Excel: Gebruik die tabel as die keuselys vir die validering van data

Datavalidasie: hoe om 'n sel te maak om waardes uit die keuselys te kies

Om 'n tabel in MS Excel te maak, kan baie frustrerend wees as u dieselfde invoer oor en oor herhaal.

Terselfdertyd is dit baie handig as u net die invoerinhoud uit 'n sekere keuselys kies.

Kom ons kyk hoe u die valideringsreël kan gebruik, 'n funksie wat dit moontlik maak.

Die onderstaande tabel is 'n onkostelys van 'n individu. Die datum, tipe uitgawe en waarde word elke keer wat geld bestee word, ingevoer.

Laat ons aan die hand van hierdie tabel kolom B so stel dat die onkostelyste gekies kan word, en slegs daarvandaan, om dit nie elke keer op te stel nie en om enige fout met die invoer van data te vermy.

Oplossing 1: Skep 'n lys met direkte invoer

Kom ons begin deur die sel te kies waarvoor ons die keuselys wil instel.

Kies Data validering op die Data -oortjie in Excel, dit kan slegs as 'n klein ikoon vertoon word.

Vertoon op die tabblad Instellings die keuselys toelaat en kies die lysopsie. Hiermee kan u 'n lys met toegelate waardes vir geselekteerde dataselle skep of kies.

Voer in die bronveld eenvoudig die waardes in wat u wil toelaat, geskei deur 'n komma.

Valideer eenvoudig deur op OK te klik, dan word u keuselys vir die geselekteerde selle geskep.

As u een van hierdie selle kies, sal 'n ikoon aan die einde van die sel verskyn, en deur daarop te klik, word die keuselys met die keuselys vertoon, sodat u die waarde kan kies om outomaties in die sel in te voer, gebaseer op u direkte insetlys.

Oplossing 2: kies 'n reeks bestaande waardes

In plaas daarvan om die waardes handmatig te tik, kan u 'n reeks toegelate waardes spesifiseer deur 'n lys te kies wat reeds in die werkboek bestaan.

Die beste praktyk wanneer u verskeie keusevalueringslyste in Microsoft Excel skep, is om een ​​of meer spesifieke velle te hê wat slegs die verskillende valideringslyste bevat, om dit makliker te vind en op te dateer.

Nadat u u lys met toegelate waardes opgestel het, kies ons die selle waarop die data-validering afgedwing moet word in ons voorbeeld op dieselfde werkblad om dit visueel toegankliker te maak.

Open dan die datavalidasie-menu op dieselfde manier op die datatabblad, kies die lystipe in die vervolgkeuzemenu en klik op die knoppie aan die regterkant van die veld in plaas van u eie waardes in te voer.

U sal na u werkblad herlei word, en al wat u hoef te doen is om op die eerste sel van u datavalideringstabel te klik, u muis na die laaste sel met een van die geldige waardes te skuif, terwyl u die klik inhou, en die klik loslaat eers nadat u die laaste sel met die validering van data bereik het.

Die waardes wat u so gekies het, word in u datavalidasie-lys verwys, en u kan bloot waardes by u datavalidasie voeg - of dit verwyder - deur die lys op te dateer.

Stel datavalidasie-inskrywings op 'n ander blad

Word 'n Excel Pro: Sluit aan by ons kursus!

Verhoog u vaardighede van beginner tot held met ons Excel 365 -basiese kursus, wat ontwerp is om u vaardig te maak in slegs 'n paar sessies.

Skryf hier in

Om u werkboek beter te organiseer, kan dit makliker wees om u datavalideringslyste in 'n spesifieke werkboek op te stel, sodat u dit maklik kan vind en daar toegang tot kry, en u nie hoef te wonder waar dit is nie.

Plaas u gegewens daar, kies die tabel en gebruik die opsietabelle: tabel in die invoegtabblad om u lys van waardes te omskep in 'n tabel wat outomaties hersien sal word wanneer u waardes byvoeg of verwyder - en dit sal ook u datavalidasie wees.

Klik dan op enige plek in u gestileerde tabel en voer 'n naam van die tabel in in die tabblad ontwerp.

Hierdeur kan u na hierdie tabel oral verwys, ook in 'n datavalidasie-lys, deur eenvoudig die tabelnaam in plaas van die reeks in te voer!

Hoe om leë selle in 'n datavalideringslys toe te laat

As u leë waardes wil toelaat in 'n veld waarop datavalidasie geaktiveer is, moet u een van die selle kies waarvoor datavalidasie geaktiveer is en na die datatabblad gaan om die datavalidasie-menu te open (sien hierbo waar die knoppie is ).

Daar moet u seker maak dat die leë opsie negeer is en klik op pas hierdie veranderinge toe op alle selle met dieselfde instellings voordat u op OK klik.

U sal dan 'n sel kan leegmaak deur dit te selekteer en inhoud te verwyder, sonder om 'n foutboodskap te kry wat aandui dat die inhoud van die sel nie toegelaat word nie.

Hoe om leë waardes in 'n datavalideringslys uit te skakel

As u nie wil hê dat leë waardes in 'n keuselys vir data-validering toegelaat moet word nie en 'n foutboodskap kry die waarde in hierdie sel is ongeldig of ontbreek wanneer u dit kies, begin deur die selle-reeks te kies waarop die data verskyn geldigheid geld, of enige sel in daardie lys.

Maak dan die datavalidasie-menu in die datatabblad oop en vink die vinkje ignoreer leeg uit. As u slegs een sel gekies het, merk die pas hierdie veranderinge toe op alle ander selle met dieselfde instellings voordat u op OK klik.

Terug by u keuselys vir die validering van data, sal die fout verskyn - en dit is nie meer moontlik om 'n sel leeg te laat nie.

Hoe u 'n datavalidasie-lys verwyder

Wanneer u klaar is met die beperking van die reeks toegelate waardes in 'n lys, kies 'n sel in die lys.

Open dan die datavalidasie-menu vanaf die datatabel - sien hierbo in die eerste afdeling hoe om dit te doen - en maak seker dat die opsie hierdie veranderinge op alle ander selle met dieselfde instellings toegepas word gemerk is, anders verwyder u slegs die data validering op die seleksies wat tans gekies is.

Klik dan op Alles skoonmaak en die data-validering wat u gekies het, word uit die MS Excel-werkboek verwyder!

VBA: Voeg 'n bevestigingslys by

Die toevoeging van 'n valideringslys met VBA is net so maklik soos die onderstaande funksie, waar A1 die sel is waarin data bekragtig sal word teenoor die datavalidasie-lys wat in selle B1 tot B5 gestoor is.

Bereik ("a1"). Validasie _ .Modify xlValidateList, xlValidAlertStop, "= $ B $ 1: $ B $ 5"

Deur die gevorderde eienskappe van die VBA-datavalideringlysfunksie te gebruik, is dit moontlik om meervoudige afhanklike aftreklyste in Excel VBA te skep wat elk verskillende velde teen verskillende datavalideringslyste bevestig en hul eie titels, fouttitels, boodskappe en foutboodskappe bevat .