How to create a workflow in 销售队伍?

How to create a workflow rule in 销售队伍

Creating a workflow rule in 销售队伍 is done in the 销售队伍 setup, under process automation > worlkflow actions.

What is a workflow in 销售队伍? Workflows are used to automatize actions. See below in detail what are they used for, how to create them, and how to activate them in 销售队伍 Lightning.

1 - Understand workflows in 销售队伍

The most important first is to understand the 销售队伍 workflows. What are they used for? A workflow is a set of actions triggered automatically after some events occur in the 销售队伍 data.

它可以自动执行不同类型的公司流程(如任务),为用户分配新任务,发送电子邮件警报,向预先指定的一个或多个收件人发送电子邮件,更新字段,设置特定记录值或出站邮件,发送技术XML格式的消息给侦听器。

例如,SalesForce工作流可以在给定的时间后分配后续任务以支持代表,当销售代表签署了大笔交易时,他们可以向管理团队发送电子邮件警报,并在几天后更改所有者名称字段。合同到期,或每当触发在SalesForce中创建的批准报告时,就向外部系统发送技术消息。

如何在SalesForce中创建报告?

工作流规则可以包括将启动工作流的一些条件,使用给定值创建记录时要采取的操作,或者在月末结束前几天发送月末结算报告等时间相关操作。

2 - 创建新的工作流程规则

要开始创建新的工作流程规则,请单击SalesForce Lightning界面中的齿轮图标进入设置设置,然后在屏幕左上角的搜索选项卡中搜索工作流程菜单。

可在流程自动化>工作流操作>工作流规则下访问工作流规则。

然后,您现有的工作流将列在下一个屏幕上。

如果您没有现有工作流程,列表将是empy,唯一可选项是使用工作流程列表上方的相应按钮创建新工作流程。

创建新工作流规则的第一步是选择将受其影响的对象。它可以是任何类型的SalesForce数据对象:帐户,代理工作,助理进度,活动,活动成员,案例,案例评论,聊天活动,联系人,联系请求,重复记录项,重复记录集,电子邮件消息,事件,提要项目,组,组成员,图像,知识等。

在我们的示例中,我们将创建与联系人相关的工作流。

然后,下一步是为规则命名,最后为描述,以便以后能够找到它,并帮助您的同事在系统上可访问的过程工作流中识别它。

此外,必须选择评估标准。该规则何时启动?创建记录后,编辑?

最后,必须输入规则标准。

规则什么时候会激活?在我们的示例中,我们要创建一个规则,每次在法国输入新客户时都会激活该规则,该规则将通过以法国国家代码+33开头的电话号码来识别。

这样,每当与法国移动网络联系的联系发生变化时,我们负责法国市场的销售代表将对其进行检查,并在必要时联系客户。

3 - 为规则激活设置工作流操作

下一步是定义一旦验证规则后工作流将执行的操作。

通过选择直接工作流操作部分下方的添加工作流操作,可以在验证规则后立即执行操作。如果操作应在给定的时间点发生,则应将其创建为与时间相关的工作流操作。

通过单击“添加工作流程”操作按钮,可以访问不同类型的工作流操作:设置电子邮件警报,更新字段,发送技术消息或使用其他工作流中的现有操作。

在我们的案例中,我们希望每次与法国电话号码的联系发生变化时都会向销售代表发送电子邮件。

4 - 设置电子邮件警报

然后,我们可以通过输入电子邮件说明,该电子邮件的唯一名称以及选择要使用的电子邮件模板来设置将发送给销售代表的电子邮件。

收件人可以是不同类型,但在我们的情况下,它将是内部用户,因为我们将向负责特定区域的销售代表发送电子邮件。

可以直接从现有内部收件人列表中进行选择。

还可以手动输入其他电子邮件地址列表,以便将电子邮件发送给外部收件人,例如还将电子邮件发送到销售代表的个人邮箱,或者复制他的经理。

还必须选择“发件人”电子邮件地址,该电子邮件地址将显示为电子邮件收件人的发件人电子邮件地址。

然后,单击“保存”以继续创建工作流程规则。

5 - 验证工作流操作

之后,新创建的工作流操作,一旦创建具有法语前缀的联系电话号码立即创建电子邮件,将显示在该工作流规则的操作列表中。

如果不需要其他操作,只需单击右上角的“完成”按钮即可完成工作流程创建。

然后将显示工作流程以供查看,并提供其所有详细信息。只需点击激活按钮,确保一切正确,因为它现在已经被直接激活,并且将开始发送电子邮件或执行其他操作,而无需进一步确认。

始终可以从该屏幕停用现有和正在运行的工作流程,以及对其进行编辑或克隆,以便轻松创建类似的工作流程。

创建工作流程成功

您是否经理在销售队伍中成功创建工作流程规则?

请在评论中告诉我们,如果您有任何疑问,请随时与我们联系。

Yoann
关于作者 - Yoann
Yoann is an international business consultant. He helps businesses implementing their international projects, facilitating exchanges between various cultures, specialties, streams, and technologies. He thrives in designing, improving, adapting, innovating, and making solutions work, to satisfy clients. He created www.ybierling.com to share his expertise. He worked more than 10 years in international business development, global supply chain perfection, financial optimization, SAP ERP project deployment, and Web based business support for various industries, such as logistics, cosmetics, consumer goods, beauty care, or fashion, in more than 30 countries around the globe.
 

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