Excel: استخدم الجدول كقائمة منسدلة للتحقق من صحة البيانات

التحقق من صحة البيانات: كيفية إنشاء خلية لتحديد القيم من القائمة المنسدلة

قد يكون إنشاء جدول في MS Excel أمرًا محبطًا للغاية إذا كررت نفس الإدخال مرارًا وتكرارًا.

في الوقت نفسه ، من الملائم جدًا تحديد محتويات الإدخال من قائمة منسدلة معينة.

دعونا نرى كيفية استخدام قاعدة التحقق من الصحة ، وهي وظيفة تجعل ذلك ممكنًا.

الجدول أدناه هو قائمة نفقات الفرد. يتم إدخال التاريخ ونوع المصاريف والقيمة في كل مرة يتم فيها إنفاق بعض الأموال.

باستخدام هذا الجدول ، لنقم بتعيين العمود B بحيث يمكن تحديد أنواع المصروفات في القائمة المنسدلة ، ومن هناك فقط ، لتجنب إعدادها في كل مرة ، وتجنب أي خطأ في إدخال البيانات.

الحل 1: قم بإنشاء قائمة عن طريق الإدخال المباشر

لنبدأ بتحديد الخلية التي نريد تعيين القائمة المنسدلة لها.

حدد التحقق من صحة البيانات من علامة التبويب البيانات في Excel ، وقد يتم عرضها كرمز صغير فقط.

في علامة تبويب الإعدادات ، اعرض خيار القائمة المنسدلة السماح وحدد خيار القائمة. سيسمح لك ذلك بإنشاء أو تحديد قائمة بالقيم المسموح بها لخلايا البيانات المحددة.

في الحقل المصدر ، ما عليك سوى إدخال القيم التي تريد السماح بها ، مفصولة بفاصلة.

تحقق ببساطة من خلال النقر فوق موافق ، وسيتم إنشاء قائمة التحقق المنسدلة للخلايا المحددة.

إذا حددت إحدى هذه الخلايا ، فسيظهر رمز في نهاية الخلية ، وبالنقر عليها ، سيتم عرض قائمة التحقق من الصحة المنسدلة ، مما يتيح لك تحديد القيمة المطلوب إدخالها تلقائيًا في الخلية بناءً على قائمة الإدخال المباشر.

الحل 2: حدد مجموعة من القيم الموجودة

وبالمثل ، بدلاً من كتابة القيم يدويًا ، يمكنك تحديد نطاق من القيم المسموح بها عن طريق تحديد قائمة موجودة بالفعل في المصنف.

من أفضل الممارسات عند إنشاء العديد من قوائم التحقق من الصحة المنسدلة في Microsoft Excel أن يكون لديك ورقة محددة واحدة أو أكثر تحتوي فقط على قوائم التحقق المتنوعة ، لتسهيل العثور عليها وتحديثها.

بعد إنشاء قائمة القيم المسموح بها ، في مثالنا في ورقة العمل نفسها لتسهيل الوصول إليها بشكل مرئي ، حدد الخلايا التي يجب فرض التحقق من صحة البيانات عليها.

بعد ذلك ، افتح بشكل مشابه قائمة التحقق من صحة البيانات من علامة تبويب البيانات ، وحدد نوع القائمة في القائمة المنسدلة ، وبالنسبة للمصدر ، بدلاً من إدخال القيم الخاصة بك ، انقر فوق الزر الموجود على الجانب الأيمن من الحقل.

ستتم إعادة توجيهك إلى ورقة العمل الخاصة بك ، وكل ما عليك فعله هو النقر فوق الخلية الأولى لجدول التحقق من صحة البيانات ، وتحريك الماوس إلى الخلية الأخيرة التي تحتوي على إحدى القيم الصالحة ، مع الاستمرار في الضغط ، ثم حرر الزر فقط بعد أن تصل إلى الخلية الأخيرة لقيم التحقق من صحة البيانات.

ستتم الإشارة إلى القيم التي حددتها بهذه الطريقة في قائمة التحقق من صحة البيانات ، ويمكنك ببساطة إضافة قيم إلى التحقق من صحة البيانات - أو إزالتها - عن طريق تحديث تلك القائمة.

قم بتعيين إدخالات التحقق من صحة البيانات على ورقة مختلفة

كن Excel Pro: انضم إلى الدورة التدريبية!

ارفع مهاراتك من Novice إلى Hero مع دورة Excel 365 الأساسية ، المصممة لتجعلك تتقن في بضع جلسات.

