керувати папками для декількох різних проектів або клієнтів у одному і тому ж місці, розділяючи і призначаючи дозволи, якщо це потрібно, не ризикуючи безпекою, цілісністю чи конфіденційністю вмісту інших клієнтів.

Esther Meyer, Магазин наречених: спробуйте ввести голос, встановити дозволи, використовувати перевірку орфографії

Я використовую Google Документи вже деякий час. Нехай це буде для бізнесу чи для особистих документів, це дуже зручно, саме тому це моя заявка на вибір. Робити мою віддалену роботу набагато простіше за допомогою Google Документів. У мене є віддалена команда, з якою я працюю, і нам нормально співпрацювати, саме тому Google Docs - це знахідка для нас.

Ось мої головні поради щодо ефективного використання документів Google:

• 1. Спробуйте ввести голос. Якщо ви такий тип людини, який думає швидше, ніж ви набираєте, це може бути чудовою особливістю для вас. Використовуйте Ctrl + Shift + S, щоб запустити цю функцію, а потім розмовляти. Слідкуйте за тим, як Google виконує набір тексту для вас. Однак будьте готові до редагування, оскільки це може не завжди правильно відповідати вашим словам, не кажучи вже про формат.
• 2. Налаштуйте дозволи належним чином. Ділячись своїми документами, переконайтеся, що доступ, який ви надаєте користувачам, відповідає їх потребам. Ви можете вибрати для них можливість редагування, перегляду чи коментування.
• 3. Дивовижна перевірка орфографії. Google Docs має інтелектуальну перевірку орфографії та граматики. Написання не може бути поганим із цим інструментом, оскільки воно здебільшого чітко вловлює помилки. Граматика дуже важлива, коли справа стосується кар'єри, оскільки професіонали, які не змогли досягти посади директора на протязі перших 10 років своєї кар’єри, зробили в 2,5 рази більше граматичних помилок, ніж їхні колеги на рівні директора.

Оксана Чикета, BreatheWeb.com: використовуйте ярлики та вбудовані функції

Мені дуже подобається працювати з листами Google, що дивовижно, оскільки моя робота тісно пов’язана з документами Google. Отож, дізнатися все про ярлики потрібно обов’язково для таких людей, як я. Клавіші швидкого доступу до Google поступово заощаджують мій час і дозволяють зосередитись на більш важливих проблемах. Мої улюблені команди, хоча це клавіша Ctrl плюс крапка з комою (для вставки поточної дати), Ctrl плюс pageUp / pageDown (для переміщення між аркушами), Ctrl плюс Shift плюс V (лише для вставки простого тексту) та багато іншого, яке я постійно використовую .

Але найкраща порада під час роботи з листами Google, якими я могла б поділитися з вами - це використання функцій. Вони справді дивовижні та допомагають отримати вражаючі результати. Наприклад, я зазвичай використовую функцію = REGEXEXTRACT, щоб отримати домен з URL-адреси, а цей = VLOOKUP для пошуку даних (якщо такі є - правда / хибність) на іншому аркуші. І звичайно, формула = УНІКАЛЬНА.

Існує простий спосіб вказати дублікати - за допомогою функції UNIQUE. В основному формула UNIQUE розглядає діапазон і витягує з нього всі унікальні значення. Це вигідно тим, хто хоче прискорити робочий процес, працюючи із значним обсягом даних. Наприклад, коли у мене є розширений спектр перспективних можливостей, створених з різних джерел, він відкладає повторні дані, що ефективно уповільнює справи. Отже, якби не функція UNIQUE, я б, мабуть, витратив набагато більше часу на перегляд можливостей (ключових слів, веб-сайтів, електронних листів), ніж зараз. І кращою частиною цієї функції є те, що вона працює як для чисел, так і для текстів.

Мілош Джорджеві, SaveMyCent: перекладайте документи безпосередньо в Документи Google

Оскільки я зазвичай співпрацюю з великою кількістю людей, я дуже часто використовую коментарі. Оскільки вносити зміни в Документи Google дуже просто, люди можуть не помітити все вчасно. Ось чому я завжди пишу людей у ​​коментарях і переконуюсь, що ми погоджуємось із усіма змінами, перш ніж насправді вносити їх. Іноді я відчуваю, що веду дуже жвавий чат в рамках одного документа. Однак це допомагає мені зберігати всю інформацію в одному місці.

Також іноді мені потрібно перекладати документи на інші мови. Мені подобається, що зараз я можу це робити безпосередньо в Документах Google, в меню Інструменти. На щастя, мені зазвичай потрібно лише кілька інших мов, тому цей переклад виходить досить непоганим. У мене є редактор, який просто перевіряє переклад, що економить багато часу.

Джефф Маклін, компанія McLean: Google Docs має безкоштовний додаток для співпраці в будь-якому місці

Ми співпрацюємо з документами Google для всього, від публікацій блогу до шаблонів електронної пошти. Google Документи - це найпростіший інструмент для обміну вмістом зі своєю командою та ефективної роботи над проектом разом. Багато людей не знають, що в Google Документах є безкоштовна програма, тому ви можете співпрацювати зі своєю командою в будь-якому місці, де у вас є стільникові дані! Додаток надзвичайно зручний для користувачів, і я не стикався з будь-якими обмеженнями функціональності в додатку, які відрізняються від настільних версій. Не забудьте поділитися Google Документом лише з необхідним персоналом, тому що якщо у вас є занадто багато членів, які редагують документ одночасно, речі, як правило, дещо заплутані. Для боротьби з цим я зазвичай надсилаю Google Doc кожному своєму члену окремо в окремий час, щоб вони могли вносити будь-які правки в документ без перерви.

Джулі Сінг, TripOutside: лише для перегляду готових документів, редагування для інших

Ми часто використовуємо Документи Google для обміну проектами, ідеями, ініціативами та результатами роботи з нашими віддаленими командами. Спільний доступ до них у режимі реального часу та надання їм можливості переглядати та редагувати наші документи є дуже важливим для нашого бізнесу, а тепер це набагато простіше з Google Документами. Ми можемо створювати документи та електронні таблиці, до яких також може отримати доступ наша команда, додавати інструкції та легко переглядати завершені роботи. Ми використовуємо функцію спільного посилання як для доступу лише для перегляду готових документів, так і для редагування доступу для тих документів, які вже перебувають у процесі роботи та оновлюються іншими членами команди.

Google Документи - важливий інструмент співпраці в нашому бізнесі!

Джордж Хеммертон, Hammerton Barbados: будьте зрозумілі, коли документ заповнений чи ні

Я керую малим бізнесом, який складається з людей, які люблять подорожувати на роботу та заради задоволення, звичайно літаючи між Великобританією та Барбадосом, але, однак, проводять більшу частину року з нашими командами в різних куточках світу один день, ніж раніше - це ставить перед собою деякі унікальні технологічні проблеми.

Коли ми тільки починали роботу, і нас було двоє, ми використовували офісний пакет і Dropbox, але, коли бізнес зростав, гра ти в цьому документі стала задушливою для бізнесу, ми вирішили, що нам потрібні інструменти, які дозволяли нам співпрацювати, не замислюючись над цим. Нам потрібно було перейти на набір позитивних для співпраці, і для цього ми пішли з безперечним королем співпраці для віддаленої команди, і це були Google Документи.

Зараз ми використовуємо Документи Google майже для всього, і хоча це було чудово у видаленні тертя, усуваючи необхідність чекати своєї черги, щоб оновити електронну таблицю. У наші дні наш портативний офіс складається з iPhone, MacBooks, Google Suite та веб-браузера. За допомогою простого набору правильних інструментів ми зараз можемо працювати з будь-якого місця, разом.

Моя порада номер один, щоб було зрозуміло, коли документ працює, і коли він завершений, - ви не хочете, щоб в документі з'являлися чиїсь незакінчені правки, як тільки ви експортуєте його для публікації.

Md Mohsin Ansari, Військовий вісник: поверніться та знайдіть старі файли, які ви видалили

У Google Диску є власний спосіб боротьби з контролем версій, який дозволяє повертатися назад і отримувати старі файли, які ви видалили, або старіші версії файлу. Те, як Google Drive торкається контролю версій, полягає в тому, що він зберігає до 100 версій документа або 30 днів версій на документ, що зараховується до вашої загальної кількості зберігання. Папка сміття використовується для зберігання видалених файлів, а якщо папка сміття видалена, файли назавжди зникнуть.