التسجيل هنا

من أجل تنظيم مصنفك بشكل أفضل ، قد يكون من الأسهل إنشاء قوائم التحقق من صحة البيانات في مصنف معين ، بحيث يمكنك العثور عليها والوصول إليها بسهولة ، ولن تضطر إلى التساؤل عن مكان تعيينها.

ضع بياناتك هناك ، وحدد الجدول ، واستخدم جداول الخيارات: الجدول في علامة التبويب إدراج ، لتحويل قائمة القيم إلى جدول سيتم تغيير حجمه تلقائيًا عند إضافة القيم أو إزالتها - وكذلك التحقق من صحة البيانات.

ثم ، انقر في أي مكان في الجدول ذي النمط الخاص بك ، وأدخل اسم الجدول في علامة تبويب تصميم الجدول.

سيسمح لك هذا بالرجوع إلى هذا الجدول في أي مكان ، بما في ذلك قائمة التحقق من صحة البيانات ، عن طريق إدخال اسم الجدول ببساطة بدلاً من النطاق!

كيفية السماح بالخلايا الفارغة في قائمة التحقق من صحة البيانات

إذا كنت تريد السماح بالقيم الفارغة في حقل تم فيه تمكين التحقق من صحة البيانات ، فيجب عليك تحديد إحدى الخلايا التي تم تنشيط التحقق من صحة البيانات لها ، والانتقال إلى علامة تبويب البيانات ، لفتح قائمة التحقق من صحة البيانات (انظر أعلاه حيث يوجد الزر ).

هناك ، تأكد من تحديد خيار تجاهل الفراغ ، وانقر فوق تطبيق هذه التغييرات على جميع الخلايا الأخرى بنفس الإعدادات قبل النقر فوق موافق.

ستتمكن بعد ذلك من إفراغ خلية بتحديدها وإزالة المحتوى ، دون ظهور رسالة خطأ تحدد أن محتوى الخلايا غير مسموح به.

كيفية تعطيل القيم الفارغة في قائمة التحقق من صحة البيانات

إذا كنت لا تريد السماح بالقيم الفارغة في القائمة المنسدلة للتحقق من صحة البيانات ، وتلقيت رسالة خطأ القيمة الموجودة في هذه الخلية غير صالحة أو مفقودة عند تحديدها ، فابدأ بتحديد نطاق الخلايا التي توجد بها بيانات ينطبق التحقق من الصحة ، أو أي خلية في تلك القائمة.

بعد ذلك ، افتح قائمة التحقق من صحة البيانات في علامة تبويب البيانات ، وقم بإلغاء تحديد الحقل تجاهل الفراغ. إذا حددت خلية واحدة فقط ، فحدد تطبيق هذه التغييرات على جميع الخلايا الأخرى بنفس الإعدادات قبل النقر فوق موافق.

بالعودة إلى القائمة المنسدلة للتحقق من صحة البيانات ، سيظهر الخطأ - ولن يكون من الممكن ترك خلية فارغة بعد الآن.

كيفية إزالة القائمة المنسدلة للتحقق من صحة البيانات

عندما تنتهي من تحديد نطاق القيم المسموح بها في القائمة ، حدد أي خلية في تلك القائمة.

ثم افتح قائمة التحقق من صحة البيانات من علامة تبويب البيانات - انظر أعلاه في القسم الأول حول كيفية القيام بذلك - وتأكد من تحديد الخيار تطبيق هذه التغييرات على جميع الخلايا الأخرى ذات الإعدادات نفسها ، وإلا فستزيل البيانات التحقق من صحة الخلايا المحددة حاليًا.

بعد ذلك ، انقر فوق مسح الكل وستتم إزالة التحقق من صحة البيانات الذي حددته من مصنف مايكروسوفت اكسل!

فبا: إضافة قائمة التحقق

تعد إضافة قائمة التحقق من الصحة باستخدام VBA سهلة مثل استخدام الوظيفة أدناه ، حيث تمثل A1 الخلية التي سيتم فيها التحقق من صحة البيانات مقابل قائمة التحقق من صحة البيانات المخزنة في الخلايا من B1 إلى B5.

Range ("a1"). Validation _ .Modify xlValidateList، xlValidAlertStop، "= $ B $ 1: $ B $ 5"

باستخدام الخصائص المتقدمة لوظيفة قائمة التحقق من صحة بيانات VBA ، من الممكن إنشاء عدة قوائم منسدلة تابعة في Excel VBA والتي تقوم كل منها بالتحقق من صحة الحقول المختلفة مقابل قوائم التحقق من صحة البيانات المختلفة ، ولها عناوينها الخاصة وعناوين الأخطاء والرسائل ورسائل الخطأ .