Мейсон Калліган, Mattress Battle Inc .: використовуйте Google Документи з ткацьким верстатом для обміну записами на екрані

Використання моїх віддалених команд Google Документів сприяло підвищенню продуктивності. З отриманих від них відгуків, функції коментарів та пропозицій - це ефективні способи співпраці, особливо серед команд у різні часові пояси. Кілька користувачів можуть редагувати в режимі реального часу та одночасно. Крім того, кожен може мати доступ до файлів у хмарному сховищі.

Використання Google Документів зменшує затримку координації роботи між вашими командами, особливо віддаленими.

Окрім функцій коментарів та пропозицій Google Документів, однією з моїх найкращих практик є використання Google Документів із Loom. Я записую себе і свій екран, говорячи про певний файл, і розмовляю зі своїми співробітниками через нього. Це дозволяє економити багато часу на пояснення без необхідності тривалих електронних листів чи повідомлень у чаті.

Використання Google Docs дозволяє подолати розрив, коли ми не будемо разом.

Вілл Бахман, Umbrex: створюйте замітки про інтерв'ю на Google Slides

Наша команда активно використовує Документи Google для широкого кола завдань, які потребують співпраці або доступу в режимі реального часу до останньої версії.

Наприклад, для проектів, в яких беруть участь експерти з інтерв'ю, наприклад, один член команди створює нотатки про інтерв'ю в Google Slides. Ми ділимося цим документом Google Слайди з нашим клієнтом, щоб кожен міг бачити в реальному часі останні відомості, які ми збираємо - нікому не потрібно чекати щотижневого огляду прогресу.

Зараз ми перебуваємо на завершальних етапах створення курсу про те, як створити власну консультаційну практику. Курс включає дев'яносто коротких відео та більше двох десятків завантажуваних інструментів та шаблонів. Ми використовуємо Лист Google для координації зусиль щодо цього проекту. Ми ділилися доступом з редактором відео, редактором веб-сайту та творцем курсу, щоб кожен міг оновлювати статус у режимі реального часу, коли редагування відео в першому черні завершено, коли буде надано зворотній зв'язок, коли остаточний чернетний відеозапис має було відправлено назад, і коли відео було додано на веб-сайт.

Нікола Балдіков, Brosix: нехай Документи перетворюють ваші розмовні слова в текст

Оскільки ми зараз входимо в інтенсивний голосовий пошук, про Документи Google ви можете отримати деякі хитрощі, про які вам може бути цікаво. Чи знаєте ви, що можете перервати пальці і дозволити Документам перетворити ваші розмовні слова в текст? Поки на вашому комп'ютері є мікрофон, все, що вам потрібно зробити, це відкрити меню «Інструменти» і вибрати «Голосова введення» - або натисніть Ctrl-Shift-S (або Cmd-Shift-S) - і потім розмовляйте. Документи використовуватимуть стандартну систему голосового та текстового пошуку Google, щоб визначити, що ви говорите (в основному, у будь-якому випадку) і розмістити це на своїй сторінці. Крім того, функція голосового тексту в Документах також дозволяє вам говорити команди для загальних форм пунктуації та форматування абзацу. Ви можете сказати такі речі, як крапка, кома та знак питання, або дати інструкції, такі як новий рядок чи новий абзац. Якщо ви хочете зробити перерву, скажіть, перестаньте слухати, а потім скажіть, що продовжуйте, коли ви готові продовжити.

Edgar Suppes, Грейліфікувати: історія версій показує, які частини були відредаговані

Ось моя улюблена порада Документів Google:

Це називається історією версій, і ця маленька функція пару разів врятувала мені життя. Щоб побачити функцію «Історія версій», потрібно натиснути «Файл», а потім «Історія версій». У правій частині документа відкриється панель і відображаються різні версії цього конкретного документа. Натиснувши будь-яку старішу версію, ви навіть можете побачити, які частини файлу doc були відредаговані.

Флінн Зайгер, SEO оптимісти Скоттсдейла: рівняння використовують підключення до інших інструментів даних

Багато людей трактують Google Документи як просто онлайн-пакет Microsoft Office, але є багато інструментів, формул та функцій, доступних лише тому, що він є в Інтернеті, і це деякі з тих, що можуть зробити його набагато вигіднішим інструментом для бізнесу власник для використання. Деякі з моїх улюблених функцій - рівняння ImportRange та ImportData, оскільки вони спеціально використовують підключення до інших інструментів даних або робочих таблиць. ImportRange чудово підходить для з'єднання між не лише різними робочими листами, але й цілими робочими просторами. Ви можете включити дані з інших файлів Microsoft Sheets, що дозволяє обчислювати певні фрагменти, при цьому все ще обмежуючи доступ до інших. ImportData та ImportXML, з іншого боку, дозволяють використовувати інформацію з будь-якого файлу .CSV, який відкриває ваші таблиці даних, щоб ви могли використовувати велику різноманітність інформації, яка доступна у широко використовуваному форматі в Інтернеті. Нарешті, для тих, хто потребує даних, які не чітко відформатовані у .CSV або .XML-файл, ви можете використовувати ImportHTML, який дозволяє заносити будь-який веб-сайт у ваші робочі таблиці.

Джейсон Паркс, медіа-капітан: обмін документами без логіну

Я рекомендую використовувати GSuite для бізнесу.

У нашої агенції є багато туди-назад з клієнтами для затвердження проектів.

Просто поділившись Google Doc або Google Sheet, наші клієнти можуть легко отримати доступ до цього, не входячи в обліковий запис Gmail.

Вартість нашого агентства (15 осіб) становить близько 8,50 доларів на користувача на місяць, але це, безумовно, коштувало інвестицій і спрощене спілкування.

Айзек Хаммельбургер, пошукові профі: кілька співробітників можуть редагувати один і той же документ у режимі реального часу

Google Документи - це один із інструментів, який полегшує роботу віддаленої роботи кожного. У документах Google можливості нескінченні. Це є найбільш корисним сьогодні, оскільки більшість працівників почали працювати з безпеки своїх будинків. Тому це можна використовувати для тісної роботи навіть на відстані. Документи Google - це інструмент, за допомогою якого кілька співробітників можуть редагувати один і той же документ у режимі реального часу. Це лише питання про те, щоб поділитися документом своїм товаришам по службі та зробити його редагуваним. Це набагато простіше, оскільки ви працюєте над тим самим документом, і вам не потрібно буде складати різні документи, щоб скласти єдиний уніфікований документ. Це також економить час, оскільки ви можете одночасно працювати над документом, а не передавати документ одній людині іншій. Я напевно рекомендую командам використовувати цей інструмент для більш ефективного робочого процесу.

Райлі Адамс, Молодий та Інвестований: скорочує час виконання проекту

Як фінансовий аналітик, я живу в Google Документах, Таблицях та Слайдах. Програмне забезпечення забезпечує потужний функціонал співпраці завдяки участі кількох членів команди та партнерів у створенні файлів одночасно.

Коли вхід кожної людини може бути зібраний одночасно, це різко скорочує час виконання проекту, а також захищає від дублювання версій або відсутніх змін та пропозицій. Уникаючи всього цього і спільно працюючи в цих документах Google, команди можуть досягти більше за менший час, що призводить до більшої віддачі інвестицій для компанії, а також до більшої спритності у відповіді на потреби клієнтів.

Логан Бервелл, Технології: Відгуки та новини: Системи Google працюють настільки безперебійно

Тому що для того, щоб писати свій блог, мені доводиться писати майже щодня, я в кінцевому підсумку користуюся Google Документами! Коли я пишу перший проект блогу, я завжди спочатку пишу його на Google Документах. У Документах Google ви можете писати що завгодно з легкістю, плюс мені надзвичайно просто вводити та редагувати будь-які посилання, які я вкладаю у свої статті. Документи Google має надзвичайно гарну систему перевірки орфографії, яка часто мене підхоплює, якщо я написав щось неправильне або використовую неправильну граматику. Мені подобається, як Документи Google робить все так просто, і це, безумовно, мій вибір номер один, що стосується написання.

Я не тільки використовую Google Документи для свого бізнесу, але і інші програми в сім'ї Google. Одним з інших додатків Google, які я використовую крім Документів, є Google Таблиці. Я можу скласти електронну таблицю щодо витрат, доходу та статистики для свого веб-сайту. Всі системи Google працюють настільки безперебійно разом, що це насправді єдине, що мені потрібно.